STYRDOKUMENT Sida 1(18) Krisledningsplan Område Styrning o ledning Fastställd KF 2015-12-07 150 Program Plan Riktlinje Tjänsteföreskrift Giltighetstid Reviderad/Uppdaterad Diarienummer KS 2015/485
2 Innehåll 1. Inledning... 4 1.2 Syfte... 5 1.1 Centrala principer... 5 2. Start av krisledningsorganisationen... 6 2.1 Principer för larmning och initiering av krisledningsarbetet... 6 2.2 Tjänsteman i beredskap (TiB)... 6 2.2.1 Kontakt med TiB/RCB... 7 2.2.2 RCB/TiB kontakt med kommunen... 7 3. Ledning, organisation och ansvar... 7 3.1 Krisledningsorganisation... 7 3.2 Krisledningsgruppens ordförandes roll och ansvar... 8 3.3 Krisledningsgrupp... 9 3.3.1 Krisledningsgruppens sammansättning... 9 3.3.2 Krisledningsgruppens roll och huvudsakliga uppgifter... 9 3.4 Krisledningsstab - ledningsstöd... 10 3.4.1 Stabschefens roll och ansvar... 10 3.4.2 Krisledningsstabens roll och uppgifter... 10 3.5 Krisledningsnämnd... 10 3.6 Kriskommunikation och information... 11 3.7 Upplysningscentral och/eller växel... 11 4. Resurser... 11 4.1 Psykosocial omsorg... 11 4.1.1 POSOM... 11 4.1.2 Företagshälsovård... 12 4.2 Frivillig resursgrupp, FRG... 12 4.3 Lokaler... 12 4.4 Teknisk utrustning och kommunikationsmedel... 12 5 Rutiner och arbetssätt... 13 5.1 Uthållighet och avlösning... 13 5.2 Dokumentation... 13 5.3 Samlad lägesbild... 13 5.4 Rapportering till länsstyrelsen... 14 5.5 Ekonomi... 14 5.6 Avveckling av krisledningsorganisationen... 14 5.7 Utvärdering... 14 6. Samverkan och geografiskt områdesansvar... 15 6.1 Samverkande aktörer... 15
3 6.2 Regional samverkan när fler kommuner i länet drabbats... 16 6.3 Tekniska stödsystem... 16 6.4 Regional analysfunktion... 16 7. Höjd beredskap... 16 7.1 Ledningsansvar... 17 7.2 Lokal kristidsverksamhet... 17 7.3 Geografiskt områdesansvar... 17 7.4 Rapportering... 17 8 Dokumentansvar... 17 9 Bilagor och dokument... 18 9.1 Bilagor... 18 9.2 Dokumentförteckning... 18
4 Viktiga begrepp Samhällsstörning Termen samhällsstörning används för de företeelser och händelser som hotar och ger skadeverkningar på det som ska skyddas i samhället. Termen samhällsstörningar kompletterar lagens benämningar och ersätter inte andra uttryck. (Benämningar som olycka, kris, krig, krigsfara höjd beredskap och extraordinär händelse relaterar till den rättsliga regleringen av hur samhället förebygger och hanterar hot mot det som ska skyddas i samhället.) Extraordinär händelse Med extraordinär händelse avses en sådan händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning, eller överhängande risk för allvarlig störning, i viktiga samhällsfunktioner och som kräver brådskande insatser av kommunen. (Definition i lagen om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap). Vid en extraordinär händelse kan krisledningsnämnden aktiveras. Krisledningsnämnden har då mandat att överta samtliga nämnders befogenheter. Krisledningsnämnden beslutar då om vilka verksamhetsområden de behöver överta, utifrån vad situationen kräver. Höjd beredskap Med höjd beredskap avses krig och krigsfara. Regeringen beslutar om höjd beredskap. Vid höjd beredskap tillkommer ledningsansvar för den del av det civila försvaret som kommunen ska bedriva. Kommunens ansvar vid höjd beredskap regleras i lagen om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser. Kommunens ansvar beskrivs separat i kapitel 14 i denna plan. Samhällsviktig verksamhet Med samhällsviktig verksamhet avses ur ett krisberedskapsperspektiv en verksamhet som uppfyller båda eller det ena av följande villkor: Ett bortfall av eller en störning i verksamheten kan ensamt eller tillsammans med motsvarande händelser i andra verksamheter leda till att en allvarlig kris inträffar i samhället. Verksamheten är nödvändig eller mycket väsentlig för att en redan inträffad kris i samhället ska kunna hanteras så att skadeverkningarna blir så små som möjligt. De verksamheter som kommunen bedömt som samhällsviktiga bedöms som skyddsvärda. Dessa finns redovisade i den kommunövergripande risk- och sårbarhetsanalysen. Sektorsansvar: Sektorsansvar innebär att varje myndighet och organisation ansvarar för sitt eget verksamhetsområde. Geografiskt områdesansavar: Kommunen har ett geografiskt områdesansvar, vilket innebär att den ska verka för att olika aktörer samverkar vid en extraordinär händelse och att de krishanteringsåtgärder och information som vidtas av olika aktörer samordnas inom kommunens geografiska område. Länsstyrelsen har motsvarande ansvar på regional nivå och regeringen på nationell nivå. Inriktning är orientering av tillgängliga resurser mot formulerade mål. Samordning är anpassning av aktiviteter och delmål så att tillgängliga resurser kommer till största möjliga nytta. Ledning är den funktion som, genom att en aktör bestämmer, åstadkommer inriktning och samordning av tillgängliga resurser (kan bygga på mandat eller överenskommelse) Samverkan är den funktion som, genom att aktörer kommer överens, åstadkommer inriktning och samordning av tillgängliga resurser.
