Regler och rutiner för det gemensamma biblioteksdatasystemet inom Bibliotek Skåne Nordväst Version 2.1 2012-08-28 2012-02-27
Innehållsförteckning 1. Inledning 1.1 Syfte 1.2 Ansvarsfördelning 2. Låntagarregister 2.1 Inledning 2.2 Registrering av ny låntagare 2.3 Skyddad adress 2.4 Sekretess 2.5 PIN-kod 2.6 Bibliotekskort för barn 2.7 Bibliotekskort för institutioner 2.8 Adressuppdatering från SPAR 2.9 Spärr av låntagare 2.10 Meddelande till låntagare 3. Cirkulation 3.1Utlån 3.2 Återlämning 3.3 Omlån 3.4 Förseningsavgifter 3.5 Ersättning för skadat eller förkommet material 3.6 Övertidsvarning 3.7 Påminnelser och krav 4. Reservationer 4.1 Reservationer 4.2 Kortare lånetid vid lång kö 4.3 Aviseringar 5. Lån mellan bibliotek 5.1. Lånekedjan 5.2. Undantag från lån mellan biblioteken 6. Transporter 6.1. Etiketter och märkning av media 7. Uppsökande verksamhet 7.1. Allmänt 7.2. Gemensamma regler 8. Drift 8.1. Inledning 8.2. Ansvarsfunktioner
9. Bilaga 1 Avgifter 9.1. Gemensamma avgifter 9.2. Ej gemensamma avgifter 10. Bilaga 2 Lokala biblioteksbegränsningar 11. Bilaga 3 Aktuella lånetider 12. Bilaga 4 Mallar för registrering av låntagare
1. Inledning 1.1 Syfte Detta dokument beskriver det gemensamma regelverk som gäller för de bibliotek som är anslutna till Bibliotek Skåne Nordväst. Det är inte en manual i systemets användning utan fokuserar på rutiner som måste vara gemensamma för att användarna ska få en effektiv och enhetlig service. Regelverket är framtaget av en arbetsgrupp med representanter från de deltagande biblioteken och förankrat hos styrgruppen för det gemensamma systemet. Tanken är att dokumentet ska fungera som ett levande dokument, som uppdateras och förändras när behoven kräver det. Gemensamma regler och rutiner tillämpas f o m 1 mars 2012. 1.2 Ansvarsfördelning Ansvar, befogenheter och åtaganden regleras i det driftavtal som är upprättat mellan de deltagande kommunerna. En styrgrupp bestående av biblioteksansvariga i kommunerna fattar beslut av policykaraktär, t ex frågor som gäller låneregler eller införande av nya gemensamma rutiner. Frågor om avgifter förbereds i styrgruppen men beslutas i behörig instans i respektive kommun. Gemensamma investeringar beslutas också i styrgruppen. Varje kommun ansvarar för sin biblioteksverksamhet. Gemensamma angelägenheter som gäller bibliotekssystemet regleras i driftsavtalet. I planerings- och uppföljningsarbete bör det finnas en öppenhet för att diskutera förhållningssätt, strategier och visioner, samt ett generöst utbyte av statistik, policies, verksamhets- och kompetensutvecklingsplaner mm. Varje kommun ansvarar för att Personuppgiftslagens regler för hantering av personuppgifter följs. Varje kommun ansvarar för att de sekretessregler som gäller för bibliotekslån är kända av personalen och följs. 2. Låntagarregister 2.1 Inledning Låntagarregistret innehåller bl. a. kontaktuppgifter samt låntagarnas lån, reservationer, och skulder. Uppgifterna om lån och reservationer är sekretessbelagda (Sekretesslagen, 9 kap, 22 ). Mallar för hur olika låntagarkategorier ska registreras finns i Bilaga 4. 2.2 Registrering av ny låntagare Vid registrering av ny låntagare krävs fotolegitimation för personer som är 18 år och äldre och ett undertecknat låneavtal/sekretessacceptans. Giltighetstiden sätts till minst 5 år. För barn och ungdomar under 18 år krävs av målsman undertecknat låneavtal/sekretessacceptans. Giltighetstiden på barns och ungdomars bibliotekskort sätts till det datum då låntagaren fyller 18 år. Vid förlängning av giltighetstiden efter 18-årsdagen ska den unge själv underteckna låneavtal/sekretessacceptans.
