Dnr: Y 2016/1 Förstudie e-arkiv Delrapport fas 1 OBS! Dokumentet ska diarieföras. Delrapport fas 1 Filnamn: Delrapport_fas1_1 0 Förstudie e-arkiv Mall från Tieto PPS (ME003, 3.0.0) Anna Danielsson 2016-08-12 Utgåva P1.0-4 Sida: 1 (13) www.tieto.se/pps
Innehåll 1 Basfakta... 3 1.1 Projektet... 3 1.2 Bakgrund... 3 1.3 Sammanfattning... 3 2 Nulägesbeskrivning... 5 2.1 Resultat, leveransobjekt... 5 2.2 Framtiden... 5 2.3 Tid... 6 2.4 Kostnad... 6 3 Omvärldsbevakning... 6 3.1 Andra lärosäten... 6 3.2 Svensk nationell datatjänst, (SND)... 7 3.3 Statens servicecenter (SSC)... 7 4 Leveranser... 7 4.1 Arkivorganisation... 7 4.2 Informationskartläggning... 8 4.3 Begreppsmodellering... 8 4.4 Effekter och nyttor tidigt skede... 8 4.5 Risker... 8 5 Övriga utredningar... 9 5.1 Juridiska aspekter inför ett ställningstagande om e-arkiv... 9 5.2 Avgränsning forskningsinformation... 10 5.3 Digitala signaturer... 11 5.4 Standarder... 11 5.5 Metadata... 11 5.6 Informationsvärdering... 12 5.7 Informationskvalitet... 12 5.8 Informationsförvaltning... 12 6 Kontaktpersoner och dokument som kan ge ytterligare information om projektet... 13 Utgåvehistorik för dokumentet Utgåva Datum Kommentar P1.0-1 P1.0-2 P1.0-3 P1.0-4 2016-08-03 Första utkast (AD) 2016-08-09 Andra utkast, för synpunkter till projektgrupp (ME och AD) 2016-08-12 Tredje utkast, förtydliganden, synpunkter från projektgrupp (KU), (AD) 2016-08-15 Redaktionella ändringar, till projektägare (AD) Filnamn: Delrapport_fas1_1 0 Sida: 2 (13)
1 Basfakta 1.1 Projektet 1.1.1 Uppdragsgivare och uppdragstagare Projektägare: Projektledare: Elisabet Ahlin Anna Danielsson 1.2 Bakgrund Information i olika former är en av universitetets absolut största tillgångar, vilken allt mer hanteras digitalt; i olika verksamhetssystem, i e-post, på gemensamma serverytor osv. På sikt kommer de sammanlagda bristerna i den nuvarande hanteringen av information leda till stora informationsförluster. Ett system för bevarande (e-arkiv) ska säkerställa att handlingar som ska bevaras är äkta, tillförlitliga och återanvändbara för all framtid. Den snabba tekniska utvecklingen kommer med all sannolikhet att kräva att ett system för bevarande fortgående anpassas till olika tekniska lösningar. Detta medför krav på både en anpassad organisation och förvaltning med förmåga att hantera den kontinuerliga utvecklingen. Förstudiens uppdrag är att utreda förutsättningarna för och ge förslag på, en infrastruktur för digitalt bevarande av handlingar/information. Förslaget ska innehålla förslag på organisation, vilka kompetenser som krävs och en kravspecifikation på IT-lösning (system) för att säkerställa att digitala handlingar bevaras, vårdas och görs åtkomliga på ett säkert sätt över tid. Förslaget ska förena universitetets behov av en effektiv informationsförvaltning med allmänhetens och lagstiftarens krav på kontroll, insyn och ansvar. 1.3 Sammanfattning 1.3.1 Förstudiens omfattning Start och sluttidpunkt Start: januari 2016 Slut: juni 2017 Förstudiens delmoment Förstudien är indelad i fyra olika faser och innehåller moment enligt den standard som finns för universitetsgemensamma utvecklingsprojekt. (se tidplan nästa sida) Filnamn: Delrapport_fas1_1 0 Sida: 3 (13)
2016 jan-aug 2016 sep-dec 2017 jan-april Fas 1 Arkivorganisation Fas 2 Infrastruktur för bevarande Fas 3 - Teknisk förstudie 2017 majjuni Fas 4 - Nyttokalkyl 1.3.2 Samband med andra organisationer/beroenden Svensk nationell datatjänsts (SND) initiativ till ett pilotprojekt avseende tillgängliggörande av en forskargrupps forskningsdata vid Handelshögskolan. Gemensam organisationshantering vid Göteborgs universitet som är en del inom PA2.0-projektet Sektorgemensam metadataspecifikation för studieadministrativ information inom SUHF Sektorgemensam gallringsframställan till Riksakivet genom SUHF Riksarkivets framtagande av förvaltningsgemensamma specifikationer, FGS Systeminventeringen System och projekt som pågår vid IT-enheten på uppdrag av Strategiskt ITforum Statens servicecenters förvaltningsgemensamma e-arkivstjänst 1.3.3 Delrapportens innehåll Varje fas avslutas med rapportering till styrgruppen som därefter har att ta ställning till hur nästa fas ska fortskrida. Denna delrapport avser fas 1 och redogör för projektgruppens utredningsarbete, informationskartläggning samt övriga frågor som varit aktuella inom ramen för förstudien under fasen. 