EN R TTVISANDE BILD AV BIBLIOTEKEN?

EN R TTVISANDE BILD AV BIBLIOTEKEN? - problem och mšjligheter kring folkbibliotekens verksamhetsberšttelser Anna Chantre Magnus Holmqvist Examensarbete (20 pošng) fšr magisterexamen i Biblioteks- och informationsvetenskap vid Lunds universitet ht 1997 Handledare: Gšran WidebŠck BIVILs skriftserie 1998:8 ISSN 1401-2375 Lunds universitet. Biblioteks- och informationsvetenskap, 1998.

EN R TTVISANDE BILD AV BIBLIOTEKEN? Anna Chantre Magnus Holmqvist 2

1. Inledning 5 1.1 Problembakgrund 5 1.2 Syfte 6 1.3 Frågeställningar 6 2. Metod 7 2.1 Metodval 7 2.2 Avgränsningar 8 2.3 Anonymitet 8 2.4 Definitioner 8 3. Verksamhetsredovisning i teori och praktik 10 3.1 Bakgrund och förutsättningar 10 3.2 Redovisningens historia 11 3.3 Lagar, normer och praxis 13 3.4 Årsredovisning inom den privata sektorn 14 3.5 Tidigare forskning 17 3.6 Två aktuella styr- och redovisningsmodeller 24 3.6.1 Balanced Scorecard 25 3.6.2 Intangible Assets Monitor 29 3.6.3 Balanced Scorecard och Intangible Assets Monitor i praktiken 32 3.7 Folkbibliotekens verksamhetsberättelser 37 3.8 Beskrivningsmodell 41 4. Beskrivningsmodellen i tillämpning 43 4.1 Köpingestrand 43 4.2 Stadsbibliotekets verksamhetsberättelse 43 5. De empiriska undersökningarna 46 5.1 Genomförandet 46 5.1.1 Fallstudien 46 5.1.2 Enkätundersökningen 48 5.2 Redovisning av intervjuerna 49 5.2.1 Intention och adressat 49 5.2.2 Användning 51 5.2.3 Innehåll och form 54 5.2.4 Betydelse 59 5.3 Redovisning av enkätundersökningen 61 6. Analys av de empiriska undersökningarna 68 6.1 Analys av fallstudien 68 6.2 Analys av enkätsvaren 71 7. Diskussion och slutsatser 73 7.1 Problem och möjligheter 73 LITTERATURFÖRTECKNING 76 Bilaga 1. Intervjufrågor 81 Bilaga 2. Följebrev 82 Bilaga 3. Enkät 83 3

A FAIR IMAGE OF PUBLIC LIBRARIES? The purpose of this masterõs thesis was to investigate the role and function of the annual reports of public libraries: for what purpose are they put together and how are they evaluated and utilised. The study presents different views on the structure and content of library annual reports. Focusing on a specific public library and its municipal administration, the authors identify and describe problems and possibilities regarding the library annual reports. The study also provides a general view of their occurrence, their addressees and the importance attached to them. In a review of current literature on accounting and activity reports the authors place the annual reports of public libraries in a wider context. The study also presents two current models of performance measurement - the Intangible Assets Monitor and the Balanced Scorecard - which were developed in the private sector, and the authors discuss their relevance when applied to public libraries. Data were collected both in interviews and by means of a questionnaire. The questionnaire was sent to 137 Swedish public libraries. The results of the survey show that many public libraries have reduced their efforts on the annual report, and almost 30% have ceased producing those reports altogether. The reason for this is often lack of time. Some respondents feel that the usefulness of an annual report does not quite correlate with the resources demanded to put it together. The study of the specific library shows that today the annual report is primarily a document for internal use. This is partly due to a mounting uncertainty with regard to the purpose and addressee of the report. The municipal administration uses the library annual report as a source of information but it does not appear to affect planning or decision-making. The authors conclude that the libraries must consider presenting annual reports that more accurately reflect and adequately analyse their fields of activity, their multiple functions and their intangible assets in order to maintain, and possibly improve, the position of public libraries. This study shows that several of the ideas presented in the Intangible Assets Monitor and the Balanced Scorecard models are both suitable and possible to apply to public libraries. 4

I detta kapitel ger vi en bild av uppsatsens problemomrœde. Vi beskriver ocksœ uppsatsens syfte och frœgestšllningar. 1.1 Problembakgrund MŒnga svenska kommuner har under de senaste Œren brottats med en allt sšmre ekonomi, vilket fšr folkbiblioteken har inneburit minskade eller ofšršndrade anslag. Samtidigt har besšksantalet och kostnaderna i mœnga fall škat kraftigt. Trots detta har anvšndarundersškningar visat att kunderna Šr nšjda med bibliotekens verksamhet. Men situationen Šr naturligtvis i lšngden ohœllbar av flera anledningar. Personalen slits ut, mediabestœndet tappar i aktualitet, servicen fšrsšmras m m. Fšr att kunna bemšta och hantera den kšrvare ekonomiska situationen har mœnga kommuner genomfšrt omfattande organisatoriska fšršndringar med bl a kšp- och sšljorganisationer och/eller nšmndsammanslagningar. Ofta har kultur- och fritidsnšmnd slagits ihop och biblioteket har dšrmed hamnat i en betydligt stšrre fšrvaltning Šn tidigare och konkurrensen om anslagen, och om politikernas uppmšrksamhet, har blivit mer pœtaglig. Detta, tillsammans med folkbibliotekens omdiskuterade roll i det framvšxande informations- och kunskapssamhšllet, har givit upphov till en debatt om hur biblioteken pœ bšsta sštt ska redovisa och synliggšra komplexiteten i sin verksamhet fšr att dšrigenom fšrhindra marginalisering och stagnation. Fšljande citat Œterspeglar delvis problematiken: FšrstŒr verkligen inte beslutsfattarna vœrt [biblioteks] rštta všrde? Nej, uppenbarligen inte. [---] Dels beror det kanske pœ att vi har kunnat tala med bšnder pœ bšnders sprœk och med lšrde mšn pœ latin, men haft avsevšrda svœrigheter att tala med kommunernas budget- och redovisningsavdelningar pœ deras sprœk. Nu Šr det nog dags att vi lšr oss det sprœket ocksœ. [---] Vi, som faktiskt Šr švertygade om att kunskap Šr grundbulten i ett všlutvecklat och demokratiskt samhšlle, mœste hitta metoder att švertyga andra om nšdvšndigheten av folkbibliotek. Fšr detta behšvs fagra ord, men mer Šn sœ. Verksamhetens mœngfald mœste lyftas fram och redovisas och den slutliga uppgšrelsen med utlœningen som mœtt fšr all biblioteksverksamhet mœste Šga rum. Och vi mœste kanske lšra oss att diskutera i traditionella ekonomiska termer (Eide-Jensen, 1992, s 43). I en tid dœ effektivitet och resultat hamnat i fokus aktualiseras frœgor om vilka verksamhetsmœtt som Šr relevanta fšr ett folkbibliotek, hur biblioteken ska beskriva sin verksamhet och hur den lšmpligen bšr redovisas fšr uppdragsgivaren. Mot denna bakgrund blir folkbibliotekens verksamhetsberšttelser intressanta. Vilken roll och funktion har verksamhetsberšttelsen i dagslšget? r den t ex ett medel fšr effektiv kommunikation med uppdragsgivaren? Eller Šr den ett obetydligt dokument som slentrianmšssigt, p g a gamla traditioner, sammanstšlls av biblioteksledningen? r innehœllet anpassat efter mottagarens behov och Šr informationen relevant och tillršcklig? HervŽ Corvellec, fšretagsekonom som studerat och skrivit om folkbibliotekens verksamhetsberšttelser, beršr detta nšr han skriver: ÓI sin verksamhetsberšttelse presenterar mœnga bibliotek idag fšregœende Œrs resultat, budgetbedšmning plus en del information om viktiga hšndelser som intršffat under Œret. Den avgšrande frœgan Šr, om detta Šr tillršckligtó (Corvellec, 1992, s 69). 5

