1/6 INKÖP OCH ANVÄNDNING AV BILAR Allmänt Denna policy gäller för inköp och användning av alla bilar inom VoB Syd AB. I begreppet inköp av bil innefattas även leasing av bil. VoB har f.n avtal med följande bilförmedlare: Bil-Månsson i Skåne AB Atteviks Personvagnar AB i Växjö AB Sven Jeppsson, Karlshamn. (Detta avtal är utgående och samtliga bilar som erhållits ska återlämnas när avtalstiden löpt ut). Ekonomiansvarig på VoB AB ansvarar för följande avseende bilhanteringen: Informerar mottagaren (den huvudansvarige på respektive resultatenhet) om interna hyresavtalets innebörd, Administrerar skatt och försäkring Beställer vid anmodan bensinkort, Medverkar tillsammans med resultatenheternas bilansvarige i försäkringsärenden, och tillser att anmälan görs till försäkringsbolag. Representerar vid behov VoB:s intresse vid slutreglering med bilföretaget när leasingavtalet upphör. Beslutar i samråd med verksamhetschef om specifik bilmodell 1. Beställning och inköp av bilar Behov av bil till respektive enhet anmäls till ekonomiansvarig som ansvarar för bilupphandlingen. Beslut om val av fordon sker efter behovsanalys med hänsyn till miljöegenskaper, funktion, och säkerhet m m. Målet ska vara minsta fordonsstorlek med lägsta drivmedelsförbrukning relaterat till behovet och med hänsyn till säkerhetskrav. Vid uttag av bil med en körsträcka understigande 1 200 mil per år, ska finansiering göra med köp istället för leasing. Avskrivning görs därefter av bilen under 5 år. Personbilar till verksamheterna bör i första hand vara av kombityp. Vissa verksamheter har även behov av större bilar av minibusstyp. Verksamheter som endast kör kortare sträckor och inte har några klienter skall välja småbil. Vid upphandling av nya bilar beaktas miljökrav, dvs låg bränsleförbrukning, bränsletyp, återvinningsbarhet, däckstyp mm samt driftskostnader och tillgänglighet till service och reservdelar. Nya bilar som köps in skall om möjligt vara vita då denna färg är tacksammast mot smuts och repor.
2/6 Alla bilar skall förutom normal standardutrustning vara utrustade med vinterdäck, dubbade eller av friktionstyp. I förekommande fall ska bilen vara utrustad med elektrisk motorvärmare och uttag för kupévärmare samt värmereflekterande vindruta, eller om sådan inte finns, luftkonditionering. Kompletteringar kan göras vid behov. Alla bilar hålls försäkrade genom VoB:s fordonsparksförsäkring hos Länsförsäkringar. Information om vilken typ av försäkring respektive bil omfattas av går att få av ekonomiansvarig. Miljökrav vid upphandling av tjänstebilar Oavsett vilket bränsle den upphandlade bilen drivs av eller vilken miljöklass den tillhör skall eftersträvas fordon med låg bränsleförbrukning. Vid utbyte av däck skall trafiksäkerheten komma i första hand, i övrigt skall miljösynpunkter beaktas. 2. Handhavande av VoB:s bilar Det skall finnas en fordonsansvarig på varje enhet. (Verksamhetschefen ansvarar för att ekonomiansvarig har aktuell uppgift om vem som är bilansvarig.) Om en sådan inte är utsedd är verksamhetschefen ansvarig. Den ansvarige för bilarna på respektive verksamhet ser till att: VoB:s bilar hålls välvårdade och prydliga under leasingperioden. Förser varje tjänstebil med körjournal. Denna skall föras kontinuerligt. Det innebär varje gång bilen används. Datum, mätarställning och förare antecknas liksom tankningar och övriga åtgärder. Körjournal räknas som räkenskapsmaterial och skall sparas i 7år. Slutförd körjournal skickas till ekonomiansvarig för arkivering i sådan ordning att den vid revision eller intern kontroll kan kontrolleras av revisor. Kontrollbesiktning vid bilprovningen utförs löpande. Service och underhåll görs enligt intervall som indikeras av bilens datorutrustning. Denna service ska alltid utföras hos auktoriserad bilverkstad. Vid behov av information om detta: Kontakta ekonomiansvarig. Om enheten, efter aktuell hyresperiods utgång, har fortsatt behov av bil skall ny beställning göras till ekonomiansvarig senast tre månader före avtalstidens utgång. Det åligger enhetens fordonsansvarig eller om sådan inte utsetts verksamhetschefen att bevaka att detta görs. Se till att bilen återlämnas vid leasingperiodens utgång. Då ska bilen vara i iordningställd för slutreglering. Det innebär att den skall vara nytvättad, artiklar
3/6 som inte tillhör bilen skall vara urplockade, tillbehör och liknande som bilen var försedd med vid leveransen skall finnas med vid återlämnandet. Eventuella skador och andra fel skall vara noterade i bilens körjournal. För att minimera kostnader skall brukarna undvika att den sammanlagda körsträckan under avtalstiden avviker från den kontrakterade sträckan. Om avvikelse, över- alternativt undermil, befaras skall detta meddelas till ekonomiansvarig som i möjligaste mån ser över möjligheten att skifta bilar mellan verksamheterna i syfte att undvika att avvikelse uppstår. Anmäler skador på bilen till ekonomiansvarig genom att fylla i blankett Anmälan av skador på fordon som finns att hämta på intranätet under blanketter. Förare är personligt ansvarig för alla följder av brott mot trafiklagstiftning och överträdelse av andra regler som ska iakttagas i samband med att man brukar tjänstebilen. Detta innebär till exempel att föraren är personligen betalningsansvarig för eventuella felparkeringsavgifter, fortkörningsböter eller andra böter som utfärdas i samband med att tjänstebil disponeras. Kostnad för skador som uppstått i anslutning till trafiklagbrott som medför att försäkringen inte gäller ansvarar föraren personligen för. Se vidare nederst bilaga 1 till detta dokument Arbetstagares skadeståndsansvar. Det är enbart tillåtet att använda bilarna för tjänsteärenden. Rökförbud gäller i samtliga VoB:s bilar. Säkerhet Såväl förare som samtliga passagerare skall använda säkerhetsbälte. Föraren ansvarar för att bilen lastas på ett säkert sätt. I bilen får endast klienter och deras ev. ledsagare transporteras. För att transportera andra personer krävs tillstånd av respektive verksamhetschef. Förare som regelbundet transporterar barn, klienter eller patienter bör ha kunskaper i första hjälpen och brandskydd. Förare av tjänstebil skall inte samtidigt köra bil och hantera en lös telefon. Om handsfree eller headset inte finns att tillgå är föraren av fordonet skyldig att stanna på lämpligt ställe så länge samtalet pågår. Samtliga VoB;s bilar ska vara utrustade med reflexvästar som ska användas vid eventuellt stillestånd av bilen.
