(org. nr 769616-9734) VERKSAMHETSBERÄTTELSE FÖR ÅR 2012 Styrelsen för lämnar härmed följande berättelse för verksamhetsåret 1 januari 31december 2012. Bildande och historik bildades den 6 maj 2007. Föreningens ändamål är att av Familjebostäder blockhyra del av fastigheten Sjöfarten 2 i Hammarby Sjöstad, med adress Heliosgatan 19 23, för att där upplåta 46 bostadslägenheter och gemensamma utrymmen med kooperativ hyresrätt till sina medlemmar. Den 6 maj 2007 bildades Bogemenskapen Sjöfarten KHR med stadgar och turordningsregler. Den 17 mars 2008 flyttade de första hyresgästerna in, därefter ägde inflyttning rum den 1 och 17 april. Styrelse Mats Holmström Simone Nadbornik ordförande kassör Övriga ledamöter: Marie Levin (vice ordförande), Jan Olov Westerberg, Lisbet Klubb, Eva Falck, Helena Bennich. Revisor och revisorssuppleant Kalevi Kopra, revisor, Björn Holmér, revisorssuppleant (flyttat och avgått hösten 2012) Valberedning Vid föreningsstämman valdes Thomas Olsson, Anita Ahlström och Christine Holmer till valberedning inför föreningsstämman 2012. Då Anita Ahlström och Christine Holmer under året har flyttat från Sjöfarten, utsåg en extra stämma den 2012-11-15 Barbro Lundeqvist-Nord och Seppo Asplund att tillsammans med Thomas Olsson utgöra valberedning. Bomedlemmar Sjöfarten har 46 lägenheter, Den 31 december 2012 bestod föreningen av 52 bomedlemmar. Av de boende var 38 kvinnor (73 %, 2011 73%) och 14 män (27 %, 2011 27%). Medelåldern bland de boende var 61 år (2011 61 år), fördelat enligt följande: under 40= 4 st, (2011 3 st, 2010 0 st.) 41-50 = 4 st. (2011 5 st, 2010 6 st.) 51-60 = 8 st. (2011 12 st, 2010 14 st.) 1
61-70 = 26 st. (2011 23 st, 2010 26 st.) 70+ = 10 st. (2011 7 st, 2010 6 st.) Kömedlemmar I december 2012 har föreningen ca 77 kömedlemmar (2011 ca 75 kömedlemmar). Nya medlemmar har tillkommit (främst genom hemsidan) och andra har lämnat föreningen. Styrelsens arbete Under året har styrelsen haft 13 protokollförda möten, inklusive konstituerande möte. Följande mer specifika åtgärder/händelser ägt rum. Fastighetsägaren, FAMBO, av vilken vi hyr hela vårt hus, har under året aviserat att en närmare analys av kostnaderna och intäkterna för garaget har visat att det inte finns några nettointäkter att fördela. Enligt det blockhyresavtal som Sjöfarten tecknade då föreningen bildades har vi rätt till en viss andel av nettointäkterna. FAMBO har inte ifrågasatt avtalets formuleringar, utan de ekonomiska realiteterna som de uppfattar dem. Mycket av styrelsen arbete har under hösten 2012 varit fokuserat på att hantera denna fråga som på sikt kan få mer omfattande negativa effekter för medlemmarna. Utan intäkten från garaget, så kan inte den subvention som i praktiken getts på hyrorna bibehållas. I och med att varje boende förutom kostnaden också betalar en andel av de gemensamma ytorna och därigenom för en större kvadratmeterhyra än i motsvarande hyreslägenheter är kostnaden per lägenhet större än normalt. Detta har till viss del kunnat kompenseras genom bl a garageintäkterna. I de ekonomiska bedömningarna har styrelsen biståtts av den särskilda ekonomigrupp som bildats under året och som på ett positivt sätt bidragit till bedömningarna av medlemmarnas intressen. Med anledningen av att en boende har upplevt problem med inomhusluften har styrelsen varit i kontakt med fastighetsägaren och en undersökning har genomförts. Styrelsen har vidare berett de frågor som stämman överlämnat till styrelsen, bl a frågan om turordningsreglernas utformning samt om eventuella andra möjligheter att öka intäkterna till föreningen t ex genom uthyrning av gemensamma utrymmen eller omvandling av gästrummen på plan 5 till en lägenhet. 2
