Plats och tid Stiftets Hus, Uppsala 2014-06-05 Beslutande Se närvarolista Anna-Lena Arousell Berglund Ordförande Sven-Ingvar Holmgren Justeringsperson Mats Lagergren Sekreterare BEVIS Justering har tillkännagivits genom anslag Organ Uppsala stifts stiftsstyrelse Sammanträdesdatum 2014-06-05 Datum för anlags uppsättande 2014-06-16 Datum för anslags nedtagande 2014-07-07 Förvaringsplats för protokoll Stiftets Hus Justerandes sign 1 Utdragsbestyrkande
66 Närvaro 67 Val av justeringsperson 68 Fastställande av föredragningslistan 69 Anmälan av delegationsbeslut 70 Information och samtal 71 Ekonomisk rapport med prognos 72 Detaljplan för kvarteret Gunnar och Högne 73 Instruktion för arbetsutskottet 74 Instruktion för egendoms- och fastighetsutskottet 75 Upphandlingspolicy 76 Lån till Balingsta pastorat 77 Fastställande av behörighet att attestera i PHS 78 Behörighet att registrera Rfb-projekt i PHS 79 Beslut om användande av riktat församlingsbidrag 80 Representanter till 1 000-årsfirandet i Skara Justerandes sign 2 Utdragsbestyrkande
66 Närvaro Närvarande Ordinarie Ragnar Persenius - Stefan Andersson (s) Rolf Forslin (s) - Roberth Krantz (s) Kerstin Ramdén (s) Gunilla Styf (s) Anna-Lena Arousell Berglund (posk) Eva Noreborg (posk) Inga Alm (c) - Stefan Jonäng (c) Sven-Ingvar Holmgren (ba) Margareta Pedersen Ekström (ba) Anders Hedström (mpsk) Iris Denstedt Stigzelius (kr) Ersättare Tjänstgör Domprost Annica Anderbrant Agneta Brendt (s), 66-78 Kristina Drotz (s) Anders Markewall (s) Angelica Örneholm (s) - Agneta Hedlundh (posk) Lena Mattsson (posk) - Kerstin Bodell (c), 72-80 Lennart Persson (c) - Bengt Wahlberg (c), 66-71, 66-71 Lena Hultin (ba) Marie Johansson (ba) Britt Louise Agrell (fisk) - Magdalena Silfverstjerna (öka) Stiftsfullmäktiges ordförande Mats O Karlsson - Svenska Kyrkans Unga Adam Andrén - Adjungerade Solveig Ininbergs 66-80 Anders Gilldal 71 Eva Bülow 66-70a Justerandes sign 3 Utdragsbestyrkande
67 Val av justeringsperson Till justeringsperson utsågs Sven-Ingvar Holmgren. 68 Fastställande av föredragningslistan Föredragningslistan fastställdes med tillägg för informationspunkten Rapport från Världens fest och ärendena Beslut om användande av riktat församlingsbidrag och Representanter till 1 000-årsfirandet i Skara. 69 Anmälan av delegationsbeslut Påpekades att delegationsbesluten behöver skrivas tydligare så att den som inte har varit med på mötet har möjlighet att förstå. Med detta läggs delegationsbesluten till handlingarna. 70 Information och samtal a) Genomlysning, Team stöd Eva Bülow, chef för team stöd, redovisade den processgenomlysning som har genomförts på team stöd. Bakgrunden är att det har funnits brister i rutiner vilket skapar en otydlighet i arbetet. Till detta kommer det pågående arbetet med gemensamt administrativt stöd och stiftets utökade ansvar när det gäller tillsyn för församlingarnas förvaltning. Det övergripande syftet är att använda resurser på ett effektivt sätt, att säkra kvaliteten och att upprätthålla en god arbetsmiljö. Tillsammans med hela Svenska kyrkan utvecklas gemensamma system vilket förenklar samverkan, samlar resurser för utveckling och ger bättre förutsättningar i upphandlingar. De behov som tydliggörs i genomlysningen kommer att finnas med i det kommande budgetarbetet. b) Stiftsdirektorns rapport Uppdrag granskning i slutet av maj visar på ett antal fortbildningsbehov. Ett sådant gäller själavården med ett tydligt nationellt ansvar för exempelvis en kvalificerad själavårdsutbildning. I stiftsorganisationen ska en likabehandlingsplan arbetas fram som ett komplement till den redan existerande jämställdhetsplanen. Arbetet sker med sikte på en policy om vilken det fattas beslut i styrelsen i höst. Vidare har kyrkomötet gett en rekommendation att kyrkliga arbetsplatser ska vara HBTQ-certifierade. RFSL erbjuder en sådan certifiering och just nu pågår ett arbete på kyrkokansliet att ta fram en kyrklig modell. Arbetet i stiftsorganisationen inleds direkt efter sommaren med en utbildningsdag i HBTQ-frågor för att fortsätta och fördjupas under 2015. c) Prognosuppdatering, kyrkoavgifter Information från Svenska kyrkan på nationell nivå om kyrkoavgifternas förväntade utveckling de närmsta åren. Det är små förändringar jämfört med tidigare prognoser och de förändringar som är visar på en viss positiv utveckling. Rapporten läggs till handlingarna. Justerandes sign 4 Utdragsbestyrkande
