INKÖPSnytt Nr 3 oktober 2010 Innehåll Nytt om avtal - Resebyråtjänster 1 - Bussresor 1 - Pågående upphandlingar 2 - Att tänka på vid direktköp 2 - Objektsupphandlingar 2 Tips och råd - Fakturering från anställd 3 Övrig information - Nyhet 3 - ELIAS 3 - Ny medarbetare 3 - Upphandlingshistorik 3 Bussresor Göteborgs universitet har tecknat ramavtal gällande bussresor med Bergkvarabuss. Avtalet innefattar resor av skiftande karaktär, allt från transporter till och från olika evenemang som konferenser och kortare dagsturer, till längre resor inom Sverige eller utomlands. Avtalet avser resor för både stora och små grupper. Beställning av bussresa kan göras per telefon vardagar kl 8.00-17.00 på tfn 0340-66 66 00, alternativt via e-post info@bergkvarabuss.se Om du vill ha mer information om hur du ska göra din beställning, läs i avtalsdatabasen. Du kan också kontakta ansvarig upphandlare, Linnéa Almqvist. Boka gärna resan i god tid! Från upphandlingschefen - Statlig inköpssamordning 4 Resebyråtjänster Upphandling av resebyråtjänster har ägt rum under vår/ höst 2010. Nytt avtal har tecknats med VIA Travel och avtalet börjar gälla 2011-02-01. Avtalet omfattar både fullservicetjänster och on-line bokningar, mer information kring bokning on-line kommer under våren 2011. Nuvarande avtal med VIA Travel och American Express gäller fram till 2011-01-31. Ansvarig upphandlare är Sussanne Hulthén. Pågående upphandlingar Just nu arbetar vi för fullt med flera upphandlingar som berör många anställda. Inom kort kommer nya ramavtal gällande kaffe och kaffeautomater, budtjänster, cateringtjänster och blommor. Information från ekonomiavdelningen, upphandling och inköp
Att tänka på vid direktköp I juli i år ändrades lagen om offentlig upphandling (LOU). En nyhet är att du som beställare kan göra en så kallad direktupphandling vid köp upp till 287 000 kronor, när det inte finns ramavtal inom det aktuella produktområdet. Detta gäller både varor och tjänster. Vid en direktupphandling finns inga särskilda krav på hur den ska gå till och vi på Upphandling och inköp är inte inblandade. Detta ställer högre krav på dig som beställare, så här kommer lite tips på sådant som är viktigt att tänka på: Begär in offerter skriftligt Konkurrensutsätt köpet - vänd dig om möjligt till tre leverantörer Leveransvillkor vart ska varan/tjänsten levereras? Har ni särskilda förutsättningar på er institution/motsvarande? Betalningsvillkor begär betalning 30 dagar netto efter mottagen faktura. Köper du avancerad utrustning? Dela då upp betalningen: 80 % efter godkänd installation och därefter 20 % efter godkänd testperiod. Då betalar du inte förrän du har säkrat funktion och användbarhet. Pris vad betalar du för? Var tydlig i din specifikation och tänk på att begära ett totalpris! Om du vet att du kommer att behöva extra garantier, kompletterande utrustning, reservdelar etc. så fråga efter detta på en gång. Tänk också på att ge alla leverantörer samma information, så att du kan jämföra dem på ett enkelt sätt. Avtalsvillkor vad är viktigt att ha med när ni skriver avtal? Garantier, utbildning i handhavande, installation, service etc. Objektsupphandlingar Objektsupphandlingar är upphandlingar av en särskild apparat eller tjänst. Mellan maj och oktober 2010 gjorde upphandling och inköp objektsupphandlingar av såväl varor som tjänster: 2 Upphandlingens titel Värde (kr) Beställare Leverantör Bead-based multiplex protein 410 000 Institutionen för medicin Bio Rad Laborotories analysis system Custom gene expression arrays and chemicals for their analysis 500 000 Institutionen för neurologi och Diskmaskinsanläggning 12 000 000 Core Facility vid Sahlgrenska akademin Helautomatiserat ELISA-system 1 300 000 Institutionen för neurologi och Konsultuppdrag avseende musselodling Liquid handling robot 1 170 800 