Landstingsstyrelsen FÖRSLAG DATUM DIARIENR 2010-08-31 LS-LED09-675 148 Samverkan kring upphandling med Landstinget Västmanland Landstingsstyrelsens beslut 1. Landstingsstyrelsen ger landstingsdirektören i uppdrag att tillsammans med landstingsdirektören i Landstinget Västmanland förbereda bildandet av en gemensam nämnd för upphandlingsområdet genom att ta fram förslag till reglemente för nämnden och avtal för samarbetet samt övriga erforderliga handlingar för beslut i respektive landstingsfullmäktige. 2. Landstingsstyrelsen ger landstingsdirektören i uppdrag att tillsammans med landstingsdirektören i Landstinget Västmanland se över och komma med förslag till revidering av DU-nämndens uppdrag. Ärendebeskrivning Landstingen i Sörmland och Västmanland har under en tid fört diskussioner om ett utvecklat samarbete inom upphandlingsområdet. Förutsättningarna har utretts av en arbetsgrupp med tjänstemän från bägge landsting. Kommentar En gemensam upphandlingsenhet förordas, då en sådan minskar sårbarheten och breddar kompetensen. Gemensamma upphandlingar ger på sikt också tidsvinster och minskad administration. Enheten bör organiseras under en gemensam nämnd. Inköps- och upphandlingspolicyn i respektive landsting behöver också ses över inför bildandet av en gemensam nämnd. Landstingen Västmanland och Sörmland har sedan tidigare en gemensam nämnd för länssjukvård och service med Landstinget Sörmland som värdlandsting, DU-nämnden. Arbetet i DU-nämnden inriktas på att stimulera till samarbete och samverkanslösningar genom avtal, inte på Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping Fax 0155-28 91 15 Tel 0155-24 50 00 E-mail landstinget.sormland@dll.se ORG NR 232100-0032 Y:\Alla\Processer\Administration\Politiskt stöd\ls\2010\(08) Augusti\ 148 Samverkan upphandling\ 148 Samverkan kring upphandling med SID 1(2) Landstinget Västmanland.doc Utskriftsdatum: 2010-08-25 17:19
Landstingsstyrelsen FÖRSLAG DATUM DIARIENR 2010-08-31 LS-LED09-675 organisatoriska samgåenden. De båda landstingsstyrelserna har också gemensamma sammanträden ett par gång per år. Mot den bakgrunden föreslås att DU-nämndens uppdrag förtydligas som beredande organ i det fortsatta samverkansarbetet mellan landstingen. Bilagor Tjänsteutlåtande till Landstingsstyrelsen Delrapport 1 från arbetsgruppen för gemensam upphandling Protokollsutdrag dokument till Landstingsdirektören i Västmanland Upphandlingschefen Akten ORG NR 232100-0032 Y:\Alla\Processer\Administration\Politiskt stöd\ls\2010\(08) Augusti\ 148 Samverkan upphandling\ 148 Samverkan kring upphandling med SID 2(2) Landstinget Västmanland.doc Utskriftsdatum: 2010-08-25 17:19
HANDLÄGGARE DATUM DIARIENR Teemu Lehtimäki/Jan Hallberg 2010-07-06 REKOMMENDATION, DELRAPPORT 1 Projektbenämning Samverkan inom upphandlingsområdet för Västmanland och Sörmland. Uppdrag Belysa förutsättningarna för bildandet av en gemensam upphandlingsenhet. Syfte För att vara ett framgångsrikt alternativ ska en gemensam enhet ge: Direkta ekonomiska effekter Bättre resursutnyttjande Ökad kompetens Mindre sårbarhet Mer tid för affärsmässighet Projektarbetet Arbetet har utförts med en gemensam projektorganisation. Bägge upphandlingsenheterna hade ett gemensamt seminarium hösten 2009 där förutsättningarna belystes och en handlingsplan togs fram för det kommande projektarbetet. En arbetsgrupp bildades med tre personer från vartdera landsting. Redovisning till personalgrupperna har skett på ordinarie enhetsmöten. Arbetsgruppen har arbetat med nedanstående punkter. Omvärldskartläggning Organisationsform Chefskap Policys, riktlinjer och politiska mål Gemensamma upphandlingar lågt hängande frukt Utveckla resonemanget kring affärsmässighet Namn: Titel: Telefon (Direkt): Mobil: Teemu Lehtimäki Upphandlingschef 016-10 47 29 076-786 81 26 E-post: Besöksadress: Postadress: teemu.lehtimaki@dll.se Drottninggatan 10, 3tr 631 88 Eskilstuna Fax: Telefon (Växel): E-post (Landstinget): 016-14 87 07 016-10 30 00 ul.enheten@dll.se Sidan 1(5)
