14
SOLLENTUNA KOMMUN Kommunledningskontoret Tjänsteutlåtande 2012-10-31 Ingegärd Bornelind Sidan 1 av 2 Kommunjurist/Avd.chef +46 8 579 216 03 Dnr 2012/0625 KS-1 Diariekod: 801 Kommunstyrelsen Revidering av regler för upphandling i Sollentuna kommun Förslag till beslut Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen besluta följande: 1. Kommunstyrelsen antar nya regler för upphandling i Sollentuna kommun enligt bilaga till kommunledningskontorets tjänsteutlåtande 2012-10-31. 2. De nya reglerna gäller från 2013-04-01. Sammanfattning Kommunstyrelsen antog den 23 mars 2011 regler för upphandling i Sollentuna kommun. Av reglerna följer att nämnderna får använda direktupphandling för varor och tjänster som understiger 7 % av tröskelvärdet enligt lagen om offentlig upphandling (LOU). Det har framförts synpunkter om direktupphandlingsgränsen för nämnderna kan höjas från 7 % till 15 % av tröskelvärdet. Bakgrund Kommunstyrelsen antog den 23 mars 2011 regler för upphandling i Sollentuna kommun. Av reglerna framgår bl.a. när s.k. direktupphandlingar får användas. I de nu gällande reglerna far nämnderna använda direktupphandling för varor och tjänster som understiger 7 % av tröskelvärdet enligt lagen om offentlig upphandling (LOU). Detta motsvaras för närvarande av cirka 134 000 kronor. För upphandlingar mellan 7 % och 15 % av tröskelvärdet får kommunstyrelsen besluta att direktupphandling ska tillämpas. Dessa upphandlingar ska enligt reglerna handläggas av upphandlingsenheten. Beslut får fattas om det med hänsyn till upphandlingens art eller kostnaderna för upphandlingen är skäligt eller om det finns särskilda skäl. Därutöver finns en särskild regel om direktupphandling för belopp överstigande 15 % av tröskelvärdet. Beslut om detta fattas av kommunstyrelsen och får användas om det föreligger synnerliga skäl eller om vissa särskilda skäl enligt LOU är uppfyllda. Sådana särskilda skäl kan vara t.ex. om kommunen vid ett upphandlingsförfarande inle fått in lämpliga anbud eller om det av tekniska eller konstnärliga skäl är särskilt motiverat att genomföra en s.k. direktupphandling. Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Tjänsteutlåtande 2012-10-31 Dnr 2012/0625 KS-1 Sidan 2 av 2 Det har framförts synpunkter på att direktupphandlingsgränsen för nämnderna bör höjas från 7 % till 15 % av tröskelvärdet, dvs. cirka 285 000 kronor. Detta skulle innebära att beslutanderätten för upphandlingar inom detta intervall flyttas från kommunstyrelsen till nämnderna samt att det inte längre är obligatoriskt att dessa ärenden hanteras av upphandlingsenheten. Kommunledningskontorets beredning Enligt 15 kap. 3 LOU får direktupphandling användas om kontraktets värde uppgår till högst 15 % av tröskelvärdet. Kommunledningskontoret ser inga hinder mot att höja direktupphandlingsgränsen till 15 % av tröskevärdet för nämnderna. Kommunledningskontoret anser dock att det är viktigt att det finns särskilda anvisningar för nämndernas hantering av upphandlingsärenden, både vad gäller upphandlingar över som under gränsvärdet. Sådana anvisningar tas fram av kommunens upphandlingsenhct. enligt reglerna för upphandling. Det bör t.ex. av anvisningarna framgå att de EU-rättsliga principerna ska följas innebärande att nämndernas val av leverantör måste kunna motiveras på objektiv och affärsmässig grund. Av anvisningarna ska även framgå att det föreligger en rapporteringsskyldighet till upphandlingsenheten för köp över 100 000 kronor. Detta för att kommunen i egenskap av upphandlande myndighet inte ska riskera att överskrida direktupphandlingsgränsen för respektive upphandlingsområde. Ett sådant förfarande underlättar även den interna kontrollen inom kommunens olika verksamheter. Av den av fullmäktige antagna upphandlingspolicyn framgår att upphandlingsenheten samt nämnderna ska genomföra årliga uppföljningar av de upphandlingar som gjorts. Det är viktigt att nämnderna följer upp såväl de upphandlingar som överstiger 15 % av tröskelvärdet som de som är till lägre belopp. Kommunledningskontoret föreslår att kommunstyrelsen reviderar reglerna för upphandling i enlighet med bilaga till detta tjänsteutlåtande. De nya reglerna föreslås gälla från 1 april 2013. Under tiden fram till dess har upphandlingsenheten möjlighet att skriva nya tillämpningsanvisningar och övriga rutinbeskrivningar, mallar m.m. Det finns även tillräckligt med tid att informera kommunens verksamheter om de nya reglerna. Katarina Kämpe Kommundirektör A- Bilaga: Förslag till reviderade regler för upphandling i Sollentuna
SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING Regler för upphandling i Sollentuna kommun Antagna av kommunstyrelsen 2011-03-23, 60 Reviderade av kommunstyrelsen 2012-xx-xx att gälla från 2013-04-01 Innehållsförteckning Regler för upphandling i Sollentuna kommun 1 1 Allmänt 2 2 Organisation och befogenheter 2 2.1 Fullmäktige 2 2.2 Kommunstyrelsen 2 2.3 Nämnderna 2 2.4 Den centrala upphandlingsfunktionens ansvar 3 3 Direktupphandling 4 3.1 Upphandlingsvärde under 15 % av tröskelvärdet (fn 285 000 kr) 4 3.2 Synnerliga skäl 4 4 Sanktioner 4 4.1 Överprövning 4 4.2 Skadestånd 5 4.3 Upphandlingsskadeavgift 5 4.4 Nämndernas ansvar 5 5 Beslutanderätt i upphandlingsärenden 5 6 Övrigt 5 512782 3_0.DOC
I SOLLENTUNA \# FÖRFATTNINGSSAMLING 2 1 Allmänt Regler och tillämpningsanvisningarna baseras på lagen om offentlig upphandling (LOU) och är komplement till den av fullmäktige antagna upphandlingspolicyn. Reglerna och tillämpningsanvisningarna omfattar alla nämnder och förvaltningar i Sollentuna kommun. Beträffande miljökrav vid upphandling ger kommunstyrelsen ut särskilda riktlinjer. Vad avser upphandling enligt LOV (Valfrihetssystem) får respektive nämnd i samråd med den centrala upphandlingsfunktionen utlärda tillhörande regler och tillämpningsanvisningar. 2 Organisation och befogenheter 2.1 Fullmäktige Fullmäktige fastställer upphandlingspolicy. 2.2 Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen ska se till att kommunen har en kommungemensam central upphandlingsfunktion för att ge stöd till kommunstyrelsen i dess uppdrag att samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet, vad gäller upphandlingsverksamheten initiera och utarbeta förslag till uppdatering av denna policy med tillhörande regler och tillämpningsanvisningar initiera och teckna ramavtal för kommunens räkning samt bedöma när avvikelser från ramavtal kan godkännas handlägga samtliga upphandlingsärenden med ett upphandlings värde överstigande 15 % av tröskelvärdet 1. Byggentreprenader är undantagna och handläggs av kommunstyrelsen eller trafik- och fastighetsnämnden. 2.3 Nämnderna Nämnderna ansvarar för förvaltningsspecifik upphandling (varor, tjänster och entreprenader). Nämnderna och förvaltningarna är vidare skyldiga att i god tid till den centrala upphandlingsfunktionen inrapportera de upphandlingar som planeras under året. Detta för att ge den centrala upphandlingsfunktionen överblick över de upphandlingar som ska genomföras såväl centralt som hos förvaltningarna. Nämnderna ansvarar för att i förekommande fall samverka med fackliga organisationer i enlighet med lagen om medbestämmande i arbetslivet MBL. 1 Tröskelvärdet-^" n (2012) 1 897 540 kr, 15% av tröskelvärdet är för närvarande cirka 285 000 kr 512782_3_0.DOC
SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING Nämnderna ska alltid kontakta den centrala upphandlingsfunktionen inför samtliga upphandlingar där kontraktsvärdet överstiger 15 % av tröskelvärdet. Undantag är byggentreprenader som handläggs av kommunstyrelsen eller trafikoch fastighetsnämnden. Nämnderna ansvarar för att upphandlingar understigande 15 % av tröskelvärdet hanteras i enlighet med kommunens tillämpningsanvisningar. 2.4 Den centrala upphandlingsfunktionens ansvar Verka för att lagen om offentlig upphandling följs. Verka för att kommunens upphandlingspolicy, regler och tillämpningsanvisningar följs samt löpande uppdatera dem. Verka för att miljöanpassade upphandlingar genomförs enligt kommunens riktlinjer för miljökrav samt verka för att kommunens regler för informationssäkerhet följs. Handlägga samtliga upphandlings/inköpsärenden med ett upphandlingsvärde överstigande 15 % av tröskelvärdet för varor och tjänster utom för byggentreprenader som handläggs av kommunstyrelsen eller trafik- och fastighetsnämnden. I erforderlig utsträckning samverka med/biträda nämnder och resultatenheter vid upphandlingar understigande 15 % av tröskelvärdet i upphandlingsvärde avseende varor och tjänster. I början av varje verksamhetsår kalla förvaltningschef eller motsvarande till ett planeringsmöte för rapportering av kommande upphandlingar under året Upphandla ramavtal i samråd med användarna Upprätta rabattavtal Informera om gällande ram- och rabattavtal Följa och informera om utvecklingen inom den offentliga upphandlingen Ge råd och stöd i upphandlings/inköpsfrågor Verka för att höja upphandlingskompetensen i kommunen. Utföra systematisk marknadsbevakning Kontrollera leverantörers ekonomiska förhållanden med avseende på inbetalning av skatter och avgifter samt soliditet 512782 3 O.DOC
SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING Tillvarata möjligheter att träffa gemensamma avtal med andra kommuner och kommunala bolag Medverka vid försäljning av överskottsmateriel. (kommunens egendom) Svara för registrering och arkivering av upphandlingsärenden med värde överstigande 15 % av tröskelvärdet för varor och tjänster utom för byggentreprenader som handläggs av kommunstyrelsen eller trafik- och fastighetsnämnden. Svara på överprövningar (undantag byggentreprenader) med bistånd av verksamheterna när det gäller sakkunskap. 3 Direktupphandling 3.1 Upphandlingsvärde under 15 % av tröskelvärdet (fn 285 000 kr) Nämnderna får använda direktupphandling för upphandling av varor, tjänster och entreprenader med ett upphandlingsvärde av högst 15 % av tröskelvärdet. Samtliga direktupphandlingar ska genomföras i enlighet med de av kommunen fastställda tillämpningsanvisningarna. Samråd med den centrala upphandlingsfunktionen ska ske vid behov. För denna direktupphandlingsnivå gäller att LOU:s föreskrifter för upphandling under tröskelvärdet ska iakttas i huvudsak. Annonseringsplikt enligt LOU finns inte men annonsering bör genomföras i de fall det bedöms vara lämpligt. 3.2 Synnerliga skäl Kommunstyrelsen äger rätt att besluta att direktupphandling överstigande ett upphandlings värde om 15 % av tröskelvärdet kan få ske om det föreligger synnerliga skäl eller om de omständigheter som anges i 4 kap 5-9 LOU är uppfyllda. Direktupphandling kan ske i de ärenden (vård och omsorg) där den enskilde medborgarens val tillmäts betydelse och detta oavsett anskaffningens värde. Samråd ska alltid i ovan nämnda fall ske med den centrala upphandlingsfunktionen. 4 Sanktioner 4.1 Överprövning Om leverantören/leverantörerna anser att kommunen brutit mot upphandlingsreglema kan den/de ansöka om överprövning. 512782_3_0.DOC
v SOLLENTUNA lr FÖRFATTNINGSSAMLING 5 Leverantörerna kan över pr öva en upphandling pä tre sätt: 1. Överprövning av upphandlingen 2. Överprövning av beslut att avbryta en upphandling 3. Överprövning av avtals giltighet 4.2 Skadestånd En leverantör kan begära skadestånd på grund av brott mot upphandlingslagstiftningen. Skadestånd ska begäras ett år från den tidpunkt då avtal har slutits mellan den upphandlande myndigheten och leverantör eller ett år från den tidpunkt avtalet förklarats ogiltigt och har vunnit laga kraft. 4.3 Upphandlingsskadeavgift Konkurrensverket kan föra talan vid allmän förvaltningsdomstol om att en upphandlandemyndighet ska åläggas atl få betala en s k upphandlingsskadeavgift, som är en sanktionsavgift som tillfaller staten. Upphandlingsskadeavgift kan exempelvis dömas ut om det skett en otillåten direktupphandling, dvs. när avtal ingåtts med en leverantör utan att det skett en annonsering trots att avtalet rätteligen skulle ha föregåtts av annonsering. Upphandlingsskadeavgiften får inte överstiga tio procent av det aktuella upphandlingskontraktets värde och den maximala avgiften som kan dömas ut är tio miljoner kronor. 4.4 Nämndernas ansvar Nämnderna ansvarar för att gällande policy, regler samt tillämpningsanvisningar om hur upphandlingar hanteras i kommunen iakttas. Vid brott mot upphandlingslagstiftningen kan ansvarig nämnd komma att få betala upphandlingsskadeavgift och/eller ev. skadestånd inkl. rättegångskostnader. 5 Beslutanderätt i upphandlingsärenden I de fall politisk ställning tagits till förfrågningsunderlag eller annat dokument som fastställer kvantitet och kvalitet, är granskningen av anbud, val av leverantör etc att betrakta som verkställighet. Vid större upphandlingar eller upphandlingar av politiskt intresse kan beslut fattas om antagande av leverantör av respektive nämnd. Kommunstyrelsen kan på uppdrag av en eller flera verksamheter besluta om antagande av leverantör och teckna avtal. 6 Övrigt Den centrala upphandlingsfunktionen utfärdar tillämpningsanvisningar. 512782 3 O.DOC