Huvudsyftet med uppsatsen Šr att undersška vilken roll och funktion folkbibliotekens verksamhetsberšttelse har fšr biblioteken och uppdragsgivarna, varfšr biblioteken skriver den och hur den anvšnds och všrderas. Studien ska ocksœ redogšra fšr olika uppfattningar om verksamhetsberšttelsers innehœll och form: verksamhetsbeskrivning, verksamhetsmœtt, layout m m. Studien ska dessutom identifiera och beskriva problem och mšjligheter gšllande folkbiblioteks verksamhetsberšttelser med utgœngspunkt frœn ett specifikt folkbibliotek, samt ge en bild av de svenska folkbibliotekens verksamhetsberšttelser; deras fšrekomst, vem de riktar sig till och vilken vikt som tillmšts dem. Vi vill pœpeka att uppsatsen vare sig Šr en všrderande detaljgranskning av det undersškta bibliotekets verksamhetsberšttelse eller av kommunledningen i den aktuella kommunen. Det Šr heller inte en handbok i konsten att skriva en verksamhetsberšttelse. 1.3 FrŒgestŠllningar FrŒgestŠllningarna, som Šr utarbetade fšr att uppnœ syftet med uppsatsen, utgœr frœn fyra švergripande perspektiv: 1. Intention och adressat: HŠr behandlas det švergripande syftet med den Œrliga verksamhetsredovisningen och till vem eller till vilka mœlgrupper den riktar sig. Vad Šr avsšndarens intention med verksamhetsberšttelsen? Hur uppfattar mottagaren avsšndarens intention? Vem riktar sig verksamhetsberšttelsen till? Vem uppfattar mottagaren som adressat? 2. AnvŠndning: tar upp verksamhetsberšttelsernas funktionella dimensioner. Vilka funktioner har verksamhetsberšttelsen? Hur och av vem/vilka anvšnds verksamhetsberšttelsen? 3. InnehŒll och form: fokuserar verksamhetsberšttelsernas olika delar ur innehœlls- och formmšssiga aspekter. Vad innehœller verksamhetsberšttelsen? r begrepp och modeller hšmtade frœn den privata sektorns Œrsredovisningar och frœn fšretagsekonomin anvšndbara fšr folkbibliotekens arbete med verksamhetsberšttelsen? Hur ser uppdragsgivare och personal pœ verksamhetsberšttelsens innehœll och form? Hur Šr verksamhetsberšttelsen utformad och vilket intryck ger den? 4. Betydelse: avser att utršna vilken vikt verksamhetsberšttelserna tillmšts av fšretršdare fšr olika instanser. Vilken betydelse har verksamhetsberšttelsen? 6

Kapitlet innehœller metodval, avgršnsningar och definitioner. Vi tar Šven upp fšrutsšttningar kring de empiriska undersškningarna. 2.1 Metodval Undersškningen bestœr av tvœ delar, en litteraturstudie och en empirisk undersškning, vilken i sin tur bestœr av tvœ delar: en fallstudie, dšr vi tillšmpar kvalitativ metod medelst intervjuer, och en enkštundersškning dšr vi tillšmpar kvantitativ metod. Med litteraturstudien vill vi sštta in folkbibliotekens verksamhetsberšttelser i ett stšrre sammanhang. Med hjšlp av tidigare studier redogšr vi fšr vad redovisning och verksamhetsberšttelser Šr och hur de ser ut inom bœde folkbiblioteksvšrlden och den privata sektorn. Det sistnšmnda dšrfšr att den privata sektorns redovisningspraxis ligger till grund fšr redovisningen inom den offentliga sektorn, och fšr att fšretagsekonomiska teorier under senare Œr i debatten fšrts fram som mšjliga lšsningar pœ diverse problem dšr, t ex gšllande redovisningen inom folkbiblioteken. Vi redogšr ocksœ fšr en del av de problem och mšjligheter som diskuterats de senaste Œren kring verksamhetsredovisning, verksamhetsbeskrivning, verksamhetsmœtt och nya organisations- och styrteorier, vilka fœr konsekvenser fšr hur man presenterar sin verksamhet i redovisningen. Litteraturstudien utmynnar i en beskrivningsmodell som vi anvšnder vid beskrivningen av det undersškta bibliotekets verksamhetsberšttelse. Litteraturen om folkbibliotekens verksamhetsberšttelser Šr tšmligen begršnsad. Fšr att fœ en fšrestšllning om verksamhetsberšttelsernas roll och funktion inom folkbiblioteken har vi dšrfšr valt att frœga de personer som skriver dem och de som lšser dem, med andra ord gšra en empirisk undersškning. Som undersškningsmetod anvšnder vi oss av en fallstudie dšr vi fokuserar ett bibliotek, dess verksamhetsberšttelse och dess uppdragsgivare. Fokuseringen innebšr att vi kan gšra djupintervjuer med representanter fšr biblioteksverksamheten, kultur- och fritidsfšrvaltningen, kultur- och fritidsnšmnden samt kommunledningen. DŠrmed efterstršvar vi en helhetsinriktad fšrstœelse fšr de undersškta enheterna. Med denna metod kan vi redogšra fšr bibliotekets verksamhetsberšttelse och fšr de fšrutsšttningar som gšller i den undersškta kommunen. Dessutom kan vi med hjšlp av litteraturstudien och resultatet av intervjuerna gšra en analys av problem och mšjligheter fšr bibliotekets verksamhetsberšttelse och omstšndigheterna kring den. Det vi hšrmed vinner i djup fšrlorar vi emellertid i bredd. Fšr att bredda och komplettera vœr kvalitativa undersškning i vissa frœgor har vi anvšnt oss av en kortfattad enkšt. Vi vill t ex ta reda pœ hur vanligt det Šr att svenska folkbibliotek idag skriver respektive inte skriver verksamhetsberšttelse. VŒra frœgestšllningar, och de dšrmed sammanhšngande fyra perspektiven, riktas mot bœde litteraturstudien och den empiriska undersškningen. Det innebšr att vi dels fokuserar verksamhetsberšttelser och redovisningsrelaterade omrœden ur ett allmšnt perspektiv (litteraturstudien, enkštundersškningen), dels att vi med fallstudien Ózoomar 7