5 1. Inledning Denna plan kan tillämpas vid samhällstörningar eller andra händelser när det krävs samordning och ledning från kommunen och vid behov av samverkan med andra aktörer. Planen kan även tillämpas vid höjd beredskap. Kommunen ska värna om samhällets skyddsvärden och bidra till såväl individens som samhällets och nationens säkerhet. De värden som ska skyddas utgår från mål formulerade av riksdagen och regeringen: Människors liv och hälsa Samhällets funktionalitet Demokrati, rättsäkerhet och mänskliga fri- och rättigheter Miljö och ekonomiska värden Nationell suveränitet Normalt sker krisledning i berörd förvaltning, men när flera verksamheter berörs och det finns behov av samverkan och samordnad ledning eller när de egna resurserna inte räcker kan den centrala krisledningen aktiveras. 1.2 Syfte Syftet med krisledningsplanen är att den ska vara ett stöd vid det initiala ledningsarbetet och underlätta för att krisledningsorganisationen snabbt ska komma igång på ett ordnat och effektivt sätt. Planen beskriver bland annat: - hur kommunen ska organisera sig och samverka under en samhällstörning - vilka lokaler med nödvändig teknisk utrustning för ledning och samverkan som disponeras vid en extraordinär händelse, samhällsstörning eller höjd beredskap 1.1 Centrala principer Tre principer är centrala i vårt krishanteringssystem: Ansvarsprincipen Den som har ansvar för en verksamhet under normala förhållanden, har motsvarande ansvar för verksamheten under svåra samhällsstörningar och vid extraordinära händelser. Offentliga aktörerna är skyldiga att samverka med andra. Likhetsprincipen Under en kris ska verksamheten fungera som vid normala förhållanden så långt det är möjligt. Verksamheten ska också, om det är möjligt, skötas på samma plats som under normala förhållanden. Närhetsprincipen En kris ska hanteras där den inträffar och av dem som är närmast berörda och ansvariga. Det är alltså i första hand den drabbade kommunen eller verksamheten som ansvarar för insatsen. Först om de lokala resurserna inte räcker till blir det aktuellt med regionala eller statliga insatser.
6 2. Start av krisledningsorganisationen 2.1 Principer för larmning och initiering av krisledningsarbetet Vid en allvarlig händelse eller överhängande fara som motiverar att krisledningsgruppen bör sammankallas kan samtliga krisledningsgruppens ordinarie medlemmar starta upp arbetet i krisledningen. Detta kan till exempel ske efter information från räddningschef i beredskap som även fungerar som kommunens tjänsteman i beredskap. Krisledningsgruppens ordförande ansvarar för att de resurser som krävs för att hantera den aktuella situationen kallas in samt att krisledningsnämndens ordförande eller dennes ersättare informeras. Till stöd har ordförande den krisledningsorganisation som beskrivs i denna plan. Krisledningsnämndens ordförande eller dennes ersättare ansvarar för att krisledningsnämnden sammankallas om behov finns. Larmning sker enligt ordning i larmlista Larmlista till krisledningsgrupp ska finnas i krisappen och ska uppdateras kontinuerligt vid behov. Beredskapssamordnaren ansvarar för detta. Larmlista till stödfunktioner (i den mån de utsetts i förväg) finns i krisappen För kontakt med kommunens och länsstyrelsens tjänsteman i beredskap (TiB), se larmlista Kommunerna ansvarar för att räddningstjänsten har tillgång till aktuella larmlistor och kontaktuppgifter för SMS och/eller e-post. Var och en i krisledningsorganisationen ansvarar för att ha larmlistan tillgänglig 2.2 Tjänsteman i beredskap (TiB) Räddningschef i beredskap (RCB) fungerar även som kommunens tjänsteman i beredskap TiB. TiB har ett uppdrag som avser händelser som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av en kommun (det vill säga inte vardagshändelser ). Syftet med TiB är att stärka kommunernas förmåga att snabbt starta sin krisberedskapsorganisation och ta sitt geografiska områdesansvar. TiB ska vara tillgänglig dygnet runt alla dagar på året. TiB:s grunduppdrag är att stödja kommunerna med omvärldsbevakning och att skapa lägesbild samt att larma/kontakta kommunen vid händelser som kan påverka kommunen. I TiB:s uppdrag ingår inte att starta kommunens krisledning. Vid sådana händelser, eller vid en överhängande/förhöjd risk, ska TiB:en larma kommunerna (ge information) enligt rutiner nedan. Kommunala verksamheter och bolag kan vid behov kontakta RCB/TiB för att begära sändning av viktigt meddelande till allmänheten (VMA) via räddningstjänsten.