d) Projektansökan, dela tro, dela liv Skara, Karlstads och Uppsala stift har tillsammans fått beviljat cirka 2,5 miljoner kronor inom ramen för det nationella projektet Dela tro, dela liv. Målgruppen är åldrarna 20 till 40 år där det generellt finns en svag koppling till kyrkan och en relativt sett stor benägenhet till utträde. Den gruppen besöker dock ofta kyrklig verksamhet tillsammans med sina barn, i öppen förskola, babysång med mera. Tanken är att medvetandegöra och stärka kompetensen att föra samtal om tro och liv i dessa sammanhang. I ett första steg sker arbetet i nio församlingar som utses så att de väl representerar helheten. Efter två år ska en spridningskonferens arrangeras som avstamp för framtiden och ytterligare satsningar. Rekrytering av projektledare pågår och bekostas av projektet, liksom ingående workshops, kompetensutveckling och nämnda spridningskonferens. Församlingarnas insats består framför allt i den arbetstid som satsas i projektet. En styrgrupp skapas med en person från respektive stift samt kyrkoherdarna i de deltagande församlingarna. För att säkra kvaliteten i projektet genomförs en fortlöpande utvärdering. e) Rapport från Svenska kyrkans försäkrings AB Sven-Ingvar Holmgren rapporterade från stämman där han representerade Uppsala stift. Rapporten läggs till handlingarna. f) Rapport från konferens, etik och energi Mats O Karlsson hade lämnat en skriftlig rapport och även gjort en dragning i kommittén för hållbar utveckling. I rapporten väcktes frågan hur Uppsala stift kan säkra en egen kompetens i energi- och miljöfrågor, frågor som tydligt aktualiserats i det biskopsbrev som just publicerats och som lyfter klimatfrågorna. Rapporten läggs till handlingarna. g) Rapport från Sensus regionstämma Gunilla Styf rapporterade från Sensus regionstämma där hon tillsammans med Anna- Lena Arousell Berglund representerade Uppsala stift. Hon rapporterade om planerna på ett samgående mellan Sensus och Bilda. Rapporterades även om satsningen på konferenser kring arbetet med barnkonsekvensanalys. Rapporten läggs till handlingarna. h) Protokoll från internationella kommittén, 8 april 2014 Protokollet läggs till handlingarna. i) Protokoll från kommittén för hållbar utveckling, 16 april 2014 Gavs ett förslag att till nästa vårs fullmäktigesammanträde lyfta miljöfrågorna med hjälp av en god föredragshållare. Protokollet läggs till handlingarna. j) Rapport från världens fest Rapporterades från världens fest där fem av styrelsens ledamöter deltog. De berättade om ett rikt möte med ett mycket brett utbud och många starka upplevelser. Allt detta gav en stark inspiration för fortsatt engagemang. Rapporten läggs till handlingarna. Justerandes sign 5 Utdragsbestyrkande
71 Dnr 202/008/14 Ekonomisk rapport med prognos Den första prognosen visar inte på några stora avvikelser, i huvudsak beroende på att det ännu inte har genomförts så mycket verksamhet. Årets första rapport är alltid lite osäker men generellt sett ser det bra ut. På investeringssidan är det största enskilda projektet ventilationsanläggningen i Stiftets Hus. Det finns en avvikelse mot budget och det hänger samman med att kontorslandskapet på våning 2 byggs om till enskilda kontor. Huvudtitel 0 egendomsförvaltning visar på överskott och det hänger framför allt samman med ett samverkansprojekt som delvis finansieras med riktat församlingsbidrag. Huvudtitel 1 förtroendemannaorganisationen visar på ett underskott beroende på att mycket sker under första delen av året, bland annat utbildningen för styrelsen. Huvudtitel 2 stöd omfattar även stiftsledningen och där återfinns en