Handlingsplan för kortare väntetider i cancervården 2016 för Region Halland

Transkript

1 1(9) Datum Diarienummer RS Socialdepartementet Handlingsplan för kortare väntetider i cancervården 2016 för Region Halland 1. Beskrivning av arbetet efter rapportering den 1 november :1 Nuläge införda vårdförlopp De standardiserade vårdförloppen i Halland startade i september Första rapportering till databasen skedde i september och rapportering har efter detta skett varje månad. Flest patienter är inkluderade i förloppen för prostata och urinblåsaurinvägar. Processledarna arbetar kontinuerligt med att utveckla arbetssätt och eliminera eller minska så många flaskhalsar som möjligt utifrån de handlingsplaner som respektive processledare skrivit. Koordinatorsfunktionen inom respektive förlopp är bemannad och funktionen samt arbetssättet utvecklas succesivt. Koordinatorer och processledare har fått utbildning i IT-verktyg så de på egen hand kan plocka fram data direkt från den elektroniska journalen för att kunna följa och spåra SVF. Även kvalitetssäkring av indata har pågått genom informationsinsatser om följsamhet till rutiner. Kapacitetsbrister finns inom vissa kliniker i Halland som påverkar förloppen negativt, exempelvis brist på urologer och onkologer. Region Halland är beroende av kapacitet i både Skåne och Västra Götaland, både för diagnostik och för behandling, som också påverkar förloppen i vissa fall. Primärvården börjar succesivt att enligt rutin märka remisser med SVF för att urskiljas i remissflödet. Återkoppling till samtliga primärvårdsenheter gällande följsamhet till rutin märkning av remiss har skett under slutet av 2015 och kommer att fortsätta under Adress: Region Halland, Box 517, Halmstad. Besöksadress: Södra vägen 9. Tfn: Fax:

2 2(9) Arbetsgrupp förvaltningsövergripande implementering SVF har träffats regelbundet, senaste tillfället i december 2015, för lägesrapportering och möjlighet till diskussion kring utmaningar. Vid dessa tillfällen finns representanter från berörda förvaltningar på plats (Hallands sjukhus, medicinsk diagnostik och närsjukvården (primärvården), logistiker, IT-kompetens, patientrepresentant och representanter från regionkontoret. En lägesrapportering skrevs i december månad av cancersamordaren adresserad till linjeorganisationerna inom berörda förvaltningar för att tydliggöra processernas status och göra linjecheferna delaktiga i processarbetet. 1:2 Erfarenheter av 2015 års arbete Två seminarier halvdagar genomfördes våren Denna idé har vidareutvecklats så att det genomfördes ett mer omfattade heldags lärandeseminarium i januari Fokus lades på implementering av SVF inom primärvården vid detta lärandeseminarium. Planer finns på ytterligare ett halvdags dialogmöte i april med anledning av ytterligare förlopp som startas upp. Även här är målgruppen primärvården. Idag finns IT-verktyg för ledtider och tillgång till mer utdata vilket innebär att återkoppling i form av rapporter sker till berörda i mer omfattande grad. Via ITverktyget kan flera mätpunkter tas fram vilket ger stöd till arbetet i respektive cancerprocess. Under hösten 2015 besöktes samtliga primärvårdsenheter för genomgång av remissförfarande vid misstanke/välgrundad misstanke om cancer. Detta följs upp genom månatlig återkoppling av följsamhet till rutinen märkning av remisser med SVF till samtliga primärvårdsenheter. En mer kvalitativ dialog förs mellan representanter regionkontoret och primärvårdsenheternas chefer för att identifiera vilket stöd som behövs för ett förbättrat processflöde, både via personliga möten och via diskussion vid dialogmöten för vårdvalet. Det har blivit tydligt att det finns många verksamheter inom specialistvården, både offentligt drivna och privata aktörer, som i första steget inte identifierades som involverade men som kräver information om SVF, exempelvis enheter som deltar i diagnostiken. Detta har medfört insikt om behov av massiva upprepade informationer och kontakter vilket nu genomförs framför allt av regional koordinator. Ett identifierat inflöde av patienter med misstänkt cancer via akuten genererar behov av specifika informationsinsatser och stöd till denna enhet. Även avtal med privata aktörer inom specialist vården behöver tecknas om, då dessa avtal inte är skrivna utifrån ledtider i SVF.