Inhämtning av uppgifter från elevregister kan förekomma från de kommuner som använder detta. Uppgifterna uppdateras då enligt överenskommelse mot biblioteksdatasystemet. Som en följd av sekretesslagen måste den registrerade personen informeras om att personal från andra kommuners bibliotek kommer att få tillgång till registrerade uppgifter. Den registrerade personen eller målsman för barn under 18 år, måste ge sitt samtycke till detta genom att skriva på en sekretessacceptans. Undertecknade låneavtal/sekretessacceptanser arkiveras av respektive bibliotek. Boken-kommer-låntagare måste ge sitt samtycke till att uppgifter om tidigare lån sparas. Personer utan fullständigt personnummer får bibliotekskort mot uppvisande av fotolegitimation. Eventuell adress i annat land eller på annan ort, skrivs in i ordinarie adressfält och lokal adress i tillfällig-adress-fältet. Kortet ges begränsad giltighetstid på tre månader, så att adressen ska kunna kontrolleras. Det är kostnadsfritt att skaffa bibliotekskort. Om kortet tappas bort och måste ersättas, tas en avgift ut. (Se bilaga 1 för aktuella priser) 2.3 Skyddad adress Det finns hantering i SPAR för personer med skyddad adress. 2.4 Sekretess Information om sekretess ska tydligt framgå av låneregler och informationsmaterial som lämnas ut vid anskaffande av bibliotekskort. 2.5 PIN-kod Låntagare som önskar använda sig av självbetjäning och tjänster som erbjuds via Internet får en PIN-kod. PIN-koden registreras mot uppvisande av fotolegitimation. Av låntagare under 18 år krävs ingen fotolegitimation. PIN-kod lämnas inte ut per telefon. Däremot kan den lämnas per e-post till den e-postadress som finns registrerad i bibliotekssystemet. 2.6 Bibliotekskort för barn För barn och ungdomar under 18 år används samma bibliotekskort som för vuxna. Skillnaden är att kortet inte belastas med förseningsavgifter. Det finns ingen nedre åldersgräns för när barnen kan få ett bibliotekskort. 2.7. Bibliotekskort för institutioner Varje bibliotek bedömer vilka institutioner som kan få s k institutionskort. Här omfattas också tjänstekort för skolpersonal etc. Lånereglerna för institutions- och tjänstekort är gemensamma inom Bibliotek Skåne Nordväst och för att erhålla ett kort, krävs ett undertecknat låneavtal som beskriver de speciella regler som gäller för dessa låntagarkategorier. 2.8 Adressuppdatering från SPAR Systemet har en koppling till SPAR, ett offentligt person- och adressregister som innehåller uppgifter om alla folkbokförda personer i Sverige. En automatisk kontroll av adresser mot SPAR-registret görs en gång i månaden. Om uppgifterna i SPAR och systemets låntagarregister skiljer sig åt skrivs uppgifterna i låntagarregistrets fält för permanent adress över. Fälten för tillfällig adress, e-postadress och telefonnummer uppdateras inte av SPAR.