del av de gemensamma utredningar som genomförs. Huvudtitel 3 främjande och tillsyn visar på överskott som framför allt hänger samman med långtidssjukskrivningar. Vad gäller verksamhet är det för tidigt på året för att dra alltför långtgående slutsatser. Huvudtitel 4 stiftsgården i Undersvik ligger i nivå med budget men mycket talar för att det blir ett visst överskott vid slutet av året. Huvudtitel 5 bidrag visar på små avvikelser vilket är naturligt eftersom bidragen betalas ut enligt fattade beslut och därmed är lätta att förutse. Huvudtitel 6 pastorsadjunkter och diakonintroduktion visar på ett överskott vilket hänger samman med en större flexibilitet hos dem som studerar. Huvudtitel 7 biskopens verksamhet ligger i nivå med budget men pågående löneöversyn kan komma att påverka resultatet. Huvudtitel 8 stiftsgården Breidagård ligger lågt på intäkter men om det följer mönster från tidigare år kan det förväntas öka senare under året. Finansiella intäkter ligger lägre än riktpunkten beroende på periodiciteten för vissa utdelningar. Förslag till beslut, AU 50/2014 att lägga rapporten till handlingarna. Justerandes sign 6 Utdragsbestyrkande
72 Dnr 2052/003/14 Detaljplan för kvarteret Gunnar och Högne Uppsala stift ges tillfälle att senast den 13 juni 2014 yttra sig över förslaget till detaljplan för kvarteret Gunnar och Högne. Arbetsutskottet har vid tidigare sammanträde haft besök av Lennart Lindgren från diakonistiftelsen Samariterhemmet som informerade om planerna för förändringar i kvarteren kring Stiftets Hus. Förslag till beslut, AU 52/2014 Arbetsutskottet föreslår stiftsstyrelsen besluta att avstå från att yttra sig över detaljplanen för kvarteren Högne och Gunnar då det inte finns något att erinra mot förslaget. enligt arbetsutskottets förslag. Crispin Ek Justerandes sign 7 Utdragsbestyrkande
73 Dnr 201/012/14 Instruktion för arbetsutskottet Enligt uppdrag från stiftsstyrelsen tas en instruktion för arbetsutskottet fram. Så långt det är möjligt är instruktionen för arbetsutskottet koordinerad med instruktionen för egendoms- och fastighetsutskottet. Som en konsekvens av ett beslut om instruktioner för utskotten kommer vissa redaktionella ändringar i stiftsstyrelsens arbetsordning att krävas. Förslag till beslut, AU 53/2014 Arbetsutskottet föreslår stiftsstyrelsen besluta att anta instruktion för arbetsutskottet enligt bilaga och att ge stiftskansliet i uppdrag att göra nödvändiga redaktionella ändringar i stiftsstyrelsens arbetsordning. enligt arbetsutskottets förslag. Lisa Sjöstrand Justerandes sign 8 Utdragsbestyrkande
74 Dnr 409/6/14 Instruktion för egendoms- och fastighetsutskottet Enligt uppdrag från stiftsstyrelsen tas en instruktion för egendoms- och fastighetsutskottet fram. Så långt det är möjligt är instruktionen för egendoms- och fastighetsutskottet koordinerad med instruktionen för arbetsutskottet. Som en konsekvens av ett beslut om instruktioner för utskotten kommer vissa redaktionella ändringar i stiftsstyrelsens arbetsordning att krävas. Förslag till beslut, EFU 43/2014 Arbetsutskottet föreslår stiftsstyrelsen besluta att anta instruktion för egendoms- och fastighetsutskottet enligt bilaga och att ge stiftskansliet i uppdrag att göra nödvändiga redaktionella ändringar i stiftsstyrelsens arbetsordning. enligt egendoms- och fastighetsutskottet förslag. Lisa Sjöstrand Justerandes sign 9 Utdragsbestyrkande
75 Dnr 201/014/14 Upphandlingspolicy Enligt 49 kap 3 i kyrkoordningen ska stiftet vid en upphandling utnyttja de konkurrensmöjligheter som finns och även i övrigt genomföra den affärsmässigt. Vidare ska alla anbudsgivare, anbudssökande och anbud behandlas utan ovidkommande hänsyn. För att kunna leva upp till kyrkoordningens krav på affärsmässighet vid upphandlingar behöver stiftet ha en policy för upphandlingar som kompletteras med en handbok med mer konkret vägledning till upphandlande tjänstemän. Bifogad upphandlingspolicy baseras på den upphandlingspolicy som föreligger för nationell nivå. Förslag till beslut, AU 54/2014 Arbetsutskottet föreslår stiftsstyrelsen besluta att anta upphandlingspolicy för Uppsala stift enligt bilaga. enligt arbetsutskottets förslag. Lisa Sjöstrand Anders Gilldal Justerandes sign 10 Utdragsbestyrkande
