Behovsanalysprocessen med vägledning Beskrivning av processen för behovsanalys samt praktiskt vägledning till genomförande av en behovsanalys
Behovsanalysprocessen med vägledning Beskrivning av processen för behovsanalys samt praktisk vägledning till genomförande av en behovsanalys.
Denna titel kan laddas ner från: www.folkhalsomyndigheten.se. Citera gärna Folkhälsomyndighetens texter, men glöm inte att uppge källan. Bilder, fotografier och illustrationer är skyddade av upphovsrätten. Det innebär att du måste ha upphovsmannens tillstånd att använda dem. Folkhälsomyndigheten, 2017.
Förord Rapporten beskriver hur aktörer gemensamt kan genomföra en behovsanalys för ett område där man ser att det är viktigt att myndigheterna samarbetar för att vi i Sverige ska få en bättre krisberedskap. Rapporten innehåller en utförlig beskrivning av behovsanalysprocessen samt vägledning till hur man kan genomföra behovsanalysen i praktiken. Processen har tagits fram för B-området, men beskrivs på en generisk nivå och kan, med smärre justeringar, användas även på andra områden. Rapporten riktar sig i första hand till personal på deltagande myndigheter som ska genomföra en behovsanalys. Mer information om hur myndigheterna samverkar kring behovsanalysprocessen finns beskrivet i rapporten Arbetssätt och samarbetsformer för bättre samverkan mellan B-myndigheterna Behovsanalysprocessen har tagits fram i det myndighetsgemensamma projektet Genomförande av behovsanalys i myndighetssamverkan mellan myndigheter med särskilt ansvar för krisberedskapen inom B-området som finansierades av anslag 2:4 krisberedskap och pågick under hela 2016. Projektet var en fortsättning på projektet Förbättrad samordning för en långsiktig nationell inriktning inom B- området. Projekten genomfördes med syfte att skapa en förbättrad och mer effektiv krisberedskap inom B-området genom att de myndigheter som har ett sektorsansvar inom B-området arbetar samordnat, långsiktigt och strategiskt. Styrgruppen för projektet Genomförande av behovsanalys i myndighetssamverkan mellan myndigheter med särskilt ansvar för krisberedskapen inom B-området har godkänt denna rapport september 2016 Annika Elmgart Enhetschef, Folkhälsomyndigheten Johanna Dahlström Stf. Enhetschef, Jordbruksverket Hans Lindmark Avdelningschef, Livsmedelsverket Niklas Andrén Enhetschef, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Johanna Sandwall Enhetschef, Socialstyrelsen Rickard Knutsson Verksamhetsområdeschef, Statens veterinärmedicinska anstalt Per Lind Enhetschef, Totalförsvarets forskningsinstitut
Innehåll Ordlista och förkortningar... 9 Sammanfattning... 11 Syfte och bakgrund för behovsanalysprocessen... 13 Process för behovsanalys... 14 Arbetssätt med att genomföra en behovsanalys... 16 Processteg - Beställning... 24 Processteg - Planering... 27 Processteg - Nuläge... 29 Processteg - Önskat läge... 32 Processteg - Identifiera åtgärder... 34 Processteg - Prioritera åtgärder... 36 Processteg Sammanställa beslutsunderlag... 38 Bilaga 1 Dokumentationsmall för processtegen Beställning och Planering... 40 Bilaga 2 Dokumentationsmall för processteg Nuläge... 42 Bilaga 3 Dokumentationsmall för processteg Önskat läge... 44 Bilaga 4 Dokumentationsmall för processteg Identifiera åtgärder och Prioritera åtgärder... 45 Bilaga 5 Dokumentationsmall för processteg Sammanställa beslutsunderlag... 47
Ordlista och förkortningar Begrepp Förklaring Aktörsgemensam CBRNE-strategi Anslag 2:4 Krisberedskap Behovsanalysen Behovsanalysprocessen Beslutsunderlag Beställargrupp B-myndigheter B-området B-workshop CBRNE FOI Genomförandegrupp MSB Processledande myndighet Processledare Referensgrupp/-personer Aktörsgemensamt arbete för att ta fram en strategi med ökade möjligheter till samverkan och planering för att skapa en gemensam grund och en inriktning för det svenska CBRNE-arbetet på alla nivåer; från lokalt till internationellt. Inom arbetet har prioriterade områden, identifierats. Den riktar sig till alla svenska aktörer som är verksamma inom, eller som är berörda av, området CBRNE och anger en gemensam inriktning för arbetet. Alla aktörer har ett ansvar att verka för att arbete bedrivs inom de olika prioriterade områdena. Under vissa förutsättningar och under en begränsad period kan särskilda medel beviljas för att förstärka effekten av samhällets samlade krisberedskap eller den samlade förmågan att hantera kriser. Riksdagen anslår därför årligen cirka 1 miljard kronor som via MSB fördelas till insatser genom anslag 2:4 Krisberedskap. Myndigheter som ingår i krisberedskapsförordningen eller som efter särskilt beslut av regeringen eller MSB är utpekade att ingå i samverkansområdena har möjlighet att årligen söka medel från anslag 2:4 Krisberedskap för att bedriva tillfälliga utvecklingsprojekt som ökar krisberedskapsförmågan och förmågan till höjd beredskap. Eftersom anslaget ska finansiera åtgärder som stärker samhällets samlade förmåga lämnar MSB främst bidrag till samverkansprojekt. I MSB:s årliga inriktning för anslaget framgår vilka områden som prioriteras vid fördelningen av anslaget. Ett arbete enligt behovsanalysprocessen för att ta fram ett beslutsunderlag med prioriterade åtgärder inom ett utvalt område för att uppnå en stärkt krisberedskap. En metod som genom en förbättrad samordning syftar till att stärka den nationella krisberedskapsförmågan inom B-området. Metoden omfattar sju processteg. Resultatet från behovsanalysen sammanställt på ett strukturerat sätt. Beställargruppen består av personer med beslutskapacitet från de aktörer som deltar i en behovsanalys. De centrala myndigheter som har ett sektorsansvar och hanterar frågor gällande biologiska hot mot samhället. Det område inom CBRNE som omfattar krisberedskapen för biologiska ämnen t.ex. virus, bakterier, toxiner m.m. som kan innebära ett hot eller en risk för människor, djur eller nyttoväxter. En årlig workshop där representanter från B-myndigheterna gemensamt väljer ut områden som kan genomgå behovsanalys. CBRNE är en förkortning för kemiska, biologiska, radiologiska, nukleära och explosiva ämnen så kallade farliga ämnen. Totalförsvarets forskningsinstitut Den grupp som genomför behovsanalysen. Myndigheten frö samhällsskydd och beredskap Den myndighet som ansvarar för genomförande och uppföljning av en behovsanalys i samverkan med övriga deltagande myndigheter Processledaren leder arbetet med behovsanalysen. Referensgrupp/-personer med kunskaper inom ett visst ämnesområde och som stödjer genomförandegruppen i ett/flera processteg. 9
SOFÄ SVA Samverkansområdet Farliga ämnen (SOFÄ) är ett forum för samverkan mellan centrala myndigheter, länsstyrelser, kommuner och landsting för att förstärka förmågan att hantera fredstida krissituationer och höjd beredskap inom CBRNE-området. Statens veterinärmedicinska anstalt 10
Sammanfattning Behovsanalysprocessen är en metod som syftar till att stärka den nationella krisberedskapsförmågan inom B-området. Den myndighetsgemensamma processen ska också skapa en förbättrad samordning för en gemensam långsiktig nationell inriktning inom B-området där det finns delat eller överlappande ansvar eller beroendeförhållanden. Startpunkten för processen är ett område inom vilket flera myndigheter har sett ett utvecklingsbehov för att förbättra krisberedskapen nationellt. Området kan ha identifierats på den årliga myndighetsgemensamma B- workshopen 1, från händelser, övningar eller regeringsuppdrag. Behov kan även identifierats i andra samverkansforum. Bild 1. Behovsanalysprocessen omfattar sju processteg. Nuläge Beställning Planering Identifiera åtgärder Prioritera åtgärder Sammanställa och godkänna beslutsunderlag Önskat läge Tabell 1. De sju processtegen. Steg Moment 1 Beställning av en behovsanalys från en myndighetsgemensam beställargrupp med en processledande myndighet som ordförande, i samverkan med en utsedd processledare för behovsanalysen. 2 Planering; Skapande av en myndighetsgemensam genomförandegrupp under ledning av processledaren och planering av arbetet 3 Nulägeanalys; Kartläggning och analys av den befintliga nationella förmågan samt brister, hot och risker inom det valda området 4 Framtagandet av ett myndighetsgemensamt Önskat läge på tre till fem års sikt, för området 5-6 Identifiering och prioritering av åtgärder som bedöms nödvändiga för att uppnå det önskade läget 7 Resultatet sammanställs i ett beslutsunderlag som ska godkännas av beställargruppen 1 Mer information om organisation och arbetssätt finns i rapporten Arbetssätt och samarbetsformer för bättre samverkan mellan B-myndigheterna. 11