Institutionen för cell- och molekylärbioligi Masspektrometer MALDI TOF/TOF Multidetektionsläsare för mikrotiterplattor Multiplex cytokine analysapparat Roche Diagnostics Scandinavia Ninolab Tecan Nordic 500 000 Institutionen för marin ekologi Orust Shellfish 3 850 000 Proteomics Core Facility vid Sahlgrenska akademin 303 205 Institutionen för neurologi och 495 000 Institutionen för neurologi och Hamilton Robotics ApS Bruker Daltonics Scandinavia ANL-Produkter Leif Norin Bio Rad Laborotories NMR spectrometer 4 000 000 Institutionen för kemi Varian Plattläsare 307 560 Institutionen för kliniska vetenskaper LabVision Proteinreningsutrustning 301 550 Institutionen för neurologi och Ninolab Proteinreningsutrustning 658 950 Institutionen för kemi GE Healthcare
Fakturering från anställd Det förekommer situationer där personer som har en anställning vid universitetet samtidigt fakturerar eller har som önskemål att fakturera för varor och/eller tjänster från bolag som de äger eller har någon form av inflytande över. Internrevisionens syn på fakturering från anställd är att universitetet enbart har en relation till de anställda och det är relationen arbetsgivare/arbetstagare. Utfört arbete sker inom anställningens ram. Tar arbetstagaren på sig en leverantörsroll så leder det till lojalitetskonflikter och otydlighet. Är det fråga om ett extraordinärt fall där det anses att en anställd ändå ska fakturera, måste detta underställas myndighetschefens prövning. Huvudregeln är således att fakturering från anställda inte ska accepteras. Det mest tillförlitliga sättet att säkerställa att det företag man handlar med inte samtidigt har en anställningsrelation med universitetet, är att se till att man enbart köper varor och/ eller tjänster mot ramavtal. När sådant avtal tecknas ska s.k. närståendeförhållanden prövas och kontrolleras. Nyhet Från och med detta nummer skickas Inköpsnytt till alla som har beställarid. Det har varit mycket manuellt arbete med att sammanställa en prenumerationslista. Hör av er om ni får Inköpsnytt två gånger! ELIAS Upphandlingen som Ekonomistyrningsverket genomfört är överprövad och de har blivit ålagda att göra om den. Hur detta påverkar projektet ELIAS vet vi ännu inte. Projektet håller nu på med en revidering av universitetets inköpspolicy, ett förslag är framtaget i samverkan med referens- och arbetsgrupper. Det pågår även arbete med att minska antalet beställarid. Universitetet har 5 500 anställda varav 3 100 har beställarid. Vill du ha mer information om projektet kontakta gärna Ulrica Carlsson (projektledare), ulrica.carlsson@gu.se eller 786 58 84. Bakgrund till ELIAS Regeringen har beslutat att samtliga statliga myndigheter med mer än 50 anställda ska införa IT-stöd för e-handel senast 2013. Ekonomistyrningsverket har fått regeringens uppdrag att leda och samordna införandet av e-handel, samt att upphandla ett system. För att möta dessa krav har ekonomiavdelningen initierat ett projekt ELIAS (ELektroniskt Inköps och Avrops System). Inom ramen för projektet ingår utöver införandet av e-handelssystem även en kartläggning av nuvarande inköpsprocess på Göteborgs universitet, framtagande av arbetsprocess som stödjer införande av e-handelssystem samt revidering av nuvarande inköps- och upphandlingspolicy. Ny medarbetare på upphandling och inköp Elin Alm har anställts som vikarierande upphandlare. Hon ersätter Maria Hedlund som är föräldraledig. Elin har examen från Förvaltningshögskolan samt erfarenhet av upphandling inom statlig verksamhet. Elin nås på 031-786 4109, elin.alm@gu.se. Upphandlingshistorik Många tror att upphandling är något som vi i Sverige fick i samband med EU-medlemskapet. Det är en felaktig uppfattning och faktum är att redan på 1800-talet fanns det inom det militära bestämmelser för hur upphandling skulle gå till. Det definitiva