Vägledande dokument för arbetet med Bostadsärenden Kunskapsöversikt, rutiner och riktlinjer för Individ- och familjeomsorgen
2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Bostadsproblematik... 3 Socialstyrelsens definition av bostadslöshet... 3 Målgrupper... 4 Alternativa bostadskontrakt via Ifo... 5 Boendesäkerhetsavtal... 5 Andrahandskontrakt... 5 Rekommendation/Intyg om behov av social förtur... 5 Handläggningsrutin i bostadsärende... 7 Ansökan... 7 Utredning/Behovsbedömning... 7 Beslut... 8 Efter beslut om bostad... 8 Avstående från besittningsrätt... 9 Rutin för verkställighet... 10 Insatser som kan vara aktuella i bostadsärenden... 10 Genomförandeplan... 10 Rutin ärendeöverlämning mellan grupperna... 10 Fortlöpande handläggning... 11 Obetalda hyror... 11 Uppsägning och upphört andrahandskontrakt... 11 Meddelande från inkassobolag eller bostadsbolag om att avhysning kan komma att ske... 12 Vid kända, upprepade meddelanden från inkassobolag... 12 Första meddelandet från kronofogden att avhysning är aktuell... 12 Meddelande från kronofogden med datum och tid för avhysning... 13 Avhysning... 13
3 Bostadsproblematik Människor kan i olika skeden i livet råka ut för att bli bostadslösa. Orsaken kan vara att egen ekonomi saknas, att man har skulder eller av andra orsaker inte har möjlighet att få eget kontrakt. Det kan också gälla avhysningssituationer på grund av obetalda hyror eller störande beteende. Enligt 2 kap 2 Socialtjänstlagen (SoL), har kommunen det yttersta ansvaret för människor som bor och vistas i kommunen. Kommunen har ett ansvar för att se till att det finns bostäder åt kommuninnevånarna. Detta ligger inom lagen om kommunernas bostadsförsörjningsansvar 2 000:1383 och regleras i det kommunala bostadsföretagets ägardirektiv. När det gäller personer som inte har någon bostad eller någon annanstans att bo, kan de i vissa fall få hjälp med socialt kontrakt eller boendesäkerhetsavtal via Individ- och Familjeomsorgen (IFO). Orsakerna till att dessa personer inte kan få eget kontrakt med fastighetsägaren skall vara väl utredda och prövade. För att erhålla bistånd i form av bostadsavtal via Ifo ska två kriterier vara uppfyllda; dels ska den enskilde vara helt bostadslös och dels ska personen ha speciella svårigheter att på egen hand skaffa bostad. Bostadsproblematik till följd av psykiatrisk problematik handläggs av kommunens biståndsenhet. Den som missköter sig som hyresgäst kan bli avhyst. Avhysning kan ske då hyresgästen inte betalt en eller flera hyror och en avbetalning inte upprättats eller följts. Avhysning kan även träda i kraft om hyrorna regelbundet betalas efter förfallodagen. Ytterligare en orsak är störande beteende. Mer om avhysning, möjlighet till kvarboende etc, kan läsas i 12 kap Jordabalken. Socialstyrelsens definition av bostadslöshet1 Hemlöshet och utestängning från bostadsmarknaden kan definieras som olika situationer som personer kan befinna sig i med olika grader av brist på förankring på bostadsmarknaden. Situationerna skiljer sig åt sinsemellan utifrån fysiska, juridiska och sociala villkor. Socialstyrelsen definierar fyra sådana situationer: Akut hemlöshet situation 1 En person är hänvisad till akutboende, härbärge, jourboende, skyddat boende (exempelvis kvinnojour) eller sover utomhus eller i offentliga utrymmen. Även hotell, camping, vandrarhem och husvagn ingår i denna situation. 1 Samordning för att motverka och förebygga hemlöshet och utestängning från bostadsmarknaden, Regeringskansliet 2012.
