www.pwc.se Revisionsrapport Kerstin Svensson Certifierad kommunal revisor My Nyström Maj 2015 PM Personaltäthet Katrineholms kommun
Personaltäthet Innehållsförteckning 1. Inledning... 1 Bakgrund... 1 Revisionsfråga... 1 Metod och avgränsning... 1 2. Organisation och behov... 3 2.1.1. Ekonomi... 4 3. Granskningsresultat... 5 3.1. Nämnden begär och får konsekvensbeskrivningar av hur och i vilken omfattning eventuell omfördelning av resurser påverkar personaltillgång... 5 3.1.1. Rapportering till nämnd... 5 3.2. Nämnden har kontroll över hur kvaliteten inom verksamheten påverkas på grund av lägre personaltäthet... 7 3.2.1. Sjukfrånvaro... 7 3.3. Förändring av kvalitet kommuniceras i verksamheten... 7 3.4. Sammanfattande bedömning... 8 april maj 2015 Katrineholms kommun
1. Inledning Bakgrund Kvaliteten i all verksamhet är till stor del beroende av den personalresurs som finns att tillgå. Förändringar hos nämndens målgrupp, riktlinjer inom äldreomsorgen kring bemanning och handläggningsprocesser, krav på dokumentation och ny teknik etcetera påverkar behovet av personal. Utifrån sin risk- och väsentlighetsbedömning har revisorerna funnit skäl att granska om och i så fall hur omfördelning av resurser till och inom vård- och omsorgsnämnden har påverkat personaltätheten. Revisionsfråga Den övergripande revisionsfrågan är: Säkerställer vård- och omsorgsnämnden att den får information om hur förändringar i resursfördelning påverkar personaltätheten? För att besvara granskningens övergripande revisionsfråga används följande tre revisionskriterier som underlag för bedömningar: Nämnden begär och får konsekvensbeskrivningar av hur och i vilken omfattning eventuell omfördelning av resurser påverkar personaltillgång. Nämnden har kontroll över hur kvaliteten inom verksamheten påverkas på grund av lägre personaltäthet. Förändring av kvalitet kommuniceras i verksamheten. Metod och avgränsning Inom ramen för granskningen har intervju genomförts med avdelningschef för Utföraravdelningen samt att relevanta underlag samlats in från controller/ekonom. Granskningen avser förändring över tid (senaste mandatperioden samt 2015) i den mån uppgifter finns att hämta från verksamheten. Granskningen avgränsas till att omfatta vård- och omsorgsnämndens särskilda boenden inom egenregiverksamheten. Urval av granskade dokument: Vård- och omsorgsnämndens protokoll januari 2011 till mars 2015 Underlag för samhällsplanering för vård- och omsorgsnämndens verksamhetsområde på längre sikt med start år 2020, 2012-02-16 Underlag för samhällsplanering för vård- och omsorgsnämndens verksamhetsområde på längre sikt med horisontår 2030, 2013-02-18 Uppdrag om analys och åtgärder för att säkerställa budget i balans 2015 och framåt, 2015-02-26 Katrineholms kommun 1 av 9
Vård- och omsorgsnämndens inriktningsplan 2011-2014 Verksamhetsberättelse 2014, vård- och omsorgsförvaltningen Delårsrapport 2014, vård- och omsorgsförvaltningen, 2014-09-12 Månadsrapport september 2014, vård- och omsorgsförvaltningen Månadsrapport december 2014, vård- och omsorgsförvaltningen Månadsrapport januari 2015, vård- och omsorgsförvaltningen Månadsrapport februari 2015, vård- och omsorgsförvaltningen Utvärdering Trygghetsmodellen, 2014-11-24 Boendestrategi för äldre I Katrineholms kommun, Kommunstyrelsens handling 22/2014. Katrineholms kommun 2 av 9