2.9 Spärr av låntagare Låntagare som har en skuld över ett visst belopp, överenskommet mellan alla biblioteken, spärras från lån tills skulden är lägre än spärrgränsen. Systemet lägger automatiskt in en spärr, när skulderna överstiger ett visst belopp. (Se bilaga 1 för aktuell spärrgräns) 2.10 Meddelande till låntagaren Alla meddelanden som skrivs i systemet ska vara försedda med signatur, biblioteksenhet och datum. 3. Cirkulation 3.1 Utlån För att få låna ska man vara inskriven som låntagare. Om man kan visa giltig fotolegitimation kan man, om man är inskriven, få låna över disk utan att bibliotekskortet är med. Det enskilda biblioteket kan ha begränsningar i antalet utlån per tillfälle av vissa media, t.ex. filmer eller skivor och särskilda åldersgränser för vissa media. (Se bilaga 2 för befintliga begränsningar) Den som lånar ska alltid kunna få ett lånekvitto. Låntagare som vill ha utskrift i större stil ska kunna få det från personalen. Lånekvitton från biblioteken ska vara standardiserade och försedda med uppgifter om det utlånande bibliotekets namn, öppettider, telefonnummer och webbadress till den gemensamma bibliotekskatalogen. Respektive bibliotek ansvarar själv för utseendet på sina lånekvitton. Lånetiden för respektive medier anges i bilaga 3. 3.2 Återlämning Vid återlämning avregistreras lånet från låntagarens konto men biblioteksdatasystemet ställs in så att personal kan se senaste låntagare på återlämnade medier 2 dagar efter återlämning. Medier ska kunna återlämnas på alla folkbibliotek inom Bibliotek Skåne Nordväst, även områdesbibliotek, närbibliotek, filialer och bokbussar. 3.3 Omlån Omlån innebär att ett tidigare registrerat lån förlängs på samma bibliotekskort. Låntagaren behöver inte visa upp boken för att omlån ska kunna genomföras. Låntagare ska kunna göra omlån av ickereserverade media i samband med besök på biblioteket, per telefon eller via bibliotekens webbkatalog. Omlånebegäran kan också skickas via e-post. Man får göra omlån upp till två gånger. Utöver nedanstående undantag kan alla böcker och media lånas om överallt. Fjärrlån. Omlånebegäran görs på det bibliotek som har förmedlat fjärrlånet. Det enskilda biblioteket kan välja att inte tillåta omlån för vissa media, t.ex. snabblån, DVD eller CD-skivor. (Se bilaga 2)
3.4 Förseningsavgifter Förseningsavgift uppstår automatiskt med en dags respit när en bok återlämnas eller omlånas och är försenad. Avgiften sparas i låntagarregistret tills den betalats. Olika medier kan ha olika avgift. Bibliotek med mycket begränsat öppethållande kan ha längre respit. Förseningsavgifter ska kunna betalas på alla folkbibliotek inom Bibliotek Skåne Nordväst. Låntagaren ska alltid kunna få ett kvitto på hur mycket som har betalats. Intäkter från förseningsavgifter behålls av det bibliotek där de betalas. Aktuella avgifter finns i Bilaga 1. 3.5 Ersättning för skadat eller förkommet material Utlånat material som skadas eller förkommer ska normalt ersättas av låntagaren. Hur materialet ersätts beror på vilket bibliotek som äger materialet och var det är lånat. Om materialet lämnas på ett bibliotek i den kommun som äger boken, kan ersättningen betalas antingen direkt över disk eller via faktura. Om materialet trots påminnelser inte återlämnas, fakturerar långivande bibliotek materialet, gallrar det ur katalogen och meddelar ägande bibliotek att materialet är gallrat. När värderingen av materialet görs ska man, förutom att ta ersättning för bokens värde, ta en hanteringskostnad för varje bok som ska ersättas. Om faktura skickats ut och låntagaren kommer tillbaka med böckerna, ska eventuella förseningsavgifter och en administrativ avgift per faktura betalas. Aktuella avgifter finns i Bilaga 1. 3.6 Förvarning Alla biblioteken i samarbetet erbjuder förvarning via e-post. 3.7 Påminnelser För lån som inte återlämnats när lånetiden gått ut skickas påminnelse till låntagaren. Påminnelse kan skickas med post, e-post eller SMS och skickas med följande intervall: Påminnelse efter 1 dag om den lånade titeln är reserverad eller är ett fjärrlån. Påminnelse 1 efter 7 dagar Efter ytterligare 7 dagar tas ett räkningsunderlag ut som hanteras enligt Bibliotek Skåne Nordvästs och ägande biblioteks/kommuns kravrutiner. 4. Reservationer 4.1 Reservationer En bok som är utlånad kan reserveras. Det innebär att en särskild titel markeras för en låntagares räkning. När boken återlämnas signalerar systemet att boken är reserverad. När boken aviseras meddelas låntagaren att boken finns att hämta. Reservationer kan göras av personalen på alla bibliotek som har cirkulationsmodul eller av låntagarna själva via webbkatalogen. Även innestående media kan reserveras, såväl via personalklienten som av låntagarna via webbkatalogen.