Resultatet från processen är ett strukturerat beslutsunderlag med prioriterade åtgärder som bedöms nödvändiga för att nå det önskade läget inom tre till fem års sikt för det valda området, samt förslag på hur de högst prioriterade åtgärderna kan omhändertas. Efter att behovsanalysen genomförts och godkänts av beställargruppen, kan arbetet med att omhänderta de prioriterade åtgärderna påbörjas. Det bör finnas ett tydligt arbetssätt inom varje myndighet så att arbetet med behovsanalysprocessen är förankrat och en naturlig del av myndigheternas verksamhet. För att uppnå det önskade läget inom respektive område samt upprätthålla en effektiv och samordnad krisberedskap krävs regelbunden uppföljning av en genomförd behovsanalys och arbetet med de prioriterade åtgärderna. Uppföljningen på lång sikt omfattas dock inte av behovsanalysprocessen. 12
Syfte och bakgrund för behovsanalysprocessen B-frågeställningarna sträcker sig idag över många politikområden och flera departement och myndigheter, vilket gör samordningen komplicerad. I krisberedskapsförordningen 2 pekas de myndigheter ut som har ett särskilt ansvar för att planera och vidta förberedelser för en kris och för att motstå hot och risker inom den egna sektorn. De flesta kriser inom B-området kommer att drabba flera sektorer och myndigheter. Därför måste arbetet med att upprätthålla en effektiv krisberedskap samordnas och myndigheterna ska samverka och stödja varandra inför och vid en sådan krissituation. Behovsanalysprocessen är en metod som syftar till att stärka den nationella krisberedskapsförmågan inom B-området. Den myndighetsgemensamma processen ska också skapa en förbättrad samordning för en gemensam långsiktig nationell inriktning inom B-området där det finns delat eller överlappande ansvar eller beroendeförhållanden. Processen har tagits fram i det myndighetsgemensamma projektet Genomförande av behovsanalys i myndighetssamverkan mellan myndigheter med särskilt ansvar för krisberedskapen inom B-området som genomfördes under 2016. Projektet var en fortsättning på projektet Förbättrad samordning för en långsiktig nationell inriktning inom B-området som genomfördes under 2014 0ch 2015. Båda projekten finansierades genom anslag 2:4 krisberedskap. Projektet inkluderade sju myndigheter: Folkhälsomyndigheten, Jordbruksverket, Livsmedelsverket, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB), Socialstyrelsen, Statens veterinärmedicinska anstalt (SVA) och Totalförsvarets forskningsinstitut (FOI). Syftet med enskilda behovsanalyser Syftet med enskilda behovsanalyser är att ta fram ett beslutsunderlag med prioriterade åtgärder inom ett område som kan bidra till en gemensam myndighetsinriktning på medellång sikt för att uppnå stärkt krisberedskap. 2 Förordning (2015:1052) om krisberedskap och bevakningsansvariga myndigheters åtgärder vid höjd beredskap 13
Process för behovsanalys Beskrivning av processen för behovsanalys Processen syftar till att stärka den nationella krisberedskapsförmågan inom B- området genom att, för valda områden, skapa en myndighetsgemensam bild av ett önskat läge på tre till fem års sikt. Startpunkten för processen är ett område där flera myndigheter ser ett behov av utveckling för att förbättra krisberedskapen nationellt. Framtagandet av gemensamma områden sker i första hand på en årlig B-workshopen. Inför workshopen kan myndigheterna ha identifierat behovet i sina risk- och sårbarhetsanalyser eller genom analyser i samband med verksamhetsplanering. Området kan även ha framkommit i arbete med prioriterade områden inom Aktörsgemensam CBRNE-strategi eller i andra myndighetsgemensamma grupper såsom SOFÄ. De kan även ha identifierats från händelser, övningar eller regeringsuppdrag. Slutprodukten i processen är ett strukturerat beslutsunderlag med prioriterade åtgärder som bedöms nödvändiga att omhänderta för att nå önskat läge inom det utvalda området. Bild 2. Start och resultat för behovsanalysen. Beställare och mottagare är ofta samma beslutsfattande personer inom de myndigheter som ingår i den aktuella behovsanalysen. Nuläge Start/trigger: Identifierat och beslutat område där samverkan bör ske mellan minst två av B- myndigheterna. Beställning Planering Önskat läge Identifiera åtgärder Prioritera åtgärder Sammanställa och godkänna beslutsunderlag Beslutsunderlag Genomförande av behovsanalys Processen har tagits fram för B-området, men kan användas inom andra områden. Processen omfattar sju övergripande steg, som vart och ett bryts ned i en eller flera aktiviteter. För samtliga processteg finns en mall för dokumentation. Mallen hjälper till att skapa en enhetlig struktur och dokumentation av resultatet. I förtydligande syfte, och för att underlätta dokumentationen, innehåller samtliga mallar vägledande texter och instruktioner i blå text. Mallarna finns som bilagor till denna rapport och som Word- och Exceldokument hos Folkhälsomyndigheten. Det finns även en PowerPoint som presenterar behovsanalysprocessen. 14
Bild 3. Behovsanalysprocessen Nuläge Beställning Planering Identifiera åtgärder Prioritera åtgärder Sammanställa och godkänna beslutsunderlag Önskat läge I ordningen nedan föregår Nuläge processteget Önskat läge. Som framgår av illustrationen är det möjligt att genomföra dessa processteg i en omvänd ordning eller parallellt om så skulle vara önskvärt. Viktigt är dock att bägge dessa steg är genomförda innan steget Identifiera åtgärder påbörjas. Under arbetet med processen är det naturligt att ibland behöva gå tillbaka till ett tidigare steg och göra justeringar, eller att arbeta delvis omlott med två processteg. Det är viktigt att inte ändra i Önskat läge under arbetet med att identifiera och prioritera åtgärder. Det är det önskade läget som ska påverka åtgärderna, inte tvärt om. Längre fram i rapporten följer en närmare presentation och beskrivning av processen utifrån respektive processteg. 15
Arbetssätt med att genomföra en behovsanalys Årligen genomförs en myndighetsgemensam B-workshop. Efter genomförd B- workshop finns ett antal områden där behovsanalyser föreslås genomföras. För respektive område förslås också en processledande myndighet på B-workshopen. Respektive myndighet beslutar om sin medverkan som processledande, eller deltagande myndighet, i de föreslagna behovsanalyserna och beställargrupper formas 3. Processledande myndighets ansvar och roll Den processledande myndigheten ansvarar för samordningen mellan deltagande myndigheter, vilket är en förutsättning för genomförandet av behovsanalysen inom respektive område. Processledande myndigheten sammankallar representanter från övriga deltagande myndigheter för att forma beställargruppen och är ordförande i beställargruppen. Processledande myndigheten ansvarar för att utse processledare, deltagare i genomförandegruppen från den egna myndigheten och att tid och resurser avsätts för att de ska kunna sätta sig in i området som ska genomgå behovsanalys. Processledande myndighet ansvarar för att rapportera resultat från behovsanalyser på efterföljande B-workshop, samt att följa upp behovsanalysen efter cirka tre till fem år. Beställargruppens ansvar och roll Beställargruppen består av en person från vardera myndigheten som ska delta i behovsanalysen. Personerna ska ha kunskap om området som ska genomgå behovsanalysen. De ska också ha tillräckligt beslutsmandat för att säkerställa att myndigheten ska kunna bidra med tillräcklig kompetens och tid till genomförandegruppen. Beställargruppen ansvarar för att genomföra processteg Beställning, och för att aktivt delta i de avstämningar som görs under processens genomförande. Beställargruppen ansvarar även för att det blir möjligt att genomföra en behovsanalys genom att de från sina respektive myndigheter avsätter tid och kompetens till genomförandegruppen. Myndigheternas representanter i beställargruppen ansvarar för att området och arbetet med behovsanalysen är förankrat inom respektive myndighet. 3 Mer information om organisation och arbetssätt finns i rapporten Arbetssätt och samarbetsformer för bättre samverkan mellan B-myndigheterna. 16
