Revisionsrapport Granskning av avtal och bidrag till föreningslivet

Sida 1(1) Datum Revisionen Till: Kommunstyrelsen För kännedom: Kommunfullmäktiges presidium Revisionsrapport Granskning av avtal och bidrag till föreningslivet KPMG har av s revisorer fått i uppdrag att granska kommunstyrelsens styrning och uppföljning av avtal med och bidrag till föreningslivet. Syftet med granskningen är att bedöma om kommunstyrelsen har en tillfredställande styrning och uppföljning av avtal med föreningslivet samt tillräckliga rutiner för utbetalning av bidrag. Revisionen önskar att kommunstyrelsen lämnar synpunkter på de slutsatser som finns redovisade i rapportens sammanfattning senast den 12 februari 2016. Av svaret bör det framgå vilka eventuella åtgärder som ska vidtas och när de beräknas vara genomförda. Med vänliga hälsningar Bertil Wiklund Ordförande Postadress Revisionen 872 80 Kramfors E-post kramfors.kommun@kramfors.se Besöksadress Torggatan 2 Telefon 0612-800 00 Fax 0612-157 57 Hemsida www.kramfors.se Organisationsnr 212000-2429

Granskning av avtal och bidrag till föreningslivet Revisionsrapport KPMG AB Advisory Antal sidor: 11 Rapport avtal och bidrag i föreningslivet.docx

Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 2 3. Syfte 2 4. Avgränsning 2 5. Revisionskriterier 2 6. Ansvarig nämnd/styrelse 2 7. Metod 3 8. Projektorganisation 3 9. Granskningsresultat 3 9.1 Styrdokument och avtal 3 9.1.1 Bidragsnormer 3 9.1.2 Aktuella avtal 5 9.2 Rutiner och stickprov 6 9.2.1 Delegationsordning 6 9.2.2 Utbetalningar av bidrag 7 9.2.3 Stickprov 7 9.3 Uppföljning 9 Rapport avtal och bidrag i föreningslivet.docx

1. Sammanfattning Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska kommunstyrelsens styrning och uppföljning av avtal med och bidrag till föreningslivet. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2015. Syftet med granskningen är att bedöma om kommunstyrelsen har en tillfredställande styrning och uppföljning av avtal med föreningslivet samt tillräckliga rutiner för utbetalning av bidrag. Inledningsvis konstaterar vi att föreningarna för att få ta del av flera av bidragen måste kunna uppvisa att de har haft den aktuella kostnaden. Det är en rutin som vi tycker är bra då det minskar risken för att felaktiga bidrag betalas ut, se avsnitt 9.1.1. Sammanfattning av våra iakttagelser och rekommendationer: Enligt bidragsnormerna ska föreningar som inte sökt bidrag på tre år avföras som bidragsberättigade något som inte sker i dagsläget. Vi rekommenderar att det upprättas en förteckning över godkända bidragsberättigade föreningar, se avsnitt 9.1.1. Vi noterar vidare att det enligt uppgift genomförs besiktningsmöten en gång per år men att dessa inte protokollförs. Det medför att vi inte kan kontrollera om dessa möten verkligen ägt rum eller vad som beslutats. Vi rekommenderar därför att besiktningsmötena alltid ska protokollföras i enlighet med gällande avtal. Vi ser gärna att en checklista upprättas över vad som ska kontrolleras och checklistan kan även fungera som bilaga till protokollet, se avsnitt 9.1.2 Vi ser positivt på att utbetalningar sker två i förening och att det är chef som slutligt attesterar utbetalningen. Dock saknar vi skriftliga rutiner kring besluts- och utbetalningsgången. Enligt uppgift från fritidschefen finns inte heller några tydligt upparbetade rutiner för beslutsgången enligt den nya delegationsordningen men att det är under utveckling. Vi rekommenderar därför att skriftliga rutiner för hela processen från ansökan till utbetalning tas fram, se avsnitt 9.2.1 och 9.2.2. Vi har genom stickprov funnit att uträkningen av lokalkostnadsbidrag inte följt bidragsnormerna och att besluten för särskilda bidrag inte motiveras, vilket vi rekommenderar. Vi har också funnit att en godkänd ansökan om att bli bidragsberättigad inte följer kraven i bidragsnormerna, se avsnitt 9.2.3 Vad vi vet sker ingen systematisk uppföljning av bidragsbeslut eller avtal till kommunstyrelsen. Vi rekommenderar därför att kommunstyrelsen gör en årlig uppföljning och analys av avtal och bidrag till föreningslivet, se avsnitt 9.3. Rapport avtal och bidrag i föreningslivet.docx 1