1.3.4 Sammanfattning erfarenheter Det är viktigt att forma strategier som garanterar att den information som lagras i våra verksamhetssystem förblir tillförlitlig, tillgänglig och användbar. Den största risken när ett e-arkiv saknas är okontrollerad informationsförlust som en följd av att man inte har tagit ställning till bevarandeaspekter i ett tidigt skede. För att ta ett helhetsgrepp och faktiskt arkivera de handlingar som ska bevaras måste en värdering göras redan innan informationen skapas avseende hur den ska hanteras och vilken metadata som ska sättas. Genom att arbeta strukturerat med informationsförvaltning kan informationens tillförlitlighet säkerställas och garanteras över tid. För att uppnå en god informationsförvaltning måste internationella standarder följas, information kartläggas och värderas innan den upprättas och strukturer för hur informationen ska hanteras (registreras, dokumenteras, arkiveras mm) införas. Detta kräver att arbetet organiseras och olika funktioner samarbetar, t ex verksamhetsarkitekter, jurister, IT, informationssäkerhet, registratur och arkiv. Filnamn: Delrapport_fas1_1 0 Sida: 4 (13)
2 Nulägesbeskrivning 2.1 Resultat, leveransobjekt Lev.nr Leverans Beskrivning Utförare 1.1 Begreppsmodell Definiera begrepp och relationer mellan begrepp som är aktuella för projektet 1.2 Riskanalys Bedöma sannolikheter för olika oönskade händelser och dess konsekvenser Projektledning Stöd processkontor Projektledning Stöd projektkontor 1.3 Nyttoinventering Nyttor och effekter e-arkiv kan medföra för verksamheten Projektledning Stöd projektkontor 1.4 Ny arkivorganisation Förslag till beslut om ny Arkiv arkivorganisation 1.5 Delrapport fas 1 Rapport utredningsdelar fas 1 Projektledning Begreppsmodellering (Lev.nr 1.1) I förstudien har en begreppsmodellering genomförts där en begreppslista tagits fram. Begreppslistan bifogas denna rapport. Ytterligare begrepp kommer vid behov tillföras begreppslistan. Riskanalys (Lev.nr 1.2) I förstudien har en riskanalys genomförts och en risklista har upprättats. Eftersom risklistan utgör ett levande dokument som hela tiden, utifrån de risker som är aktuella, uppdateras kan inte listan i sig betraktas som en leverans. Arbete med risklistan genomförs vid projektgruppsmöten och de högst värderade riskerna presenteras för styrgruppen vid styrgruppsmöten, risklistan i helhet bifogas kallelsen till styrgruppsmöte. Nyttoinventering (Lev.nr 1.3) Förstudien har genomfört nyttoinventering i workshopform. Resultatet kommer att användas och arbetas vidare med under fas 2 som grund till en målbild. Arkivorganisation (Lev.nr 1.4) I förstudien har ett förslag till ny arkivorganisation utarbetats som omfattar både digitala handlingar och pappershandlingar. I och med att det inom universitetet har startats ett projekt med uppdrag att se över styrning av system, processer och projekt, har projektgruppen valt att pausa arbetet med arkivorganisation. Arbetet återupptas när systemstyrningsorganisationen fastställts. Delrapport fas 1 (Lev. Nr 1.5) Detta dokument utgör delrapport för första fasen inom Förstudie e-arkiv och sammanfattar projektarbetet under fas 1. 2.2 Framtiden Eftersom beslut fattats om att Förstudie e-arkiv ska integreras med projektet Styrning av GUgemensamma system, projekt och processer 1 är det när delrapporten skrivs oklart hur höstens 1 Projektdirektiv, Styrning av GU-gemensamma system, projekt och processer, Dnr: Y 2016/3 Filnamn: Delrapport_fas1_1 0 Sida: 5 (13)
