Skriftserie från Universitetsförvaltningen 2007 Kvalitetssystem för Umeå universitet för ökad kvalitet och konkurrenskraft Fastställt av Umeå universitets styrelse, 2007 Kommittén för kvalitetsfrågor/planeringsenheten
Kvalitetssystem för Umeå universitet för ökad kvalitet och konkurrenskraft Fastställt av Umeå universitets styrelse, 2007 UMEÅ UNIVERSITET AUG 2007
2 Umeå universitet, 901 87 Umeå. Telefon 090-786 50 00. Fax 090-786 99 95. E-post umea.universitet@adm.umu.se www.umu.se Kvalitetssystem för Umeå universitet för ökad kvalitet och konkurrenskraft Producerad och bearbetad av Umeå universitets förvaltning i augusti 2007 ISSN 1650-4364 ISBN 91-7305-195-0 Ansvarig enhet: Kommittén för kvalitetsarbete samt Planeringsenheten Grafisk form och tryck: Print & Media, Umeå universitet 2007 Foto där inget annat anges: Anders Wennström
Innehållsförteckning 3 Inledning... 5 Syfte... 6 Bakgrund... 6 Definitioner... 7 Kvalitetssystemet... 8 Ansvars- och arbetsfördelning...11 Utvärdering... 12 Kontakt... 12 Bilagor... 13
4
5 Varför nu ett kvalitetssystem för Umeåuniversitet? När universitetets prefekter för några år se dan intervjuades om vad de lägger i be greppet kva litet och hur de arbetar med kvalitet sfrågor, stod det klart att samtliga strävade efter att för bättra sin verksamhet, och kunde ge många intressanta exempel, även om åtgärderna inte kallades för just kvalitetsarbete. 1 Lika klart var det att man oftast saknade ett mer långsiktigt och målinriktat arbete för att säkra och höja kvaliteten och att man hade svårt ett beskriva resultaten av sitt kvalitetsarbete. Att tydlig göra institutionernas och de övri ga enheternas ansvar för kva li tetssäkring och kvalitetsutveck ling har därför varit ett viktigt motiv för att formulera universitetets kvalitets system. Ett an nat är de växande yttre kraven på universiteten, bl a. Högskolever kets nyligen sjösatta kvalitets system. Det är därtill en huvud aspekt av Bologna-processen. Slutligen har kvalitetsargumenten blivit allt viktigare för att konkur rera om studenter, anställda och resurser. Jag vill framhålla att det nya kvalitetssystemet främst preciserar en ansvarsför del ning och anger vissa grundkomponenter för arbetet med kvalitet. Vad som krävs är att institu tioner och andra enheter preciserar vad man ser som kvalitet, hur man arbetar för att säker ställa och höja kvaliteten och vilka resultat man ser av dessa ansträngningar. Att avgöra vilka frå gor man inriktar sig på och vilka medel man använder för att höja kvaliteten överlämnas där emot till personal och studenter som arbetar på institutioner och enheter. För det är de som bäst kan av göra vad som är god kvalitet inom sitt fält. De ska och bör vara nyckelpersoner vid utvärdering och ut veckling av Umeå univer sitet! Umeå, augusti 2007 Lisbeth Lundahl Vicerektor 1 Kvalitet, som prefekterna ser det. Skriftserie från universitetsförvaltningen 2005:1. www.umu.se/planering/kvalitet/ Dokument/skriftserie_prefektstudie.pdf
6 Syfte Syftet med detta dokument är att sammanföra och utveckla befintliga och nya komponenter i ett kvalitetssystem. Kvalitetssystemet är universitetsstyrelsens instrument för att säkra och höja kvaliteten på verksamheten vid Umeå univer sitetet. Det består av över gripande principer, arbetsfördelning och komponen ter som avses ha viss varaktighet. Bakgrund Högskoleverket har utvecklat ett nytt nationellt kvalitetssäkringssystem för perio den 2007 2012. I detta läggs ett ökat ansvar på lärosätena för kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling. Vid Umeå universitet bedrivs redan idag ett omfattande kvalitetsarbete som en del i det dagliga arbetet. Kvalitetssystemet omfattar all verksamhet som universitetet bedriver ut bildning, forskning, samverkan med det omgivande samhället, konstnärligt utvecklingsarbe te samt övrig verksamhet inklusive den centrala administrationen. Kvalitetssystemet bygger på en aktiv medverkan av anställda och studenter. Det är en naturlig del i vår strävan att effektivisera arbe tet och utveckla vår konkurrenskraft. Kvalitetsarbetet behöver dock stärkas ytter ligare för att kunna möta de utmaningar som vi ställs inför i framtiden.