Efter förhandsgranskning och avstämning med genomförandegruppen ska beställargruppen godkänna beslutsunderlaget. I och med att godkännande ges anses behovsanalysen vara avslutad. Aktiviteter för processledande myndighet och beställargrupp vid genomförandet av en behovsanalys Före genomförandet Processledande myndighet sammankallar beställargruppen som konstitueras i och med att deltagande myndigheter beslutar att genomföra en behovsanalys. Processledande myndigheten utser en processledare från den egna myndigheten. Beställargruppen genomför processteg Beställning. Respektive myndighets representant i beställargruppen säkerställer att deltagare från den egna myndigheten till genomförandegruppen utses. Under genomförandet Beställargruppen ska under behovsanalysens gång medverka i avstämningar med processledaren om genomförandegruppens resultat, framför allt under processtegen Planera, Önskat läge och processteg Beslutsunderlag. Avstämningar kan också göras vid andra steg för att säkerställa att behovsanalysen följer uppdragets inriktning och tidsplan samt för att vid behov justera uppdrag eller tidsplan. Efter genomförandet Beställargruppen ska efter godkännande av beslutsunderlag: Till berörda förmedla de åtgärder som berör den egna myndigheten. Ta fram plan för hur de åtgärder som kräver samverkan ska tas om hand. Ta fram en plan för omhändertagandet av de åtgärder som ingen av de ingående myndigheterna ansvarar för, till exempel kontakta SOFÄ, forskningsfinansiärer, privata aktörer med mera. När detta är utfört upplöses beställargruppen. Tänk på att Beställargruppen har en viktig funktion i arbetet inför påbörjandet av en behovsanalysprocess desto tydligare och mer avgränsat ett område är desto enklare är genomförandet av behovsanalysen. Behovsanalysens resultat kommer då sannolikt också få större effekt på den gemensamma krisberedskapen. För att beställningen ska bli tydlig och behovsanalysen kunna genomföras på ett effektivt sätt krävs att beställargruppen har en gemensam syn på vad området omfattar. 17
Myndighetens representanter i beställargruppen spelar en avgörande roll i omhändertagandet av resultaten från behovsanalysen och det fortsatta arbetet med genomförandet av de prioriterade åtgärderna. Processledarens ansvar och roll Processledaren har en mycket viktig roll i att driva behovsanalysen framåt och behöver därför sätta sig in i såväl behovsanalysprocessen som området som ska genomgå behovsanalys. Det är också processledarens ansvar att under arbetets gång se till så att processtegens och behovsanalysens syften styr arbetet. Processledaren planerar, organisera och leda arbetet med genomförandet av behovsanalysen och ansvarar för regelbunden kommunikation och avstämningar med beställargruppen. Lämplig bakgrund och erfarenhet Processledaren bör ha kompetens för, och erfarenhet av, att leda grupper men behöver inte vara expert inom området som är föremål för behovsanalys. Ju mer diffust och svårt område desto högre krav ställs på processledarens erfarenhet och förmåga att leda grupper. Aktiviteter för processledaren vid genomförandet av en behovsanalys Före genomförandet Utbildar sig i behovsanalysprocessen. Kan ges av myndighetens representant i den myndighetsgemensamma arbetsgruppen för förvaltning av behovsanalysprocessen 4 eller annan person med god kännedom om behovsanalysprocessen. Under genomförandet Delta som sekreterare i processteg Beställning för att förenkla arbetet för beställargruppen samt få förståelse för hur beställargruppen ser på området. Ta kontakt med myndigheternas representanter i genomförargruppen och beskriva området. Detta kan ske enskilt eller i ett gemensamt möte. Stämma av med genomförandegruppen att den har tillräcklig kunskap om behovsanalysprocessen. Ta fram ett förslag på tidsplan för genomförandet av behovsanalysen tillsammans med genomförandegruppen i processteg Planering. 4 Beskrivning av förvaltning för behovsanalysprocessen finns i dokumentet Arbetssätt och samarbetsformer för bättre samverkan mellan B-myndigheterna 18
Boka möten i enlighet med planeringen. Genomföra behovsanalysen enligt behovsanalysprocessen tillsammans med genomförandegruppen inom de tids- och resursramar som ges. Regelbundet stämma av behovsanalysen med beställargruppen enligt den plan som tagits fram i samband med Processteg Beställning. Signalera avvikelser till beställargruppen. Dokumentera genomförandet av alla processteg i behovsanalysen med hjälp av mallarna. Säkerställa att material från behovsanalysens processteg omhändertas i enlighet med den egna myndighetens regler och rutiner för arkivering och diarieföring. Möjliggöra för beställargruppen att i god tid stämma av beslutsunderlaget. Rapportera och överlämna beslutsunderlag inklusive dokumentationen från behovsanalysens processteg till beställargruppen. Efter genomförandet Tillsammans med genomförandegruppen ge synpunkter till myndighetsgemensamma arbetsgruppen på hur behovsanalysprocessen kan förbättras (utvärderingsunderlag). Samla in synpunkter/förbättringsförslag på behovsanalysprocessen från genomförandegruppen och sända dessa till den myndighetsgemensamma arbetsgruppen för förvaltning. Tänk på att: Processledare inte bör delta som myndighetens expert i genomförandegruppen utan endast ansvara för att driva processen framåt och ta hand om praktiska detaljer. Processledaren behöver acceptans av omgivande beslutsfattare (och egen insikt i) att behovsanalysprocessen är en större process som kräver processledararbete. Processledaren bör i god tid utbilda sig i behovsanalysprocessen för att kunna förbereda sig för uppgiften och leda gruppen. För att behovsanalysen ska kunna genomföras på ett effektivt sätt krävs att processledaren och beställargruppen har en gemensam syn på vad området omfattar. Ett kort telefonmöte/telefonsamtal från processledaren till samtliga deltagare i genomförandegruppen kan bidra till ökad förståelse för arbetet. Samtalen kan även hjälpa till att säkerställa deltagande av rätt personer i genomförandegruppen. Ta del av erfarenheter hos processledare eller deltagare i tidigare genomförandegrupper. 19
