1(9) HANDLINGSPLAN REGION GÄVLEBORG för arbetet med standardiserade vårdförlopp enligt överenskommelsen mellan regeringen och SKL om kortare väntetider i cancervården 2017 Handlingsplanerna ska vara Socialdepartementet tillhanda senast den 15 mars 2017
2(9) 1. Beskrivning av arbetet efter redovisningen den 1 november 2016 1.1 Nuläge för införda vårdförlopp a) Under 2016 infördes en gemensamma ingången för SVF Lymfom, Okändprimärtumör och allvarliga ospecifika symtom. Utifrån organisatoriska och personal resurser fungerande ej fullt ut och har nu delats med separata ingångar i verksamheten. Inom patologienheten pågår förbättringsarbete för svarstider till beställaren och vilken leverans man klarar i nuläget inom respektive SVF. I detta sker en regelbunden avstämning mot processägare/beställare. Ett antal olika förbättringsarbeten pågår inom processerna på patologienheten för att förbättra kvalité och svarstider. Utvärdering av specifik remiss för SVF och dess utformning genomförs just nu. Primärvården remitterar inte i fullutsträckning enligt kriterier och alarmsymtom för införda SVF. Fortsatt kontinuerlig information och utbildningsinsatser sker från projektgruppen. Arbetet pågår kring organisation och struktur för processarbetet och drift av respektive införda och kommande SVF för att etablera processägare och processledare. För att säkerställa fortlevnad och fortsatt förbättringsarbete inom respektive SVF. b) Systemet fungerar för att följa övergripande som ingående ledtider, men behöver vidare utvecklas för att öka resultat tillgängligheten för verksamheten på ett enkelt sätt. Fortsatt arbete med väntetidssamordnare och IT för att kvalitetssäkra in- och utdata med bl.a. förbättrad möjlighet att fånga upp brister i registreringen av koder i vårt patientadministrativa system. Utifrån detta har projektgruppens ansvariga för ledtider varit stöttat och utbildat i registrering i berörd verksamhet av kodverket för att stärka upp och öka registreringskvalitén. Arbete pågår att förbättra möjligheten att följa och se befintlig och historisk ingående ledtider för respektive SVF på Region Gävleborgs hemsida för SVF. c) Ja 1.2 Erfarenheter av SVF-arbetet fram till nu a) Kunskapen om kriterier och alarmsymtom för välgrundad misstanke är inte helt etablerad. Detta visar sig i att patienter inte blir i fullutsträckning remitterade enligt SVF och remiss innehåll brister. Alla patienter får inte information om att de ingår i ett SVF. I projektarbetet ingick att ta fram en koordinatorsfunktion innan respektive vårdförlopp skulle sättas i drift, det vill säga att ha funktionen på plats från införandets första dag. Inom vissa SVF behöver funktionen tydliggöras och eventuellt omarbetas. Tidsbokning inom respektive SVF koordineras med aktiv produktionsplanering och utifrån satta ledtider för att nyttja kapaciteten inom verksamheten för att minimera luft /avbokningar och undanträngningar av patienter i produktionen. b) 2016 erfarenheter av att arbete med SVF har inneburit att starta driftsättning av SVF med låg incidens i tidigare skede på året för att öka möjligheten att en patient skall ha 2
3(9) genomgått och avslutat ett SVF när de är registrerade för både välgrundad misstanke och avslut av SVF, genom start av behandling eller annat avslut. Begränsningar i personalresurser och tillgång till verksamheten har lett till förändrat upplägg av införandet av de tio nya SVF 2017 genom att projektgruppen för införandet har förändrat arbetssätt för inhämtning av information och förberedelser för driftsättning med processbeskrivning och aktiviteter för uppstart. Detta har inneburit att uppsatta aktiviteter och mål i framtagen implementeringsmodell för ett helt