3 3(9) 1:3 Antal avslutade patienter tom 31 januari 2016 Vårdförlopp i antal Män Kvinnor AML 3 5 Cancer i urinblåsa och övre urinvägarna Huvud- och halscancer Matstrups- och magsäckscancer 4 1 Prostatacancer :4 Överföring av information Rutiner finns som gäller hanteringa av vilken data och på vilket sätt data skall överföras när patient flyttas från Halland till Skåne och Västra Götaland för behandling. Rutiner har tagits fram i samverkan med RCC Syd och RCC Väst. Utvärdering av rutin kommer att ske i början av 2016 genom en enkät som besvaras av koordinatorerna. Utvecklingsarbete pågår gällande återföring av information från Västra Götaland och Skåne till Halland efter att patienten är färdigbehandlad. Nätverksmöten för koordinatorer finns med syfte att förenkla personliga kontakter. 2. Plan för införande av de 13 nya vårdförloppen 2:1 Tidsplan för införande Koordinatorsfunktioner för bröst, tjock-ändtarm, lunga och lymfom fanns from februari Koordinatorsfunktioner för bukspottkörtel, lever, gallblåsa-gallvägar, hjärna, äggstock, CUP och myelom kommer att finnas from april Koordinatorsfunktionen för malignt melanom får beslutas när SVF blir fastställt, dock är förberedelser för denna funktion pågående. Koordinatorsfunktionen för allvarliga ospecifika symtom måste avvakta tills denna process är klarlagd i Region Halland vilket den förväntas bli under våren 2016.

4 4(9) Obokade tider för bröst, tjock-ändtarm, lunga och lymfom fanns from februari Obokade tider för bukspottkörtel, lever, gallblåsa-gallvägar, hjärna, äggstock, CUP och myelom kommer att finnas from april Obokade tider för malignt melanom får beslutas när SVF blir fastställt. Obokade tider för allvarliga ospecifika symtom får beslutas när denna process är klarlagd i Region Halland vilket den förväntas bli under våren Inkludering av patienter SVF för bröst, tjock-ändtarm, lunga och lymfom skedde succesivt med start from februari Inkludering av patienter SVF för bukspott, lever, gallblåsa-gallvägar, hjärna, äggstock, CUP och myelom beräknas ske from april Inkludering av patienter SVF för malignt melanom avvaktas till SVF är fastställt. Inkludering av patienter SVF för allvarliga ospecifika symtom avvaktas till procesen i Region Halland är klarlagd vilket den förväntas att bli under våren :2 Stöd till utvecklingsarbete Grunden är samma arbetssätt som med piloterna men med en kontinuerligt utvecklig. Primärvården Lärandeseminarium genomfördes i januari Då återkopplades erfarenheter från införandet av de första SVF hösten 2015 och genomgång skedde av de SVF som realiserades i början av Detta redovisades av respektive processledare eller andra involverade. Gunilla Gunnarsson, SKL föreläste om standardiserade vårdförlopp och Marcela Ewing, processägare tidig upptäckt RCC Väst föreläste om tidig upptäckt. Målgrupp för lärandeseminariet var berörda från primärvården, specialistvården, chefer, politiker och tjänstemän. Dialogmöte förvaltningsövergripande implementering SVF riktat mot primärvårdens läkare kommer att genomföras i samband med start av nya SVF i april Dialogmöten vårdval med primärvården besöks regelbundet för dialog med primärvårdens chefer och för spridning av användbara dokument. Informationsspridning via mailutskick, bland annat av primärvårdsversionen av SVF. Webbsidor utvecklas tillsammans med verksamheterna för att samla all användbar information för alla enheter som kan inkludera patienter i SVF. Regional information om remisser, koordinatorsnamn/telefonnummer etc förtydligas på webbsidorna Återkoppling sker av rapport till primärvårdsenheter över följsamhet märkning av remisser som skickas till specialistvården med SVF.