76 Dnr 249/011/14 Lån till Balingsta pastorat En ansökan har inkommit från kyrkorådet i Balingsta pastorat om möjlighet att erhålla lån om 800 000 kronor. Balingsta pastorat har av olika skäl hamnat i akut likviditetsbrist vilken man ser sig komma till rätta med innan utgången av 2015. I reglemente för stiftstyrelsen i Uppsala stift 5 punkt 2 anges att stiftstyrelsen utan stiftsfullmäktiges särskilda bemyndigande i undantagsfall får bevilja lån till ekonomiska enheter inom stiftet på högst 20 prisbasbelopp per låntagare och år. Förslag till beslut, AU 56/2013 Arbetsutskottet föreslår stiftsstyrelsen besluta att bevilja Balingsta pastorat ett tidsbegränsat lån om 800 000 kronor, att ränta sätts lika med den internkredit som finns att få genom avtalet mellan Svenska kyrkan och Swedbank vilket i dagsläget innebär reporänta med 0,65 procent, totalt 1,40 procent och att lånet i sin helhet ska amorteras senast 2015-12-31. att bevilja Balingsta pastorat ett tidsbegränsat lån om 800 000 kronor, att ränta sätts lika med den internkredit som finns att få genom avtalet mellan Svenska kyrkan och Swedbank vilket i dagsläget innebär reporänta med 0,65 procent, totalt 1,40 procent, att lånet i sin helhet ska amorteras senast 2015-12-31 och att förklara paragrafen omedelbart justerad. Balingsta pastorat, Balingsta Böksta 54, 755 91 Uppsala Thomas Nordin TS Justerandes sign 11 Utdragsbestyrkande
77 Dnr 201/015/14 Fastställande av behörighet att attestera i PHS Som en följd av Uppsala stifts nya organisation där kyrkobyggnadsfrågorna bereds av egendoms- och fastighetsutskottet är det naturligt att chef egendom, Crispin Ek, får behörighet att attestera i PHS, det gemensamma projekthanteringssystemet i Svenska kyrkan. Förslag till beslut, AU 57/2014 Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet föreslår stiftsstyrelsen besluta att behörighet att attestera projekt i PHS ges till Crispin Ek från 2014-06-05. enligt arbetsutskottets förslag. Kyrkokansliet, Anders Rydén, 751 70 Uppsala Crispin Ek Björn Björck Justerandes sign 12 Utdragsbestyrkande
78 Dnr 201/016/14 Behörighet att registrera Rfb-projekt i PHS Föreslås att Anna Blanck ges behörighet att registrera Rfb-projekt, riktade församlingsbidrag i PHS, det gemensamma projekthanteringssystemet i Svenska kyrkan. Förslag till beslut, AU 59/2014 Arbetsutskottet föreslår stiftsstyrelsen besluta att Anna Blanck, administrativ assistent vid Uppsala stift tilldelas behörighet att registrera projekt gällande riktat församlingsbidrag i PHS från 2014-06-05. enligt arbetsutskottets förslag. Kyrkokansliet, Anders Rydén, 751 70 Uppsala Anna Blanck Björn Björck Justerandes sign 13 Utdragsbestyrkande
79 Dnr 202/009/14 Beslut om användande av riktat församlingsbidrag Beredande organs förslag Se tjänsteutlåtande 2014-06-04 För att förstärka samverkan i stiftet och för att ge möjligheter för god, miljövänlig och ändamålsenlig kommunikation mellan enheter och projektförsamlingar så bör videokonferensutrustningar införskaffas och placeras strategiskt på olika platser i stiftet. att inköpa 15 stycken videokonferensutrustningar genom nationell nivås avtal till en kostnad om cirka 100 000 kronor styck och genom avtal med församlingar och pastorat placera dessa strategiskt i stiftet och att för stiftets samverkansprojekt och för inköp av videkonferensutrustningar använda Riktat församlingsbidrag för åren 2011-2014. TS Justerandes sign 14 Utdragsbestyrkande
80 Dnr 29/012/14 Representanter till 1 000-årsfirandet i Skara 29-30 augusti firar Skara stift tusen år och stiftsstyrelsen föreslås representeras av två personer. att utse Eva Noreborg och Kerstin Ramdén att representera Uppsala stift som representanter vid 1 000-årsfirande i Skara den 29-30 augusti 2014. TS Justerandes sign 15 Utdragsbestyrkande