4 Institutionsvistelse och kategoriboende situation 2 En person är intagen eller inskriven på antingen kriminalvårdsanstalt eller stödboende inom socialtjänsten, landstinget eller hos en privat vårdgivare, alternativt på HVB-hem eller SiSinstitution, och ska skrivas ut inom tre månader, men personen har inte någon egen bostad ordnad inför utskrivning eller utflyttning. Hit räknas även de personer som skulle ha skrivits ut eller flyttat ut, men som är kvar på grund av att de inte har någon egen bostad ordnad. Långsiktiga boendelösningar situation 3 En person bor i en boendelösning som kommunen har ordnat (t.ex. försökslägenhet, träningslägenhet, socialt/ kommunalt kontrakt) på grund av att personen inte får tillgång till en bostad på den ordinarie bostadsmarknaden. Det handlar om boendelösningar med någon form av hyresavtal där boendet är förenat med tillsyn eller särskilda villkor eller regler. Eget ordnat kortsiktigt boende situation 4 En person bor tillfälligt och kontraktslöst hos vänner, bekanta, familj eller släktingar eller har ett tillfälligt (kortare än tre månader) inneboende- eller andrahandskontrakt hos släkt, vänner eller andra privatpersoner. Personen ska ha varit i kontakt med socialtjänst eller annan stödgivande verksamhet av detta skäl. Målgrupper För att få hjälp med bostad via Ifo ska personen inte kunna skaffa bostad på egen hand eller riskera avhysning. Alla andra lösningar ska vara uttömda. Personer det kan röra sig om är följande: Helt bostadslösa Barnfamiljer/trångboddhet Personer med skulder och betalningsanmärkningar Hushåll med för låga inkomster eller helt utan inkomster Personer med socialmedicinska skäl och personer med psykisk problematik som fått avslag på ansökan om boende via biståndsbedömare Störande beteende i tidigare boende Relationsproblematik, våld i nära relation och skilsmässa Personer med särskild social problematik. Ungdomar som av starka sociala skäl inte kan bo kvar i föräldrahemmet Då Ifo går in med någon form av hyresavtal, skall den sökande tillhöra en sådan utsatt grupp av hjälpsökande som har speciella svårigheter att skaffa bostad på egen hand. Underlag som läkarintyg etc, som styrker socialt och medicinskt motiverat behov och oförmåga att på egen hand skaffa bostad, kan vid behov komplettera ansökan. Tillfälligt boende på t ex vandrarhem, camping, via korttidsavtal med hyresvärd eller hos vänner/anhöriga, kan vara alternativa lösningar. Hänsyn till barnperspektivet skall tas.
5 Alternativa bostadskontrakt via Ifo Samtliga avtalsformer som Ifo kan teckna med den enskilde, är kopplade till förmedlingsmedel på hyra, el och hemförsäkring. Alla bostäder ska ha hemförsäkring och avbetalningsplan på eventuellt hyresskuld ska upprättas. En individuell genomförandeplan skall upprättas och följas upp kring boendet. I enlighet med samverkansavtal mellan IFO och det kommunala bostadsbolaget, Sotenäsbostäder 2, skall den sökande kunna få eget kontrakt efter ett år, om den upprättade planen följs. Det saknas samverkansavtal med privata hyresvärdar men enskilda kontrakt kan vid behov upprättas även med privata hyresvärdar Boendesäkerhetsavtal En kommunal hyresgaranti (boendesäkerhetsavtal) är ett borgensåtagande från kommunens sida som träder in som garant för en hyresgästs skyldighet att betala hyra. Syftet med en kommunal hyresgaranti är att ge stöd till hushåll som har ekonomisk förmåga att klara kostnaderna för ett eget boende, men som trots detta har svårt att etablera sig på bostadsmarknaden och få en hyresrätt med besittningsskydd. Normalt gäller ett boendesäkerhetsavtal 12 månader och kan efter prövning förlängas ytterligare maximalt 12 månader. Andrahandskontrakt Ifo kan vara förstahandshyresgäst och hyra ut bostaden i andra hand till den bostadssökande 3. Ifo står då