Utvärdering av Svensk Biblioteksförenings kommittéer för klassifikation, katalogisering och indexering Slutsatser och rekommendationer Slutrapport från Svensk Biblioteksförenings utvecklingsråd för media och samlingar
Innehåll Förord 3 Utvecklingsrådet för media och samlingar Slutsatser och rekommendationer 5 Utvärderingen 5 Vikten av kommittéerna 5 Huvudmannaskapet 6 Sammansättningen av kommittéerna 7 Förbättringsförslag 8 Bilaga styrelsens kommentarer till utvecklingsrådets förbättringsförslag 9 Utvecklingsrådets medlemmar 11 2
Förord Svensk Biblioteksförening har genom ett av sina utvecklingsråd genomfört en utvärdering av föreningens kommittéer för klassifikation och katalogisering, som utan egentligt nationellt upp drag håller samman de bibliografiska regelverken för biblioteken. Utvärderingen ger vid handen att den funktion kommittéerna fyller är omistlig för de svenska biblioteken. Det är av stor vikt och betydelse att i ett litet land som Sverige hålla samman de bibliografiska regelverken. En hög och sammanhållen kvalitet på den bibliografiska informationen är en av grundvalarna för att kunna erbjuda kvalitativa och effektiva bibliotekstjänster. Utvärderingen pekar på att den bibliografiska kompetensen på folkbiblioteken har minskat under de senaste decennierna, till stor del som en följd av att få bibliotek katalogiserar själva. Det och att många universitetsoch högskolebibliotek sam verkar kring LIBRIS-databasen gör det viktigt med en central samman hållande funktion för att säkerställa en jämn och hög kvalitet på katalog informationen. Ett för olika bibliotekstyper gemensamt regel verk fungerar också som likriktare av den bibliografiska informationen. Utvärderingen visar att de nuvarande kommittéerna i stort sett fungerar bra och tillfredställer bibliotekens behov. Det finns ett stort stöd för Svensk Biblioteksförenings nuvarande huvudmannaskap. Detta till trots pekar utvärderarna på den nackdel det innebär att en ideell förening har ett operativt ansvar i ett fortlöpande biblioteksarbete. Detta skiljer sig från föreningens andra uppgifter. Ur ett långsiktigt perspektiv konstateras också att en ideell förening är mer sårbar till struktur och finansiering än t ex ett national bibliotek. Utvärderarna finner det rimligt att föreningen som lång siktigt mål har en överföring av ansvaret för kommittéerna till annan huvudman, och då möjligen till ett KB med ett utvidgat nationellt ansvar för alla typer av offentligt finansierade bibliotek. 3
Med anledning av utvärderingen har styrelsen för Svensk Biblioteksförening bl a beslutat att: Utvecklingsrådets resonemang om vikten av att hålla samman de bibliografiska regelverken hos en långsiktigt hållbar nationell huvudman uppmärksammas i det fortsatta arbetet för en nationell bibliotekspolitik. Svensk Biblioteksförening ska ha som uttalat mål att överföra ansvaret för kommittéerna till annan huvudman då möjlighet finns. Att de svenska biblioteken har tillgång till ett gemensamt och sammanhållet bibliografiskt regelverk är en viktig del i en framtida nationell bibliotekspolitik. Som enda land i Norden saknar Sverige en sådan politik, vilket bl a leder till effektivitetsförluster. För att ge biblioteken bästa möjliga förutsättningar att vara ett effektivt redskap, både för individer och för Sverige som nation, behövs en samlad nationell bibliotekspolitik. Det handlar bl a om att stärka infrastrukturen kring det bibliografiska regelverket och att inrätta ett biblioteksorgan med uppgift att bland annat ansvara för att utveckla behövliga nationella lösningar för bibliotekens tjänster. Denna rapport ger stöd för ett nationellt övertagande av ansvaret för bibliotekens bibliografiska regelverk. Stockholm i december 2008 Niclas Lindberg Generalsekreterare 4
