Ledningssystem för elevhälsans psykologiska insats Ledning och styrning av elevhälsans psykologiska insats enligt (SOSFS 2011:9) 2016 03 10
Innehållsförteckning Bakgrund Ansvarsfördelning Processer och rutiner Årsplan Egenkontroll Utredning av avvikelser Samverkan Systematiskt förbättringsarbete Bilaga 1
Bakgrund Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9). Kravet på ledningssystem innebär att det ska finnas en organisatorisk struktur, ett uttalat och tydligt ansvar, dokumenterade rutiner, identifierade processer samt rutiner för uppföljning. Ett ledningssystem är ett system för att: Fastställa grundprinciper för ledning av verksamheten Sätta upp mål i enighet med kvalitetsområden och krav Följa upp och utvärdera dessa mål Skollagen styr att det ska finnas en elevhälsa på varje enskild skola. Skollagen styr också elevhälsans sammansättning av olika yrkesprofessioner, samt ger vägledning om elevhälsans övergripande innehåll och mål. I nya skollagen (2011:800) används begreppet den psykologiska insatsen i elevhälsan. I dokumentet kommer begreppet Elevhälsans psykologiska insats att förkortas EPI som är ett eget verksamhetsområde inom elevhälsan som utförs av skolpsykologer. EPI regleras i juridisk bemärkelse och med hänsyn till ansvarsfrågor av Hälso- och sjukvårdslagen (HSL 1982:763). IVO, Inspektionen för vård och omsorg är tillsynsmyndighet och har tagit fram ett flertal allmänna råd och föreskrifter som beskriver ledningssystem och kvalitet för hälso- och sjukvården. EPI ska uppfylla de krav och mål som gäller för verksamheten enligt lagar och föreskrifter om hälso- och sjukvård i kommunens regi. Arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet ska dokumenteras. Ledningssystemet inom EPI säkerställer att uppföljningsbara mål fastställs och att kvalitets och utvecklingsarbetet anpassas till verksamhetens mål. Det systematiska kvalitetsarbetet inom EPI innebär att gemensamma arbetsmetoder följs upp och utvecklas. Ledningssystemet beskriver också förutsättningarna för verksamheten, samt beskriver de dokument, riktlinjer och verktyg som används för att säkerställa kvaliteten på EPI. Målet med ett ledningssystem är att verksamhet och kvalitet ska beskrivas systematiskt och den professionella kunskapen ska tillvaratas och utvecklas. Behovet av förbättringsarbete ska ständigt följas och genomföras för att säkra verksamhetens kvalitet. Verksamhetschefen för barn- och elevhälsa har budget och personalansvar för skolpsykolog som i sitt uppdrag är verksamhetschef för psykologernas medicinska insats enl. HSL. Verksamhetschef enligt Hälso- och sjukvårdlagen, HSL, ansvarar för psykologernas medicinska insats i Barn- och ungdomsförvaltningen. Psykologernas medicinska insats sker i huvudsak vid utredningar och journalföring. Verksamhetschef enl. HSL har också ett övergripande ansvar att stödja arbetet med verksamhetsutveckling, yrkesspecifik kompetensutveckling, kvalitetssäkring, uppföljning samt utvärdering. Resultaten redovisas i patientsäkerhetsberättelsen och i verksamhetsberättelsen för barn- och elevhälsan. Redovisningen används både i lokala kvalitetsuppföljningar/nulägesanalyser och i det förebyggande elevhälsoarbetet. Den som bedriver hälso- och sjukvård ska ha kunskap om de krav och mål i lagar och andra föreskrifter som gäller för verksamheten. Ledningssystemet skall byggas upp så att det kan användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra kvaliteten. Inspektionen för Vård och Omsorg (IVO) är tillsynsmyndighet för all hälso- och sjukvård. De lagar, allmänna råd/ föreskrifter/ handledningar som reglerar innehåll, ledning och kvalitet för EPI är samlade i bilaga 1.
