SLUTDOKUMENT 1(2) 2012-08-31 För kännedom; Kommunstyrelsen Fullmäktiges presidium Partiernas gruppledare Miljö- och byggnämnden Socialnämnden Nämndens styrning och interna kontroll av verksamheten I egenskap av Kiruna kommuns förtroendevalda revisorer har vi granskat miljö- och byggnämndens samt socialnämndens styrning och interna kontroll av respektive verksamhet. I granskningen har vi biträtts av sakkunniga från. Syftet har varit att bedöma om berörda nämnder säkerställt att den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig inom respektive nämnds ansvarsområde. Vi har uppmärksammat att nämnderna har påbörjat en process för att utveckla den interna kontrollen. Vidare har vi gjort följande iakttagelser och bedömningar: Organisation och ansvar avseende den interna kontrollen bedöms ha definierats på ett tydligt sätt på kommunövergripande nivå. I och med fullmäktiges reglemente för intern kontroll bedöms det finnas ändamålsenliga riktlinjer avseende den interna styrningen och kontrollen. Styrdokument i form av internkontrollplaner har upprättats av båda granskade nämnder. Dessa är dock fortfarande under utveckling och här noterar vi att miljö- och byggnämnden har kommit längre än socialnämnden i arbetet med verksamhetsplan och samlad internkontrollplan. Väsentlighets- och riskanalys har, inför år 2012, genomförts av miljö- och byggnämndens förvaltning. Analysen har genomförts och dokumenterats på angivet sätt i nämndens verksamhetsplan. Analysen bedöms också ha beaktats i nämndens interna styr- och kontrollprocess då risker och kontrollåtgärder har en tydlig koppling till uppsatta mål och planerad uppföljning. Analys av risker avseende den finansiella rapporteringen har ännu inte fastställts. När det gäller socialnämnden uppmärksammas att riskanalys och bedömning fortfarande pågår. Då processen med risk- och väsentlighetsanalyser börjat tillämpas först under innevarande år i båda nämnderna är det ännu för tidigt att bedöma kontinuiteten när det gäller analyserna. Då det ännu inte finns fungerande rutin för tillämpning av internkontrollplanerna görs bedömningen att styr- och kontrollåtgärder ännu inte genomförs i enlighet med upprättade planer. Bedömningen avser såväl socialnämnden som miljö- och byggnämnden.
SLUTDOKUMENT 2(2) 2012-08-31 Via fullmäktiges nya anvisningar bedöms det finnas dokumenterade system/rutiner för identifiering och distribution av relevant information. Vidare bedömer vi att det i stort finns tillräckligt tydliga informationskanaler i organisationen vad avser såväl nya regler/rutiner som upptäckta brister i befintliga rutiner. Socialnämnden har dock behov av att hitta former för tillförlitlig informationsöverföring mellan förvaltning och nämnd. Vi noterar att nämnderna, i och med fastställda internkontrollplaner, reglerat när uppföljning av beslutat styr- och kontrollsystem ska ske framgent. Ingen av nämnderna har genomfört någon utvärdering av internkontrollsystemet för år 2011. Vår bedömning är därför att det ännu inte sker någon kontinuerlig utvärdering av nämndernas styr- och kontrollsystem. Vi uppmärksammar även att miljö- och byggnämnden ännu inte behandlat åtgärdsplan som efterfrågats med anledning av revisionens tidigare granskning (2010) av tillsynsverksamheten. Sammanfattningsvis gör vi bedömningen att berörda nämnder ännu inte säkerställt att den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig inom respektive nämnds ansvarsområde. Vi uppmärksammar dock att en utvecklingsprocess har påbörjats inom området. Fullt tillämpad och förankrad bedöms det nya arbetssättet kunna ge nämnderna stärkta möjligheter till en god intern kontroll. För Kiruna kommuns revisorer Roger Aitomäki, ordförande Peter Scherman, vice ordförande Bilaga: Revisionsrapport Nämndens styrning och interna kontroll av verksamheten,, augusti 2012