arbete kommer att utföras. Samordning av projektens projektplaner kommer att genomföras under senare delen av augusti. 2.3 Tid I april fattade förstudiens styrgrupp beslut om förändring av tidplanen. Detta främst eftersom förstudien startade senare än planerat samt att upphandlingen av konsult för informationskartläggningen av olika anledningar kraftigt drog ut på tiden. Konsekvensen av beslutet blev att resultaten från fas 1 levereras i augusti istället för i juni. Leveranserna informationskartläggning och förslag på infrastruktur för bevarande skulle levereras i december 2016, dvs i fas 2. Med anledning av projektet Styrning av GU-gemensamma system, projekt och processer (Gusys) kommer den kommande tidplanen att behöva ses över ytterligare. Leveransen Arkivorganisation kommer att förskjutas eftersom det exempelvis i den digitala arkivhanteringen spelar stor roll hur styrningen av GF:s systemorganisation ser ut. Förstudien kommer därför att fortsätta arbetet med arkivorganisationen när Gusys har kommit lite längre i sitt arbete. 2.4 Kostnad Den fördröjda starten har också inneburit att resurser inte använts i lika hög grad som planerat. Interna resurser har inte utnyttjats enligt plan och extern konsult för stöd inom informationsmodelleringen debiteras under fas 2 istället för under fas 1. De förändringar som skett i tidplanen kommer inte, som det ser ut just nu, påverka budget för hela projektiden. Förlorad tid förväntas tas in under hösten och extern konsult faktureras löpande vilket innebär en första faktura i början av t2. Integreringen med projektet Styrning av GU-gemensamma system, projekt och processer kan även komma att få konsekvenser för förstudiens kommande budget och prognos. 3 Omvärldsbevakning 3.1 Andra lärosäten En kartläggning över var andra lärosäten befinner sig i arbetet med e-arkiv gjordes i arkivarienätverket under våren 2016 (se tabellen). Fortsatt bevakning och samarbete sker kontinuerligt, främst genom deltagande i SUHF:s expertgrupp för arkiv och informationshantering, arkivgruppen kopplat till SND:s pilotprojekt samt den arkivgrupp som utsetts inom det nationella nätverket för universitets- och högskolearkivarier för att bevaka SSC:s arbete med e-arkivstjänst. Detta ger att förstudien framförallt för diskussioner och utbyter erfarenheter med Chalmers, Stockholms universitet, Uppsala Universitet, Lunds universitet, Mälardalens högskola, Malmö högskola, Sveriges lantbruksuniversitet, Luleå tekniska universitet och Högskolan i Jönköping. Lärosäte Chalmers Försvarshögskolan Gävle högskola Högskolan i Jönköping Högskolan i Borås Högskolan i Dalarna Högskolan i Halmstad Högskolan Kristianstad Fas i arbetet/införskaffat system Införandeprojekt har påbörjats Förberedelser pågår Förstudie Filnamn: Delrapport_fas1_1 0 Sida: 6 (13)
Högskolan Väst Karlstad universitet Karolinska institutet Kungliga tekniska högskolan Linnéuniversitetet Luleå tekniska universitet Lunds universitet Malmö högskola Mittuniversitetet Mälardalens högskola Stockholms universitet Sveriges lantbruksuniversitet Uppsala universitet Förstudie klar Förstudie Upphandling mot ramavtal Förstudie Förstudie Projektförberedelser pågår Upphandling ska genomföras Upphandling mot ramavtal Genomförd förstudie. Inväntar Statens servicecenter Projektet för helhetslösning för elektronisk arkivering och publicering av forsknings- och miljöanalysdata 3.2 Svensk nationell datatjänst, (SND) Under våren har projektgruppen samverkat med SND och deltar i den pilotstudie som handlar om arkivering och tillgängliggörande av forskningsdata. Metoden som pilotstudien använder för att samla in, arkivera och tillgängliggöra forksningsdata består i stort av att forskarna ska vända sig till en forskningsstödsenhet (FSE) vid det egna lärosätet. FSE:n ger råd till forskarna hur man upprättar datahanteringsplaner och kurerar data. Den insamlade informationen ska sedan tillgängliggöras via SND och arkiveras på respektive lärosäte. Deltagare i pilotstudien är biblioteken och arkivfunktionerna vid Göteborgs universitet, Malmö högskola, Lunds universitet, Högskolan i Jönköping och Luleå tekniska universitet. Sveriges lantbruksuniversitet är särskild rådgivare. 