vårdförlopp behövts minimeras för att lyckas med att starta upp standardiserade vårdförlopp. Det får som konsekvens att kvalitetssäkrandeuppföljning kan bli förlängd och utökad av respektive vårdförlopp samt att arbete/utmaningar med aktiviteter och mål kommer kvarstår för processägare och processteam att fullfölja. c) Ingången till vårdförloppet Allvarliga ospecifika symtom (misstanke) upplevs som vid och att det därmed blir svårhanterat vilka patienter som ska proriteras inom ramen för vårdförloppet. Det finns ett behov av att revidera kriterium för misstanke om allvarlig sjukdom för att de som efter undersökningar fortsatt har allvarliga ospecifika symptom som kan beror på cancer faktiskt är de patienter i behov av remiss till utredningsenhet inom specialistvård. Som även nämns i beskrivningen av det SVF är det omkring 20-25% av patienterna som får diagnosen cancer av de som remitteras. Övriga ca 80% av patienterna behöver säkerligen den utredning de remitteras in till specialistvården för, men är det då rätt att alla dessa patienter ska in i ett standardiserat vårdförlopp för cancer? Ur patientens perspektiv kan det orsaka onödig oro. Inom regionen har vi ändrat utredningsförfarandet och inkluderar DT-Thorax inom block A som ett led i att snabbt utföra den undersökningen om familjeläkaren misstänker cancer. Att den undersökningen är genomförd innan remiss sänds till specialistvården ökar också möjligheten för familjeläkaren att remittera till rätt SVF direkt om det på DT framkommer var tumör/metastas finns, vilket i sin tur kortar ledtider för patienten. Eftersom Gävleborg gör DT thorax-buk innan remiss till specialistvård för SVF Allvarliga ospecifika, kommer sannolikt andelen cancersjuka att minska betydligt i flödet. Med detta är det svårt att argumentera för att patienterna ska ha ett besök hos specialistläkare inom några dagar. SVF-Allvarliga ospecifika symtom ifråga sätts starkt och anses ska avslutas helt utifrån att de upplever att den inte ger någon patientnytta. Fallen som dykt upp anses ska hanteras på medicinklinik, men de anser att den forcerade tidsplanen och standardiserade provtagningen inte har gagnat någon av patienterna. Av de fall som inkommit i flödet och accepterats hittills har inte en enda cancerfall identifierats. 3
4(9) 1.3 Antal patienter som genomgått respektive SVF Redovisa antalet patienter i nedanstående tabell(är under framtagande): Antal patienter påbörjade och avslutade inom det egna landstinget Antal patienter påbörjade inom det egna landstinget, men överförda till och avslutade i ett annat landsting Antal patienter påbörjade i ett annat landsting, men överförda till och avslutade inom det egna landstinget Vårdförlopp Män Kvinnor Män Kvinnor Män Kvinnor AML 3 1 - - - - Urinblåse- och urinvägscancer 193 106 2 - - - Huvud- och halscancer 124 145 8 4 - - Matstrups- och magsäckscancer 56 56 1 - - - Prostatacancer 170-23 - - - Allvarliga ospecifika symtom som kan bero på 3 4 - - - - cancer Bröstcancer 36 730 - - - - Bukspottkörtelcancer 8 3-1 - - Gallblåsecancer 2 2-1 - - Hjärntumörer 3 5 - - - - Hudmelanom 85 93 - - - - Levercancer 3 4 2 - - - Lungcancer 38 55 1 1 - - Lymfom 2 3 - - - - Myelom 8 4 1 - - - Okänd primärtumör (CUP) 2 3 - - - - Tjock- och ändtarmscancer 72 69 - - - - Äggstockscancer - 28-2 - - 4
