Principer för ansvarsfull verksamhet

Principer för ansvarsfull verksamhet

Innehåll Principer för ansvarsfull verksamhet... 3 Vår framgång bygger på att värdegrunden är starkt integrerad i all vår verksamhet... 4 God förvaltningssed... 5 Vi säkerställer jämlik och aktiv konkurrens i upphandlingar och på servicemarknaden... 6 Vi betjänar våra intressentgrupper effektivt och rättvist... 7 Vi satsar på att minska miljökonsekvenserna av vår verksamhet... 7 De som arbetar för oss är värda respekt och en säker arbetsmiljö... 8 Kunnig och motiverad personal ger framgång... 8 Spelregler i umgänget och vid uppvaktningar... 9 Hur ansvarsfull verksamhet genomförs och verksamhet i strid med principerna rapporteras... 10

Principer för ansvarsfull verksamhet Ett företag som följer principerna för hållbar utveckling visar sina intressentgrupper att företaget i sin dagliga verksamhet genomför lösningar vilkas effekter kan bedömas långt in i framtiden. Fingrid Oyj (Fingrid) har kontroll över kraftsystemets infrastruktur, som i varje ögonblick måste fungera driftsäkert, men för att utveckla det görs samtidigt planer upp med samhällskonsekvenser som sträcker sig årtionden framåt i tiden. Genom att publicera principerna för ansvarsfull verksamhet visar vi vår vilja och förmåga att bära vårt företagsansvar. Vi förutsätter att var och en av våra anställda ska följa de här principerna. Dessutom förutsätter vi att våra avtalsparter som levererar tjänster till oss ska följa motsvarande principer och försäkra sig om att även underleverantörernas och underentreprenörernas anställda är medvetna om våra principer för ansvarsfull verksamhet. Vi utvecklar både vår interna och externa rapportering på det sätt som förutsätts i Global Reporting Initiatives (GRI) instruktioner om rapportering av företagsansvar och i bokföringsnämndens allmänna anvisningar om uppgörande av verksamhetsberättelse. Vårt mål är att bedöma de ekonomiska, sociala och miljömässiga konsekvenserna av vår verksamhet så transparent och objektivt som möjligt. Vi berättar också om Fingrids målsättningar som arbetsgivare, arbetsgemenskapens värdegrund samt våra mål och åtgärder för att öka människornas välfärd. Utöver att vi följer lagar, förordningar och bestämmelser vill vi också uppfylla våra intressentgruppers och samhällets förväntningar på att vår verksamhet ska vara ansvarsfull. 3

Vår framgång bygger på att värdegrunden är starkt integrerad i all vår verksamhet Fingrids strategi och affärsverksamhet bygger på våra värderingar som är öppenhet, jämlikhet, effektivitet och ansvarsfullhet. De här värderingarnas betydelse och innehåll har behandlats inom hela personalen. Värderingarnas innersta betydelse framkommer speciellt i svåra valsituationer, om ingen annan norm finns att tillgå. Personalens allt större betydelse som representanter för företaget och dess ansikte utåt förutsätter att det finns en gemensam värdegrund, en företagskultur och gemensamma spelregler. Det räcker inte att personalen i medeltal agerar enligt de överenskomna värderingarna. Öppenhet innebär att vi ärligt, tydligt och systematiskt ger information. Öppen och tidsenlig informering skapar förtroende för företaget och dess personal samt inom personalen. I en öppen verksamhet är det naturligt att den sporrar till interaktivt åsiktsutbyte och att man verkligen lyssnar. I diskussioner tillåts olika åsikter och konstruktiv feedback. Konfidentiella frågor behandlas ansvarsfullt så att tredje parter och integriteten skyddas. Jämlikhet förutsätter att man inom personalen respekterar varandra och att ingen diskriminering förekommer. Hos Fingrid är varje anställd viktig, arbetsuppgifterna fördelas jämnt och hela personalen följer samma principer i sitt arbete. Vi erbjuder våra kunder tjänster på likadana villkor och konkurrensutsätter externa tjänster enligt tydliga och transparenta principer. Vi bemöter alla representanter för intressentgrupper som är i samma ställning på ett enhetligt och jämlikt sätt. Effektivitet förutsätter att arbetet utförs metodiskt enligt tidsplanen och ekonomiskt. Arbetet ska vara av god kvalitet enligt principen att det ska bli rätt med en gång. Personalens kompetens utvecklas systematiskt och personalen har tillgång till ändamålsenliga redskap och tillräckliga resurser. Ledningsprinciperna och personalens uppgiftsansvar och behörig- 4