att anlšgga de fyra perspektiven pœ uppsatsens olika delar undersšker vi ocksœ hur perspektiven relaterar till varandra. 2.2 AvgrŠnsningar En verksamhetsberšttelse kan ha flera mœlgrupper och vi har valt att undersška tvœ av dem, fšretršdare fšr biblioteksverksamheten och uppdragsgivaren. AllmŠnheten, som finansierar biblioteksverksamheten med skattemedel, och dšrmed Šr en naturlig mœlgrupp, har vi uteslutit. Dels fšr att den representeras av de folkvalda i nšmnd och kommunledning, dels fšr att undersškningen mœste begršnsas. Vidare har vi begršnsat fallstudien till en kommun och dess huvudbibliotek (se metod). I enkšten har vi valt att rikta oss endast till bibliotekschefer eftersom det Šr de som ansvarar fšr redovisningen av verksamheten och vi i denna kompletterande del av undersškningen Šr intresserade av att fœ reda pœ frœgor som bšst besvaras av cheferna. Undersškningen Šr fokuserad pœ nulšget, det Šr den senaste verksamhetsberšttelsen (1996) vi i huvudsak har studerat. 2.3 Anonymitet Eftersom vissa av de intervjuade i fallstudien ville vara anonyma har vi avstœtt frœn att nšmna kommunen och de intervjuade vid namn. Vi har ocksœ konsekvent anvšnt oss av ÓhonÓ som personligt pronomen fšr att ytterligare undvika identifikation av personer. Detta har emellertid ingen betydelse fšr undersškningens genomfšrande eller resultat. Fšr att inte heller indirekt avslšja kommunens identitet nšjer vi oss med att sšga att det Šr en svensk kommun, vars invœnarantal Šr mellan 70 000 och 120 000, och dess huvudbibliotek vi undersšker. Kommunen kallas i uppsatsen fšr Kšpingestrand. ven enkštsvaren har behandlats anonymt. 2.4 Definitioner VerksamhetsberŠttelse VerksamhetsberŠttelse Šr den vanligast fšrekommande benšmningen fšr Œrlig redovisning pœ biblioteksnivœ, Šven om den pœ vissa bibliotek kallas fšr nœgot annat, t ex verksamhetsplan, Œrsanalys eller ŒrsberŠttelse. PŒ kommunal nivœ kallas motsvarigheten Œrsredovisning (Corvellec, 1995). ven det privata nšringslivet anvšnder sig av den senare termen. Det finns alltsœ olika benšmningar fšr samma fšreteelse och vi anvšnder oss av denna vedertagna terminologi men vi gšr ingen betydelseskillnad mellan de olika begreppen. Med folkbibliotekens verksamhetsberšttelse menar vi det dokument dšr biblioteket redovisar Œrets resultat och beskriver sin verksamhet. Det Šr alltsœ ett dokument som stršcker sig utšver en kortfattad statistisk och ekonomisk rapport. VerksamhetsberŠttelsen kan - men behšver ej fšr att stšmma in pœ vœr definition - Šven innehœlla omvšrldsanalys, strategisk planering, mœl och mœluppfyllelse m m. 8

Vem som Šr bibliotekets uppdragsgivare Šr en komplex frœga. PŒ kommunnivœ Šr det kommunfullmšktige som ger nšmnderna anslag som ska fšrdelas pœ olika verksamheter. Vilken nšmnd biblioteket tillhšr varierar frœn kommun till kommun. Det kan t ex vara kulturnšmnden, kultur- och fritidsnšmnden eller utbildningsnšmnden. NŠmnden har dels det švergripande ansvaret fšr biblioteksverksamheten, dels uppgiften att fatta politiska beslut gšllande biblioteksfrœgor, vilket gšr nšmnden till uppdragsgivare i praktiken. AllmŠnheten Šr ocksœ uppdragsgivare eftersom de via kommunalskatten finansierar biblioteksverksamheten och dessutom representeras de av folkvalda i kommunfullmšktige. Vi anvšnder uppdragsgivare som en samlande term fšr nšmnd, fšrvaltning, kommunstyrelse och fullmšktige, d v s den kommunala beslutsapparaten. 9

I detta kapitel, som redovisar vœr litteraturstudie, placerar vi in folkbibliotekens verksamhetsberšttelser i ett stšrre sammanhang dšr vi bšrjar med bakgrund och fšrutsšttningar. DŠrefter fšljer en kortfattad redovisningshistorisk šversikt, varefter vi kommer in pœ lagar och normer. Resten av kapitlet Šgnas dels Œt en genomgœng av verksamhetsredovisningen i privata fšretag och i folkbibliotekssektorn utifrœn vœra fyra perspektiv (se avsnitt 1.3), dels Œt att redogšra fšr en del av den debatt och forskning som under senare Œr fšrts kring verksamhetsredovisning, verksamhetsmœtt och nya organisations- och styrteorier. Kapitlet utmynnar slutligen i en beskrivningsmodell som vi i det pœfšljande kapitlet anvšnder vid beskrivningen av det undersškta bibliotekets verksamhetsberšttelse. 3.1 Bakgrund och fšrutsšttningar Det Šr i flera avseenden missvisande att utan vidare jšmfšra folkbibliotekens verksamhetsberšttelser med Œrsredovisningarna i den privata sektorn. Framfšr allt av den anledningen att fšrutsšttningarna skiljer sig Œt, t ex gšllande lagar och ekonomiska resurser. Vad som ska ršknas som resultat, framgœng, prestation och kvalitet Šr dessutom mer komplicerat inom offentlig, icke-vinstdrivande verksamhet Šn inom den privata sektorn. Problematiken uppfattas av lšnsbibliotekarie Anna-Lena Hšglund pœ fšljande sštt: r ett kommersiellt fšretags resultat gott syns det som ekonomisk vinst. Om resultatet fšr ett bibliotek Šr gott ger det dock ingen synlig vinst fšr biblioteket. Vinsten ligger i stšllet hos avnšmaren, bibliotekskunden. Om resultatet inte Šr gott kan biblioteket mšjligen avlšsa det i sjunkande utlœning eller fšrre besšk, men det drabbas dšrmed inte av nœgon omedelbart kšnnbar fšrlust (Hšglund, 1992, s 8). De privata fšretagens švergripande mœl Šr ekonomisk vinst, och dœ de Šr utsatta fšr konkurrens kan de, fšr att šverleva pœ lœng sikt, inte slœ sig till ro med ett gott Œrsresultat. De mœste oavbrutet blicka bœde inœt och bakœt, mot den egna verksamheten, och utœt och framœt. I det sammanhanget blir kunskap och andra immateriella tillgœngar viktiga konkurrens- och framgœngsfaktorer. Folkbiblioteken, Œ andra sidan, bedriver en verksamhet vars švergripande mœl Šr knutet till en frœn ekonomisk vinst frikopplad samhšllsnytta. De Šr en fšr allmšnheten inršttad serviceinstitution finansierad genom skattemedel, och deras styrning och inriktning Šr underordnad en demokratisk beslutsprocess. Beslutsprocessen Šr dšrmed inte, som hos de privata fšretagen, fšrlagd enbart till organisationens ledning, utan Šr fšrdelad mellan biblioteksledning, nšmnd och fšrvaltning, vilka i sin tur har att rštta sig efter de beslut som fattas i kommunfullmšktige. Hšglund menar att organisationer, fšretag och offentliga fšrvaltningar utvšrderar sin verksamhet bl a fšr att kontrollera om resurser anvšnds effektivt och om de erbjuder den service (eller de varor) kunder och anvšndare efterfrœgar och behšver. Folkbiblioteken har en relativt mœngsidig och differentierad service, vilket gšr det komplicerat att fœ en bild av deras verksamhets resultat. Hon sšger vidare att mœnga olika slags mœtt mœste sammanstšllas fšr att tydliggšra hur biblioteken anvšnder sina resurser och i vilken utstršckning deras service motsvarar behov och efterfrœgan (Hšglund, 1992). 10

