STYRDOKUMENT Dnr V P 2017/2 ANVISNINGAR OM ANSTÄLLNINGAR SÄRSKILDA SKÄL MM Publicerad Beslutsfattare Ansvarig funktion medarbetarportalen.gu.se/styrdokument Pam Fredman Personalenheten Beslutsdatum 2016-01-23 Giltighetstid Sammanfattning 2017-02-01 tills vidare Anvisningar om anställningar, särskilda skäl mm innehåller förtydligande av de offentligrättsliga regelverk som omgärdar statliga myndigheters kompetensförsörjning. Anvisningarnas syftar till att kvalitetssäkra universitetets anställningsprocesser främst avseende handläggning av anställningar, anställningsbeslut, tillämpning av undantagsregler från utlysning och anlitande av uppdragstagare.
ANVISNINGAR OM ANSTÄLLNINGAR SÄRSKILDA SKÄL MM Bakgrund Enligt Högskoleförordningen (SFS 2010:1064) 2 kap. 2 ska ett universitets styrelse fastställa en anställningsordning med de regler för anställning av lärare som universitetet tillämpar. I samband med att styrelsen för Göteborgs universitet (GU) den 26 april 2016 beslutade att ändra en skrivning i GU:s anställningsordning, har frågor uppstått beträffande skyldigheten att ledigkungöra anställningar i form av kortare visstidsanställningar. Föreliggande anvisningar har tagits fram för att utgöra ett stöd för hur GU ska tillämpa kortare visstidsanställningar och hur sådana ska utlysas på ett korrekt sätt. Anvisningarna är också avsedda att närmare beskriva riktlinjerna i samband med att GU anlitar uppdragstagare i form av konsulter/arvodister för arbetsuppgifter av begränsad omfattning och där anställning inte är möjlig. Informationsskyldighet Informationsskyldigheten vid alla statliga anställningar, såväl läraranställningar som anställningar för forskning eller tekniskt/administrativa anställningar, regleras i 6 Anställningsförordningen (SFS 1994:373). Huvudregeln är att alla anställningar i staten ska annonseras öppet för att kunna sökas i konkurrens. Anledningen till detta är att GU som statlig myndighet, enligt Regeringsformen och Lagen om offentlig anställning, ska söka och rekrytera den skickligaste till uppdraget, något som inte kan säkerställas om GU inte öppet annonserar tjänster för intresserade att söka i fri konkurrens. Anställningsförordningen gäller sedan 1994, varför kraven i 6 generellt bör vara kända inom GU:s verksamhet. Högskoleförordningen, som är ett komplement till Högskolelagen, ändrades den 1 januari 2011 då det tidigare undantaget från ledigkungörelse av läraranställning kortare än sex månader togs bort. GU: s anställningsordning har fram till att den reviderades våren 2016 innehållit en skrivning som givit utrymme för tolkningen att läraranställningar kortare än sex månader inte behöver ledigkungöras. Då detta varit felaktigt har styrelsen beslutat att ta bort denna skrivning. I sak har rättsläget dock inte förändrats alla anställningar ska sedan 2011 som huvudregel annonseras öppet för att sökas i konkurrens. Skyldighet att ledigkungöra respektive anslå tillsättningsbeslut Ofta görs en sammanblandning mellan Anställningsförordningens 6 och 7 och därför förtydligas skillnaderna nedan: 6 hanterar myndigheters skyldighet att ledigkungöra/annonsera att det finns lediga anställningar att söka o Oavsett längd på anställningen ska alla anställningar annonseras för att sökas i konkurrens, om inte särskilda skäl föreligger (se nedan angående undantag från informationsskyldigheten) 7 hanterar myndigheters skyldighet att anslå tillsättningsbeslutet d.v.s. att informera allmänheten när myndigheten efter en rekrytering beslutat anställa någon denna skyldighet föreligger endast om anställningen överstiger 6 månader 2 (6)
