Erfarenhetsrapport Telö 15. Omfattande förberedande utbildningar, korrespondensövning och erfarenhetsseminarium

, ERFARENHETS- Dokumentnummer 1 (42) Utfärdare Tjänsteställe Towe Lindqwister 95220 Godkänd Erfarenhetsrapport Telö 15 Omfattande förberedande utbildningar, korrespondensövning och erfarenhetsseminarium Kunden äger oinskränkt äganderätten och fri nyttjanderätt, inklusive samtliga immateriella rättigheter såsom upphovsrätt till arbetsresultatet. Rätten till metoder, modeller, hjälpmedel och lösningar som utvecklats av Combitech AB utan koppling till uppdraget kvarstår hos Combitech AB. CAB Allmän.dot 2013-08, utg 8

Dokumentnummer 2 (42) Sammanfattning Post- och telestyrelsen (PTS) är enligt krisberedskapsförordningen utpekad med särskilt ansvar för att planera och vida förberedelser för att skapa förmåga att hantera kriser samt för att förebygga sårbarheter i syfte att motstå hot och risker. Telö 15 ingår som en del i detta arbete med syfte att vara ett lärande projekt avseende samverkan inom sektorn men också med andra sektorer och myndigheter under en extraordinär händelse. Genomförandet har utgjorts av en serie aktiviteter som huvudsakligen bestått i utbildningar, en korrespondensövning och erfarenhetsåterkoppling. Ursprungligen var det också tänkt att sektorns deltagande i SAMÖ 2016 skulle omfattats av projektet men beslut togs i slutet av 2015 om att ställa in övningen. Nedan sammanfattas övningsmålen och några av de erfarenheter som gjorts. Mål 1: Sektorn har god förmåga att kommunicera och utbyta lägesinformation med elsektorn för att underlätta inriktning och samordning av åtgärder Operatörerna bör i sina avtal med elnätsägarna säkerställa kontaktvägar och rutiner för att vid behov kunna få tillgång till bra/relevanta prognoser för återställning av elnäten. Det är viktigt att teleoperatörerna är förberedda att kunna delge elnätsägare sin prioritering av anläggningar utifrån en elabonnentnummerförteckning. Mål 2: Ökad förmåga att använda tillgängliga verktyg för samverkan och ledning Förberedande utbildningar tillsammans med praktisk användning under korrespondensövningen var en lyckad kombination som gav en god förståelse över hur verktygen är tänkta att användas. NTSG-portalen fungerade i huvudsak bra men systemets användbarhet behöver ses över samt att funktionen lägesinformation behöver utvecklas och förenklas. Under övningen förekom vissa problem kopplat till Adobe Connect. Bland annat rörde detta ljudkvaliteten, behörigheter och konfigurationsproblem. Vidare har det pekats på vikten av god mötesdisciplin för att virtuella möten ska fungera bra. Korrespondensövningen visade att sektorn har en god förmåga att använda Rakel. Ett antal förbättringsområden har dock identifierats såsom behovet av rutiner för tilldelning av enheter ur PTS pool som behöver formaliseras samt att formerna för lån av Rakelmobiler mellan myndigheter behöver utredas vidare. Mål 3 Sektorn har förmåga att, via PTS, utbyta relevant lägesrapportering med MSB, Regeringskansliet och länsstyrelser Sektorn bedöms ha en god förmåga till lägesrapportering.

Dokumentnummer 3 (42) För PTS TiB tar det tid att omarbeta lägesrapporteringen från NTSG till att följa Näringsdepartementets rapportstruktur. Det efterlyses att rapportstrukturerna närmar sig varandra ytterligare i syfte att förenkla och snabba upp sammanställningen. Det bedöms som svårt att skilja ny från gammal information i lägesrapporteringen i NTSG-portalen. NTSG-portalen gav ett bra stöd i lägesrapporteringen. Även Rakel bedöms fungera bra och vara en stor trygghet vid större och omfattande elavbrott. Talad lägesrapportering ställer dock andra krav på både uppgiftslämnare och mottagare. Mål 4: Sektorns aktörer har en god förmåga till kommunikationssamverkan enligt överenskomna rutiner Övningen tydliggjorde att kommunikation är av stor vikt vid kris. Det är viktigt att fortsatt utveckla kriskommunikationsnätverket inom sektorn. Hanteringen av VMA och möjligheten kring 113 13 behöver tydliggöras för sektorns aktörer och ingå som moment i framtida övningar. Mål 5: Telö 15 möjliggör ett brett deltagande från sektorn elektronisk kommunikation i MSB:s samverkansövning SAMÖ 2016 Hanteringen av flyktingsituationen under hösten 2015 har lett till att många av de organisationer som planerade att delta i SAMÖ 2016 under en längre tid har varit utsatta för en hård arbetspress. Utifrån bedömningen att detta sannolikt kommer att pågå under betydande tid framöver beslutade MSB och Länsstyrelsen i Västra Götaland att ställa in SAMÖ 2016.

Dokumentnummer 4 (42) Läsanvisning Rapporten är disponerad på följande sätt: Sammanfattning Rapporten inleds med en sammanfattning som lyfter fram de övergripande slutsatserna som dragits inom projekt Telö 15 till och med erfarenhetsseminariet som genomfördes 11-12 november 2015. Kapitel 1 Beskriver mål och syfte med, liksom genomförandet av, Telö 15. Kapitlet redovisar också kort information om de förberedande utbildningar som genomförts, övningsformatet Korrespondensövning och erfarenhetsseminariet för Telö 15. Kapitel 2 Beskriver kortfattat utvärderingsprocessen fram t o m erfarenhetsseminariet för Telö 15 som genomfördes 11-12 november 2015. Kapitel 3-6 Presenterar resultatet för respektive övningsmål. För varje övningsmål beskrivs målets innebörd, mål och delmål presenteras och slutligen redovisas en sammanfattning av de lärdomar och erfarenheter som dragits så här långt. För verktygen (NTSG-portalen, Adobe Connect och Rakel) sammanfattas också i korthet resultatet från de förberedande utbildningar som genomförts. Kapitel 7 I det här avsnittet presenteras lärdomar och förslag på åtgärder som inte direkt kan kopplas till övningsmålen. Vidare presenteras förslag som lyfts kopplat till framtida arbete med Utbildnings- och övningsstrategi för sektorn elektronisk kommunikation. 1 Kapitel 8 Presenterar slutsatser kopplat till det arbete som gjorts under planeringsfasen och genomförandet av korrespondensövningen. Kapitlet redovisar både övningsdeltagarnas och projektledningens tankar om övningsformatet korrespondensövning. Bilaga 1: Innehåller en ordlista Bilaga 2: Presenterar förslag på revidering/komplettering av formuleringarna i övningsmål 1. 1 PTS-ER 2013:4, Utbildnings- och övningsstrategi för sektorn elektronisk kommunikation 2013-2015