Revisionsrapport Nämndens styrning och interna kontroll av verksamheten Kiruna kommun Linda Marklund, revisionskonsult Robert Bergman, revisionskonsult
Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning... 3 2.1. Bakgrund... 3 2.2. Syfte och revisionsfråga... 3 2.3. Metod och avgränsning... 4 3. Granskningsresultat... 5 3.1. Styr- och kontrollmiljö... 5 3.1.1. Kommunövergripande anvisningar... 5 3.1.2. Miljö- och byggnämnden... 5 3.1.3. Socialnämnden... 6 3.2. Väsentlighets- och riskanalys... 7 3.2.1. Kommunövergripande anvisningar... 7 3.2.2. Miljö- och byggnämnden... 7 3.2.3. Socialnämnden... 7 3.3. Styr- och kontrollåtgärder... 8 3.3.1. Kommunövergripande styrdokument... 8 3.3.2. Miljö- och byggnämnden... 8 3.3.3. Socialnämnden... 8 3.4. Information och kommunikation... 9 3.4.1. Kommunövergripande anvisningar... 9 3.4.2. Miljö- och byggnämnden... 9 3.4.3. Socialnämnden... 10 3.5. Tillsyn... 10 3.5.1. Kommunövergripande styrdokument... 10 3.5.2. Miljö- och byggnämnden... 11 3.5.3. Socialnämnden... 11 3.6. Uppföljning av tidigare granskning... 11 Kiruna kommun
1. Sammanfattning På uppdrag av kommunens revisorer har granskat styrning och intern kontroll inom socialnämnden samt miljö- och byggnämnden. Syftet har varit att bedöma om berörda nämnder säkerställt att den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig inom respektive nämnds ansvarsområde. Vi uppmärksammar att nämnderna har påbörjat en process för att utveckla den interna kontrollen. Granskningens iakttagelser och bedömningar i övrigt sammanfattas nedan. Vår bedömning är att organisation och ansvar avseende den interna kontrollen har definierats på ett tydligt sätt på kommunövergripande nivå. I och med fullmäktiges reglemente för intern kontroll bedöms det finnas ändamålsenliga riktlinjer avseende den interna styrningen och kontrollen. Styrdokument i form av internkontrollplaner har upprättats av båda granskade nämnder. Dessa är dock fortfarande under utveckling och här noterar vi att miljö- och byggnämnden har kommit längre än socialnämnden i arbetet med verksamhetsplan och samlad internkontrollplan. Väsentlighets- och riskanalys har, inför år 2012, genomförts av miljö- och byggnämndens förvaltning. Analysen har genomförts och dokumenterats på angivet sätt i nämndens verksamhetsplan. Analysen bedöms också ha beaktats i nämndens interna styr- och kontrollprocess då risker och kontrollåtgärder har en tydlig koppling till uppsatta mål och planerad uppföljning. Analys av risker avseende den finansiella rapporteringen har ännu inte fastställts. När det gäller socialnämnden uppmärksammas att riskanalys och bedömning fortfarande pågår. Då processen med riskoch väsentlighetsanalyser börjat tillämpas först under innevarande år i båda nämnderna är det ännu för tidigt att bedöma kontinuiteten när det gäller analyserna. Då det ännu inte finns fungerande rutin för tillämpning av internkontrollplanerna görs bedömningen att styr- och kontrollåtgärder ännu inte genomförs i enlighet med upprättade planer. Bedömningen avser såväl socialnämnden som miljö- och byggnämnden. Via fullmäktiges nya anvisningar bedöms det finnas dokumenterade system/rutiner för identifiering och distribution av relevant information. Vidare bedömer vi att det i stort finns tillräckligt tydliga informationskanaler i organisationen vad avser nya regler/rutiner som upptäckta brister i befintliga rutiner. Socialnämnden har dock behov av att hitta former för tillförlitlig informationsöverföring mellan förvaltning och nämnd. Vi noterar att nämnderna, i och med fastställda internkontrollplaner, reglerat när uppföljning av beslutat styr- och kontrollsystem ska ske framgent. Ingen av nämnderna har genomfört någon utvärdering av internkontrollsystemet för år 2011. Vår bedömning är därför att det ännu inte sker någon kontinuerlig utvärdering av nämndernas styr- och kontrollsystem. Kiruna kommun 1 av 12