Arbetet med det processteget Beslutsunderlag underlättas av att processledaren har en detaljerad tidsplan och är tydlig med hur arbetet ska organiseras med interna (inom genomförandegruppen) och externa remissomgångar (t.ex. referensgrupp). Specifika tips som gäller uppstartsmötet första mötet med genomförandegruppen Gå översiktligt igenom behovsanalysprocessens olika steg, även om deltagarna fått information på sina respektive myndigheter. Säkerställ att alla förstår behovsanalysens syfte samt hur arbetet ska genomföras och rapporteras. Tydliggör syftet och tidplanen med den aktuella behovsanalysen för gruppens deltagare och andra berörda. Detta kan behöva upprepas under genomförandet. Tydliggör hur mycket arbete som förväntas av deltagare i genomförandegruppen under hela genomförandet respektive de olika processtegen (om möjligt). Säkerställ att alla deltagare har tillräckligt med tid avsatt. Om inte, återkoppla det till beställargruppen. Fokusera diskussionen på det myndigheterna har gemensamt och Sveriges beredskap inom området. Styr bort diskussionen från enskilda myndigheters behov och verksamhet. Genomförandegruppen Genomförandegruppens ansvar och roll Genomförandegruppens ansvar är att genomföra behovsanalysen, enligt metoden för behovsanalysprocessen och beställningen från beställargruppen, under ledning av processledaren inom given tidsram. Deltagarna i genomförandegruppen ska även vid behov förankra och söka kunskap inom sina respektive myndigheter. Deltagarna i genomförandegruppen ansvarar även för att ge förbättringsförslag på behovsanalysprocessen. Deltagarnas bakgrund och erfarenhet I samband med processteg Beställning beskriver beställargruppen vilken expertis som behövs i genomförandegruppen. Det är viktigt att denna beskrivning beaktas då myndigheterna avsätter medarbetare/resurser för genomförandet. Rätt personer/kompetens i genomförandegruppen är en framgångsfaktor för att genomföra behovsanalysen på ett effektivt och framgångsrikt sätt. Aktiviteter för genomförandegruppen Delta i utbildning i behovsanalysprocessen. Kan ges av myndighetens representant i behovsanalysprocessens arbetsgrupp. Genomför behovsanalysen enligt metoden för behovsanalysprocessen samt beställningen från beställargruppen. 20
Leverera med god kvalitet och enligt tidsplan till processledaren. Kommunicera eventuella avvikelser till processledaren och ansvarig chef, eller den egna myndighetens representant i beställargruppen. Ta in information från och förankra arbetet på den egna myndigheten. Ge förbättringsförslag på behovsanalysprocessen då detta efterfrågas av processledaren. Tänk på att Genomförandegruppen kan organiseras så att några deltagare arbetar mer intensivt än andra beroende på kunskaper och område. Flera deltagare kan, om det behövs, komma från samma myndighet. Gruppen bör dock inte vara för stor utan man kan ha medarbetare från samma myndighet i både genomförandegruppen och som referenspersoner/grupp. Deltagarna behöver avsätta tillräckligt med tid och prioritera arbetsuppgiften för att behovsanalysen ska kunna genomföras på ett effektivt sätt. Vissa möten kan med fördel genomföras som distansmöten medan andra, t.ex., Önskat läge, kräver fysiskt möte för att fungera optimalt. Teknik för distansarbete kan i många fall användas. Exempelvis delning av dokument med hjälp av Lync/Skype eller liknande för avstämningar och redigering av texter. Mellan möten kan dokument cirkuleras för korrigering och förbättring. Ta hänsyn till informationssäkerheten. Referensgrupp eller referenspersoner Genomförandegruppen kan vid behov använda sig av referenspersoner eller en referensgrupp. Dessa kan med expertkunskaper på ett visst område stödja genomförandegruppen i ett eller flera processteg. De kan även fungera som expert kontroll av ett eller flera genomförda processteg. Referenspersoner kan vara personer hos andra aktörer eller hos deltagande myndigheter. Exakt hur referensgruppen eller referenspersoner ska involveras och vilken information de behöver om behovsanalysprocessen bör beslutas från fall till fall. Under processteg Planering diskuterar genomförandegruppen eventuellt behov av en referensgrupp och fastställer hur den ska användas. 21
Tabell 2. Sammanfattning av roller och ansvar vid genomförande av en behovsanalys Roll Processledande myndighet Övriga berörda myndigheter Beställargrupp Myndigheternas representanter i beställargruppen Processledare Genomförandegrupp Ansvar Ansvar för genomförandet av behovsanalysen inom det aktuella området. Ansvar för att starta upp beställargruppen. Vara sammankallande och ordförande i beställargruppen. Utse en processledare för behovsanalysen. Utse en deltagare att ingå i genomförargruppen. Utbilda processledare och egna deltagare i behovsanalysprocessen. Genomföra processteg Beställning i samverkan med beställargruppen. Avsätta tid och resurser för genomförandet av behovsanalysen. Ansvar för att rapportera resultat från behovsanalysprocessen på efterföljande B-workshop. Ansvarar för att uppföljning av behovsanalysen görs efter tre till fem år. Utse en representant att ingå i beställargruppen efter förfrågan från processledande myndighet. Utse en deltagare att ingå i genomförargruppen. Utbilda egna deltagare i behovsanalysprocessen. Avsätta tid och resurser för genomförandet av behovsanalysen. Ansvara för genomförandet av processteg Beställning. Medverka i avstämningar för att säkerställa att behovsanalysen följer inriktning och tidsplan samt för att vid behov införa justeringar av dessa. Ge synpunkter på utkastet till beslutsunderlag samt godkänna det framtagna beslutsunderlaget. Ta fram plan för hur de åtgärder som kräver samverkan ska tas om hand. Ta fram en plan för hur de åtgärder som ingen av ingående myndigheter ansvarar för tas om hand, exempelvis ta frågan vidare till SOFÄ, forskningsfinansiärer med mera. Beskriva behov av lämplig expertis/resurser till genomförandegruppen Ansvara för att det prioriterade området och arbetet med behovsanalysprocessen är förankrat vid den egna myndigheten Säkerställa att de resurser som krävs för genomförande tillgängliggörs. Ta hem de åtgärder som berör den egna myndigheten och förmedla detta vidare till berörda. Delta som sekreterare i genomförandet av processteg Beställning. Ansvara för att genomföra och dokumentera processtegen i behovsanalysen tillsammans med genomförandegruppen inom tidsramarna från beställargruppen. Ansvara för att planera, leda och organisera arbetet. Ansvara för att ta fram ett förslag på tidsplan för genomförandet av behovsanalysen som stäms av med genomförandegruppen. Ansvara för att stämma av behovsanalysen med beställargruppen enligt överenskommet i Beställningen och signalera avvikelser vid behov. Ansvara för att arkivera resultaten från behovsanalysen på den egna myndigheten. Ansvara för att rapportera och överlämna beslutsunderlag inklusive dokumentationen från behovsanalysens alla steg till beställargruppen. Ge synpunkter på hur behovsanalysprocessen kan förbättras till den myndighetsgemensamma arbetsgruppen. Genomföra behovsanalysen, enligt metoden för behovsanalysprocessen och beställningen från beställargruppen inom given tidsram. Prioritera arbetet och rapportera eventuella avvikelser till processledaren och närmsta chef eller till myndighetens representant i beställargruppen. 22
Bidra med erfarenheter för att förbättra behovsanalysprocessen genom att fylla i en utvärderingsenkät efter avslutad behovsanalysprocess. Behov av utbildning i behovsanalysprocessen Det bör finnas ett tydligt arbetssätt inom varje myndighet så att arbetet med behovsanalysprocessen är förankrat och en naturlig del av myndigheternas verksamhet. Inkluderat i detta är att säkerställa att de deltagare som utför behovsanalyser är väl förberedda för sin uppgift. Processledarna och deltagarna som ingår i genomförandegruppen och beställargruppen behöver utbildas i behovsanalysprocessen innan de kan starta upp arbetet. Det åligger varje enskild myndighet att ge en sådan utbildning. Deltagare i den myndighetsgemensamma arbetsgruppen har som uppgift att se till att de medarbetare på den egna myndigheten som ska genomföra behovsanalysen får tillräcklig utbildning i behovsanalysprocessen samt att de har tillgång till materialet om behovsanalysprocessen för att kunna genomföra en behovsanalys. Om deltagare i referensgruppen är från en myndighet eller aktör som inte är representerad i den myndighetsgemensamma förvaltningen 5 av behovsanalysprocessen så har processledaren som uppgift att utbilda dessa deltagare i behovsanalysprocessen. 5 Beskrivning av förvaltning för behovsanalysprocessen finns i dokumentet Arbetssätt och samarbetsformer för bättre samverkan mellan B-myndigheterna 23
