Regler och avgifter för Biblioteken i Norrbotten: förslag inför Bibliotek 2013

- 1 - Regler och avgifter för Biblioteken i Norrbotten: förslag inför Bibliotek 2013 Reviderad 2011-02-01 Inledning och kommentarer Arbetsgruppen för regler och avgifter har bestått av: Britta Bergman, Arvidsjaur Katarina Gulliksson (sammank.), Lars Kostet och Rose-Marie Elvelin, Luleå Ull-Greta Johansson, Kalix. Följande förslag är en början på ett fortsatt arbete kring regler och rutiner för Bibliotek 2013. Cirkulations- respektive katalogfrågor specifikt kopplade till vilket biblioteksdatasystem som ska användas har vi lämnat. Gruppen har haft 1 möte samt kontakt via e-post. Vi har i första hand utgått från dokumenten Regler och rutiner för Libra.se samt Enkät för mediesamarbete, april 2010 som ni hittar på ningen. Vi föreslår att ni, utöver detta förslag, läser de dokument och slutrapporter om bibliotekssamarbete i landet som finns på ningen. På så sätt tror vi att diskussionerna blir mer fruktbara och konkreta. Många bitar återstår att lösas, inte minst vilket biblioteksdatasystem som kommer att användas framöver. Därför måste regeldokumentet fortsätta att utvecklas för att göra samarbetet så tydligt och juridiskt hållbart som möjligt. Till förslaget finns det 1 bilaga, Personuppgift skyddad, som är hämtad från Luleå folkbiblioteks regler och rutiner. Läs också underlaget för reservationsordning som finns på ningen. Regelgruppen Norrbotten den 29 oktober 2010

- 2 - Innehållsförteckning Sida: Låntagarregister och lånekort 3 Ålder låntagare SPAR Personuppgifter Registrering av ny låntagare Skyddad adress Sekretess Spärr av låntagare 4 Lånekort PIN-kod Lånekort kopplat till ålder Tjänstekort Institutionskort Cirkulation 5 Utlån Återlämning Omlån Lånetider Reservationer Reservationsordning Reservationstid och utskick av reservationsmeddelande Medier 6 Medier som ingår i samarbetet Medier undantagna från samarbetet Medietyper som kräver fortsatta diskussioner /uppföljningar Avgifter 7 Reservationer Barns lån Barnmedier Försenade medier Ersättningslånekort Maxbelopp skuld och lånetillfälle Lånestopp Förseningsavgifter äldre än 3 år 8 Hantering av skuldbelopp (vem får pengarna) Hantering av ersättning för förstörda medier Räkningar Återbetalning av betalda räkningar Fjärrlån Sammanfattning av frågor att ta vidare 9

- 3 - Låntagarregister och lånekort Ålder låntagare Barn är man fram till 18 års ålder. Från 18 år räknas man som vuxen med allt vad ansvar det innebär. Förslaget är grundat på Barnkonventionens samt Barnombudsmannens definition. Första lånekort kan skrivas ut när man fyllt 6 år. SPAR Låntagarregistret bör vara kopplat till SPAR för att hålla personuppgifterna uppdaterade. Ulla-Greta Johansson, Kalix, kollar kostnader och varianter på tjänster från SPAR. Personuppgifter Utgångspunkten för att få lånekort är att man måste lämna fullständigt personnummer, namn och adress. Genom SPAR uppdateras personuppgifterna i låntagarregistret. Om fullständigt personnummer saknas blir heller inte uppgifterna uppdaterade genom SPAR. För personer som saknar svenskt personnummer, te x flyktingar, gäststudenter mf l använder vi födelsedatum i stället. I dessa fall behövs ändå någon form av legitimation eller styrkande av att personen är den han/hon uppger sig för att vara. Att man inte vill uppge/registrera sitt fullständiga personnummer är ej skäl nog för att slippa och i sådana fall gör vi inget lånekort. Det är viktigt att vi har en enhetlig linje när låntagarregistret blir gemensamt för oss alla. Juridiskt: Enligt P U L ska personnummer användas med återhållsamhet av integritetsskäl. Man får använda och behandla personuppgiften om det är viktigt med en säker identifiering. Datainspektionen jämställer bibliotekslån med en kreditsituation och menar att personnummer därför normalt kan registreras undantag om låntagarna hör till en känd, mindre krets t ex elever i en skola/skolbibliotek. Samtycke ska lämnas. Källa: Broms: Biblioteken och juridiken, 2005. Utförligare rutiner för lånekortsadministration behövs när vi bestämt oss för biblioteksdatasystem. Registrering av ny låntagare Lånekort skrivs ut mot uppvisande av godkänd fotolegitimation. Personer som saknar svenskt personnummer får tidsbegränsade lånekort. Efter 3 månader kontrolleras om personnumret är fullständigt. Barns lånekort: Förälders godkännande hur göra praktiskt och juridiskt hållbart? Förslag från mediegruppen: En grundrutin för hantering av barns lånekort som gäller alla skapas. Lokala varianter av informationsbrev, förvaring av lånekort m m kan finnas så länge de stämmer överens med grundtanken. se Bilaga Mall för infobrev till föräldrar från Umeå som exempel.