Vi uppmärksammar även att miljö- och byggnämnden ännu inte behandlat åtgärdsplan som efterfrågats med anledning av revisionens tidigare granskning (2010) av tillsynsverksamheten. Sammanfattningsvis gör vi bedömningen att berörda nämnder ännu inte säkerställt att den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig inom respektive nämnds ansvarsområde. Vi uppmärksammar dock att en utvecklingsprocess har påbörjats inom området. Fullt tillämpad och förankrad bedöms det nya arbetssättet kunna ge nämnderna möjligheter till en god intern kontroll. I syfte att utveckla nämndernas interna kontroll rekommenderas följande: Respektive nämnd bör överväga att komplettera de kommunövergripande riktlinjerna med nämndsspecifika rutinbeskrivningar för god intern kontroll. Nämnden rekommenderas även att säkerställa att upprättade styrdokument och rutinbeskrivningar görs kända och tillämpas i verksamheterna. Socialnämnden: Säkerställ att ett tillfredsställande och tillförlitligt informationsutbyte sker mellan nämnd och verksamhet. Kiruna kommun 2 av 12
2. Inledning 2.1. Bakgrund Organisationer bör sträva efter en balans mellan risk och kontroll. Det gäller att varken över- eller underkontrollera. Med risk i detta sammanhang avses framför allt att verksamhetens mål inte uppfylls, men även risk för förtroendeskada. Det är ledningens uppgift att hantera de risker som finns i arbetet med att nå verksamhetens mål. Ytterst är det kommunens styrelser och nämnder som ansvarar för att kontrollen över verksamhetens ekonomi och kvalitet är tillräcklig. Detta innebär att nämnderna ansvarar för att utöva styrning så att verksamheten bedrivs effektivt och med rätt kvalitet, att det finns säkra rutiner som förhindrar förluster och som säkerställer att redovisningen är rättvisande. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret. Nämndernas ansvar i arbetet med att säkerställa att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som finns i verksamheten och med en tillräcklig intern kontroll framgår av kommunallagen 6 kap 7. Revisorerna har i sin analys av väsentlighet och risk identifierat behov att granska hur socialnämnden och miljö- och byggnämnden utövar sin interna styrning och om den interna kontrollen är tillräcklig. 2.2. Syfte och revisionsfråga Granskningen syftar till att bedöma och besvara följande revisionsfråga: Har berörda nämnder säkerställt att den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig inom respektive nämnds ansvarsområde? För att besvara granskningens övergripande revisionsfråga har följande kontrollmål, med utgångspunkt från COSO-modellens fem komponenter, varit styrande för granskningen: Styr- och kontrollmiljö Organisation och ansvar avseende den interna kontrollen är definierad på ett tydligt sätt. Det finns styrdokument, riktlinjer och rutiner avseende den interna styrningen och kontrollen. Väsentlighets- och riskanalys Det genomförs kontinuerliga väsentlighets- och riskanalyser av verksamheten och dessa beaktas i den interna styr- och kontrollprocessen. Kiruna kommun 3 av 12
Styr- och kontrollåtgärder Det genomförs styr- och kontrollåtgärder i enlighet med antagen internkontrollplan. Information och kommunikation Det finns system/rutiner för identifiering och distribution av relevant information. Det finns tydliga informationskanaler i organisationen såväl vad avser nya regler/rutiner som upptäckta brister i befintliga rutiner Tillsyn Det sker kontinuerlig utvärdering av styr- och kontrollsystem. 2.3. Metod och avgränsning Granskningen har avgränsats till att gälla socialnämndens samt miljö- och byggnämndens respektive ansvarsområde. Granskningen har genomförts via dokumentanalys (bl.a. fullmäktiges reglemente för intern kontroll samt nämndernas internkontrollplaner och måldokument). Vidare har intervjuer genomförts med ordförande samt 2 ledamöter från respektive nämnd. Intervjuer har även genomförts med förvaltningscheferna och kommunstrateg. Intervjufrågorna har baserats på COSO-metodens fem ömsesidigt beroende komponenter som tillsammans omfattar intern styrning och kontroll: Styr- och kontrollmiljö Väsentlighets- och riskanalyser Styr- och kontrollåtgärder Information och kommunikation Tillsyn Kiruna kommun 4 av 12