3.3 Statens servicecenter (SSC) Projektgruppen har träffat SSC och kommer att träffa dem igen för att kontinuerligt ha inblick i hur arbetet med deras e-arkivstjänst fortskrider. Förstudiens innehåll ligger i linje med den information SSC har gett kring vad varje myndighet behöver förbereda inför en eventuell anslutning till e- arkivstjänsten. SSC:s införandeprojekts tidplan har förskjutits och det är idag oklart när e- arkivstjänsten kan tas i bruk. 4 Leveranser 4.1 Arkivorganisation Den nuvarande arkivorganisationen är uppbyggd för att hantera pappersarkivering. En digital arkivering kräver nya roller och flöden och arkivorganisationen behöver därför ses över. Det finns också vissa otydligheter i dagens organisation, bland annat hanteringen av arkiv som avslutas i samband med att en organisatorisk enhet upphör (tex en institution som omorganiseras) och hur uppföljningen av arkivansvaret sker. Projektgruppen har utarbetat ett förslag till ny arkivorganisation som omfattar både digitala handlingar och pappershandlingar. Ansvaret föreslås delas upp i olika väl definierade delar, som i de olika processflödena (digitalt-papper) läggs på olika roller. Relationen mellan linjechef, systemägare Filnamn: Delrapport_fas1_1 0 Sida: 7 (13)
och informationsägare i relation till arkivering kommer också att tydliggöras, samt vilken roll som ansvarar för utlämning av allmän handling. Den nya arkivorganisationen har nära samband med och är beroende av att vissa andra roller och begrepp finns framtagna och definierade. I och med att det inom universitetet har startats ett projekt med uppdrag att se över styrning av system, processer och projekt, har projektgruppen valt att pausa arbetet med arkivorganisation. I den digitala arkivhanteringen spelar exempelvis styrningen av GF:s systemorganisation stor roll för hur ansvaret fördelas mellan institution och systemägare. Arbetet återupptas när systemstyrningsorganisationen fastställts. 4.2 Informationskartläggning Förstudien ska genomföra en övergripande informationskartläggning. Kartläggningen påbörjades under fas 1 men resultatet levereras under fas 2. Informationskartläggningen innebär att informationsmodellera och dokumentera informationsobjekt. En informationsmodell används för att beskriva den information som hanteras i en process och hur informationen relaterar till övrig information i processen. Med hjälp av informationsmodellering kan man ta fram matriser som visar vilka processer som bearbetar informationen samt vilka IT-system som skapar, läser, uppdaterar eller raderar informationen. Resultatet av informationsmodelleringen ska lägga grunden till en verksamhetsarkitektur i enlighet med den interna standard som finns vid GU. Under fas 1 har det avgränsade området personaladministration modellerats och under hösten kommer utbildnings- samt forskningsområdet modelleras. 4.3 Begreppsmodellering I förstudien har en begreppsmodellering genomförts och en begreppslista har tagits fram. Några av de mest centrala begreppen som har definieras är e-arkiv, elektronisk handling, information, informationsbärare, metadata och system för bevarande. Ett begrepp som har definierats men vars innebörd fortsatt har diskuterats i förstudien är begreppet informationsägare. Begreppet har stor betydelse i arbetet med digitalt bevarande och diskussionen kommer därför att fortsätta under hösten. 