7 2.2.1 Kontakt med TiB/RCB Ring anvisat nummer i larmlistan och begär RCB för räddningstjänsten Höga kusten-ådalen / Medelpads räddningstjänstförbund. Om de normala kontaktvägarna är utslagna kan RCB (TiB) nås via Rakel. 2.2.2 RCB/TiB kontakt med kommunen Vid akut läge Larma kommunens krisledning via telefon I första hand kontaktas/larmas kommunens krisledning via telefonsamtal enligt ordinarie larmlista. När RCB/TiB har etablerat kontakt med kommunen är kommunen själv ansvarig för den fortsatta hanteringen. Vid icke akut läge Informera kommunens ledning via SMS Vid behov kan information skickas via SMS och/eller e-post för att ge information som inte är akut, exempelvis vid vädervarningar eller för kompletterande uppgifter. I sändlistan för SMS ingår följande funktioner: Kommunchef Stabschef Beredskapssamordnare Informationsansvarig Förvaltningschef bistånds-, arbetsmarknads- och sociala serviceförvaltningen Verksamhetschef stöd, vård och omsorg Informera kommunens ledning via e-post Kontakt sker enligt en specifik sändlista som kommunen valt att länka till krisledning.kramfors@kramfors.se I sändlistan för e-post ingår krisledningsgruppens medlemmar samt nämndsordföranden. 3. Ledning, organisation och ansvar 3.1 Krisledningsorganisation Nedan visas en översiktlig bild över kommunens krisledningsorganisation vid samhällsstörningar som kräver samverkan. Vid höjd beredskap ansvarar kommunstyrelsen för den del av det civila försvaret som kommunen ska bedriva.
8 Krisledningsnämnd Kan aktiveras vid extraordinär händelse Kommunchefen är kontaktperson gentemot krisledningsnämndens ordförande. Samlad lägesbild Inriktningsbeslut (åtgärder/fördelning av resurser) Samordning/samverkan mellan olika aktörer Samordnad info Krisledningsgrupp Inriktning, samordning och ledning Grundbemanning: Kommunchef och/eller ersättare Förvaltningschefer Beredskapssamordnare Avdelningschef samhällsavdelningen Stabschef Informationsansvarig och ansvarig för upplysningscentral ingår inte i krisledningsgruppen men kallas in vid möten. Krisledningsstab Ledningsstöd till krisledningsgruppen Leds av stabschef Personal kallas in utifrån behov och ska hantera analys/lägesbild, dokumentation, kriskommunikation och service. Förvaltningar, bolag och förbund Sköter sitt eget ledningsarbete i samverkan med centrala krisledningen och övriga berörda aktörer Medverka till en samlad lägesbild Medverka till samordnad information Praktiskt hantera krisen och samverka med berörda Kommunchefen har det yttersta ansvaret för att kommunen har en krisledningsorganisation på tjänstemannanivå. Krisledningsorganisationen består av en central krisledningsgrupp som har en krisledningsstab med olika stödfunktioner till sitt förfogande. Kommunens inriktning ska ske i samverkan med berörda aktörer för att uppnå bästa tänkbara resultat ur ett helhetsperspektiv. Förvaltningar, kommunala bolag och förbund ska ha egna krisledningar som ska samarbeta med kommunens centrala krisledning. Förvaltningar/verksamheter ska ha egna krisledningsplaner kopplade till den centrala krisledningsplanen. Om en händelse uppfyller kriterierna för en extraordinär händelse kan krisledningsnämnden aktiveras. 3.2 Krisledningsgruppens ordförandes roll och ansvar Krisledningsgruppens ordförande ansvarar för kommunens krisledningsorganisation på tjänstemannanivå. Ansvaret innefattar bland annat: att ta emot larm och göra en första bedömning (bedömningen kan göras med RCB)
9 hålla krisledningsnämndens ordförande informerad, oavsett om nämnden är aktiverad eller inte. att sammankalla och leda krisledningsgruppen att tydliggöra inriktningen på krishanteringsarbetet utifrån överenskommelse i krisledningsgruppen och med samverkande aktörer samverkan med externa aktörer uppdra åt stabschefen att bemanna staben vid behov se till att extern och intern information upprättas enligt kriskommunikationsplan svara för uppföljning av vidtagna åtgärder 3.3 Krisledningsgrupp 3.3.1 Krisledningsgruppens sammansättning Krisledningsgruppen leds av ordförande som beslutar om vilka som ska kallas in. I gruppen ingår förvaltningscheferna för bistånds-, arbetsmarknads- och sociala serviceförvaltningen, barn-, kultur- och utbildningsförvaltningen samt miljö- och byggförvaltningen, avdelningschefen för samhällsavdelningen, stabschef och