Granskning av Malmö stads kvalitetssystem Resultat av enkät till samtliga förvaltningar, december 2006
Granskningens genomförande Enkät till samtliga förvaltningschefer Frågor inom fyra områden: 1. Demokratisk styrning, roller och ansvar 2. Planer, program, riktlinjer och mål 3. Metoder och rutiner för uppföljning och utvärdering 4. Övergripande kvalitetsarbete Varje fråga besvarades med något av alternativen: Inte alls (0 %) Delvis (mindre än 50 %) Till hälften (50 %) (mer än 50 %) Fullt ut (100 %) Vet ej Slide 2
Demokratisk styrning, roller och ansvar Är prioriteringar inom förvaltningens verksamhet styrda av tydliga mål i planer och program antagna av nämnden? Har förvaltningen tydliga riktlinjer/praxis för delegation och ansvarsfördelning mellan den politiska nivån och tjänstemannanivån? Genomförs det i förvaltningen regelbundna utbildningar kring förståelsen av uppgifter, roller och spelregler mellan politiker och tjänstemän? 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 Antal förvaltningar Slide 3
Demokratisk styrning, roller och ansvar Rapporterar förvaltningen regelbundet måluppfyllelsen till nämnden? Rapporterar förvaltningen måluppfyllelsen för samtliga verksamhetsmål till nämnden? Rapporterar nämnden regelbundet måluppfyllelsen av de egna målen till KS eller KF? Rapporterar nämnden regelbundet måluppfyllelsen av samtliga egna mål till KS eller KF? 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 Antal förvaltningar Slide 4
Planer, program, riktlinjer och mål Har förvaltningen säkerställt att samtliga verksamhetsplaner är aktuella i förhållande till de lagar och föreskrifter som gäller för verksamheten? Har förvaltningen säkerställt att verksamhetsplanerna är utformade med hänsyn till kommunövergripande planering kring: välfärd för alla, folkhälsa, mångfald, integration, jämställdhet och ekologisk hållbarhet? Innehåller verksamhetsplanerna mål för alla verksamhetsgrenar i förvaltningen? Innehåller verksamhetsplanerna tydliga målhierarkier som skiljer på övergripande inriktningsmål och konkreta, operativa mål? 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 Antal förvaltningar Slide 5
Planer, program, riktlinjer och mål Anger budget vilka ekonomiska mål som gäller för förvaltningens verksamheter och hur väl dessa mål nåtts? Anger årsanalys vilka ekonomiska mål som gäller för förvaltningens verksamheter och hur väl dessa mål nåtts? Anger budget vilka kvalitetsmål som gäller för förvaltningens verksamheter och hur väl dessa mål nåtts? Anger årsanalys vilka kvalitetsmål som gäller för förvaltningens verksamheter och hur väl dessa mål nåtts? Är förvaltningens samtliga verksamhetsplaner tillgängliga för politiker, tjänstemän och medarbetare via kommunens intranet (KomIn)? Är förvaltningens samtliga verksamhetsplaner tillgängliga för medborgarna via Internet? 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 Antal förvaltningar Slide 6
Metoder och rutiner för uppföljning och utvärdering Genomförs årliga uppföljningar och utvärderingar av verksamheternas kvalitet? Använder förvaltningen brukarundersökningar och/eller brukarpaneler för att följa upp och utveckla verksamhetens kvalitet? Har förvaltningen följt upp sina resultat det senaste året vad gäller verksamhetens kostnadseffektivitet? 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 Antal förvaltningar Slide 7
Metoder och rutiner för uppföljning och utvärdering Gör förvaltningen jämförelser mellan egna enheters resultat i syfte att utveckla verksamhetens kvalitet? Gör förvaltningen jämförelser mellan egna enheter och andra kommuners enheter i syfte att utveckla verksamhetens kvalitet? Gör förvaltningen jämförelser mellan egna enheter och privata utförare i syfte att utveckla verksamhetens kvalitet? Är förvaltningens uppföljnings-/utvärderingsresultat tillgängliga för politiker, tjänstemän och medarbetare via kommunens intranet (KomIn)? Är förvaltningens uppföljnings-/utvärderingsresultat tillgängliga för medborgarna via Internet? 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 Antal förvaltningar Slide 8