Dokumentnummer 5 (42) Innehåll Sammanfattning... 2 Läsanvisning... 4 1 Om Telö 15... 7 1.1 Syfte... 7 1.2 Målsättning... 7 1.3 Genomförandet... 8 1.4 Utbildningar för att öka krishanteringsförmågan och förbereda övningsdeltagarna... 9 1.5 Korrespondensövning... 9 1.6 Erfarenhetsseminarium 11-12 november 2015... 10 2 Om utvärderingen... 12 2.1 Omfattning och syfte... 12 2.2 Avgränsningar:... 12 2.3 Förutsättningar för utvärderingen... 12 2.4 Metod för utvärdering... 12 2.4.1 Före korrespondensövningen... 13 2.4.2 Under korrespondensövningen... 13 2.4.3 Efter korrespondensövningen... 13 3 Sektorns förmåga att kommunicera och utbyta lägesinformation med elsektorn... 14 3.1 Beskrivning av målets innebörd... 14 3.1.1 Rutin för el-telesamverkan... 14 3.2 Övningsmål 1 samt tillhörande delmål... 15 3.3 Erfarenheter Telö 15... 15 4 Sektorns förmåga att hantera tillgängliga verktyg... 17 4.1 Beskrivning av målets innebörd... 17 4.2 Övningsmål 2 och tillhörande delmål... 17 4.3 Erfarenheter TELÖ15... 18 4.3.1 Utbildning + övning = en bra mix!... 18 4.3.2 Korrespondensövningens erfarenheter gällande verktygen ger viktig input till fortsatt utveckling... 18 5 Sektorns förmåga att utbyta relevant lägesrapportering med externa aktörer... 24 5.1 Beskrivning av målets innebörd... 24 5.2 Övningsmål 3 samt tillhörande delmål... 25 5.3 Erfarenheter TELÖ15... 26 5.3.1 Sektorn bedöms ha en god förmåga till lägesrapportering... 26 5.3.2 Lägesrapporteringen under korrespondensövningen... 27

Dokumentnummer 6 (42) 5.3.3 Motspelets återkoppling i samband med erfarenhetsseminariet... 28 5.3.4 NTSG-portalen ett bra stöd i lägesrapporteringen... 29 5.3.5 Rakel en trygghet i lägesrapporteringen vid större elavbrott... 29 5.3.6 Återförande av information till sektorns aktörer... 30 6 Sektorns förmåga till kommunikationssamverkan... 31 6.1 Beskrivning av målets innebörd... 31 6.2 Övningsmål 4 samt tillhörande delmål... 31 6.3 Erfarenheter TELÖ 15... 32 7 Telö 15 ska möjliggöra ett brett deltagande i SAMÖ 2016... 33 7.1 Beskrivning av målets innebörd... 33 7.2 Delmål för övningsmål 5... 33 7.3 Beslut om att ställa in SAMÖ 2016... 33 8 Övriga erfarenheter från Telö 15... 34 8.1 Test av rutin för utlåning av reservfiber... 34 8.2 Fortsatt utbildnings- och övningsverksamhet... 34 9 Erfarenheter från övningens planering och genomförande... 36 9.1 Övningsformatet korrespondensövning... 36 9.2 Rollen Övad... 37 9.3 Rollen Kontaktperson... 38 9.4 Rollen Motspel... 39 Bilaga 1: Ordlista... 40 Bilaga 2: Förslag på revidering/komplettering av formuleringarna i övningsmål 1... 41

Dokumentnummer 7 (42) 1 Om Telö 15 Elektronisk kommunikation får allt större betydelse för alla verksamheter i samhället. Det starka beroendet gör att förväntningarna på att den alltid ska fungera ökar. Post- och telestyrelsen (PTS) är enligt krisberedskapsförordningen utpekad med särskilt ansvar för att planera och vidta förberedelser för att skapa förmåga att hantera kriser samt för att förebygga sårbarheter i syfte att motstå hot och risker. PTS utarbetade en utbildnings- och övningsstrategi under 2013 2 där ambitionen är att utbildningar kontinuerligt ska genomföras, på flera nivåer och med olika målgrupper, för att bygga och utveckla krisledningsförmågan inom sektorn. Strategin lyfter fram att övningar fortsatt ska genomföras löpande, såväl sektorsövergripande som tillsammans med andra sektorer. Utöver detta är ambitionen även att organisationerna inom sektorn, inklusive Nationella Telesamverkansgruppen (NTSG), ska övas enskilt, dels som förberedelse inför de sektorgemensamma övningarna och dels för att utveckla krishanteringsförmågan inom respektive organisation. Under hösten 2014 genomförde PTS tillsammans med övriga medlemmar i NTSG en förstudie 3 med syftet att utveckla ett ramverk för genomförandet av Telö 15. Målsättningen med förstudien var att specificera: De förmågor som skulle övas Hur övningen skulle genomföras Vilka deltagare som var önskvärda att engageras i övningen Planeringen och genomförandet av Telö 15 utgår från strategin och förstudien. Avsnitten nedan redovisar det syfte och mål som fastställts för projekt Telö 15. 1.1 Syfte Syftet med Telö 15 är att vara ett lärande projekt avseende samverkan inom sektorn men också med andra sektorer och myndigheter under en extraordinär händelse. 1.2 Målsättning Målen för projekt Telö 15 var följande. Bakgrunden till dessa liksom deras delmål beskrivas längre fram i dokumentet. Mål 1: Sektorn har god förmåga att kommunicera och utbyta lägesinformation med elsektorn för att underlätta inriktning och samordning av åtgärder Mål 2: Ökad förmåga att använda tillgängliga verktyg för samverkan och ledning 2 Ref: Christina Hedlund. (2013). Utbildnings- och övningsstrategi för sektorn elektronisk kommunikation 2013-2015.Stockholm PTS-ER 2013:4, Post- och telestyrelsen 3 Ref: 4C Strategies. (2014). Rapport Förstudie Telö 15. Stockholm: 4C Strategies.