Omvärldskartläggning Intervjuer har ägt rum med divisions-/verksamhets-/avdelningschefer i de båda landstingen. En slutsats från Sörmland kring dessa intervjuer är att samverkan ligger i tiden och att man är mer positiv till en gemensam upphandlingsenhet på avdelningschefsnivå än på divisionschefsnivå. På högre nivå är man generellt av åsikten att en samverkan bör komma nerifrån i organisationen. Generellt sett är de flesta positiva till en gemensam upphandlingsenhet. Arbetet med omvärldskartläggningen har även innefattat en kartläggning av erfarenheter från regioner och kommunalförbund. Den främsta kartläggningen har skett av kommunalförbundet 4:e storstadsregionen där Norrköpings och Linköping kommuner bildat ett kommunalförbund som bland annat har en gemensam upphandlingsenhet. Intervjuer har ägt rum med dels upphandlingschefen och dels flera anställda på respektive ort. Generellt sett är de flesta mer positiva än negativa till den gemensamma enheten. Erfarenheterna som kan utrönas är att det var problematiskt med delegationsreglerna och beslutsprocessen, att en gemensam enhet ger minskad sårbarhet och utrymme för mer spetskompetens. En erfarenhet är även att det tar tid för en gemensam enhet att sätta sig och att det tar tid innan man kan uppnå sortimentssamordning. Vad gäller övrig kartläggning av bland annat GNU (Gemenensam Nämnd för Upphandlingssamverkan i Jämtland) pekar den på liknande erfarenheter. Vad gäller Region Siljan som är ett kommunalförbund där bland annat upphandling hanterats till kommunerna runt Siljan har detta förbund avvecklats. Här pekar man på att kommunalförbundet i sig innebär mycket administration och att upphandling bara är en del av verksamheterna i förbundet och att det finns svårigheter med olika politiska mål i så många kommuner. Organisationsform Tre möjliga organisationsformer har utretts. Gemensam nämnd, en icke fristående juridisk person som tillsätts inom något av de samverkande landstingen. Landstingsförbund, fristående offentligrättslig juridisk person, leds av fullmäktige och styrelse alternativt direktion. Landstingskommunalt bolag, AB, HB, ekonomiska och ideell förening osv., privaträttslig juridisk person. Utredningen visar att den enklaste och minst administrativt krävande organisationsformen är en gemensam nämnd. En viktig faktor här är SID 2 (5)
Chefskap dock att den gemensamma upphandlingsenheten får fatta beslut och teckna avtal för samtliga upphandlingar. Diskussioner har förts under projektets gång i personalgrupperna och arbetsgruppen om bästa sätt att leda och styra en gemensam upphandlingsorganisation som är så geografiskt spridd. Det finns farhågor att chefen inte blir tillräckligt närvarande på de olika orterna då det finns fyra orter att åka emellan. Både diskussionerna och omvärldskartläggningen pekar på att enheten bör ledas av en gemensam chef med någon form av teamledare/samordnare som stöd. I det fortsatta arbetet måste teamledarens/samordnarens roll kontra upphandlingschefens roll tydliggöras. Policyer, riktlinjer och mål En inventering av befintliga policyer, riktlinjer och mål som har särskild inverkan på upphandlingsarbetet har genomförts. Följande dokument har någon form av inverkan och som behöver ensas: Inköps- och upphandlingspolicy Investeringspolicy med tillhörande tillämpningsanvisningar Miljöpolicy och miljöprogram Investeringspolicy IT-Policy Finanspolicy Säkerhetspolicy Kvalitetspolicy Här är förstås Inköps- och upphandlingspolicyn den som snabbast behöver ses över och den bör vara klar vid ett bildande av en gemensam enhet. Gemensamma upphandlingar lågt hängande frukt En inventering av befintliga ramavtal samt investerings- äskanden för 2010-2011 visar att det finns ett 20-tal områden där det skulle kunna vara möjligt att genomföra gemensamma upphandlingar. Exempel på sådana områden är: Fordon och finansiell leasing av fordon Kaffeautomater PC, kopiatorer och skrivare EKG utrustning och infusionspumpar SID 3 (5)