anvšndarnas behov, och i vilken utstršckning biblioteken fullfšljer det uppdrag som Œlagts dem i form av kulturpolitiska beslut och riktlinjer. I praktiken innebšr det en avvšgning mellan att Óge folk vad de vill haó och att všrna om kulturarvet och ett pluralistiskt och kvalitativt utbud. Bibliotekens fšrutsšttningar skiljer sig alltsœ i flera viktiga avseenden všsentligen frœn de privata fšretagens. Detta innebšr att de teorier och den praxis som finns inom fšretagsvšrlden inte fullt ut Šr šverfšrbar pœ folkbibliotekens verksamhet och dess redovisning. Men i en tid pršglad av snabba och genomgripande fšršndringar pœ i stort sett alla omrœden har Šven folkbiblioteken anledning att begrunda sin nuvarande och framtida verksamhet. Folkbiblioteken befinner sig i dag i en konkurrenssituation och fšrutsšttningarna ser annorlunda ut Šn vad de gjorde fšr lœt oss sšga tio Œr sedan. Den nya informationstekniken har lett till rollfšrskjutningar och omfattande omstšllningar samt att andra aktšrer dykt upp pœ informationsmarknaden. Besšks- och lœnemšnster har fšršndrats (t ex fler studenter, škad utlœning av facklitteratur och minskad utlœning av skšnlitteratur) och de kommunala ekonomierna Šr ofta anstršngda, vilket innebšr škad konkurrens med andra kommunala verksamheter om skattemedel. Vidare har nya medier fšrts in i biblioteken, och dessa konkurrerar med bšckerna om lokalutrymme och ekonomiska resurser, vilket bl a leder till att svœra prioriteringar mœste gšras. Mot bakgrund av det ovan sagda och de senaste Œrens debatt och forskning kring fšretagsekonomiska perspektiv anlagda pœ delar av den offentliga sektorn, inklusive folkbiblioteken, tycker vi att det finns anledning att hšr sštta folkbibliotekens verksamhetsberšttelser i relation till den privata sektorns verksamhetsredovisning. 3.2 Redovisningens historia I begynnelsen VŒrt moderna samhšlle vilar i hšg utstršckning pœ ett nštverk av kontrakt och šverenskommelser dšr olika parter har redovisningsskyldighet gentemot andra parter. Detta Šr emellertid inte unikt fšr den moderna všsterlšndska kulturen. Redovisning i olika former har existerat i alla tider och i alla kulturer. De Šldsta bevarade redovisningshandlingarna hšrstammar frœn lšnderna mellan floderna Eufrat och Tigris. De utgšrs av lertavlor med kilskrift och tillkom under perioden 3 500-3 000 f Kr (Jšnsson- Lundmark, 1981). Redovisning som kontroll Den redovisning vi i dag tillšmpar utvecklades betydligt senare. Den har sin grund i de italienska stadsstaterna under renšssansens fšrsta Œrhundrade och beskrevs fšrsta gœngen av en man vid namn Pacioli i ett arbete om aritmetik, geometri och proportion, publicerat i Venedig 1494. Vid denna tid hade redovisningen en kontrollfunktion med vars hjšlp de všlbesuttna skulle kunna skydda sin fšrmšgenhet mot stšld och fšrskingring. Fšrvaltare anstšlldes, vilka kontinuerligt lšmnade redogšrelser till sina huvudmšn. Redogšrelserna skulle pœ ett strukturerat och systematiskt sštt fšrteckna tillgœngarna och de affšrstransaktioner som vidtagits fšr huvudmannens rškning. SŒ smœningom všxte behovet fram av en s k dubbel bokfšring, och samma principer som Pacioli beskrev anvšnds Šn i dag (ibid). 11

Objektivitet och mœtt pœ effektivitet Traditionellt sett Šr redovisningens uppgift alltsœ att kontrollera en fšrvaltares sštt att skšta sin huvudmans affšrer, och den mœste uppfylla vissa krav. Det fršmsta torde vara att redovisningen ska vara objektiv och fri frœn godtyckliga och subjektiva všrderingar. Under den dubbla bokfšringens fšrsta tid avslutades bšckerna inte periodiskt utan kontona sammanfšrdes i ett saldo och avstšmdes endast i samband med att en ny bokfšringsbok togs i bruk. Fšrst under 1600-talet utvecklades bokslutstekniken dšrhšn att kontona avslutades periodiskt, sœ att resultatet av periodens verksamhet framkom automatiskt i redovisningen. Detta ledde efterhand till att resultatet i allt hšgre grad kom att anvšndas som ett sammanfattande mœtt pœ fšrvaltarens effektivitet. Denna typ av redovisning, som i fšrsta hand vill mšjliggšra kontroll av anfšrtrodda resurser, gœr ofta under benšmningen Óstewardship accountingó(ibid). Industrialismen och aktiebolagen I och med industrialismens genombrott fick aktiebolagsformen allt stšrre utbredning. Bolagens fšrvaltare, d v s styrelsen och verkstšllande direktšren, mœste fšr aktiešgarna redovisa hur de under den gœngna perioden fšrvaltat deras insatta kapital. Detta škade kraven pœ fšretagens redovisning, och lagar tillkom, vilka tvingade ett aktiebolags ledning att fšr varje rškenskapsœr sammanfatta ett minimum av information ršrande sin fšrvaltning av bolagets fšrmšgenhet i dels en balansrškning, dels en resultatrškning, vilka dessutom mœste publiceras offentligt (ibid). Intern redovisning Efterhand bšrjade de stora fšretagen att parallellt med den obligatoriska, externa redovisningen, utveckla system fšr redovisning av olika transaktioner i samband med fšretagens drift. Man brukar hšr tala om intern redovisning, eller driftsredovisning. Ursprungligen anvšndes Šven internredovisningen i fšrsta hand som kontrollšndamœl. SŒ smœningom bšrjade man av internredovisningen kršva att den inte enbart skulle ge underlag fšr kostnadskontroll, utan Šven tillhandahœlla information som kunde ge fšretagsledningen všgledning vid fattandet av beslut som beršrde framtiden. Denna uppfattning, som kan hšrledas tillbaka till 1920-talet, gšller numera Šven fšr externredovisningen (ibid). Flerdimensionell redovisning och styrinstrument FrŒn att frœn bšrjan ha varit ett endimensionellt kontrollinstrument avsett att švervaka fšrvaltarens sštt att handha sin huvudmans affšrer och tillgœngar, har redovisningen šver tiden utvecklats till ett komplext flerdimensionellt system med flera olika funktioner. DŠrtill har den rent ekonomiska aspekten kompletterats med bl a beršttande inslag, varfšr man istšllet fšr Œrsredovisning ofta anvšnder de adekvatare termerna ŒrsberŠttelse eller verksamhetsberšttelse (ibid). Aktiebolagens Œrsredovisningar har sedermera fœtt stœ modell fšr andra organisationsformers Œrsredovisningar (Edlund m fl, 1982). Ett fšretags eller en organisations Œrsredovisning Šr numera en integrerad del i informations- och marknadsfšringssystemet. Inte sšllan Šr den en del Šven i styrningen av organisationen i frœga. Flera nyare styr- och organisationsmodeller pœverkar och fšršndrar dšrmed ocksœ redovisningen. De objektiva všrderingarna, liksom de ÓhŒrdaÓ, finansiella verksamhetsmœtten kompletteras med ÓmjukareÓ och subjektiva mœtt. Vissa 12

