Marie Curie på Karolinska Institutet

Karolinska Institutet Administration av Marie Curie-anslag 1 (16) Marie Curie på Karolinska Institutet Universitetsförvaltningen Forsknings- och forskarutbildningsavdelningen, Grants Office Personalavdelningen Ekonomiavdelningen

Karolinska Institutet Administration av Marie Curie-anslag 2 (16) Marie Curie på Karolinska Institutet INNEHÅLL 1 Ordlista...3 2 Introduktion till Marie Curie...4 2.1 Nätverksbaserade Marie Curie...4 2.1.1 Initial Training Networks (ITN)...4 2.1.2 Industry-Academia Partnerships and Pathways (IAPP)...4 2.1.3 International Research Exchange Scheme (IRSES)...4 2.1.4 COFUND...4 2.2 Individuella Marie Curie...4 2.2.1 Intra-European Fellowships (IEF)...4 2.2.2 International Outgoing Fellowship (IOF)...5 2.2.3 International Incoming Fellowship (IIF)...5 2.2.4 Re-integration Grants (RGs)...5 3 Avtal...6 3.1 Individuella Marie Curie-anslag...6 3.1.1 Kontrakt med kommissionen...6 3.1.2 Anställningsavtal, specifikt för Marie Curie...6 3.2 Marie Curie-nätverk...6 4 Anställnings- och lönerutiner...8 4.1 Anställningsavtal...8 4.1.1 Befattning och tidsbegränsningskod...8 4.1.2 Lön...8 4.1.3 Tidpunkter för utbetalningar....9 4.2 Skattelagstiftningen...9 4.2.1 Möjlighet att ansöka om skattelättnad för särskilt kvalificerade forskare 9 4.3 Marie Curie i utlandet - International Outgoing Fellowship (IOF)...10 5 Finansiella Aspekter...11 5.1 Bankkonto...11 5.2 Att beräkna ränta...11 5.3 Att hantera kursändringar...11 5.4 Bokföra Overhead...11 6 Råd vid rapportering av Marie Curie-anslag...13 6.1 Form C...13 6.2 Tidrapporter...13 6.3 Rapportering av förvaltningskostnader- Management...14 6.4 Revisionsintyg...14 7 Kontakt...15 7.1 Grants Office...15 7.2 Personalavdelningen...15 7.3 Juristenheten...15 7.4 Ekonomiavdelningen...15 8 Länksamling...16

Karolinska Institutet Administration av Marie Curie-anslag 3 (16) 1 Ordlista Work programme Financial Guidelines Arbetsprogram. Släpps ett nytt varje år med detaljer för varje års utlysning. Finns på CORDIS. Riktlinjer för ekonomisk handläggning och rapportering. Finns på CORDIS. Guide for Applicants Early-stage researchers (ESR) Experienced researchers (ER) Grant Agreement Dokument specifikt för varje utlysning. Här finns t ex lönekoefficienter specificerade och lönenivåer. Doktorander eller forskare med mindre än 4 års forskningserfarenhet Disputerade forskare eller forskare med mer än 4 års forskningserfarenhet Bidragsavtal CORDIS ECAS SESAM Kommissionens informationsportal för sjunde ramprogrammet. Här finns alla dokument och utlysningar. European Commission Authentication Service Kommissionens elektroniska verktyg för rapportering I slutet av dokumentet finns ett antal länkar samlade till de informationssidor och dokument som nämns i texten. Utgivare: Karolinska Institutet Grants Office, 2009-06-23 För fler exemplar, kontakta grantsoffice@ki.se

