Dnr SU 10-3285-10 Datum 2010-12-16 IT-strategisk plan 2011-2012 Stockholms universitet Fastställd av rektor 2010-12-16
Innehållsförteckning Inledning... 3 Allmänna principer... 4 Särskilda riktlinjer... 5 Kännetecken för universitetets IT-miljö... 7 Gemensamt... 7 Utbildning... 8 Forskning... 9 Samverkan och samarbete... 10 Administration och stödprocesser... 11 Styrmodell för universitetets IT-verksamhet... 12
Inledning Denna plan ska leda IT-verksamheten så att den stödjer universitetets övergripande vision, strategi och mål som finns presenterade i universitetets långsiktiga plan och verksamhetsplan. Vidare är syftet med planen att leda utvecklingen av IT så att den blir värdeskapande för universitetet. I den långsiktiga planen redogörs i punktform för vad som kännetecknar en bra miljö för utbildning, forskning samt samverkan och samarbete. Den IT-strategiska planen tar sin utgångspunkt i dessa och utvecklar dem för att visa vad som kännetecknar IT-miljön vid Stockholms universitet. Planen revideras vart annat år och förnyas genom styrningen från den långsiktiga planen och genom förändringar i kärnverksamhetens behov. Sid 3 (14)
Allmänna principer Universitetet ska sträva efter att tillämpa en modern informationsteknik inom universitetet baserat på följande grundläggande principer. Princip Kärnverksamhetens behov styr Kostnadseffektiv Enhetlighet/Baspaket Samordning/Integration Beskrivning IT-tjänsterna ska utvecklas i dialog med verksamheten med målet att de ska underlätta arbetet för användarna och bidra till en god arbetsmiljö. Införande av nya IT-funktioner ska vara förankrat hos användarna. Användarvänlighet ska alltid vara en viktig faktor vid upphandlandet och utvecklandet av nya IT-tjänster. Införandet av ny teknik i allmänhet och informationsteknik i synnerhet medför lätt stora kostnader, både i form av investeringar och i form av ökade personalkostnader. Det är viktigt att sådana kostnader prövas kritiskt. Enhetliga lösningar ska eftersträvas så långt som möjligt. Genom enhetlighet underlättas arbetet med att hantera licenser, automatiskt installera och uppdatera programvaran samt ge stöd till användarna. Alla ska bl.a. erbjudas ett standardpaket - det s.k. Baspaketet 1 med de viktigaste (mest använda och spridda) programmen. Genom samordning av IT-system ges en möjlighet att bygga upp en arkitektur där olika system passar bättre ihop än vad som ibland är fallet idag. Utveckling av program som ska integreras med andra system ska ske efter samråd med IT-chefen. Då det är ett stort men viktigt jobb att samordna program så ska IT-arbetet främst ägnas åt att ta fram IT-lösningar som är generella och som gäller för alla institutioner/motsv. Alla program ska så långt som möjligt bygga på en öppen, skalbar arkitektur för att underlätta en integration med befintliga system och för att skapa en så stor flexibilitet som möjligt. Utvecklingen av IT-tjänsterna ska styras med hjälp av en universitetsgemensam IT-uppdragsportfölj. 1 Som t.ex. SU-arbetsplatsen Sid 4 (14)
Särskilda riktlinjer Som stöd till de fyra grundläggande principerna finns några allmänna riktlinjer för hur arbetet med IT ska bedrivas. Riktlinjer Support till användarna Mix av OpenSource och kommersiella produkter Översyn av totala programutbudet Beskrivning IT-supporten ska inriktas på att ge ett bra stöd inom ett utbud med bastjänster. Dessa tjänster ska ingå i ett baspaket med fast pris. Övrig hjälp och rådgivningsstöd sker inom en mer begränsad ram (Helpdesk). Hjälp som tar längre tid, t.ex. installation av program utanför baspaketet och inläsning av data till sådana program ska debiteras i särskild ordning. I första hand ska färdigutvecklade OpenSource program eller kommersiella program användas. Vid