redovisningen av de immateriella tillgœngarna, vilka normalt inte syns i den vanliga redovisningen. I avsnitt 3.7 redogšr vi fšr nœgra av dessa begrepp och modeller. VerksamhetsberŠttelse pœ bibliotek Till skillnad frœn andra kommunala verksamheter tycks folkbiblioteken ha en lœng tradition att upprštta verksamhetsberšttelser. Detta har flera tšnkbara fšrklaringar. Dels kan det bero pœ att det Šr lštt att fœ ut statistiska uppgifter frœn ett bibliotek, i synnerhet efter datoriseringen. (Folkbiblioteken har sedan 1976 lšmnat statistiska uppgifter till SCB). Dels har det lšnge funnits ett nationellt och internationellt utbyte av erfarenheter folkbibliotek emellan, vilket bl a har uppmuntrat en nyfikenhet pœ varandras verksamheter. Bevarandefunktionen i ett bibliotek kan ocksœ ha bidragit till att man har velat dokumentera sin verksamhet. VerksamhetsberŠttelserna har dessutom spelat en roll som jšmfšrelsematerial med andra bibliotek i andra kommuner. 3.3 Lagar, normer och praxis Av den historiska utvecklingslinjen som tecknats ovan ser man att redovisningen utvecklas utifrœn anvšndarnas krav, vilka fšršndras i takt med samhšllsutvecklingen. Lagar och rekommendationer har efter hand utformats fšr att fœ stabilitet och enhetliga normer samtidigt som fšretagens levnadsvillkor hela tiden fšršndras ( hman, 1996). Bokfšringslagen och Aktiebolagslagen I Sverige Šr det fršmst Bokfšringslagen (BL) och Aktiebolagslagen (ABL) som styr Œrsredovisningen. Den fšrtnšmnda reglerar vilka rapporter om verksamheten som alla fšretag Šr skyldiga att sammanstšlla. Den senare reglerar aktiebolagens verksamhet (Blomquist och Leonardz, 1995). Dessutom finns BokfšringsnŠmnden (BFN), som har till uppgift att fršmja utvecklingen av god redovisningssed, samt Fšreningen Auktoriserade Revisorer (FAR) som sedan lœng tid verkat fšr normbildning pœ redovisningsomrœdet fršmst genom att utfšrda rekommendationer i redovisningsfrœgor ( hman, 1996). Det Šr i lagen noga reglerat vilka uppgifter om ett fšretags verksamhet som redovisningen minst ska innehœlla. Enligt BL ska alla fšretag upprštta resultatrškning och balansrškning. Fšr aktiebolag finns ytterligare krav enligt ABL som kršver fšrvaltningsberšttelse och revisionsberšttelse. Stšrre aktiebolags Œrsredovisning mœste Šven innehœlla en finansieringsanalys. Det Šr noga reglerat efter vilka principer uppgifterna ska samlas in och beršknas (Blomquist och Leonardz, 1995). Kommunallagen Enligt 14-17 i Kommunallagen ska styrelsen och švriga nšmnder fortlšpande fšra rškenskaper šver de medel som de fšrvaltar. NŠr styrelsen har fœtt švriga nšmnders redovisningar, ska den avsluta rškenskaperna med ett Œrsbokslut och sammanfatta detta i en Œrsredovisning. I Œrsredovisningen ska upplysning lšmnas om utfallet av verksamheten, verksamhetens finansiering och den ekonomiska stšllningen vid Œrets slut. Det nšmns alltsœ ingenting om redovisningsskyldighet pœ verksamhetsnivœ utan det švergripande ansvaret och redovisningsskyldigheten finns hos nšmnden. 13

3.4 rsredovisning inom den privata sektorn Att utan vidare tala om den privata sektorn som ett allmšnbegrepp Šr olšmpligt eftersom de organisationer och fšretag som gœr in under begreppet kan vara sœ olika betršffande verksamhet, storlek, Šgande- och organisationsform m m. Detta fšrhœllande avspeglar sig naturligtvis ocksœ i deras Œrsredovisningar. Det Šr skilda saker som fokuseras och framgœngsfaktorerna fšr respektive bransch kan se mycket olika ut. Trots inbšrdes olikheter fšretagen emellan har vi nedan gjort en ansats att under vœra fyra perspektiv (se avsnitt 1.3) samla generella karaktšristika. Det Šr alltsœ en schematisk genomgœng dšr vi utgœtt frœn litteratur i Šmnet samt frœn nœgra Œrsredovisningar frœn olika bšrsnoterade aktiebolag. Intention och adressat Intentionen med Œrsredovisningen Šr svœr att sšrskilja frœn dess funktion. Med intention menar vi det švergripande syftet, och dœ kan man sšga att ett fšretags Œrsredovisning har som fršmsta uppgift att ge en ršttvisande, tillfšrlitlig och begriplig bild av fšretaget. rsredovisningens tillfšrlitlighet Šr avhšngig hur všl dess information representerar vad den avser att representera. Fšr att vara relevant mœste informationen vara logiskt relaterad till ett givet beslut (Kam, 1990, se Drevelius och Hšppner, 1997). Blomquist och Leonardz (1995) menar att Œrsredovisningen ska informera om vad som har gjorts under Œret och hur det har gœtt. Verksamhet (det som varit) och planering (det som ska bli) hšnger samman. Planering, verksamhet och redovisning kan ses som delar i ett fortlšpande kretslopp. Inom fšretagsvšrlden skiljer man mellan extern och intern redovisning. Den externa Šr avsedd fšr utomstœende (leverantšrer, stat och kommun, aktiešgare m fl). Syftet med den Šr att ge en tillršckligt god uppfattning om hur det gœr fšr fšretaget fšr att utomstœende ska kunna avgšra hur de ska fšrhœlla sig till det. Den interna redovisningen všnder sig till de i fšretaget som har att besluta om hur verksamheten ska bedrivas bœde pœ kort och lœng sikt. GrŠnsen mellan extern och intern redovisning Šr flytande. Inte sšllan kommer den externa redovisningen ocksœ till anvšndning internt, medan den interna redovisningen endast anvšnds internt (ibid). DŠrtill kan Œrsredovisningen ingœ i marknadsfšringsstrategin och syfta till att ge en positiv bild av verksamheten. Dessutom finns det juridiska syftet att uppfylla lagar och normer (se avsnitt 3.3). Enligt Drevelius och Hšppner (1997) mœste frœgan om huruvida en Œrsredovisning Šr bra kopplas samman med mœlgrupp, vilket gšr att ett fšretag vid utarbetandet av dess policy mœste ta stšllning till vilken del av samhšllet man vill tjšna. Detta eftersom det Šr omšjligt att utarbeta en generell policy som tillgodoser allas behov (Rees, 1990, se Drevelius och Hšppner, 1997). Bengt Hane, informationschef pœ Volvo 1987, Šr inne pœ samma linje, dœ han i en intervju i Kommunaktuellt sšger att man inte kan gšra en Œrsredovisning som tillgodoser alla mœlgruppers šnskemœl. Volvos mœlgrupp fšr Œrsredovisningen Šr i fšrsta hand kunniga aktiešgare och ekonomiska analytiker. Han fšrklarar vidare att Volvo likvšl regelbundet gšr lšsvšrdesundersškningar av Œrsredovisningen. Av undersškningarna har det framgœtt att mœnga har svœrt att fšrstœ den ekonomiska informationen. LŠsarna saknar sammanfattningar och šversikter. Detta 14