7 Definitioner Kvalitet Kvalitet definieras som nivån eller standarden på en verksamhet i relation t.ex. till regler, förutsättningar, mål och intressenter (t.ex. studenter eller avnämare) eller i jämförelse med andra, motsvarande verksamheter. Kvalitetsarbete Kvalitetsarbete definieras som arbetssätt, rutiner eller instrument som används för att höja och säkra kvalitet. Kvalitetssäkring Kvalitetssäkringen innebär att det finns rutiner för att kontrollera och säkra en definierad kvalitetsnivå inom verksamheten. Kvalitetssystem Kvalitetssystemet är en struktur för kvalitetsarbete och kvalitetssäkring.
8 Kvalitetssystemet Umeå universitet kvalitetssystem har en enkel struktur för att ge tydlighet och genomskinlighet för användarna, både när det gäller uppbyggnad såväl som uppföljning, utveckling och återkoppling. Systemet är uppbyggt av: Lagar, centrala och lokala föreskrifter som sätter de yttre gränserna för arbetet med kvalitetsfrågor på alla nivåer inom universitetet. Universitetets utvecklingsprogram (6-åriga), Vision 2010, beskriver universitetets framtida färdriktning och vilka mål Umeå universitet ska ha uppnått 2010. Här ingår en framtidsvision och övergripande strategier för att förverkliga visionen. Handlingsplan (3-åriga) för perioden 2007 2009 konkretiserar utvecklingsprogrammets visioner i specifika projekt med definierade mål, finansiering och ansvarsfördelning. Kvalitetsbaserat resursfördelningssystem ska senast 2008 finnas på varje fakultet och är ett fördelningssystem för forskning och forskarutbildning baserade på tydliga och transparenta kvalitetskriterier. Starka och framstående områden inom forskning och utbildning identifieras och stöds. Starka forskningsområden utses för perioder om fyra år och är de forskningsområden som universitetet satsar på. Årligen utses och premieras framstående utbildningsmiljöer. De nomineras även till Högskoleverkets utmärkelse framstående utbildningsmiljöer. Genom att identifiera och stödja stimuleras sådana områden och miljöer över hela universitetet. Universitetsstyrelsens verksamhetsuppdrag (1-åriga) riktas till fakulteter och institutioner samt enheter. De baseras på utvecklingsprogrammet och de uppdrag som kommer från regeringen, sk. regleringsbrev.