heter är tydliga. Arbetet utförs med gemensamma krafter och personalen är beredd på nya utmaningar. Ansvarsfullheten bygger på att varje anställd är medveten om sitt och bolagets ansvar i det finländska samhället. Fingrids uppgifter inom systemansvaret sköts samvetsgrant och kraftsystemet byggs och underhålls med hänsyn till miljön och säkerheten. Kännetecknande för ansvarsfull verksamhet är att allas arbetsinsats uppskattas och att man har omsorg om att personalen mår bra. I ett ansvarsfullt bolag kan var och en lita på bolaget som en exemplarisk arbetsgivare, och samtidigt tar var och en ansvar för sitt eget arbete och gör det som man lovat. I sista hand mäts ansvarsfullheten av hur konsekvent bolaget och dess personal håller sina löften och gör precis som de säger sig göra. God förvaltningssed Ansvarsfull affärsverksamhet karakteriseras av rättvisa och ärlighet. Vi förbinder oss att följa nationella och internationella lagar, bestämmelser och allmänt godkända tillvägagångssätt. För att detta ska lyckas anlitar vi vid behov de bästa experterna. Fingrids verksamhet regleras av bland annat aktiebolagslagen, värdepappersmarknadslagen och elmarknadslagen. Dessutom följer Fingrid i egenskap av börslistat bolag i tillämpliga delar Värdepappersmarknadsföreningens förvaltningskod. Vi informerar öppet, ärligt och jämlikt om vår verksamhet och samtidigt till alla intressentgrupper, utan att favorisera någon, i enlighet med de tillvägagångssätt som är allmänt godkända enligt gällande lagar, börsregler samt kapital- och finansmarknaden. I vår verksamhet behöver och får vi konfidentiell information och annat immateriellt kapital av kunderna. Vi tar hand om den lika noggrant som om den var vår egen och ger inte ut den till tredje part utan tillstånd. Vi 5

ordnar vår verksamhet så att hanteringen och förmedlingen av konfidentiell information skyddas på ett ansvarsfullt och professionellt sätt. Med samma omsorg hanterar vi konfidentiell information som rör personalen. Vi följer aktivt med ändringar i den lagstiftning som rör vår verksamhet. Vi informerar om förändringar och ger vid behov vår personal handledning i nya tillvägagångssätt. Vi säkerställer jämlik och aktiv konkurrens i upphandlingar och på servicemarknaden Fingrids modell för affärsverksamheten i egenskap av beställare av utrustning och tjänster för kraftsystemet bygger på hederlig konkurrensutsättning av anskaffningar och tjänster. Vi följer alla regler om konkurrensutsättning och reglerna omfattar hela upphandlingskedjan. Viktiga aspekter är då att bekämpa den grå ekonomin och att se till att de anställda i alla avseenden bemöts rättvist. Då våra affärsförbindelser upprättas och upprätthålls försöker vi med tillgängliga medel säkerställa att våra leverantörer och entreprenörer följer våra egna motsvarande principer för etiskt hållbar verksamhet. Dessutom främjar vi tillvägagångssätt där våra tjänsteleverantörer och entreprenörer samt deras underleverantörer och underentreprenörer och deras anställda är medvetna om våra principer för ansvarsfull verksamhet. Vårt mål är att garantera att endast sådana serviceleverantörer, entreprenörer, konsulter eller andra tredje parter som har motsvarande tillvägagångssätt som Fingrid beträffande principerna för ansvarsfull verksamhet deltar i våra uppdrag. Vi utvecklar våra tillvägagångssätt så att vi bättre kan övervaka våra underleverantörers och underentreprenörers verksamhet när det gäller iakttagande av internationella mänskliga rättigheter och miljökrav. Vi eftersträvar att upprätthålla ett nätverk av serviceleverantörer som är villiga att aktivt främja etiskt hållbara tillvägagångssätt och att dela med sig av sina erfarenheter. 6