5(9) 1.4 Överföring av information * http://cancercentrum.se/globalassets/vara-uppdrag/kunskapsstyrning/varje-dagraknas/rapportering_svfpatienter_22jun16.pdf a) Aktiv dialog har skett vid gemensamma träffar för projektansvariga inom Regionalt cancercentrum Uppsala Örebro för att förbättra följsamheten till att nödvändig information/data når berörd enhet inom ett annat landsting/region. Ledtidsamordnarna har i samband med introduceringen av KVÅ-kodning, lat-hundar och rutiner för detta även innefattat den fastställda nationella rutinen för att säkerställa att de patienter som passerar länsgränser att rätt information förs över. I detta innefattas även informationsöverföring mellan kontaktsjuksköterskor att bl.a. ha rätt kontaktinformation. b) Under 2017 kommer fortsatta åtgärder inom respektive vårdförlopp att arbeta med att förbättra informationsöverföringen enligt den nationella rutinen. Respektive berörd enhet ska ha korrekt kontaktinformation och kommunikationsväg, och fortsätter arbeta med att stärka upp följsamheten av informationsinnehållet i överföringen till annat landsting/region både som remittent och mottagare. Fortsätta arbetet med att standardisera remissinnehållet för respektive förlopp. 2. Plan för införande av tio nya vårdförlopp under 2017 2.1. Tidplan för införande a) I projektarbetet ingår att etablera en koordinatorsfunktion innan respektive vårdförlopp sätts i drift, det vill säga att ha funktionen på plats från införandets första dag. Funktionen ska vara tydligt definierad. b) Tidsbokning inom respektive SVF koordineras utifrån satta ledtider för att öka flexibilitet och säkra att besök och undersökningar sker i rätt tid, som etableras i samband med respektive driftsättning. c) Inkludering av patienter i respektive SVF kommer ske i tre etapper: 1 Mars 1 April 1 Maj Skelett- och mjukdelssarkom Sköldkörtelcancer Akut lymfatisk leukemi Kronisk lymfatisk leukemi Livmoderhalscancer Livmoderkroppscancer Analcancer Njurcancer Peniscancer Testikelcancer 2.2 Stöd till utvecklingsarbete Hälso- och sjukvårdsdirektören har i Region Gävleborg delegerat utvecklingsarbetet till den etablerade projektgruppen med delprojektledare sedan 2015, som har ett riktat uppdrag och drivs av den lokala cancersamordnaren. Delprojektledaren involverar de resurser/möjligheter som finns för arbetet med respektive SVF. Fredagar är avsatta för projektgruppen att arbeta med SVF. a) Informations- och utbildningsinsatser genomförs riktat mot primärvården samt lättillgänglig information och stöd finns tillgängligt. I arbetet ingår att följa upp kvalitén på ifylld SVF remiss och välgrundad misstankekriterier, följsamhet från primärvården 5
6(9) för att fånga upp systematiska avvikelser, möjligheter och följa upp med riktade insatser. Riktad projektgrupp för SVF finns som stöd och hjälp för verksamheten inom primärvården. Med detta görs primärvården medveten om sin funktion i SVF och få insikt i begreppet välgrundad misstanke samt att tiden från beslut om välgrundad misstanke i primärvården och att remissen är mottagen hos koordinator är kort. b) Informations- och utbildningsinsatser genomförs riktade mot specialistvården samt lättillgänglig information och stöd finns tillgängligt. Riktad projektgrupp för SVF finns som stöd och hjälp för verksamheten inom specialiserad vård samt till processägare och ansvariga. I arbetet ingår att följa upp kvalitén på ifylld SVF remiss inom specialiserad vård och välgrundad misstankekriterier, följsamhet att fånga upp systematiska avvikelser och möjligheter att följa upp med riktade insatser. Samtliga berörda inom specialistvården och primärvården ska ha samma uppfattning och förståelse för välgrundad misstanke. c) I projektarbetet ingår införande av koordinatorsfunktionen innan driftsättning av respektive SVF med stöd och hjälp av projektgrupp, d.v.s. funktionen är på plats från införandets första dag. Funktionen är tydligt definierad gällande ansvar och skyldighet. d) I projektarbetet ingår framtagande av tidsbokning inom respektive SVF. Dessa koordineras utifrån satta ledtider innan driftsättning av respektive SVF med stöd och hjälp av projektgrupp. 