Verksamhetsberättelse för år 2016 Föreningen Trolldansarna Medlemskap i Svenska Danssportförbundet DSF Antal betalande medlemmar vid årets slut var 698 st. En ökning med 98 sedan 2015 Medlemsavgifter under året Barn upp t.o.m 17 år 50 kronor Ungdom 18 år t.o.m 26 år 100 kronor Från 27 år och uppåt 200 kronor Organisationsnummer 802438-6636 Bankgiro 5875-7097 Styrelsens sammansättning under 2016 har varit Lennart Bergström Ordförande, ansvarig domän marknad Lotta Burefjord Ledamot, Vice ordförande, sekreterare Linnéa Eriksson Ledamot, kassör Raymond Lövgren Ledamot, ansvarig domän fastighet, teknik Roger Englund Ledamot, kurs vuxen Ann- Kristin Rosth Ledamot, domän marknad Alf Fornell Ledamot, domän fastighet Angelica Jyttner Ledamot, domän barn & ungdom Annette Blomquist Ledamot Lars Näslund Suppleant 1 Kerstin Larsson Suppleant 2, domän utbildning Elenour Parment (Svedin) Suppleant 3 Roger Hallin Suppleant 4 Stefan Westerman Susanne Edbom Revisor Revisorsuppleant
Lars- Erik Bergqvist Ingela Brandsaeter Camilla Ersson Valberedning, ordförande Valberedning Valberedning 12 protokollförda styrelsesammanträden har hållits under verksamhetsåret (från årsmöte till årsmöte). Styrelsens berättelse Verksamhetsplanen för 2016 har legat till grund för att genomföra föreningens verksamheter med kurser, event och trollsöndagar. Styrelsens har, förutom att ansvara för verksamheten, även påbörjat ett arbete med en översyn av föreningens organisation. Föreningen har nått en sådan storlek och med sådan omslutning att det är nödvändigt att skapa en ledning och administration som också kan hantera verksamheten. Vi har lagt mycket energi på att lära oss IT- systemen och anpassa dessa. Styrelsen har jobbat med att anpassa och effektivisera administrationen. Ett exempel på detta är att dans.se (Swingweb) används helt ut som redovisnings- system, som är i stort helautomatiserat vad gäller betalning och bokföring av kursavgifter. Nu har vi god kontroll över föreningens hela administration. Vi har också väsentligt stärkt internkontrollen inom föreningen. Internkontroll gäller inte bara pengar det är även att se till att vår verksamhet ligger inom ramen för våra stadgar och vår värdegrund. Vi styr t ex bort från kontanter till digitala lösningar. Vi försöker avveckla det mesta av kontant- hanteringen i Trollcaféet genom att övergå till Swish- betalningar och förköpta klippkort. Det som återstår av kontanter hanteras nu i ett slutet säkerhetssystem. Styrelsen har aktivt arbetat för att säkra tillgången av instruktörer genom att avsätta resurser samt skriva avtal med lämpliga personer för att genomgå instruktörsutbildning. Styrelsen, hängivna funktionärer och instruktörer har ägnat mycket tid till att vårda barn- och ungdomssektionen inom föreningen. Ett problem har varit tillgången på instruktörer och lokaler. En diskussion har påbörjats om mål och vision för sektionen. Under året har vi även arbetat med våra lokaler. På lång sikt bör vi äga våra lokaler för att säkra verksamheten. Styrelsen har tagit ett beslut att avvakta med vidare investeringar i rotundan till dess att vi kan köpa fastigheten eller få ett hyresavtal där fastighetsägaren bekostar ytterligare investeringar. Vi har en förhoppning att det kan lösas under 2017. Det systematiska kvalitetsarbetet med bl a utvärderingar av våra kurser har nu kunnat automatiseras med ett webbaserat verktyg. Vi får god svarsfrekvens på dessa utvärderingar, men det skulle kunna vara bättre. Kopplat till vår påbörjade översyn av organisationen hoppas vi att utvärderingarna också i högre grad ska leda till förändring av verksamheten. Det systematiska kvalitetsarbetet är ett arbete som styrelsen kontinuerligt måste lägga resurser på. Med anledning av att möjligheterna till offentlig dans i Sundsvall har under vinterhalvåret minskat drastiskt har styrelsen tagit initiativ till att föreningen under året anordnat sex danskvällar med populära dansband, fyra gånger i rotundan, en i klubblokalen och en gång på Skönsbergs FH. Under vintern har en danskväll anordnats i vår kurslokal. Antalet dansare har överträffat alla förväntningar. Trolldansarna är en socialdansklubb, men föreningen har även som mål att vi ska ha par som tävlar. Antalet tävlande par har ökat under året likaså antalet tävlingar som dansparen deltar i. Styrelsen har
