AVTAL Sida 1/5 Datum 2016-03-23 Samarbetsavtal gällande kansli för Vätternvårdsförbundet 1 Avtalsparter Länsstyrelsen i Jönköpings län 551 86 JÖNKÖPING Org. nr 202100-2288 och Vätternvårdsförbundet 551 86 Jönköping Org. nr 826000-9116 2 Kontaktpersoner Länsstyrelsen i Jönköpings län Vätternvårdsförbundet Karin Stridh Ekonomichef Per Hallerstig Förbundssekreterare 010-2236427 010-223 6202 karin.stridh@lansstyrelsen.se per.hallerstig@lansstyrelsen.se 3 Förutsättningar Föreningen Vätternvårdsförbundet bildades 1957 som dåvarande Kommiten för Vättern Vattenvård på initiativ av Länsstyrelserna runt Vättern. 1988 genomfördes en omorganisation till dagens Vätternvårdsförbundet. Syftet då, liksom idag, var att genom samverkan mellan myndigheter, kommuner, företag och näringsliv bedriva vetenskaplig, kvalitetssäkrad och kostnadseffektiv uppföljning av miljötillståndet i Vättern. Sedan starten 1957 har såväl förbundets medlemmar som parterna ansett det ändamålsenligt att förbundets kansli varit förlagt till Länsstyrelsen i Jönköping. Länsstyrelsen i Jönköping är även samordningsansvarigt län för Vätterns avrinningsområde enligt Förordningen om förvaltningen av vattenmiljön (2004:660). Som samordningsansvarigt län är det naturligt att Vätternvårdsförbundets kansli är förlagt till Länsstyrelsen i Jönköping som en självständig enhet varvid kompetenser kan samnyttjas. Föreliggande avtal reglerar förutsättningar mellan parterna. 4 Giltighetstid Avtalet gäller från och med 2016-01-01 tills vidare om inget annat överenskommits mellan parterna. Omförhandling kan ske tidigaste 2018-12-31. Länsstyrelsen ska få ersättning från Vätternvårdsförbundet för de kostnader man haft inom ramen för samarbetsavtalet.
Uppsägning av avtalet kan ske på initiativ av endera parten och ska göras skriftligt senast 12 månader före om inte båda parter är överens om annat. 5 Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg till detta avtal ska för att vara giltiga vara skriftliga och undertecknade av behöriga företrädare för bägge parter. 6 Överenskommelsens omfattning Avtalet reglerar samarbetet mellan Länsstyrelsen i Jönköpings län (nedan kallad Länsstyrelsen) och Vätternvårdsförbundet (nedan kallat Förbundet). Arbetsuppgifterna innefattar drift av Förbundets kansli men kan även innefatta andra uppdrag med särskild finansiering om båda parter är överens om detta. 6.1 Parternas åtaganden Länsstyrelsens åtaganden: Länsstyrelsen ska inom de ekonomiska ramarna som ges och mot ekonomisk ersättning utföra de arbetsuppgifter som preciseras i Förbundets arbetsordning gällande kansliet (bilaga 1). Länsstyrelsen kan även utföra andra uppgifter som Förbundet beställer, exempelvis sådana som uppkommer inom andra uppdrag med särskild finansiering, i de fall båda parter är överens om detta. Länsstyrelsen är arbetsgivare för kansliets personal. Upplupen tid och övriga kostnader t ex resor inom Förbundet följs genom de redovisningssystem som Länsstyrelsen tillhandahåller. Länsstyrelsen tillhandahåller lokaler för kontor, dator-och kontorsmaterial, telefoni, lokalvård och arbetsmiljörättsliga biytor (lunch/rast). Även utrymme för Förbundets arkiv ingår. Vid telefonsamtal finns telefonpassning via Länsstyrelsens växel om inte närmast berörd personal kan nås för tillfället. Post sker genom Länsstyrelsens ordinarie posthantering. Länsstyrelsen utför inte uppgifter som står i konflikt med Länsstyrelsens myndighetsutövning eller som utsätter personal för jävsituationer. Länsstyrelsens personal ansvarar för att avgöra om jävsituation enligt ovan uppkommer. Vätternvårdsförbundets åtaganden: Förbundet ska finansiera, attestera och betala ut ersättning till Länsstyrelsen för de kostnader som uppkommer inom ramen för föreliggande samarbetsavtal. Kostnader för Förbundets kansli redovisas i Länsstyrelsens redovisningssystem. Förbundets styrelse har ansvar för verksamheten på Förbundets kansli. Styrelsen ansvarar bland annat för att det finns en aktuell arbetsordning som beskriver kansliets uppgifter och att budget följs. Förändringar av samarbetets omfattning, exempelvis vilka arbetsuppgifter som innefattas, ska godkännas av båda parter.