Karolinska Institutet Administration av Marie Curie-anslag 4 (16) 2 Introduktion till Marie Curie Marie Curie är ett samlingsnamn för EU-kommissionens mobilitetsprogram. Det är en av fyra delar inom sjunde ramprogrammet och kallas People. Det finns två huvudtyper av Marie Curie-program, de individuella och de nätverksbaserade. Dessa är av olika karaktär och beskrivs i detalj nedan. 2.1 Nätverksbaserade Marie Curie 2.1.1 Initial Training Networks (ITN) Initial Training Networks är främst avsett för forskarutbildning. Minst tre organisationer i tre olika europeiska länder samarbetar i ett fyraårigt nätverksprojekt och anställer doktorander (ESRs) inom detta. Ett mindre antal tidiga postdocs (ERs) kan även delta. 2.1.2 Industry-Academia Partnerships and Pathways (IAPP) Industry-Academia Partnerships and Pathways (IAPP) syftar till att öka utbyte mellan industri och akademi. Minst två organisationer från de två olika sektorerna i två olika europeiska länder kan delta. Alla typer av anställd personal kan delta i utbytet, forskare såväl som teknisk och administrativ personal. Anställd personal behåller sin anställning under utbytestiden. Inom ramen för projektet kan även ERs rekryteras. 2.1.3 International Research Exchange Scheme (IRSES) International Research Exchange Scheme (IRSES) är ett utbytesprogram mellan organisationer i Europa och de länder EU har särskilda avtal med (se aktuellt arbetsprogram för detaljer). Utbytet kan inkludera all typ av personal men måste ske åt bägge hållen och vara max ett år. Personal behåller sin ursprungslön och anställning under utbytet, bidrag sökes till extrakostnader. 2.1.4 COFUND Ett program där EU delfinansierar ett postdoc-program. I första hand riktat till nationella och regionala finansiärer men även andra aktörer kan söka. Bidraget betalas ut till finansiären som sedan administrerar rekrytering och betalning till forskaren. 2.2 Individuella Marie Curie 2.2.1 Intra-European Fellowships (IEF) För forskare som flyttar inom Europa för att bedriva forskning under 12-24 månader. Endast ER (disputerade eller motsvarande 4 års forskningserfarenhet). Forskarna söker själva tillsammans med handledare. Årliga utlysningar, vanligen i augusti.

Karolinska Institutet Administration av Marie Curie-anslag 5 (16) 2.2.2 International Outgoing Fellowship (IOF) För europeiska forskare som flyttar utanför Europa för att bedriva forskning med en obligatorisk re-integreringsperiod (en obligatorisk period vid hemuniversitet i Europa för att etablera sig som återvändande forskare). Total tid 24-36 månader varav minst 12-24 utanför Europa. Endast ER (disputerade eller motsvarande 4 års forskningserfarenhet). Forskarna söker själva tillsammans med handledare. Årliga utlysningar, vanligen i augusti. 2.2.3 International Incoming Fellowship (IIF) För forskare utanför Europa som flyttar till värdorganisation inom Europa för forskning 12-24 månader. Endast ER (disputerade eller motsvarande 4 års forskningserfarenhet). Forskarna söker själva tillsammans med handledare. Årliga utlysningar, vanligen i augusti. 2.2.4 Re-integration Grants (RGs) Två typer av Re-integration grants finns, europeiska (ERG) och internationella (IRG). Återvändande forskare som haft Marie Curie-medel i Europa kan få ERG, medel för att bygga upp sin verksamhet. IRG är för forskare som bedrivit forskning utanför Europa i minst tre år. Forskarna söker själva tillsammans med handledare.