Ansvarsfördelning Vårdgivare Alingsås kommun är ansvarig vårdgivare för EPI och har tillsammans med verksamhetschef enl. HSL, ansvar för att samordna kvalitets och uppföljningsarbetet. Vårdgivaren fastställer verksamhetens övergripande mål för patientsäkerhet och kvalitet och ska kontinuerligt följa upp och utvärdera målen samt utse en verksamhetschef enl. HSL för psykologernas medicinska insats. Barn- och ungdomsnämnden är vårdgivare och kan ta beslut som åvilar vårdgivaren. Ledningen skall vara så organiserad att den tillgodoser hög patientsäkerhet och god kvalitet i vården. Vårdgivaren: ansvarar för att det finns ett ledningssystem för verksamheten. Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet ska med stöd av ledningssystemet planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten ska anpassa ledningssystemet till verksamhetens inriktning och omfattning ansvarar, enligt Hälso- och sjukvårdslagen för att verksamhetschef för de psykologiska insatserna i elevhälsan utses ansvarar för att det finns ändamålsenliga lokaler för de psykologiska insatserna i skolan, enl. HSL, se Metodmapp för EPI, Alingsås kommun. Verksamhetschef enligt HSL Enligt HSL skall det inom all hälso- och sjukvård finnas en verksamhetschef som svarar för verksamheten och har det samlade ledningsansvaret. Verksamhetschef enl. HSL måste inte ha hälsooch sjukvårdsutbildning men får inte bestämma över diagnostik eller vård och behandling om han eller hon inte har tillräcklig kompetens och erfarenhet för detta. I vissa fall måste verksamhetschef enl. HSL, mot bakgrund av sin kompetens uppdra åt annan att fullgöra enskilda ledningsuppgifter med stöd av 30 HSL. Verksamhetschef enl. HSL ansvarar för att medarbetarna har rätt kompetens, får fortbildning och ges ansvar och befogenheter att bedriva en vård av god kvalitet. Inom den kommunala grundskolan i Alingsås kommun är det verksamhetschef för barn- och elevhälsan som anställer skolpsykologer med rätt kompetens och har personalansvar. Verksamhetschef enl. HSL för EPI deltar vid rekryteringsprocessen och verkar för att skolpsykologerna deltar i kontinuerlig yrkesspecifik kompetensutbildning. Verksamhetschef enl. HSL är den person som såväl tillsynsmyndighet, föräldrar, elever och personal ska kunna vända sig till när det gäller frågor som rör verksamheten samt har anmälningsplikt till Inspektionen för Vård och Omsorg (IVO) om det finns skälig anledning att befara att skolpsykolog kan utgöra en fara för patientsäkerheten enligt Patientsäkerhetslagen (2010:659) 7 Verksamhetschef enl. HSL ansvarar för att det finns rutiner för anmälan till socialstyrelsen enligt Lex Maria samt ansvarar på uppdrag av vårdgivaren för att det finns rutiner för utredning och anmälan till IVO. Rektor Rektor beslutar om skolans inre organisation och leder och samordnar elevhälsans insatser på skolan. Rektor har ett särskilt ansvar för elever i behov av särskilt stöd. För att säkerställa kravet på god vård och patientsäkerhet ska rektor verka för att det finns ändamålsenliga lokaler och adekvat utrustning enl. HSL för den psykologiska insatsen i elevhälsan. Skolpsykolog En skolpsykolog skall ha psykologlegitimation utfärdad av Socialstyrelsen och arbetar under eget yrkesansvar, enligt 6 kap. 2 patientsäkerhetslagen. Skolpsykologen bör följa Psykologförbundets
etiska principer. Skolpsykologen har anmälningsplikt vid misstanke om att ett barn far illa, enligt SoL 2001:453.14 kap. Processer och rutiner Barnets bästa enligt barnkonventionen skall alltid vara i fokus vid mötet med eleven. EPI:s arbete ska främst vara hälsofrämjande och förebyggande och utgå från ett salutogent synsätt. Elev och vårdnadshavare skall bemötas med respekt och omtanke, oavsett ålder, kön, funktionsnedsättning, sexuell läggning, etnicitet, religiös tillhörighet etc. Elev och vårdnadshavare skall hållas informerade och göras delaktiga i vården. Eleven har rätt att uttrycka sin mening och elevens intresse ska komma i första hand. Skolpsykologen ska vara