- 4 - Skyddad adress/personuppgift skyddad Låntagare som vid anskaffandet av nytt lånekort uppger att man har skyddad adress ska kunna styrka det med intyg från Skatteverket. Personnummer måste uppges eftersom det är det enda som myndigheterna kan spåra personen efter. Låntagare som redan finns i låntagarregistret med personnummer uppdateras till skyddad identitet automatiskt via SPAR. Enl. PUL och Skatteverket kan biblioteket heller inte förvara skyddade personuppgifter (namn, adress et c)vid sidan om biblioteksdatasystemet i t ex en pärm. Se bilaga Personuppgift skyddad Sekretess Varje kommun ansvarar för att personal som har tillgång till låntagarregistret känner till de sekretessregler som gäller för bibliotekslån. All personal ska ha skrivit under en överenskommelse om tystnadsplikt. Det gäller även tillfälligt anställda, praktikanter, konsulter m fl som har tillgång till låntagarregistret. Alla lånekort ska vara försedda med texten: Jag accepterar Biblioteken i Norrbottens* låneregler samt att aktuella uppgifter om mina lån registreras i det gemensamma bibliotekssystemet. Det innebär att de uppgifter som omfattas av Sekretesslagen är tillgängliga för biblioteken i Norrbotten. Bibliotekens personal har tystnadsplikt. Denna information ska även framgå tydligt i låneregler och informationsmaterial som delas ut till t ex föräldrar när barn erhåller lånekort. Se Bilaga Tystnadsplikt fr Umeå * Chefsbeslut: Biblioteken i Norrbotten ska vi heta. Spärr av låntagare Automatisk spärr av låntagare inträder vid förseningsavgift över 100 kr. Spärr ska också inträda när räkning skickas ut. Automatisk spärr försvinner när skulden betalats. Manuell spärr läggs när lånekortet anmälts som försvunnet. Manuell spärr måste tas bort manuellt. Lånekort Det är kostnadsfritt att skaffa lånekort. Om kortet tappas bort tas en avgift ut. PIN KOD Låntagare som så önskar kan få en Pin-kod för att med hjälp av den använda sig av de tjänster som erbjuds via Internet. PIN-KOD lämnas av säkerhetsskäl inte ut via telefon eller e-post, endast vid besök på biblioteket. Barn kan få pin-kod när de får lånekort men barnet själv ska vara närvarande när pin-koden delas ut. Det förutsätter alltså att barnet hanterar sitt lånekort själv.