2.3 Utmaningar och konsekvenser Använd gärna tabellen: Utmaning Tid för verksamheterna att driva utveckling och förbättring Följsamhet till etablering av SVF Kompetensbrister Planerad åtgärd Projektgrupp stöttar upp verksamheterna att driva arbetet Tydlig kommunikation med information och utbildning samt kontinuerlig uppföljning av driftsatta SVF med dess komponenter och rutiner/riktlinjer Kontinuerlig rekrytering enligt HR-strategi Kommunikation inom Region Gävleborg och mellan Region Gävleborg och andra landsting/regioner Otydligt i förvaltningen av processägandeskap och ansvariga för respektive SVF Otydligheter och framgång i nivåstrukturering inom cancervården nationellt och inom RCC Uppsala Örebro Förståelsen, känslan av och bidra med sin del i teamet i en personcentreradvård oavsett organisatorisk tillhörighet SVF följer inte befintlig organisatoriska strukturer och ekonomiska incitament samt strukturer Samtliga patienter erbjuds Min vårdplan inklusive rehabiliteringsplan för att öka möjlighet till information och delaktighet Kommunikationsplan med framtagna kommunikationsvägar med kontaktvägar och uppföljning av dessa Underlag framtagen för införande samt innehåll med riktlinjer för förvaltning Följer utvecklingen och deltar i arbetet Kommunicera betydelsen av team och personcentreradvård Processägare ansvarar för fortsättningar att arbeta enligt SVF Ingår i arbete med respektive SVF. Parallellt ges stöd och hjälp från arbetsgrupp för kontaktsjuksköterska inom RCC Uppsala, Örebro samt lokalt av Gävleborgsrepresentant 6
7(9) Utifrån en tidigare riskanalys för berörda enheter med perspektiv på hur hela sjukvården kan påverkas framkom potentiell risk för undanträngning. Därför ingår undanträngningseffekten som en uppföljningsparameter i respektive SVF. Berörd enhet och processägare har i uppgift att fånga upp denna risk. Därefter kan riktade förbättrings/utvecklings åtgärder tas fram. I tex utredningsfasen följs svarstid från patologin och bild och funktion för undersökningar som inte är cancerrelaterat. 3. Information och förankring 3.1 Patienter och närstående a) Patientföreträdare från aktiva patientföreningar i Region Gävleborg har deltagit i att ta fram handlingsplanen genom att ha varit med i upprättandet både skriftligt och i mötesform. Patientföreträdare involveras aktivt i arbetet i handlingsplanen och arbetet med SVF kontinuerligt. b) Patientrepresentanter deltar i arbetsgrupperna för SVF tillsammans med professionen. Patientetrepresentanterna ingår aktivt i de olika arbetsgrupper och fokusgruppsmöten planeras för att involvera och fånga patient- och närståendesperspektiv. 3.2 Privata vårdgivare I arbetet med SVF görs ingen skillnad på offentlig eller privat berörd verksamhet. Handläggs och bidrar på samma villkor utifrån insattser med utbildning, information och delaktighet i SVF arbetet. 3.3 Primärvård Primärvårdrepresentanter ingår i arbetet för respektive SVF. I alla nyhetsbreven inom primärvården finns en statusrapport med det pågående arbetet med SVF. I dialogmöten inom primärvården deltar projektgruppen och informerar om SVF arbetet. Projektgruppen är även ute på hälsocentralerna och informerar om SVF. Primärvården kommer att vara den funktion som träffar patienterna först i de flesta fall, därför är det en förutsättning att primärvården har full kännedom om SVF och förståelse för deras funktion. 4. Uppföljning 4.1. Nationella mätpunkter De nationella mätpunkterna, men framförallt ingående ledtider inom respektive SVF, används för att följa följsamhet till överenskomna rutiner och riktlinjer i atomiserade rapporter som uppdateras varje natt. Processägare och processledare ska följa kontinuerligt resultaten och kommer redovisa till cancerrådet med patientrepresentanter. I detta innefattas hela vårdförloppet från primärvård, utredning, behandling till uppföljning med dess ingående komponenter av olika professioner, rehabilitering, omvårdnad och palliation. Genom de atomiserade och kontinuerliga rapporterna får berörda kliniker och cancerrådet med 7