Dokumentnummer 8 (42) Mål 3: Sektorn har förmåga att, via PTS, utbyta relevant lägesrapportering med MSB, Regeringskansliet och länsstyrelser Mål 4: Sektorns aktörer har en god förmåga till kommunikationssamverkan enligt överenskomna rutiner Mål 5: Telö 15 möjliggör ett brett deltagande från sektorn elektronisk kommunikation i MSB:s samverkansövning SAMÖ 2016 1.3 Genomförandet PTS beslutade tidigt att projektet skulle vara mer än en enskild övning. Projektupplägget utmynnade därför en serie av aktiviteter med en genomgående röd tråd av lärande. Inledningsvis genomfördes en förankringsprocess medmedlemmarna i NTSG. Deltagarnas ambitioner, målen och upplägget dialogiserades och arbetet med att planera en korrespondensövning med brett deltagande påbörjades. Under planeringen av korrespondensövningen genomfördes möten tillsammans med ett antal olika aktörer såväl enskilt som i grupp (referensgrupp) huvudsakligen i syfte att skapa dialog kring scenariot för korrespondensövningen men också för att informera om övningens upplägg och motspelets roll, stämma av övningsbestämmelser m.m. I referensgruppen ingick ett antal operatörer, Regeringskansliet, MSB och SOS Alarm. Under korrespondensövningen togs även kontakter med Energimyndigheten för att klara ut frågor inom deras ansvarsområde. Under perioden fram till korrespondensövningen erbjöds utbildning i de tekniska systemen och i de metoder som används vid samverkan. Efter övningen genomfördes ett erfarenhetsseminarium för att fånga upp erfarenheter från projektet så långt. Under år 2016 är planen att återföra erfarenheterna från år 2015 genom att vidta förbättringsåtgärder och vid behov ytterligare utbildningar. Den ursprungliga ambitionen för projekt Telö var att så stor del som möjligt av sektorns aktörer skulle delta i den nationella samverkansövningen SAMÖ 2016 som var planerad till november 2016. Detta är dock inte längre möjligt att uppnå då MSB har beslutat att ställa in SAMÖ 2016. För mer information hänvisas till avsnitt Fel! Hittar inte referenskälla. Beslut om att ställa in SAMÖ 2016.

Dokumentnummer 9 (42) 1.4 Utbildningar för att öka krishanteringsförmågan och förbereda övningsdeltagarna Parallellt med planeringen av korrespondensövningen anordnades ett antal utbildningar i de verktyg som anskaffats/anpassats för samverkan och ledning i sektorn elektronisk kommunikation, nämligen Rakel, NTSG-Portalen och Adobe Connect. Utbildningar erbjöds också i stabsmetodik samt att PTS erbjöd de övande att gå steg 4 i den krishanteringsutbildning som anordnas tillsammans med Svenska kraftnät och Svensk energi. Syftet med utbildningarna var att öka deltagarnas krishanteringsförmåga genom att förbereda dem inför korrespondensövningen och SAMÖ 2016 samt att långsiktigt öka organisationernas förmåga att använda verktygen Rakel, NTSG-portalen och Adobe Connect för ledning och samverkan vid kriser. Inom ramen för projektet har 23 utbildningar genomförts och totalt har cirka hundra personer deltagit i utbildningar avseende Rakel, NTSG-portal och Adobe Connect. Utbildningar i stabsmetodik genomfördes för PTS och för SiSG med totalt cirka trettio deltagare. Under våren erbjöds även utbildningar i verktygen som webbinar men dessa ställdes in på grund av få anmälningar. 1.5 Korrespondensövning Inför Telö 15 sökte PTS en övningsform med större fokus på lärandet i de praktiska momenten än prövande simuleringsövningar och teoretiska seminarieövningar. Det hade framförts vid tidigare övningar att övningsförloppet vid simuleringar ofta är så snabbt att deltagarna inte hinner sätta sig in i arbetet och lära sig de praktiska momenten. Därför valde PTS denna gång att använda övningsformatet korrespondensövning. 4 Formatet används inte så ofta och brukar användas i övningar med mera utdragna förlopp. Övningsformatets idé är att öva väldigt långsamt parallellt med vardagen under längre tid. De eftersträvade fördelarna med det är: Att genom en låg stressnivå öka möjligheten till lärande. Att erbjuda en stor frihet att välja när i tid övande vill arbeta med övningen ska ge möjlighet för flera att vara med. Att få tillgång till experter och beslutsfattare som sällan har möjlighet att medverka vid en kortare övning. Att reducera antalet resor och minska hanteringen av logistiken kring övningen. Att reducera omfattningen på förberedelserna. I denna övning övade sektorn under tre veckor enligt bilden nedan. 4 Ref: En liknande men inte samma övningsform enligt MSB:s övningsvägledning är distribuerad seminarieövning

Dokumentnummer 10 (42) De tre veckorna motsvarade tre dagars övningstid. Varje måndag skickades ett inspel ut till alla övande vilket beskrev vad som inträffat i deras verksamhet. Scenariot gick från mindre störningar beroende på en hackerattack till omfattande elavbrott i stora delar av Sverige. NTSG hade planerat in två möten (måndag eftermiddag och onsdag förmiddag) per övningsvecka. Övande operatörer ansvarade för sin egen planering och hade olika upplägg där några hade avsatt kalendertid för övningen medan andra valde ett mer dynamiskt (realistiskt) arbetssätt. En effekt av denna valfrihet var att samverkan mellan aktörer försvårades då aktörerna ibland inte hade tid för samverkan när någon efterfrågade sådan. 1.6 Erfarenhetsseminarium 11-12 november 2015 Den 11-12 november genomfördes ett erfarenhetsseminarium för Telö 15 i syfte att ge övningsdeltagarna möjlighet att träffas och kunna diskutera och fördjupa frågor från korrespondensövningen och för att identifiera behov av åtgärder. Det kallades för erfarenhetsseminarium för att en viktig del var att redovisa och diskutera erfarenheter och lärdomar från utbildningar och korrespondensövning tillsammans med de som var med övade, motspel och andra funktioner. Men det handlade också om nätverkande, kompetensutveckling och om det gemensamma arbetet med robusthet och beredskap. Vid erfarenhetsseminariet deltog 95 deltagare från sammanlagt 30 organisationer. Programmet var uppdelat i följande block: Inledning: varför öva och vilka andra åtgärder och analyser görs för att öka robustheten och krishanteringsförmågan? Vad har Telö 15 lärt oss så här långt? Preliminära slutsatser låg till grund för diskussioner och värdering men också komplettering. Information om projekt/utredningar som påverkar arbetet med robusthet och krisberedskap o Civilt försvar, Gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar och SAMÖ 2016

Dokumentnummer 11 (42) Vägen framåt: Hur erfarenheter från utbildningar, korrespondensövning och seminarium ska omsättas i åtgärder och aktiviteter för en ökad robusthet och krishanteringsförmåga.