2. Organisation och behov I Katrineholms kommun finns totalt 10 vårdboenden, varav 6 i tätorten. På sju av dessa 10 boenden finns även demensboenden. Enligt den boendestrategi för äldre i Katrineholms kommun (antagen av KS 2014-05-27) redovisas antalet boendeplatser inom äldreomsorgen. År 2014 fanns totalt 367 platser. Tabell 1, Antal boendeplatser år 2014 Vårdboende Demensboende Korttidsboende Totalt Kommunen 201 124 42 367 Därutöver tillkommer servicehus med hemtjänst med 110 platser. Beläggningen av platser var under både år 2013 och 2014 355 st., vilket ger en beläggningsgrad om 0,97. Ofta uppges att de tomma platserna är beviljade till någon som ännu inte flyttat in. Det har under en tid varit stort tryck på platser vilket bland annat visar sig genom att många personer står i kö. År 2014 fanns ett mål om att minska antalet ködagar, vilket inte uppnåtts. Istället har antal ködagar ökat något från föregående år till i genomsnitt 78 dagar, målvärde 56 dagar. 37 procent väntar längre än 90 dagar (verksamhetsberättelse 2014). När 90-dagarsgränsen överskrids kan vite utfärdas. Vidare finns en brist på korttidsplatser, vilket orsakat kostnader för medicinskt färdigbehandlade. I Vård- och omsorgsnämndens inriktningsplan 2011-2014 beskrivs för äldreomsorg att antalet äldre över 80 år inte kommer öka under de närmaste åren, men att från år 2020 beräknas en påtaglig ökning. Vidare redovisades för nämnden i februari 2013 ett underlag för samhällsplanering för vård- och omsorgsnämndens verksamhetsområde på längre sikt med horisont 2030 där ett antal trender som påverkar vård- och omsorgsnämnden och dess arbete identifierades. I Boendestrategin antagen av kommunstyrelsen redovisas den prognostiserade demografiska utvecklingen. Det framgår att personer 80 år och äldre kommer att öka kraftigt från och med år 2020. I nedan diagram visas den prognostiserade befolkningsutvecklingen. Katrineholms kommun 3 av 9
Antal personer Tabell 2, Befolkningsprognos 2013-2030 6500 6000 5500 5000 4500 65-79 år 80+ 4000 3500 2013 2015 2020 2025 2030 2033 Uppgifter från Boendestrategi för äldre i Katrineholms kommun, 2014-05-27 Utifrån befolkningsprognosen har en framskrivning av behovet av platser inom särskilt boende genomförts, denna är baserad på antalet 80+ och dagens beläggningssituation. Slutsatsen som presenteras är att under åren 2020-2030 behövs ytterligare 133-168 nya platser. En ökning av behovet ställer krav på bland annat rekrytering och fram till år 2030 uppskattas en rekrytering i basscenariot på 1 101 årsarbetare behöva göras. I den beräkning som gjorts har utgångspunkten varit dagens ambitionsnivå samt en lönekostnadsökning om 2 procent per år, vilket skulle ge en kostnadsökning om 142 mnkr till år 2020 och ytterligare 191 mnkr till år 2025 samt 207 mnkr till 2030. 2.1.1. Ekonomi I tabellen nedan redovisas Vård- och omsorgsnämndens nettobudget samt från år 2013 delen som avser korttidsboende och särskilt boende. Genom en omorganisation och införande av ett nytt ekonomisystem 2013 saknas andelen till särskilt boende för år 2011 och 2012. Som tabellen visar var ökningen av delen till särskilt boende och korttidsboende störst mellan år 2013 och 2014, medan ökningen till år 2015 var betydligt lägre. Tabell 3, budgetutveckling 2011-2015 2011 2012 2013 2014 2015 Total nettobudget 546 343 563 591 574 660 609 591 626 546 Budget korttids- och särskilt boende Belopp i tkr. Uppgifter från förvaltningen. iu iu 171 086 190 289 191 824 Ökningen mellan 2013 fram till 2015 beror främst på att pengar för tjänsteköp, som t ex mat, har flyttats från service- och teknikförvaltningen till vård- och omsorgsförvaltningens budget. Katrineholms kommun 4 av 9