- 5 - Lånekort kopplat till ålder Barnkort och vuxenkort har olika regler. Genom att använda två olika lånekort kopplat till ålder, ett för barn 0-17 och ett för vuxna 18-, kan man på ett naturligt sätt att informera om de ändrade låneregler som börjar gälla från dagen man fyller 18 år. Korten har olika färg för att skilja dem åt. En datumspärr på barnkortet uppmärksammar biblioteksdatasystemet om att det är dags att byta till vuxenkort när låntagaren fyller 18 år. Biblioteket informerar om lånereglerna och den myndiga personen godkänner avtalet genom att skriva under kortet. Ur juridisk synvinkel är två olika lånekort därför bra. Vad har en förälder/målsman rätt att ta del av vad gäller barns lån och uppgifter.? Enligt Sekretesslagen (14 kap 4 ) är det rimligt att föräldrar kan ta del av vissa sekretessbelagda uppgifter som rör barnet, d v s lånen, men biblioteken ska inte självmant och aktivt tala om för föräldrarna vad barnen lånar. Källa: Susanna Broms, Biblioteken och juridiken,2005, s79. Tjänstekort Tjänstekort är ett lånekort för lärare/pedagogisk personal att använda i tjänsten för lån av media att användas av elever i undervisningen. Kortet används endast i den egna kommunen. Institutionskort Institutionskort är ett lånekort för förskola, fritidshem, gruppboende mf l att användas på alla bibliotek i samarbetet. En kontaktperson på institutionen kopplas till kortet. Cirkulation Utlån Utgångspunkten för att låna är att man ska visa sitt lånekort alt. legitimation. Att personen är känd av personalen, finns i klasslista eller kan visa elevleg. går också bra. Förtydligande: Genom att be om lånekort i första hand minimeras risken för felskrivningar eller att personalen känner att de måste låna ut för att vara snäll. När vi går in i ett samarbete med många fler låntagare tillsammans blir det också fler Karl Karlsson i låntagarregistret att välja på. Det är alltså bra för säkerheten om även stammisar kan visa sitt lånekort. Se Umeås rutiner.

- 6 - Återlämning Det ska vara fritt att återlämna det man lånat på vilket bibliotek som helst inom samarbetet, både vanliga lån och fjärrlån. Låntagaren ska informeras om att man kan be om återlämningskvitto på sina återlämnade lån. Vi tar ej emot böcker/media från bibliotek utanför samarbetet för återlämning och transport om de ej är förmedlade via Biblioteken i Norrbotten. Omlån Utöver det första lånetillfället kan man låna om 2 gånger, sedan inträder en spärr. Reserverat material och särskilda kategorier, t ex hyrvideo, snabblån, går ej att låna om. Lånetider Normal lånetid är 4 veckor (28 dagar). Andra lånetider kan förekomma på vissa medier. Lånetid för reserverat material är 14 dagar eller 28 dagar om det endast är 1 person i kö. När 2 personer eller fler köar blir det 14 dagars lånetid. Reservationer Det går att reservera både utlånat material och material innestående på hylla. Reservationer kan göras på alla biblioteks bestånd och skötas antingen inne på biblioteket av personalen eller av låntagaren själv via OPAC/Webbkatalog med hjälp av PIN-KOD. Max 1 reservation per titel åt gången. Begränsning av antal reservationer som kan göras av låntagaren själv på webben sätts till max 1 reservation per titel åt gången samt max 50 samtidiga reservationer per låntagare. Behöver någon få tag på fler böcker får man be bibliotekspersonalen om hjälp. Reservation på innestående bestånd, s k plocklapp, kan göras både av biblioteken och av allmänheten. Reservationsordning I första hand ska reservationerna styras enligt följande ordning i biblioteksdatasystemet och av personalen: 1. Reservation i egna kommunen; 2. Reservation på huvudbiblioteket i samtliga kommuner 3. Reservation på filial/områdesbibliotek i samtliga kommuner Om en bok är utlånad på alla bibliotek på en nivå kan man gå vidare till nästa nivå. Kommentar: Mediegruppen förordar reservationsordning i ett första skede av samarbetet för att se hur det fungerar. Det finns bl a miljö- och transportskäl till detta.