5 5(9) Specialistvården Gällande välgrundad misstanke/misstanke i specialistvården ges stöd via samma lärandeseminarium och webbsidor som beskrivs ovan. Processledare för äggstockscancer har möte med samtliga privata gynekologiska mottagningar för information misstanke om cancer för inkludering. Informationsinsatser sker till verksamheter inom den specialiserade vården där inkludering av patienter i SVF kan ske genomförs, såsom akuten, avdelningar och mottagningar. Information ges på APT, läkarmöten, sekreterarmöte mm Koordinatorsfunktionen/Obokade tider Möten för koordinatorer kommer att genomföras vid flera tillfällen under 2016, dels för utbildning i kodning och dels för att sprida goda exempel för att utveckla arbetssättet för funktionen koordinator. Trots en gemensam beskrivning för koordinatorsfunktionen behövs forum för upprepade dialoger om funktionen framförallt eftersom den kan utmana befintliga strukturer. En regional koordinator SVF finns med uppdrag att stödja verksamheterna, exempelvis med täta kontakter med röntgen och andra verksamheter som behövs för en snabb diagnostik där obokade tider skall finnas. Cancersamordnaren stödjer utifrån en strategisk nivå, exempelvis genom skapande av mötesforum, informationsspridning och samverkan med RCC Syd och RCC Väst. Stöd ges till processledaren, se nedan, för dialoger med verksamheter som behöver ha obokade tider. Lägesrapporter till linjechefer skickas ut för att de skall kunna tillse att obokade tider finns. Produktion- och kapacitetsplanering behöver styras utifrån flödet och detta mandat har linjeorganisationen. Processledare Stöd till processledare med utbildning i processbaserad verksamhetsutveckling för att arbeta med egna flaskhalsar, obokade tider och koordinatorsfunktionen Stöd från regional koordinator till processledare vid framtagande av handlingsplaner vid införande av SVF. En samarbetsplats med samlad information finns där alla processledare, koordinatorer, kontaktssjuksköterskor, chefer och stödfunktioner har access. Stöd till processledare med processkartläggningar och utdata från IT-verktyg med ledtider. Måluppfyllelse i respektive process kan följas via detta IT-verktyg. Lägesrapporter till linjeorganisation skrivs för att möjliggöra stöd till processledarna.

6 6(9) Arbetsgrupp förvaltningsövergripande implementering SVF behålls under Här kan frågeställningar som processledarna lyft diskuteras i ett större sammanhang där alla berörda förvaltningar är närvarande. 2:3 Utmaningar och konsekvenser Utmaningar Kapacitetsbrister i form av läkare inom specialistvården, skopister etc. Inga anställda onkologer i Region Halland. Avsaknad av viss utrustning, exempelvis PET/CT. Ökad användning av viss utrustning. Processledare prioriterar bort tid för processarbete. Kapacitetsbrister Västra Götaland och Skåne vilket ger långa ledtider för diagnostik och behandling, främst strålning och PET-CT. Invanda arbetssätt behålls framför nytänkande. Antal vårdenheter och antal allmänläkare gör att informationen är svår att nå ut med. Privat vårdgivare svåra att nå. Att få allmänläkaren att ge information till en patient om misstänkts cancer i samband med besöket. Planerade åtgärder Rekryteringsprocesser. Användning av stafettläkare. Utbildning av skopister. Avtal med närliggande region. Finns med i investeringsplanen. God planering. Dialog med närliggande regionen dit patienter skickas för undersökningar. Uppdraget förtydligas. Årsredovisning görs av processledare en gång/år. Chefer deltar vid denna årsredovisning. Lägesrapportering sker till linjechefer för att öka stödet från linjen. Förbättrad dialog med närliggande regioner via RCC Syd och RCC Väst. Stöttning av processledare. Spridning av goda exempel för att lära av andra. Forum för diskussioner skapas. Linjechefer hålls informerade. Se 2:2. Föra dialog med branschorganisationen. Informera om patientinformationerna. Utveckla webbsidor.stödinsatser och utbildning.