Vi betjänar våra intressentgrupper effektivt och rättvist Vi bemöter våra kunder och andra intressentgrupper professionellt och etiskt samt uppfyller omsorgsfullt våra skyldigheter och avtalsförpliktelser. Vårt mål i vår verksamhet och våra tjänster är en kvalitetsnivå som enligt vår vision kan tjäna som internationell förebild. Vi har åtagit oss att vara effektiva och pålitligt svara mot våra kunders behov. Vi följer samma princip för alla våra intressentgrupper. Vi förutsätter samma kvalitetsnivå även i vår interna verksamhet inom hela företaget. Vi satsar på att minska miljökonsekvenserna av vår verksamhet Vårt sätt att agera ansvarsfullt med tanke på miljön beskrivs i vår markanvändnings- och miljöpolicy. Vi fäster speciell vikt vid att miljöriskerna ska hållas under kontroll och att miljöskador ska förebyggas. Ansvar i markanvändnings- och miljöfrågor ingår i vårt dagliga arbete. Vi minskar markanvändnings- och miljökonsekvenserna av vår verksamhet genom att våra leverantörer och entreprenörer också måste förbinda sig att följa vårt ansvarsfulla sätt att agera. Vi bedömer och utvecklar kontinuerligt våra förfaringssätt samt deltar i forskning och utveckling beträffande elöverföringssystemet och dess inverkan på markanvändningen och miljön. Vi förväntar oss också att våra leverantörer och entreprenörer ska använda och utveckla miljövänliga lösningar. 7

De som arbetar för oss är värda respekt och en säker arbetsmiljö Vi behandlar människorna i enlighet med de rättigheter som finns inskrivna i Finlands grundlag. Vi respekterar dessa rättigheter och fördömer all form av diskriminering och intolerans. Som arbetsgivare respekterar vi de anställdas grundrättigheter som har fastslagits av Internationella arbetsorganisationen (ILO). De anställda har rätt till samlingsfrihet, fritt samarbete, kollektivavtal och en säker arbetsmiljö. Vi godkänner inte barnarbete eller tvångsarbete någonstans i projektens leveranskedja och vi har inget att göra med underleverantörer eller varuleverantörer som utnyttjar sådan verksamhet. Vi godkänner inte heller tvång, hot eller kränkning i umgänget människor emellan. Vi ser till att arbetsförhållandena är lämpliga och att rutinerna i anslutning till arbetarskyddet är tidsenliga och vi förbinder oss att ständigt utveckla dem i samarbete med vårt nätverk av leverantörer. Vi erbjuder en säker, hälsosam och välskött arbetsmiljö. Vi minskar riskerna i arbetsmiljön genom målmedvetna åtgärdsprogram och skapar bättre rutiner så att faktorer som äventyrar välfärden och säkerheten för hela personalen och dem som arbetar för oss i leveranskedjan så heltäckande som möjligt ska kunna förebyggas, upptäckas och effektivt elimineras. Kunnig och motiverad personal ger framgång Våra anställda väljs enligt kompetens och kunnande. Vi godkänner inte diskriminering vid anställning eller under anställningsförhållandet. Vi satsar målmedvetet på vår personals yrkeskompetens och personliga utveckling på ett ändamålsenligt sätt som känns belönande för alla. Vi organiserar arbetsuppgifterna och ansvaret så att inlärning i arbetet främjas. Personalens kompetens stöds genom både interna och externa personliga utvecklingsprogram. 8

