Internkontrollplan för år 2014 Internkontroll syftar till att säkerställa styrbarhet, säkerhet och effektivitet i en organisation och verksamhet. Bolaget ska årligen uppföra ett samlat dokument, en plan, som övergripande klargör hur en god internkontroll ska åstadkommas och upprätthållas. Internkontrollplanen är indelad i en kort presentation av det kommande utvecklingsarbete inom bolaget, en risk- och väsentlighetsanalys och planen för den interna kontrollen för år 2014. Internkontroll ett utvecklingsarbete Micasa Fastigheter arbetar ständigt med att förbättra rutiner och arbetsprocesser och att dokumentera dessa. Risk och väsentlighetsanalys Ledningsgruppen har arbetat med att inventera olika riskområden för Micasa Fastigheter och tittat på väsentlighet och sannolikhet för olika typer av risker. De olika riskerna har nedan grupperats efter områden. För varje område har en bedömning av risk och väsentlighet gjorts enligt en tregradig skala hög, medel eller låg. Riskområden: 1. Stadens mål 2. Uppföljning av kostnader och intäkter 3. Inköp av varor och tjänster 4. Upphandling 5. Investeringsprocessen 6. Fakturahantering 7. Skydd av inventarier och arkiv 8. IT-säkerhet 9. Personaladministration och hantering av löneunderlag och rapporter 10. Felaktigt nyttjande av bolagets resurser 11. Uthyrning av lägenheter och lokaler 12. Felanmälan 13. Offentliga handlingar/diariet 14. Kommunikation 15. Klagomålshantering 16. Brand och säkerhet Nedan kommer det för varje riskområde att anges: vilka styrdokument som är gällande vilka krav som måste uppfyllas för en god internkontroll bedömning av risk och väsentlighet
1. Stadens mål Stadens mål för Micasa Fastigheters verksamhet specificeras i budgeten för staden samt följs upp i ILS-systemet. En god internkontroll kännetecknas av att: det finnas ett väl fungerade redovisnings- och uppföljningssystem organisationen har tydligt förtecknande ansvarsområden som framgår av delegationsordningen och attestinstruktionen. Uppföljning av stadens mål sker varje tertial i samband med tertialredovisningen till Stockholm Stadshus AB. 2. Uppföljning av kostnader och intäkter Styrning och uppföljning av kostnader och intäkter regleras av redovisningslagen, skattelagstiftningen och i attest- och delegationsordningen. En god internkontroll kännetecknas av att: det finnas ett väl fungerade redovisnings- och uppföljningssystem organisationen har tydligt förtecknande ansvarsområden som framgår av delegationsordningen och attestinstruktionen. Uppföljning av intäkter och kostnader sker månadsvis och i samband med tertialredovisningen till Stockholm Stadshus AB. 3. Inköp av varor och tjänster Inköp av varor och tjänster regleras av Lagen om offentlig upphandling, LOU, och Stockholms stads upphandlingspolicy samt i attest- och delegationsordningen. att upphandling görs enligt LOU att beställningar görs från bolagets avtalade leverantörer att beställning/inköpsanmodan undertecknas av behörig person att levererade produkter stämmer med beställning Micasa Fastigheter har installerat ett beställningssystem som är integrerat med ekonomisystemet för att säkerställa att punkterna ovan följs.
4. Upphandling Upphandling regleras av Lagen om offentlig upphandling, LOU, och Stockholms stads upphandlingspolicy samt i attest- och delegationsordningen. att upphandling görs enligt LOU att upphandling görs enligt Stockholms stads upphandlingspolicy att upphandlingarna görs och dokumenteras på ett korrekt och tillfredställande sätt 5. Investeringsprocessen Hur hela investeringsprocessen ska gå till regleras av Micasas investeringsprocess sam av attest- och delegationsordningen. att stegen i processen följs och dokumenteras att beslut tas i enlighet med attest- och delegationsordningen 6. Fakturahantering Konteringen av fakturor sker på olika avdelningar varför kunskapen om kontering och fakturaadministration måste vara hög på avdelningar vars primära verksamhet inte är ekonomi. Konteringen bestäms av bolagets kontoplan, attester regleras i attest- och delegationsordningen. En god intern kontroll kännetecknas av : att konteringen är rätt att momsen är rätt konterad att sakattest är gjord av behörig person att fakturan är rätt attesterad att fakturan har betalats i tid 7. Skydd av inventarier och arkiv Skydd av inventarier och arkiv regleras till vissa delar av redovisningslagen. En god internkontroll kännetecknas av att: försäkringar, brandskyddsinstruktioner, fysiska skydd mot inbrott och intrång i datasystemet finns. inventarieförteckning finns
tillbörligt skydd för arkiv och datautrustning finns 8. IT-säkerhet Ett IT-program för Stockholms stad fastställdes 2013 för att säkerställa effektiva och tillförlitliga informationssystem. ansvar och befogenheter beträffande IT-säkerheten ska vara väl dokumenterade dokumenterade rutiner för exempelvis behörighetskontroll, säkerhetskopiering och virusskydd ska finnas 9. Personaladministration och hantering av löneunderlag/lönerapporter Hantering av löneunderlag/lönerapporter regleras av attest- och delegationsordningen. tydlig attestinstruktion och delegationsordning att ansvarig chef följer upp de månatliga lönelistorna samt attesterar dem 10. Felaktigt nyttjande av bolagets resurser Anvisningar för representation finns i Micasa Fastigheters policy för representation, telefoni regleras i telefonpolicyn och nyttjandet av bolagets bilar, SL kort och bolagets parkeringsplatser av skattelagstiftning samt i personalpolicyn. att representationen följer bolagets policy att privata samtal inte debiteras bolaget att bolagets bilar, parkeringsplatser och SL-kort inte nyttjas privat 11. Uthyrning av lägenheter och lokaler Attest- och delegationsordningen reglerar uthyrningen så att närstående inte gynnas eller att misstanke om det ska uppkomma.
