Ekonomisk förvaltning, styrmodell och intern kontroll 5 mars 2015
Agenda Information om ekonomiavdelningen Styrmodellen Kommunens ekonomiska förutsättningar Ekonomiska styrprinciper och budgetmodell Upphandling Intern kontroll Revisorer
Ekonomiavdelningen EKONOMICHEF Susanne Glans KLAS HÖGLUND CLAES WALLIN ANNIKA MÅRTENSSON PETER HÄGGQUIST JENNY RAMKRANS IT-STRATEG IT-BESTÄLLARE KOMMUN- CONTROLLER EKONOM MED REDOVISNINGS- ANSVAR EKONOM MED UPPHANDLINGS- ANSVAR MARIE-LOUISE SANDEBERT ROSE-MARIE WIGNÄS EKONOMI- ASSISTENT EKONOMI- ASSISTENT
Vad har vi för oss på ekonomiavdelningen? Ansvarar för kommunens budgetprocess och ekonomiska rapportering. Sköter kommunens ekonomiska redovisning. Stöttar förvaltningarna i ekonomifrågor som budget, uppföljningar, prognoser och beräkningar av olika slag. Sköter in- och utbetalningar ex leverantörsfakturor. Tar fram olika ekonomiska nyckeltal och jämförelser. Samordnar inköps- och upphandlingsfrågor. Handlägger försäkringsfrågor. IT övergripande och drift (från och med 1 april). Styrmodellen. Intern kontroll.
Styrmodell
Styrning och ansvar Kommunallagen säger att..fullmäktige ska ha möjlighet att kontrollera och följa upp verksamheten..nämnderna ska tillse att verksamheten bedrivs enligt mål, riktlinjer och föreskrifter
Styrmodellen är en beskrivning av hur kommunen styrs, och hur politik och förvaltning ska förhålla sig till varandra Vad Hur
Vad Rollfördelning Politikens VAD innebär: Formulera vision, mål och inriktning Besluta om omfattning och ekonomiska ramar Ansvar för större prioriteringar Följa upp och ompröva
Hur Rollfördelning Tjänstemännens HUR innebär: Bestämma HUR man ska utföra det politikerna beslutar om, verkställa politikernas beslut Leda utförandet i den löpande och dagliga verksamheten Bestämma HUR man ska arbeta för att nå de mål politiken fastställer Följa upp och rapportera effekterna av arbetet
Vision Mål Ska sträva mot visionen och vara specifika, mätbara, realistiska och tidssatta
Kommunen där vi bor bra och lever länge År 2025 Politiken Övergripande mål Övergripande strategier Treåriga Nämndsmål Ettåriga Förvaltningen Enhetsmål Individuella mål Ettåriga Ettåriga
Vad Kommunfullmäktige beslutar om: Vad ska vi sträva efter - kommunens vision Vad ska vi uppnå - övergripande mål och nämndsmål Vad ska vi mäta - nyckeltal Vad ska vi rätta oss efter - styrdokument, riktlinjer, policys och strategier Vad får det kosta budgetramar
Vad Nämnden beslutar om: Vad ska vi uppnå - egna nämndsmål Vad ska vi göra för att uppfylla målen Vad ska vi mäta egna nyckeltal Vad får det kosta intern budget Anges i verksamhetsplanen
Hur Förvaltningen beslutar om: Hur man ska arbeta för att nå målen Hur man ska mäta och utvärdera Hur man ska följa upp
Nyckeltal, ett komplement till mål Exempel från olika nämnder Nuläge Grön Gul Röd Andel barn i familjer som haft försörjningsstöd x x y z Bemötande särskilt boende y x y z Jag känner mig trygg i skolan z x y z Meritvärde år 9 x x y z Befolkningsutveckling y x y z Sysselsättningsgrad z x y z
Uppföljning Analys Tre gånger per år: april, augusti och december Iakttagelser Bedömning Slutsats Nyckeltalens utveckling Volym- och kostnadsutveckling Ekonomiskt resultat för perioden, prognos för året. Bedömning av uppfyllelse avseende nämndsmål - Målen är uppnådda - Målen är delvis uppnådda - Målen är inte uppnådda Vad blev effekten av måluppfyllelsen? Var målen relevanta? Rekommendation Vilka åtgärder ska prioriteras för att nå de uppsatta målen nästa år? Mål och målnivå nästa år? Omvärldsförändringar ex lagkrav och behovsbild
Revidering styrmodell 2016 Nya övergripande mål Ökat arbetsdeltagande Trygga och goda uppväxtvillkor Åldrande med livskvalitet Hållbar livsmiljö Innebär.... revidering av styrmodellen.. strategiska inriktningsdokumentet omarbetas
Revidering styrmodell 2016 Gruppdiskussion KS 19 februari - Övergripande strategier Kommunledningsgruppen input Nämndernas presidium mars månad Återremiss KS Kommunfullmäktige juni Beslut reviderad styrmodell och SID
Kommunens ekonomiska förutsättningar
Kommunens förutsättningar En kommun med tillväxt (1 jan 8 652 inv) Enligt visionen ska vi vara 10.000 invånare 2025 Positivt med befolkningsökning ökade skatteintäkter Järnväg och översiktsplan Men Ökad efterfrågan på kommunal service Investeringar
Bollebygds kommuns resultat
Hur finansieras kommunens verksamheter Hur finansieras kommunens verksamhet? Försäljningsmedel Taxor och avgifter Hyresintäkter Bidrag Försäljning av tjänster och verksamhet Skatt & SB
Ekonomiska förutsättningar SKL prognos skatter och statsbidrag (2014-12-19) År 2016 2017 2018 Invånare, 1 nov föregående år 8 750 8 838 8 927 Utveckling skatteunderlag % 4,7 4,5 4,2 Skatteintäkter, tkr 406 841 425 149 443 005 Inkomstutjämning tkr 47 933 50 067 52 196 Regleringsbidrag tkr -3 206-4 446-6 211 Strukturbidrag tkr 910 919 928 Kostnadsutjämning tkr -4 988-5 038-5 088 LSS-utjämning kr/inv -1 391-1 391-1 391 LSS-utjämning tkr -12 171-12 294-12 417 Kalkyl kommunal fastighetsavgift 15 506 15 506 15 506 S:a skatter och statsbidrag tkr 450 825 469 863 487 919