4.4 Effekter och nyttor tidigt skede Förstudien har genomfört nyttoinventering i workshopform. Resultatet kommer att användas och arbetas vidare med under fas 2 som grund till en målbild. De förbättringar och effekter som ett införande av e-arkiv och system för bevarande kan skapa och bidra till i verksamheten är: Högre servicenivå mot allmänhet och internt Höjd/säkerställd informationskvalité En effektivare digital förvaltning Uppfyllnad av lagkrav avseende bevarande Förbättrad rättssäkerhet 4.5 Risker De risker som identifierats vid projektgruppsmöten och styrgruppsmöten och värderats som höga: För att tillgodose arkivkrav för bevarande måste GU:s befintliga system anpassas. Anpassningen kan innebära tillägg av metadata, möjlighet att exportera data, möjlighet att fixera handlingar, tillhandahållande av loggar osv. Det finns en risk och stor sannolikhet att befintliga system på GU inte klarar av de krav på informationshantering som bevarande av handlingar innebär. Filnamn: Delrapport_fas1_1 0 Sida: 8 (13)
Förstudien anser, bland annat med anledning av tidigare risk, att en utökad styrorganisation för samordning av utveckling och styrning av system är nödvändig. Inom förstudie e-arkiv pågår arbete med att ta fram informationsmodeller och en metadataspecifikation för information inom utbildningsområdet (nationellt genom SUHF). Dessutom har förstudien tagit del av andra metadataspecifikationer och framtagandet av nationella riktlinjer avseende metadata från Riksarkivet bevakas. Idag finns inte något strukturerat arbete med vare sig informationsmodeller, datamodeller eller metadataspecifikationer vid GU men det är något som behövs inom en snar framtid - inte bara inom e-arkiveringen. Det finns ett samband mellan de olika modellerna som måste beaktas och gränssnitt/samarbetsformer måste hittas eftersom olika delar av organisationen kommer beröras av/hantera de olika modellerna. I diskussionerna om risker har också påtalats att riskerna kan avse förstudien, kommande implementeringsprojekt eller resultat. Ovan nämnda risker kan tydligt kopplas till implementeringsprojekt och resultat. 5 Övriga utredningar 5.1 Juridiska aspekter inför ett ställningstagande om e-arkiv De bestämmelser som styr universitetets registrering, arkivering och hantering av allmänna handlingar framgår främst av tryckfrihetsförordningen (1949:105), offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), arkivlagen (1990:782), arkivförordningen (1991:446) samt i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS). Av detta följer att de digitala handlingar som upprättas i universitetets verksamhet ska tas om hand på ett säkert sätt och i det format som de upprättats, dvs digitala handlingar ska bevaras digitalt. En ytterligare förutsättning är att universitetet ha sådan god ordning på handlingarna så att utlämning kan ske på begäran av allmänheten. Förutom allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar ska behovet av information för rättskipning och förvaltningen samt framtida forsknings behov tas i beaktande vid bevarande och gallring. I tryckfrihetsförordningen 2 definieras allmän handling och principen om allmänhetens rätt att ta del av dem. Med en allmän handling menas en handling oavsett format eller medium som förvaras hos en myndighet och som är att anse som inkommen till eller upprättad vid myndigheten. Offentlighetsprincipen dvs att allmänna handlingar ska vara tillgängliga för var och en är utformad för att garantera insyn i det offentligas verksamhet. De bestämmelser som finns i offentlighets- och sekretesslagen 3, avseende hur handlingar ska registreras, organiseras, bevaras och hanteras, är helt teknikneutrala. Bestämmelserna har syftet att lägga grunden för en god offentlighets- och sekretesstruktur för den information som finns vid myndigheten. 2 Tryckfrihetsförordningen (1949:105) http://www.riksdagen.se/sv/dokument-lagar/dokument/svenskforfattningssamling/tryckfrihetsforordning-1949105_sfs-1949-105 (hämtad 2016-08-10) 3 Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) https://www.riksdagen.se/sv/dokument-lagar/dokument/svenskforfattningssamling/offentlighets--och-sekretesslag-2009400_sfs-2009-400 (hämtad 2016-08-10) Filnamn: Delrapport_fas1_1 0 Sida: 9 (13)