genombrottet för offentlig upphandling kan emellertid dateras till 1920 års upphandlingsförordning, som talade om att svensk vara skulle väljas. Efter kriget så vidgades kraven till att om fatta affärsmässighet och tankar på sysselsättning. I mer modern tid så var det 1973 års upphandlingskungörelse som reglerade upphandling av tjänster. Den uppgraderades 1986. Lagen om offentlig upphandling, LOU, har funnits i två versioner. Den numera benämnda äldre Lagen om offentlig upphandling från 1994 och den aktuella nya Lagen om offentlig upphandling som trädde i kraft 2008-01-01. Om du vill veta mer om historiken eller lagar så kontakta gärna upphandling och inköp! 3
Statlig inköpssamordning Regeringen beslutade innan sommaren att Kammarkollegiet får ansvar för upphandlingsverksamheten inom den statliga inköpssamordningen. Beslutet innebär att verksamheterna vid Arbetsförmedlingen, Försvarets materielverk, Försvarsmakten, Fortifikationsverket, Lantmäteriet, Rikspolisstyrelsen, Skatteverket och Verket för högskoleservice förs över till Kammarkollegiet liksom den centrala samordningsfunktionen inom statlig inköpssamordning på Ekonomistyrningsverket. Förändringen ska vara genomförd fullt ut den 1 januari 2011. Kammarkollegiet håller just nu på med att rekrytera en ny chef för verksamheten. Den nya enheten kommer att bestå av över 50 personer. Syftet med den statliga inköpssamordningen har varit att kostnadseffektivisera myndigheters inköpsverksamhet och därigenom spara pengar för staten. Detta har skett genom samverkan över myndighetsgränser där över 600 myndigheter fått stöd i sina inköp genom upphandlingar av statliga ramavtal inom cirka 60 ramavtalsområden. Göteborgs universitet använder sig av dessa avtal inom flera områden, bland annat drivmedel, betalkort, inrikes resor, kontorsmöbler och konferensanläggningar. Det görs emellertid en prövning i varje enskilt fall. Problemet med den statliga inköpssamordningen är att flera stora och viktiga produktområden har varit oupphandlade eller avtalslösa. Det har varit mera regel än undantag att större upphandlingar har överprövats. Ramavtalen har även varit mera anpassade till myndigheter i Mälardalen än Norrland eller Västsverige. Johan Pettersson Upphandlingschef Göteborgs universitet Ekonomiavdelningen Upphandling och inköp Vasagatan 33 Box 110 405 30 Göteborg upphandling@gu.se www.ea.adm.gu.se/upphandling Redaktörer för Inköpsnytt: Ulrica Carlsson och Ebba Melchior 4
Kontakt Johan Pettersson upphandlingschef Johan.pettersson@gu.se 031-786 4137 Samordning och ledning av gruppens arbete. Elin Alm elin.alm@gu.se 031-786 4109 Posttjänster, cateringtjänster samt forskningsutrustning. Linnéa Almqvist linnea.almqvist.2@gu.se 031-786 4125 Forskningsutrustning, möbler, företagshälsovård, bussresor samt revisionstjänster. Ulrica Carlsson ulrica.carlsson@gu.se 031-786 5884 Laboratoriegaser, kemikalier, laboratorie- och kursmikroskop, forskningsutrustning, avfallshantering, lokalvårdsmaterial, fönsterputstjänster, teckenspråkstolkar samt arbetsglasögon. Sussanne Hulthén sussanne.hulthen@gu.se 031-786 4127 Resor, hotell- och konferensanläggningar, taxitjänster, biluthyrning, betalkort, catering, reklambyråtjänster, tryckeritjänster, bevaknings- och larmtjänster, låsinstallationstjänster. Ulf Lamberg ulf.lamberg@gu.se 031-786 4858 Kontorsmaterial, kontorsutrustning, utskrifts- och kopieringssystem, datatillbehör, kopieringspapper, tryckeritjänster samt flyttjänster. Ebba Melchior ebba.melchior@gu.se 031-786 5215 IT-konsulttjänster, översättningstjänster, arkitekttjänster, juristtjänster, frukt, kaffeautomater och kaffe, böcker samt forskningsutrustning. Staffan Sjöholm staffan.sjoholm@gu.se 031-786 4530 Datorer, telefoni, kabelnät, AV-utrustning, forskningsutrustning, laboratoriematerial och laboratorieutrustning. 5