Utvecklingsrådet för media och samlingar Slutsatser och rekommendationer Utvärderingen Rådet har under hösten 2007 genomfört en utvärdering av Svensk Biblioteksförenings kommittéer för klassifikation, katalogisering och indexering. Utvärderingen har gjorts dels i form av en självvärdering, där de enskilda kommittéledamöterna gett sina synpunkter på huvudmannaskap, sammansättning och arbetsformer. Till detta har lagts en SWOT-analys avseende kommittéernas uppdrag och verksamhet. Dessutom har rådet låtit göra en utvärdering ur avnämarnas perspektiv, i form av en enkät till universitets- och högskolebibliotek, några specialbibliotek samt ett antal större folkbibliotek. En tydlig skillnad kan noteras mellan synpunkterna som ges i självvärderingarna (av kommittémedlemmarna) respektive i enkätsvaren, på så sätt att kommittémedlemmarna har en tydligare helhets syn på frågorna, medan enkätsvaren från biblioteken mer utgår från det enskilda bibliotekets perspektiv. Vikten av kommittéerna Vi konstaterar att en hög och sammanhållen kvalitet på den bibliografiska informationen i databaserna LIBRIS och BURK är en av grundvalarna för att kunna erbjuda kvalitativa och effektiva bibliotekstjänster. Den bibliografiska kompetensen på folk biblioteken har kraftigt minskat under de senaste decennierna, till stor del som en följd av att få bibliotek katalogiserar själva. Folkbiblioteken är helt beroende av ett centralt stöd. Att många universitets- och högskolebibliotek samverkar kring LIBRIS-databasen gör det viktigt med en central sammanhållande 5
funktion av ett annat skäl: för att säkerställa en jämn och hög kvalitet på kataloginformationen i LIBRIS. Ett för olika bibliotekstyper gemensamt regelverk fungerar också som likriktare av den bibliografiska informationen i de två stora databaserna LIBRIS och BURK som ju också delar information med varandra. Vikten av att i ett litet land som Sverige hålla samman de bibliografiska regelverken kan inte nog understrykas. Den funktion som främst katalogkommittén, men också övriga kommittéer fyller är omistlig för de svenska biblioteken. Utvecklingsrådet ska också undersöka konsekvenserna av en eventuell övergång till Dewey Decimal Classification som nationellt klassi fika tionssystem. Om en sådan ändring kommer att ske innebär det ändrade förutsättningar för kommittén för klassifikation. Regelverket för katalogisering kommer att ändras när AACR2:s efterföljare RDA (Resource Description and Access) införs internationellt. Detta kommer troligen att ställa nya krav på kommittén för katalogisering och, åtminstone under omläggnings fasen, ett stort merarbete för översättning och anpassning till svenska förhållanden. Huvudmannaskapet En stor majoritet av dem som gjort självvärderingar och gett enkätsvar menar att Svensk Biblioteksförening även fortsättningsvis bör stå som huvudman för kommittéerna. Detta tycker inte bara majoriteten av folkbiblioteken utan också majoriteten av universitets- och högskolebiblioteken. De argument som nämns kan sammanfattas med den oberoende och sammanhållande ställning man menar att Svensk Biblioteksförening har, liksom en god förankring och hög legitimitet i bibliotekssverige, samt möjligheten att balansera de olika aktörernas intressen (KB, BTJ, biblioteksutbildningarna och de skilda bibliotekstyperna). Nackdelen med biblioteksföreningen som huvudman är själva det faktum att en ideell förening har ett operativt ansvar i ett fortlöpande biblioteksarbete. Detta skiljer sig från föreningens andra uppgifter. Det kan vara ett rimligt önskemål från en ideell förening att få koncentrera och samla sina krafter till huvuduppgiften. Å andra sidan bedömer vi att kommittéernas verksamheter tar förhållandevis små resurser i anspråk. Ur ett långsiktigt perspektiv kan man naturligtvis också konstatera att en ideell förening är mer sårbar till struktur och finansiering än t ex ett nationalbibliotek. 6