- 7 - Reservationstid och utskick av reservationsmeddelande När mediet är infångat och meddelat till låntagaren är väntetiden 7 dagar innan boken/mediet går vidare i cirkulationen. Det bibliotek som lånar ut till låntagaren meddelar också densamme. Mediegruppen föreslår meddelandeutskick med SMS och e-post utöver vanliga brev. För SMS-tjänsten tillkommer en kostnad för biblioteket. Medier Medier som ingår i samarbetet Böcker Ljudböcker Faktavideo - filmer som är gratis att låna och inte lokaliserats som kategori hyrvideo i katalogen. Språkkurser & e-medier Fakta CD, te x fågelsång, avslappning m m Medier som behöver diskuteras vidare: Referens viss referenslitteratur kan skickas mellan biblioteken men är ej för hemlån. Användaren får alltså ta del av materialet på plats i biblioteket. Raritets/Specialsamlingar böcker som ägs av annan institution men placerade på biblioteket. Studielitteratur Medier undantagna från samarbetet CD musik Avgiftsbelagda DVD/ VHS / Spel, s k hyrmedier. DAISY-spelare Vinylskivor Snabblån (medier lokaliserade som snabblån/14-dagars lån etc går ej att reservera) Klassuppsättningar DAISY var och en hanterar detta själva. Tidskrifter enstaka artiklar kan beställas.

- 8 - Avgifter En grupp som arbetar med avgiftsnivåer är tillsatt och lämnar förslag till mediegruppen den 15/3. Mediegruppen föreslår schablonbelopp på räkning/förstörda medier. Reservationer Det ska vara kostnadsfritt att reservera och beställa böcker och andra medier inom länet / inom samarbetet. Barns lån Barn får inga avgifter på försenade medier. Däremot ska försvunna eller förstörda medier ersättas se Räkningar. Barnmedier För barn- och ungdomsmedia utgår ingen förseningsavgift. Det gäller även om en vuxen lånat barnböcker på sitt vuxenkort. Förslaget om avgiftsfria barnbokslån på vuxenkortet grundar sig på Barnkonventionens skrivning om barns rätt till tillgång på böcker. Barn som inte har egna lånekort ska ändå ha möjlighet att låna böcker - då genom någon vuxen anhörigs försorg. Försenade medier Förseningsavgift betalas från och med den dagen man fyller 18 år. Avgift för försenade medier tas ut för varje enskilt exemplar och lånetillfälle. Avgift tas ut per påbörjad vecka med 1 respitdag/avgiftsfri dag inlagd i systemet för böcker, tidskrifter, ljudböcker d v s i normalfallet 4-veckors resp. 2 veckorslån. Reservation: Representanterna från Övertorneå, Haparanda och Kalix reserverar sig mot förslaget om 1 respitdag och önskar längre respittid. Övriga kommunrepresentanter accepterar förslaget om 1 respitdag. För avgiftsbelagda medier som hyrvideo och spel tas avgift ut per dag utan respitdag/avgiftsfri dag. * För Boken Kommer- låntagare och lån av talböcker utgår ingen förseningsavgift. * Även om avgiftsbelagda medier inte skickas är det enklare att ha samma förseningsavgifter på dessa där de finns Övertidsvarning Låntagaren kan få en s k övertidsvarning skickad från biblioteket 2-3 dagar innan lånen förfaller för att bli påmind om att det är dags att låna om eller återlämna och på så sätt slippa övertidsavgifter. Övertidsvarningen skickas per SMS eller e-post. OBS! Att lånekvittot fortfarande är viktigt då e-postfunktioner et c ibland inte fungerar som de ska.