Arkivlagen 4 anger de grundläggande bestämmelserna för hur myndigheter ska sköta sitt arkiv. Arkivet bildas av de allmänna handlingar som uppstår i verksamheten och de handlingar som myndigheten själv beslutar ska tas om hand för arkivering. Arkivlagen anger också att arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser: 1. rätten att ta del av allmänna handlingar 2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen 3. forskningens behov De handlingar som inte får gallras enligt gällande föreskrifter ska bevaras. Detta medför att det ställs krav på att handlingarna ska vara tillgängliga och möjliga att förstå i all framtid. Dessutom ska handlingarna som ingår i arkivet som huvudprincip bevaras i ursprungligt skick för att det även ska vara möjligt att säkerställa att informationen är äkta och oförvanskad. Detta ställer naturligtvis stora krav på informationshantering och system för bevarande av digitala handlingar. Av arkivlagen framgår att varje myndighet själv ansvarar för att ta hand om den information som skapas i den egna verksamheten. Det innebär att ansvaret att säkerställa bevarandet av informationen inte kan läggas på någon annan myndighet. Däremot kan konstateras att många myndigheter står inför samma problematik och att det naturligtvis finns fördelar med att samarbeta och ta del av best practice. Enligt arkivförordningen 5 ska arkiveringen ske i ett tidigt skede i hantering av handlingar och Riksarkivets föreskrifter fastslår att handlingar ska överföras till ett system för långsiktig informationsförsörjning så snart som möjligt 6 för att säkerställa ett digitalt bevarande. Med tidigt skede innebär att handlingar som tillhör ett ärende ska arkiveras så snart ärendet är färdigbehandlat och handlingar som inte tillhör ett ärende ska arkiveras så snart de är färdigställda. När det gäller diarier och journaler samt register och förteckningar som förs fortlöpande anses varje införd anteckning arkiverad i och med att den görs 7. 5.2 Avgränsning forskningsinformation Det ligger i forskningens natur att vara nytänkande och innovativ vilket medför att det finns en stor variation på system, metadata och format som används vid lagring av forskningsinformation. För att säkerställa ett bevarande av handlingar måste datahanteringen struktureras och arkivkraven måste beaktas redan i initialskedet för ett forskningsprojekt. För att få en bättre överblick över vilka system, metadata och format som används inom forskningen vid universitetet idag har projektgruppen valt att göra en övergripande utredning. Förstudien vill också titta på vilka behov forskare och forskningsadministration har avseende hantering och bevarande av forskningsinformation generellt. I det arbetet har intervjuer genomförts med ett flertal personer som arbetar med stödprocesser i relation till universitetets forskning. Syftet med dessa intervjuer har varit att fånga upp behov från förvaltningens sida. Under hösten, fas 2, kommer forskarnas intressen att vara i fokus då workshopar avseende informationsmodellering och bevarande av forskningsinformation kommer genomföras. 4 Arkivlagen (1990:782) http://www.riksdagen.se/sv/dokument-lagar/dokument/svenskforfattningssamling/arkivlag-1990782_sfs-1990-782 (hämtad 2016-08-10) 5 Arkivförordningen (1991:446) http://www.riksdagen.se/sv/dokument-lagar/dokument/svenskforfattningssamling/arkivforordning-1991446_sfs-1991-446 (hämtad 2016-08-10) 6 RA-FS 2009:1, https://riksarkivet.se/rafs (Hämtad 2006-08-10) 7 Arkivförordning (1991:446) 3 Filnamn: Delrapport_fas1_1 0 Sida: 10 (13)