4/6 Miljö Ecodriving förordas. Anskaffande av kreditkort för drivmedel m m - bensinkort Behov av bensinkort anmäls av respektive verksamhet till Ekonomiansvarig som administrerar beställning av korten. I dagsläget har VoB avtal med Preem, Statoil samt Oljeschejkerna Johnsson. Användande av bensinkort Bensinkort utfärdas till respektive resultatenhet. Bensinkortet är alltså inte knutet till bilen utan kan användas till enhetens samtliga bilar. Bensinkortet får inte användas till andra inköp än de som hänför sig till bilens drift. Giltiga inköp på bensinkortet är begränsade till drivmedel, påfyllnadsolja, påfyllnadsglykol, glödlampor, säkringar, K-sprit, spolarvätska, torkarblad, maskintvätt och parkering. Bensinkortet får inte kontinuerligt förvaras i bilen. Bensinkortet är ej giltigt utomlands. Alla kvitton på drivmedelsinköp och andra inköp i anslutning till bilens drift skall sparas och bifogas respektive faktura som erhålles. Faktura och kvitton skickas sedan till ekonomiassistent för registrering samt betalning.
5/6 Bilaga Arbetstagares skadeståndsansvar Arbetstagare som vållar skada genom fel eller försummelse i tjänsten är ansvarig endast i den mån synnerliga skäl föreligger med hänsyn till handlingens beskaffenhet, arbetstagarens ställning, den skadelidandes behov av skadeståndet och övriga omständigheter (4 kap 1 SkL). Det som kan påverka är vad för handling den anställde har utfört. T ex om den anställde stjäl under utförandet av sitt arbete, och att arbetsgivaren blir skadeståndskyldig mot den bestulne, har arbetsgivaren regressrätt mot den anställde. En annan omständighet är arbetstagarens ställning. Om den anställde har chefsställning kan det ha betydelse för bedömningen av synnerliga skäl. Enligt 1 kap 1 SkL gäller skadeståndslagen i dess helhet om inte annat är särskilt föreskrivet eller föranleds av avtal eller i övrigt följer av regler om skadestånd i avtalsförhållanden. Finns det ett kollektivavtal som tar upp frågan om arbetstagares skadeståndansvar torde ett sådant avtal ta över bestämmelserna i skadeståndslagen. Det kan vara värdefullt att arbetsgivaren utfärdar ett dokument som klargör vad som händer vid skador på t ex företagets fordon. Ett sådant dokument bör formuleras med utgångspunkt från skadeståndslagens bestämmelser. Januari 2005 Eva Glückman KFS Arbetsrättsjurist Tolkning och tillämpning av skadeståndslagen när en anställd vållat skada på VoBs fordon. Bedömningen om synnerliga skäl föreligger och att den anställde därmed krävs på ersättning utgår från följande principiella resonemang. I en situation då den anställde vållar skada på företagets fordon och då det inte finns förmildrande omständigheter är utgångspunkten att den anställde har ett ekonomiskt ansvar för händelsen. Särskilt graverande är det om den anställde döms för t ex vårdslöshet i trafik eller att försäkringsbolaget anser att den anställde är ensam vållande. Skulle det i en sådan situation visa sig att den anställde kört utan giltigt
6/6 körkort eller haft klienter i fordonet understryker det den anställdes ekonomiska ansvar. Skulle orsaken till händelsen eller olyckan också omfatta att den anställde var påverkad av alkohol, droger, läkemedel eller liknande kommer kraven på ersättning att utgå från att arbetsgivaren hålls skadeslös. En sådan situation kommer också att få andra arbetsrättsliga konsekvenser. Alla kostnader som uppstår vid en skada på företagets fordon bekostas fullt ut av berörd enhet med avräkning för om den anställde ersätter viss del. Kostnaderna handlar om direkta reparationskostnader och om försäkringen används uppstår en självrisk på c:a 3.500 kronor. Därutöver påverkas bonusklassen med höjd försäkringspremien som följd. Några särskilda medel budgeteras inte för nämnda skador utan verksamhetschefen har därför att finansiera kostnaden inom befintlig ram. Januari 2005 P-O Carlström VD