beredskapssamordnare. Kriskommunikationsansvarig och ansvarig för upplysningscentral ingår inte i krisledningsgruppen men ska alltid kallas till möten liksom dokumentationspersonal. Finns behov av samverkan med externa aktörer ska dessa alltid kontaktas. (se vidare kapitel 10 Samverkan och geografiskt områdesansvar 3.3.2 Krisledningsgruppens roll och huvudsakliga uppgifter Krisledningsgruppens huvuduppgift är att samverka för att träffa överenskommelser om inriktning och samordning av åtgärder, internt inom kommunen och vid behov med samverkande aktörer samt att hålla varandra informerade om aktuellt läge. Krisledningsgruppen ansvarar bland annat för att frågorna nedan hanteras. Var får tidiga åtgärder störst effekt? Vem kan ha nytta av den information och de resurser jag har? Vad har hänt, vilka behov och konsekvenser kan uppstå? Vem kan ha information och resurser som jag kan ha nytta av? Beroende på behov aktiveras varierande delar av krisledningsstaben för att utgöra ett ledningsstöd till krisledningsgruppen. Ledningsstödet kan exempelvis
10 ta fram underlag och ge förslag till lösningar utifrån ovanstående frågeställningar och praktiskt utföra uppgifter som krisledningsgruppen ansvarar för. Krisledningsgruppen ansvarar för överenskommelse om inriktning och samordning av kommunens operativa verksamhet och med samverkande aktörer. Respektive förvaltningschef ansvarar för att nödvändiga åtgärder vidtas inom det egna verksamhetsområdet, utifrån den gemensamma inriktningen i krisledningsgruppen. Krisledningsgruppens roll är oförändrad när krisledningsnämnden är aktiverad. 3.4 Krisledningsstab - ledningsstöd Krisledningsstaben leds av stabschefen. 3.4.1 Stabschefens roll och ansvar Stabschefen beslutar om krisledningsstabens omfattning, vilka stödfunktioner, experter eller andra personer som ska knytas till staben. Stabschefen ansvarar för att kalla in dessa, fördela arbetsuppgifter och samordna arbetet i krisledningsstaben samt att genomföra föredragningar för krisledningsgruppen. Stabschefen har mandat att hantera frågor/ärenden som uppkommer mellan möten, om det inte kan vänta eller om det inte är principiellt viktigt. Vid behov bör samråd ske med krisledningsgruppens ordförande. 3.4.2 Krisledningsstabens roll och uppgifter Krisledningsstaben (fortsättningsvis benämnd staben) utgör ett ledningsstöd till krisledningsgruppen. Staben ska vid behov bereda underlag för beslut och överenskommelser i krisledningsgruppen och ta fram förslag till innehåll i dessa. Uppgifter kan till exempel handla om analys, att ta in underlag och sammanställa en samlad lägesbild, informationshantering, teknikstöd, dokumentation och administration samt eventuella ytterligare behovsanpassade uppgifter. Krisledningsstabens storlek och bemanning anpassas utifrån behov. Checklista med uppgifter som kan behöva lösas i staben finns beskrivna i separata dokument. Avrapportering sker vid krisledningsgruppens sammanträden eller i den form ordförande bestämmer utifrån situation och behov. 3.5 Krisledningsnämnd Vid extraordinär händelse kan krisledningsnämnden aktiveras. Krisledningsnämnden ska endast aktiveras om ordinarie beslutsvägar inte räcker till och det finns särskilda behov, exempelvis när det finns behov av snabba politiska beslut eller när det handlar om att kunna ge ekonomiskt stöd till enskilda kommunen behöver begära hjälp från annan kommun
11 åtgärderna får betydande ekonomiska konsekvenser och det finns behov av att ställa ekonomiska resurser till förfogande om kommunala verksamheter inte kommer överens om hur resurser ska fördelas eller om vilka åtgärder som ska prioriteras Kommunstyrelsens arbetsutskott fungerar som kommunens krisledningsnämnd. Krisledningsnämndens ordförande, eller i dennes frånvarande vice ordförande, fattar beslut om krisledningsnämnden ska träda i funktion. Krisledningsnämnden får fatta beslut om att överta hela eller delar av verksamhetsområden från övriga nämnder i kommunen i den utsträckning som är nödvändig med hänsyn till den extraordinära händelsens art och omfattning. Krisledningsnämnden har då det politiska ansvaret för dessa verksamhetsområden. Hur krisledningsnämnden vidare regleras finns beskrivet i nämndens reglemente. 