Ekeby Sparbank Ersättningspolicy
Innehåll 1. Syfte... 2 2. Mål... 2 3. Personalpolicy... 2 4. Rörlig ersättning till anställda... 2 5. Särskilt ansvarig styrelseledamot... 2 6. Kriterier för rörlig ersättning... 2 7. Beslut om ersättningssystem och riskbedömning... 3 8. Styrning, uppföljning och kontroll... 3 9. Information till anställda... 3 10. Offentliggörande... 3 1
1. Syfte Syftet med denna policy är att styrelsen ska ange grunder och principer för ersättningar till anställda i sparbanken samt hur styrelsen ska styra, analysera, mäta och kontrollera de risker som rörliga ersättningssystem kan medföra för sparbanken. Policyn ska årligen omprövas av styrelsen. 2. Mål Sparbankens långsiktiga huvudmålsättning är att i enlighet med sparbankslagen och lagen om bank- och finansieringsrörelse bedriva verksamheten på ett sådant sätt att sparbankens förmåga att fullgöra sina förpliktelser inte äventyras. Detta inbegriper även riskhantering, sundhet och öppenhet. 3. Personalpolicy Styrelsen har vid sidan om denna policy fastställt en övergripande Personalpolicy 710.001.002. 4. Rörlig ersättning till anställda Sparbankens anställda tjänstemän kan ha rörlig ersättning utöver fast lön. Syftet med rörlig ersättning är att stödja och motivera medarbetare till att uppnå av sparbanken uppsatta mål. Målen kan vara resultatmål och/eller aktivitetsmål. Sparbankens mål 2015 är resultatmål. Rörliga ersättningssystem för anställda får aldrig innebära att de äventyrar sparbankens långsiktiga huvudmålsättning enligt punkt 2 ovan. 5. Särskilt ansvarig styrelseledamot Ersättningssystem till anställda är styrelsens angelägenhet och ansvar liksom riskbedömning, tillämpning och uppföljning. Styrelsen ska besluta om rörliga ersättningar i sparbanken. I och med att VD också tar del av den rörliga ersättningen bör VD inte ingå i diskussionerna vad gäller den rörliga ersättningen. Inom styrelsen ska en särskilt ansvarig styrelseledamot utses för ersättningsfrågor till anställda. Denna person ska ha tillräcklig kunskap och erfarenhet av riskbedömning för att självständigt kunna bedöma ersättningspolicyns lämplighet. Personen bereder och följer upp frågor om ersättningssystem i sparbanken och rapporterar till styrelsen. I sparbanken är styrelsens ordförande särskilt ansvarig för ersättningsfrågor. 6. Kriterier för rörlig ersättning Rörlig ersättning till anställda ska vara kopplad till på förhand bestämda och beslutade mätbara mål. Tidsperspektiv och utbetalningstider ska fastställas liksom metoder för bedömning, dokumentation och 2
uppföljning. Proportionen mellan grundlön och rörlig del ska vara rimlig. Rörlig del ska även innehålla ett maximalt belopp som kan utfalla. Kriterierna för rörlig ersättning baserade på resultatmål ska fastställas så att de helt bortfaller om måluppfyllelsen understiger en nivå som styrelsen årligen definierar. 7. Beslut om ersättningssystem och riskbedömning Styrelsen beslutar om kriterier i rörliga ersättningssystem till anställda. Till grund för styrelsens beslut ska ligga en av styrelsen fastställd riskbedömning, fogad till denna policy som bilaga 1. Alla tillsvidareanställda med undantag för personal för lokalvård omfattas av sparbankens rörliga ersättning. I sparbanken ska endast förekomma ett rörligt ersättningssystem, som är lika för alla tillsvidareanställda, med undantag för ovanstående, som omfattas av systemet. I sparbanken tillämpas för närvarande ett resultatandelssystem med avsättningar till Stiftelsen Guldeken där utbetalning av andel sker tidigast efter fem års fondering. I Bilaga 2 framgår det vad som gäller för tillsvidareanställda för att kunna ta del av den rörliga ersättningen i sparbanken. Riskkontrollfunktionen ska vara oberoende av den löpande verksamheten och har därför en egen modell för beräkning av rörlig ersättning. Den finns också med i bilaga 2. 8. Styrning, uppföljning och kontroll Enligt Finansinspektionens föreskrifter om ersättningssystem i kreditinstitut, värdepappersbolag och fondbolag med tillstånd för diskretionär portföljförvaltning (2011:1 kap 3) är det sparbankens styrelse som ska besluta om ersättningspolicy och som ansvarar för se till att den tillämpas och följs upp. Styrelsens beslut ska i tillämpliga fall följa vad bolagsstämman beslutat i fråga om ersättning i banken. VD ansvarar för löpande uppföljning av sparbankens ersättningssystem. Riskkontrollfunktionen ska årligen avlägga rapport angående om sparbankens ersättningar överensstämmer med ersättningspolicyn. Sparbankens internrevision ska vid behov och minst en gång årligen granska efterlevnaden av ersättningspolicyn och rapportera resultatet av granskningen till styrelsen. 9. Information till anställda Sparbankens ledning ska informera de anställda som berörs av ersättningspolicyn och beslutat ersättningssystem samt om innebörden av policyn och ersättningssystemet. 10. Offentliggörande Relevant och tydlig information om sparbankens ersättningar ska lämnas i årsredovisningen, i bilaga till årsredovisningen eller på sparbankens webbplats. Informationen ska finnas tillgänglig minst ett år efter offentliggörandet. 3
Informationen ska innehålla: Beslutsprocess och riskbedömning för ersättningssystemet; mål och kriterier för rörlig ersättning; räkenskapsårets kostnadsförda belopp för ersättningar samt övriga relevanta uppgifter enligt FFFS 2007:5, kap 11. För 2014 blev ersättningen: 4