Affärsmässighet Finns det direkta ekonomiska effekter i form av lägre anskaffningskostnader? Resonemang: Det sammanlagda upphandlingsvärdet för de båda landstingen ligger på över 1 mdr. Kan man samordna 20 % och på den volymen spara 1-2 % skulle de ge en ekonomisk effekt på 2-4 mkr per år. Ovanstående tes är enkel att tillägna sig och givetvis finns det potential för direkta ekonomiska effekter i form av lägre anskaffningskostnader. Däremot ter sig inte verkligheten riktigt så enkel. Det finns områden där det pågår jämförelser såsom kost och inkontinenshjälpmedel där man ser andra resultat. Även omvärldskartläggningen pekar på att det tar tid att få ut direkta effekter i form av lägre anskaffningskostnader. Genom att hitta områden där man kan samverka över landstingsgränserna bör det bli tid över att arbeta med t ex utvecklingsfrågor alternativt lägga mer tid på varje upphandling/avtal i form av förstudier eller avtalsuppföljning. Kundnytta Att bilda en gemensam upphandlingsenhet skulle ge ökad nytta för landstingens verksamheter och därmed också patienten. Det handlar om att på sikt minska deltagandet i referensgrupper och få lägre priser (dock finns risk för att det initialt kommer att bli ökat resande vid deltagande i referensgrupper). Minskad sårbarhet och ökad spetskompetens ger också ökad kund-/patientnytta. Sammanfattning Sammanfattningsvis kan en gemensam enhet ge följande effekter: Minskad sårbarhet. Fler personer som arbetar mot samma områden minskar sårbarheten. Förutsätter god kommunikation mellan orterna. Bredare kompetens och mer spetskompetens. Fler personer med upphandlingskompetens ger dels möjlighet att vässa spetskompetensen inom olika områden (t ex juridik/lagstiftning, miljö, IT) dels möjlighet att totalt sett bredda gruppens samlade kompetens. Genom att samordna resurser och kompetens borde man kunna nyttja best practice inom de olika upphandlingsorganisationerna för att hitta bästa och mest effektiva arbetssätt och rutiner. SID 4 (5)
Rekommendation Tidsvinster i form av minskad administration och gemensamma upphandlingar. Det kommer att ta tid att få ut effekterna av att samordna upphandlingar mellan landstingen. Men allt eftersom förtroendet mellan landstingen växer kan detta på sikt medföra effekter i form av reducerad tidsåtgång i upphandlingarna. Svårighet att påvisa direkta ekonomiska effekter. Bildandet av en gemensam enhet leder initialt till ökade kostnader. Erfarenheter från andra organisationer visar att det tar tid innan man kan uppnå sortimentssamordning. Resandet kommer att öka varför behov kommer att finnas av anskaffning av video- och tele-konferensutrustning. Projektet föreslår att det bildas en gemensam upphandlingsenhet inkl gemensam inköpsorganisation med nedanstående förutsättningar: Den gemensamma enheten organiseras i en gemensam nämnd med mandat att fatta tilldelningsbeslut och teckna avtal för de två huvudmännen. Det fattas ett gemensamt ledningsbeslut från de två huvudmännen om synsättet på upphandling som en strategiskt viktig funktion med uppgift att styra mot bättre affärer. Chefskapet för enheten inkluderar teamledare/samordnare som stöd. Bemanningen blir kvar på de befintliga orterna såsom idag. Den gemensamma enheten inför ett elektroniskt upphandlingssystem för att snabbare uppnå de effekter som beskrivs ovan. Ett gemensamt och elektroniskt upphandlingssystem bidrar till att enheten snabbare kommer fram till ett gemensamt arbetssätt för enheten. Projektarbetet fortsätter med del 2 för att ta fram en handlingsplan för bildandet av en gemensam enhet. /Arbetsgruppen för projektet SID 5 (5)