3.6 Kriskommunikation och information Samhällsstörningar kännetecknas ofta av mycket stort informationsbehov, se särskild kriskommunikationsplan. Samordnad kriskommunikation, i rätt tid, både inom och mellan aktörerna, stärker trovärdigheten, förebygger otydligheter och motverkar ryktesspridning. Det ger också allmänheten möjlighet att bidra till hanteringen. I krisledningsorganisationen ingår organisationen för kriskommunikation som ansvarar för sammanställning, produktion och distribution av kommunens information till allmänhet, massmedia, medarbetare och samverkande aktörer under samhällsstörningar. 3.7 Upplysningscentral och/eller växel Kontakta kommunens växel/kundtjänst och informationsnumret 113 13 i så tidigt skede som möjligt och informera om vad som hänt och hur de kommer att förses med kontinuerlig information. Växelpersonal behöver informeras om hur de ska hantera inkommande samtal angående krisen i det inledande skedet tills upplysningscentralen öppnat. Om upplysningscentral inte öppnas har ansvarig för den funktionen istället ansvar för att informera medarbetare i kundtjänst och växel. 4. Resurser 4.1 Psykosocial omsorg 4.1.1 POSOM Vid en samhällstörning eller andra allvarliga händelser kan det finnas behov av psykisk och social omsorg (POSOM) för att ta hand om drabbad allmänhet eller anhöriga. Kommunens centrala krisledningsgrupp, räddningschef i beredskap och polisens vakthavande befäl har mandat att kalla in POSOM. Arbetet samordnas av POSOM:s samordningsgrupp som ska samverka med den
12 centrala krisledningen när den är aktiv (se separat POSOM-plan). Om beslut fattas att kalla in POSOM ska krisledningsgruppen informeras. 4.1.2 Företagshälsovård Vid behov av psykosocialt stöd för kommunens medarbetare finns företagshälsovården att tillgå. 4.2 Frivillig resursgrupp, FRG I kommunen finns en frivillig resursgrupp (FRG) som kan stödja kommunen med diverse uppgifter vid en samhällsstörning utifrån kommunens behov. Kommunen bestämmer vilket stöd som behövs och som ska kallas in. Detta görs via FRG-ansvarig som kallar in externa personalresurser och samordnar FRG-gruppen utifrån kommunens önskemål. Det kan till exempel röra sig om hjälp till äldre att hämta vatten vid vattenavbrott, evakuering av personer, att vara medåkande till hemtjänsten som extra trygghet vid besvärliga vädersituationer eller hjälp med transporter av material. 4.3 Lokaler Krisledningsstabens ledningsplats är kommunstyrelsens sammanträdesrum i kommunhuset vilket även är krisledningsgruppens möteslokal. Organisationen för kriskommunikation har sina lokaler i förvaltningsbiblioteket i kommunhuset. Upplysningscentralen har sina lokaler i kundtjänstens mötesrum Styrnäs i kommunhusets entréplan. Krisledningsnämndens sammanträdesrum är kommunalrådets tjänsterum. Ledningsplats i reserv finns på äldreboendet Viktoriagården och i andra hand på Östby vattenverk. 4.4 Teknisk utrustning och kommunikationsmedel Krisledningsorganisationen ska ha tillgång till teknisk utrustning som kan användas på ledningsplatsen för ledning och samverkan. Kommunen ska säkerställa samband för att hantera en samhällsstörning. Nedanstående sambandsutrustning finns tillgänglig för att kunna disponeras på ledningsplatsen: Telefoni med förberedda nummer Fast dator med internetuppkoppling Fast Rakelapparat TV och radio Bildskärm och whiteboard Kartmaterial Det finns en förberedd beredskapslåda med material som kan användas vid kris. Lådan finns i valnämndens förråd i kommunhusets källare och nyckel
13 finns hos kundtjänsten och beredskapssamordnaren. Förteckning med lådans innehåll finns i separat dokument. Ansvar för ledningsplatsens funktionalitet Kommunstyrelsen ansvarar för ledningsplatsens och reservledningsplatsens funktionalitet. Stabschef ansvarar för nödvändig utrustning och dess funktioner och ser till att detta underhålls och kontrolleras en gång/år. Ledningsplatsen är utrustad med reservkraft. Reservkraften sköts av det kommunala bostadsbolaget Krambo Bostads AB som underhåller anläggningen, testkör varannan månad samt ser till att bränsle fylls på. Utrustning för IT sköts av kommunens IT-enhet och testas en gång/år. I dokumentförteckning finns förteckning över den tekniska utrustningen som ska kunna disponeras, där det bland annat framgår vilka telefoner och telefonnummer som ska användas, Rakel-nummer samt instruktioner för inkoppling och användning av den tekniska utrustningen och systemen. För teknikstöd, kontakta IT-supporten. 