Följande är exempel på aktiviteter som inte ingår i överenskommelsen: Tryckning/kopiering av rapporter i Förbundets publikationsserie Inköp av dator/presentationsmaterial/mobiltelefoni utöver det som bestämts för Länsstyrelsepersonal/kontor Lay-out-hjälp och tryckning av t ex affischer, roll-up Hemsida för Förbundet (erbjuds mot kostnad på Länsstyrelsernas externa projektweb) Möteskostnader i samband med möten (möteslokaler på Länsstyrelsen ingår dock i överenskommelsen). Porto för utskick i Förbundets regi. 6.2 Personal Kansliets befattningar är preciserade i arbetsordningen för Förbundet varav Länsstyrelsen möjliggör följande: Förbundssekreterare: Har övergripande ansvar för kansliets verksamhet och dess personal. Tjänsten ingår i Länsstyrelsens del ordinarie arbete med Vättern. En eller flera sakkunniga (t ex Vattenfrågor, Fiske): Är Förbundets ansikten utåt och genomför den löpande verksamheten. Bekostas av Förbundet. Sekreterare: Ombesörjer utskick, kopiering, arkivering, uppdatering av hemsida samt protokollföring i Förbundet. Bekostas av Förbundet. Därutöver behöver Förbundets kansli kunna tillhandahållas kompetens inom juridik, kommunikation och information som kan ge råd till personalen som utför uppdragen åt Förbundet. Länsstyrelsen ansvarar för att tillgängliggöra personal med erforderlig kompetens. Det innebär att Länsstyrelsen ger förslag på ny personal rörande förbundssekreterare, sakkunniga eller sekreterare om situationen uppstår. Ändringar av bemanning inom Förbundets kansli ska godkännas av Förbundets styrelse. Kompetensen finns framförallt på Länsstyrelsens verksamhet inom naturoch vattenvård, men även personal på andra avdelningar och enheter kommer att involveras i arbetet. Exempel är ekonomer på Administrativa enheten och informatörer på Informationsenheten. 6.3 Rapporteringskrav, uppföljning Länsstyrelsen tillhandahåller tidsredovisningssystem inkl. tidskoder, uppföljning av desamma samt debiterar Förbundet tertialvis för uppkomna kostnader inom ramen för samarbetet. 7 Administrativa villkor 7.1 Ersättningens storlek Länsstyrelsen åtar sig att följa den av Förbundet beslutade budgeten (bestäms på förbundsstämma). Länsstyrelsens timkostnad innefattar utöver utbetald lön även sociala avgifter och semesterersättning, 10 % för overheadkostnad samt max 15 % i EDT (ej debiterbar tid - kompetensutveckling,
friskvård etc). Moms tas inte ut. Länsstyrelsen debiterar kostnader för upparbetade timmar samt bilresor enligt faktisk kostnad och övriga specifika omkostnader. 7.2 Betalningsvillkor Rekvirering efter genomförd uppföljning av uppkomna kostnader görs tertialvis. Rekvisition betalas senast 30 dagar efter ankomstdatum till kansliet. Fakturerings-, administrationsavgift eller motsvarande avgift får inte debiteras. Påminnelseavgift och eventuella inkassokostnader samt i övrigt lagstadgade avgifter får dock debiteras. Dröjsmålsränta utgår enligt räntelag. Rekvisitionerna ska vara specificerade och innehålla följande: Datum för utfärdande Datum för sista inbetalningsdag Leverantörens namn, organisationsnummer, momsregistreringsnummer, adress, telefonnummer, plus- eller bankgiro samt referens Rekvisitionsmottagarens referens Belopp Specifikation över utfört arbete och övriga kostnadsposter. Ev dröjsmålsränta 8 Ansvar 8.1 Äganderätt och nyttjanderätt Förbundet erhåller genom detta avtal äganderätten till allt material och immateriella rättigheter som tas fram åt Förbundet vid uppdragets utförande. Länsstyrelsen garanterar att materialet fritt kan användas av Förbundet och att det inte belastas av eller gör intrång i tillkommande rätt. Länsstyrelsen har rätt att fritt nyttja materialet och rättigheter i sin fortsatta verksamhet och att därvid göra erforderliga anpassningar och förändring. 8.2 Hävning Part har rätt att omedelbart häva avtalet om motparten gör sig skyldig till ett väsentligt avtalsbrott. Exempel på väsentligt avtalsbrott är om Länsstyrelsen utför beställda tjänster åt Förbundet och inte får ersättning, eller om Länsstyrelsen debiterar Förbundet för kostnader som inte uppkommit. 8.3 Tvist Tvist angående tillämpning eller tolkning av detta avtal mellan parterna löses i första hand i samförstånd eller genom förhandling mellan parterna. I andra hand ska tvisten prövas och slutligt avgöras av svensk allmän domstol. Att tvist med anledning av samarbetsavtalet hänskjutits till rättsligt avgörande befriar inte parterna från skyldigheter enligt detta samarbetsavtal. Part är således förpliktigad att fullgöra skyldigheter enligt avtalet till dess att frågan slutligen prövats och vunnit laga kraft.
8.4 Skadestånd Part har endast rätt till skadestånd för skada uppkommen genom den andra partens avtalsbrott om skadan är väsentlig och har vållats genom uppsåt eller grov oaktsamhet. 8.5 Force majeure, ansvarsbegränsning Yttre händelser utanför parternas kontroll (t ex myndighetsåtgärder, krig, mobilisering, förstärkt försvarsberedskap, arbetsmarknadskonflikt, naturkatastrof) och som inte endast är av tillfällig natur och som förhindrar uppdragets genomförande berättigar vardera parten att helt inställa uppdraget utan rätt till skadestånd för den andra parten. Så snart den yttre händelsen upphört ska förpliktelsen fullgöras på avtalat sätt. Om fullgörande av parts skyldigheter förhindras på grund av omständighet utanför partens kontroll som parten skäligen inte kunnat förutse vid avtalets tecknande och vars följder parten inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit, ska detta utgöra befrielsegrund som medför framflyttning av tidpunkt för prestation och befrielse från påföljder. 9 Underskrifter Detta avtal har upprättats i två exemplar av vilka parterna tagit var sitt. Annelie Wirtén, Tf Landshövding Länsstyrelsen i Jönköping Kristina Zetterström, Ordförande Vätternvårdsförbundet Länsråd, Östergötlands län Bilaga 1. Arbetsordning Vätternvårdsförbundet