som ansvarig för lägenheten och har ansvar för att den är i gott skick och att hyrorna betalas i tid. Rekommendation/Intyg om behov av social förtur Den bostadssökande kan själv ansöka om förtur i bostadskön. Ibland kan bostadsföretaget begära att Ifo skall bekräfta behov av social förtur till bostad för den sökande 4. Den handläggare som har störst kännedom om personen/har ett aktuellt ärende kan bekräfta behov av bostadsförtur om personen: är bosatt och folkbokförd i. Undantag från denna regel kan göras om synnerliga skäl finns. har ett bostadsbehov av starka sociala eller medicinska skäl, ett behov som man inte på egen hand eller på annat sätt kunnat lösa. Skälen till att man söker förtur ska styrkas av läkare eller någon annan som i sin yrkesverksamhet har en stödjande eller behandlande kontakt med den som söker och därför väl känner till sökandens behov av bostad. 2 Se intranätet: Samarbetsavtal Sotenäsbostäder 3 Se intranätet: Hyresavtal 2:a handskontrakt 4 Se intranätet: Rekommendation/Intyg om behov av förtur
6 prövat alla andra möjligheter att skaffa bostad, till exempel genom lägenhetsbyte, köp av bostad eller hyra av bostad i andra hand. Det ska framgå att Ifo begär svar från hyresvärden, där de uppger hur de ställer sig i frågan och vad den sökande kommer att erbjudas. Ett intyg om social förtur är inte att betrakta som myndighetsutövning, eftersom vi inte kan råda över fastighetsägarens beslut.
7 Handläggningsrutin i bostadsärende När en person ansöker om boende är det viktigt att utreda vad det är som är bakgrunden till att den enskilde saknar bostad, varför han/hon inte kan ordna en bostad på egen hand samt vilket stöd den enskilde är i behov av för att klara ett boende, exempelvis boendestöd, stöd i form av socialpedagogisk insats, stöd i form av förmedling av egna medel e dyl. Ansökan Ansökan tas emot av handläggare i den grupp som ärendet rör, som utreder och fattar beslut i frågan. Bostadsärenden handläggs vanligtvis i Vuxengruppen, men kan inledas som en ansökan om ekonomiskt bistånd i form av hyresskuld, och handläggs då inledningsvis i RF-gruppen, gärna i samarbete med Vuxengruppen. Vid ett inledande samtal skall man som handläggare ta reda på: Hur ser ekonomin? Hur ser familjeförhållandena ut? Finns det hemmavarande barn eller umgängesbarn? Kan barnen bo hos den andre vårdnadshavaren? Vilka lösningar ser personen själv på situationen? Finns tidigare eller aktuell kontakt med Ifo? Finns det något missbruk/beroende? Finns det intresse av att förändra sin situation och ta emot stöd och hjälp? Är alla andra möjligheter till eget kontrakt uttömda? Utredning/Behovsbedömning Som grund för bedömning om behov av bostadskontrakt via Ifo ska en social utredning 5 genomföras. I utredningen ska det framgå varför den enskilde inte själv kan lösa sin bostadsproblematik, vilka hinder som finns och vad personen gjort för att lösa sin situation. Av utredningen ska det bland annat framgå: Om det föreligger starka sociala skäl. Individens möjligheter till att erhålla annat boende. Hur ser bostadsutbudet ut och finns det möjlighet till annan boendeform än via Ifo? Utredningen ska innehålla en bedömning om det finns behov av tillsyn och stöd. 5 Se intranätet: Utredning bostadsärenden
