Sammanträde med styrelsen för Diabetesfonden - Stiftelsen Svenska Diabetesför- bundets Forskningsfond den 19 mars 2015 Beslutande: Adjungerade: Övriga: Fredrik Löndahl, ordförande Birgitta Kihlberg, vice ordförande Sven Georén Hannah Helgegren Peter Lönnroth (närvarande per telefon) Claes- Göran Östenson Unn- Britt Johansson, vice ordförande vetenskapliga rådet Petra Westerberg, vik. förbundsdirektör, ej närvarande 1-7 och 18, delvis närvarande 9 Linda Lundberg, koordinator Maria Halvorsen, verksamhetsansvarig Cecilia Lund, ekonom, närvarande 15-16 och 18-19 Anmält förhinder: Thorbjörn Ekström, ledamot Stellan Sandler, ordförande vetenskapliga rådet Lena Johnsson, auktoriserad revisor Bodil Nordin, auktoriserad revisor 1 Mötet öppnas Ordföranden förklarade mötet för öppnat. 2 Val av protokolljusterare Hannah Helgegren utsågs till att jämte ordföranden justera protokollet. 3 Fastställande av dagordning Den föreslagna dagordningen fastställdes. Anmälningar 4 Föregående protokoll Anmäldes protokoll DF 7/2014. Styrelsen beslutade att lägga protokollet till handlingarna. Sidan 1 av 5
5 Anmälan delegationsbeslut Ordföranden redogjorde för de beslut som tagits per delegation sedan föregående ordinarie sammanträde: - - Anställning av Caroline Enell som marknadsassistent med insamlingsfokus fr.o.m. den 9 mars 2015, beslut fattat av vik. förbundsdirektören Anställning av Elise- Marianne Åberg som vikarierande verksamhetsansvarig med insamlingsfokus fr.o.m. den 7 april 2015, vikariat under Maria Halvorsens föräld- raledig, beslut fattat av vik. förbundsdirektören. Styrelsen beslutade att lägga anmälan till handlingarna. 6 Genomgång beslut DF Ordföranden redogjorde för vidtagna åtgärder sedan föregående ordinarie sam- manträde. Styrelsen beslutade att lägga anmälan till handlingarna. Rapporter och övriga ärenden för kännedom 7 Rapport från ordföranden Ordföranden rapporterade att han sedan föregående ordinarie sammanträde inte har deltagit vid några externa möten för fondens räkning. Ordföranden rapporte- rade att kontakt tagits med företag rörande Diabetesfondens planerade aktivitet i samband med Världsdiabetesdagen. 8 Administrativ rapport Petra Westerberg rapporterade om att Caroline Enell, anställts som marknadsassi- stent på fonden fr.o.m. den 9 mars. I april börjar Elise- Marianne Åberg som vik. verksamhetsansvarig under Maria Halvorsens föräldraledighet. Petra Westerberg rapporterade att hon fortsätter på förbundet som marknadschef med ekonomi- ansvar samt med personalansvar för Diabetesfondens personal. Ingegerd Wikberg fungerar som extra resurs under perioden januari- augusti 2015 för att bl.a. avlasta Linnea Nyström med hanteringen av minneskort för fondens räkning. En upphand- ling av auktoriserad revisor för förbundets riksstämmoperiod 2015-2018 har påbör- jats. Sidan 2 av 5
9 Verksamhetsrapport insamling Maria Halvorsen rapporterade om att insamlingsresultatet för Diabetesfonden 2014 blev 14,3MKR, varav 8,3 MKR kom från testamenten, 6MKR kom från gåvor. Insam- lingsresultatet för fonden t.o.m. januari 2015 är 1,4MKR. Diabetesfonden kommer under 2015 att påbörja ett samarbete med reklambyrån Isobar under namnet Osö- tad onsdag som handlar om typ 2- diabetes, förebyggande åtgärder och att välja mer hälsosamma alternativ. Kampanjen kommer få en egen hemsida och fokus är att sprida den genom PR (debattartikel, bloggare etc.). Samarbetet med CCS Health- care liksom samarbetet med Cara Collection fortgår. 10 Utvärdering av styrelsens arbete 2014 Petra Westerberg redogjorde resultatet från den webbenkät rörande utvärdering av styrelsens arbete för 2014 som genomförts. Sammanfattningsvis anser styrelsen att de flesta målen för 2014 har uppfyllts. Utvärderingen visade att styrelsen önskar mer kunskap om kapitalförvaltning vilket kommer att följas upp. Utvärderingen kommer att ligga till grund för förbättringsarbetet gällande verksamhetsplanering för fonden. 