3. Granskningsresultat 3.1. Nämnden begär och får konsekvensbeskrivningar av hur och i vilken omfattning eventuell omfördelning av resurser påverkar personaltillgång Efter granskade underlag till nämndprotokoll februari 2011 till februari 2015 har inga konkreta konsekvensbeskrivningar av hur personaltillgången påverkas av resursfördelningen identifierats. Nämnden får däremot rapportering om verksamheten på olika sätt, vilket även innefattar ekonomi och personalstatus. Under intervju beskrivs att fram till år 2011 användes vårdtyngdsmätningar på särskilda boenden, något som verksamheten gått ifrån, med undantag för ett område, då det ej användes som underlag för beslut. Beslutad personaltäthet används som styrtal. På vårdboende sänktes personaltätheten inför år 2013 från 0,58 till nuvarande 0,56. På demensenheterna är personaltätheten i dagsläget 0,68, ingen förändring har skett från 2011. I samband med diskussion om Socialstyrelsens demensföreskrifter genomfördes ett arbete med att kostnadsberäkna vilka konsekvenser den föreslagna bemanningen skulle få för verksamheten. Resultatet redovisades för nämnden och visade att bemanningsnivån skulle behöva höjas markant vilket i sin tur skulle öka kostnaderna för verksamheten. Införandet av demensföreskrifterna är uppskjutet från Socialstyrelsen. 3.1.1. Rapportering till nämnd Nämnden får främst rapportering i form av årsredovisning, verksamhetsberättelse, delårsrapport samt månadsrapporter. I årsredovisningen kommenteras det ekonomiska utfallet och verksamheten under året beskrivs. Månadsrapporterna till nämnden innehåller information om sjukfrånvaro, läget inom verksamheterna, väsentliga händelser under månaden, antal aktiviteter i särskilt boende, utfall mot budet samt prognos. Månadsrapporterna innehåller även en punkt där framför allt kostnadsdrivande händelser som inträffat/tillkommit och som bedöms att kunna påverka verksamhet eller budget rapporteras. I årsredovisningen 2014 rapporteras att personalkostnaderna för nämnden totalt ökade med 5,2 procent under året, medan budget för personalkostnader var på 2,2 procent. Detta förklaras av volymökningar. Vidare redovisas att under året uppges larm- och nattpatrullen haft en hög arbetsbelastning vilket lett till en extra personalresurser i form av en extrapatrull i tjänst varje natt. Behovet uppges vara kvarstående. Nämnden har vid flera tillfällen fått rapportering om att förvaltningen saknar täckning för ökade löner för semestervikarier, vilket blir en extra kostnad som verksamheten saknar budget för. Katrineholms kommun 5 av 9
I månadsrapporten för februari 2015 redovisas ett prognostiserat underskott om 4 mnkr för förvaltningen som helhet. Särskilda boenden nämns som en del av underskottet, det som efter två månader uppmärksammas är bland annat: Ett boende har hittills haft utökad bemanning om 1 060 timmar för att klara vårdtyngden. Ett boende har inte budgettäckning fullt ut för sin BPSD 1 -avdelning. Ett boende har behov av extra nattpatrull och beräknar ett underskott om 2 mnkr för året. Under år 2014 har budget- och bokslutsberedningar genomförts där verksamheten redovisat nuläge, volymer och behov framåt som underlag till politiken. Genom de generella budgetunderskott som redovisats de senaste åren för nämnderna har kommunstyrelsen gett samtliga nämnder i uppdrag att ta fram sparförslag. Vård- och