valet mellan dessa är kvaliteten och nyttan på programvaran viktigast om kostnaden både för inköp och förvaltning är ekonomiskt försvarbar. Även färdiga lösningar behöver anpassas för att passa in i universitetets miljö. Endast i undantagsfall ska egenutvecklade produkter övervägas. I samband med att ny programvara/it-stöd tas fram ska utbudet av redan befintliga sådana ses över. Det kan vara lika viktigt att avveckla gamla program så att programfloran inte växer sig för stor, vilket både försvårar för slutanvändarna och för den framtida förvaltningen. Om exempelvis nya rapportsystem införs bör sådana äldre tas bort. 24 h myndighet Hög tillgänglighet och ett utbud av bra tjänster utgör grunderna för en väl fungerande 24- timmarsmyndighet. Syftet med 24-timmarsmyndigheten är att användare av en myndighets tjänst ska få tillgång till tjänsten på en tid som passar användaren bäst. Driftsäker och pålitlig Informations- och ITsäkerhet 2 För att inte vålla problem eller irritation och åsamka onödiga kostnader är det viktigt att all datordrift är pålitlig och säker. Hög tillgänglighet till universitetets IT-system är även en av förutsättningarna för en 24-timmarsmyndighet. Det är av största vikt att informationsteknologin utnyttjas så att den garanterar godtagbar säkerhet, både för att skydda universitetet mot t.ex. dataintrång och dataförlust och för att skydda och värna studenternas och anställdas integritet. 2 Informationssäkerhet förhindrar obehöriga att få tag på eller förändra information. IT-säkerhet skyddar mot intrång samt säkerställer gränssnitt m.m. Sid 5 (14)
Miljö Universitetet ska sträva efter en Grön IT som både är energisnål och återvinningsbar. 3 3 Se vidare IT för en grönare förvaltning agenda för IT för miljön 2010-2015, baserat på regeringsbeslut den 8 juli 2010. Två av de tre insatsområdena i agendan fokuserar på anskaffning och drift/ användning. Nyanskaffningar inom IT uppdaterar även en delvis föråldrad maskinpark som är svår att drifta och uppdatera. Sid 6 (14)
Kännetecken för universitetets IT-miljö I detta kapitel beskrivs vad som kännetecknar IT-miljön inom universitetet. Universitetets långsiktiga plan tar upp kännetecken för universitetets tre fokusområden (utbildning, forskning och samverkan). Den IT-strategiska planen tar upp dessa områden samt två till: dels området gemensamt som innehåller ITverksamhet som inte med naturlighet kan föras till ett visst specifikt område, dels området administration och stödprocesser som innehåller sådant som måste fungera för att ge stöd till de tre verksamhetsområdena. I de fall universitetet ännu inte uppfyller de kännetecken som återfinns under respektive avsnitt så kan särskilda projekt planeras och tillsättas som leder till att kännetecknen bättre uppfylls. Gemensamt Både e-posten som funktion och universitetets IT-arbetsplatsutrustning som resurs är verksamhetskritiska områden för universitetets användare. Utan en stabil, standardiserad och ständigt fungerande e-post och dator kan anställda och studenter inte utföra stora delar av sitt dagliga arbete. Det innebär att dessa funktioner är helt avgörande för att kärnverksamheten fungerar. IT-strategi E-post Arbetsplatslösning Kommunikation Självbetjäning Mobilitet Kännetecken Genom storskalighet säkerställer systemet för e-post en hög tillgänglighet. Stort fokus läggs på användarvänlighet i kombination med en hög grad av standardisering. En modern arbetsplatsutrustning möjliggör höjd automatisering, minskad miljöpåverkan samt sänkta totalkostnader för IT-hanteringen inom hela universitetet. Inom hela universitetsområdet medger befintliga och nya nätverk en god åtkomst till telefoni och internet (både fast och trådlös). För att säkerställa kvaliteten på informationen i system som ofta ändras (såsom HR-plus, LADOK) finns möjlighet till självbetjäning i ett flertal system. IT-system och kommunikationstjänster är anpassade till ett mer mobilt nyttjande. Sid 7 (14)