direkt lšttillgšnglig, enligt Hane, och att den tunga och svœrare Œrsredovisningen har kompletterats med en fšrenklad fšr de anstšllda (Ericsson, 1987). AnvŠndning Som vi redogjort fšr ovan, har anvšndningen av ett fšretags Œrsredovisning fšrskjutits frœn att ha varit ett ensidigt kontrollinstrument till att bli ett komplext redovisnings-, informations- och styrinstrument som samtidigt utgšr en integrerad del av fšretagets marknadsfšring. Dess anvšndningsomrœde har alltsœ efterhand utškats. I Œrsredovisningarna finns oftast en tydlig relation mellan verksamhetsplanering, mœl och resultatredovisning. DŠrmed kan de ocksœ anvšndas fšr utvšrdering och uppfšljning. Med hjšlp av olika verksamhetsmœtt gšrs jšmfšrelser, ofta i ett femœrsperspektiv, bl a fšr att kunna sšrskilja trendmšssiga fšršndringar frœn mer djupgœende och strukturella. Drevelius och Hšppner (1997) sammanfattar Œrsredovisningens anvšndning som att den dels ska redovisa resultat och fšrbrukning av resurser, dels utgšra beslutsunderlag. rsredovisningen har dšrtill, precis som all švrig information, en potential att skapa kommunikation. I rsredovisningen i framtiden (Edlund m fl, 1982) stšlls frœgan huruvida man kan kommunicera genom en Œrsredovisning. Svaret blir dšr nekande, men man menar att den kan Óšppna všgen fšr viktig kommunikation - om den Šr sœ intressevšckande, sœ mœlgruppsanpassad, att lšsarna sšker kontakt, vill veta mer eller framfšra sina Œsikter om det som beskrivs i denó(ibid, s 116). InnehŒll och form InnehŒllet varierar naturligtvis beroende pœ vilken bransch fšretaget Šr verksamt i men det finns stora likheter pœ grund av lagstiftning, och rekommendationer frœn FAR och BFN, som reglerar innehœllet. BalansrŠkning, resultatrškning och finansieringsanalys (fšr aktiebolag), mœste alltid finnas med. Andra ekonomiska avsnitt som ofta finns med Šr fšrvaltningsberšttelse, revisionsberšttelse och bokslutskommentar. Skillnaderna bestœr i vad man har valt att ta med i ÓtillŠggsinformationenÓ och i hur denna information presenteras. Nedan har vi punktat nœgra av de delar som, utšver de lagbundna, Œterkommer i de flesta Œrsredovisningar. InnehŒllsfšrteckning Ju mer omfattande Œrsredovisning, desto stšrre behov av innehœllsfšrteckning. InnehŒllsfšrteckningen Šr viktig dœ den snabbt mšjliggšr orientering. VD har ordet De flesta Œrsredovisningar inleds med att den verkstšllande direktšren tar till orda pœ ett par sidor. Det han sšger dšr Šr oftast en sammanfattning av vad som sšgs i Œrsredovisningen i švrigt. Historia, samtid och framtid finns ofta med, och den alltid optimistiska retoriken har fšrmodligen ett fšrtroendeingivande syfte. Stabilitet, kvalitet, tillvšxtpotential och professionalism betonas. En sorts ÓhumanismÓ Šr ocksœ vanligt fšrekommande, dšr sœdant som miljš- och mšnniskohšnsyn lyfts fram. 15

HŠr presenteras det gœngna Œret pœ ett šverblickbart sštt. FšrŠndringar och viktiga hšndelser stœr i centrum. Man tar ofta hjšlp av šverskœdliga diagram och tabeller. AffŠrsidŽ, mœl och strategi De flesta fšretag presenterar klart definierade affšrsidžer, mœl och strategier under egna rubriker. Somliga všver in det i lšpande text, t ex under Œrssammanfattningen eller i VD talar. Inte sšllan finns i samma texter, eller i nšra anslutning till dem, historiska bakœtblickar, nulšgesanalyser och pœ framtiden inriktade omvšrldsanalyser. Organisation HŠr redovisar man, ofta i en mer eller mindre detaljerad tršdstruktur, fšretagets organisation, branscher och dotterbolag o s v. Produkt- och verksamhetsbeskrivning samt presentation av fšretaget Verksamheten och dess produkter beskrivs ofta pœ flera stšllen i Œrsredovisningen.Om fšretaget Šr indelat i olika verksamhetsomrœden eller om det finns dotterbolag, redovisas dessa under egna rubriker. Detaljeringsgraden varierar, men Šr genomgœende tšmligen hšg. Ibland samlas verksamhetsbeskrivningen under en Ófakta-omÓ-rubrik. Ibland finns Šven kort historik. FemŒrsperspektiv Under denna rubrik presenteras olika typer av nyckeltal i ett femœrsperpektiv. Det Šr fršmst ekonomiska jšmfšrelsetal typ resultatrškningsmœtt, balansrškningsmœtt och avkastningsmœtt. Styrelsen och medarbetare Styrelsen brukar presenteras pœ en eller tvœ sidor med kortfattade personuppgifter och fšrtroendeuppdrag. Ofta fšrekommer fotografier pœ samtliga styrelsemedlemmar. Framfšr allt kunskapsintensiva fšretag har numera som vana att ocksœ redovisa personalen. Kompetensutveckling, antal anstšllda, ŒlderssammansŠttning och personalomsšttning fšrekommer ofta. rsredovisningarnas yttre form Šr ofta pœkostade och layoutmšssigt raffinerade. FyrfŠrgstryck, genomtšnkt och šverblickbar komposition och gott om diagram, tabeller och fotografier Šr i det nšrmaste regel. Sidantalet kan stršcka sig upp šver 100 sidor, Šven om de flesta fšrefaller ligga nœgonstans mellan 50 och 80 sidor. Formatet Šr genomgœende A4. rsredovisningarnas komplexitet gšr att uppdraget att upprštta dem numera ofta lšggs pœ konsulter av olika slag (Drevelius och Hšppner, 1997). rsredovisningarna kan som sagt se mycket olika ut fšr olika fšretag, men gemensamt fšr alla de som vi kommit i kontakt med Šr att de anvšnder ett formellt sprœk och ger ett serišst och fštroendeingivande intryck, och att den yttre, ofta pœkostade formen, inte leder lšsarens uppmšrksamhet bort frœn innehœllet, utan snarare underlšttar lšsningen och fšrstœelsen. 16

Att Œrsredovisningen har ett hšgt všrde inom den privata sektorn rœder det inget tvivel om. Naturligtvis beror detta till stor del pœ att vissa av dess delar Šr nšdvšndiga enligt lagstiftningen, men ocksœ fšr att delšgare och andra intresserade lšgger stor vikt vid Œrsredovisningen, vilken kan betraktas som fšretagets ansikte utœt. I synnerhet har de stora bšrsbolagen mœnga kritiska šgon riktade mot sin verksamhet. Dels frœn aktiešgarna, men ocksœ frœn de stora ekonomiska tidskrifterna vilka Šr maktfaktorer som i viss mœn kan pœverka ett fšretags anseende etc. Att skriva sœ bra Œrsredovisning som mšjligt har t o m blivit nœgot av en sport. I Sverige har det sedan 1960-talets mitt hœllits en tšvling kallad Ó rets bšsta ŒrsredovisningÓ, vilken har fyllt en viktig funktion fšr svenska fšretag dœ den Óhar hšjt ambitionsnivœn och samtidigt stegrat kraven pœ Œrsredovisningarna, den har drivit fram šppnare och rakare information till aktiešgare och andra mœlgrupperó (Edlund, m fl, 1982, s 125). 3.5 Tidigare forskning I detta avsnitt gšr vi en šversiktlig sammanfattning av nœgra av de teorier och debattinlšgg kring redovisningssprœk, verksamhetsmœtt och verksamhetsbeskrivning som har presenterats de senaste Œren. Behovet av ett nytt sprœk Jšnsson-Lundmark menar att redovisningen kan ses som ett sprœk som anvšnds nšr fšretag eller organisationer ska rapportera om olika affšrshšndelser och deras konsekvenser. De verkliga eller naturliga sprœken anses inte en gœng fšr alla givna. Nya sprœk, eller nya typer av sprœk, uppstœr medan andra fšrœldras och rœkar i glšmska, allt eftersom omgivningen och livsformen fšršndras hos sprœkets anvšndare. Samma sak gšller, eller bšr gšlla, fšr fšretagens sprœk, d v s redovisningen. RedovisningssprŒket bšr fšršndras allteftersom samhšllet och fšretagets eller organisationens roll i samhšllet fšršndras (Jšnsson-Lundmark, 1981). Inger Eide-Jensen, f d stadsbibliotekarie i Gšteborg, citerades i uppsatsens inledning, dšr hon betonar behovet av ett nytt sprœk som dels kan beskriva folkbibliotekens mœngfasetterade verksamhet, dels underlštta kommunikationen med kommunernas budget- och redovisningsavdelningar. Det sprœk och de beskrivningsmodeller man har i dagslšget beskrivs som otillršckliga. ÓVi har šver huvud taget svœrt att ens i ord beskriva vad som Šr kvalitet i biblioteksverksamheten. [É] Det vi inte kan beskriva kan vi inte heller fšršndraó skriver hon vidare (Eide-Jensen, 1992, s 44). Hennes resonemang utmynnar i en stršvan efter en ny verksamhetslogik. Med hjšlp av begrepp och metoder hšmtade frœn den fšretagsekonomiska sfšren vill hon skapa en ny beskrivningsmodell fšr folkbiblioteken. Syftet Šr bl a att anpassa folkbiblioteken till en fšršnderlig omvšrld och att skapa ett sprœk som underlšttar kommunikationen mellan uppdragsgivare och utfšrare. ÓPolitikerna behšver en beskrivning av verksamheten som gšr det mšjligt att fatta strategiska beslut om verksamhetens inriktning och omfattningó (ibid, s 45). OcksŒ Gšran WidebŠck, fšretagsekonom som ur ett fšretagsekonomiskt perspektiv Šgnat sig mycket Œt folkbibliotekens situation, betonar sprœkets betydelse: ÓDet 17