o Oavsett om annonsering skett enligt 6 eller ej ska ett anställningsbeslut om en anställning som överstiger 6 månader - enligt 7 - anslås i tre veckor på myndighetens anslagstavla tillsammans med en överklagandehänvisning. Exempel 1: Om särskilda skäl föreligger enligt 6 att inte annonsera en tolvmånadersanställning, är GU likväl skyldigt att anslå tillsättningsbeslutet på anslagstavlan eftersom anställningens längd överstiger sex månader. Exempel 2: En tremånadersanställning ska annonseras enligt 6, men med hänvisning till 7 behöver inte tillsättningsbeslutet anslås på anslagstavlan. Vilka lediga anställningar ska ledigkungöras? När en myndighet avser att anställa en arbetstagare tillsvidare eller för viss tid, ska myndigheten informera om detta på lämpligt sätt så att de som är intresserade av anställningen kan anmäla detta inom viss tid. Någon sådan information behöver inte lämnas, om särskilda skäl föreligger. Huvudregeln är således att alla anställningar vid GU, inklusive förlängningar, ska ledigkungöras. I vissa fall kan särskilda skäl föreligga för undantag från krav på ledigkungörelse. Detta ska dock användas med stor restriktivitet samt torde röra ett fåtal undantagsfall. Undantag från informationsskyldigheten enligt 6 särskilda skäl Följande situationer är undantagna från utlysning då särskilda skäl alltid kan anses föreligga: I de fall det föreligger en övertalighet som resulterar i en omplaceringsskyldighet i enlighet med 7 Lagen (1982:80) om anställningsskydd (LAS), ska en anställning inte utlysas alternativt dras tillbaka för det fall en utlysning har skett. Anställning av en person som har företrädesrätt till återanställning eller till anställning med högre sysselsättningsgrad på grund av 25-27 LAS eller av en person som ska omplaceras på grund av 7 LAS. Kallelseförfarande avseende anställning som professor. Andra situationer då särskilda skäl kan aktualiseras inom GU Inom GU finns ett generellt och återkommande behov av kortare visstidsanställningar för att tillgodose verksamhetens resursbehov. Med återkommande kortare visstidsanställningar avses normalt en arbetstid om 1-20 timmar per termin och i undantagsfall upp till maximalt 40 timmar per termin. Sådana återkommande resursbehov bör i huvudsak hanteras genom att varje institution årligen analyserar sitt behov av återkommande kortare visstidsanställningar. När denna analys har genomförts utlyses intermittenta visstidsanställningar för det kommande året varvid normala regler för utlysning ska tillämpas. Avrop enligt de intermittenta visstidsavtalen sker sedan löpande under året för att tillgodose verksamhetens resursbehov. Den ovan beskrivna processen tillgodoser dock inte alla behov av kortare visstidsanställningar inom GU. Även i andra fall bör det finnas utrymme för en förenklad process vid tillsättning av kortare visstidsanställningar (normalt 1-20 timmar per termin och i undantagsfall upp till maximalt 40 timmar per 3 (6)
termin). I sådana fall bör undantagsregeln om särskilda skäl kunna tillämpas om någon av följande förutsättningar är uppfyllda: Kostnaden för rekryteringsförfarandet enligt normala regler om utlysning m.m. väsentligen överstiger kostnaden för den aktuella visstidsanställningen Tre veckor eller kortare tid återstår till dess att den aktuella visstidsanställningen ska påbörjas såvida inte tidsbristen beror på bristande framförhållning. Särskilda skäl kan dessutom föreligga i följande fall, men detta måste bedömas i varje enskilt fall: Specifikt utpekad forskare: Anställning av en specifikt utpekad forskare efter att ett externt forskningsråd eller motsvarande, exempelvis Vetenskapsrådet, beslutat om forskningsmedel destinerade till denna person. Grunderna för tilldelningsbeslutet ska vara att forskaren sökt bidraget i öppen konkurrens och vid prövning bedömts vara den skickligaste bland de sökande. Observera att GU alltid måste anslå beslutet om tillsättning på anslagstavlan om anställningen är