5 Rutiner och arbetssätt 5.1 Uthållighet och avlösning Krisledningsgruppen och krisledningsnämnden ska säkerställa sin uthållighet. Vid behov av avlösning i krisledningsgruppen ansvarar ordförande för genomgångar och avstämningar. Krisledningsstaben ska vara bemannad så att den vid behov kan ges möjlighet till avlösning. Stabschefen ansvarar för personalplanering i staben och ska vid skiftbyte sammankalla för stabsgenomgång. Förslag till dagordning för stabsgenomgång finns som dokument. 5.2 Dokumentation Dokumentation/dagbok ska ske löpande i hela krisledningsorganisationen; krisledningsnämnden, krisledningsgruppen samt i respektive stödfunktion. Respektive förvaltning ansvarar för att dokumentation sker även i förvaltningarnas krisledningsorganisationer. I dagboken ska händelseförlopp och vidtagna åtgärder (fattade beslut med mera) dokumenteras. Klockslag och vem som gjort anteckningen ska framgå. Dokumentationen ska ske i lämpligt format och i tillämpliga delar överföras till WIS, Webbaserat informationssystem och delas med övriga samverkande aktörer. 5.3 Samlad lägesbild En central uppgift för kommunen handlar om att analysera händelsen och skapa en samlad lägesbild på kort och lång sikt för kommunens geografiska område. Lägesbilden ger underlag för att bedöma vilka hjälpbehov som finns och kan uppstå samt åtgärdsbehov. Kommunen ska vid behov begära in un-
14 derlag för att sammanställa en samlad lägesbild. Särskilt viktiga aspekter ska rapporteras till länsstyrelsen och delas med berörda aktörer i WIS. Se kapitel 5.4 Rapportering till länsstyrelsen. 5.4 Rapportering till länsstyrelsen Om en samhällsstörning inträffar, eller hotar att inträffa, ska kommunen ge länsstyrelsen lägesrapporter och information om händelseutvecklingen, tillståndet och den förväntade utvecklingen samt om vidtagna och planerade åtgärder. Rapporteringen ska omfatta kommunens geografiska område. (Se mer under kapitel 10 Samverkan och geografiskt områdesansvar). Rapporteringen ska företrädesvis göras i webbaserat informationssystem (WIS) enligt anvisad mall eller enligt överenskommelse med länsstyrelsens tjänsteman i beredskap (TiB). Rutiner för att ta in information och sammanställa lägesrapporten framgår i kapitel 10 Samverkan och geografiskt områdesansvar samt i stöddokument Mall lägesrapport. 5.5 Ekonomi I en krissituation är det viktigt att hålla en strikt kontroll av ekonomiska åtaganden, som lätt kan bli mycket stora i en besvärlig situation. Kostnader för den kommunala krisledningens verksamhet ska redovisas på ett konto för att tydligt kunna följa upp beslut och åtgärder. När krisledningsnämnden är aktiverad kan den fatta formella finansieringsbeslut. 5.6 Avveckling av krisledningsorganisationen Ansvarsprincipen, likhetsprincipen och närhetsprincipen gäller med hänsyn till vad situationen tillåter. Krisledningsorganisationen ska därför avvecklas när det inte längre finns något behov. Krisledningsnämnden ska så snart kriterierna för extraordinär händelse inte längre uppfylls avsluta sin verksamhet. Fattade beslut ska återrapporteras till kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige kan också besluta om att avveckla krisledningsnämnden. Samverkande aktörer ska informeras om avvecklingen så snart som möjligt. 5.7 Utvärdering När en samhällsstörning eller extraordinär händelse inträffat ska kommunen utvärdera händelsen. Ansvarig för att detta görs är kommunchef och beredskapssamordnaren i samverkan. Under pågående ledningsarbete ska iakttagelser, händelser och förslag till åtgärder tas till vara. Utvärderingen ska påbörjas så snart som möjligt efter det att normal verksamhet har återupptagits. I utvärderingen kan bland annat allt material i form av dokument, redovisningar med mera samlas in och katalogiseras, medarbetare