därför under året arbetat med att ta fram regler för ersättning till de par som aktivt tävlar för föreningen. Domän Kurs Vuxen Ännu ett fantastiskt år där antalet deltagare än en gång har ökat. Förutom våra buggkurser så har föreningen genomfört efterfrågad grundkurs och fortsättningskurs i fox samt en kurs i gammel- dansens grunder. Prova- på- kvällar har också genomförts för företag samt i Kovland. Tony Irwing inledde året 2016 med en halvdagskurs med buggintroduktion samt en halvdagskurs i fox och Tobias Wallin avslutade hösten med att introducera Smoth fox och Smoth Jive. Antal deltagare i nivåkurser för vuxna 2016 2015 Nivå 1 233 228 Nivå 2 191 181 Nivå 3 200 191 Nivå 4 231 216 Nivå 5 265 251 Parträning 49 39 WCS 25 0 Totalt 1194 (1067) +11,9% Tillkommer deltagare i korta kurser i fox, tjejträning, Tony Irving, m fl. Domän Teknik Under året har det gjorts mindre förbättringar med bland annat nya headsets, fjärrkontrollers och mixerbord till våra musikanläggningar. Domän Marknad Marknadsdomänen har under året i första hand hanterat marknadsföring av årets kurser och aktiviteter. Denna marknadsföring har skett i huvudsak genom sociala media och mejlutskick kompletterad med ett fåtal annonser i lokala tidningar. Domänen har under året producerat en mängd affischer både för nätet och för tryckta media. Domänen hanterar föreningens sociala media, som Facebook och föreningens webbplats, trolldansarna.se. Under året har domänen tagit fram ett sortiment av profilkläder och andra produkter som föreningen har till försäljning. Profilkläderna finns att titta och prova på klubben för att sedan beställas på hemsidan.
Domän Trivsel Domän trivsel består av tappra själar som gör allt för att skapa trivsel runt klubbens verksamhet. Förutom att hålla fiket bemannat under kurskvällar och trollsöndagarna är gruppen aktiv i arrange- mangen för vår- o julfesten. Under året har vi också försökt att fixa o trixa runt klubbens söndagsdanser med levande musik med bl.a banden: Axccent, Perikles, Expanders och Blender. De välbesökta evenemangen med Tony Irving och Tobias Wallin har också satt hård press på att servera många människor på kort tid vilket vi lyckades uppfylla. Trivselgruppen önskar alltid bli fler, dels för att sprida på bördan men också för att fler ska få uppleva den härliga gemenskap som finns runt fiket. Framför allt välkomnar vi gärna in de nya medlemmarna i klubbens ideella gemenskap. Domän Fastighet En hel del fastighetsåtgärder har utförts under året. Följande är de större insatserna som vidtagits: - En permanent lösning av luft- och varmluftsintag i Rotundan. - Ljudförbindelse mellan Folkets Hus och Rotundan för att kunna dela ljudet på båda lokalerna. (Stort tack till Sjöléns Fastigheter som grävde ner slangen för att kunna dra kablarna) - En permanent installation av el- och ljudförsörjningen till högtalarna som sitter i taket i Rotundan. - Även installerat en permanent lösning av router och nätverk i både Folkets Hus och i Rotundan. - Inköp av slang för att få vattenförsörjning till Rotundan vid dansevenemang. - Uthyrningen av folketshus och Rotundan har varit bra. Domän Barn- ungdom Barn och ungdomsverksamheten var vilande under första halvåret så denna verksamhetsberättelse avser höstterminen 2016. Vi hade två kurser under hösten 2016; en för barn mellan 8 och 12 år (18 deltagare) och en för ungdomar mellan 13 och 18 år (9 deltagare). Det har arbetats aktivt för att försöka synas ute bland barn och ungdomar; uppvisning på stan på nationaldagen, prova på för ungdomar i samarbete med kommunen på påsklovet, prova på- tillfälle vid Skönsmons fritidsgård, deltagit på Mångfaldsfestivalen på Kulturmagasinet och deltagit tillsammans med Altira på Framtidsgalan. Samtliga rektorer på grundskolor i Sundsvall kontaktades med erbjudande om att Trolldansarna kunde ta hand om dansundervisningen och två skolor antog erbjudandet och fick Troll på besök. I november var det avslutning med uppvisning för föräldrarna för barngruppen. Ungdomarna har haft möjlighet att gå gratis på de danser som Trolldansarna arrangerande under hösten 2016, med lite extra omhändertagande kring detta.