Medlemsmöten m m Protokollförda medlemsmöten för de boende har arrangerats regelbundet. Medlemsmötena har vid några tillfällen haft ett speciellt tema. På de boendes initiativ har också mer informella diskussionsmöten, soffmöten, kring specifika frågor arrangerats. Denna sorts möten är inte protokollförda. Under året har också särskilda möten för utveckling av Sjöfarten anordnats. 7 medlemsmöten har genomförts under 2012. Från hösten 2011 har en ny modell för genomförande av medlemsmöten prövats där styrelsen inte längre leder dessa. Deltagandet vid medlemsmötena har varierat, men generellt är att inte mer än hälften av bomedlemmarna deltar vid medlemsmöten. Information till medlemmarna Utöver information vid medlemsmöten har både de boende och kömedlemmar brevledes och via e-post hållits underrättade om hur arbetet i huset framskrider. Arbetsgruppernas arbete I och med att Sjöfartens grunddokument fastställdes i februari 2011 efter ett brett arbete inom bogemenskapen med många möjligheter till påverkan, så har organisationen med arbetsgrupper getts en ökad stadga. Arbetsgrupperna kan antingen vara permanenta eller tillfälliga, där de permanenta arbetsgrupperna är sådana som utgår från de uppgifter vi genom blockhyresavtal och hyreskontrakt har att utföra. Under 2012 har arbetet med att utveckla arbetsgrupperna fortsatt och inom styrelsen har särskilda personer haft ansvar för kontakter med de olika arbetsgrupperna sammankallande. Två möten har anordnats med dessa, vilket har varit uppskattat, Förvaltningsgruppen (permanent arbetsgrupp) Förvaltningsgruppens ansvar är att se till att de sysslor som är ålagda föreningen vad gäller skötsel av huset genomförs, genom delegering och åtaganden från medlemmar i gruppen. Gruppen består idag av 6 personer med olika uppgifter. En person ansvarar för kontakt med familjebostäders husvärd för att informera om de fel och brister som vi upptäckt. I förvaltningsgruppen har under året följande personer ingått: Birgitta H, Monica F, Ingrid K, Christel S, Jan H-L och Dele H. Peter S är knuten till gruppen som fixare. 6 ronderingar har utförts under året för att kontrollera husets status och de fel och brister som då upptäckts har åtgärdats. Nattronden där varje lägenhet under en vecka ser till att dörrar och fönster är låsta inför natten 3
i de gemensamma utrymmena, har fortgått då förvaltningsgruppen anser att det fortfarande behövs. Ett arbete har påbörjats tillsammans med Dunderbacken att se över gränsdragningslistorna och ett möte med FAMBO har initierats men ännu inte kommit till stånd. Matrådet (permanent grupp) Under året har matrådet bestått av följande representanter: Lag 1 Birgit H ord och från nu Eva F som suppleant Lag 2 Anita Nilsson ord, supp Ingrid K Lag 3 Ingrid W ord, supp Maggi W Lag 4 Ulla L ord tillika sammankallande supp Gittan H Lag 5 Ulla K ord, supp Barbro H Lag 6 Anki S ord, supp Eva N Anita Ahlström flyttade i november och Henrik Lindén har övertagit uppgiften att distribuera maträkningar. Adjungerade Marianne L för inköp och Gittan H har hand om ekonomin. Under 2012 har matrådet haft 8 protokollförda möten. Vid varje tillfälle har matlagens representanter informerat angående egna matlagets upplevelser av matlagningsveckan. Storstädning av köket skedde den 2012-08-18, där varje matlag var representerad av två tre personer. Under året har en inventarielista upprättats för alla inköpta saker till köket. Utlånat eller skänkt till köket finns inte med på listan. Listan kommer att finnas i köket. Alla skåp och lådor har märkts upp, så att vi lätt att kan hitta i