3. Granskningsresultat 3.1. Styr- och kontrollmiljö 3.1.1. Kommunövergripande anvisningar Kommunfullmäktige har, i februari 2012, reviderat reglementet för intern kontroll. Till reglementet hör nu även en instruktion för organisationen och arbetet med den interna kontrollen. Syftet med anvisningarna är att via god intern kontroll i styrelse och nämnder åstadkomma att: - Verksamheten är ändamålsenlig och kostnadseffektiv. - Finansiell information och rapportering är tillförlitlig. - Tillämpliga lagar och förordningar efterlevs. I anvisningarna anges bl.a. följande när det gäller organisation och ansvar i kommunen: - Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret att se till att det finns en god intern kontroll hos kommunens nämnder och förvaltningar. I detta ligger ett ansvar för att en organisation kring intern kontroll upprättas. - Respektive nämnd ska bl.a. se till att regler och anvisningar för den interna kontrollen antas samt att internkontrollplan antas och riskanalyser genomförs årligen. Vidare beskriver reglementet ansvar för förvaltningschef, verksamhetsansvariga och medarbetare. Av anvisningarna framgår vidare att kommunens arbete med risk, intern styrning och kontroll ska vara förankrat i kommunens övergripande styrprocess. En kommunövergripande mall har också upprättats för sammanställd dokumentation av risker och kontrollåtgärder i relation till uppsatta mål. I övrigt uppmärksammas att kommunfullmäktige i februari 2010 fastställt vision, inriktning och övergripande mål för kommunen. Av budgetdirektiv framgår att fullmäktige har prioriterat följande tio inriktningar fram till och med år 2015: demokrati, organisation, minoritetsspråk, samhällsservice, bostäder, kultur och fritid, skola och barnomsorg, äldreomsorg, näringsliv och miljö. 3.1.2. Miljö- och byggnämnden Nämnden har, i april 2012, fastställt verksamhetsplan inklusive internkontrollplan 2012-2014. Verksamhetsplanen innehåller förvaltningsövergripande inriktningar, strategier samt mål på kort och lång sikt. De långsiktiga målsättningarna har formulerats med utgångspunkt i fullmäktiges tio övergripande inriktningar och målsättningar. Målen har formulerats som aktivitetsmål och som resultatmål (kvalitet). Kiruna kommun 5 av 12
Verksamhetsplanen innehåller även en samlad internkontroll- och åtgärdsplan. Planen har upprättats enligt den kommunövergripande mallen. Angivna kontrollmoment utgår från nämndens målsättningar. Av intervjuer framgår att den av nämnden beslutade internkontrollplanen i efterhand har reviderats något av förvaltningen. Målsättningarna har utarbetats av förvaltningens ledningsgrupp. Målen har sedan behandlats av presidiet och slutligen av nämnden. Av intervjuer framgår att oppositionen hade invändningar mot vissa av målsättningarna. Samtliga av de intervjuade nämndsrepresentanter upplever dock det nya systemet för målstyrning och internkontroll som mycket bra. Det upplevs tidigare inte ha funnits någon tydlig styrning, målsättning eller kontroll. 