8 Beslut Inför beslut om att bevilja boendeavtal, anmäls behov av förmedlingsmedel till RFgruppen. Ifo-chef har delegation att fatta beslut om andrahandskontrakt och boendesäkerhetsavtal. Bostadsärenden ska alltid vara förankrade hos arbetsledningen. Beslutet registreras i datasystemet. Huvudregeln är att alla bostadsbeslut ska vara tidsbegränsade. I beslutet ska det också finnas en reservation om att beslutet kan komma att ändras om förutsättningarna förändras. Ett gynnande beslut kan inte återkallas eller ändras till den enskildes nackdel. Vid återkallelse av ett gynnande beslut som försetts med ett förbehåll ska ett beslut fattas. Detta beslut kan överklagas och besvärshänvisning ska lämnas till den enskilde. Beslut om boendesäkerhetsavtal ska vara tidsbegränsade och följa avtalstiden med hyresgästen. Alla bostadsbeslut ska innehålla ett förbehåll om att hyresgästen ska följa genomförandeplan och villkor i hyreskontraktet. Då boendeavtal och förmedlingsmedel är beslutat, kan kontrakt skrivas med fastighetsägaren/hyresvärden. Samtidigt ska besittningsrätten sägas upp, se nedan. Andrahandskontrakt Ifo-chef tecknar två avtal med fastighetsägaren. Ett avtal förvaras i bostadspärm på Ifo och ett skickas till fastighetsägaren. Socialsekreterare skriver andrahandskontrakt och genomförandeplan med klienten. Ifo-chef undertecknar andrahandskontraktet. Ett avtal om andrahandskontrakt förvaras i bostadspärmen och ett avtal lämnas till klienten. Normalt ska avtalet tidsbegränsas i ett år. Om avtalet löper tillsvidare eller längre än 2 år, ska uppsägande av besittningsrätten alltid undertecknas. Finns hyresskuld ska avbetalningsplan upprättas. Boendesäkerhetsavtal Klienten har eget kontrakt med fastighetsägaren. Ifo har kopia på kontraktet, vilket förvaras i bostadspärmen. Ifo tecknar boendesäkerhetsavtal med fastighetsägaren och hyresgästen, varav fastighetsägaren, klienten och Ifo har var sitt. Efter beslut om bostad Innan inflytt skall bostaden vara besiktigad. Ifo ska ha kopia på besiktningen i bostadspärmen.
9 Klienten ska skriva på nyckelkvittens 6 som förvaras tillsammans med kontrakt i bostadspärm Ifo behåller en nyckel till bostaden om vi har förstahandskontraktet. Nyckeln förvaras med adresslapp i nyckelskåpet i arkivet. Klienten tecknar hemförsäkring. Kopia på aktuell försäkring förvaras i bostadspärmen. Klienten tecknar eget elavtal. Enligt överenskommelse med Sotenäsbostäder meddelar de elbolaget när ny hyresgäst flyttar in i lägenhet som Ifo ej haft kontrakt på sedan tidigare. Om hyresgästen flyttar in i lägenhet som Ifo har fortlöpande förstahandskontraktet på anmäler handläggare byte av hyresgäst till elbolagen. Klienten folkbokför sig på adressen. Handläggare i bostadsärendet kontrollerar att hemförsäkring tecknats samt att hyresgäst skrivit sig på adressen. Förmedlingsmedel upprättas. Avstående från besittningsrätt Besittningssrätt innebär att hyresgästen, vid hyresvärdens uppsägning av hyresavtalet, har rätt till förlängning av avtalet. Besittningsrätten av en lägenhet kan avtalas bort via hyresnämnden 7. En andrahandshyresgäst har ingen besittningsrätt om hyresförhållandet upphör innan det har varat längre än två år i följd (45 Hyreslagen). Hyresgästen får alltså besittningsrätt om ett andrahandsboende i samma lägenhet varar mer än två år. En överenskommelse om avstående från besittningsrätten, som träffats under de första två åren av en andrahandsupplåtelse, måste således godkännas av hyresnämnden för att bli giltig. Denna överenskommelse får rättslig betydelse först efter tvåårstidens utgång, eftersom hyresgästen enligt lag saknar besittningsrätt dessförinnan. Detta skall ske i samband med kontraktsskrivande. För att hyresnämnden ska godkänna en överenskommelse om avstående från besittningsrätt krävs normalt att den har begränsats till att gälla i högst tre år. Observera att även make eller sambo som har sin bostad i lägenheten måste godkänna en överenskommelse om avstående från besittningsrätten. I annat fall gäller inte denna överenskommelse mot den sammanboende. 6 Se intranätet: Nyckelkvittens 7 Se intranätet: Blankett för avstående från besittningsrätten