9 Lokala kvalitetssystem för den egna verksamheten ska utformas på alla fakulteter, institutioner och enheter. De ska innehålla information om hur man arbetar med utveckling, upp följning och återkoppling inom nyckelområdena (utbildning, forskning, konstnärlig verk samhet och samverkan med omgivande samhälle) samt med ledningsfunktioner och administration. Systemet stöder uppföljning, utveckling och återkoppling genom: Regleringsbrev. Det anger vissa mål för kvalitet i verksamheten respektive kvalitetsarbetet, samt hur återrapportering ska ske. Högskoleverkets kvalitetssäkringssystem. Högskoleverket har regeringens uppdrag att svara för kvalitetssäkring av den svenska högskolan. För perioden 2007 2012 införs ett delvis nytt nationellt kvalitetssäkringssystem som innehåller granskningar av lärosätenas kvalitets arbete, ämnes- och programutvärderingar, examensrättsprövningar, tematiska studier samt utseende av framstående utbildningsmiljöer. Resultatet av gransk ningarna återkopplas av högskoleverket till olika nivåer på universitetet. Uppföljning av beslut. Alla protokollförda, ej rutinmässiga beslut, ska ange när och hur beslutet följs upp. Årlig kvalitetsrevision. Det är universitetsstyrelsens möjlighet att granska några utvalda kvalitetsfrågor. Kommittén för kvalitetsfrågor bereder och föreslår kvalitetsfrågor för universitetsstyrelsen. Granskningen avrapporteras till universitetsstyrelsen och därefter sker återkoppling till verksamheten. Kvalitetsrevision införs 2008. Årliga dialoger. De används för att följa upp och återkoppla kvalitetsarbete och verksamhetsuppdrag. Fakulteterna genomför dialoger med institutioner och rektor genomför dialoger med fakulteter, enheter och kommittéer. Arbets- och studiemiljöundersökningar. De görs med återkommande intervall för att följa upp och ligga till grund för utveckling av verksamheten. Enheten för planering, budget och kvalitet (PBK) har det övergripande ansvaret för doktorand-/handledarundersökningar och enheten för personal- och organisationsutveckling (POU) för arbetsmiljöundersökningar. Fakulteterna har ansvaret för studerande- och studiemiljöundersökningar och fakulteterna tillsammans med programråden har ansvar för studentuppföljningsundersökningar. Internrevisionen. Den har en oberoende ställning inom universitetets organisation och granskar oli ka aspekter av kvalitetsarbetet utifrån en riskanalys. Intern-revisionens arbete rapporteras löpande till rek tor och universitetets styrelse. Kollegial fakultetsgranskning. Den erbjuds från och med 2008 som en återkommande aktivitet
10 för att utveckla och höja kvaliteten i fakulteternas verksamhet. Arbetssättet bygger på att fakulteterna granskar varandras befintliga kvalitetsdokument. Syftet är att bidra till utveckling och höjd kompetens vad gäller kvalitetsarbete både inom den granskade fakulteten och bland de granskande kollegorna. Resultatet följs upp av rektor, som åter kopp lar till fakulteterna. Självvärdering. Den görs inför HSVs granskningar och ska ha kommunicerats med fakultetsledningen. De enheter som inte ingår i HSVs granskning av kvalitet och kvalitetsarbete ska vart sjätte år göra en självvärdering, i syfte att belysa verksamhetens kvalitet. Självvärderingen rapporteras till närmast överordnad instans, som ansvarar för återkoppling till den granskade enheten. Forskningsutvärdering (vart 4:e år). Den genomförs genom internationella utvärderare där de starka områdenas vetenskapliga kvalitet och konkurrenskraft bedöms och jämförs med andra områden inom universitetet. Systemets stödfunktioner är: Kriterier och statistik. HSV har tagit fram ett begränsat antal nyckeltal samt kvalitetsaspekter och kriterier som ska vara ett stöd i kvalitetsarbetet. För att ytterligare underlätta analys och jämförelser på fakultets- och institutionsnivå kommer PBK att bidra med statistiskt underlag. Utbildning. Kvalitetsarbete och kvalitetssäkring införs som stående inslag i Ledarutvecklingsprogram och UPCs kursutbud. Handledning. Den utvecklas och hålls aktuell av PBK för att underlätta kvalitetsarbetet på fakultets-, institutions- och enhetsnivå. Foto: Erika Lidén