15 som deltagit i ledningsarbetet kan intervjuas, samverkande myndigheters och organisationers synpunkter på det genomförda arbetet bör inhämtas så snart som möjligt, en analys av det genomförda arbetet tas fram med stöd av förslagsvis dagbok, intervjuer och andra insamlade uppgifter. förslag till revideringar i organisation, planer och dokument tas vid behov fram. En ekonomisk utvärdering av händelsen och beslutad verksamhet kan vid behov göras. Utvärderingen med slutsatser och förslag till förändringar bör föreläggas kommunstyrelsens arbetsutskott för godkännande och delges berörda. 6. Samverkan och geografiskt områdesansvar Samhällsstörningar kännetecknas ofta av att många aktörer är involverade och beroende av varandra. Kommunen har ett geografiskt områdesansvar. Det innebär att kommunen inom sitt geografiska område i fråga om extraordinära händelser eller samhällsstörning i fredstid ska verka för att de krishanteringsåtgärder som vidtas av olika aktörer under en sådan händelse samordnas, och att informationen till allmänheten under sådana förhållanden samordnas Kommunens roll är att vara en sammanhållande funktion på lokal nivå, och kunna leda diskussionerna med berörda aktörer mot ett så bra resultat som möjligt för helheten. Kommunen ska kunna erbjuda mötesplats och organisera stöd för att underlätta samverkan. Vid behov av samverkan med nationella och regionala aktörer som till exempel telebolag och Trafikverket kan kontakt tas med länsstyrelsens TiB för stöd och hjälp med kontaktvägar. Varje aktör arbetar med sina egna beslut och verkställighet av dessa, men kommunen ska verka för att gemensamma mål och gemensam inriktning sätts upp för helheten. 6.1 Samverkande aktörer I kommunen finns ett lokalt krishanteringsråd med aktörer som kan bli viktiga samarbetsparter vid en samhällsstörning. Krishanteringsrådet är tänkt att kunna fungera som ett samverkansorgan för kommunen vid det inledande och akuta skedet av en kris. Kontaktuppgifter till aktörer som ingår i rådet finns listade i dokument. Vid en kris finns behov att analysera om ytterligare någon aktör bör kontaktas (drabbade eller som har resurser eller ansvar för hantering) samt vilka viktiga samhällsfunktioner som är hotade eller som kan hotas. Krisledningsgruppens ordförande ansvarar för att berörda aktörer kontaktas och vid behov sammankallas.
16 6.2 Regional samverkan när fler kommuner i länet drabbats Precis som kommunen har det geografiska områdesansvaret inom kommunens geografiska gränser har länsstyrelsen det inom länets gränser. Detta innebär i praktiken att vid händelser som omfattar mer än en kommun, ska kommunerna delta i samverkan regionalt och förmedla den kommunala samlade lägesbilden till länsstyrelsen. Länsstyrelsen sammanställer sedan en regional lägesbild för länet utifrån underlag från berörda kommuner och från nationella och regionala aktörer. Vid en befarad eller inträffad samhällsstörning, eller annan händelse som kan föranleda behov av samordning inom länet, ska kontakt etableras mellan de myndigheter som har tjänsteman i beredskap (TiB) eller motsvarande. I TiBgruppen ingår kommunerna genom räddningschefer i beredskap. Det faller på varje enskild organisations ansvar att bedöma om det föreligger ett behov av att kontakta TiB-gruppen. Om TiB-gruppen bedömer att det finns behov av ytterligare informationsutbyte eller samordning kallar länsstyrelsen till ett samverkansmöte. Syftet med samverkansmötet är att utbyta information samt diskutera behovet av en samlad lägesbild av händelsen och, om behov föreligger, åstadkomma en sådan samt eventuell samordning och gemensam inriktning av insatser. Vid dessa möten ska kommunens krisledning delta, samt informationsansvarig för att underlätta informationssamordning. Det är kommunens ansvar att informationsansvarig kallas till dessa möten. Kontakter med regionala och centrala aktörer sker företrädelsevis via länsstyrelsen. Stäm därför av med länsstyrelsen vilka kontakter som tagits. 6.3 Tekniska stödsystem Vid regional samverkan ska kommunen, så långt det är möjligt, följa de rekommendationer angående teknikstöd och policys med mera som regionala rådet för krishantering rekommenderar, till exempel: Regional samordning vid kriser i Västernorrland och Strategi för informationssamordning i Västernorrland 6.4 Regional analysfunktion Om det finns behov av fördjupad kunskap och stöd för att hantera en kris eller annan händelse, kan länsstyrelsen fatta beslut om att sammankalla den regionala analysfunktionen som har i uppgift att ta fram kunskapsunderlag samt, vid behov, formulera förslag på hur samordning och prioritering av insatser ska ske för att nå ett så bra resultat som möjligt för helheten. Detta kan ske på eget initiativ eller efter önskemål från någon kommun för att stödja den lokala samordningen och inriktningen. Vid behov av lokalt stöd tas kontakt med länsstyrelsens TiB. 7. Höjd beredskap Med höjd beredskap avses krig och krigsfara. Vid krig och krigsfara beslutar regeringen om höjd beredskap. Då ska hela samhället inom ramen för det som