Dokumentnummer 12 (42) 2 Om utvärderingen 2.1 Omfattning och syfte Erfarenhetsrapporten omfattar utvärderingen av hittills genomföra aktiviteter inom projekt Telö 15, nämligen: De förberedande utbildningarna av för sektorn tillgängliga verktyg för samverkan och ledning (NTSG-portalen, Adobe Connect och Rakel) Korrespondensövningen (v41-43, 2015) Erfarenhetsseminariet för Telö 15 (11-12 november 2015) 2.2 Avgränsningar: Föreliggande rapport redovisar inte de slutsatser som enskilda operatörer och PTS har dragit för egen del, dvs. specifika åtgärder som behöver genomföras för enskilda organisationer. 2.3 Förutsättningar för utvärderingen Konstruktion av ett utvärderingsformat kräver hänsyn till flera olika parametrar kopplat till den övning/process som ska utvärderas. Av stor betydelse är förstås (övnings-)målen och övningsformatet som sätter viktiga ramar för den metod som slutligen väljs. Övningsformatet korrespondensövning innebär exempelvis att övande organisationer övar i egna lokaler och vid tidpunkter som förläggs parallellt med egen verksamhet. Övningen pågår också under längre tid vilket sammantaget medför att utvärderingsorganisationen har ett stort beroende till en kontinuerlig återkoppling från de övade organisationerna för att kunna förstå och fånga upp vad som händer och vilka slutsatser och lärdomar som dras. 2.4 Metod för utvärdering Metoden för utvärderingen av de aktiviteter som genomförts så här långt redovisas på en övergripande nivå i bild och text nedan. Formulering av övningsmål och delmål Veckovisa återkopplingsenkäter Producerade rapporter och underlag hos de övade aktörerna Webbenkät Samtal kontaktpersoner Erfarenhetsseminariet Samtal nyckelpersoner Erfarenhetsrapport Före Under Efter Figur 1 Utvärderingsprocessen för Telö 15 t o m erfarenhetsseminariet för korrespondensövningen och de förberedande utbildningarna

Dokumentnummer 13 (42) 2.4.1 Före korrespondensövningen Grunden för övningar men också utvärderingsarbetet utgår från de mål som sätts för övningen. Under våren lades ett omfattande arbete ner med att utveckla målen och delmålen för projekt Telö 15 baserat på de områden som hade pekats ut i den förstudie som gjorts inför Telö 15. 2.4.2 Under korrespondensövningen I syfte att fånga upp reflektioner och erfarenheter hos övade och motspel under övningsveckorna ombads kontaktpersonerna fylla i ett formulär med uppgifter som utöver att ge underlag för utvärdering även användes av spelledningen för att ge input till nästa inspel. Vidare samlades rapporter och andra underlag in löpande som de övade producerade under övningen. 2.4.3 Efter korrespondensövningen I anslutning till att korrespondensövningen avslutades genomfördes ett flertal aktiviteter i syfte att fånga in de erfarenheter och lärdomar som dragits. Aktiviteter: I direkt anslutning till att övningen avslutades ombads de övade att besvara en webbenkät som främst innehöll frågor kopplat till övningsmålen men som också till viss del berörde övningsformatet och den planeringsprocess som föregått övningen. Övningsstöden (tillhörande övningsledningen) tog kontakt med kontaktpersonerna 5 hos de övade organisationerna i syfte att i korthet prata om hur de upplevt övningsplaneringsprocessen och om deras förutsättningar att kunna genomföra sitt arbete. Ett par veckor efter avslutad övning genomfördes ett erfarenhetsseminarium i syfte att låta de övade organisationerna träffas för att diskutera sina erfarenheter men också för att ge goda möjligheter för nätverkande mellan aktörerna. Några intervjuer har genomförts med av de övade aktörerna utvalda nyckelpersoner för att diskutera specifika frågeställningar. Slutligen har det som vi uppfattat som de huvudsakliga lärdomarna och erfarenheterna liksom förslag på fortsatt arbete sammanfattats i denna erfarenhetsrapport. 5 Kontaktpersoner utsågs hos de övade organisationerna med huvuduppgift att utgöra ingången till organisationerna under Telö 15.

Dokumentnummer 14 (42) 3 Sektorns förmåga att kommunicera och utbyta lägesinformation med elsektorn 3.1 Beskrivning av målets innebörd I tidigare utvärderingar av Telö-övningar samt i samband med skarpa händelser som exempelvis stormar eller skogsbrand konstateras att samverkan med elsektorn är av stor vikt för att kunna hantera konsekvenserna för sektorn elektronisk kommunikation vid störningar i elförsörjningen. En arbetsgrupp med representanter från NTSG och elsamverkansledningarnas ordförandegrupp har under en tid arbetat med att tydliggöra vad man ska samverka om och på vilket sätt samverkan ska ske. Under Telö 15 är målet att öva samverkan med elsektorn i enlighet med den rutin som tagits fram. Målsättningen är att förmågan till samverkan mellan elsektorn och sektorn elektronisk kommunikation ska öka genom att en rutin för densamma är framtagen, känd och övad. 3.1.1 Rutin för el-telesamverkan Rutinen för el-telesamverkan åskådliggörs på ett övergripande sätt i bilden nedan. Figur 2 Rutin för El-telesamverkan Rutinen som illustreras i bilden innehåller flera delar. NTSG har tagit fram en särskild rutin för el-telesamverkan som gäller för de organisationer som ingår i NTSG. Denna omfattar följande delar:

Dokumentnummer 15 (42) NTSG-medlemmarna har tillgång till SUSIE som ger operatörerna viktig information om elläget och elsektorns reparationsprognoser och blir därför ett viktigt instrument i telesektorns analyser över aktuellt läge och behov av åtgärder och samverkan. Teleoperatörerna uppmanas att sluta avtal med de elnätsägare man har avtal med. Det främsta syfte med detta är att skaffa bättre kontaktvägar än tidigare då teleoperatörerna enbart haft sin ingång via elnätföretagens kundtjänster. Telia har redan infört detta och processen för att göra detta har delgetts sektorn via NTSG. I särskilda fall kan NTSGmedlemmarna begära att beredning av särskilda frågor genomförs inom NTSG. Rapportering om samverkan med elsektorn ingår som en del i de lägesrapporter som NTSG levererar till PTS. En myndighetssamverkan sker också på övergripande nivå mellan PTS och Svenska kraftnät. I syfte att fortsätta dialogen kring samverkan med elsektorn har PTS och en referensgrupp ur NTSG satts samman vilken kommer att ha fortsatta möten med elsektorn vid ett par tillfällen per år. 3.2 Övningsmål 1 samt tillhörande delmål Nedan redovisas övningsmål 1 samt de nedbrutna delmålen. Mål 1. Sektorn har god förmåga att kommunicera och utbyta lägesinformation med elsektorn för att underlätta inriktning och samordning av åtgärder Delmål: Sektorns aktörer har kännedom om NTSG:s Rutin för el-telesamverkan NTSG har god förmåga att arbeta enligt Rutin för el-telesamverkan NTSG har god förmåga att med tillgänglig lägesinformation göra analyser som identifierar konsekvenserna för sektorn NTSG har god förmåga att sammanställa och kommunicera önskemål om prioriteringar till elsektorn vad gäller återställningsarbete i elnäten NTSG har god förmåga att sammanställa och kommunicera önskemål om resurssamverkan till elsektorn, exempelvis rörande reservkraft och drivmedel Sedan övningsmål och delmål fastställts har rutinen för el-telesamverkan utvecklats och samverkansformerna och dess innebörd förtydligats varför det finns behov av revidering men också komplettering av delmålen för övningsmål 1 inför framtida övningsverksamhet inom ramen för projektet. Förslagen redovisas i bilaga 2. 3.3 Erfarenheter Telö 15 Under utbildningarna i NTSG-Portalen informerades det om ansvarsfördelningen mellan NTSG, PTS och enskilda operatörer när det gäller samverkan med aktörer inom elsektorn.