Det resultat som framkommit under vårens arbete (genom omvärldsbevakning och intervjuer) pekar främst på bristen av samordning mellan de funktioner som idag är delar av och som stödjer forskningsprocessen på olika sätt. Genom en ökad samordning, t ex genom systemstöd, styrdokument och gemensamma utbildningstillfällen skulle stödet till forskarna kunna bli bättre och effektivare. Specifikt för arkivering i forskningsprocessen ser projektgruppen ett behov att införa datahanteringsplaner som anger hur forskningsprojekt avser hantera sin information under hela dess livslängd fram till avslut. Det finns också ett behov av tydliga styrdokument och utbildning avseende hantering av allmänna handlingar och arkivering. 5.3 Digitala signaturer Under våren har en utredning kring digitala signaturer påbörjats av förstudien i samarbete med ITenheten som fått uppdrag att se över digitala signaturer från Strategiskt IT-forum. En kartläggning av vilka dokument som kan förekomma i verksamheten har gjorts på Naturvetenskapliga fakulteten. De identifierade dokumenten har bedömts utifrån vilka formkrav det finns, vilken effekt en digital signatur skulle ha på verksamheten samt vilken typ av digital signatur som skulle kunna vara aktuell. Utifrån denna bedömning har gjorts en prioritering av vilka dokument och vilken typ av digital signatur som det inledningsvis ska arbetas vidare med. Det finns olika sätt att verifiera äktheten och dokumentera fastställandet/upprättandet av en digital handling, allt från loggar i system till bank-id-lösningar. Vilket sätt som krävs för ett visst dokument beror på vad syftet med signaturen är och vilka lagliga krav som ställs. För flertalet av universitetets dokument finns inga lagliga krav utan syftet är att veta att handlingen är fastställd, och för dessa dokument kan man använda en lösning med en av universitetet verifierad digital signatur i e- postsystemet eller för en pdf-fil. IT-enheten arbetar vidare med att se över de tekniska aspekterna för dessa lösningar. Arbetet med digitala signaturer fortsätter under fas 2, hösten 2016. 5.4 Standarder Internationellt pågår sedan många år tillbaka en utveckling av standarder avseende dokument- och arkivhantering som är anpassad till en mer digital informationshantering. Efter 2008 har Riksarkivet reviderat stora delar av tidigare regelverk och det är uppenbart att Riksarkivet influerats av internationell teori- och metodutveckling. Därför blir de också viktiga för svenska myndigheter att följa då Riksarkivet är nationell arkivmyndighet. Relevanta standarder för arbetet i denna förstudie och i en kommande förvaltning är: 5.5 Metadata ISO 30 300, Ledningssystem för verksamhetsinformation ISO 15 489, records management (dvs dokumenthantering) ISO 23 081, metadatahantering ISO TR 26 122, processkartläggning OAIS ISO 14721:2002, överlämnande till arkiv och arkivförvaltning 8 En vanlig definition av metadata är data om data, dvs uppgifter som behövs för att kunna förstå och tolka i vilket sammanhang en viss informationsmängd har upprättats och hanterats. En systematisk metadatahantering är helt avgörande för att säkerställa bevarande av information i ett långsiktigt 8 Strategisk plattform för digital informationsförvaltning, Projektrapport, Centrum för digital informationsförvaltning, Mittuniversitetet, 2015 Filnamn: Delrapport_fas1_1 0 Sida: 11 (13)
perspektiv. Uppgifterna ligger till grund för att kunna garantera informationens äkthet, tillförlitlighet, integritet och användbarhet. 9 Den förvaltningsgemensamma specifikation FGS Paketstruktur som Riksarkivet har publicerat våren 2016 anger vilka krav på metadata som Riksarkivet ställer på informationspaket (SIP, AIP, DIP), för inleverans till system för bevarande eller mellan sådana system. Riksarkivet plan är att ta fram FGS:er för olika processområden, t ex personalsystem och ärendehantering och anger att FGS:erna är ett minimikrav för metadata. Därtill kan det också finnas behov av ytterligare metadata som i så fall måste tas fram tillsammans med berörda verksamheter. Vilka övriga områden som kommer att omfattas av Riksarkivets arbete och hur tidplanen ser ut är oklart. Med stor sannolikhet kommer inte universitetets kärnverksamhet, utbildning och forskning, att omfattas av detta arbete inom en överskådlig tid. Inom SUHF arbetar man därför med att ta fram en sektorgemensam metadataspecifikation för utbildningsområdet. Förstudien är engagerad i SUHF:s arbete. 