Protokoll: Styrelsemöte HGK Klubbstyrelse Möte nr: 1/2015 Plats: Lindö golfanläggning Mötestid: 8 dec 2013 klockan 20.30-21.30 Deltagare: Hans Gustavsson (HG), Per Liedstrand (PL), Louise Lindell (LL), Berndt Lundberg (BL), Åke Pilhanen (ÅP), Jan Rosing (JR), Patrik Stålemark (PS), Stefan Thorberg (ST). Adjungerade: Wolfgang Erbe (WE), Adolf Franzén (AF), 1 Mötets öppnande Stefan öppnade mötet och hälsade alla välkomna till detta första möte. Beslut: Att välja Stefan Thorberg som ordförande för mötet och att alltid vara detta på styrelsens möten 2015 om inget annat anges. 2 Godkännande av dagordning Beslut: Att godkänna dagordningen. Påskrifter av justerat årsmötesprotokoll bordläggs till möte 2 i januari. 3 Val av sekreterare Beslut: Att välja Patrik Stålemark som sekreterare och att alltid vara detta på styrelsens möten 2015 om inget annat anges. 4 Val av justerare Beslut: Att välja Stefan Thorberg som ständig justerare av styrelsens möten 2015 om inget annat anges. 5 Firmateckning Då inga förändringar gjordes i styrelsens sammansättning gäller nuvarande firmateckningsrätt. 6 Styrelsens arbetsformer a. Styrelseschema Beslut: Att ST tar fram förslag på styrelseschema 2015 till möte 2/2015. b. Rapporter Beslut: Att underlag från samtliga ledamöter och från respektive verksamhetsområde samt viktiga projekt och aktiviteter skickas ut från ansvarig via mail en vecka innan möte om inget annat anges. c. Agenda och kallelse Beslut: Att agenda och kallelse skickas ut minst fem dagar innan styrelsemöte. Feedback och rapporter blir till underlag för mötet. 1
d. Protokoll Beslut: Att protokoll fört vid möte justeras av ordförande och mailas i god tid innan kallelse för nästa möte. Justerat original tas med av sekreterare till påföljande för påskrift och arkivering. e. Samordning och Kommunikation Beslut: Att samordning och kommunikation sker i första hand via e-post för snabba ärenden. Om viktiga ärenden måste behandlas utanför ordinarie styrelsemöte, beslutas detta via virtuellt möte (telefon eller skype) eller att berörd kallar till extra styrelsemöte. OBS! Samtliga i styrelsen ansvarar för att kontinuerligt uppdatera med information på klubbens webb och Facebooksida. Ordförande och webbansvarig har särskilt ansvar för startsidan och viktiga budskap som ska publiceras. Dessa ska ha skickats till styrelsen på remiss/ för kännedom innan publicering om möjligt. 7 Styrelsens roll och fördelning Styrelsen för Huvudstadens GK 2015 består av följande personer enligt årsmötesbeslut 2014-12-08. Beslut: Att konstituera styrelsen enligt följande sammansättning; Styrelse- och klubbordförande Ekonomi- och klubbsamordnare Sekreterare Webb & information HGK Medlem HGK Idrott HGK Elit Herr HGK Junior HGK Tävling & Utbildning HGK Arena Stefan Thorberg Berndt Lundberg Patrik Stålemark Per Liedstrand Louise Lindell Tf (vakant) Stefan Thorberg Jan Rosing Åke Pilhanen Hans Gustafsson Tf (vakant) Berndt Lundberg Adjungerade resurspersoner under 2015 HGK Elit Dam My Rydin HGK Ungdom Johan Molander Regler och HCP Börje Carlsson Kontaktperson Lövsättra Wolfgang Erbe Kontaktperson Lindö Adolf Franzén Beslut: Att Louise undersöker möjligheterna att också ha en lokal kontaktperson för Riksten. a. Unipeg möten Beslut: Att bordlägga frågan till möte 2/2015. 2