omsorgsnämnden har tidigare visat ett positivt utfall mot budget, men visade år 2014 ett underskott. I 2014 års verksamhetsberättelse beskrivs att en ny ledningsorganisation är införd sedan 1 januari 2015, vilken gått från sex till fyra områden med var sin områdeschef. Förändringen avser Utföraravdelningen. Förvaltningen meddelar att genom tidigare besparingskrav och den kostnadseffektivitet som finns kan ytterligare besparingar påverka både tjänsteutbudets mängd och kvalitet negativt. Genom att anställningsstopp satts in som åtgärd vid flera tillfällen riskerar det att öka användningen av vikarier. I delårsrapport 2014 uppges vidare att vissa timvikarier arbetat mer än heltid vilket gör att även övertidsersättning utgår vilket i sin tur medför ökade kostnader. 2014 års nämnd gav förvaltningen i uppdrag (beslut 2014-12-11) att utreda och ta fram konkreta förslag på hur budgeten för år 2015 ska hållas 1. Vård- och omsorgsnämnden uppdrar till vård- och omsorgsförvaltningen att redovisa förslag på åtgärder som leder till att förvaltningens kostnader anpassas till budget och att ett ekonomiskt handlingsutrymme skapas för 2015 och framåt. 2. Vård- och omsorgsnämnden ger vård- och omsorgsförvaltningen i uppdrag att till nämndens sammanträde den 22 januari 2015 ta fram konkret förslag med genomförandeplaner och konsekvensanalyser för minskad verksamhet motsvarande 8 mnkr. Nämnden erhöll en muntlig rapportering vid januarimötet. Ett fortsatt uppdrag gavs av den nya nämnden (beslut 2015-02-26) till förvaltningen Vård- och omsorgsnämnden beslutar att ge vård- och omsorgsförvaltningen fortsatt uppdrag att analysera och göra åtgärder för att säkerställa budget i balans. Större förändringar skall rapporteras till nämnden. Löpande rapportering sker till presidiet. 1 BPSD beteendemässiga och psykiska symptom vid demenssjukdom. Katrineholms kommun 6 av 9
3.2. Nämnden har kontroll över hur kvaliteten inom verksamheten påverkas på grund av lägre personaltäthet MAS redovisar varje år en patientsäkerhetsberättelse, där tas bland annat avvikelser upp. Avvikelser registreras i verksamhetssystemet och alla medarbetare har skyldighet att rapporterna. Vård- och omsorgsförvaltningen har i ett antal år arbetat med avvikelsehantering och framförallt synen på rapporteringen som ett förbättringsarbete. De senaste åren har avvikelser i form av Lex Sarah ökat. Tabell 4, Antal avvikelser som registrerats i avvikelssystemet, utveckling över tid Typ av avvikelse År 2010 År 2011 År 2012 År 2013 År 2014 Fallregistreringar* 2 019 1 208 - - - Läkemedelshantering 931 756 706 793 830 Avvikelse HSL 52 63 69 104 119 Brist i omvårdnad/omsorg 85 80 113 158 253 Brist i vårdkedja 65 47 46 44 71 Bristande dokumentation 4 8 7 13 11 Övergrepp 64 39 35 44 51 Larm 43 45 55 32 77 Risk för skada eller skada 35 23 142 88 104 Dataavbrott 146 - - 33 - Brandlarm 12 10 72 - - Övrigt 31 12 46-17 Totalt 3 487 2 291 1 291 1 309 1 533 *Fall registreras sedan år 2010 i nationella patientregistret Senior Alert 3.2.1. Sjukfrånvaro I förvaltningens årliga verksamhetsberättelse redovisas sjukfrånvaron. Det har skett en ökning av sjukfrånvaron över perioden från 6,56 procent till 8,35 procent för vård- och omsorgsförvaltningen som helhet, en hög sjukfrånvaro kan bland annat orsakas av arbetsmiljöproblem. I verksamhetsberättelsen 2014 redovisas bland annat att det varit problem med tunga dörrar, vilket påverkat sjukskrivningarna. Tabell 5, Genomsnittlig sjukfrånvaro, utveckling över tid Sjukskrivningar 2011 2012 2013 2014 % 6,56 1 6,94 1 7,38 1 (8,24 2 ) 8,35 1 (8,39 2 ) 1 Verksamhetsberättelse, 2 Årsredovisning 3.3. Förändring av kvalitet kommuniceras i verksamheten Verksamheten har varje år ett antal resultatmål som följs upp och rapporteras. Exempel på resultatmål från föregående år redovisas nedan. Bristen på boendeplatser Katrineholms kommun 7 av 9