Reservationer kan göras i ett biblioteks bestånd för att hämtas ut på ett annat bibliotek. Biblioteken tar ut plocklistor under dagen för att fånga upp reserverade titlar. Om en reserverad titel inte går att hitta ska låntagare/reserverande bibliotek meddelas eller kan reservationen flyttas till annat bibliotek som äger titeln. Om en låntagare hittar en reserverad bok som står inne får han/hon låna den trots att den är reserverad av någon annan. 4.2 Kortare lånetid vid reservationskö När reservationerna är tre eller fler, begränsas lånetiden till 14 dagar. 4.3 Aviseringar Reserverade böcker aviseras av det bibliotek där boken ska hämtas. Aviseringtiden är i normalfallet 7 dagar. 5. Lån mellan bibliotek 5.1 Lånekedjan Alla böcker kan lånas mellan biblioteken, även nya böcker. Inköp ska dock alltid övervägas, särskilt om boken är ny eller har efterfrågats förut. Om personalen ska reservera en bok eller annat medium ska följande lånekedja tillämpas: 1. Lån inom den egna kommunen 2. Lån från något av de andra huvudbiblioteken 3. Lån från någon annan kommuns filial, när- eller områdesbibliotek 4. Fjärrlån Skolbibliotek ingår inte i lånekedjan.. 5.1.1 Ljudböcker Ljudböcker kan lånas mellan biblioteken. 5.1.2 Bok & band, LL-material mm Material som innehåller bok & band, t ex lästräningsmaterial, lättläst m m, kan lånas mellan biblioteken. 5.1.3 Musik-CD, faktafilm, språkkurser Musik-cd, faktafilm, språkkurser mm lånas mellan biblioteken. 5.2 Undantag från lån mellan biblioteken 5.2.1 Snabblån Medier med lånetid på 1 vecka lånas inte mellan biblioteken. 5.2.2 DVD, datorspel och TV-spel DVD och TV-spel lånas inte mellan kommunerna. Webbportalen bör innehålla tydlig information om denna avvikelse i lånereglerna. 5.2.3 Tidskrifter Senaste numret av tidskrifter lånas inte mellan biblioteken.
6. Transporter Transporter sker mellan huvudbiblioteken. Transporterna görs av det transportföretag som systemägaren tecknar avtal med. Under delar av sommaren kan transporten ske mindre frekvent än under övriga året, detta regleras genom det befintliga transportavtalet. Transporter mellan bibliotek inom respektive kommun hanteras av kommunen själv. Återlämnade böcker som tillhör annat bibliotek ska skickas tillbaka till ägande bibliotek med närmast följande transportmöjlighet. 6.1 Etiketter och märkning av media Alla medier bör vara märkta med det ägande bibliotekets namn på baksidan av pärmen. Alla böcker som man skickar iväg till annat bibliotek bör t v ha streckkodsetikett. Emballage som innehåller flera media bör vara försedda med uppgifter om innehåll (ex 8 CD-skivor eller 1 bok, 3 kassetter ). 7. Uppsökande verksamhet 7.1 Allmänt I uppsökande verksamhet inkluderas boken kommer, talbokshantering, lantbrevbärarservice samt bokvagnar och bokdepositioner på vårdinrättningar, institutioner och arbetsplatser. Varje kommunbibliotek avgör vilken uppsökande verksamhet som ska finnas i kommunen och hur den ska bedrivas. 7.2 Gemensamma regler För lån via den uppsökande verksamheten utgår inga avgifter. Detta regleras med hjälp av låntagarkategorier. Längre lånetider än normallån kan användas om man så önskar. Böcker som ska ingå i depositioner ska inte lånas från annan kommun. Böcker till Boken kommer ska inte reserveras av andra kommuner. 8. Drift och support 8.1 Inledning Driftorganisationen är gemensam för alla bibliotek som ingår i systemet. 8.2 Ansvarsfunktioner Det finns fem olika ansvarsfunktioner i driftorganisationen: Styrgruppen Driftansvar, servrar biblioteksdatasystemet sköts av leverantören i form av driftbyrå. Varje kommunbibliotek kopplar sig direkt mot denna. Kommunövergripande bibliotekssystemansvar inklusive systemsupport (= arbetsgruppen för systemansvariga) Kommuninternt systemansvar
Lokal teknisk support genom it-tekniker/it-support 8.3 Felanmälan, drifts- och utvecklingskontakter med leverantören För felanmälningar och användarstöd vänder man sig i första hand till kommuninternt systemansvarig, därefter den kommunövergripande systemsupporten. Var och en har dock rätt att göra felanmälningar till leverantören, om man vet med sig att det är nödvändigt. Varje kommun har datatrafik till och från driftleverantören. Den dagliga tekniska supporten vad gäller klientinstallationer, skrivare etc. hanteras som hittills lokalt. Driftsäkerhet, felsökning och tekniskt underhåll: Felkällorna vid driftstörning kan vara flera, och fel kanske måste sökas både lokalt i respektive kommun, i kommunikationen till servern, eller i servern. Akuta driftstörningar som misstänks höra ihop med bibliotekssystemet måste det drabbade biblioteket anmäla direkt till driftleverantören. Misstänkta programfel, frågor och utvecklingsförslag ska kommuniceras med systemleverantören. Sådana, icke-akuta, kontakter med systemleverantören bör samlas till ett ställe i Bibliotek Skåne Nordväst, lämpligen hos gruppen för systemansvariga. Feedback till biblioteken bör kommuniceras samma väg.