7 7(9) Undanträngning Definition av undanträngning behövs. Kapacitetsbrist finns inom urologin. Inom endoskopiverksamheten har det påtalats att kapacitetsbrister finns som kan leda till undanträngning av vissa patientgrupper. Väntetider följs i ordinarie väntetidsmätningar. Utnyttjande av vårdgarantin följs. Dock är det svårt att via väntetidsmätningen säkerställa att eventuellt ökade väntetider beror på införandet av SVF eller om det handlar om kapacitetsbrister. Djupare analyser får genomföras för att bevaka förändrade mönster i väntetiderna. Kontinuerlig dialog med processledare om tecken på undanträngning finns. Dialog även genom RCC Syd och RCC Väst om tecken på undanträngning finns. Urologin jobbar med kapaciteten. Skopister utbildas. Endoskopiprocessen ses över. Vårdgaranti används. 3. Information och förankring 3:1 Patienter Patientrepresentant finns med i framtagande av handlingsplanen genom deltagandet i gruppen som utvecklat planen. Patientrepresentant finns med i arbetsgrupp regionövergripande implementering SVF. Patientrepresentant finns med i vissa processteam och bjuds in till lärandeseminarier och vissa dialogmöten. Nystart av patient- och närståenderåd planeras starta under :2 Privata vårdgivare Det finns flera olika avtalsformer för privata vårdgivare vilket leder till en komplexitet i samverkan och delaktighet i SVF arbetet. Det finns en representant från privata vårdgivare vårdvalet som är med i arbetsgrupp SVF och bjuds in till varje möte. Vid dialogmöte vårdvalet deltar chefer från samtliga primärvårdsenheter, även de privata aktörerna.

8 8(9) Processledarna tar vid behov kontakt med företrädare för de privata aktörer som är delaktiga i processerna. Även regional koordinator har varit i kontakt med privata vårdgivare som är delaktiga i processen. Vid behov förs kommunikation mellan privata vårdgivare och ansvariga uppdragsavdelningen Regionkontoret gällande avtal. Vid tecknande av nya avtal skall arbete med SVF ingå i uppdraget. 3:3 Primärvård Information och förankring sker: Genom återkoppling av följsamhet märkning av inkommande remisser. Genom lärandeseminarium där kostnadsfritt deltagande erbjuds. Genom uppföljning på dialogmöten vårdvalet. Genom information via mail till chefer vårdvalet. Genom uppsökande verksamhet för att säkerställa att information når ut. Genom deltagande i utveckling av webbplatser. 4. Uppföljning Ledtider återkopplas till processerna som fortsätter arbeta med flöden och flaskhalsar. Region Halland arbetar med flera ingående ledtider i respektive förlopp via IT-verktyg. Ledtider finns tillgängligt på samarbetsplatsen dit samtliga processledare och linjechefer har access. Ledtider följs i Hallands sjukhus ledningsgrupp. Ledtider följs inom medicinsk diagnostik. Ledertider följs även på regionövergripande nivå. 5. Arbete med PREM-enkäten

9 9(9) 5:1 Användning av PREM-enkät PREM-enkäten kommer att användas till de fem första SVF som infördes under 2015 enligt den rekommendation som finns. 5:2 Användning av resultat Resultatet från PREM-enkäten kommer att användas regionalt och om möjligt i respektive process på liknande sätt som resultatet använts från Nationella patientenkäten. Regionkontoret Ann-Sofi Isaksson Avdelningen för kunskapsstyrning Emma Pihl Bitr Hälso-och sjukvårdsdirektör