Processteg - Beställning Syftet med processteget Syftet med det inledande processteget är att skapa förutsättningar för att genomföra en behovsanalys av ett prioriterat område och att skapa samsyn om området inom beställargruppen, samt mellan beställargruppen och processledaren. Bild 4. Beställning av behovsanalys Nuläge Beställning Planering Identifiera åtgärder Prioritera åtgärder Sammanställa och godkänna beslutsunderlag Önskat läge Beskrivning av processteget I processteget ingår att beställargruppen tar fram en beställning. Under arbetet med beställningen fungerar processledaren som sekreterare för gruppen. För ett effektivt arbete med behovsanalysen, krävs att beställargruppen och processledaren har säkerställt samsyn och gemensam förståelse av området. En förutsättning för genomförandet av processteget är att beställargruppen och processledaren fått utbildning i behovsanalysprocessen på sina respektive myndigheter. Aktiviteter som omfattas i detta processteg 1. Definition och avgränsning av området: Beställargruppen formulerar området som ligger till grund för behovsanalysen. I beställningen ska det ingå en beskrivning av området samt eventuella avgränsningar. Motivera på vilka grunder definition och avgränsning har gjorts. Bakgrund till området beskrivs samt sätts i ett sammanhang. 2. Identifiera behovet av kompetenser i genomförandegruppen: Beställargruppen och processledaren diskuterar gemensamt fram en beskrivning av lämplig expertis som krävs i genomförandegruppen. 3. Säkerställa bemanning av genomförandegrupp: Myndigheternas representanter i beställargruppen tillser att myndigheten säkerställer 24
tillgång till den kompetens som krävs för genomförandet av behovsanalysen och utser deltagare. 4. Avstämningspunkter under genomförandet av behovsanalysen. Beställargruppen och processledaren ska komma överens om avstämningspunkter under genomförandet av behovsanalysen. Avstämningspunkter kan vara skriftliga inlämningar av resultat från behovsanalysens processteg eller avstämningar av mer generella frågor under arbetets gång. Avstämning av processtegen Planering och Önskat läge är att rekommendera. 5. Sätta gränser för tids- och resursåtgång. Beställargruppen måste sätta ambitionsnivån på arbetet genom att sätta ett slutdatum och resursbegränsningar. 6. Bedöma behov av informationssäkerhet. Beställargruppen bedömer om det finns särskilda behov för att dela och förvara information, sekretess och säkerhetskontroll av personal. 7. Överlämning av beställningen till processledare: Beställargruppen överlämnar beställningen och säkerställer samsyn med processledaren. Resultat från processteget Resultatet från processteget är en dokumenterad beställning av en behovsanalys inom det aktuella området. Beställningen ska omfatta en beskrivning av området för vilket behovsanalysen ska genomföras samt vilken kompetens som behövs, en avgränsning av tid och resurser, bedömning av informationssäkerhetsbehov samt plan för avstämning mellan beställargrupp och processledare under genomförandet av behovsanalysen. Samsyn har uppnåtts inom beställargruppen och mellan beställargruppen och processledaren. Dokumentation görs i dokumentationsmall Beställning och planering av behovsanalys (se bilaga 1). Praktiska tips till de som ska genomföra processteget Tydligheten i beställningen är viktig desto tydligare och mer avgränsat den är desto enklare är genomförandet av behovsanalysen. Behovsanalysens resultat kommer sannolikt också få större effekt på den gemensamma krisberedskapen. Flera av de aktiviteter som finns i detta steg kommer att göras på detaljnivå av genomförandegruppen i processteget Planering. Steget Beställning ska vara styrande, inte detaljplanerande. Behovsanalysen är inte framtagen för att kunna hantera information som omfattas av försvars- eller utrikessekretess. Om beställargruppen misstänker att sådan känslig information kommer att behandlas är det viktigt att frågan hanteras innan behovsanalysen startar. 25
Om de personer som ska delta i beställargruppen eller genomförandegruppen behöver vara säkerhetskontrollerade så ska det lyftas i detta steg så myndigheterna kan ha det i åtanke vid val av deltagare, eller ha tid att genomföra säkerhetskontroller av sina deltagare. I dokumentationsmallarna finns det kursiv blå text som en hjälp för vad som ska dokumenteras. Denna hjälptext bör tas bort när mallen fylls i. Dokumentationsmallen finns i Word format hos Folkhälsomyndigheten. 26
Processteg - Planering Syfte med processteget Syftet med detta processteg är att säkerställa samsyn inom genomförandegruppen och mellan genomförandegrupp och beställargruppen och skapa förutsättningar för genomförandegruppen att utföra en strukturerad och spårbar behovsanalys inom avsatt tid. Bild 5. Processteg Planera genomförandegruppens arbete Nuläge Beställning Planering Identifiera åtgärder Prioritera åtgärder Sammanställa och godkänna beslutsunderlag Önskat läge Beskrivning av processteget I processteget tydliggörs beställningen för genomförandegruppen och eventuella oklarheter stäms av med beställargruppen. I processteget ingår också att ta fram en tidsplan för genomförandet. Aktiviteter som omfattas i detta processteg 1. Introduktion till området: Processledaren ger en introduktion till området och beställningen samt lägger grunden till samsyn inför genomförandet av den aktuella behovsanalysen. Genomförandegruppens medlemmar ska vara utbildade i behovsanalysprocessen sedan tidigare på sina egna myndigheter. 2. Tydliggöra området: Beställningen diskuteras i syfte att säkerställa att den är tillräckligt omfattande och tydlig för att gruppen ska kunna genomföra behovsanalysen. Om underlaget är otillräckligt eller otydligt kan genomförandegruppen be om ett klargörande från beställargruppen eller ge förslag på ändringar vilket kräver återkoppling till, och fastställande av, beställargruppen. 3. Säkerställa kompetensbehovet: Processledaren stämmer av om genomförandegruppen uppfyller kompetensbehovet. Vid behov tas ett förslag fram hur behovet ska mötas, t.ex. i form av en referensgrupp eller referenspersoner. Förändrat kompetensbehov ska stämmas av med beställargruppen. 27
4. Framtagande av tidsplan och resursbehov för genomförandet: Genomförandegruppen tar fram en tidsplan för behovsanalysen, de olika processtegen samt resursbehov. Processledaren stämmer av uppskattningen av tid- och resursåtgång med beställargruppen som fastställer tidsplan och resurstillgång. 5. Säkerställa behovet av informationssäkerhet: Genomförandegruppen kommer överens om arbetssätt för att information och arbetsmaterial ska kunna delas på ett säkert och effektivt sätt utifrån de behov som finns för området. 6. Stäm av med beställargruppen: Processledaren stämmer av resultatet av planeringen med beställargruppen. Om beställargruppen inte delar genomförandegruppens syn behöver justering göras utifrån beställargruppens synpunkter. Avstämningen upprepas tills samsyn uppnåtts. Efter godkännande från beställargruppen övergår arbetet till nästa processteg. Resultat från processteget Resultatet är en komplett planering som omfattar en beskrivning av området för vilket behovsanalysen ska genomföras, samt specifikation över vilken tid, resurs, kompetens samt informationssäkerhet som krävs för att genomföra behovsanalysen. Dokumentation görs i dokumentationsmall Beställning och planering av behovsanalys (se bilaga 1). Praktiska tips till de som ska genomföra processteget Processledaren behöver säkerställa att samtliga deltagare i genomförandegruppen har en grundläggande kunskap i behovsanalysprocessen. Steget kan kräva flera avstämningar med beställargruppen. Processledaren bör därför inte planera att genomförandegruppen kan fortsätta med efterföljande processteg vid samma tillfälle. När man gör tidplanen för genomförandet av hela behovsanalysen är det bättre att schemalägga mer tid än vad som uppskattas behövas för respektive steg istället för att behöva hitta mer tid i efterhand. Om flera olika kompetenser behövs från en myndighet kan det vara praktiskt att myndigheten fortfarande bara har en person i genomförandegruppen och att övriga kompetenser representeras genom referenspersoner. Detta arbetssätt leder till att genomförandegruppen inte blir för stor. Från den processledande myndigheten deltar dock två personer, processledaren och deltagare i genomförandegruppen. 28