10 Rutin för verkställighet Beslutet om bistånd i form av bostad registreras i datasystemet. Beslutet verkställs genom att personen tilldelas aktuell lägenhet i datasystemet. Om aktuell lägenhet inte finns upplagd som resurs ska systemansvarig kontaktas. Dokumentation sker i insatsärendet men inga ekonomiska transaktioner får göras i insatsen "Bostad". I personens bostadsakt förvaras utredningar, aktanteckningarna samt eventuella bilagor. I arkivet finns pärmar för första- och andrahandskontrakt respektive boendesäkerhetsavtal. I pärmarna förvaras även nyckelkvittenser, kopior på försäkring mm 8. Assistenten ansvarar för pärmarna. En genomförandeplan ska upprättas med klienten. Om socialpedagog utför uppdrag i ärendet, redovisar denne regelbundet till handläggaren. Både socialpedagog och handläggare dokumenterar respektive ansvarsområde i journalsystemet. Insatser som kan vara aktuella i bostadsärenden Boendestöd i någon form, eventuellt via ansökan hos biståndsbedömare. Stöd för att klara eget boende. Stöd att sköta ekonomin och att betala hyra utförs av handläggare i förmedlingsärendet. Förmedlingsmedel för betalning av hyra, el och hemförsäkring är obligatorisk vid bistånd i form av boendeavtal. Genomförandeplan Av genomförandeplanen 9 skall det framgå: Att och när hembesök kommer att ske. Vilka insatser som är aktuella. Mål och delmål med insatserna. Vem som gör vad och när respektive mål skall uppnås/revideras. Uppföljning och utvärdering Planen skall godkännas och undertecknas av hyresgäst, handläggare och ev utförare. Vid förändringar skrivs ny genomförandeplan. Rutin ärendeöverlämning mellan grupperna Ärendeöverlämning sker lämpligtvis efter att förnyat avtal är skrivet. Överlämnande handläggare informerar klient och ny handläggare. Gemensamt möte med klient, ny och överlämnande handläggare. Avslutande handläggare byter ansvarig handläggare i datasystemet samt har ansvar för att kontrakt och genomförande plan är påskrivna. 8 Se intranätet: checklistor för bostadspärmarna 9 Se intranätet: Mall för genomförandeplan
11 Fortlöpande handläggning Ärendet stäms av regelbundet, minst var sjätte månad. Handläggare i bostadsärendet är ansvarig för att följa upp eventuell betalnings- och störningsproblematik med klient. Handläggare ska också kontrollera att gällande hemförsäkring finns. Obetalda hyror Enligt samarbetsavtal med Sotenäsbostäder meddelar de Ifo och om hyran inte blivit betald runt den 10 innevarande hyresmånad. De skickar inte hyreskravet till intrum och debiterar ej heller Ifo dröjsmålsräntor för försenade hyror. Andra fastighetsägare kan agera på andra sätt. Handläggare i bostadsärendet kontaktar då klient och förhör sig om problemet. I och med att Ifo skriver avtal med fastighetsägare så är vi också ansvariga för att hyror och renoveringskostnader blir betalda. Därför måste Ifo betala eventuella hyresskulder och renoveringskostnader och vi i vår tur fakturerar skulden till hyresgästen. Handläggare i bostadsärendet meddelar assisten om att Ifo ska betala hyran. Assistent bokför hyreskostnaden på konto 75 110 (andrahandskontrakt). Assistent tar fram ett fakturaunderlag till ekonomikontoret som ska skickas till klient. Ekonomikontoret framställer en faktura. Denna skickas till klienten samt en kopia skickas till Ifos assistent via mail. Assistent mailar över fakturan till handläggare i förmedlingsärendet för betalning. Om inte klienten betalar skulden finns möjlighet att skicka den vidare till inkassobyrå eller Kronofogden. Beslut om detta fattas av Ifo-chef. Uppsägning och upphört andrahandskontrakt Insatsen avslutas då kontraktet upphör (korttidskontrakt). De original som förvarats i pärm i arkivet läggs i personens bostadsakt under avslutade ärenden tillsammans med de övriga handlingarna som hör till insatsen. Vid uppsägning skickar handläggare uppsägningen till bostadsbolaget och ger sedan kontraktet till assistent som uppdaterar bostadspärm. Ärendet avslutas i datasystemet.