delaktig i patientsäkerhetsarbetet genom att följa fastställda rutiner och metoder för EPI. De ska också samverka med hälso- och sjukvård, socialtjänst, myndigheter och andra för elevernas bästa. Metodmapp för elevhälsans psykologiska insats Den nätbaserade metodmappen i Alingsås kommun beskriver metoder och rutiner för skolpsykologernas arbete, samt rutiner för samverkan inom skolan och med utomstående aktörer. Metodmappen innehåller aktuella blanketter och mallar. Metodmappen finns tillgänglig på intranätet/ kommunportalen på BOU/: G:/ Elevhälsa/Ledningssystem Rutiner när tillämpning av metoder i Alingsås Metodmapp för EPI behöver förändras. Verksamhetschef enl. HSL reviderar metodmappen regelbundet i samråd med övriga skolpsykologgruppen. Skolpsykologer rapporterar önskemål och felaktigheter till verksamhetschef enl. HSL. Skolpsykologen implementerar och följer upp nya metoder och rutiner lokalt. Verksamhetschef enl. HSL svarar för att kartlägga behov av och införskaffa aktuella material för testning och arkivering. Rutiner som tillgodoser att personalen har den kompetens som krävs för att upprätthålla kvalitet och hög patientsäkerhet Verksamhetschef enl. HSL är delaktig i rekryteringen vid nyanställning av skolpsykologer. Nyanställd skolpsykolog skall delta vid introduktion som ges av verksamhetschef enl. HSL och utsedd skolpsykolog för mentorskap Skolpsykolog bör delta i den yrkesspecifika fortbildning som erbjuds samt kan delta i professionella nätverk för skolpsykologer. Skolpsykolog ska närvara vid arbetsplatsträffar och kategorimöte. Ta del av protokoll och beslut i organisationen. Systemförvaltare/ verksamhetschef enl. HSL och systemadministratör ger kontinuerlig utbildning och uppföljning av det kommungemensamma IT-stödet för journalföring till skolpsykologerna. Journaldokumentationen i IT stödet för EPI I metodmappen finns riktlinjer för hur dokumentationen bör utföras och hur journalhanteringen ska skötas enligt (SOSFS 2008:14). Skolpsykologer har dokumentationsskyldighet för de insatser som lyder under Hälso- och sjukvårdslagen. Dokumentation i patientjournalen ligger till grund för uppföljning och utvärdering av verksamheten och beskriver kvalitet och patientsäkerhet för den enskilda eleven. Rutiner för skolpsykologer för säker dokumentation av patientsäkerhet och kvalitetsuppföljning. För hantering av det kommungemensamma IT-stödet för journalföring, finns särskild kvalitetssäkerhetsplan.
Det kommungemensamma IT- stödet (ProReNata) för EPI och övrig elevhälsa samt rektor är kvalitetssäkrat enligt Alingsås kommuns säkerhetspolicy och uppfyller krav på spårbarhet enligt Patientdatalagen. Se Kvalitetssäkerhetsplan för ProReNata. Behörighetstilldelning är beskrivet enligt Behov- och riskanalys för alla användare i ProReNata. Loggrutin för användare i ProReNata utförs enligt kvalitetskrav. Obehörig inloggning analyseras och rapporteras till ansvarig chef. Kompetensutveckling Yrkesspecifik fortbildning och handledning är viktigt för att upprätthålla kompetensen inom EPI. Enligt SOSFS 1997:8 ska verksamhetschef se till att personalens kompetens upprätthålls genom adekvata vidareutbildningsinsatser. Arbetsplatsträffar samt kategorimöten för skolpsykologerna hålls kontinuerligt för att utbyta information, planera och ta del av aktuell forskning. Vid behov bjuds andra yrkeskategorier in till mötena. Genom nätverk med kranskommunerna har verksamhetschef enl. HSL möjlighet att ta del av aktuella frågor och tillsammans med nätverket se över vilken kompetensutveckling som är aktuell för EPI. Årsplanering enligt rutin av verksamheten för elevhälsans psykologiska insats Löpande Genomgång av inkomna avvikelser Jan-Feb Sammanfattning av föregående läsår. Patientsäkerhetsberättelse skrivs. Maj-Juni Deltar i skolans Nulägesanalys. Verksamhetsberättelse för elevhälsans psykologiska insats. Genomgång och uppdatering av verksamhetsplanen inför kommande läsår. Augusti-Sept Planeringsdagar för EPI, läsårsplanering och information. Okt-Nov