Riskanalys och riskhantering 1
Riskhantering i projekt Riskhantering är konsten att identifiera och reagera på risker genom hela projektets livscykel i relation till projektmålen. 2
Vad är risk? Ordboksdefinition: the possibility of loss or injury Projektrisker innebär en förståelse för potentiella problem som kan uppkomma i projektet, samt hur dessa kan hindra framgång Riskhantering kan ses som en försäkring eller en investering 3
Relationen mellan risk och möjlighet Målet med riskhantering i projekt är att: Minimera potentiella risker och samtidigt; Maximera potentiella möjligheter. Balansering av risk och möjligheter Risker Möjligheter 4
Riskhantering i projekt Riskplanering: Besluta om hur riskhanteringen ska behandlas och planeras för projektet. Riskidentifierimg: Bestämma vilka risker som sannolikt kommer att påverka projektet, samt dokumentera karaktären hos dessa. characteristics Riskanalys: Karaktärisera och analysera risker, samt priotera effekterna av dem i relation till projektmålen. Mäta eller bedöma sannolikheten av att en risk inträffar och konsekvensen om den inträffar. Riskrespons: Handlingsplan för att förstärka möjligheter och reducera hot i relation till projektmålen. Riskövervakning och -kontroll: Övervakning och kontroll av kända risker, identifiering av nya risker, reducera risker och utvärdera effekten av riskreduktion. 5
Riskplanering Utfallet av riskplaneringen är en riskhanteringsplan. Projektgruppen bör granska projektdokument och skapa förståelse för organisationens och projektsponsorns synsätt på risk. Detaljeringsgraden varierar beroende på olika projekts behov. 6
Beredskaps- och reservplaner, beredskapsreserver Beredskapsplaner är fördefinierade handlingar som projektsgruppen utför om en identifierad risk uppkommer. Reservplaner används som en reaktion på en risk som har inträffat, då det primära bemötandet visat sig vara otillräckligt. Beredskapsreserver är resurser hos projektsponsorn som kan användas för att mildra kostnads- eller tidsrisker om ändringar i kvalitet eller omfattning uppkommer. 7
Riskidentifiering Identifiering av risker innebär en process för att förstå potentiella otillfredsställande utfall som kan kopplas till ett visst projekt. Ett flertal metoder och verktyg finns, exempelvis: Brainstorming Delphi-metoden Intervjuer SWOT analys 8
Grundläggande riskkategorier Marknadsrisker: Kommer en ny produkt eller tjänst att vara användbar för organisationen alterntivt marknadsmässigt intressant för andra? Finansiella risker: Har organisationen råd att sätta igång projektet? Är detta projekt det bästa sättet att använda företagets finansiella resurser? Teknologiska risker: Är projekt tekniskt genomförbart? Är tekiniken föråldrad innan produkten kan tas ibruk? 9
Riskanalys Bedömning av sannolikhet och konsekvens Hur troligt är det att en risk inträffar och vilken påverkan får det Metoder och verktyg Sannolikhet och konsekvens Riskmatris, graderad skala på sannolikhet och konsekvens Riskkategorisering efter riskkälla 10
Riskdiagram 11
Exempel på en enkel sannolikhet/konsekvensanalys Tänk på potentiella risker vid planerandet av en familjemiddag Diskutera fram 3 risker Ranka sannolikheten som hög, medium eller låg Ranka konsekvensen som hög, medium eller låg 12
Sannolikhets- och konsekvensmatris hög Sannolikhet medium låg låg medium hög Konsekvens 13
Riskvärdering Verktyg för att bibehålla en medvetenhet för risker genom hela projektets livscykel En periodisk utvärdering av viktigaste riskerna Rankinglista görs kontinuerligt och följs upp genom hela projektet 14
Miniriskmetoden Risk Vald lösning går ej att realisera Finansiering misslyckas Försenade leveranser Sannolikhet 1-5 Konsekvens 1-5 Riskvärde = S*K 2 5 10 1 5 5 2 3 6 Riskåtgärd Ta fram alternativa lösningar Bevaka 15
Utökad riskanalys Genomförs oftast i stora komplexa projekt Exempel på metoder och verktyg Intervjuer Känslighetsanalyser Beslutsträd Modellering eller simulering 16
Beslutsträd och förväntat ekonomiskt värde Beslutsträd är en metod för att välja det bästa tillvägagångssättet i situationer med osäkra utfall Förväntat ekonomiskt värde (EMV) är beslutsträd med bedömda ekonomiska utfall för varje sannolikt scenario 17
Exempel: Beslutsträd Projekt 1 har 50% chans att ge en vinst på 200 kkr, 20% risk för en förlust på 50kkr, och 30% risk för en förlust på 30kkr. Projekt 2 har 70% chans att ge en vinst på 100kkr, och 30% risk av en förlust på 10kkr. Vad är det förväntade ekonomiska värdet? Vilket projekt skulle du rekommendera? 18
Modellering och simulering Vid projektsimulering används modeller som överför de osäkerheter som angetts på en detaljerad nivå i projektet till de möjliga konsekvenserna för projektmålen En vanlig metod är Monte Carlo som simulerar en modells utfall ett flertal gånger för att ge en statistisk distribution av kalkylerade resultat 19
Monte Carlo Simulation tidplanering 20
Riskbemötande Fyra huvudstrategier: Undvika: Eliminering av ett hot eller en risk Acceptera: Acceptans av riskens konsekvenser om den uppkommer Överföring: Låta någon annan ta ansvar för risken Reducering: Minska konsekvensen och sannolikheten för en risk 21
Övervaka och styra risker Ombedömning av risk Riskgranskning Avvikelse- och trendanalys Mätning av tekniska status Analys av reserv Statusmöten 22
Resultat av en god riskhantering Till skillnad från krishantering syns riskhantering oftast inte Väl genomförda projekt upplevs som genomförda nästan utan ansträngning. Men mycket arbete har utförts för nå detta resultat Projektledare bör sträva efter att deras arbete verkar enkelt, vilket ofta är fallet i väl genomförda projekt 23
There are known knowns. These are things we know that we know. There are known unknowns. That is to say, there are things that we know we don't know. But there are also unknown unknowns. There are things we don't know we don't know. Donald Rumsfeld, USA:s försvarsminister under Irakkriget, avseende förekomsten av massförstörelse vapen. 24