EFFEKTIV KOMMUNIKATION I UPPGIFTSHANTERINGEN SKAPAR EN LÄRANDE ORGANISATION

EFFEKTIV KOMMUNIKATION I UPPGIFTSHANTERINGEN SKAPAR EN LÄRANDE ORGANISATION Introduktion Annika Engström, JTH

EFFEKTIV KOMMUNIKATION I UPPGIFTSHANTERINGEN SKAPAR EN LÄRANDE ORGANISATION Strategiska motsättningar och ett ledtidsträd Jenny Bäckstrand, JTH

KUNDDIFFERENTIERAT INKÖP FORSKNINGSPROJEKTET KOPERATION Eva Johansson Joakim Wikner

MÅL Målet med forskningsprojektet är att, i samarbete gemensamt identifiera behov, möjligheter och problem i leverantörsrelationer och strategiska inköpssituationer. Forskningsprojektet avser att undersöka sambandet mellan produktionsstrategier och inköpsstrategier, och då i synnerhet med avseende på hur grad av kundorderstyrning och grad av kundanpassning påverkar grad av samverkan. Ansökan till KKS 2008

Phase 3 Phase 2 Phase 1 RESULTAT Det förväntade resultatet är en metod eller strukturerat arbetssätt för att på ett systematiskt sätt kunna välja och/eller välja och/eller utvärdera leverantörsrelationer resurseffektivt, vilket bidrar till att stärka företagens konkurrenskraft. KDI-metoden! Ansökan till KKS 2008 1 Identify 2 3 Differentiate 4 Differentiate 5 Identify product structure forecast from generic from supply lead time & BOM customer order unique Differentiate make from buy 6 Analyze customizationperspective framework 7 Analyze certaintycustomization framework Analyze CAP matrix 10 Analyze 11 Analyze level 12 Implement Interaction Framework of controllability customer-driven purchasing 8 9 Select suppliers to analyze Avhandling 2012-12-12

STRATEGISKA MOTSÄTTNINGAR Företagsstrategi Marknadsstrategi Inköpsstrategi Tillverkningsstrategi Inköp Tillverkning Marknad

LEDTIDSANALYS Z Y Inköpsledtid Försörjningsledtid Tillverkningsledtid X U W Q Prognosdriven (PD) Efterfrågeledtid Kundorderdriven (KoD) V KOP

16-26 17-27 28 29 30 31 50 49 Item ID 16 Kabel 18 1 18 2 12 3 12 4 7 5 12 6 13 7 14 8 12 9 9 10 18 11 28 12 1 13 13 14 13 15 2 28 11 29 2 30 18 31 2 32 52 33 16 34 8 35 25 36 21 37 21 38 31 39 64 40 82 41 6 42 17 43 17 44 3 45 25 46 4 47 17 48 17 49 57 50 1 51 3 52 12 53 17 54 27 55 27 56 37 57 27 58 27 59 27 60 3 61 6 62 2 63 26 64 3 65 23 66 28 67 60 68 74 69 2 70 11 71 16 72 16 73 5 74 12 75 1-7 8 9-12 13 14-15 32 51 61 63 65 67 70 77 79 81 83 92-96 8 76 2 77 18 78 2 79 47 45 42 39 35 34 33 52 62 64 66 68 69 71 72 73 74 78 80 82 84 93-97 11 80 2 81 11 82 1 83 48 46 44 43 41 40 38 37 36 53 54 55 56 57 58 59 60 75 76 85 86 88 90 3 84 17 85 6 86 87 89 91 20 87 6 88 20 89 6 90 20 91 84 83 82 81 80 79 78 77 76 75 74 73 72 71 70 69 68 67 66 65 64 63 62 61 60 59 58 57 56 55 54 53 52 51 50 49 48 47 46 45 44 43 42 41 40 39 38 37 36 35 34 33 32 31 30 29 28 27 26 25 24 23 22 21 20 19 18 17 16 15 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Time LEDTIDSANALYSER LEDTIDSANALYS - ERICSSON 1 Identifiera 2 Identifiera 3 Differentiera 4 Differentiera 5 Differentiera produktstruktur försörjningsledtid kundorder unikt inköpta prognos från generiskt från tillverkade från & BOM 1 2 10 3 11 4 12 13 14 5 6 7 8 9 15 16 17 18 KOP LEDTIDSANALYS - PARKER 8(9) Item ID(Lead-time/EPEx) 11(9) 10(5) 1(3) 12b(16) 12a(9) 14(9) 15(9) 3(3) 17(5) 18b(16) 18a(9) 23days 13(9) 2(3) 19(9) 24 days 20(1-2) 4(11) F12(4) LEDTIDSANALYS FAGERHULT 23(16) 25 days 22(9) 24(9) 5(4) 6(5) 25(9) 7(5) 45 days 20 CODP 15 10 27, 28 (9) 5 0 Open Box