Karolinska Institutet Administration av Marie Curie-anslag 6 (16) 3 Avtal 3.1 Individuella Marie Curie-anslag 3.1.1 Kontrakt med kommissionen Kommissionen sätter upp kontraktet och det tecknas centralt av den person som har rätt att teckna för KI (i första hand enhetschefen för Grants Office) samt av Prefekt. Kontraktet följer en standardtext och ska biläggas det specifika avtalet mellan KI och forskaren. Till detta ska dokumentet Declaration of conformity of the employment agreement with the EC Contract biläggas. En mall för detta finns hos Grants Office. Dokumentet ska vara Kommissionen tillhanda senast 20 dagar efter anställningen påbörjats. För IOFs där forskaren ska tillbringa tid hos en tredje part behövs en skriftlig överenskommelse mellan KI och den internationella värdinstitutionen. Mer detaljerad text finns i Annex III. Kontakta administrativ chef och prefekt om upprättande av ett sådant avtal. 3.1.2 Anställningsavtal, specifikt för Marie Curie Avtalet är utformat för att överensstämma med EUs regler. Det ska upprättas av institutionen och tecknas på institutionen. Mallar som kan användas finns att få från Personalavdelningen. Vad som ska ingå i dessa mallar är detaljerat beskrivet av Kommissionen i specifika annex till vart och ett av de olika typerna av kontrakt. I början av varje annex finns också en definition av begrepp som kan vara bra att gå igenom inför arbetet med avtalet. Var noga med att själva gå igenom era åtaganden gentemot forskaren. Anställningsavtalet består av ett antal dokument som alla utgör en del av avtalet. Forskarens ska erhålla en komplett uppsättning som består av: Anställningsavtal (se mall hos PA) Specifikt kontrakt avseende MC-forskare (se mall tillsammans med anställningsavtal) Personal Career Development Plan (upprättas mellan forskare och handledare) Kopia av kontraktet mellan Kommissionen och KI Annex I: Description of work (del av kontraktet med kommissionen) Annex II: Allmänna villkor för Marie Curie (del av kontraktet, finns på CORDIS) Annex III: Speciella villkor (del av kontraktet, finns på CORDIS) Beskrivning och tidtabell för projektet i de fall arbetet är uppdelat på olika perioder 3.2 Marie Curie-nätverk I de fall KI är koordinator för Marie Curie-nätverk behövs vanligen ett konsortialavtal, underskrivet av alla parter, som reglerar samarbetet. Kontakta Grants Office i dessa fall, vanligtvis behövs en genomgång av jurist.

Karolinska Institutet Administration av Marie Curie-anslag 7 (16) När KI är partner i ett Marie Curie-nätverk behövs underskrivna avtal mellan forskare och KI för den tiden forskaren ska tillbringa på KI. Innehållet i dessa avtal skiljer sig mellan typ av utbyte men finns detaljerat beskrivet av Kommissionen.

Karolinska Institutet Administration av Marie Curie-anslag 8 (16) 4 Anställnings- och lönerutiner Vid finansiering av anställd är Marie Curie-medel likställda vilken extern finansiering som helst. Det innebär att i de fall Marie Curie-medel inte räcker för att ge en adekvat lön enligt KI ska institutionen fylla upp med egna medel. Anställd med Marie Curie-medel har rätt till lönerevision om inget annat avtalats. Anslag som ges ut direkt eller indirekt av EU är skattepliktiga enligt svensk skattelagstiftning så även Marie Curie. Läs mer under rubriken 4.2 Skattelagstiftningen. 4.1 Anställningsavtal Anställningen formaliseras genom ett speciellt utformat anställningsavtal med en bilaga. Anställningsavtalen finns på intranätet och fylls i på institutionen. Löneenheten på personalavdelningen registrerar avtalet i lönesystemet. Anställningen regleras enligt ALFA och personerna får därmed samma anställningsvillkor som övriga anställda, exempelvis sjuk- och föräldraförmåner. 4.1.1 Befattning och tidsbegränsningskod Forskare/doktorand som får finansiering via Marie Curie ska anställas på en av dessa befattningar: Befattning KI Kat Kategori enligt Marie Curie Doktorand 1 Early stage researchers Post-doc 2 Experienced researchers (4-10 years experience) Senior forskare 3 Experienced researchers (>10 years experience) Tidsbegränsningskoden ska vara HF 5:7 för doktorand och LAS 5:1 för övriga. 4.1.2 Lön Den ersättning som betalas direkt till den anställde kan bestå av maximalt fyra delar: 1. Månatligt grundbidrag = lön, living allowance 2. Utlandstillägg -Mobility allowance 3. Reseersättning -Travel allowance 4. Förkovran -Career Exploratory Alla delar är skattepliktiga ersättningar men på ersättning 2-4 betalas endast de lagstadgade arbetsgivaravgifterna (31,28% 2009). På lönen (living allowance) ska full LKP betalas och det är på denna som förmåner baseras (sjuklön etc).