Egenkontroll av verksamheten EPI Dec Redovisning av egenkontroll Riskanalys Rutiner för att identifiera, analysera och bedöma riskerna i verksamheten Skolpsykologer identifierar och rapporterar till verksamhetschef enl. HSL vid väsentliga förändringar i verksamheten som kan innebära risk för negativa händelser eller tillbud Verksamhetschef enl. HSL gör tillsammans med psykologgruppen en bedömning och riskanalys samt utför åtgärder Verksamhetschef enl. HSL återför bedömningen till verksamheten Skolpsykologer aktualiserar till verksamhetschef enl. HSL om metoder eller rutiner behöver ändras i metodmapp Skolpsykologer rapporterar till verksamhetschef enl. HSL när skälig anledning finns att misstänka att skolpsykolog kan utgöra fara för patientsäkerheten
Egenkontroll Egenkontroll är verksamhetschef enl HSL:s verktyg för att granska den egna verksamheten och göra kvalitetsuppföljningar. Egenkontrollen kan ske i form av uppföljningar av aktiviteter i verksamhetsplanen, kollegiala granskningar och fokusgrupper. Rutiner för regelbunden och behovsanpassad granskning av metoder och vårdprocesser Verksamhetschef enl. HSL planerar och organiserar kvalitetsgranskningar Verksamhetschef enl. HSL ansvarar för att informera, genomföra, sammanställa och följa upp resultat av kvalitetsgranskningar lokalt och för att redovisa resultaten i den sammanhållande verksamhetsberättelsen och patientsäkerhetsberättelsen Områden som granskas regelbundet är: lokaler och utrustning, journaldokumentation och remisshantering, Rutiner för regelbunden uppföljning och redovisning av resultat Personalresurser, insatser samt utvärderingar sammanställs på skol- och kommun nivå av skolpsykologer och verksamhetschef för barn- och elevhälsan. Skolpsykologerna skriver varje år en del i verksamhetsberättelsen som lämnas och sammanställs av verksamhetschef för barn- och elevhälsan. Utredning av avvikelser Rutiner för att ta emot förslag och utreda klagomål samt synpunkter. Kontaktuppgifter till verksamhetschef enl. HSL ska finnas lätt tillgängliga för elever, vårdnadshavare, personal, samhällsorgan, organisationer och andra. Rutiner för att identifiera, dokumentera och rapportera negativa händelser och tillbud samt fastställa och åtgärda orsakerna och följa upp vidtagna åtgärders effekt. Skolpsykolog ska rapportera till verksamhetschef enl. HSL om vårdskada eller risk för vårdskada föreligger för elev i samband med vård och omhändertagande. För alla skolor tas blanketten ut från metodmapp Alingsås under blanketter/ Avvikelser. Skolpsykolog ansvarar för att elev med vårdnadshavare informeras om händelsen, att de får ge sin upplevelse av händelsen samt uppmärksammas på möjligheten att själv kontakta patientnämnden. Skolsköterska eller skolläkare dokumenterar i Elevhälsans psykologiska journal. Verksamhetschef enligt HSL ansvarar för händelseanalys och utser analysteam vid behov, samt ansvarar för åtgärder och tidsplan. Berörd skolpsykolog bör ingå i analysteamet Syftet med utredningen ska vara att så långt som möjligt klarlägga händelseförlopp och vilka faktorer som har påverkat det samt ge underlag för beslut om åtgärder som ska ha till ändamål att liknande händelser inte inträffar på nytt, eller att begränsa effekterna av sådana händelser om de inte helt går att förhindra. Verksamhetschef enl. HSL sammanställer och återför resultat från händelseanalys till vårdgivaren samt redovisar årligen i patientsäkerhetsberättelsen till den politiska nämnden. Om vårdskadan är allvarlig ska vårdgivaren snarast anmäla den till IVO enligt Lex Maria Rutiner för anmälan enligt Lex Maria när avvikelseutredning visat på händelser som har eller hade kunnat medföra allvarlig vårdskada Skolpsykolog skall utan dröjsmål rapportera till verksamhetschef enl. HSL händelser som har medfört vårdskada eller hade kunnat medföra vårdskada för elev i samband med vård och omhändertagande enligt (SOSFS 2005:28). För alla skolor tas avvikelseblanketten ut från metodmapp Alingsås under blanketter/ Avvikelser.