Level of controllability Kundgenerisk Effektivitetspåverkan Effektivitetspåverkan Responsivitetspåverkan Responsivitetspåverkan Leverantörens perspektiv Kundunik Effektivitetspåverkan Responsivitetspåverkan Kundorderunik Responsivitetspåverkan ANDRA VISUELLA VERKTYG Fokalaktörens perspektiv Hög CoU CG CU CoU CoU CU Låg Icke-kritiska artiklar Försörjningsrisk Strategiska artiklar Hävstångsartiklar Flaskhalsartiklar Hög Product Demand Supply CU CG Internal organization Relation Context Relevant factors Complexity Criticality Delivery speed Delivery precision Customer order size Process flexibility Capacity buffer Product mix Capacity utilization Inventory strategy Resources available Trust Power Frequency of interaction Number of suppliers Market position Number of competitors CG Level of Interaction Low -Scale- High low high low high important non important non important important high low universal dedicated none unlimited wide narrow low high keep eliminate low high low high high low low high many one leader follower few many Hög Låg Hög Låg FD Icke-kritiska artiklar Icke-kritiska artiklar Försörjningsrisk Försörjningsrisk Strategiska artiklar CODP Hög Strategiska artiklar Låg Prognosdriven CoD Icke-kritiska artiklar Försörjningsrisk Strategiska artiklar Icke-kritiska Effektivitetsfokus artiklar Uncontrollable PODP Hög Hög Controllable KOP Hög Försörjningsrisk Hög KOP Strategiska artiklar Icke-kritiska artiklar Låg Level of certainty Försörjningsrisk Strategiska artiklar Responsivitetsfokus Forecast driven CODP Customer order driven SA FA 1 4 2 3 Hög Låg Låg SA Icke-kritiska artiklar Kundorderdriven FA Försörjningsrisk 5 SA SA Strategiska artiklar Hävstångsartiklar Flaskhalsartiklar Hävstångs-Höartiklar Hävstångsartiklar Flaskhalsartiklar Hävstångsartiklar Flaskhalsartiklar Hävstångsartiklar Flaskhalsartiklar Hävstångsartiklar Flaskhalsartiklar Flaskhalsartiklar FA FA SA SA SA FA SA FA SA 6 9 7 8 Hög Hög FA FA FA Hög

LEDTIDSTRÄDET Patrik Svedberg

LEDTIDSTRÄDET Ledtidsförskjuten produktstruktur = Ledtidsträd

DET BLIR INTE ALLTID SOM MAN TÄNKT SIG Mål: Samordna inköpsstrategi och tillverkningsstrategi Medel: metod eller strukturerat arbetssätt för att på ett systematiskt sätt kunna välja och/eller utvärdera leverantörsrelationer Resultat: Företagen använde bara de första delarna i metoden MEN de upplevde en förbättrad intern kommunikation! varför då??? 26 april 2016 Jenny Bäckstrand 13

EFFEKTIV KOMMUNIKATION I UPPGIFTSHANTERINGEN SKAPAR EN LÄRANDE ORGANISATION Diskrepanser som lärpotentialer Annika Engström, JTH

Två utgångspunkter - om människor och organisationer 1. Människan är komplex och motsägelsefull = organisationer blir ännu mer komplexa och motsägelsefulla 2. Vi har svårigheter att hantera olikheter = och vi behöver det för att vi ska lära och utvecklas Copyright Annika Engström 2016-05-20

Människan är i grunden komplex och motsägelsefull till sin natur Vi strävar å ena sidan efter ordning och reda, strukturer och instruktioner Copyright Annika Engström Störningar som uppstår Diskrepanser å andra sidan försöker vi, förenkla, skynda på, förbättra och hitta nya vägar, genvägar 2016-05-20

I organisationer uppstår diskrepanser mellan människor i olika former Copyright Annika Engström 2016-05-20