fšr framgœngsrik fšrnyelseó (WidebŠck, 1990, s 157). MŠtproblematik MŠtproblematiken inom folkbiblioteken Šr ett stort och komplext omrœde som det har skrivits mycket om. Vi tar hšr upp nœgra svenska exempel. Bristen pœ bra mštinstrument fšr biblioteksverksamhet har lšnge ansetts besvšrande. UtlŒningssiffrorna anses av mœnga som ett trubbigt instrument. MŠtmetoder som kompletterar utlœningsstatistiken har lšnge efterlysts (Fšrord av Barbro Thomas i Hšglund, 1992). Eide-Jensen pœpekar att det Šr fœ verksamheter inom det kommunala omrœdet som Šr sœ všgda och mštta som folkbibliotekens verksamhet. rligen dršnker vi vœra uppdragsgivare i nšmnder och styrelser med statistikmaterial som vi ocksœ skickar till kulturrœdet och SCB. DŠrifrŒn kommer sedan mšngder med tabeller ut med vars hjšlp vi všger och mšter en gœng till och jšmfšr med andra kommuner. ndœ klagar vi inom professionen pœ, att vœr verksamhet inte kan beskrivas, att alla dessa mšngder och vikter inte sšger nœgot om verksamhetens kvalitet. Det finns fler orsaker till det: - vi mšter det vi kan mšta inte de vi behšver mšta. - utlœning fœr vara mœtt Šven nšr utlœning inte Šr mœlet fšr verksamheten (Eide-Jensen, 1992, s 44). Hon sšger vidare att man inom biblioteksvšrlden fortfarande inte lyckats lansera nœgot annat mœtt Šn utlœn (ibid). ndœ har en mšngd fšrsšk gjorts att utarbeta relevanta mœtt och nyckeltal fšr folkbiblioteksverksamheten, och internationellt sett Šr forskningen inom omrœdet omfattande. Corvellec pœpekar att i litteraturen om biblioteksmanagement har hundratals prestationsindikatorer identifierats. Men i praktiken Šr det alltsœ fœ som kommit till anvšndning (Corvellec, 1995). Corvellec ser valet av mœtt som den mest kšnsliga delen i utvšrderingen av prestationer. Han fšrklarar att eftersom prestation skapas genom jšmfšrelser, mœste jšmfšrelsen, fšr att vara ršttvis, gšras mellan klart etablerade aktiviteter. ÓValet av mœtt beror pœ hur en aktivitet definieras, de speglar ocksœ om man Šr angelšgen om att uppskatta den interna processens prestation snarare Šn bibliotekets effekt pœ omgivningenó (Corvellec, 1992, s 71). I Sverige har en del fšrsšk gjorts att infšra nya mœtt och mštmetoder. Sven Nilsson och Boris Ukotic-Zetterlund presenterar i artikeln ÓTa temperaturen pœ ditt bibliotekó i Biblioteksbladet arbetet med att ta fram fyra nyckeltal fšr Malmš Stadsbibliotek. Kriterierna som stšlldes upp var fšljande: Nyckeltalen ska: - utgœ frœn kriteriet kundanvšndande. (Kundorientering framfšr resursorientering). - mšta utnyttjandet av bibliotekets resurser, som Šr samlingarna, personalen och lokalerna. - vara indikatorer pœ verksamheten men ocksœ vara pœverkbara. - trots enkelhet i framtagandet vara lštt jšmfšrbara mellan enheterna. - vara oberoende av varandra. - kunna tas fram med liten insats. 18

šverensstšmde med kriterierna: lokalutnyttjande: yta (kvadratmeter) per besškare och šppettimme. besškare per anstšlld (per timme eller Œr) andelen lœnare/ickelœnare bland besškarna bokbestœndets omsšttningstal (lœn dividerat med bestœnd) MŒtten Šr framtagna fšr att mšta resursutnyttjandet i fšrhœllande till uppstšllda mœl vilket likstšlls med effektivitet. Artikelfšrfattarna menar att nyckeltalen inte ersštter de detaljstudier som behšvs fšr att man ska optimera sitt resursutnyttjande, utan ska ge en bild av det allmšnna ÓhŠlsotillstŒndetÓ i biblioteket (Nilsson och Ukotic-Zetterlund, 1992). Anna-Lena Hšglund presenterar i skriften MŠta fšr att veta mštmetoder som bygger pœ en skrift av Nick Moore: Measuring the Performance of Public Libraries. PŒ uppdrag av IFLA och UNESCO har Moore utarbetat en handbok med instruktioner fšr mštning och utvšrdering. Avsikten Šr att i olika lšnder pršva metodernas anvšndbarhet. I Sverige har lšnsbiblioteken i Kalmar, Sšdermanlands och stergštlands lšn samt NynŠshamns kommun med bidrag frœn Statens kulturrœd Œtagit sig att testa Moores metoder i Hšglunds till svenska fšrhœllande anpassade version (Hšglund, 1992). Hšglund sštter upp ett antal principer och grundfšrutsšttningar fšr de mštmetoder hon presenterar: Verksamheten ska mštas i fšrhœllande till bibliotekets mœl - Det Šr fšrst nšr man kan stšlla resultaten i relation till avsikten med verksamheten ett mœtt fœr sitt všrde. MŠtningarna ska vara en integrerad del av ledningsprocessen - Att leda Šr en process som aldrig fœr stanna upp. Ledningsfunktionen driver verksamheten framœt. MŒtten ska ses i relation till givna resurser - Resultatet av en verksamhet mœste ses i relation till vilka resurser som satts in i den. MŠtningarna ska stšlla verksamheten i relation till lœntagarnas krav - De tjšnster som erbjuds har endast ett beršttigande om de všrderas av dem som ska utnyttja dem. MŠtningarna ska anpassas till de lokala fšrhœllandena - Ett kommunbibliotek behšver inte gšra alla de angivna mštningarna fšr att fœ fram všrdefull information. Kvaliteten pœ mœtten bestšms av mšngden uppgifter och pœ vilken nivœ de samlas in Att jšmfšra Šr ett viktigt moment vid resultatmštning 19