Ansvars- och arbetsfördelning 11 Ansvaret för kvalitetsarbetet följer universitetets ordinarie struktur. Verksamhetsansvariga chefer ansvarar för planering, genomförande och uppföljning av kvalitetsarbetet, vilket normalt ska ske inom ramen för or di narie verk samhet och budget. Universitetsledningen genom universitetsstyrelsen har det övergripande ansvaret för att verksamheten vid Umeå universitet når hög kvalitet, såväl i utbildning som i forskning och det konstnärliga utvecklingsarbetet. Kvalitetsarbetet leds av rektor eller den rektor utser. Uppföljning av kvali tetsarbetet ingår i den årliga uppföljningen av all verksamhet. Fakultetsnämnden har det övergripande ansvaret för att säkra och ut veckla kvaliteten inom sitt ansvarsområde. Fakultetsnämnden ansvarar för att ta fram anvisningar för kvalitetsarbetets inriktning, organisation och ansvarsfördelning inom fakulteten. Uppföljning av kvalitetsarbetet ingår i den årliga uppföljningen av all verksamhet. Institutions- och enhetsnivåernas prefekter, föreståndare samt andra chefer har ansvar för att säkra och utveckla kvaliteten inom sitt ansvarsområde. Varje institution/ enhet vid Umeå universitet ska ha ett kvalitetssystem där anvisningar för kvalitetsarbetet på den lokala nivån ges. Här anges riktning, organisation och ansvarsfördelning av kvalitetsarbetet inom verksamhetsområdet. Uppföljning av kvalitetsarbetet ingår i den årliga uppföljningen av all verksamhet. Gemensamma funktionernas chefer Universitetsbiblioteket, UMDAC, Bildmuseet och Universitetsförvaltningen har det övergripande ansvaret för att säkra och utveckla kvaliteten inom sina ansvarsområden genom att ta fram anvisningar för kvalitetsarbetets inriktning, organisation och ansvarsfördelning. Uppföljning av kvalitetsarbetet ingår i den årliga uppföljningen av all verksamhet.
12 Utvärdering Kontakt Utvärdering av kvalitetssystemet ska ske vart tredje år och med en första utvärdering år 2010. För mer information om Umeå universitets kvalitetssystem eller kvalitetsarbete kontakta någon av nedanstående: Projektledare: Anders Wennström anders.wennstrom@adm.umu.se Vice-rektor: Lisbeth Lundahl lisbeth.lundahl@educ.umu.se Ordf. för Kommittén för kvalitetsfrågor: Kjell Jonsson kjell.jonsson@adm.umu.se Kvalitetssamordnare: Kurt-Allan Andersson kurt-allan.andersson@adm.umu.se
Bilagor 13 HSVs aspekter och kriterier vid ämnes- och programutvärderingar För uppdateringar se: www.hsv.se Utbildningens förutsättningar Lärarkompetens Antalet tillsvidareanställda och övriga lärare står i proportion till utbildningens omfattning Lärarna har vetenskaplig, pedagogisk och annan nödvändig kompetens för undervisning och handledning inom utbildningen Lärarna har reella möjligheter till kompetensutveckling och egen forskning Utbildningsmiljö Utbildningen ges i en forskande miljö Utbildningen ger förutsättningar för ett kritiskt och kreativt förhållningssätt Infrastruktur Studenterna/doktoranderna har god tillgång till litteratur, tekniska resurser och annan utrustning Utbildningens utformning Styrdokument Kursplaner innehåller lärandemål (förväntade studieresultat) Undervisning, kurslitteratur och examination Undervisning, kurslitteratur och examination ska säkra forskningsanknytning och progression Utbildningens resultat Säkring av examensmålen Kravdokumentering, t ex klara betygskriterier Lärosätet kan visa att studenterna/doktoranderna når examensmålen