KB nämns av flera som en alternativ huvudman för kommittéerna. Vi konstaterar att en tänkt överflyttning av huvudmannaskapet till KB sannolikt skulle innebära en fråga på departementsnivå då det är tveksamt om ett sådant här uppdrag ryms inom KB:s nuvarande mandat. Det skulle sannolikt kräva en ändring i KB:s regleringsbrev och man skulle också behöva hitta finansiering. Långsiktigt kan naturligtvis Svensk Biblioteksförening välja att arbeta för detta. Vi konstaterar ändå att det idag finns en bred samsyn i biblioteksvärlden bland dem som är insatta i frågan, att Svensk Biblioteksförening, såsom situationen ser ut idag, under överskådlig tid är bästa huvud man. Vi menar att ansvarsstrukturen för gemensamma biblioteksfrågor i Sverige idag inte ger någon naturlig möjlighet att flytta över ansvaret för kommittéerna till annan myndighet. Däremot bör frågan om tillhörighet ses över med några års intervall med hänsyn till aktuella omvärldsförändringar. Vi kan också finna det rimligt att föreningen som långsiktigt mål har en överföring av ansvaret för kommittéerna till annan huvudman, och då möjligen till ett KB med ett utvidgat nationellt ansvar för alla typer av offentligt finansierade bibliotek. Sammansättningen av kommittéerna Enligt rådets uppfattning fungerar nuvarande sammansättning av kommittéerna i stort sett bra och också balansen mellan olika sektorer och storleken på kommittéerna. Vi finner ingen anledning att föreslå en ändring av ordningen med två skilda kommittéer för katalogisering respektive klassifikation. Den nya ordningen tycks fungera väl. Erfarenhet och kompetens är avgörande för kommittéarbetet och internationella kontakter av stor vikt. Cirkulationen på medlemmar bör inte vara för snabb med tanke på kompetenskraven. Öppna mandattider är att föredra framför tidsbegränsade. Samtidigt är det viktigt att ny kompetens tillförs kommittéerna, men med bibehållen kontinuitet. Kommittéerna bör även fortsättningsvis kunna adjungera nya medlemmar till sig vid behov, vilket bidrar till ökad flexibilitet. Det finns inom kommittéerna en berättigad oro för kompetensåterväxten inom området. Vi konstaterar att det finns ett stort intresse för ämnet kunskapsorganisation inom utbildningarna, men få bibliotekarier får i praktiken tillfälle att fördjupa sig inom området. 7
Förbättringsförslag Det är idag otydligt för alltför många i biblioteksvärlden hur det bibliografiska regelverket underhålls. Föreningens roll som huvudman och kommittéernas uppgifter behöver förtydligas och synliggöras. Informationen från kommittéerna till avnämarna behöver för bättras. Svensk Biblioteksförenings webbplats är idag kommittéernas främsta informations- och marknadsföringsplats. Denna behöver förnyas och informationen från kommittéerna populariseras. Vi föreslår att föreningen arbetar för att SAB-systemet tillgängliggörs som en sökbar databas så att avnämarna där direkt kan finna de senaste ändringarna i sitt sammanhang (och inte i spridda protokoll). På motsvarande sätt bör föreningen arbeta för att katalogkommitténs beslut presenteras på ett sammanhållet sätt. Föreningen bör verka för att de skönlitterära ämnesorden för vuxna blir helt inlemmade i Svenska Ämnesord (barnorden är redan där). Underhållet och tillgängliggörandet skulle då kunna skötas inom ramen för arbetet med Svenska Ämnesord. Kommittéernas arbete skulle underlättas av tillgång till moderna kommunikationsmetoder som t ex video/webbkonferenser. En kunskapsöverföring till nya personer verksamma inom området behöver ske, t ex i form av seminarier och konferenser inom området kunskapsorganisation samt genom mentorskap. Kommittémedlemmarna behöver ha möjligheter till omvärldsbevakning. Rådet stöder tanken på ett budgettillskott för detta. Rådet finner det rimligt att föreningen långsiktigt arbetar för att föra över huvudmannaskapet till annan huvudman, men konstaterar att en lämplig sådan saknas i dagsläget. 8