Processteg - Nuläge Syfte med processteget Syftet med detta processteg är att beskriva befintlig nationell förmåga samt brister, hot och risker inom det valda området. En tydlig dokumenterad beskrivning av nuläget är även en förutsättning för att få förståelse och transparens för identifierade och prioriterade åtgärder. Ett sekundärt syfte är att en väl utförd och dokumenterad beskrivning av nuläget underlättar framtida revideringar av behovsanalysen. Bild 6. Processteg - Genomföra nulägesanalys Nuläge Beställning Planering Identifiera åtgärder Prioritera åtgärder Sammanställa och godkänna beslutsunderlag Önskat läge Beskrivning av processteget En väl genomförd nulägesbeskrivning ger ett gott underlag för kommande identifiering av vilka åtgärder som behöver utföras för att sluta avståndet mellan nuläge och önskat läge. Hur omfattande och detaljerad en nulägesanalys behöver vara är svårt att beskriva i generella termer, utan anpassas till det område för vilket behovsanalysen ska genomföras. En alltför omfattande analys, likväl som en alltför ytlig analys, försvårar arbetet i nästa steg och riskerar att ge ett sämre resultat. Genomförandegruppen avgör vilken nivå och omfattning som krävs och är ändamålsenlig. Det är viktigt att nulägesanalysen är så tydlig och tillräckligt omfattande att den med lätthet kan ge en översikt av området. Därtill behöver källhänvisning vid relevanta avsnitt finnas för att underlätta spårbarhet och hjälpa läsaren att kontrollera uppgiften eller bedöma dess trovärdighet. Källhänvisningen förenklar även vid framtida revideringar. Aktiviteter som omfattas i detta processteg 1. Inventera underlag och information: Inledningsvis görs en inventering av befintliga underlag och dokument relevanta för området. Underlagen kan t.ex. utgöras av 29
risk- och sårbarhetsanalyser utvärderingar från övningar och faktiska händelser pågående och avslutade projekt avslagna projektansökningar nationella och internationella åtaganden litteratur- och forskningsöversikter utförda dokumentanalyser Myndigheter och andra organisationer som arbetar med frågeställningar inom eller med nära koppling till det definierade området identifieras. Ytterligare information, erfarenheter och kunskaper som är relevanta för området inhämtas. Befintliga nätverk och forum inkluderas i inventeringen. 2. Genomföra omvärldsbevakning: En utblick bör ske för att fånga upp vad som händer i omvärlden och vilka nationella och internationella trendspaningar som finns att tillgå, utifrån vad som är relevant för området. 3. Kartlägga förmåga, ansvar och expertis: Inom ramen för nulägesanalysen bör även en kartläggning genomföras av den nuvarande förmågan inom det definierade området tillsammans med roller, ansvar samt befintlig och tillgänglig expertis. 4. Identifiera risker, hot och brister: Risker, hot och brister som är kopplade till det definierade området bör identifieras. Resultat från processteget Resultatet är ett dokumenterat nuläge av området som, tillsammans med Önskat läge, ligger till grund för identifiering och prioritering av relevanta åtgärder. Nuläget dokumenteras i dokumentationsmall - Nuläge (se bilaga 2). Praktiska tips till de som ska genomföra processteget Processteget behöver inte genomföras som ett gruppmöte utan deltagarna kan sända in informationen till processledaren som sammanställer den. Samtliga som deltar i arbetet behöver tillgång till relevanta dokument på internet eller egna system. Genomförandegruppen behöver informeras av processledaren att innan processteget genomförs så bör alla deltagarna i förväg ha identifierat dokumentation som kan ha relevans för området. Utgå från rubrikerna i dokumentationsmallen för Nuläge för att beakta alla relevanta perspektiv. Det är viktigt att det finns referenser och källhänvisning löpande i dokumentationen av nuläge. Detta är både för att det ska finnas transparens i behovsanalysen samt att det ska bli enklare vid en eventuell framtida revidering av behovsanalysen. 30
Beakta möjligheten att stämma av nulägesanalysen med expertis utanför genomförandegruppen. Då mycket information sammanfattas i nuläget så kan det innebära att själva nulägesanalysen blir så känslig så den inte bör spridas. Sammanfattningen bör dock skrivas så att den kan vara tillgänglig för alla. I dokumentationsmallarna finns det kursiv blå text som en hjälp för vad som ska dokumenteras. Denna text bör tas bort. Dokumentationsmallen finns i Word format hos Folkhälsomyndigheten. Förhållande mellan Processteget Nuläge och Önskat läge I vissa fall kan det vara lämpligt att genomföra Processteget Önskat läge innan Nuläge. De kan även genomföras parallellt och aktiviteter inom respektive processteg genomföras växelvis. För vissa områden kan det vara svårt att avgränsa Nuläge innan Önskat läge är beskrivet. Som exempel om området är nytt och inte kan bygga på existerande relevant kunskap. Det kan också vara aktuellt för större områden där det kan vara svårt att avgränsa området. Efter att dessa två steg genomförts är det rekommenderat att en avstämning görs med beställargruppen, för att säkerställa att behovsanalysen följer uppdragets inriktning. 31
Processteg - Önskat läge Syfte med processteget Syftet med detta processteg är att säkerställa en gemensam bild av det önskade läge som behöver uppnås på tre till fem års sikt för att säkerställa en stärkt nationell krisberedskapsförmåga inom området. Bild 7. Processteg - Definiera önskat läge Nuläge Beställning Planering Identifiera åtgärder Prioritera åtgärder Sammanställa och godkänna beslutsunderlag Önskat läge Beskrivning av processteget Önskat läge är den gemensamma målbild som behöver uppnås inom ett givet område, för att säkerställa en stärkt nationell krisberedskapsförmåga inom B- området. Det önskade läget pekar ut inriktning och ambition och styr därigenom vilka aktiviteter som ska prioriteras i det slutliga beslutsunderlaget och i det framtida myndighetsgemensamma arbetet inom området. Aktiviteter som omfattas i detta processteg 1. Definiera önskat läge: Beskriv önskat läge avseende en stärkt förmåga av samhällets krisberedskap på tre till fem års sikt. Det skyddsvärda i samhället bör beaktas och inkluderas. 2. Stäm av med beställargruppen: Om det i Beställning beslutats att en avstämning efter Önskat läge ska ske, eller om genomförandegruppen utifrån dokumenterat önskat läge ser att en avstämning bör göras, kontaktar processledaren beställargruppen. Vid behov revideras därefter önskat läge. Resultat från processteget Resultatet är ett tydligt och dokumenterat önskat läge, som tillsammans med nulägesanalysen ligger till grund för identifiering och prioritering av åtgärder. Det önskade läget är även myndigheternas gemensamma målbild för området och ska 32
vägleda val av åtgärder de närmaste åren. Dokumentation ska ske i dokumentationsmall Önskat läge (se bilaga 3). Praktiska tips till de som ska genomföra processteget Utgå ifrån området, att det är samhällets krisberedskap som ska förbättras och tidsperspektivet tre till fem år i alla diskussioner. Diskutera det skyddsvärda i samhället (människors liv och hälsa, samhällets funktionalitet, demokrati, rättssäkerhet och mänskliga fri- och rättigheter, miljö och ekonomiska värden, nationell suveränitet) och hur det önskade läget bidrar till detta. Önskat läge bör vara kopplat mot realistiska förutsättningar dels i form av resurser och tidsperspektivet tre till fem år. Processledaren bör försöka styra diskussioner och samtal så att fokus ligger på önskat läge och inte på åtgärder. Processteget kan vara svårt att genomföra med distansmöten. För att stimulera kreativitet är det bra att genomförandegruppen träffas. Arbete med whiteboard, post-it lappar eller liknande underlättar fria tankar och gruppering eller fragmentering. Processteget kräver att nyckelpersoner deltar. Önskat läge kan kompletteras med en förtydligande figur. Önskat läge blir deltagande myndigheters gemensamma målbild. Önskat läge bör stämmas av med beställargruppen då det kommer att styra framtagandet av åtgärder. Vid behov kan gruppen ta hjälp av expertis utanför genomförandegruppen och beställargruppen för att justera eller förankra önskat läge. Processteget Önskat läge kan genomföras i form av en tvådagars workshop tillsammans med processteg Nuläge. I dokumentationsmallarna finns det kursiv blå text som en hjälp för vad som ska dokumenteras. Denna text bör tas bort. Dokumentationsmallen finns i Word format hos Folkhälsomyndigheten. 33