14 HSVs bedömningsgrunder vid utvärdering av lärosätenas kvalitetsarbete För uppdateringar se: www.hsv.se Det övergripande målet med kvalitetsarbetet är att utveckla en kultur där sys tematiskt kvalitetsarbete ses som en viktig och naturlig del av det vardagliga arbetet vid lärosätet. Nedanstående bedömningsgrunder täcker samtliga de aspekter som tas upp i ENQA:s Standards and Guidelines for Quality Assurance in the European Higher Education Area (www.enqa.eu/files/esg_v03.pdf). Självvärderingen ska tydligt redovisa resultatet av kvalitetsarbetet för varje bedömningsgrund. 1. Kontinuerligt kvalitetsarbete Lärosätets ska bedriva ett aktivt och kontinuerligt kvalitetsarbete. Förutom ett övergripande kvalitetsdokument ska det på varje nivå finnas ett dokument som beskriver kvalitetsarbetets mål, organisation och ansvarsförhållanden, samt strategier för förankring, genomförande och uppföljning. Av dokumenten ska det tydligt framgå hur verksamhetens kvalitet säkras och kontinuerligt förbättras i samverkan med alla berörda, inklusive de stu derande. Kvalitetsarbetet ska leda till kontinuerlig förbättring av verksamheten. 2. Systematisk granskning och revidering av utbildningar Lärosätet ska ha ett system för periodiskt återkommande granskningar och revideringar av alla utbildningar. Syftet med dessa granskningar är att säkra utbildningarnas mål, progression, kvalitet och aktualitet i relation till omvärld och aktuell forskning. Systemet ska även innefatta strategier och kriterier för kvalitetssäkring av nya utbildningar. Lärosätet ska redovisa hur utbildningar inrättas, följs upp och avvecklas. 3. Bedömning och examination av studerande All bedömning och examination av de studerande ska ske utifrån målen i exa mensordningen och lokalt formulerade mål. Bestämmelser, tillvägagångssätt och kriterier för bedömning och examination ska vara tydligt formulerade och tillgängliga för de studerande. All examination ska genomföras på ett professionellt sätt. Det innebär att examinationen ska vara individuell, tillförlitlig och relevant och utgå från ved ertagen kunskap om bedömning och betygssättning. Examinationen ska utformas så att den uppfattas både som kunskapskon troll och som ett inlärnings- och utvecklingstillfälle.
15 4. Personalens kompetens och möjligheter till kompetensutveckling Lärosätet ska säkerställa att all personal har de kvalifikationer och den kom petens som krävs för den aktuella verksamheten. Strategiska planer ska finnas för personalens ämnesmässiga såväl som peda gogiska kompetensutveckling. Uppgifter om lärarnas tid för forskning inom ramen för anställningen ska anges. Översyn av lärarkapacitet och lärarkom petens ska göras regelbundet. 5. Lärandemiljö, resurser och stöd till de studerande Lärosätet ska säkerställa att all undervisning bedrivs i en lärandemiljö där de studerande har tillgång till ändamålsenliga lokaler, bibliotek med aktuell och internationell litteratur samt nödvändig teknisk utrustning. De studerande ska också ha tillgång till olika former av stöd, exempelvis studievägledare, kuratorer och annan rådgivande eller stödjande personal. Det ska finnas ett system för att kontinuerligt granska och förbättra läran demiljön och stödet till de studerande. 6. Insamling och användning av nyckeltal och annan information Varje nivå i lärosätets organisation ska på ett systematiskt sätt samla in och analysera nyckeltal och annan relevant information om sin verksamhet. Exempel på information som bör samlas in är uppgifter om söktryck, genomsnittlig genomströmningstid, andel som avlägger examen samt uppgif ter om anställning efter utbildningen. Även uppgifter om lärarkapacitet och lärarkompetens ska samlas in och sammanställas. Informationen bör presen teras i tidsserier för att möjliggöra trendanalyser. Informationen ska utgöra underlag för beslut om verksamhetens framtid. 7. Information till allmänheten Lärosätet ska regelbundet sammanställa och publicera information om de utbildningar som erbjuds. Informationen bör innehålla aktuella uppgifter om utbildningarnas inne håll, undervisning och examination samt annan information av betydelse för de studerandes val av utbildning. Informationen ska vara saklig, korrekt och lättillgänglig.
Kommittén för kvalitetsfrågor/ Planeringsenheten Umeå universitet 901 87 Umeå Telefon 090-786 50 00 Fax 090-786 99 95 www.umu.se Umeå universitet 901 87 Umeå. Telefon 090 786 50 00. Fax 090-786 99 95 www.umu.se