11 Ansökan om rekommenderat anslag DIA 2013-055 Ansökan DIA2013-055 kom att inte behandlas av vetenskapliga rådet och därmed inte heller av styrelsen i den manuella hantering som skedde avseende rekommen- derade anslag vid 2014 års ansökningsomgång, trots att ansökan och redovisning skett i rätt tid. Ordföranden i vetenskapliga rådet har tillstyrkt att ansökan beviljas. Förelåg förslag om att Lena Eliasson beviljas sitt rekommenderade anslag om 210 000 kr, men att anslaget belastar 2015 års räkenskaper. Styrelsen beslutade att godkänna förslaget. Verksamhetsplanering 12 Förnyad ansökan PostkodLotteriet Maria Halvorsen redogjorde för bakgrunden till förnyad ansökan om att bli medlem i Svenska PostkodFöreningen och förmånstagare till Svenska PostkodLotteriet. Då beslut om ansökan taget av styrelsen ska ingå i den ansökan till Svenska Postkod- Föreningen föreslås att styrelsen godkänner förslag om förnyad ansökan till Post- kodlotteriet för Diabetesfonden 2015. Ansökan för 2015 ska vara PostkodLotteriet tillhanda senast den 31 mars. att godkänna förnyad ansökan till PostkodLotteriet. att förklara beslutet för omedelbart justerat. Sidan 3 av 5
13 Revidering av arbets- och delegationsordning Ordföranden redogjorde för föreslagna ändringar av Diabetesfondens arbets- och delegationsordning avseende marknadsassistent, marknadschef och förtydligande rörande informationsanslag samt rapportering till styrelsen. Styrelsen beslutade att anta föreslagna förändringar av arbets- och delegationsord- ningen. 14 Verksamhetsberättelse inkl. effektrapport 2014 Petra Westerberg redogjorde för Diabetesfondens verksamhetsberättelse 2014 samt för den effektrapport som ska produceras årligen enligt FRII. Styrelsen beslutade att godkänna verksamhetsberättelse för 2014 samt effektrap- port. Ekonomi 15 Årsbokslut 2014 med ekonomisk uppföljning Petra Westerberg redogjorde för årsbokslutet för 2014, inkl. aktuell ekonomisk upp- följning avseende Diabetesfonden. att fastställa årsbokslutet för 2014, att förklara beslutet i denna del för omedelbart justerat samt att i övrigt godkänna rapporten. 16 Rapport från revisor Från den auktoriserade revisorn hade inkommit skriftlig rapport från revisionen 2014. Petra Westerberg redogjorde för revisorns iakttagelser och synpunkter. 17 Firmateckningsrätt för Diabetesfonden Föreslogs att styrelsen beslutar om firmateckningsrätt. att firman för Diabetesfonden tecknas förutom av styrelsen av ordföranden Fredrik Löndahl, 731213-4070, och endera förbundsdirektören Cecilia Go- mez, 791220-1980, eller marknadschefen Petra Westerberg, 710914-0363, två i förening. Löpande förvaltningsåtgärder tecknas av Fredrik Löndahl, Ceci- lia Gomez och Petra Westerberg var för sig. att firman tecknas av Cecilia Lund, 550108-3504, avseende testaments- och gåvoärenden, inbegripet försäljning av fast eller lös egendom som tillskiftas fonden, och Sidan 4 av 5
att förklara beslutet för omedelbart justerat. 18 Övergång till stiftelsefond Handelsbanken Petra Westerberg redogjorde för förslag om övergång till stiftelsefond för Diabetes- fondens förvaltade kapital på Handelsbanken. Handelsbanken som förvaltar delar av Diabetesfondens kapital har rekommenderat en stiftelsefond för Diabetesfon- den. Stiftelsefonden är speciellt anpassad för stiftelser och föreningar vilka är i be- hov av hög direktavkastning. Styrelsen diskuterade frågan. Styrelsen beslutade att godkänna förslaget om övergång till Handelsbankens stiftel- sefond. 19 Mötet avslutas Ordföranden förklarade mötet för avslutat. Vid protokollet: Linda Lundberg Justeras Sundbyberg 2015-04- 08 Fredrik Löndahl Hannah Helgegren Sidan 5 av 5