- 9 - Ersättningslånekort Avgift tas ut för extra kort som skrivs ut: 20 kr Maxbelopp skuld och lånetillfälle Maxbelopp för skuld på förseningar per lånetillfälle oavsett antal lån är 100 kr. Därefter spärras kortet tills skulden reglerats. Det bör vara tillåtet att delbetala skulden. De avgifter som uppkommer vid fjärrlån bör gå att undanta från avgiftsspärren. Fjärrlån där avgiften ej betalas innan mediet lånas ut ska heller ej lånas ut. Lånestopp Vid maxbelopp skuld, räkning eller förstörda medier spärras kortet och lån medges ej tills medierna ersatts eller avgifterna betalts. Förseningsavgifter äldre än 3 år Låntagare med skulder som är mer än tre år gamla och som inte använt sitt lånekort under dessa tre år får sina skulder borttagna. Kommentar: Biblioteken kan inte rent juridiskt kräva en person på avgifter som personen inte blivit informerad om. Gränsen är 3 år för detta om vi räknar våra låntagare som konsumenter. Det gäller alltså förseningsavgifter som inte meddelats. Räkningar skickas ut och räknas alltså inte hit. Om en låntagare använt sitt lånekort under tiden och informerats om att avgifterna uppkommit så kan avgifterna finnas kvar på kortet. Se Broms, Susanna: Biblioteken och juridiken (2005) s. 68 Kravsteg Reservationspåminnelse skickas ut 1gång redan första dagen som det reserverade materialet är försenat. 1 påminnelse skickas ut efter 14 dagar om det man lånat är försenat. Påminnelse kan skickas med e-post eller vanlig post. Därefter skickas räkning om inte det försenade materialet är återlämnat. Räkningar skickas ut 45 dagar efter förfallodag. Hantering av skuldbelopp Regelgruppen föreslår att det bibliotek som tar emot pengarna från betald räkning får behålla dem mot att de sätts in på ett kommunalt konto som är kopplat till biblioteksverksamheten.

- 10 - Hantering av ersättning för förstörda och förkomna medier Att ersätta förstörda eller förkomna medier med egen inköpt bok är ett alternativ till att betala räkning. Om boken/mediet är inlånat från annan kommun kollas först vad ägande bibliotek vill ha för ersättningsmedia, t ex går det bra med pocket istället för inbunden bok. Räkningar Förkommen bok ersätts enligt schablonbelopp. Undantag vid stora avvikelser. Förseningsavgift storlek enligt senare beslut Administrativ avgift storlek enligt senare beslut När en räkning betalats kan låntagaren behålla boken. Det bibliotek som skickar ut räkningen får pengarna. Återlämning efter räkning skickats ut: Förseningsavgift storlek enligt senare beslut Administrativ avgift storlek enligt senare beslut Återbetalning av betalda räkningar Pengar som betalats för borttappad bok återbetalas inte om boken eventuellt hittas. Undantag kan förekomma om boken är mycket angelägen för biblioteket och svår att ersätta. Kostnaden i tidsåtgång för hantering av återbetalning är för stor. Fjärrlån Till fjärrlån räknas lån utanför Norrbottens län eller utanför samarbetet, t ex universitetsbibliotek. Avgift för fjärrlån inom Norden: Avgift fjärrlån utom Norden: Artiklar, kopior: 20 kr 150 kr 50kr/ st.

- 11 - Sammanfattning av frågor att ta vidare Lånekort - Hantering av barns lånekort; förvaring på bibliotek eller annat ställe, barnets medgivande m m hur göra praktiskt och juridiskt hållbart? -Kostnader för två olika kort, utbyte av alla kort. Kostnadsfråga till styrgruppen. -Kommunkoderna behövs för bland annat e-lib och databaser. Blir korten (de gemensamma) dyrare om kommunkoden är kvar? Ulla Adolfsson kollar med Axiell. Reservationsordning Mediegruppen förordar reservationsordning Meddelandeutskick: SMS-tjänsten har idag olika lösningar. Är detta en tjänst som vi ska upphandla tillsammans? Lånetid och förseningsavgifter Fråga om 1 respitdag eller fler oenig mediegrupp. Fråga till styrgruppen. Avgifter och ersättning Storlek på förseningsavgifter Hantering av förstörda medier Ett förslag på hur våra gemensamma avgifter ska se ut utformas av Susanne Joki, Karin Stridsman och Ulla-Greta Johansson. Övrigt Skolbibliotekens roll? Bokbussarnas roll (lånekorten, lånetider et c)? Hur blir det med gymnasiebiblioteken och ev avgifter etc?