slutsatser. Vikten av att gšra jšmfšrelser šver tid och mellan olika enheter i ett och samma bibliotekssystem mœste starkt understrykas (Hšglund, 1992, s 12-17). Vad man fœr fram av mštmetoderna Šr mœtt pœ resurser och verksamhetsresultat. Med hjšlp av mštresultaten kan man undvika obalans i bibliotekets struktur och organisation. Resultaten av mštningarna kan ibland bli chockerande - de kan komma att slœ hœl pœ myter. Bakom hšga utlœningssiffror kan man vid en fšrdjupad nedbrytning stœ infšr ovšntade resultat. Hšglund exemplifierar: vid ett bibliotek visade det sig att ca en tredjedel av de dšr utlœnade vuxenbšckerna lœnats av barn (13 Œr och yngre). Det tyder pœ att vuxna lœnar fšrre bšcker Šn vad statistik baserad pœ uppdelning mellan lœnade vuxen- respektive barnbšcker visar (ibid). Man kan ocksœ tšnka sig att exempelvis stšlla aktiva lœntagare och antalet utlœnad skšnlitteratur i relation till varandra, vilket kan uppdaga att en liten ÓlŒneelitÓ stœr fšr majoriteten av skšnlitteraturlœnen. De mœtt som Hšglund presenterar Šr de som de flesta bibliotek redan anvšnder fšr att mšta resultat; utlœning, besškare och mediabestœnd. Det Hšglund gšr Šr att bryta ner dessa mœtt och dessutom stšlla dem i relation till varandra. Nedan har vi listat de mštomrœden som hon redogšr fšr, och som sedan bryts ned ytterligare: Antal bšcker per invœnare Antal nyfšrvšrv och cirkulationsbšcker per invœnare Gallring OmsŠttningshastigheten BokbestŒndets aktualitet Bibliotekets tillgšnglighet UtlŒning BokbestŒndets utnyttjande Aktiva lœntagare Antalet informations- och referensfrœgor Publik vid program Reservationer Fšr att biblioteken ska kunna všrdera sin verksamhet och bedšma om de ekonomiska insatserna Šr rimliga och lšmpligt fšrdelade kršvs alltsœ adekvata mštmetoder. Med hjšlp av sœdana kan man ta reda pœ vilken efterfrœgan och vilka behov som finns gšllande biblioteksservicen. De kan Šven visa om det utfšrda arbetet fœr avsedd effekt, d v s om man med insatta resurser kan nœ de mœl som statsmakterna och de lokala kulturnšmnderna (eller motsvarande) stšllt upp. Det Šr fšrst nšr man kan stšlla resultaten i relation till avsikten med verksamheten som ett mœtt fœr sitt všrde. Verksamhetens mœl placerar ocksœ in mœttet i ett sammanhang. Ett bibliotek kan ha som huvudsaklig uppgift att vara ett utlœningsbibliotek, medan ett annat inom samma bibliotekssystem kan vara inriktat pœ informationsuppgifter. SŒdant Šr viktigt att ta hšnsyn till nšr man analyserar och jšmfšr resultat. Endast om mœlen Šr klart definierade kan man ta steget frœn att mšta t ex resursfšrbrukning till att mšta graden av mœluppfyllelse (ibid). 20

WidebŠck menar att folkbibliotekens nuvarande situation och fšrutsšttningar aktualiserar nya perspektiv pœ bibliotekens verksamhet. Det fšretagsekonomiska perspektiv som han anlšgger innebšr att bibliotekens verksamhet betraktas som produktion - av resultat eller všrden. Det stšlls krav pœ resultat t ex gšllande en viss servicenivœ och krav pœ resultat i fšrhœllande till insatta resurser (WidebŠck, 1990). Inom fšretagsekonomin har det utvecklats teorier knutna till begreppet verksamhetslogik. Verksamhetslogik stœr hšr fšr en sammanfattande beskrivning av en verksamhets eller en organisations fšrmœga att fullgšra en funktion som tillagts den, eller som intolkas i verksamheten. I begreppet inbegrips ibland ocksœ de element som visar hur ett resultat skapas. Det Šr alltsœ frœga om en helhetskaraktšristik av den verksamhet det gšller (ibid). Ett biblioteks roll eller funktion Šr nœgot som lšggs till biblioteket eller tolkas in i situationen. Det Šr en social konstruktion som kan fšršndras šver tiden. Funktionen Šr ett viktigt element i bibliotekets verksamhetslogik och varje bibliotek har anledning att klarlšgga šverensstšmmelsen mellan funktion och verksamhetsutformning. Funktion kan uppfattas som šnskad effekt. Fšrskjutningar gšllande bibliotekens roll och funktion har observerats sedan lšnge. Vid sidan av den traditionella funktionen att tillhandahœlla god litteratur i folkbildningssyfte finns andra framtršdande funktioner, t ex utbildningsstšd, informationsfšrmedling och litteraturpedagogik (WidebŠck, 1990, 1994). NŠr det gšller folkbibliotekens funktionsutveckling mœste man sštta in problematiken i ett stšrre sammanhang. Om man t ex ser bibliotekets huvudfunktion som att distribuera kvalificerad skšnlitteratur, placeras biblioteken in i en kedja som bšrjar med fšrlšggare och fšrlag, och som leder fram till lšsaren av boken. FrŒgan Šr hšr om bibliotekets roll och funktion Šr definierad och avgršnsad pœ rimligt sštt med hšnsyn till den kompetens som finns eller som kan skapas. FunktionsbestŠmningen mœste alltsœ sšttas i relation till sammanhanget och till den kompetens som faktiskt finns. En annan viktig frœga gšller biblioteksledningens medvetenhet om bibliotekets aktuella funktioner och om den nšrmaste framtidens šnskvšrda funktioner. Dessa funktionsbestšmningar har direkt betydelse i det att resultat och produkter mœste relateras till dem. Fšr att resultatredovisningen ska vara relevant mœste den stœ i direkt šverensstšmmelse med de funktioner som gšller fšr biblioteket i frœga (WidebŠck, 1990). Eide-Jensen pošngterar att diskussionen om en ny verksamhetslogik ofta har kommit att handla om bibliotekets okšnda roller och dess faktiska anvšndare eller kunder. PŒ Gšteborgs stadsbibliotek har man kšnt ett behov av att definiera de delar av verksamheten som inte Šr bokutlœning och de kunder man betjšnar, vilka ofta samlas under begreppet ÓallmŠnhetÓ. Ur ett fšretagsekonomiskt perspektiv ter det sig sjšlvklart att definiera sin kund, men ur ett biblioteksperspektiv har det inte varit det. Eide-Jensen tycker att det Šr viktigt att man kan beskriva biblioteksverksamheten sœ att nšmndens ledamšter och kommunledningen fœr en bild av vilken service biblioteket ger och till vilka mœlgrupper. Dessutom menar hon att det Šr viktigt att fšr sig sjšlv klargšra vem som Šr kunden fšr de olika funktionerna i verksamheten och hon presenterar fem olika funktions- eller verksamhetsomrœden fšr Gšteborgs stadsbibliotek, vilka har utkristalliserats efter arbetet med att omdefiniera verksamheten och dess kunder. Till 21