längre än 6 månader. Gästprofessor/gästlärare: Anställning av gästprofessor/gästlärare, förutsatt att det handlar om en, dvs någon med unik kompetens som rekryteras utifrån och anställningen har ett specificerat verksamhetssyfte. Observera att GU alltid måste anslå beslutet om tillsättning på anslagstavlan om anställningen är längre än 6 månader. Adjungerade lärare: Anställning av adjungerade lärare, förutsatt att det föreligger ett samarbetsavtal mellan GU och extern organisation om kunskapsutbyte och att adjungeringen är en konsekvens av detta samarbete. Särskilda skäl kan även aktualiseras i enskilda fall där det ej föreligger ett samarbetsavtal mellan GU och en extern organisation. Observera att GU alltid måste anslå beslutet om tillsättning på anslagstavlan om anställningen är längre än 6 månader. Vakansvikariat: Anställning av vikarie, förutsatt att en rekryteringsprocess påbörjats. Exempel: GU driver en reception som ska vara bemannad M-F kl. 8-16 och nuvarande medarbetare slutar omgående. Då det föreligger ett akut läge för att lösa bemanningen kan vi annonsera direkt efter en ny receptionist samtidigt som vi löser det akuta behovet genom att anställa en vakansvikarie i avvaktan på ordinarie tillsättning. Möjligheterna att anställa en vakansvikarie utan att behöva utlysa tjänsten gäller på motsvarande sätt om t.ex. en lärare slutar omgående och en rekryteringsprocess har inletts. Observera att GU alltid är skyldigt att anslå beslutet om tillsättning på anslagstavlan om anställningstiden är längre än 6 månader. Sjuk- och föräldraledighetsvikariat: Förlängning av vikariat vid sjukdom eller föräldraledighet kan i vissa fall utgöra särskilda skäl. Detta bör endast komma i fråga om behovet av förlängning uppstår med kort varsel och GU redan i det ursprungliga tillsättningsförfarandet (med normal ledigkungörelse) angivit att förlängning kan komma att aktualiseras. Rekryteringsprocessen överstiger anställningens längd: Rekryteringsprocessen är längre än anställningens längd, med hänsyn tagen till arbetsgivarens möjlighet till framförhållning. Härutöver kan tillägg, avgränsningar eller förtydliganden bli aktuella till följd av framtida avgöranden i exempelvis Överklagandenämnden för Högskolan och Arbetsdomstolen Personalenheten återkommer i så fall med kompletterande information. 4 (6)
Intermittent personal i undervisning (timavlönad) I de fall arbetsgivaren ledigkungör alternativt har särskilda skäl för att inte ledigkungöra en anställning ska dessa anställas med tjänstebenämningen gästföreläsare. När ska personalavdelningen konsulteras? En bedömning av huruvida särskilda skäl föreligger måste, som angetts ovan, ofta göras i varje enskilt fall. Om osäkerhet råder kring vad som utgör särskilda skäl bör personalenheten alltid konsulteras. Praktisk hantering med hänvisning till GU:s ändrade anställningsordning Styrelsens beslut att ändra lydelsen i GU:s anställningsordning punkt 2.2 sker utifrån en redan gällande reglering i Anställningsförordningen, vilket innebär att det inte är aktuellt med några övergångsbestämmelser. GUs bemanningssituation måste dock alltid hanteras utifrån vad som är praktiskt genomförbart med hänsyn till de resursbehov som föreligger. Syftet med dessa anvisningar är att underlätta och möjliggöra en enhetlig tillämpning av anställningsordningen inom hela GU:s undervisningsverksamhet. Uppdragstagare/arvodister och konsulter/juridisk person I vissa fall saknas möjligheter för GU att genom anställd personal tillhandahålla de resurser som behövs i undervisningsverksamheten. Gemensamt för dessa situationer är att det arbete som ska utföras är av kortvarig eller intermittent karaktär och kräver specialkompetens. Under sådana omständigheter kan det vara aktuellt att anlita uppdragstagare