att attest- och delegationsordningen efterlevs 12. Felanmälan Samtliga anmälningar kategoriseras i tre grupper efter den tid inom vilken felet ska vara åtgärdat. att felen blir avhjälpta inom utsatt tid 13. Offentliga handlingar/diariet Offentlighetsprincipen för kommunala bolag kräver att bolaget har ett ändamålsenligt diariesystem samt att kunskapen om vilka handlingar som ska diarieföras finns. att handlingar som enligt lag ska registreras, inkomna till förvaltningen eller upprättade, ska tas upp i diariet 14. Kommunikation Kommunikationen ska stödja bolagets beslut, verksamhetsmål och vision. En genomtänkt och målinriktad kommunikation ger tydlighet avseende bolagets verksamhet. att kommunikationspolicyn efterlevs Risk: Hög 15. Klagomålshantering Klagomålshanteringen ska säkerställa att klagomål och synpunkter blir besvarade i tid. att rutinen för klagomålshantering efterlevs
16. Brand och säkerhet Målet med brand och säkerhetsarbetet är att tillgodose kraven i berörda lagstiftningar för att skydda människors liv och hälsa samt skador på egendom och miljö. att brandskyddspolicyn och säkerhetspolicyn efterlevs Återrapportering till styrelsen Återrapportering till styrelsen rörande internkontrollplanen för år 2014 kommer att göras efter avslutad granskning. Om några oegentligheter skulle framkomma under året ska VD omedelbart informera styrelsen samt revisionskontoret om det inträffade.
Internkontrollgranskning 2014 Micasa Fastigheter i Stockholm AB Under 2014 koncentreras kontrollarbetet till följande riskområden: Upphandling Upphandling regleras av Lagen om offentlig upphandling, LOU, och Stockholms stads upphandlingspolicy samt i attest- och delegationsordningen. att upphandling görs enligt LOU att upphandling görs enligt Stockholms stads upphandlingspolicy att upphandlingarna görs och dokumenteras på ett korrekt och tillfredställande sätt. Kontrollen ska omfatta samtliga ovanstående punkter. Ansvarig: Annika Rapp Klagomålshantering Klagomålshanteringen ska säkerställa att klagomål och synpunkter blir besvarade i tid. att rutinen för klagomålshantering efterlevs Kontrollen ska omfatta att de inkomna klagomålen diarieförs och besvaras enlighet med de tider som finns angivna i rutinen för klagomålshantering. Ansvarig: Annika Rapp Brand och säkerhet Målet med brand och säkerhetsarbetet är att tillgodose kraven i berörda lagstiftningar för att skydda människors liv och hälsa samt skador på egendom och miljö. att brandskyddspolicyn och säkerhetspolicyn efterlevs Kontrollen ska säkerställa att följande områden hanteras på ett korrekt sätt: att det byggnadstekniska och organisatoriska brandskyddet finns dokumenterat i alla fastigheter att regelbunden kontrollverksamhet med aktiv tillbudsrapportering fungerar Ansvarig: Annika Rapp
Skydd av inventarier och arkiv Skydd av inventarier och arkiv regleras till vissa delar av redovisningslagen. En god internkontroll kännetecknas av att: försäkringar, brandskyddsinstruktioner, fysiska skydd mot inbrott och intrång i datasystemet finns. inventarieförteckning finns tillbörligt skydd för arkiv och datautrustning finns Kontrollen ska omfatta samtliga punkter ovan. Ansvarig: Annika Rapp