Karolinska Institutet Administration av Marie Curie-anslag 9 (16) Samtliga belopp är att betrakta som preliminära med hänsyn till förändringar i växelkurser. Den anställde ska slutligen lägst ha erhållit den lön som motsvaras av beloppet (i EUR) i kontraktet - detta belopp inkluderar sociala avgifter. En uppföljning av löneutbetalningarna mot budget bör göras varje år, och en slutreglering måste göras senast i samband med slutredovisningen av projektet. För slutregleringen ska blankett Utbetalning/Avräkning vid Marie Curieanställningar användas. 4.1.3 Tidpunkter för utbetalningar. Lön, living allowance, betalas ut månadsvis som månadslön. Utlandstillägg, mobility allowance, ska betalas ut månadsvis som ett tidsbegränsat uppdragstillägg. Beloppet som ska utbetalas skrivs i anställningsavtalet. Reseersättning, travel allowance, ska utbetalas för den första tolvmånadersperioden i början av vistelsen och därefter årligen. Ersättningen är avsedd för en hit- och hemresa varje tolvmånadersperiod. Blanketten Enstaka uppdragstillägg ska användas. Förkovran, Career exploratory, ska endast utbetalas vid ett tillfälle. Observera att bidraget utgår endast om den faktiska vistelsen varat minst 12 månader varför ersättningen bör utbetalas tidigast i projektmånad 13. Ersättningen är avsedd för kostnader för forskarens förkovran. Blanketten Enstaka uppdragstillägg ska användas. 4.2 Skattelagstiftningen Enligt svensk skattelagstiftning är Marie Curie anslag skattepliktiga. Om vistelsetiden i Sverige understiger 6 månader ska ansökan om SINK (särskild inkomst skatt för utomlands bosatta) göras av institutionen. Boendekostnader och resa till och från Sverige som KI betalar är inte skattepliktiga för de med SINK-beslut. Blankett: www.rsv.se/blanketter. 4.2.1 Möjlighet att ansöka om skattelättnad för särskilt kvalificerade forskare Särskilt kvalificerade gästforskare såsom Marie Curie Fellows (Experienced researchers) som vistas vid KI för att bedriva forskning kan i vissa fall medges viss skattelättnad. En ansökan ska då ställas till Forskarskattenämnden. Alla forskare som inte är nydisputerade rekommenderas att pröva denna möjlighet. Mer information om villkor och ansökningsblankett återfinns på skatteverkets hemsida, se sökbegrepp: Beskattning av utländska nyckelpersoner alternativt på engelska Tax relief for foreign key personnel.

Karolinska Institutet Administration av Marie Curie-anslag 10 (16) 4.3 Marie Curie i utlandet - International Outgoing Fellowship (IOF) En forskare som har sin grundanställning vid KI och tilldelas ett IOF ska anställas med ett URA-kontrakt (avtal om utlandskontrakt och riktlinjer för anställningsvillkor vid tjänstgöring utomlands). URA-avtalet möjliggör skattefria tillägg för logi, hemresor etc. Notera att om forskaren uteblir från sin obligatoriska re-integreringsperiod blir forskaren återbetalningsskyldig till KI för de mottagna Marie Curie medlen. KI blir i sin tur återbetalningsskyldig till EU-kommissionen.