5.6 Informationsvärdering För att kunna arkivera digitala handlingar måste en värdering av vilken information som ska bevaras, hur den ska hanteras och vilken metadata som ska sättas göras redan innan informationen skapas. En av de främsta utmaningarna vi står inför är hur värdering och urval av vilken information som ska bevaras ska gå till. Det stöd som finns nationellt är Riksarkivets gallringsbeslut, vilka generellt bäst är anpassade för dokument. Därtill finns kraven i arkivlagen som anger att informationen ska bevaras för allmänhetens insynsrätt, för förvaltningens och rättskipningens behov samt för framtida forskningsbehov. Förstudien har inte i fas 1 tittat närmare på informationsvärdering utan detta är ett stort arbete som behöver göras framöver. För att kunna hantera stora informationsmängder måste strukturer och modeller för hur värderingen ska utföras tas fram. 5.7 Informationskvalitet För att informationen ska vara av värde för olika intressenter måste informationen redan från början hålla viss kvalitet. Med informationskvalitet avses här att informationen är äkta, tillförlitlig, har integritet och är användbar. Information som inte uppfyller kraven på informationskvalitet kan inte heller anses fylla sitt syfte som bevis och verifiering av vad som faktiskt skett. För att upprätthålla informationskvaliteten måste strukturer och modeller för informationen ska hanteras och vilka metadata som ska sättas tas fram. 5.8 Informationsförvaltning Att göra punktinsatser och/eller arbeta med informationen i enstaka system säkerställer inte att all information som ska bevaras omhändertas. Risken är på sikt att stora delar av den information som ska bevaras går förlorad på grund av bristen på förebyggande åtgärder. Universitetet behöver därför satsa på en långsiktig informationsförvaltning. Genom att arbeta strukturerat med informationsförvaltning kan informationens tillförlitlighet säkerställas och garanteras över tid. Andra effekter som kan uppnås är stöd till effektiva arbetssätt och processer och att lagkrav följs. 10 Överföringen till ett system för bevarande säkerställer vidare att informationskvalitéten bibehålls och att handlingar över tid kan utgöra bevis, minne och verifiering över vad som skett i verksamheten. För att uppnå en god informationsförvaltning måste internationella standarder följas, information kartläggas och värderas innan den upprättas och 9 http://riksarkivet.se/media/pdf-filer/projekt/v%c3%a4gledning%20och%20funktionella%20krav.pdf s. 61 10 Mittuniversitetet, 2015 Filnamn: Delrapport_fas1_1 0 Sida: 12 (13)
strukturer för hur informationen ska hanteras (registreras, dokumenteras, arkiveras mm) införas. Detta kräver att arbetet organiseras och olika funktioner samarbetar, t ex verksamhetsarkitekter, jurister, IT, informationssäkerhet, registratur och arkiv. 11 6 Kontaktpersoner och dokument som kan ge ytterligare information om projektet Ref. Dokumentnamn, beteckning och namn Utgåva, datum Projektadministration Forskningsdata/SND Metadata Digitala signaturer Informationskartläggning Arkivorganisation Informationsförvaltning Juridik Statusrapporter, protokoll, riskanalys, begreppsmodellering, nyttoinventering mm, Anna Danielsson Rapport forskningsdata, rapport_forskningsdata1.0_1 Christer Johansson, Stefanie Stehling Juridik: Kristina Ullgren Rapport metadata, rapport_metadata1.0_1, Christer Johansson, Stefanie Stehling Maria Elmlund, Marta Petrides de Lubian Anders Ideskog, Johan Augustsson Anna Danielsson, Maria Elmlund Anna Danielsson Kristina Ullgren, Marianne Öfverström Pågår fortlöpande 2016-07-13 2016-04-05 11 Mittuniversitetet, 2015 Filnamn: Delrapport_fas1_1 0 Sida: 13 (13)