Missiv Slutrapport internkontroll 2016

Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs 2017-01-04 Socialförvaltningen Utveckling och innovation ÖFNES/2015:109 Elin Lindh /016-710 42 26/ 1 (2) Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs Missiv Slutrapport internkontroll 2016 Förslag till beslut Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs godkänner förvaltningens rapport över genomförda kontroller utifrån internkontrollplan 2016. Ärendebeskrivning Nämnden är ansvarig för att internkontrollen är tillräcklig för att säkra ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet som uppfyller lagar, föreskrifter och andra regler och riktlinjer. Internkontrollen ska också säkra tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten. För att följa upp att internkontrollen fungerar görs kontroller enligt internkontrollplan. Nämndens internkontrollplan 2016 har omfattat fem. Av dem var två gemensamma för hela kommunen och tre var specifika för nämndens verksamhet. Kontrollmomenten var fördelade över områdena handläggning, klagomålshantering och medarbetare.ett genomfördes utan avvikelse och i fyra noterades avvikelse. Ansvarig chef för respektive kontroll har tagit del av resultatet av kontrollen och tagit fram åtgärder vid avvikelse. Fullständig rapport över genomförda kontroller med resultat och åtgärder bifogas. Konsekvenser för hållbar utveckling och en effektiv organisation Internkontrollens syfte är att säkra både att verksamheten är ändamålsenlig för medborgarnas bästa och att säkra kostnadseffektivitet. Att följa upp att internkontrollen fungerar genom internkontrollplanen är viktigt för att säkra hållbar utveckling och en effektiv organisation. Kontrollerna har visat att det finns avvikelser inom både arbetet för hållbar utveckling och en effektiv organisation. Åtgärder är framtagna för detta. Beslutet skickas till: Pwc Kommunstyrelsen Eskilstuna kommun Revisor Lennart Ceder, Strängnäs kommun SOCIALFÖRVALTNINGEN Eskilstuna den stolta Fristaden

Eskilstuna kommun 2017-01-04 2 (2) Mehmed Hasanbegovic Eskilstuna den stolta Fristaden

Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs 2016-12-22 Socialförvaltningen Enheten för utveckling och innovation ÖFNES/2015:109 Elin Lindh /016-710 42 26 1 (5) Slutrapport Internkontroll 2016 Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs ÖFNES/2015:109

1 Sammanfattning Under 2016 har fem följts upp genom nämndens internkontrollplan. Av dem var två gemensamma för hela Eskilstuna kommun och tre var specifika för nämndens verksamhet. Uppföljning har skett inom områdena sjukfrånvaro, introduktion av nyanställda, årsräkningar, klagomålshantering och överklagan av beslut. Uppföljningen har visat att två fungerar medan det i tre fanns avvikelser. Åtgärder har tagits fram för samtliga avvikelser och redovisas i rapporten. Förvaltningen har under året också följt upp åtgärder utifrån resultat av kontroller enligt 2015 års internkontrollplan. Åtgärder för de som visade på avvikelse i 2015 års uppföljning är genomförda. Två av de som visade på avvikelse 2015 är föreslagna som återkontroller under 2017 för att följa upp genomförda åtgärder. 2 (5) 2 Kontrollområde och moment 2.1 Årsräkningar Att årsräkningar blir granskade enligt de beslutade riktlinjerna och att åtgärder har vidtagits där man upptäckt felaktigheter Administratör på överförmyndarkontoret plockade ut 10 st årsräkningar. Årsräkningar valdes med olika handläggare för att få en spridning på kontrollen. Det kontrollerades att årsräkningarna granskats utifrån rutiner och riktlinjer ÖFNES beslutat. Enbart pappersakten kontrollerades, inga uppgifter har kontrollerats mot Wärna. Kontrollen utfördes i juni av inköpssamordnare Anna Karlsson Ingen 2.2 Fatta beslut Att sökande får information om att beslutet kan överklagas Personal på överförmyndarkontoret ombads plocka fram de ärenden som gällde ansökan om ställföreträdare och där ansökan avslagits. Totalt fyra ärenden togs fram men ett av dem var inte helt avslutat och därför granskades bara de tre som var avslutade. Enligt rutin ska det skickas med information att beslutet kan överklagas när avslagsbeslutet skickas till sökanden. Granskning gjordes av dokumentationen om det gick att se att rutinen hade följts. Kontrollen genomfördes i oktober 2016 av administratör Janeth Wohldèn. I två av tre granskade akter fanns inte dokumentation som visade att det hade skickats med information om att beslutet kan överklagas.