Dokumentnummer 16 (42) Under korrespondensövningen förekom inte samverkan med elsektorn i någon större utsträckning. Scenariot för korrespondensövningen hade inte el-telesamverkan som huvudfokus utan huvudscenariot var istället olika former av andra störningar. Den samverkan som i huvudsak skedde var i samband med övningsvecka tre som bland annat spelade in ett omfattande elavbrott. Elavbrottet medförde störningar på ett stort antal tjänster och påkallade samverkan kring främst diesel till reservkraftaggregat, informationsinsatser samt lån av Rakelmobiler. Under veckan skedde viss el-telesamverkan mellan vissa operatörer och elnätsföretag. Det förekom också myndighetssamverkan mellan PTS och Svenska kraftnät, bland annat rörande lån av Rakelmobiler. Av enkätsvar och dialoger framgår att den samverkan som förekom överlag bedöms ha fungerat bra. Ett konstaterande är att om samverkan med elsektorn ska övas med god kvalitet och med en bra realism är det viktigt att stödverktyg som SUSIE ingår i övningen. I annat fall har operatörerna mycket svårt att kunna genomföra momenten i flera av de uppsatta delmålen. Målet och delmålen kommer troligen att övas och prövas framöver. Målet kring el-telesamverkan var i huvudsak tänkt att övas och prövas i samband med SAMÖ 2016 där denna hade varit lättare att öva. Under erfarenhetsseminariet upprepades vikten av att operatörerna i sina avtal med elnätsägarna säkerställer kontaktvägar och rutiner för att vid behov kunna få tillgång till bra/relevanta prognoser för återställning av elnät. Vidare påpekades vikten av att operatörer är förberedda och kan delge elnätsleverantörer sin prioritering av anläggningar utifrån en elabonnentnummerförteckning. Under seminariet informerades också om det arbete som bedrivs mellan sektorerna för att underlätta samverkan.

Dokumentnummer 17 (42) 4 Sektorns förmåga att hantera tillgängliga verktyg 4.1 Beskrivning av målets innebörd Ett antal hjälpmedel/verktyg har tagits fram för att möjliggöra samverkan mellan aktörer inom sektorn vid kriser. Inom ramen för Telö 15 prövas och utvärderas följande: Den webbportal som går under benämningen NTSG-portalen Konferensverktyget Adobe Connect Rakelmobiler Att behärska dessa hjälpmedel är en förutsättning för att sektorn gemensamt och på ett bra sätt ska kunna hantera kriser. Vidare har behov av utbildning och övning i verktygen identifierats för att sektorns aktörer ska kunna hantera dessa på tänkt sätt. En målsättning med Telö 15 är också att ge de övade möjligheter att genomföra egna aktiviteter i sina respektive hemmaorganisationer och krisledningar som utgår från organisationens verksamhet samt utveckla samverkan mellan NTSG-representanter och deras hemmaorganisationer, för att förbättra sektorns samlade krishanteringsförmåga ytterligare. 4.2 Övningsmål 2 och tillhörande delmål Nedan redovisas övningsmål 2 samt de nedbrutna delmålen. Mål 2. Ökad förmåga att hantera tillgängliga verktyg för samverkan och ledning Delmål: Sektorns aktörer har, utifrån roll och uppgift, god förmåga att använda NTSG-portalen för att lämna lägesinformation. Sektorns aktörer har, utifrån roll och uppgift, god förmåga att använda Adobe Connect för att bjuda in till, delta och leda virtuella möten och om NTSG-portalen inte är tillgänglig kunna utbyta lägesinformation. Sektorns aktörer har, utifrån roll och uppgift, god förmåga att använda Rakel för att i händelse av att NTSG-portalen eller Adobe Connect inte kan användas kunna samverkan och utbyta lägesinformation. PTS har dessutom god förmåga att använda verktygen (främst Rakel men även WIS) för samverkan med andra viktiga aktörer inom krishanteringssystemet.

Dokumentnummer 18 (42) 4.3 Erfarenheter TELÖ15 4.3.1 Utbildning + övning = en bra mix! Enkätsvaren visar på att i stort är alla som genomgått de förberedande utbildningarna i de tekniska verktygen som erbjudits inom ramen för projekt Telö 15 inför korrespondensövningen är nöjda. Få förslag har lämnats i syfte att komplettera/utveckla dessa. Det framgår att utbildningarna tillsammans med den praktiska användningen under korrespondensövningen sammantaget har gett en god förståelse för hur verktygen är tänkta att användas. Det finns anledning att fundera över om utbildningar liknande de som genomförts inom projekt Telö 15 bör erbjudas varje år som en del i att ständigt hålla krishanteringsarbetet levande. Ny personal behöver utbildas för att få förutsättningar att kunna lösa sin uppgift. Men även befintlig personal måste ges möjlighet till repetition. 4.3.2 Korrespondensövningens erfarenheter gällande verktygen ger viktig input till fortsatt utveckling 4.3.2.1 NTSG-portalen Användarna uttrycker att de upplever att NTSG-portalen i huvudsak fungerade bra under Telö 15. Enkätsvaren och diskussionerna i samband med erfarenhetsseminariet visar på att de övade anser att det finns fog för att titta vidare främst på följande områden: Systemets användbarhet o Genom användbarhetstester skulle systemets funktioner kunna förenklas till stor fördel för användarna. Enkelhet är ofta en viktig egenskap i system men kanske särskilt viktig i system som används mer sällan. Utveckling och förenkling av lägesinformationen o Den blankett för lägesinformation som finns i NTSG-portalen idag baseras på den Word-mall för lägesinformation som togs fram i samband med Telö 13. Denna mall har förenklats och implementerats i NTSG-portalen och testades nu för första gången i större omfattning i samband med korrespondensövningen. Enkätsvaren visar att det finns önskemål om ytterligare utveckling av funktionen. Förutom ovanstående punkter framkom även ett antal övriga synpunkter vilka översiktligt redovisas nedan. Dessa kommer att beaktas i den fortsatta utvecklingen av systemet. Inloggning Under korrespondensövningen förekom det problem för ett fåtal användare med inloggningen i NTSGportalen. Orsakerna till detta var flera. Några anledningar nämns nedan. Webbläsare inte kompatibel med Dokumenthantering Dokumenthanteringen upplevs av användarna som onödigt komplicerad. Funktionen är dessutom svår att hitta för en sällananvändare. I enkätsvaren uttrycks önskemål om en förenklad dokumenthantering.