köket. Under våren har vi bytt leverantörer av kött, fisk och grönsaker vilket har medfört att vi får färskare varor och kan undvika större lager av djupfryst. Diskussioner har förts på medlemsmöte angående önskemål om att mer vegetarisk mat ska serveras och vid inköp välja kravmärkta varor. Något beslut har inte fattats. Nya boende har placerats i matlagen. Inrednings/inventariegruppen (permanent arbetsgrupp) Inredningsgruppen har under året haft 3 medlemmar: Lilian Mårder (sammankallande) samt Eva Falck och Kristina Hammarberg. Gruppen har haft 7 sammankomster med 2-3 deltagare. 4
En arbetslista har framarbetats för att kunna organisera, strukturera och prioritera arbetet. Listan betas av allteftersom. Gruppen har vidare Upprättat en inventarielista, där Sjöfartens egendom skiljs från privat utlånad egendom. Iordningställt och satt upp anslagstavlorna Ordnat förstärkande åtgärder på alla matsalsstolar. Förstärkt gardinuppsättningarna i matsal och bibliotek. Sytt kuddar och bytt stickkontakter på plan 5 Ordnat en micro till plan 5 Byggt hyllbänk. Tillverkat belysnings- och skarvsladdar. Ordnat gemensamt adventspynt med glögg & tilltugg. Prövat på Husdemokratiskt arbetssätt vid två tillfällen. Ekonomigruppen (permanent arbetsgrupp) Ekonomigruppen har under året bestått av Ulla Kalmelid (sammankallande), Christina von Zweigberk, Halldis Stenhager och Simone Nadbornik kassör och kontaktperson i styrelsen. Gruppen har under året 2012 haft nio möten. Vi har i huvudsak diskuterat hur vi ska kunna kompensera för uteblivna garageintäkter från FAMBO. Vårt huvudsakliga förslag har gällt uthyrning av plan 5 i 23:an. Uthyrning av köket har också diskuterats. Den 17/9 överlämnade vi förslag till styrelsen gällande plan 5, i vilket vi gjort en uppskattning av intäkter och en del konsekvenser. Den 15/11 presenterades beräkningar för kommande hyreshöjningar vid olika scenarier vid ett temamedlemsmöte fokus hyressättningshistorik. Tre dokument överlämnades till samtliga närvarande och mailades senare ut till alla i huset. Städgruppen (permanent arbetsgrupp) Städgruppens medlemmar har under året varit: Mariana Möller (sammankallande tom oktober), Kristina Hammarberg, Pia Ribbhammar och Ingrid Wermelin de Lange (sammankallande från oktober). Städgruppens uppdrag är att ansvara för den övergripande städningen av Sjöfartens allmänna utrymmen samt inköp för denna uppgift. Under året har städgruppen tillsammans med alla boende organiserat och genomfört en våroch en höststädning av de gemensamma utrymmena. Städgruppen har organiserat om städmaterielinköpen att ske två gånger per år och iordningställt ett låst utrymme för städmateriellagret. Ekonomiskt delas städmaterielet upp mellan kök, 5
uthyrningsrum och de allmänna områdenas städning. Städmanualer av budkavlemodell har utarbetats för samtliga städområden. Gruppen har haft åtta sammankomster under året. Gästrumsgruppen (permanent arbetsgrupp) I gästrumsgruppen ingår Birgit Holmström, Lisbet Klubb och Jan Larsson Hollsten. Totalt antal gästnätter under året har varit 394 (372 2011). Om någon vill hyra vardagsrummet på 5:e våningen ska man ta kontakt med gästrumsgruppen, oklara regler har lett till konflikter. Trädgårdsgruppen (permanent arbetsgrupp) Vi har haft en en trevlig sommar med prunkande växlighet, vädrets makter har varit gynnsamma. Vi har gemensamt träffats åtta gånger för planering, inhandling av lökar, växter, annat som hör trädgården till och gemensamt arbete. Däremellan har vi haft egenansvar med det vi ansett vara nödvändigt, förutom vattningen när det behövts som har varit schemalagd. Hösten avslutade vi med en trevlig fest på