b. SGF, SGDF och övriga Beslut: Att ST är ytterst ansvarig för att representera klubben på SGF och SGDF möten enligt stadgarna. HGK bör också vara representerade av flera personer såsom annan ledamot och klubbsamordnare då detta är möjligt. På SGF och SGDF möten med särskild inriktning såsom tävling, idrott eller junior representeras klubben av den som ansvarar för denna verksamhet, eller som utses av styrelsen. c. HGK Idrott Beslut: Att använda samma modell för samordning och ansvar som 2014. Det framgår också i Verksamhetsplan vilka resurspersoner som leder klubbens arbete med utveckling av HGK Idrott. Viktiga tävlingar eller aktiviteter som berör hela klubben inom verksamhetsområdet och som har en budget, ska vara godkännas av styrelsen innan genomförande. d. HGK Elit Herr Beslut: Att uppdra till JR att fungera som ansvarig för detta verksamhetsområde och rapportera till ST och styrelsen kring vår fortsatta elitsatsning. Viktiga tävlingar eller aktiviteter som berör hela klubben inom verksamhetsområdet och som har en budget ska vara godkännas av styrelsen innan genomförande. e. HGK Junior Beslut: Att uppdra till ÅP att leda arbetet i den centrala juniorkommittén i dialog med ansvariga för respektive anläggning. Kommittén leder klubbens arbete med utveckling av junior- och ungdomsverksamhet enligt verksamhetsplanen och programförklaringen samt i samarbete med Pro. Viktiga tävlingar eller aktiviteter som berör hela klubben inom verksamhetsområdet och som har en budget ska vara godkänd av styrelsen innan genomförande. f. HGK Tävling Beslut: Att uppdra till HG att fungera som central samordnare för detta verksamhetsområde och ordförande för den centrala tävlingskommittén. Kommittén leder klubbens arbete med utveckling av tävling och utbildning enligt verksamhetsplanen. Viktiga tävlingar eller aktiviteter som berör hela klubben inom verksamhetsområdet och som har en budget ska vara godkänd av styrelsen innan genomförande. g. HGK Arena Beslut: Att uppdra till BL att fungera som central samordnare för detta verksamhetsområde. BL adjungerar lämpliga resurspersoner i detta arbete i dialog med klubbordförande. I övrigt enligt verksamhetsplanen och programförklaringen. h. Information och webb Beslut: Att uppdra till PL att fungera som central samordnare för detta verksamhetsområde. Viktiga aktiviteter eller framtagning av 3
broschyrmaterial, promotion och annat som berör hela klubben inom verksamhetsområdet och som har en budget ska vara godkänd av styrelsen innan genomförande. i. HGK Medlem Beslut: Att utse LL att fungera som central samordnare för detta verksamhetsområde och ordförande för den centrala medlemskommittén. Kommittén leder klubbens arbete med utveckling av HGK Medlem enligt verksamhetsplanen. Viktiga tävlingar eller aktiviteter som berör hela klubben inom verksamhetsområdet och som har en budget ska vara godkänd av styrelsen innan genomförande. 9 Årsmöte samt budget och ekonomi Beslut: Att BL ansvarar för en genomgång av budget vid styrelsemöte 2/2015. Då tas också beslut med hänsyn till planerade aktiviteter och öronmärkta pengar 2015 (respektive flik). De två första aktiviteterna är Uppstartsmötet och klubbens Kick-off. Planerade vinter- och vårträningar ska också budgeteras och godkännas. Beslut: Att uppdra till PL och PS att omgående uppdatera webb med protokoll, vald styrelse, beslutad årsavgift och övriga antagna dokument förutom budget. 10 Subvention för styrelse, kommittéer och andra nyckelpersoner Liksom föregående år sammanställer ST en fil med uppgifter för vilka personer som ska få subvention/ersättning som sedan skickas till Unipeg enligt ny ersättningspolicy. Beslut: Att uppdra till ST att ta fram ett underlag för beslut inför styrelsemöte 2/2015. 11 SGF Introduktionskort och SGF Distriktskort. Information: Liksom föregående år beslutas/lottas vem som jämte klubbordförande tilldelas SGF: s Introduktionskort 2015 samt motsvarande turordning för SGDF kort för spel inom STHLM distriktet. Beslut: Att bordlägga tilldelning/ lottning av Introduktionskort 2015 och turordning för SGDF kort till styrelsemöte 2/2015. 12 Övriga frågor Inga övriga frågor anmälda 4
13 Nästa möte Styrelsemöte 2/2015 äger rum den 20 januari klockan 18.00 21.00 på Riviera/Unipeg på Sveavägen. ST återkommer med mer info och agenda. Vid protokollet Justeras Patrik Stålemark Klubbsekreterare Stefan Thorberg Klubbordförande 5