2. Bakgrund 3. Syfte Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska kommunstyrelsens styrning och uppföljning av avtal med och bidrag till föreningslivet. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2015. s revisorer bedömer att det är väsentligt att tekniska nämnden har fungerande rutiner gällande avtal och bidrag mot föreningslivet. Revisorerna ser en risk med att rutinerna kring beslut och uppföljning av avtal till föreningslivet samt utbetalning av bidrag är bristfälliga. Sådana brister skulle kunna leda till att fritidsanläggningar inte uppfyller föreningarnas behov och/eller att bidrag lämnas för felaktiga ändamål och/eller mottagare. Syftet med granskningen är att bedöma om tekniska nämnden har en tillfredställande styrning och uppföljning av avtal med föreningslivet samt tillräckliga rutiner för utbetalning av bidrag. Vi har därför granskat: om om om om om nämnden följer de bidragsnormer som är fastställda av kommunfullmäktige, det finns aktuella avtal gällande t.ex. drift och underhåll av fritidsanläggningar, det finns rutiner för utbetalningar av föreningsbidrag, utbetalningarna sker två i förening, beslutade avtal och bidrag följs upp av nämnden. 4. Avgränsning Granskningen har omfattat fritidsenhetens verksamhet under 2015. 5. Revisionskriterier Vi har bedömt om rutinerna/verksamheten uppfyller: Kommunallagen tillämpbara interna regelverk, policys och fullmäktigebeslut. 6. Ansvarig nämnd/styrelse Granskningen har avsett kommunstyrelsen. Rapporten är saklighetsgranskad av Patrik Asplund, fritidschef. Rapport avtal och bidrag i föreningslivet.docx 2

7. Metod Granskningen har genomförts genom: Dokumentstudie av relevanta dokument Intervjuer med berörda tjänstemän 8. Projektorganisation Granskningen har genomförts av Kristoffer Bodin, kommunal revisor, under ledning av Helene Ersson, kommunal revisor. 9. Granskningsresultat 9.1 Styrdokument och avtal 9.1.1 Bidragsnormer Det som reglerar kommunens hantering av bidrag till föreningar är dokumentet Bidragsnormer för det kommunala stödet till barn- och ungdomsverksamhet 1 som finns tillgängligt på kommunens hemsida. Enligt bidragsnormerna ska en förening som söker bidrag för första gången uppfylla några grundkriterier och godkännas som bidragsberättigad av kommunstyrelsen. Därefter ska kraven för respektive bidrag uppfyllas innan beslut tas. Enligt bidragsnormerna ska föreningar som inte ansökt om bidrag under tre år avföras som bidragsberättigade för att prövas om vid en ny ansökan. Enligt uppgift från fritidschefen finns inget register för att hålla reda på föreningar som inte söker och det finns således inga rutiner för att avföra inaktiva föreningar. Bidrag som finns att söka enligt bidragsnormerna är: Administrationsbidrag Ledarutbildningsbidrag Lokalkostnadsbidrag Aktivitetsbidrag Drift- och underhållsbidrag Särskilt bidrag Öppen ungdomsverksamhet Bidrag ungdomsarrangemang 1 Antaget av kommunfullmäktige 2007-02-26, 66. Rapport avtal och bidrag i föreningslivet.docx 3