våning fem. I trädgårdsgruppen har under året följande personer ingått: Bibi, Maggie, Ulla K, Britt, Halldis, Karin, Ewa och Lena innan hon flyttade. Redaktionsgruppen (tillfällig arbetsgrupp) Under året har gruppens arbete till större delen handlat om hålla hemsidan aktuell. Under 2012 har ett drygt åttiotal förfrågningar kommit in via kontaktvägen på hemsidan. Många nya kömedlemmar har tillkommit den vägen och vi har även fått nya boende utifrån denna kanal. För bomedlemmar fungerar hemsidan huvudsakligen som ett arkiv för blanketter och checklistor. Där finns också tillgång till samtliga protokoll och minnesanteckningar inom huset. I gruppens arbete ingår också att hålla bo- och kömedlemslistor och blanketter aktuella. Via Sjöfartens domän har under året lagts upp en grupp-e-postlista som har förenklat kommunikationen i huset. Gruppen har inte haft några reguljära möten. Aktiva i arbete med hemsidan har under året varit Lena Albihn, Karina Sjögren, Leif Holmström och web-redaktör Barbro Lundequist Nord. Under 2013 planeras insatser för att utveckla hemsidan. 6
Lägenhetsgruppen I lägenhetsgruppen har under året följande personer ingått: Ulla Leidner och Thomas Olsson (ansvariga för intervjuarbetet), Birgitta Holgersson och Monica Ferrucci (ansvariga för besiktning och nyckelhantering), Birgitta Blomqvist och Maggie Wellton (tillsammans med Thomas Olsson, ansvariga för kömedlemsarbetet) samt Lena Albihn (sammankallande). Under hösten anslöt Christel Ståhle till gruppen (kömedlemsarbetet), medan Lena Albihn lämnade gruppen och ersätts som sammankallande och administratör av Anita Nilsson. Lägenhetsgruppen har haft ett hektiskt år. Tio lägenheter har fått nya hyresgäster under året, av dessa har fyra byten varit interna omflyttningar i huset. Den lägenhet som tidigare har hyrts ut enligt andrahandskontrakt har nu fått hyresgäster med förstahandskontrakt. Samtliga nyinflyttade har intervjuats innan kontraktsskrivning, efter inflyttning har de nya hyresgästerna fått en fadder. Under året har en revidering gjorts av LOTS (Låt Oss Tala Sjöfart), den information som delas ut till nyinflyttade. För närvarande (i december 2012) är inga lägenheter uppsagda. Utöver den omfattande och ofta tidspressade lägenhetsuthyrningen har lägenhetsgruppen under året diskuterat hur rekryteringen av nya kömedlemmar kan förbättras samt hur nya kravrutiner kan utformas för att säkerställa att medlemsinsatser och årsavgifter betalas in. Under året har en påminnelse utgått till de kömedlemmar som inte betalat årsavgiften. Lägenhetsgruppen har sökt styrelsens råd i frågan om kravrutinerna eftersom det får stora ekonomiska konsekvenser om medlemmar väljer att lämna föreningen. Under årets senare del har antalet nytillkomna kömedlemmar minskat. Gruppen har diskuterat olika förklaringar till detta och lämnat förslag till styrelsen, där ingår bland annat slopande av medlemsinsatsen. För närvarande består kön av cirka 77 medlemmar (cirka 95 personer). Åtta medlemmar har lämnat föreningen under året. I genomsnitt kontaktas gruppen av två, tre personer i veckan via kontaktformuläret på hemsidan. Dessa intresseförfrågningar har dock minskat i antal under hösten. Hur detta bortfall ska hanteras blir en viktig uppgift för framtiden. Lägenhetsgruppen har alltså många olika uppgifter: annonsering, kontakter med sökande, visning av lägenheter, intervjuer, besiktning och hantering av nycklar har fördelats mellan medlemmarna i gruppen. En viktig roll för att rekrytera nya intresserade och ta hand om nyblivna medlemmar har kömedlemsgruppen, vars aktiviteter till stor del samordnats med lägenhetsgruppens arbete. 7