Utbildning IT-verksamheten ska bidra till att skapa en utbildningsmiljö av hög kvalitet som möter de krav dagens och morgondagens studenter ställer. I universitetets långsiktiga plan anges vad som kännetecknar en god utbildningsmiljö, bl.a. nämns möjligheterna att utnyttja IT som pedagogiskt redskap i undervisning, lärande, examination och kursvärdering liksom att tillgången på datasalar, bibliotekstjänster etc. ska vara goda. De rent utbildningsspecifika IT-behoven skiljer sig ibland mycket mellan olika kurser varför IT-miljön måste möjliggöra för institutioner att själva skaffa den mjukvara och hårdvara som behövs för enskilda kurser. När det handlar om mer allmänna system såsom läroplattform är målet att tillhandahålla universitetsgemensamma system, vilket bland annat underlättar för studenterna att läsa kurser på olika institutioner. En god IT-miljö inom utbildningsområdet innebär följande. IT-strategi Undervisningsstöd LMS Datorsalar Universitetskortet Kursutvärderingar Sociala medier Kännetecken Universitetet ger alla lärare och studenter möjlighet att utnyttja IT som pedagogiskt redskap i undervisning, lärande och examination. Det sker genom tillhandahållandet av moderna IT-verktyg som ger tillgång till e-post, kalender, samarbetsverktyg m.m. Vid val av system undersöks vad andra lärosäten nyligen har infört samt vad studenterna även använder utanför sina studier. Datorsalar med modern utrustning finns tillgängliga för studenterna. Det gemensamma Universitetskortet har utökad funktionalitet utöver kopiering och utskrift över hela universitetet. Ett IT-stöd (enkätverktyg) för insamling och analys av kursutvärderingar finns centralt tillgängligt. Universitetet erbjuder alla studenter att ta del av gemensamma utvärderingsfrågor. Universitetet interagerar med och informerar studenterna via de mest använda sociala medierna. Sid 8 (14)
Forskning Enligt universitetets långsiktiga plan ska universitetet kännetecknas av en forskning som är nationellt ledande och internationellt framstående. IT-verksamheten ska bidra till en forskningsmiljö som möter de krav dagens och morgondagens forskning ställer, bland annat genom god bandbredd och hög säkerhet i informationshanteringen och kommunikationen inom forskningssamarbeten. De rent forskningsspecifika IT-behoven skiljer sig mycket mellan olika delar av universitetet. Därför ska IT-arkitekturen möjliggöra för forskarna och deras institutioner att själva skaffa den mjukvara och hårdvara som behövs samt sköta driften av den forskningsspecifika IT som de själva behöver. En god IT-miljö inom forskningsområdet innebär följande. IT-strategi Bandbredd IT-baserade publikationsstöd Forskningsdatabas Långtidslagring Samarbetsverktyg Kännetecken Forskarna har möjlighet till en snabb dataöverföring. IT-baserade publikationsstöd ger forskarna goda möjligheter att tillgängliggöra sin forskning. En forskningsdatabas ger information om vilken forskning som bedrivs. Verktyg finns tillgängliga för att säkert lagra samt hitta information. Tillgång finns till smarta verktyg för samarbete, s.k. collaboration software som underlättar kommunikation och samarbete oavsett var man befinner sig. Verktyget underlättar även återanvändning av gammalt material, spårbarhet, och möjliggör virtuella möten där alla deltagare (oavsett var de befinner sig) kan se och kommentera samma dokument eller ta del av en demo. Sid 9 (14)