..tar sig i praktiken i uttryck då olika intressen agendor kolliderar vid målkonflikter när en grupp sinkar en annan när organisationen säger en sak men gör en annan uppgifter hamnar mellan stolar när tankesätt, olika expertis kolliderar Oftast i gränssnitt mellan olika yrkesgrupper, funktioner, avdelningar Copyright Annika Engström 2016-05-20

Människan har svårigheter med att hantera olikheter Våra hjärnor underlättar för oss när vi möter likheter Vi har lätt att ta till oss sådant vi redan vet och kan Vi känner obehag och gör motstånd när vi möter det främmande det som stör Copyright Annika Engström Olikheter gör oss otrygga 2016-05-20

Olikhet = stör ordningen något funkar inte som det brukar något avviker från normen nytt tankesätt ny struktur annorlunda beteende Copyright Annika Engström 2016-05-20

Lärande sker i spänningsfältet där OLIKHETER och DISKREPANSER hanteras Energifyllt - känsloladdat Copyright Annika Engström 2016-05-

Utveckling = smärtsamt Att hantera diskrepanser och olikheter är förfärligt jobbigt och energikrävande till tusen!!! så vi anstränger oss för att undvika eländet vi bygger fällor för vår egen utveckling Copyright Annika Engström 2016-05-20

Vi gör ofta motstånd och försvarar oss mot vår egen utveckling genom att skylla på andra hitta felet någon annanstans förkasta - det där är inget att bry sig om.. försvara - jag tänkte ju bara.. förklara - jag gjorde ju det för att lyssnar inte har inte fått information du sa ju att.. du tänker fel!! Copyright Annika Engström 2016-05-20

Vi behöver metoder och systematiska arbetssätt Vi behöver arbetssätt för att lura oss själva att inte gå i våra egna fällor Ledtidsträdet är ett exempel på en sådan metod visuellt verktyg Den typen av verktyg brukar kallas Boundary Objects

Boundary objects När vi skapar något gemensamt Underlättar gränsöverskridande kommunikation Möjliggör att viktig kunskap delas och görs gemensam mellan funktioner och individer Gör att vi lämnar vår subjektiva tillvaro vårt eget bo till förmån för att bygga något gemensamt - kollektiv kunskap Ritningar, prototyper, modellbygge, whiteboardfigurer, ledtidsträd Copyright Annika Engström 2016-05-20

Vad kan ett boundary objekt göra? Möjliggör att information flödar fritt utan brus (otydligheter, motsägelser, överflöd) - syntactic Möjliggör gemensamt språkbruk och att det blir meningsfullt att lära sig om och ta del av andras sätt att tänka (semantic) Möjliggör att befintlig kunskap sprids och ny kunskap konstrueras i samspel mellan olika expertis (pragmatic) Möjliggör gemensam handling (action) synka processer mer effektivt Copyright i organisationen Annika Engström (opublicerat) 2016-05- 20

Case company Semantic Syntatic Pragmatic Action Analys av ledtidsträdet utifrån teorier om Boundary objects C E Quote Creates a common view of a product over functional boundaries Creates an arena aiming at joint understanding Helped us reflect over how our production control supports our supply chain Helped us specify our requirement to the Sourcing function Helped us organize the planning and purchasing functions x x x x x x x F H P S Have brought logistics and strategic purchasing closer to each other It s a tool to visualize how we can better align the processes of product-development, purchasing, manufacturing and sales Deepened knowledge regarding central concepts such as lead time customer order decoupling point, customer unique etc. Generated new ideas of how our NPD-process can be improved Have triggered us to work together with suppliers to find solutions for improved delivery precision Has been and will be a support in the strategic work with souring models Has created a common language across functional boundaries x x x x x x x x x x x Copyright Annika Engström 2016-05- 20

EFFEKTIV KOMMUNIKATION I UPPGIFTSHANTERINGEN SKAPAR EN LÄRANDE ORGANISATION Användning av ledtidsträd - ett sätt att kommunicera Nils-Erik Ohlson, Siemens