3.1.3. Socialnämnden Socialnämnden har, i april 2012, antagit måldokument och internkontrollplan 2012. Måldokumentet innehåller nämndens vision samt mål på kort och lång sikt. Målen har formulerats utifrån sju av fullmäktiges tio beslutade perspektiv. Målen har formulerats som aktivitetsmål och som resultatmål (kvalitet). Målsättningarna har utarbetats av nämndens ledamöter och förvaltningens ledningsgrupp. Av intervju med förvaltningschef framgår att arbetet med nämndens måldokument och internkontrollplan upplevs ha tagit lång tid och ännu inte är färdigt. Avsikten är att ledningsgruppen ska avsätta två halvdagar till att arbeta vidare med planens innehåll. Granskningen visar att fastställd internkontrollplan inte har upprättats i enlighet med den nya kommunövergripande mallen. Beslutade kontrollmoment har heller inte satts i relation till nämndens målsättningar. Av intervju med ledamöter från nämnden framgår att dessa upplever att den nya styrmodellen och målsättningarna känns bra. När det gäller internkontroll uppger ledamöterna att detta är viktigt men att de känner sig för lite insatta i detta. Behov finns av att utveckla detta område. Bedömning: Vår bedömning är att organisation och ansvar avseende den interna kontrollen har definierats på ett tydligt sätt på kommunövergripande nivå. Bedömningen baseras på att dessa områden tydliggjorts och dokumenterats i fullmäktiges reglemente för internkontroll. Vår bedömning är vidare att det, i och med fullmäktiges reglemente för intern kontroll, finns ändamålsenliga riktlinjer avseende den interna styrningen och kontrollen. Styrdokument i form av internkontrollplaner har upprättats av båda de granskade nämnderna. Dokumenten är dock fortfarande under utveckling och här noterar vi att miljö- och byggnämnden har kommit längre än socialnämnden i arbetet med verksamhetsplan och samlad internkontrollplan. Socialnämnden har exempelvis ännu inte fastställt samlad verksamhetsplan innehållande kontrollmoment med koppling till nämndens mål. Framgent bör nämnderna även komplettera sitt arbete med rutinbeskrivningar för de kontrollmoment som ska genomföras enligt internkontrollplan. Kiruna kommun 6 av 12
3.2. Väsentlighets- och riskanalys 3.2.1. Kommunövergripande anvisningar Av fullmäktiges reglemente för intern kontroll framgår att varje nämnd har skyldighet att årligen genomföra två riskbedömningar (övergripande riskanalys samt analys av finansiell rapportering). Av tillhörande anvisningar till reglementet framgår hur dessa ska genomföras: - Riskbedömning ska genomföras av verksamhetens ledningsgrupp. - Risker som hotar verksamhetens övergripande måluppfyllelse eller som kan skapa felaktigheter i den finansiella rapporteringen ska identifieras och värderas. - Riskbedömningarna ska ingå i verksamhetens övergripande verksamhetsplan och översändas till kommunstyrelsen. 3.2.2. Miljö- och byggnämnden Granskningen visar att nämndens verksamhetsplan 2012 även innehåller en riskanalys och en sammanställd bedömning av riskerna för respektive målsättning. Sammanställningen är upprättad enligt den kommungemensamma mallen. Riskanalys och bedömning av risker för den finansiella rapporteringen har ännu inte genomförts. Riskanalysen har genomförts i början av år 2012 av förvaltningens ledningsgrupp (förvaltningschef och avdelningschefer). Av intervjuer framgår att förvaltningen upplever att det finns behov av att utveckla sina arbetsformer för riskanalyser. Väsentliga risker har identifierats men förvaltningschefen uppger att de ännu är ovana att utarbeta riskanalyser. Granskningen visar att riskanalysen ännu inte tillsänts kommunstyrelsen. 3.2.3. Socialnämnden Granskningen visar att nämndens måldokument och internkontrollplan saknar dokumenterad riskbedömning. Av intervjuer framgår dock att en riskbedömning med koppling till nämndens målsättningar håller på att utarbetas av ledningsgruppen, enligt den kommunövergripande mallen. Bedömning: Väsentlighets- och riskanalys har, inför år 2012, genomförts av miljöoch byggnämndens förvaltning. Analysen har genomförts och dokumenterats på angivet sätt i nämndens verksamhetsplan. Analysen bedöms också ha beaktats i nämndens interna styr- och kontrollprocess då risker och kontrollåtgärder har en tydlig koppling till uppsatta mål och planerad uppföljning. Analys av risker avseende den finansiella rapporteringen har ännu inte genomförts. När det gäller socialnämnden uppmärksammas att riskanalys och bedömning fortfarande pågår. Kiruna kommun 7 av 12