Samverkan och samarbete IT-verksamheten ska arbeta för att främja öppenhet, samarbete och kommunikation samt göra informationen mer tillgänglig för allmänheten och näringslivet. Enligt universitetets långsiktiga plan ska universitetets samverkan och samarbete bl.a. kännetecknas av utvecklade och fördjupade samarbeten med andra lärosäten, särskilt Karolinska institutet och Kungliga tekniska högskolan. Inom IT-området sker redan flera samarbeten men de kan intensifieras ytterligare både vad gäller utveckling och drift. En god IT-miljö inom samverkan och samarbete innebär följande. IT-strategi IT-samarbete med andra lärosäten Informationsspridning Resfria mötesalternativ Samarbetsverktyg och sociala medier Kännetecken Samarbete sker med andra lärosäten, både nationellt och internationellt, i syfte att minska kostnaderna och öka kvaliteten på IT-tjänsterna. Det gäller särskilt samarbetet med KI/KTH. Modern teknik utnyttjas i hög grad så att spridning av utbildning och forskning till det omgivande samhället underlättas. 4 Modern teknik utnyttjas för att underlätta möjligheten till resfria mötesalternativ. Olika resfria mötesalternativ kan erbjuda nya, bättre mötesformer med högre tillgänglighet i tid och rum. 5 Den ökande omfattningen av digitaliserat samarbete stöds med moderna IT-lösningar med koppling till aktuella sociala medieplattformar. 4 Exempel på detta är att erbjuda inspelade föreläsningar m.m. i form av ett SU-play på ungefär samma sätt som flera tevekanaler idag erbjuder, då kan mottagaren själv på valfri tid ta del av vad universitetet har att erbjuda. 5 Se vidare IT för en grönare förvaltning agenda för IT för miljön 2010-2015, baserat på regeringsbeslut den 8 juli 2010. Sid 10 (14)
Administration och stödprocesser IT-verksamheten ska bidra till att effektivisera administrativa rutiner genom att aktivt medverka i förändringsprocesser och projekt med expertis inom områden som informationssäkerhet, behörighetsprocesser, integrationer, informationsflöden, processanalyser etc. IT-verksamheten ska också bidra till fortbildning i användningen av en modern informationsteknologi som syftar till att effektivisera stödprocesserna i verksamheten. En god IT-miljö inom administration och stödprocesser innebär följande. IT-strategi Ärendehantering och dokumenthantering Personal, ekonomi och studieadministration Enhetlighet i systemanvändning Integrerat verksamhetsstöd Kännetecken Universitetet har en modern och verksamhetsanpassad ärende- och dokumenthantering. Ständiga översyner sker av de administrativa stödsystemen för att hantera ekonomi, personal och studentfrågor så att de moderniseras och ger användarna en så stor nytta som möjligt. En kontinuerlig samordning, standardisering och konsolidering av IT-miljön leder till högre kvalitet och bättre kostnadseffektivitet för de universitetsgemensamma IT-tjänsterna. Tjänster och system utvecklas för att underlätta och förenkla för verksamhetsföreträdare att få tillgång till väsentlig verksamhetsinformation från ett flertal ITsystem inom universitetet. Sid 11 (14)
Styrmodell för universitetets IT-verksamhet Nedan följer en bild som beskriver hur modellen för styrning av IT-verksamheten vid universitetet ser ut. Bilden visar både dokument (rektanglar), aktörer (ellipser) samt programpaket (rundad rektangel) och hur de interagerar med varandra. Långsiktig plan (beslutas av universitetsstyrelsen) Verksamhetsplan (beslutas av universitetsstyrelsen) IT-strategisk plan (fastställs av rektor) Nämnden för fak.gem. verksamheter Förvaltningens IT-samordningsgrupp IT och medias strategigrupp IT och medias system- och uppdragsportföljer IT och medias verksamhetsplan (fastställs av förvaltningschefen) Baspaket (inklusive IT-abonnemang) Bild: Styrmodell Sid 12 (14)