Dokumentnummer 19 (42) inloggningsfunktionen Glömt/felaktig pinkod Systemet har en lång sessionstid vilket gör att om inte korrekt utloggning görs så förblir man inloggad till dess att webbläsaren i sin helhet stängs Karta Kartan användes inte vid korrespondensövningen för att beskriva en lägesbild. Det har i utvärderingen inkommit synpunkter på att det hade varit önskvärt att använda kartan mer. Anledningen till att kartan inte användes var av övningstekniska skäl då funktionen i denna är beroende av indata från andra system vilka inte var med i övningen. Notifieringar Under korrespondensövningen var det några deltagare som inte notifierades om t.ex. planerade NTSGmöten. Orsaken till detta var att notifieringar i nuläget behöver ställas in av den enskilde användaren. Detta skulle kunna undvikas genom att alla notifieringar är satta som aktiva default i systemet vilket medför att användaren själv får välja bort den information som inte önskas. 4.3.2.2 Adobe Connect Adobe Connect ingår som en del i NTSG-portalen och illustreras på en övergripande nivå i figuren nedan. Vi har valt att dela upp systemet och beskriva erfarenheterna från korrespondensövningen i följande tre delar: 1. Adobe Connect-funktioner i NTSG-portalen 2. Möten i Adobe Connect 3. Anslutning till Adobe Connect via telefonibrygga

Dokumentnummer 20 (42) Figur 3 Adobe Connect beskrivning av hur man skapar, deltar och ansluter till Adobe Connect-möten Adobe Connect-funktioner i NTSG-portalen Portalens funktioner för att skapa och bjuda in till möten användes under korrespondensövningen och fungerade på avsett sätt. Det finns dock vissa delar som behöver ses över vilka beskrivs på en övergripande nivå nedan. Behörigheter inbjudna deltagare Vid etablering av möten i NTSG-portalen tilldelas alla deltagare behörigheter som presentatörer vilket innebär att alla deltagare i mötet kan ändra inställningarna för mötet. Detta bör ändras så att endast den som bjuder in till mötet har dessa behörigheter. Meddelanden till inbjudna deltagare När korrespondensövningens första möte skapades användes inte den avsedda funktionen Inkallelse. Detta innebar att alla deltagare inte notifierades om när mötet skulle genomföras (se avsnitt 4.3.2.1 ovan). Möten i Adobe Connect Att ansluta till möten via Adobe Connect:s deltagarprogram fungerade bra under korrespondensövningen. Även funktioner för att dela information och kommunikation via chat har fungerat på avsett vis. Det som har upplevts inte fungera tillfredsställande i samband med mötena har främst varit ljudkvaliteten. Problem med ljudkvaliteten Det finns flera möjliga anledningar till att ljudkvaliteten har upplevts som dålig i samband med Mötesdisciplin Vid möten med ett stort antal deltagare är det av största vikt att ha en god mötesdisciplin.

Dokumentnummer 21 (42) möten. De mest troliga bedöms vara: Felaktigt konfigurerad utrustning hos deltagarna Deltagarna har anslutit till möten från nät med olika kapacitet vilket kräver att mötet konfigureras på ett sådant sätt att det fungerar att kommunicera med en begränsad bandbredd Varierande ljudnivå för olika deltagare kan bero på anslutningen (via VoIP, telefoni och app)det bör utredas om det finns möjlighet att förbättra ljudkvalitén genom åtgärder i programvaran Styrning av mötets ordförande och chathantering av en sekreterare Använda sig av mute-funktion för att inte störa Ansluta till mötet i god tid så att eventuella tekniska problem kan åtgärdas innan mötet startar Använda chat och funktioner för att begära ordet Anslutning till Adobe Connect via telefonibrygga Anslutning till telefonibryggan och bryggans koppling till Adobe Connect fungerade bra. Vid längre möten uppstod dock problem med att deltagare blev nedkopplade. En analys har gjorts av problemet som visar på felaktig konfigurationen av hårdvaran för telefonibryggan. Konfigurationen har ändrats och fungerar nu på avsett vis. 4.3.2.3 Rakel Rakel i sektorn elektronisk kommunikation PTS har anskaffat Rakelmobiler för egen TiB- och krisledningsorganisation samt för NTSG och för samhällsviktiga teleoperatörers NOC. Dessutom har 30 stycken Rakelmobiler köpts in för att vid händelser kunna lånas ut till operatörers fältserviceorganisationer för att underlätta återställningsarbetet. Dessa Rakelmobiler kommer att fördelas i fem satser med sex enheter i vardera och placeras i ruggade väskor som kan skickas ut. Vidare ska även ett Rakelmodem installeras i NTSG-portalen för att inkallning och mötesinbjudningar även ska kunna förmedlas med SDS över Rakel. Detta var dock ej driftsatt vid övningen. Utbildning Inför korrespondensövningen genomfördes Rakelutbildningar för NTSG, SiSG, PTS och för de flesta deltagande operatörers NOC. Under utbildningen gavs en genomgång av vad Rakel är och hur nätet är uppbyggt innan tillämpningen inom sektorn beskrevs och prövades. Korrespondensövningen visar att sektorn har god förmåga att använda Rakel Under övningen skulle Rakel användas enligt ordinarie rutin vilket innebar att de inom sektorn som har Rakel i verkligheten (NTSG, NOC samt PTS TiB och krisledning) skulle ha det under övningen. Ordinarie talgrupper och anropsnummer användes liksom de

Dokumentnummer 22 (42) instruktioner och manualer som tagits fram. Eftersom Rakel-modemet till NTSG-portalen inte var installerat kunde inkallning till NTSG-möten inte förmedlas över Rakel. I planeringen bestämdes att de stadsnät som under Telö 15 ingår i SiSG och som inte har egen Rakemobil skulle få låna en av PTS. Även om PTS inte har för avsikt att tillhandahålla Rakelmobiler till SiSG så bedömdes denna utlåning relevant, dels för att SiSG skulle kunna följa övningsbestämmelserna men också för att de skulle kunna värdera nyttan av att skaffa egna Rakelmobiler. (De flesta som ingår i SiSG är kommunala stadsnät och de har möjlighet att själva bli kunder i Rakel) Under tredje övningsveckan var alltså Rakel enda tillåtna verktyg för samverkan, inom sektorn och för extern samverkan. Telö 15 blev första tillfället att pröva Rakel under de former och i den omfattning som tänkts och generellt kan sägas att Rakelanvändningen fungerade väldigt bra. NTSG-möten kunde genomföras, operatörerna kunde lämna in lägesinformation till NTSG-sekretariatet och samverkan mellan olika aktörer fungerade väl. Utöver användningen för samverkan på ledningsnivå aktualiserade övningen också fördelning av de trettio Rakelmobiler som anskaffats för fältservice. Operatörernas behov översteg vida dessa trettio varför kontakt togs med andra myndigheter kring möjlighet att få låna in Rakelmobiler till sektorn. Både Svenska kraftnät och MSB kunde erbjuda terminaler och detaljerade diskussioner förekom även med Försvarsmakten. Detta arbete lyfte fram frågor kring sektorns behov men också kring behov av rutiner och processer för att låna ut och låna in Rakelmobiler från andra organisationer. Telö 15 har gett viktig input till fortsatt utveckling Under utbildning, korrespondensövning och erfarenhetsseminarium identifierades flera förbättringspunkter. Hur kallas till NTSG-möte när NTSG-portalen inte kan användas? Idag skulle troligen sekretariatet få ringa eller skicka meddelande (SDS) till varje deltagare. Detta skulle kunna underlättas om en Pc-programvara köps in som gör att man kan skicka SDS från en dator. o Ett alternativ är att låta SOS Alarm skicka ut kallelse efter begäran från PTS. I så fall måste PTS undersöka om det ingår i nuvarande avtal eller om tilläggsavtal krävs. Poolen med Rakelmobiler avsedda för utlåning till operatörernas fältserviceorganisationer kan vara ett viktigt verktyg vid omfattande störningar i de publika mobila näten. Behovet under övningen översteg det antal (30) som PTS för närvarande har. o Rutiner för tilldelning av enheter ur PTS pool bör formaliseras så att tiden från identifierat behov till att Rakelmobilerna är på plats förkortas.