Siemens Industrial Turbomachinery AB Användning av ledtidsträd - ett sätt att kommunicera Strategisk Leverantörssamverkan 12 Maj 2016 Jönköping External Siemens AG 2016 All rights reserved. Slide 29 2016-05-12 nils-erik.ohlson@siemens.com siemens.com/answers Nils-Erik Ohlson / MA / PG DG CMF LP

och så här tänkte jag lägga upp det! 1 Företaget 2 Produkterna och volymerna 3 Ledtidsträd Ett sätt att kommunicera? 4 Exempel 2 Ledtidsträd Planering Konstruktion 5 Exempel 3 Ledtidsträd Planering Inköp/Leverantör 6 Summering - Frågor Slide 30 2016-05-12 Nils-Erik Ohlson / MA / PG DG CMF LP

1 Siemens Industrial Turbomachinery AB in Finspång - A part of Siemens Energy A full end to end Siemens site (R&D, Design, M&S, PM, Purchasing, Manufacturing, Assembly, Delivery and Service) White collar: ~2000 Blue collar: ~500 10 billion SEK turnover in 2011, 2012 Gas Turbines (8-50 MW) Gas Turbine Components Service Business SGT-800 SGT-750 SGT-700 SGT-600 SGT-500 SGT-400 SGT-300 50 37 30 25 17 14 8 [MW] Power producers (Utilities & IPP s) Oil & Gas Industry (e.g. Pulp & Paper, Cement) Slide 31 2016-05-12 Nils-Erik Ohlson / MA / PG DG CMF LP

1 A typical gas turbine delivery Annual volume: ~60 units Value per unit: ~70 MSEK No of articles in a core engine: ~2500 No of articles in a package: ~5000 Weight: ~100 tonnes Leadtime: ~16 months Delivery time: 8-12 months (unit #1) Continuous development and customerization Same SC for new units and spare parts CORE ENGINE FULL PACKAGE PACKAGE ASSEMBLY Slide 32 2016-05-12 Nils-Erik Ohlson / MA / PG DG CMF LP

hur kommunicerar vi mellan olika funktioner? # Olika funktioner har olika språk # Olika funktioner har olika perspektiv # Olika funktioner har olika förståelse # Alla funktioner behöver kommunicera med andra funktioner # Det sker missförstånd i kommunikationen mellan funktioner => Vi behöver en gemensam kommunikations-plattform Slide 33 2016-05-12 Nils-Erik Ohlson / MA / PG DG CMF LP

1 Ett exempel på produktkomplexitet COMPONENT PRODUCT STRUCTURE MONTAGE STANDARD STD-VARIANT KUNDSPECIFIK GAS TURBINE ROTOR MATERIALS 190 articles in total 9 levels 87 make articles 103 buy articles Leveranstid (12 mån) Leveranstid (10 mån) Slide 34 2016-05-12 Nils-Erik Ohlson / MA / PG DG CMF LP

Exempel 1. Ledtidsträd Planering Konstruktion SEGMENT 7x LEDSKENA 1x YTTERRING 1x INNERRING STÅNG RING (forging) RING (forging) Ledtid 1 En standard Leveranstid 1 Enkel planering 2 Ny marknadsstyrd variant 3 Diskussion kring gantt & CODP 4 Stång Ring Ledskena Ytterring Innerring Segment Delmontage Montage 2 Dubbla ledskenor på förråd Längre time to market. Flytt av CODP 3 Samförstånd Genomförande 4 One-fit-all-innerring Ring => inget ökat förråd Slide 35 2016-05-12 Nils-Erik Ohlson / MA / PG DG CMF LP

Slutsats - Exempel 1 Planering Konstruktion Ledtidsträdet hjälpte att sätta den aktuella frågeställningen i ett perspektiv! var nyckeln till en bra totallösning ökade förståelsen hos båda parter förbättrade generellt relationen inte bara mellan personerna utan även funktionerna Slide 36 2016-05-12 Nils-Erik Ohlson / MA / PG DG CMF LP

Exempel 2 Planering Inköp / Leverantör Övergripande mål! Identifiera förändring! Motivera! Planering Inköp Motivera! Planering Leverantör Slide 37 2016-05-12 Nils-Erik Ohlson / MA / PG DG CMF LP

Slutsats - Exempel 1 Planering Inköp/Leverantör Ledtidsträdet hjälpte att motivera en förändring! var nyckeln till att öppna ett låst läge! ökade förståelsen hos båda parter! förbättrade generellt relationen inte bara mellan personerna utan även funktionerna Slide 38 2016-05-12 Nils-Erik Ohlson / MA / PG DG CMF LP

Summering / Frågor Slide 39 2016-05-12 Nils-Erik Ohlson / MA / PG DG CMF LP