Då processen med risk- och väsentlighetsanalyser börjat tillämpas först under innevarande år i båda nämnderna är det ännu för tidigt att bedöma kontinuiteten när det gäller analyserna. Vi rekommenderar att såväl socialnämnden som miljö- och byggnämnden utvecklar rutiner och arbetssätt för att åstadkomma kontinuerliga riskanalyser avseende såväl måluppfyllelse som finansiell rapportering. 3.3. Styr- och kontrollåtgärder 3.3.1. Kommunövergripande styrdokument I fullmäktiges reglemente anges att: - Kontrollåtgärder ska fastställas för samtliga risker i nämndernas internkontrollplan. - Ansvarig för genomförande av åtgärderna ska fastställas samt till vem och hur ofta avrapportering av status ska ske. 3.3.2. Miljö- och byggnämnden Granskning av nämndens fastställda plan för intern kontroll år 2012 visar att denna innehåller information om kontrollåtgärder för i stort sett samtliga identifierade risker. Det framgår även vem som ansvarar för avrapportering till nämnd. Av intervjuer framgår att en internkontrollplan utarbetades under år 2011 men att denna aldrig tillämpats. 3.3.3. Socialnämnden Granskning av nämndens internkontrollplan visar att denna innehåller sex kontrollområden, dock har det inte angivits vilket kontrollmoment som ska genomföras. Kontrollområdena har ingen koppling till riskbedömning och måluppfyllelse. Detta uppges bero på att arbete med nämndens målsättningar fortfarande pågick. Ansvarig för samtliga kontrollområden är förvaltningschef och avrapportering ska ske till nämnd. Av intervjuer framgår att nämnden inte har utfört kontroller enligt internkontrollplan under år 2011. Bedömning: Vår granskning visar att det under föregående år inte i någon av de granskade nämnderna genomförts styr- och kontrollåtgärder i enlighet med antagen internkontrollplan. Ny internkontrollplan har upprättats i verksamheterna under år 2012. Miljö- och byggnämndens plan har upprättats enligt de nya kommunövergripande anvisningarna. Då det ännu inte finns fungerande rutin för tillämpning av planerna görs bedömningen att styr- och kontrollåtgärder ännu inte genomförs i enlighet med upprättade planer. Bedömningen avser såväl socialnämnden som miljö- och byggnämnden. Kiruna kommun 8 av 12
3.4. Information och kommunikation 3.4.1. Kommunövergripande anvisningar I fullmäktiges reglemente regleras i viss utsträckning hur information ska förmedlas mellan nämnd och styrelse samt mellan förvaltning och nämnd. Följande framgår: - Verksamhetsansvariga chefer är skyldiga att informera anställda om regler och anvisningar. - Förvaltningschefen är skyldig att löpande rapportera till nämnden hur den interna kontrollen fungerar. - Samtliga medarbetare ansvarar för att upptäckta fel och brister kommer till berörd chefs kännedom. Granskningen visar att informationskanaler på kommunövergripande nivå finns i form av koncernledningsmöten som kontinuerligt anordnas under ledning av kommunchefen. Samtliga förvaltningschefer och nämndsordförande är inbjudna till dessa träffar. Av intervjuer framgår att intern kontroll diskuterats vid ett flertal tillfällen de senaste åren. Som exempel kan nämnas att information om vilka kommungemensamma mallar som ska användas i internkontrollarbetet har givits vid dessa träffar. 