Dokumentnummer 23 (42) o Formerna för lån av Rakelmobiler mellan myndigheter behöver utredas vidare med avseende på både den administrativa rutinen och hur talgrupper m.m. ska användas. Rakelmobiler bör/måste vara lika programmerade. Under övningen var det ett antal enheter som hade gammal programmering som gjorde att utskickade instruktioner inte riktigt stämde. o En plan för Rakelförvaltning behöver tas fram, där bland annat uppdateringar och omprogrammeringar ska ingå. Samverkan med områdesansvariga myndigheter över Rakel har inte prövats under Telö 15. o Under 2016 skulle detta kunna prövas, förslagsvis med något eller några av de län som har veckovisa TiB/VB-möten över Rakel. Talad lägesrapportering ställer andra krav på både uppgiftslämnare (NTSG-medlem) och den som sammanställer (NTSG sekretariat) i förhållande till när NTSG-portalen kan användas o Flera åtgärder identifierades vad avser rutiner som NTSG-sekreterare har påbörjat beredningen av. Uppdatera och komplettera instruktioner baserat på erfarenheter från Telö 15. o Instruktionerna ska både behandla hur man använder Rakel (talgruppsbyten m.m.) och vad man förväntas bidra med i lägesrapportering och olika former av samverkansmöten. Öva användning av Rakel. För att bibehålla den goda förmåga som sektorn uppvisat och för att verifiera/kontrollera nya eller uppdaterade rutiner och programmeringar bör viktiga moment med Rakel övas återkommande.

Dokumentnummer 24 (42) 5 Sektorns förmåga att utbyta relevant lägesrapportering med externa aktörer 5.1 Beskrivning av målets innebörd Att skapa en samlad lägesbild är en central framgångsfaktor för att kunna fatta rätt beslut och agera samordnat vid hanteringen av samhällsstörningar. Med en samlad lägesbild avses ett urval av särskilt viktig information från flera olika organisationer. Lägesbilden ska sträva efter att ge en så god beskrivning som möjligt av vad som har inträffat, vilka konsekvenser det medför, vilka aktörer som är involverade samt vilka åtgärder som genomförts och hur behov av fortsatta åtgärder ser ut. Processen för lägesrapportering inom sektorn elektronisk kommunikation illustreras på en översiktlig nivå i bilden nedan och kan i korthet beskrivas på följande sätt. Vid kriser lämnar PTS kontinuerliga lägesrapporter till MSB och Regeringskansliet (Näringsdepartementet). Information från lägesrapporter inhämtas från operatörers NOC alternativt NTSG-representanter och genom omvärldsbevakning. Vid förfrågan deltar PTS i nationella och regionala samverkanskonferenser för att lämna lägesrapport från sektorn - och för att få information som sedan kan återkopplas tillbaka till sektorn. Vid PTS finns en TiB som hanterar händelser och kriser initialt avseende lägesrapporter och samverkanskonferenser. Vid allvarliga situationer/kriser hanterar PTS krisorganisation händelsen och övertar då TiB:ens roll avseende lägesrapportering och medverkan i

Dokumentnummer 25 (42) samverkanskonferensen avseende den händelse som föranlett krisen. Figur 4 Schematisk skiss över lägesrapporteringen inom sektorn elektronisk kommunikation under korrespondensövningen I såväl tidigare övningar som vid skarpa händelser har det identifierats att det i arbetet med lägesrapportering finns ett antal svårigheter som pekar på fortsatt behov av övning. Bland annat har det framkommit att det finns ett behov av målgruppsanpassning av de lägesrapporter som sektorn lämnar ifrån sig. 5.2 Övningsmål 3 samt tillhörande delmål Nedan redovisas övningsmål 3 samt tillhörande nedbrutna delmål. Mål 3. Sektorn har förmåga att, via PTS, utbyta relevant lägesrapportering med MSB, Regeringskansliet och länsstyrelser Delmål: Sektorns aktörer har god kännedom om rapporteringsrutiner och verktyg för rapportering vid normalläge och vid extraordinära händelser.

Dokumentnummer 26 (42) Sektorns aktörer har förståelse för hur externa aktörer (MSB, RK och länsstyrelser) använder sektorns lägesrapportering och har förmåga att anpassa rapporteringen efter detta. Sektorns aktörer har god förmåga att lämna lägesinformation till PTS enligt överenskomna rutiner och med stöd av tillgängliga verktyg. PTS har god förmåga att samla in lägesinformation från sektorn och kommunicera en samlad lägesbild för sektorn till MSB, Regeringskansliet och berörda länsstyrelser. Sektorns aktörer har god förmåga att hantera önskemål om fördjupad information genom kompletterande rapportering eller deltagande i samverkanskonferenser. PTS har god förmåga att återföra information från WIS samt från nationella och regionala samverkanskonferenser till sektorns aktörer enligt fastställd rutin. 5.3 Erfarenheter TELÖ15 Under korrespondensövningens två första övningsveckor hade sektorn möjlighet att använda ordinarie process och verktyg genom NTSG-portalen som stöd i lägesrapporteringen. Under övningsvecka tre ingick ett större elbortfall i scenariot som fick till följd att sektorns tillgängliga verktyg för kommunikation avgränsades till Rakel. Under den avslutande övningsveckan utgjorde därmed Rakel det verktyg som användes för att klara lägesrapporteringen mellan de övade aktörerna. Nedan sammanfattas de övergripande slutsatserna kopplat till lägesrapporteringen. 5.3.1 Sektorn bedöms ha en god förmåga till lägesrapportering Av såväl enkätsvar som de resonemang som fördes under erfarenhetsseminariet framgår att de övade i huvudsak anser att lägesrapporteringen inom sektorn fungerade bra under korrespondensövningen. Detsamma går att utläsa av de enkätsvar som lämnats av motspelet även om det går att skönja en något mer optimistisk bild hos de övade än hos motspelet i ett par avseenden. Flera positiva kommentarer har lämnats av de övade kopplat till arbetet med lägesrapporteringen där de särskilt lyfter fram att det förts bra dialoger internt. Som kontrast finns också påpekanden om att lägesrapporteringen överlag kan utvecklas till att bli mer kortfattad och koncis för att åstadkomma en snabbare överlämning. Framför allt rör dessa kommentarer den muntliga rapporteringen. I utvärderingsenkäten ombads de svarande att bedöma måluppfyllnaden gällande delmålen (se avsnitt 5.2) på en 4-gradigskala: håller inte alls med håller helt med. Svarsresultaten visar tydligt att merparten anser att förmågan kopplat till lägesrapportering inom sektorn i huvudsak är god. Resultaten visar vidare att merparten också anser att Telö 15 har utvecklat sektorns förmåga att producera, sammanställa och leverera en sammanställd lägesrapportering till exempelvis regeringskansliet, MSB och länsstyrelser.