Bilaga styrelsens kommentarer till utvecklingsrådets förbättringsförslag Det är idag otydligt för alltför många i biblioteksvärlden hur det bibliografiska regelverket underhålls. Föreningens roll som huvudman och kommittéernas uppgifter behöver förtydligas och synliggöras. Det framgår tydligt av kommittéernas information att de är Svensk Biblioteksförenings kommittéer. De har också eget avsnitt på hemsidan samt omnämns i såväl verksamhetsplan och verksamhetsberättelse. Informationen från kommittéerna till avnämarna behöver förbättras. Svensk Biblioteksförenings webbplats är idag kommittéernas främsta informations- och marknadsföringsplats. Denna behöver förnyas och informationen från kommittéerna populariseras. Hur informationen från kommittéerna ska se ut är en fråga för kommittéerna att avgöra. Vi föreslår att föreningen arbetar för att SAB-systemet tillgängliggörs som en sökbar databas så att avnämarna där direkt kan finna de senaste ändringarna i sitt sammanhang (och inte i spridda protokoll). På motsvarande sätt bör föreningen arbeta för att katalogkommitténs beslut presenteras på ett sammanhållet sätt. En utveckling i denna riktning är önskvärd och skulle förbättra tillgänglighet och användbarhet. Ambitionen att skapa en fritt tillgänglig sökbar databas bör vara ett av de främsta skälen att finna ny huvudman för kommittéernas verksamhet beroende på start- och driftkostnader för en sådan. 9
Kommittéernas arbete skulle underlättas av tillgång till moderna kommunikationsmetoder som t ex video/webbkonferenser. Kommittéerna har själva frihet att besluta om sina mötesformer och använda sig av de tekniska lösningar som finna att tillgå genom olika operatörer. Kostnaden för alternativa mötesformer finansieras troligen inom ramen för uteblivna reskostnader. En kunskapsöverföring till nya personer verksamma inom området behöver ske, t ex i form av seminarier och konferenser inom området kunskapsorganisation samt genom mentorskap. Kommittéerna har, inom ramen för föreningens konferensverksamhet och system för administration av det, möjlighet att ta initiativ till och genomföra seminarier och konferenser. Kommittémedlemmarna behöver ha möjligheter till omvärldsbevakning. Rådet stöder tanken på ett budgettillskott för detta. De äskanden som kommittéerna gjort tidigare för detta ändamål har inte rymts inom ramen för den budget för kommittéerna som årsmötet beslutat om. Vissa delar har kunnat lösas genom att enskilda ledamöter kunnat erhålla resestipendier. Det är inte heller orimligt att kommittémedlemmarnas arbetsgivare (t ex KB, BTJ m fl) tar visst ansvar för att medarbetare hos dem med arbetsuppgifter som ligger nära kommittéernas ges möjlighet till omvärldsbevakning. Rådet finner det rimligt att föreningen långsiktigt arbetar för att föra över huvudmannaskapet till annan huvudman, men konstaterar att en lämplig sådan saknas i dagsläget. Föreningen bör verka för att de skönlitterära ämnesorden för vuxna blir helt inlemmade i Svenska Ämnesord (barnorden är redan där). Underhållet och tillgängliggörandet skulle då kunna skötas inom ramen för arbetet med Svenska Ämnesord. 10
Utvecklingsrådets medlemmar Svensk Biblioteksförening beslutade 2007 att inrätta utvecklingsrådet för media och samlingar. Rådet har haft följande medlemmar: Barbro Borg Mats Lindqvist (arvoderad sekreterare) Jenny Poncin Bengt Källgren Liz Josefsson Anna Swärd-Bergström Rådets uppdrag har varit: En utvärdering av kommittéerna för klassificering, katalogisering och indexering. Rådet ska pröva hur verksamheten mest effektivt och ändamålsenligt ska skötas framöver och av vem. En internationell utblick ska göras. Rådet ska också bedöma eventuella konsekvenser av KB:s utredningar inom området och ett eventuellt övergående till Dewey-systemet. Att delta i bevakningen av aktuell forskning m m inom området samt uppmärksamma och sprida resultat som rådet anser vara av intresse. SVENSK BIBLIOTEKSFÖRENING Box 70380, 107 24 STOCKHOLM Tel: 08-545 132 30. Fax. 08-545 132 31 E-post: info@biblioteksforeningen.org www.biblioteksforeningen.org 11