Processteg - Identifiera åtgärder Syfte med processteget Syftet med detta processteg är att identifiera åtgärder, och ibland alternativa åtgärder, samt klargöra om åtgärderna behöver utföras aktörsövergripande för att nå det önskade läget. Bild 8. Processteg - Identifiera åtgärder Nuläge Beställning Planering Identifiera åtgärder Prioritera åtgärder Sammanställa och godkänna beslutsunderlag Önskat läge Beskrivning av processteget Genomförandegruppen diskuterar och analyserar vad som krävs för en förflyttning från nuläge till önskat läge. I analysen identifieras konkreta åtgärder som bidrar till detta. Önskat läge kan eventuellt uppnås med olika alternativa åtgärder, enskilt eller tillsammans. Det är viktigt att fokusera på ett tre till fem årsperspektiv. Aktiviteter som omfattas i detta processteg 1. Identifiera åtgärder: Identifiera åtgärder som bidrar till att Önskat läge uppnås. 2. Sammanställ åtgärder: Dokumentera och specificera samtliga identifierade åtgärder. Beskriv hur åtgärden bidrar till att uppnå Önskat läge. Dokumentera ansvarig myndighet, om sådan finns, samt andra berörda aktörer. Resultat från processteget Resultatet är ett tydligt och enhetligt dokument som beskriver de åtgärder som bedöms nödvändiga för att uppnå Önskat läge. Dokumentation ska ske i dokumentationsmall - Identifierade och prioriterade åtgärder (se bilaga 4). Praktiska tips till de som ska genomföra processteget Använd gärna hjälpmedel som till exempel projektor för att visa Önskat läge vid arbetet med att hitta åtgärder. 34
Det önskade läget ska inte ändras när man arbetar med åtgärderna. Önskat läge ska påverka åtgärderna, inte tvärt om. Kan en åtgärd kopplas mot en del, eller flera delar, av önskat läge är det lättare att se om någon del av önskat läge inte omhändertas. Tänk på att detta är ett kreativt steg och att prioritering inte sker i det här steget. Försök att vara öppen för annorlunda lösningar och alternativ som inte utförts tidigare. Flera åtgärder kan omhänderta samma, eller överlappande, behov för att nå önskat läge och flera alternativa åtgärder kan bidra till önskat läge. Sortera inte bort alternativa åtgärder i det här steget, utan dokumentera enbart att de kan ersättas av annan åtgärd och låt flera alternativa åtgärder gå vidare till prioriteringssteget. I dokumentationsmallen finns fält som är kopplade till varandra på de olika flikarna. Enbart i de gula fälten ska text och tal skrivas. Dokumentationsmallen finns i Excel format hos Folkhälsomyndigheten. 35
Processteg - Prioritera åtgärder Syftet med processteget Syftet med processteget är att prioritera de identifierade åtgärderna för att myndigheterna ska ha en gemensam rangordning av omhändertagandet av de föreslagna åtgärderna. Bild 9. Processteg - Prioritera åtgärder Nuläge Beställning Planering Identifiera åtgärder Prioritera åtgärder Sammanställa och godkänna beslutsunderlag Önskat läge Beskrivning av processteget En prioritering av de identifierade åtgärderna är nödvändig, i synnerhet om de är många. Prioriteringen är en av de viktigaste delarna i beslutsunderlaget. Det är viktigt att prioriteringen dokumenteras på ett transparent sätt så att beställargruppen och övriga beslutsfattare kan förstå hur genomförandegruppen har kommit fram till de förslag på åtgärder som sammanfattas i beslutsunderlaget. Prioriteringen görs i två steg. Det första är en förenklad bedömning av effekten av identifierad åtgärd, kostnad för genomförande och sannolikhet att åtgärden ger väntad effekt. Därefter görs en justering utifrån genomförandegruppens kunnande och erfarenhet. Slutgiltig prioritering kan vara hög, medel eller låg, eller en annan skala som genomförandegruppen beslutar. Varje justering av prioriteringen ska följas av en motivering som tydligt visar varför en justering har gjorts och på vilka grunder. Utifrån den slutgiltiga prioriteringen väljer genomförandegruppen hur många av de prioriterade åtgärderna som ska lyftas fram i beslutsunderlaget. Hela den dokumenterade prioriteringen ska utgöra en bilaga till beslutsunderlaget. Aktiviteter som omfattas i detta processteg 1. Prioritera åtgärder: Prioritera åtgärderna utifrån vilken effekt den föreslagna åtgärden förväntas ha på möjligheten att uppnå det önskade läget, hur sannolikt det är att effekten realiseras samt hur mycket åtgärden väntas kosta. Till varje åtgärd 36
skrivs en kort motivering Resultatet sammanfattas i en prioritetsfaktor som ger en första inbördes ordning mellan de identifierade åtgärderna. 2. Justera prioritering: Se över och analysera den initiala prioriteringen utifrån prioriteringsfaktorn samt genomför justering där det behövs. Som exempel på aspekter som kan vägas in vid en justering kan nämnas tid till uppnådd effekt där det kan vara svårt att sätta ett fast värde. Andra exempel kan vara ifall åtgärden bedöms leda till besparingar i form av tid eller kostnad, eller tillfällen där åtgärder passar väl in i aktiviteter som planeras genomföras av andra myndigheter i Sverige, eller systermyndigheter utomlands. Även mjuka värden så som ökat förtroende för myndigheter eller allmänhetens acceptans för åtgärden kan vägas in. Efter justeringen fastställs den slutgiltiga prioritetsordningen. Det är viktigt att justerad prioritering följs med en motivering där det tydligt framgår varför de gjorts och på vilka grunder. Resultat från processteget Resultatet är en sammanställning av åtgärder i prioritetsordning. Dokumentation ska ske i dokumentationsmall - Identifierade och prioritera åtgärder (se bilaga 4). Praktiska tips till de som ska genomföra processteget Diskutera de olika faktorerna för bedömning innan prioritering. Prioriteringen är en samlad subjektiv bedömning. Överblicka poängbedömningen och justera vid behov de områden där osäkerhet eller oenighet råder. Men tänk på att personer utanför genomförandegruppen måste förstå hur man kommit fram till resultatet av prioriteringen. När man gör bedömningen för effekt, sannolikhet och kostnad i skalorna 1-5 i första prioriteringen ska man enbart göra det i jämförelse med andra identifierade åtgärder inom området. Arbetet underlättas om gruppen diskuterat slutgiltig prioriteringsskala, exempelvis. låg, medel, hög, innan justeringen av prioriteringen genomförs. I dokumentationsmallen finns fält som är kopplade till varandra på de olika flikarna. Enbart i de gula fälten ska text och tal skrivas. Dokumentationsmallen finns i Excel format hos Folkhälsomyndigheten. 37
Processteg Sammanställa beslutsunderlag Syftet med processteget Syftet med detta sista processteg är att ta fram ett beslutsunderlag med prioriterade åtgärder och förslag på hur de ska omhändertas. Bild 10. Processteg - Sammanställa beslutsunderlag Nuläge Beställning Planering Identifiera åtgärder Prioritera åtgärder Sammanställa och godkänna beslutsunderlag Önskat läge Beskrivning av processteget Samtliga tidigare genomförda processteg och aktiviteter har syftat till att stegvis leda fram till ett väl genomarbetat och ändamålsenligt beslutsunderlag. Beslutsunderlaget sammanfattar samtliga processteg och ger förslag på hur högst prioriterade åtgärder kan omhändertas. Arbetet underlättas om dokumentation löpande har genomförts med hjälp av de framtagna mallarna. Beslutsunderlaget ska skrivas så att mottagaren kan läsa texten oberoende av dokumentation från de enskilda processtegen. En omfattande tabell av åtgärder kan eventuellt utgöra ett undantag. En väl genomförd och dokumenterad behovsanalys ger ett transparant beslutsunderlag vilket leder till att resultatet från beslutsunderlaget bidrar till en gemensam myndighetsinriktning på medellång sikt för att förbättra krisberedskapen inom det definierade området. Aktiviteter som omfattas av detta processteg 1. Färdigställa beslutsunderlag: Utifrån tidigare genomförda steg i behovsanalysprocessen sammanställer genomförandegruppen relevant information. Utifrån prioriterade åtgärder skriver genomförandegruppen ett förslag på hur de kan omhändertas. 2. Stäm av förslag till beslutsunderlag med beställargruppen: Beställargruppen får ett utkast på beslutsunderlaget, och beställargruppen lyfter behov av kompletteringar eller revideringar. Genomförandegruppen reviderar beslutsunderlaget. Eventuellt behöver aktiviteten upprepas. 38