Vi utvecklar vår kompetens och vår organisation på ett långsiktigt sätt. Vi eftersträvar produktivitet, innovativt arbete och att personalen ska må bra. Ledarskap, sakkunskap samt en välmående arbetsgemenskap och helhetens bästa ska vara i balans i utvecklingen av personalen. Spelregler i umgänget och vid uppvaktningar Samarbetspartnernas och samhällets förtroende förtjänar man genom måttfullhet och genom att beakta Fingrids principer även i umgänget med varandra. Vi gör en skälighetsbedömning då vi ordnar egna träffar med våra intressentgrupper samt då vi deltar i motsvarande evenemang som våra samarbetspartners ordnar. Vi tar inte emot och ger inte sådana affärsgåvor eller uppvaktningar som kan leda till ett beroendeförhållande eller förväntan om gentjänster. Affärsgåvor som getts till eller fåtts av representanter för intressentgrupperna ska vara av sedvanligt värde så att mottagaren upplever att gåvorna motsvarar god sed och är skäliga utan att mottagarens oberoende äventyras. I båda situationerna bör man vid bedömning av gåvan beakta mottagarens ställning, situationens karaktär och vilken bild gåvan ger av Fingrid. Fingrid sköter sin uppgift opartiskt, jämlikt och öppet. Vi godkänner inte mutor eller andra olagliga avgifter och vi godkänner inte heller penningtvätt i någon som helst form. Fingrid kan stöda allmännyttig verksamhet med ett måttligt belopp. De som tar emot donationer bör i sin verksamhet i hög grad vara beroende av externa bidrag, och den verksamhet som stöds bör stämma överens med våra värderingar. Vi stöder dock inte religiös eller politisk verksamhet. Då bidrag övervägs ligger huvudvikten på forskning, utbildning, kultur och verksamhet med anknytning till människornas välfärd. För att trygga transparensen önskas också synlighet för företaget som ersättning för bidraget, och bidragen ges företrädesvis till olika mottagare under olika år. 9

Hur ansvarsfull verksamhet genomförs och verksamhet i strid med principerna rapporteras Fingrids styrelse har godkänt dessa principer för ansvarsfull verksamhet den 22 oktober 2013. Handledning i de här principerna ordnas för hela personalen och när nyanställda inskolas i sitt arbete. Det görs regelbundet en utvärdering av hur principerna fullföljs och utvärderingarna rapporteras öppet. Mätarna för ansvarsfull verksamhet utvecklas kontinuerligt. Principerna uppdateras vid behov. Hela personalen deltar i att se till att vår verksamhet motsvarar principerna för ansvarsfull verksamhet. Om en anställd misstänker att man vid Fingrid agerar i strid med de här principerna uppmanas den anställda kontakta sin egen chef. Om detta på grund av sakens natur inte är möjligt kan den anställda kontakta Fingrids ledning. Agerande i strid med dessa principer leder till diskussion med förmannen och vid behov vidtas åtgärder som beror på hur allvarlig förseelse det är fråga om. De som deltar i att utreda förseelsen bör försäkra sig om att ärendet utreds fullständigt konfidentiellt och professionellt så att alla parters integritetsskydd tryggas. Om en medlem i ledningsgruppen agerar i strid med principerna behandlas ärendet i Fingrids styrelse. Var och en av Fingrids anställda är skyldig att se till att han/hon själv och den personal som omfattas av vederbörandes ansvar agerar i enlighet med lagarna samt bolagets principer, policy och anvisningar. Vårt mål är att främja ansvarsfullt agerande även i relationerna till våra samarbetspartners. Om vi upptäcker agerande som strider mot våra principer, arbetar vi tillsammans med våra avtalsparter för att korrigera situationen. Upprepat eller grovt agerande i strid med dessa principer kan berättiga till att samarbetet avslutas. Vi rapporterar i lämplig omfattning om vi noterar agerande som står i strid med våra principer. 10

Fingrid. Kraft med ansvar. FINGRID OYJ, Bleckslagarvägen 21, PB 530, 00101 Helsingfors Telefon 030 395 5000, Fax 030 395 5196, www.fingrid.fi