3 (5) Kommentar från avdelningschef Anders Hagander Samtliga medarbetare har fått skriftlig instruktion om att besvärshänvisning ska diarieföras. 2.2 Klagomålshantering Att huvudmän och förvaltare har möjlighet att framföra klagomål och att de blir utredda och besvarade Ev. justerad metod Klagomål registreras som journalanteckning i huvudmannens akt och det finns inget enkelt sätt att få en översikt över hur många klagomål som kommit in under en period. Tjänstemän på överförmyndarkontoret har plockat fram akter där de vet att det har kommit in klagomål. De har sedan granskats i kontrollen. Vissa klagomål som är mer allmänt hållna eller som gäller en ställföreträdare med flera huvudmän och klagomålet inte gäller en särskild huvudman registreras istället i LEX. En lista togs ut över klagomål registrerade i LEX och de granskades. Totalt granskades hantering av sju klagomål, inte tio som det skulle vara enligt planen. Om det är alla klagomål som kommit in i år gick inte att veta. Granskning av ärendena gjordes om det fanns dokumentation så att man kunde se att rutinen följts. Inkommet klagomål Att ställföreträdare getts möjlighet att yttra sig Att ett ställningstagande gjorts om det fanns grund eller inte för klagomålet Att klagande fått information om ställningstagandet. Kontrollen gjordes i augusti 2016 av utvecklare Elin Lindh. I tre av sju granskade klagomål fanns avvikelser från rutinen 1. Klagomål har inkommit som gäller både god man och överförmyndarkontorets handläggning. I dokumentationen går det inte att se att god man fått möjlighet att yttra sig över klagomålet. Det är otydligt om det gjorts något ställningstagande om det finns grund för klagomålet eller inte. 2. Det saknas dokumentation över ställningstagande om det finns grund för klagomålet eller inte. Det saknas dokumentation som visar att den klagande fått återkoppling om ställningstagande för klagomålet. 3. Enligt journalanteckningar går det att se att det kommit in ett klagomål och att ett ställningstagande har gjorts att det saknas grund för klagomålet. Dokumentationen saknas dock i akten. Ev sidoobservation Det är svårt att få en överblick över klagomålen eftersom det inte går att få ut en lista över klagomål som inkommit. Det skiljer sig åt hur ställföreträdare får ta del av klagomålen. Ibland vidarebefordras en

4 (5) skrivelse och ibland skriver handläggare ett mail där klagomålet beskrivs i löpande text. Det har inte alltid varit tydligt för den som lämnat klagomål att klagomålet kommer att vidarebefordras ordagrant och med information om vem som klagat till ställföreträdaren vilket lett till irritation. Ställningstagandet som görs om klagomålet har någon grund eller inte skiljer sig åt och beslutet är ibland väldigt tydligt medan det ibland är mer underförstått. Komentar från avdelningschef Anders Hagander Rutiner för handläggning av klagomål har uppdaterats och samtliga medarbetare har informerats. 2.3 Rapporterad sjukfrånvaro F1. Kontrollera om det finns inbyggda kontroller/rutiner (förebyggande och kontrollerande) på enhetschefsnivå som säkerställer att inrapportering av sjukdom som sker i PSsjälvservice motsvarande registrering i sjuk och friskanmälan (016-7102020). En enkät skickades i oktober ut till alla chefer i kommunen med frågor om de har rutiner för att följa upp att rapporterad frånvaro i PS självservice stämmer överens med systemet för sjuk- och friskanmälan 2020. Enkäten administrerades och sammanställdes av konsult och uppdrag. Enkäten skickades ut till 21 chefer inom socialförvaltningen och det var 13 av cheferna som svarade. Tre av dem svarade att de inte gjorde någon uppföljning av att frånvarorapporteringen i PS självservice stämmer med sjukanmälan till 2020. Två av de tre förklarade att orsaken till att de själva inte gjorde det var att de hade stöd av HR att följa upp det. Den tredje gjorde uppföljning ibland på vissa medarbetare men inte systematiskt för alla. Kommentar från HR-chef Lena-Marie Adèrn Under 2016 har socialförvaltningen haft som rutin att personaladministratör kontrollerar rapporterad frånvaro i PS jämfört med sjukanmälan till 2020. Administratören har genomfört kontrollen för alla enheter och vid avvikelser meddelat enhetschef för åtgärd. Frågan i internkontrollen är ställd om enhetschef själv gör kontroller och då är det tre som svarat nej. De har motiverat det med att de har stöd från HR att genomföra kontrollen. Kontrollen görs alltså, men inte av varje enskild enhetschef. Chefen för överförmyndarkontoret kontrollerar minst en gång i månaden (inför så kallat lönebryt i mitten av varje månad) att medarbetare som anmält frånvaro via 2020 registrerat den i PS Självservice.

Introduktion av nyanställda 5 (5) Kontrollmoment F2. Kontrollera hur förvaltningen säkerställer att enhetscheferna genomför introduktion av nyanställda på ett ändamålsenligt sätt med avseende på innehåll och upplevelse. Enligt planen skulle kontrollen göras genom en workshop för HR-chefer. Den genomfördes inte utan istället skickades en enkät ut till alla förvaltningars HR-chefer med frågorna 1. Finns det etablerade arbetssätt för att säkerställa introduktion av ny personal på din förvaltning eller bolag? 2. Är dessa arbetssätt kända hos samtliga chefer med personalansvar? 3. Finns det etablerade arbetssätt för att följa upp att introduktion av nyanställd personal genomförs på samtliga enheter? 4. Finns det etablerade arbetssätt för att följa upp att nya medarbetares introduktion avseende innehåll och upplevelse är ändamålsenlig? Enkäten skickades ut i november och administrerades av konsult och uppdrag. Socialförvaltningen, inklusive överförmyndarkontoret, saknar systematiserad uppföljning av att introduktion genomförs enligt rutin. Socialförvaltningen, inklusive överförmyndarkontoret, utvärderar inte systematiskt introduktion av nyanställda med avseende på innehåll och upplevelse. Kommentar från HR-chef Lena-Marie Adèrn och avdelningschef Anders Hagander Det pågår ett kommungemensamt arbete, initierat av PLG HR, att revidera introduktionsprocessen. Uppföljning avseende innehåll och upplevelse kommer att ingå som ett delmoment. I överförmyndarkontorets analys av resultatet av medarbetarenkäten har man identifierat introduktion till arbetsuppgifter som ett förbättringsområde. Det ingår därför i överförmyndarkontorets handlingsplan för 2017 att utveckla rutinerna för introduktion av nya medarbetare.