3. Överlämna till beställargruppen: Beslutsunderlaget överlämnas till beställargruppen för beslut och vidare åtgärder. Vi behov av ytterligare revidering görs det tills beställargruppen anser att beslutsunderlaget är fullständigt. 4. Godkännande av beställargruppen: Processledaren presenterar beslutsunderlaget för beställargruppen som godkänner beslutsunderlaget. I detta steg säkerställs att allt framtaget underlag omhändertas och arkiveras enligt ordinarie rutiner av processledande myndighet. Resultat från processteget Resultatet är ett strukturerat beslutsunderlag som presenterar åtgärder som bör omhändertas för att uppnå önskat läge samt förslag på hur de högst prioriterade åtgärderna kan omhändertas för att uppnå önskat läge. Dokumentation ska ske i mall: Dokumentationsmall Beslutsunderlag (se bilaga 5) Praktiska tips till de som ska genomföra processteget Beslutsunderlaget är genomförandegruppens samlade åsikter. Steget kan genomföras med distanslösningar och ett flertal beredningsrundor där processledaren sammanställer dokumentet utifrån bilagorna för att sedan tillsammans med gruppen färdigställa dokumentet. Kopiera och klistra in all information som efterfrågas utifrån de tidigare processtegen. I beslutsunderlaget, fokusera på hur åtgärder kan omhändertas. Där möjligt, föreslå alternativa lösningar. En tydlig tidsplan för detta processteg där processledaren styr och tydliggör i vilken omfattning genomförandegruppen kan ge synpunkter eller förslå ändringar underlättar arbetet. Tänk på att avsätta tid för eventuellt flera avstämningar med beställargruppen. Beslutsunderlaget ska kunna läsas och förstås utan bilagorna, bilagorna ger stöd för beställargruppen och de som är särskilt intresserade. En omfattande tabell av åtgärder kan eventuellt utgöra ett undantag. Beslutsunderlaget ska kunna förstås av personer som inte är experter på området. Tänk på att beställargruppen inte alltid är den slutliga målgruppen för beslutsunderlaget, utan att det ska kunna läsas av exempelvis anslagshandläggare eller politiker. I dokumentationsmallarna finns det kursiv blå text som en hjälp för vad som ska dokumenteras. Denna text bör tas bort. Dokumentationsmallen finns i Word format hos Folkhälsomyndigheten. 39
Bilaga 1 Dokumentationsmall för processtegen Beställning och Planering Fylls i av beställargruppen i processteg Beställning med processledaren som sekreterare Beställargrupp Namn, organisation och kontaktuppgifter på medlemmarna i beställargruppen Processledare Namn, organisation och kontaktuppgifter Område Område från beställare Definition Beställargruppens beskrivning inklusive förtydligande av område. Bakgrund Varför tas området upp? Något speciellt som föranleder arbetet med behovsanalysen? Har området exv. prioriterats på B-workshopen. Ange källor. Avgränsning Vad ingår inte i området? Motivera varför avgränsningen görs? Kompetensbehov i genomförandegruppen Vilka kompetenser (olika kunskaper eller färdigheter) krävs för att genomföra behovsanalysen? Avstämningar i olika steg i behovsanalysen Beskriv vid vilka steg och typ av avstämning. Tid och resurser Tidpunkt för avslutande av behovsanalysen och resursbegränsningar Informationssäkerhet Bedömning av behovet av informationssäkerhet. 40
Fylls i av genomförandegruppen i processteg Planering Deltagare i utförandegruppen Namn, organisation och kontaktuppgifter Fastställt av beställargruppen Tydliggörande av området Om genomförandegruppen har behov av att området tydliggörs, så förtydligas det här. Datum Behov av kompetens som behövs i genomförandegruppen Vilka kompetenser behövs i genomförandegruppen? Hur säkerställer vi behovet om det inte redan finns i genomförandegruppen, dvs. vilka offentliga och privata aktörer bör involvera och på vilket sätts? Finns behov av referensgrupp. Datum Referensgrupp eller referenspersoner (vid behov) Deltagare namn, organisation och kontaktuppgifter Ansvar och avgränsningar Datum Tidsplan och resursbehov Tidsplan för varje processteg och hela genomförandet av behovsanalysen, samt redovisning av resursbehov. Datum Informationssäkerhet Redogörelse hur arbetet ska ske för att uppnå behövd informationssäkerhet. Datum Övrigt Eventuellt annat som behöver påpekas. Datum Fastställt av beställargruppen: Datum 41
Bilaga 2 Dokumentationsmall för processteg Nuläge Sammanfattning nuläge Kortfattad sammanfattning av nuläget och det resultat som framkommit. Det här avsnittet ska kopieras till beslutsunderlaget. Tänk på att skriva så även icke ämnesexperter kan förstå. Sammanfattningen bör inte innehålla någon känslig information utan bör vara skriven så att den kan delas med alla. Befintliga nationella förmågor I detta avsnitt beskrivs översiktligt de befintliga nationella förmågor som finns på området, var de finns och hur tillgången till dessa ser ut. Beskriv utifrån nedan angivna underrubriker samt komplettera vid behov med ytterligare underrubriker. Metoder Exempel att lyfta under denna rubrik är diagnostik, övervakningsmetoder etc. Resurser Omfattar t.ex. teknisk utrustning, personella resurser mm. Kompetens/expertis Beskriv den kompetens och expertis som finns att tillgå i nuläget Nätverk Beskrivning av relevanta nätverk. Kända åtgärder/arbeten inom området Beskriv nationell och internationella ansvar, relevanta pågående och/eller avslutade projekt som har bäring för det valda området. Hur omfattande inventeringen blir får beslutas från fall till fall av arbetsgruppen, utgå om möjligt från redan genomförda inventeringar. Nationella/internationella åtaganden 42
Pågående projekt/arbeten Avslutade projekt/arbeten Övrigt Omvärld och trender Beskriv omvärld och trender utifrån nedanstående underrubriker. Pågående initiativ/arbeten internationellt Vad händer i andra länder och andra organisationer Trender T.ex. effekter av klimatförändring, smittors spridning, andra möjligheter och hot i omvärlden. Framtida utveckling inom området T.ex. metod, resurser, kompetens, teknik, politik. Identifierade risker, hot och brister Beskriv vilka brister, hot och risker som har identifierats från faktiska händelser, övningar eller andra relevanta underlag så som RSA, pågående/avslutade projekt etc. Källor Källhänvisning ska anges i texten och specificeras i källförteckning här. 43
Bilaga 3 Dokumentationsmall för processteg Önskat läge Beskrivning av önskat läge för Beskriv det önskade läget så att det tydligt framgår hur det ser ut när detta är på plats (ca en halv A4). Beakta i beskrivningen av det önskade läget Det skyddsvärda i samhället (människors liv och hälsa, samhällets funktionalitet, demokrati, rättssäkerhet och mänskliga fri- och rättigheter, miljö och ekonomiska värden, nationell suveränitet). Inkludera i beskrivningen önskat läge för Resurser (t.ex. personal, teknik, utrustning, metoder kompetenser) och Förmågor (t.ex. kunskap om, färdighet att utföra, uthållighet över tid, återställning efter händelse). Avstämt och ok från beställargruppen: Datum. Denna text kan tas bort om ingen avstämning ska ske i processteget. 44
Bilaga 4 Dokumentationsmall för processteg Identifiera åtgärder och Prioritera åtgärder 45
46