12 Rutin vid avhysning Ifo får normalt information om att avhysning kan bli aktuellt långt innan själva avhysningen och har då möjlighet att vidta åtgärder för att förhindra avhysning. När fastighetsägaren överlämnar ärendet till kronofogden tillkommer det ytterligare kostnader. Meddelande från inkassobolag eller bostadsbolag om att avhysning kan komma att ske Assistent på Ifo kontrollerar med befolkningsregistret om barn finns i hushållet och antecknar detta på meddelandet. Assistent sätter in originalet i pärm för obetalda hyror som kontrolleras av RF-gruppen en gång per vecka. Är det störande beteende som är orsak, eller om det finns känt missbruk, läggs en kopia i vuxengruppens fack. Finns det barn i hushållet läggs även en kopia i familjegruppens fack. Assistent skriver brev till hyresgästen med information om att de kan vända sig till Ifo för att ansöka om ekonomiskt bistånd och få sin sak prövad, om det är hyresskuld som är orsak till ev avhysning. Är det störande beteende som är orsak till ev avhysning skickar Vuxengruppen brev med tid till hyresgästen. Om hyresgästen inte kontaktar Ifo och situationen löser sig på annat sätt, vidtas inga åtgärder. Vid kända, upprepade meddelanden från inkassobolag Vid upprepade meddelande om obetalda hyror skall handläggare i RF-gruppen kontakta hyresgästen och informera om vikten av att orsakerna till hoten om avhysning åtgärdas. Hyresgästen skall erbjudas en tid på Ifo för genomgång av situationen. Om det samtidigt med ekonomiska orsaker även finns känd beroendeproblematik och/eller kända svårigheter i familjer med barn, erbjuds en besökstid med handläggare från berörd grupp inom Ifo. Första meddelandet från kronofogden att avhysning är aktuell Assistent gör en aktualisering i datasystemet med personuppgifter, adress, familjemedlemmar samt datum då meddelandet inkom. Assisten kopierar meddelandet och aktualiseringen och lämnar dessa i RFgruppens postfack. Kopior lämnas också till familje- respektive vuxengruppen, om barn finns i familjen eller om känt missbruk föreligger. Ärendet fördelas i aktuell grupp. Dokumentation sker i öppnad aktualisering. Kronofogden meddelas aktuell handläggare. Handläggare kallar berörd hyresgäst till möte. Vid behov samordnas mötet med fler handläggare från andra grupper inom Ifo Finns barn i familjen, kontaktar handläggare från familjegruppen hyresgästen och bokar in ett besök med bägge vårdnadshavarna för ett samtal om situationen. I de fall där vårdnadshavarna är separerade kan det vara aktuellt att hänvisa barnet till boende hos den andre föräldern.
13 Är anledningen till avhysningen störande beteende, kontaktar handläggare i vuxengruppen hyresgästen för samtal kring situationen. Vid behov sker gemensamt hembesök med handläggare från aktuella grupper. Meddelande från kronofogden med datum och tid för avhysning Vid besked om förestående avhysning kontaktas alltid berörd person, med erbjudande om stöd, enligt rutin ovan. Om det finns barn i familj som blir avhys skall alltid en handläggare från familjegruppen medverka vid avhysningen. Avhysning Om hyresgäst efter uppsägning, inte flyttar frivilligt kan avhysning endast ske genom att verkställighet söks hos Kronofogden. Det är alltså ingen annan än Kronofogden som lagligt sett har rätt att vräka någon och byta lås på bostaden.