Karolinska Institutet Administration av Marie Curie-anslag 11 (16) 5 Finansiella Aspekter 5.1 Bankkonto För individuella Marie Curie-anslag anges institutionens eget plusgiro-konto som mottagande bankkonto. Det innebär att beloppet i EUR automatiskt växlas över till SEK i och med inbetalningen till plusgirot. För nätverksprojekt, där KI är koordinator och delar av erhållet bidrag ska vidareförmedlas i EUR till andra partners utanför KI, skall särskilt bankkonto (valutakonto) öppnas, f n i SEB. Institutionen kontaktar Ekonomiavdelningen för hjälp med detta. Valutakonton administreras av den centrala Ekonomiavdelningen vid KI, som även svarar på frågor och bistår med underlag för redovisning av ränta med mera. 5.2 Att beräkna ränta För mono-beneficiary grants, där KI är den ende partnern, ska all ränta som genereras av förskottsbetalningen rapporteras till EU. Eftersom ett individuellt Marie Curie-anslag är ett mono-beneficiary grant och pengarna ligger på institutionens räntebärande konto (plusgiro), ska all ränta som genereras rapporteras, så länge som det finns kvar av förskotterat bidrag. Institutionen kontaktar Ekonomiavdelningen för hjälp med beräkning av räntan då en period ska redovisas. I de fall där KI däremot är koordinator - och det således är fråga om ett multibeneficiary grant - skall räntan för den del som genererats av övriga partners del rapporteras. Det gäller inte för KIs del av räntan. 5.3 Att hantera kursändringar Då en period är slut och redovisning ska ske, ska kostnaderna i SEK räknas om till ECBs EUR-kurs för första bankdag efter att perioden avslutats. Det innebär ofrånkomligen att det uppkommer en differens mellan inbetalt bidrag inväxlat i SEK och totala kostnader för perioden omräknade till en annan valutakurs. Eftersom den anställde ska slutligen lägst ha erhållit den lön som anges i kontraktet i EUR, är det mycket viktigt att följa upp projektet i Agresso och justera lönekostnaderna i tid. Om det visar sig att projektet/institutionen gör en förlust pga kursändringarna under rapporteringsperioden, så får den kostnaden inte belasta EU-projektet, utan måste finansieras av andra medel. 5.4 Bokföra Overhead I de fall då en finansiär inte accepterar reglerna om full kostnadstäckning (t ex Marie Curie som endast ger 10% för OH) måste institutionen ta ett aktivt beslut

Karolinska Institutet Administration av Marie Curie-anslag 12 (16) om samfinansiering av OH-kostnaden, där prefekt eller annan behörig ska ha godkänt detta innan bidraget söks. När inbetalningen av bidraget sker bokförs först full EU-overhead via trigger 21 eller 22. En manuell ombokning görs sedan från det projekt som ska stå för samfinansieringen genom att mellanskillnaden mellan EU-overhead och Marie Curie-overhead återförs projektet via samfinansieringskontona 49928 och 50128. För vidare information, se EA-handboken kap 4.5. Anvisningarna ovan och i EA-handboken är exempel på nuvarande OH-regler med avlyft för overhead på inbetalda bidragsmedel. När INDI är infört kommer bidraget oavkortat gå till forskarens projekt och overheadkostnaden kommer istället att belasta projektet beräknat på direkta kostnader. Vid rapporteringen till EU redovisar man inte den faktiska overheadkostnad som projektet belastats med i Agresso, utan enligt den regel som gällde vid ansökan om bidraget (t ex 10%-påslag).