Verksamhetschef ansvarar för anmälningar enligt Lex Maria (SOSFS 2005:28), särskild blankett finns på IVO:s hemsida. Elev och vårdnadshavare ska informeras om anmälan enligt Lex Maria. Skolpsykolog i samråd med verksamhetschef enligt HSL ger informationen samt dokumenterar i Elevhälsans psykologiska journal. Samverkan Samverkan andra vårdgivare Samverkan med Vg regionen sker i enlighet med Västbus riktlinjer och Närvårdssamverkan. Samverkan med elev/vårdnadshavare Elev och vårdnadshavaren ska alltid informeras och göras delaktig, vara med i planeringen och utredning av vården. Elevens bästa ska vara grundregeln vid planering utredning och uppföljning och elevens integritet ska respekteras. Samverkan inom organisationen Barn- och elevhälsoplan för barn-och ungdomsförvaltningen ger riktlinjer om samverkan inom organisationen och beskriver arbetet med att stödja alla barn och elever i deras lärande och utveckling. Samtycke till samverkan inom organisationen kan inhämtas från vårdnadshavare. Systematiskt förbättringsarbete Genom att systematiskt följa arbetsbeskrivningar, riktlinjer och styrdokument kan man stegvis kvalitetssäkra och följa upp verksamheten. Hur har man arbetat, vilka resultat har man uppnått och vad behöver man förbättra. En årlig sammanställning av verksamheten beskrivs i patientsäkerhetsberättelsen och i verksamhetsberättelsen. Dokumenten är den verksamhetsuppföljning som blir underlag för analys av verksamheten och grunden för hur kommande utvecklingsarbete av verksamheten ska fortlöpa. Verksamhetsberättelsen beskriver hur: Arbetet systematiskt har kvalitetsutvecklats under perioden. Vilka åtgärder som har vidtagits för att säkra verksamhetens kvalitet Vilka resultat som uppnåtts Patientsäkerhetsberättelse ska upprättas senast 1 mars varje år, den beskriver utöver vad som beskrivs i PDL: Ansvaret för verksamheten Egenkontroller som utförts och utvärderats Hur samverkan möjliggjorts för att förebygga vårdskador Hur risker för vårdskador hanteras Hur avvikelser hanteras Hur klagomål och synpunkter hanteras Det ska även framgå hur många avvikelser som rapporterats samt deras allvarlighetsgrad. Alingsås 160310 Malin Hedin Skolpsykolog verksamhetschef enl. HSL elevhälsans psykologiska insats
Bilaga1 Lagar, föreskrifter och allmänna råd De lagar, förordningar och allmänna råd som styr elevhälsans medicinska insatser (skolhälsovården) är följande. Skollagen kapitel 2 25 Hälso- och sjukvårdslagen HSL 1982:763 Patientsäkerhetslagen (2010:659) SOSFS 1997:8 Verksamhetschef inom hälso- och sjukvård SOSFS 2011:9 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete God vård, om ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet i hälso- och sjukvården. Artikel nummer 2006-101-2 SOSFS 2005:28 Anmälningsskyldighet enligt Lex Maria Risk och händelseanalys handbok om patientsäkerhetsarbete Patientdatalagen (2008:355) SOSFS 2008:14 Informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården Offentlighets och sekretesslagen (2009:400) Arkivlagen (1990:782) Personuppgiftslagen ( 1998:204), PUL Arbetsmiljölagen(1977:1160) Socialtjänstlagen (2001:453), SoL