9. Bilaga 1 - Avgifter 9.1 Gemensamma avgifter Förseningsavgifter för normallån: 3 kr/volym och dag. Ingen tillkommande kostnad för 1:a kravet. Förseningsavgifter för barnmedia förekommer inte. Barn och unga (upp till 18 år) får inte förseningsavgifter. Maxavgift 100 kr/media Högsta avgift 500 kr/återlämningstillfälle. Låntagaren spärras när skulden uppgår till 50 kr eller däröver, och när faktura för ej återlämnade media skickas ut. Förseningsavgift betalas f o m man fyller 18 år. För Boken-kommer-lån, lån av talböcker, och för bokbusslån utgår ingen förseningsavgift. Förkommet bibliotekskort: 15 kr för både barn och vuxna (bortfaller om kortet stulits och stöldanmälan visas upp) Reservation av media inom Skåne Nordväst-samarbetet är kostnadsfritt. Avgifter för fjärrlån inom Norden: 10 kr Artikelkopior från statliga bibliotek: självkostnadspris Ersättning för förkomna/förstörda böcker: 1:a hand ett schablonpris (följer Bibliotekstjänsts genomsnittspriser), 2:a hand bokens nypris. Dessutom tillkommer en hanteringskostnad per medium på för närvarande 50 kr. Ersättning för förkomna/förstörda musik-cd: 200 kr + hanteringskostnad Ersättning för förkomna/förstörda filmer: 600 kr + hanteringskostnad Ersättning för förkomna/förstörda DAISY: 200 kr + hanteringskostnad Ersättning för förkomna/förstörda pocketböcker: 50 kr + hanteringskostnad Ersättning för förkomna/förstörda tidskrifter: en hanteringskostnad/betalning oavsett hur många tidskrifter det gäller Ersättning för förkomna/förstörda TV-spel: 1000 kr + hanteringskostnad Fakturering av förkomna/förstörda böcker görs av ägande bibliotek. 9.2 Avgifter som varje kommun beslutar om DVD TV-spel Kopior och utskrifter. Plastkassar, vykort och övrig försäljning. Administrations- och eventuell inkassoavgift (avgörs av kommuninterna avgiftssystem).
10. Bilaga 2 Lokala biblioteksbegränsningar Biblioteken kan ha lokala begränsningar t ex vad gäller antal lån av viss medietyp eller utlån av senaste tidskriftsnummer 11. Bilaga 3 Aktuella lånetider Normallånetiden för böcker och musik är 28 dagar. Lånetid för institutionskort/tjänstekort är 28 dagar. Max antal omlån normalt 2 ggr Låneregler och avgifter för hyrfilm och TV-spel beslutas av varje kommun Låneregler för snabblån beslutas av varje kommun Lånetid för tidskrifter 2 veckor, senaste numret lånas endast ut inom det ägande kommunbiblioteket, om det alls lånas ut Inga reservationer av medier med lånetid på 1 vecka p.g.a. att transporttiden då blir längre än mediernas lånetid.