I december tävlade fem par barn i Altirasnurren. En pallplats och mersmak för de flesta av barnen som deltog. Året avslutades 30 december med ett galej för ungdomarna, både de som gått kurs nu under hösten men även för dem som tidigare gått kurs hos oss. Vi bjöd på mat, dryck, spelade musik och bjöd in till dans och häng. Domän Utbildning Kursledarkurser - Våra instruktörers utveckling: Vi har under 2016 fortsatt att jobba utifrån våra instruktörers behov och önskemål avseende kursledarkurser (KLK). KLK1: Vi har under 2016 jobbat i samarbete med UBSS vilka jobbar på att anordna denna introduktionsutbildning. Vi har i dagsläget ett antal blivande trollinstruktörer som väntar på att UBSS anordnar denna utbildning. Så fort kurs blir fastlagt kommer vi att erbjuda samtliga intresserade denna utbildning. KLK2: Vi har under 2016 vidareutvecklat 5 av våra tidigare nya instruktörer i detta fortsättningssteg i kursledarkurs. KLK3: I samarbete med UBSS har vi även under 2016 diskuterat en fortsättningsutbildning som vi kommer att erbjuda våra instruktörer som varit oss trogen och som inte erbjudits utvecklingskurser under en längre tid. Denna vidareutvecklingskurs kommer troligtvis att vara indelad i flera delar och omfattar även delar så som trygghet i ledarskap. Inspirationshelg: Utöver KLK- kurser har utbildningsdomänen även under 2016 jobbat för att samtliga av våra instruktörer ska få en gemensam inspirationshelg. Denna har vi skjutit på för att den bäst i tid borde ligga inför uppstart hösten 2017. West Coast Swing: Under 2016 har Trolldansarna skickat två av våra medlemmar på KLK en första inledande utbildning i West Coast Swing. Vidareutveckling kan därför i framtiden bli aktuellt även här. Domän Tävling Vi har under året haft 30 st licensierade dansare, och våra tävlande par har under året representerat Trolldansarna på 11 tävlingar runt om i Sverige, i grenar som bugg och Boggie Woogie. Vi har haft tävlande par i tävlingsklasserna barn, vuxen och i 35+. Mic team har under hösten och våren hållit kurser på söndagar, och här har många av våra par deltagit. Vi har även under höstterminen haft en Jack'n Jill tävling på klubben. Styrelsen slutord Styrelsen tackar alla medlemmar för aktivt deltagande i kurser och arrangemang. Vi vill också framföra vårt varma tack till alla instruktörer och funktionärer som ger av sin tid för klubben och dess medlemmar och som är så otroligt uppskattat. Genom verksamhetsberättelsen beskriver styrelsen det arbete som genomförts under det gångna året och vi anser att styrelsen uppfyllt föreningens mål för 2016. Vi önskar den nya styrelsen lycka till med förhoppning om ett nytt givande verksamhetsår 2017.
Lennart Bergström Lotta Burefjord Linnéa Eriksson Raymond Lövgren Roger, Ragge, Englund Alf Fornell Annki Rosth - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Annette Blomquist Angelica Jyttner