Nedan förklaras den styrmodell som beskrivs i bilden på föregående sida. Dokument/aktör Universitetets långsiktiga plan Universitetets verksamhetsplan IT-strategisk plan Kärnverksamhetens synpunkter Nämnden för fakultetsgemensamma verksamheter Förvaltningens ITsamordningsgrupp IT och medias strategigrupp Beskrivning Universitetets långsiktiga plan innehåller universitetets vision samt beskriver vad som karaktäriserar en bra miljö för utbildning, forskning samt samverkan/ samarbete. Den IT-strategi som tas fram ska ge ett bra stöd för att uppfylla de strategiska riktlinjerna. De mest prioriterade områdena i den långsiktiga planen bryts ner i mätbara mål i universitetets verksamhetsplan. Den IT-strategiska planen bryter ner universitetets långsiktiga plan och beskriver vad som kännetecknar en bra IT-miljö inom universitetet. Planen delas i likhet med den långsiktiga planen in i områdena utbildning, forskning, samverkan/samarbete. Därtill finns ett gemensamt område och ett som handlar om administration. IT-strategin fastställs av rektor. Kärnverksamhetens synpunkter fångas upp på flera olika sätt. Övergripande synpunkter fångas främst upp genom Nämnden för fakultetsgemensamma verksamheter. Synpunkter fångas även upp i samband med förvaltning och drift av befintliga system. IT och media och övriga ansvariga förvaltningsavdelningar fångar löpande in synpunkter och önskemål från verksamheten. Nämnden för fakultetsgemensamma verksamheter är rådgivande instans för utvecklings- och förändringsarbetet inom IT-området. Nämnden lämnar synpunkter men kan också ta egna initiativ på en övergripande nivå för både administrativa (t.ex. ekonomisystem) och verksamhetsmässiga system (t.ex. LMS). Förvaltningens IT-grupp är en särskild referensgrupp som består av deltagare från flera förvaltningsenheter. Syftet med gruppens arbete är att kontinuerligt se över IT-behoven och att föra en diskussion rörande åtgärder främst inom de administrativa stödsystemen. IT och medias strategigrupp, som består av ITchefen plus en eller flera experter från Avdelningen för IT och media, har till uppgift att analysera behoven inom verksamheten, bland annat genom att följa diskussionen inom Nämnden för fakultetsgemensamma verksamheter och förvaltningens IT-samordningsgrupp. Gruppen ska omsätta de behov som uttrycks i praktiska IT-lösningar. Sid 13 (14)
IT och medias verksamhetsplan Baspaket Systemportfölj Uppdragsportfölj De mest prioriterade områdena i IT-strategin operationaliseras och bryts ner i mätbara mål i IT och medias verksamhetsplan. IT och media ansvarar för att skriva och underhålla planen som fastställs av förvaltningschefen. Baspaketet är ett gemensamt finansierat grundutbud av program som IT och media erbjuder sig att installera på samtliga arbetsplatsdatorer (ej server, labbdatorer osv.) på universitetet. IT och media sköter installation, support, uppdateringar och licenser av de program som ingår i baspaketet. En av flera fördelar med ett basutbud är att alla har tillgång till samma versioner av program och därmed försvinner problem som att en del inte kan öppna officefiler och liknande som andra inom universitetet har skickat. En annan fördel är att det är lättare att uppdatera till nyare och säkrare versioner av program. Paketet finansieras normalt genom det s.k. IT-abonnemanget. Universitetsgemensamma system förvaltas av IT och media i enlighet med en universitetsgemensam förvaltningsmodell som innehåller metoder för att stödja kärnverksamhetens mål och intentioner. För varje system finns en tydlig systemägare. IT och media ansvarar för den tekniska förvaltningen av systemen. Uppdragsportföljen innehåller en beskrivning av aktuella och planerade projekt/uppdrag som inte tillhör systemportföljen. Alla större förändringar i uppdragsportföljen beslutas av förvaltningschefen. Sid 14 (14)