3.4.2. Miljö- och byggnämnden Förvaltningens ledningsgrupp fungerar i viss utsträckning som ett forum för identifiering och distribution av relevant information inom förvaltningen. Under året har arbetet med intern kontroll varit ett aktuellt samtalsämne i denna grupp då arbete med riskanalys och internkontrollplan pågått. Nämndens samtliga ledamöter och förvaltningens ledningsgrupp har under hösten 2011 även genomgått utbildning i den nya modellen för intern kontroll. Av intervju med förvaltningschef framgår att kommunikation (avseende mål och internkontroll) ut till verksamheterna ska ske via respektive avdelningschef vid arbetsplatsträffar. Arbete pågår för närvarande med att förankra mål och internkontrollplan hos medarbetarna. Avsikten är att varje arbetsplats ska ta fram aktiviteter utifrån varje fastställd målsättning. Av intervjuer framgår att nämnden upplever att de får en god och allomfattande information från verksamheterna. Avdelningscheferna deltar vid nämndssammanträdena och nämndsledamöterna har då möjlighet att ställa frågor till dessa. Vid nämndssammanträden ägnas förmiddagen åt frågestund runt varje ärende med ansvarig chef. Eftermiddagarna ägnas åt beslutsfattande. Nämnden upplever att samarbetsklimatet i nämnden är sådant att väsentlig information och upptäckta brister förs fram. Kiruna kommun 9 av 12
3.4.3. Socialnämnden Förvaltningens ledningsgrupp fungerar i viss utsträckning som ett forum för identifiering och distribution av relevant information inom förvaltningen. Under året har arbetet med intern kontroll varit ett aktuellt samtalsämne i denna grupp då arbete med riskanalys och internkontrollplan pågått. Några av nämndens ledamöter samt förvaltningens ledningsgrupp har under år 2011 genomgått utbildning i den nya modellen för intern kontroll. Av intervju med förvaltningschef framgår att kommunikation (avseende mål och internkontroll) ut till medarbetarna planeras ske via respektive avdelningschef, vid respektive arbetsplatsträff. Detta arbete har ännu inte påbörjats. Några av nämndens representanter känner sig tveksamma till om den information som delges nämnden är tillräcklig. Informationen om ekonomin upplevs tillräcklig däremot är det mer tveksamt när det gäller verksamhetsfrågor. Ett utvecklingsområde uppges vara att punkten förvaltningschefen informerar ligger sist på dagordningen. Även förvaltningschefen upplever att det finns behov av att hitta former för informationsutbyte mellan nämnd och förvaltning. Bedömning: Vår bedömning är att det, via fullmäktiges nya anvisningar, finns dokumenterade system/rutiner för identifiering och distribution av relevant information. Respektive nämnd bör säkerställa att upprättade rutiner görs kända och tillämpas i verksamheterna. Vidare bedömer vi att det, via nämndssammanträden, koncernledningsmöten, förvaltningarnas ledningsgruppsmöten samt verksamheternas arbetsplatsträffar, i stort finns tillräckligt tydliga informationskanaler i organisationen vad avser nya regler/rutiner som upptäckta brister i befintliga rutiner. Vi vill dock särskilt uppmärksamma socialnämnden på vikten av att säkerställa att ett tillfredsställande och tillförlitligt informationsutbyte sker mellan nämnd och verksamhet. För framtiden kan behovet av kompletterande rutinbeskrivningar på nämndsnivå övervägas. Området intern kontroll kan även införas som en stående punkt på dagordningen vid arbetsplatsträffar och ledningsgruppsträffar. 3.5. Tillsyn 3.5.1. Kommunövergripande styrdokument Fullmäktiges reglemente för intern kontroll samt tillhörande anvisningar innehåller riktlinjer för hur utvärdering av det interna kontrollsystemet ska ske. - Den interna styrningen och kontrollen ska regelbundet följas upp, utvärderas och bedömas av nämnden. - Vid bedömningen ska iakttagelser som lämnats vid extern eller intern revision beaktas. - Nämnden ska årligen (i december) rapportera resultatet av den interna kontrollen till kommunstyrelsen. Kiruna kommun 10 av 12