alternativt konsulter där det saknas reell möjlighet att istället lösa resursbehovet genom en anställning. Såsom förutsättning för att anlita en uppdragstagare gäller att denne (a) inte redan är intermittent visstidsanställd och inte heller har innehaft sådan anställning vid GU under de senaste tre åren, samt (b) inte avses vara sysselsatt med arbetsuppgifter som omfattar någon form av examination. Därav åligger det ansvarig chef att göra en kontroll av eventuell anställningshistorik innan avtal av uppdrag träffas. Uppdragstagare/arvodist är en person som inte utför kontinuerligt arbete för GU:s räkning och där arbetet utförs under en sammanhängande tid som är kortare än en månad. Uppdragstagare/arvodister ersätts i form av timersättning eller i form av ett fast arvodesbelopp (t.ex. till opponenter och sakkunniga). Denna möjlighet omfattar i normalfallet inte arbete som överstiger en månad i en omfattning av minst 20 procent av heltid då detta är att betrakta som ett mer kontinuerligt arbete. Som anställd vid GU kan man generellt sett inte få arvode, om inte arbetet som utförs väsentligt skiljer sig från den ordinarie anställningen. Vid anlitande av uppdragstagare och konsulter finns inget krav på utlysning eller att anslå tillsättningsbeslut eftersom det inte är fråga om anställning och därmed inte omfattas av reglerna i anställningsförordningen. Däremot är en arbetsgivare enligt 38 lagen (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet ( MBL ) innan beslut att låta någon utföra visst arbete för arbetsgivarens räkning eller i arbetsgivarens verksamhet utan att denne ska vara arbetstagare hos arbetsgivaren, skyldig att på eget initiativ förhandla med de berörda fackliga organisationerna. GU är vid förhandlingen skyldig att lämna den information om det tilltänkta arbetet som 5 (6)
arbetstagarorganisationen behöver för att kunna ta ställning i förhandlingsfrågan. Ovanstående gäller dock inte, om arbetet är av kortvarig och tillfällig natur eller kräver särskild sakkunskap och det inte är fråga om att anlita arbetstagare enligt lagen (2012:854) om uthyrning av arbetstagare. Förhandlingsskyldigheten gäller inte heller om den tilltänkta åtgärden i allt väsentligt motsvarar en åtgärd som har godtagits av arbetstagarorganisationerna. Har förhandling enligt 38 MBL ägt rum och förklarar den fackliga organisationen att den av arbetsgivaren tilltänkta åtgärden kan antas medföra att lag eller kollektivavtal för arbetet åsidosätts eller att åtgärden på annat sätt strider mot vad som är allmänt godtaget inom parternas avtalsområde, får åtgärden enligt 39 MBL inte beslutas eller verkställas av arbetsgivaren. För ytterligare information, se MBL anvisning. Eftersom GU är en statlig myndighet aktualiseras även de begränsningar som gäller vid offentlig upphandling om GU anlitar en uppdragstagare eller konsult. Främst handlar det om reglerna i lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) samt lagen (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF). De regler som särskilt aktualiseras inom ramen för utbildningsverksamhetens behov av externa resurser är reglerna om s.k. direktupphandling då de formella reglerna i LOU och LUF inte behöver tillämpas. Direktupphandling kan tillämpas om kontraktsvärdet (inklusive andra inköp av samma slag under det aktuella året) uppgår till högst 534 890 kronor. Det finns även vissa andra situationer då direktupphandling kan tillämpas, t ex då det av tekniska, konstnärliga eller upphovsrättsliga skäl endast finns en möjlig leverantör. Notera dock att det inom GU föreligger interna skriftliga riktlinjer för direktupphandling 1 där det finns vissa formella krav som måste tillgodoses även vid en direktupphandling. 1 Riktlinjer för direktupphandling 2016-04-13, dnr V 2014/622 6 (6)