17 kallas civilt försvar kunna bidra till försvarsansträngningarna. Det handlar om att skydda befolkningen, säkerställa de viktigaste samhällsfunktionerna och bidra till Försvarsmaktens förmåga att möta en angripare. Försvarsmakten är i stor utsträckning beroende av stöd och leveranser från det övriga samhället för att kunna agera vid ett väpnat angrepp mot Sverige. När regeringen fattat beslut om höjd beredskap kan bestämmelser från andra författningar träda i kraft. Höjd beredskap och åtgärder som ska vidtas av kommunen under sådana förhållanden regleras i lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. 7.1 Ledningsansvar Under höjd beredskap ansvarar kommunstyrelsen för ledningen av den del av det civila försvaret som kommunen ska bedriva. Krisledningsorganisationen i övrigt är densamma som beskrivs i kapitel 5.1. 7.2 Lokal kristidsverksamhet Kommunen ska under höjd beredskap eller när ransoneringslagen (1978:268) i annat fall tillämpas, i den omfattning som regeringen i särskilda fall beslutar: 1. vidta de åtgärder som behövs för försörjningen med nödvändiga varor, 2. medverka vid allmän prisreglering och ransonering, och 3. medverka i övrigt vid genomförandet av åtgärder som är viktiga för landets försörjning. 7.3 Geografiskt områdesansvar Kommunens geografiska områdesansvar är detsamma som vid extraordinär händelse och samhällsstörningar som kräver samverkan, det vill säga: Kommunstyrelsen ska under höjd beredskap verka för att den verksamhet som bedrivs i kommunen av olika aktörer samordnas och för att samverkan kommer till stånd mellan dem som bedriver verksamheten. 7.4 Rapportering Kommunen ska under höjd beredskap hålla länsstyrelsen informerad om beredskapsläget och de övriga förhållanden som har betydelse för det civila försvaret i kommunen. 8 Dokumentansvar Kommunstyrelsen är ytterst ansvarig för att denna plan revideras vid behov, dock minst en gång per mandatperiod. Om brister i krisledningsplanen framkommer som är så omfattande att en omedelbar revidering krävs ska planen uppdateras. Kommunstyrelsen är också ytterst ansvarig för att samtliga i denna plan nämnda bilagor och dokument förtecknade nedan upprättas och görs tillgängliga. Kommunledningsförvaltningen ansvarar för att dessa ses över årligen och uppdateras löpande.
18 Kommunstyrelsen ansvarar även för larmlistan för berörda medarbetare. Den ska revideras löpande, dock minst två gånger per år. Var och en i krisledningsorganisationen ansvarar för att själv ha aktuella dokument tillgängliga. 9 Bilagor och dokument 9.1 Bilagor Bilaga 1 Krisledningsnämndens reglemente Bilaga 2 Kriskommunikationsplan Bilaga 3 POSOM-plan för psykosocial omsorg 9.2 Dokumentförteckning Samtliga dokument ska finnas på kommunens intranät och vissa dokument finns även i krisledningsappen. Ansvarig för att dokumenten upprättas och/eller finns tillgängliga samt uppdateras är beredskapssamordnare om inget annat anges. 1. Larmlista för krisledningsgrupp, krisledningsnämnd och stödfunktioner 2. Start av krisledningsorganisationen 3. Larmlista för POSOM samordningsgrupp 4. Telefonlista till externa aktörer 5. Checklistor för krisledningsorganisationen 6. Stabsgenomgång föredragningslista 7. Rapportering till Länsstyrelsen (mall) 8. Checklista geografiskt områdesansvar 9. Rutiner vid samverkansmöte samt förslag till dagordning 10. Förteckning teknisk utrustning (och instruktioner) 11. Prioritering av samhällsviktiga elanvändare (STYREL) 12. Övergripande risk- och sårbarhetsanalys 13. Förvaltningsvisa eller verksamhetsspecifika krisledningsplaner Ansvarig: Respektive förvaltnings/verksamhetschef 14. Pandemiplan 15. Beredskapsplan för dammbrott (under framtagande) 16. Länsstyrelsens regionala dokument Vägledning och lathund för WIS Vägledning för Lync/Skype Business Vägledning och instruktion för användning av Rakel Regional samordning vid kriser i Västernorrland Strategi för informationssamordning vid stora olyckor och kriser i Västernorrland Regional oljeskyddsplan Regional beredskapsplanering Ångermanälven