8(9) patientrepresentanter direkt kännedom om de möjligheterna att uppnå de bestämda ledtiderna. Processägare och processledare för respektive SVF har ansvaret att utifrån uppföljningsdata fånga möjligheter och ta fram åtgärder till förbättring/utveckling av respektive SVF i de fall där ledtider inte uppnås. 4.2 PREM-enkäten a) Resultaten kommer att presenteras på Region Gävleborgs hemsida för SVF och kommer användas och komplettera den befintliga strukturen av kontinuerlig uppföljning av införda SVF. All data kommer att följas av och återkopplas till cancerrådet och respektive berörd processägare och processledare som även återkopplar till processteamen för respektive SVF med framtagande av förbättrings/utvecklings åtgärder. b) Visar resultaten på sytematiska avvikelser eller exempel på vad som kan förbättras ges en möjlighet att ta fram förbättrings/utvecklings åtgärder och förslag övergripande samt i respektive SVF. I detta innefattas även att kommunicera och utvärdera resultatet i samarbetet med patientrepresentanter som skall vara delaktiga i den kontinuerliga uppföljningen av PREM-resultaten och i framtagandet av förbättrings/utvecklings åtgärder samt kunna kommunicera ut detta till sina medlemmar lokalt och nationellt. c) Mätningen kommer fortsätta kontinuerlig under 2017 för de 18 införda SVF. De 10 nya SVF för 2017 kommer anslutas till PREM-mätningen från och med juni månads patienter. 5. Planering för fortsatt arbete efter 2018 a) Processägare och processledare har i uppdrag att följa och skapa förutsättningar i driften av respektive SVF efter 2018 samt kommer redovisa till cancerrådet med patientrepresentanter. I detta innefattas hela vårdförloppet från primärvård, utredning, behandling till uppföljning med dess ingående komponenter av olika professioner, rehabilitering, omvårdnad och palliation. Processägare och processledare för respektive SVF har ansvaret att utifrån uppföljningsdata fånga möjligheter och hinder för att ta fram åtgärder till förbättring/utveckling av respektive SVF. b) Genom att information finns lätt tillgängligt internt och offentligt om arbetet är ett sätt att sprida tillvägagångssätt och resultat som kan ge inspiration till utveckling av andra vårdprocesser. Gävleborg har även tankar på att arbeta med andra flöden på liknande sätt men verksamheterna och fortsatt arbete inom ramen för Vår gemensamma patient. 8
9(9) Bilaga: Fastställda standardiserade vårdförlopp Vårdförlopp som infördes under 2015 och 2016: Akut myeloisk leukemi, AML Cancer i urinblåsan och övre urinvägarna Huvud- och halscancer Matstrups- och magsäckscancer Prostatacancer Allvarliga ospecifika symtom som kan bero på cancer Bröstcancer Cancer i bukspottkörteln och periampullärt Cancer i gallblåsa och perihilär gallgång Cancer utan känd primärtumör, CUP Lungcancer Maligna lymfom Malignt melanom Myelom Primär levercancer Primära maligna hjärntumörer Tjock- och ändtarmscancer Äggstockscancer Vårdförlopp som ska införas 2017: Analcancer Akut lymfatisk leukemi Kronisk lymfatisk leukemi Livmoderhalscancer (cervixcancer) Livmoderkroppscancer (endometriecancer) Njurcancer Peniscancer Skelett- och mjukdelssarkom Sköldkörtelcancer Testikelcancer De standardiserade vårdförloppen kan hämtas på http://cancercentrum.se/samverkan/vara-uppdrag/kunskapsstyrning/kortarevantetider/vardforlopp/ 9