Vilka slags kostnader har kommunen? Vilka slags kostnader har kommunen? Bidrag Entreprenad och köp av verksamhet Konsulttjänster Personalkostnader Lokalkostnader Övriga kostnader
Utveckling av skatteintäkter och nettokostnader
Ekonomiska styrprinciper och budgetmodell
Ekonomiska styrprinciper Anger: Ansvarsfördelning och spelregler för ekonomistyrningen Ansvar och befogenheter i budgetprocess och budgetuppföljning
Ekonomiska styrprinciper Budget Nämnders budgetramar fastställs av kommunfullmäktige Nämnder ska inom budgetram uppfylla fastställda mål Inga beslut ska fattas utan att finansiering är klarlagd
Ekonomiska styrprinciper Uppföljning och rapportering Fem uppföljningstillfällen per år Varav två utgör delårsbokslut (april och augusti) Ekonomi, prestationer, personal ingår alltid Delårsbokslut även måluppfyllelse och investeringar Om negativ prognos ska åtgärder presenteras senast två nämnder senare för att nå nollresultat
Budgetmodell Budgetmodellen har ett befolkningssamband. Innebär att vissa verksamheter får budget utifrån prestationer. Prestation: - Barn i förskole- och fritidsverksamhet - Elever i förskoleklass, grundskola, gymnasiet - Brukare särskilt boende och hemtjänst
Budgetmodell Budgetmodellen består av: Aktuell budget Ändrat ansvar Effekt fattade beslut Befolkningsförändringar Indexering Politiska prioriteringar Förändringsuppdrag Ofördelad budget Lönerörelse Räntenetto Resultatmål
Planeringsprocessen Mål- och budgetföruts. Budgetunderlag KF-budget KS beslut Diskussion i nämnderna Dialog KS och nämnd Beslut nämnd Majoritetens förslag KS beslut KF beslut Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul 2015
Upphandling
Kommunallagen LUF LSS LOV SoL LOU PUL Skollagen HSL
Lagen om Offentlig Upphandling (LOU) Byråkrati Strategi
Lagen om offentlig upphandling (LOU) Främja kostnadseffektivt användande av skattemedel Främja fri rörlighet inom EU Undanröja ageranden som begränsar konkurrens Underlätta för företag att göra affärer med offentlig sektor Se till att det företag som säljer de efterfrågade varorna, tjänsterna eller entreprenaderna till de mest förmånliga villkoren vinner. Den goda affären ska eftersträvas
De fem grundläggande principerna ickediskriminering likabehandling ömsesidigt erkännande proportionalitet transparens
Inköpsprocessen Avtalsuppföljning Strategi Upphandling
Strategi Behovsanalys Marknadsanalys Upphandlingsstrategi - Policy, riktlinje
Utforma ett förfrågningsunderlag Annonsera Anbudsöppningen Kvalificering av leverantör Pröva och utvärdera anbud Avbryta en upphandling Underrättelse/tilldelningsbeslut Teckna avtal Avsluta upphandlingsprocess Upphandling
Inköpsprocessen Avtalsuppföljning Följa upp avtal Utvärdera upphandlingen
Upphandlings- och inköpspolicy Utformning av och förhållningssätt till upphandlingar
Kommunens upphandlings- och inköpspolicy Togs av kommunfullmäktige december 2014 Syftar till att skapa ett gemensamt förhållningssätt Bygger på ett behov av ökad kommunikation och intern kontroll Säkerställa vem som gör vad. Säkerställa att vi följer gällande lagstiftning Ställer krav på hållbarhet
Kommunens upphandlings- & inköpspolicy forts. Regionala företag Små företag Stora företag Ickediskriminering & likabehandling Lokala företag Mellan företag
Säkerställande av kompetens Utbildningskrav Inköpsberättigade, steg 1 Direktupphandlande, steg 2
Kommunens upphandling- och inköpsorganisation Upphandlingsrådet Upphandlingsombud Upphandlingsrådet
Hur upphandlingar i Bollebygds kommun bedrivs
Kommunikation nu och framåt Uppbyggnation av interna kommunikationskanaler Ny avtalsdatabas Annonsering av upphandlingar som överstiger 100 000kr Elektroniska upphandlingar Framtagande av ny hemsida med bland annat prenumerationsmöjlighet
Intern kontroll
Intern kontroll Reglemente för intern kontroll som. ska säkerställa att styrelser och nämnder upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll Det vill säga att....verksamheten bedrivs ändamålsenligt och kostnadseffektivt..ekonomisk rapportering och information om verksamheten är tillförlitlig..tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer med mera efterlevs
Intern kontroll i verksamhetsplan Risk- och väsentlighetsanalys - Årligen i nämnderna - Identifiera riskmoment - Bedömning sannolikhet och konsekvens Internkontrollplan - Del i nämndernas verksamhetsplan - Utifrån nämndernas risk- och väsentlighetsanalys - Eventuellt tillägg från kommunstyrelsen
Intern kontroll - Uppföljning I samband med delårsrapport april och augusti Årsredovisning Stickprovskontroller kopplat till internkontroll planen eller till exempel framtagna betalningsrutiner