Övergripande kvalitetsarbete Har förvaltningen någon egen kvalitetspolicy eller handbok som definierar begrepp, rutiner och metoder gällande förvaltningens kvalitetsarbete? Har förvaltningen någon särskild tjänst/funktion som ansvarar för uppföljning av verksamhetens kvalitet? Bedriver förvaltningen någon utbildning eller kompetensutveckling för medarbetarna gällande kvalitetsarbete eller kvalitetssystem? Har förvaltningen ett IT-baserat system för att få in, analysera, besvara och åtgärda synpunkter och klagomål från medborgarna? Bedriver förvaltningen någon utbildning för tjänstemännen i servicekänsla och i att bemöta allmänheten? Har förvaltningen infört något etablerat kvalitetssystem, som t.ex. SIQ, EFQM eller ISO? 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 Antal förvaltningar Slide 9
Resultat sammanfattning Demokratisk styrning, roller och ansvar Planer, program, riktlinjer och mål Metoder och rutiner för uppföljning och utvärdering Övergripande kvalitetsarbete 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Slide 10
Granskning av Malmö stads kvalitetssystem Granskning av stadskontorets särskilda uppsiktsansvar, december 2006
Demokratisk styrning, roller och ansvar Rapporterar kommunstyrelsen regelbundet övriga nämnders måluppfyllelse till kommunfullmäktige? I hög grad Rapporterar kommunstyrelsen måluppfyllelsen av nämndernas samtliga verksamhetsmål till kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige? I hög grad Slide 12
Planer, program, riktlinjer och mål Har stadskontoret säkerställt att samtliga kommunövergripande planer och program är aktuella i förhållande till de lagar och föreskrifter som gäller för verksamheten? Har stadskontoret säkerställt att övriga nämnders planer och program är utformade med hänsyn till samtliga kommunövergripande planer? Till exempel välfärd för alla, folkhälsa, mångfald, integration, jämställdhet och ekologisk hållbarhet? Är samtliga kommunövergripande planer och program tillgängliga för politiker, tjänstemän och medarbetare via kommunens intranet (KomIn)? Är samtliga kommunövergripande planer och program tillgängliga för medborgarna via Internet? I hög grad I hög grad Till hälften Delvis Slide 13
Metoder och rutiner för uppföljning och utvärdering Genomförs årliga uppföljningar och utvärderingar av kvaliteten hos samtliga nämnders verksamhet? Använder stadskontoret brukarundersökningar och/eller brukarpaneler för att följa upp och utveckla kvaliteten hos samtliga nämnders verksamhet? Har stadskontoret följt upp resultatet det senaste året vad gäller kostnadseffektiviteten i samtliga nämnders verksamhet? Gör stadskontoret jämförelser mellan likartade enheters resultat i syfte att utveckla verksamhetens kvalitet? Gör stadskontoret jämförelser mellan den egna kommunens enheter och andra kommuners enheter i syfte att utveckla verksamhetens kvalitet? Gör stadskontoret jämförelser mellan kommunens egna enheter och privata utförare i syfte att utveckla verksamhetens kvalitet? Är stadskontorets kommunövergripande uppföljnings-/utvärderingsresultat tillgängliga för politiker och tjänstemän och medarbetare via kommunens intranet (KomIn)? Är stadskontorets kommunövergripandeuppföljnings-/utvärderingsresultat tillgängliga för medborgarna via Internet? Delvis Delvis Slide 14
Övergripande kvalitetsarbete Har stadskontoret utvecklat någon kommunövergripandekvalitetspolicy eller handbok som definierar begrepp, rutiner och metoder gällande kommunens kvalitetsarbete? Har stadskontoret någon särskild tjänst/funktion som ansvarar för uppföljning av samtliga nämnders kvalitet? Bedriver stadskontoret någon kommunövergripande utbildning eller kompetensutveckling gällande kvalitetsarbete eller kvalitetssystem? Har stadskontoret implementerat ett kommunövergripande, IT-baserat system för att få in, analysera, besvara och åtgärda synpunkter och klagomål från medborgarna? Bedriver stadskontoret någon kommunövergripande utbildning för tjänstemännen i servicekänsla och om att bemöta allmänheten? Har stadskontoret infört något tidigare använt och etablerat kvalitetssystem, som t.ex. SIQ, EFQM eller ISO, i hela kommunen? Till hälften Fullt ut Inte alls Inte alls Slide 15