Dokumentnummer 27 (42) 5.3.2 Lägesrapporteringen under korrespondensövningen NTSG-portalen innehåller ett verktyg för att skapa rapporter baserat på den lägesinformation som NTSG-medlemmarna kan fylla i via ett formulär. Rutinen är sedan att lägesrapporten skickas till PTS TiB för en del manuellt arbete för att den ska passa den rapportmall som Näringsdepartementet använder. Formatet i NTSG-portalen och formatet som Näringsdepartementet efterfrågar sammanfattas i tabellen nedan: NTSG-portalen Näringsdepartementet 6 BESKRIVNING AV HÄNDELSEN Händelse: HÄNDELSEN Samhällsstörningen: Namn namn Vad har hänt? Det som har hänt (vad, var, när): Operatör 1, Operatör 2 Osv Svar Vad har hänt sedan föregående rapport? Drabbade: Operatör 1, Operatör 2 Osv Svar Fortsatt drabbade kunder/verksamheter: Förväntad händelseutveckling: Operatör 1, Operatör 2 Osv Svar PLANERADE OCH VIDTAGNA ÅTGÄRDER Hur krisen uppfattas (enskilda och media): FÖR ÅTERSTÄLLANDE Svar Vidtagna åtgärder: KONSEKVENSER Operatör 1, Operatör 2 Osv Omedelbara konsekvenser Planerade åtgärder: Svar Operatör 1, Operatör 2 Osv Konsekvenser på kort och lång sikt Resursläget för återställning: Svar Operatör 1, Operatör 2 Osv Möjliga spridningseffekter GEOGRAFISK SPRIDNING Svar Totalt antal berörda kunder: summa ÅTGÄRDER OCH RESURSER Genomförda och planerade åtgärder: Operatör 1 Svar län, kommun, tjänst kundtyp, prognos, resursbehov Resurssituation och resursbehov: antal kunder Svar Operatör 2, osv.. Informationsåtgärder BEHOV AV SAMVERKAN OCH TILLFÖRSEL Svar AV EXTERNA RAPORTER AKTÖRER Operatör 1, Operatör 2 Osv Involverade aktörer Svar Pågående och planerad samverkan Svar Samverkansbehov/möjligheter Svar Jämfört med tidigare övningar bedöms underlaget från NTSG som mycket bättre av PTS TiB. En reflektion är dock att det tar ett antal timmar för PTS TiB att omarbeta NTSG-materialet in i Näringsdepartementets rapportmall. De övande efterlyser att strukturerna i rapporterna ytterligare närmar sig varandra så att arbetet med sammanställningen blir lättare. Ännu ett 6 Näringsdepartementet krishanteringsplan, utgåva juni 2015 sid 39 ff. Baseras på MSB:s Gemensamma grunder

Dokumentnummer 28 (42) problem som lyfts fram är att det är svårt att skilja ny och gammal information i rapporteringen under respektive rubrik. NTSG är en organisation som bygger mycket på förtroende mellan medlemmarna. Det kan exempelvis avhandlas mycket känsliga frågor under mötena. Detta gör att det inte alltid är lämpligt med ett externt deltagande i samband med möten. För dem på PTS som sammanställer lägesrapporter upplevs det dock som värdefullt att kunna medverka vid de möten där statusrapportering ges. Under korrespondensövningen fick PTS TiB delta vid NTSG:s möten, men i en riktig kris är det inte tänkt att TiB ska delta. TiB:en menar att det underlättar att höra hur informationen avrapporteras liksom höra de resonemang som förs, därigenom ges en god grund att kunna författa rapporten till departementet. Efter det att PTS skickat in lägesrapporten till Näringsdepartementet återkom departementet med feedback. Departementet efterfrågade mera konsekvensbeskrivningar för samhället. PTS gör dock bedömningen att det är lämpligare att sådana beskrivningar tas fram av MSB och/eller Länsstyrelsen snarare än av PTS som har ett mera tekniskt fokus. Operatörerna vet inte alltid vad deras abonnenter bedriver för verksamhet vilket medför svårigheter att bedöma avbrottens konsekvenser för samhället. Däremot bör PTS beskriva hur servicenivån ser ut för de tjänster som levereras till samhället. PTS skickade i sin tur tillbaka rapporten, ibland med andra svar och frågor, till NTSG, som i de flesta fall publicerade informationen i NTSG-portalen. Det är för PTS TiB oklart på vilket sätt informationen vidareförmedlades/diskuterades med operatörer och andra relevanta mottagare. Rutinen är att dessa inte diskuteras på NTSG-möten utan det är upp till var och en att läsa dem efter att de lagts upp på NTSG-portalen. Enbart information om att rapportering har skett ges. I vardagen sker en rapportering från NOC (motsvarande) till PTS TiB efter förfrågan från PTS. Denna rapportering har ibland en annan struktur än den som används av NTSG. Det kan vara bra att även dessa strukturer synkroniseras så att avvikelserna i samband med rapportering vid en kris blir så små som möjligt. 5.3.3 Motspelets återkoppling i samband med erfarenhetsseminariet Under erfarenhetsseminariet gavs motspelet möjligheter att återkoppla sina tankar kring den lägesrapportering som skett under övningen. Bland annat lyfte Näringsdepartementet att de instämmer i att lägesrapporteringen från sektorn i huvudsak fungerat bra. Dock upplevde de att PTS inte till fullo rapporterade enligt den mall som Näringsdepartementet har tagit fram för en önskad lägesrapportering. Man tillägger dock att detta kan vara ok i vissa lägen på grund av faktorer som exempelvis tidsbrist, men bör då motiveras så att ingen tveksamhet uppstår om varför. Regeringskansliet nämner vidare att återkopplingen i olika frågor vid några tillfällen inte varit helt tillfyllest. Återigen nämns att det kan finnas goda skäl för att inte återkoppla men att det är bra om anledningen kommuniceras. Förutom ovanstående lämnade Regeringskansliet följande medskick när det gäller arbetet kopplat till lägesrapportering.