3.5.2. Miljö- och byggnämnden Granskningen visar att nämndens verksamhetsplan reglerar hur uppföljning under verksamhetsåret ska ske. Internkontrollplanens efterlevnad ska rapporteras fyra gånger per år till nämnden (mars, maj, augusti och oktober). Då verksamhetsplan 2012 antogs i april 2012 planeras första uppföljningen av internkontrollplanen att äga rum i augusti. Uppföljning och rapportering av internkontrollen avseende år 2011 har inte skett. 3.5.3. Socialnämnden Granskningen visar att nämndens måldokument och internkontrollplan anger olika intervaller för uppföljning av mål och kontrollmoment. Av nämndens måldokument framgår att målen ska följas upp två gånger per år till nämnden (mars och september). Den internkontrollplan som nämnden antagit anger att rapport av respektive kontrollområde ska avläggas till nämnden med olika intervaller (varje sammanträde, 4 ggr/år respektive 1 ggr/år). Då måldokument och internkontrollplan 2012 antogs i april 2012 är avsikten att första uppföljningstillfället ska ske i september. Arbete med att synkronisera måldokument och internkontrollplan pågår i förvaltningen. Uppföljning och rapportering av internkontrollen avseende år 2011 har inte skett. Bedömning: Vi noterar att nämnderna, i och med fastställda planer, reglerat när uppföljning av beslutat styr- och kontrollsystem ska ske framgent. Ingen av nämnderna har genomfört någon utvärdering av internkontrollsystemet för år 2011. Vår bedömning är därför att det ännu inte sker någon kontinuerlig utvärdering av styroch kontrollsystem. 3.6. Uppföljning av tidigare granskning Kommunens revisorer genomförde i september 2010 en granskning av miljö- och byggnämndens tillsynsverksamhet. Granskningen resulterade i bedömningen att tillsynsverksamheten inte till alla delar bedrevs ändamålsenligt och med tillräcklig intern kontroll. Granskningen visar att revisionens rapport har behandlats av nämnden i oktober 2010. Nämnden uppdrar vid detta tillfälle till förvaltningen att återkomma med en åtgärdsplan med anledning av de brister revisorerna uppmärksammat. Åtgärdsplan har ännu inte redovisats till nämnden. Nedanstående tabell visar en sammanställning av de utvecklingsområden som identifierades samt aktuell status när det gäller dessa områden. Kiruna kommun 11 av 12
Identifierat utvecklingsområde Nämnden har inte tillsett att verksamheten upprättat verksamhetsplan i enlighet med det övergripande måldokumentet Nämnden har inte tillsett att komplett behovsutredning upprättats trots upprepade påpekanden från Länsstyrelsen Nämnden har inte säkerställt uppföljning av kvalitetsdeklarationen inom livsmedelsområdet Nämnden har inte tillsett att delegationsordning avseende miljökontoret har reviderats trots påpekanden från Länsstyrelsen Kännedomen om ansvarsfördelningen inom miljökontoret bygger på erfarenhet utan att ansvarsfördelningen finns dokumenterad i tillräcklig omfattning Planering och tidsredovisning per objekt sker på olika sätt i olika dokument och mallar vilket försvårar uppföljning och bedömning av de samlade resursbehoven Dokument och handlingar inte arkiveras i tid och på en och samma plats Aktuell status Verksamhetsplan som även inkluderar miljökontoret har antagits i april 2012. Behovsutredning har upprättats och börjat tillämpas månadsvis från och med april 2012. De tidigare kvalitetsdeklarationerna är delvis inaktuella på grund av ny lagstiftning. I nämndens verksamhetsplan har återstående deklarationer formulerats som målsättningar och uppföljning ska därmed ske 4 ggr/år. Delegationsordningen har enligt uppgift reviderats och antagits av nämnden i januari 2011. Aktuell och uppdaterad ansvarsfördelning när det gäller tillsynsobjekt har ännu inte upprättats. Exel-dokument för planering och tidsredovisning har upprättats och tillämpas, enligt uppgift, från och med våren 2012. Bristen har ännu inte åtgärdats. 2012-08-20 Linda Marklund Projektledare Hans Forsström Uppdragsledare Kiruna kommun 12 av 12