Karolinska Institutet Administration av Marie Curie-anslag 13 (16) 6 Råd vid rapportering av Marie Curie-anslag Notera att nedan är en generell beskrivning av vad man bör tänka på vid rapportering av Marie-Curie-anslag. Viktigt att komma ihåg är att alltid läsa kontraktet och de dokument som härrör till det specifika MC projekt man ska rapportera. All rapportering görs via SESAM, kommissionens elektroniska verktyg för rapportering. Registrering till SESAM sker via ECAS (European Commission Authentication Service). Inloggningskoder skickas till ansvarig forskare eller koordinator. Stödmottagaren/konsortiet skall lämna en regelbunden rapport till kommissionen inom 60 dagar efter utgången av respektive period och en slutrapport inom 60 dagar efter projektet avslutats. Rapporteringsperioderna för varje projekt fastställs vid avtalsförhandlingarna och återfinns i bidragsavtalet (Grant Agreement) artikel 3. Alla dokument som behövs för rapportering kan man finna på CORDIS där det finns en länk till varje typ av projekt och vidare till How to manage my project och länk till Guidance notes on project reporting. Där hittar man även länk för registrering till SESAM. Dokument som behövs för rapportering: Bidragsavtal Bilaga II där det viktigaste står om de finansiella bestämmelserna Bilaga III med särskilda bestämmelser för respektive projekttyp Financial Guidelines Bilaga VI- Form C för respektive projekttyp 6.1 Form C Form C (Financial Statement) är en blankett för rapportering av den ekonomiska statusen för den period som ska redovisas. Den är ett sammandrag av kostnaderna under perioden. De kostnader som godkänns utgör sedan underlag för nästa tilldelning från EU. Form C ska vara underskrivet av ansvarig forskare och administrativ chef vid institutionen. Räntan rapporteras i Form C i EUR under punkten Declaration of interest yielded by the pre-financing. Omräkning sker till samma växlingskurs som gäller för rapporteringsperioden. 6.2 Tidrapporter För alla EU-bidrag ska det finnas tidrapporter för dem som avlönats i projektet. Särskild blankett finns på Grants Office hemsida.

Karolinska Institutet Administration av Marie Curie-anslag 14 (16) 6.3 Rapportering av förvaltningskostnader- Management Hur mycket man får redovisa som förvaltningskostnader skiljer sig mellan projekttyperna och bestämmelserna för detta hittar man i Bilaga III för aktuellt projekt. Generellt kan man säga att det är 3% för projekt med 1-2 deltagare och 7% för nätverksprojekten. I vissa fall får man dock inte ta upp något alls utan det ingår i de indirekta kostnaderna. 6.4 Revisionsintyg Ett intyg över redovisningen skall lämnas när kostnaderna vid del eller slutbetalning är lika med eller överstiger 375 000 Euro. Detta görs av en oberoende extern revisor. För detta behövs Bilaga VII Form D riktlinjer för intyg avseende redovisningen och Letter of representation där bidragsmottagare skriftligt ger revisorn uppdraget. Mall för detta finns på sid 78 i Certificates issued by external auditors.

Karolinska Institutet Administration av Marie Curie-anslag 15 (16) 7 Kontakt 7.1 Grants Office Judit Wefer (Övergripande frågor Marie Curie) Judit.Wefer@ki.se Evelyn Göransson (budgetfrågor, rapporteringsfrågor) Evelyn.Göransson@ki.se Allmänna frågor grantsoffice@ki.se 7.2 Personalavdelningen Katarina Tillgren (Anställning, löneutbetalning) Katarina.tillgren@ki.se 7.3 Juristenheten Victoria Söderkvist (Konsortialavtal, andra frågor om avtal) Victoria.soderkvist@ki.se 7.4 Ekonomiavdelningen Maj-Len Holm (Redovisning i Agresso, frågor angående bankkonton och räntor) Maj-Len.Holm@ki.se

Karolinska Institutet Administration av Marie Curie-anslag 16 (16) 8 Länksamling CORDIS find a document FP7 http://cordis.europa.eu/fp7/mariecurieactions/home_en.html Financial Guidelines ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/financialguide_en.pdf Visiting Researcher Service http://ki.se/vrs Guidance notes for beneficiaries and auditors ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/guidelines-audit-certification_en.pdf EA-handboken http://intra.ki.se/finances/eahandbok_pdf/kap4_full_kostnadstackning.pdf Länk ECB Eurokurs http://www.ecb.int/stats/exchange/eurofxref/html/eurofxref-graph-sek.en.html http://www.ecb.int/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html