framgår tydligt av att 37 procent väntar längre än 90 dagar på en plats och att genomsnittstiden för att få plats på boende var 78 dagar under året. Tabell 6, resultatmål i urval och utfall 2014 Resultatmål särskilt boende, urval 2014 Målnivå Utfall Väntetiden inom särskilt boende ska minska 58 dagar 78 dagar Andel brukare som är ganska/mycket nöjda med sitt särskilda boende ska öka. Risken för undernäring ska minska för äldreomsorgens brukare i särskilt boende. Andel brukare i äldreomsorgen vars nattfasta är kortare än 13 timmar ska öka. 90 % 85 % 90 % 90 % 60 % 54 % För år 2015 finns följande resultatmål för nämnden kopplade till särskilt boende: Väntetiden till särskilt boende inom äldreomsorgen ska minska Andel brukare inom särskilt boende som svarar att de är trygga i sin bostad ska öka Andel brukare som svarar att de är ganska/mycket nöjda med sitt särskilda boende ska öka Risken för undernäring ska minska för äldreomsorgens brukare i särskilt boende. 90 % av de som bor i särskilt boende oavsett driftsform ska ha erhållit en bedömning i Senior alert Andel brukare i äldreomsorgen vars nattfasta är kortare än 13 timmar ska öka (med hänsyn till den enskildes önskemål). Målutfallet ska redovisas vid år- och delårsbokalut. 3.4. Sammanfattande bedömning Utifrån den översiktliga granskningen som genomförts kan konstateras att såväl vård- och omsorgsnämnden totalt som utföraravdelningen har svårt att uppnå en budget i balans. Via framtagen boendestrategi för äldre uppmärksammans ett stort behov av boendeplatser från år 2020 och framåt. Resultatet från granskningen indikerar vidare att de ekonomiska sparbetingen styrt mot en lägre grundbemanning till förmån för ett högre vikarieanvändande. Användandet av vikarier är i sig inte fel utan istället en naturlig del för att hantera tillfälliga toppar och/eller sjukfrånvaro. Samtidigt finns skäl att vidta ytterligare granskningsinsatser för att bedöma om beräkningsgrunderna för grundbemanningen är tillräckliga i förhållande till de behov som finns. Katrineholms kommun 8 av 9
Sammantaget är rapporteringen kring ekonomi och budgetföljsamhet god. Underskotten beror på ökade volymer och att mer personal än budgeterat används. Här blir kommunens ambitionsnivå viktig att se över, då förvaltningen vid senaste sparbetinget meddelade att utifrån den effektivitetsnivå som verksamheten har i dagsläget kan både tjänsteutbud och kvalitet påverkas negativt av ytterligare neddragningar. Signaler om ökade avvikelser i form av Lex Sarah, samt höga sjukfrånvarosiffror ger nämnden indikatorer på förändringar av kvalitet. Däremot saknas rapportering kring huruvida sjukfrånvaro och avvikelser är att härröra från lägre personaltäthet. Sammantaget noteras att nämnden i flera avseenden får information om såväl ekonomiska som verksamhetsmässiga resultat och utfall. Däremot är vår bedömning att nämnden i större utsträckning bör efterfråga konsekvensbeskrivningar inför beslut om åtgärder samt analys av orsak till negativa utfall i förhållande till uppsatta målnivåer. Katrineholms kommun 9 av 9