Administrationsbidrag Bidraget ska täcka baskostnaderna för föreningarnas administration och ge en grundtrygghet i verksamheten. Bidraget utgår från ett grundbelopp som multipliceras med summan av två vägningstal varav det ena är baserat på antalet medlemmar mellan 7-20 år och det andra på antalet sammankomster. Ledarutbildningsbidrag Bidraget avser att stödja föreningar i att rekrytera och utbilda ledare. För att få stödet på 100 kr per deltagare och utbildningsdag ska dagen omfatta minst 5 lektionstimmar á 40 min och vara anordnad av distrikts- eller riksorganisation. Lokalkostnadsbidrag Kan utgå när föreningar äger eller hyr lokaler för ungdomsverksamhet. Bidraget kan utgå med högst 40 % av den godkända års- eller hyreskostnaden, men med högst 25 kr per sammankomst. Aktivitetsbidrag Bidraget utgår med 12 kr per sammankomst där huvuddelen av deltagare är mellan 7-20 år. Föreningarna ska uppfylla bestämmelserna om antalet sammankomster, antal deltagare i varje sammankomst mm för att få bidraget. Drift- och underhållsbidrag Bidraget kan utgå till föreningar som äger idrotts- eller friluftsanläggningar för att täcka nettokostnader för drift och underhåll av den egna anläggningen. Bidragets storlek prövas årligen av kommunstyrelsen och baseras på arten av verksamhet, allmänhetens nyttjande mm. Särskilt bidrag Bidraget avser att stödja underhåll och förbättringar av föreningarnas anläggningar, inköp av inventarier eller utveckling av verksamheten. Bidragets storlek prövas av kommunstyrelsen från fall till fall. Bidragsbeslutet måste fattas innan åtgärder påbörjas. Den slutliga ansöka med redovisning av faktiska kostnader ska ske senast två kalenderår efter beslutet. Öppen ungdomsverksamhet Bidraget ska stödja föreningar som har öppen ungdomsverksamhet för åldersgruppen 7-20 år. Bidraget utgår med 400 kr per tillfälle under mån-fre och 600 kr under lör-sön. Administrationsoch lokalkostnadsbidrag, aktivitetsbidrag samt drift- och underhållsbidrag kan inte sökas för verksamheten. Bidrag ungdomsarrangemang Bidraget avser att stödja föreningar som anordnar offentliga arrangemang riktade till ungdomar i åldersgruppen 7-20 år och som är utöver den ordinarie öppna ungdomsverksamheten. Rapport avtal och bidrag i föreningslivet.docx 4

Fiskebidrag Fritidsenheten hanterar också fiskebidrag eller bidrag till fiskevårdande åtgärder vilket vi har granskat men som inte regleras genom bidragsnormerna. De regleras istället genom Regler för kommunalt stöd till fiskevårdsföreningar och fiskevårdsområdesföreningar för fiskevård inom. Enligt dessa regler utgår ett grundbidrag på 600 kr för administration, 10 % av kostnaderna för inplantering av fisk och att det finns möjlighet till ett särskilt bidrag för övriga fiskevårdsåtgärder. Kommentarer Enligt uppgift finns det inte något register eller förteckning över bidragsberättigade föreningar. Enligt bidragsnormerna ska föreningar som inte sökt bidrag på tre år avföras som bidragsberättigade något som alltså inte sker i dagsläget. Vi rekommenderar att det upprättas en förteckning över godkända bidragsberättigade föreningar. Vi konstaterar att föreningarna för att få ta del av flera av bidragen måste kunna uppvisa att de har haft den aktuella kostnaden. Det är en rutin som vi tycker är bra då det minskar risken för att felaktiga bidrag betalas ut. 9.1.2 Aktuella avtal Det finns enligt uppgift sex (6) anläggningar som drivs av föreningar utifrån nyttjanderättsavtal. Vi har tagit del av följande avtal: Nyttjanderättsavtal och driftsavtal mellan och Stiftelsen Kusthallen (1997-01-01--) Nyttjanderättsavtal och driftsavtal mellan och Kramfors Alpina (2000-11- 01--) Nyttjanderättsavtal och driftsavtal mellan och Kramfors-Alliansen (2001-01-01--) Nyttjanderättsavtal och driftsavtal mellan och intresseföreningen Y-sport (2001-01-01--) Nyttjanderättsavtal och driftsavtal mellan och Kramfors Ridklubb (2001-01-01--) Nyttjanderättsavtal och driftsavtal mellan och Föreningen Mjällomshallen (2011-01-01--) Avtalen förlängs med mellan ett och tre år i taget om inte uppsägning sker från endera parter sex månader innan avtalens utgång. Rapport avtal och bidrag i föreningslivet.docx 5

Avtalen har likartad utformning och i avtalen regleras föreningens/stiftelsens respektive kommunens rättigheter och skyldigheter som t.ex. hantering av intäkter, reklamplatser, underhåll, investeringar, el- och VA-avgifter och driftsbidrag. Även hanteringen och fördelning av eventuell personal regleras via avtalen. Enligt alla granskade avtal ska en besiktning genomföras en gång per år. I intervjuer framkom att fritidschefen träffar föreningarna en gång per år för att diskutera hur det går, om det är något som behöver förändras och eventuellt nya åtaganden för föreningen eller kommunen. Enligt avtalet/avtalen ska besiktningsmötet protokollföras. Något som enligt uppgift från fritidschefen inte sker. Enligt fritidschefen finns inga övriga kommunala tillgångar eller tjänster som föreningar har tillgång till via fritidsenheten. Kommentarer Vi noterar att fem av sex avtal är 14 år gamla eller äldre. Vi har dock i vår granskning inte funnit att de skulle vara inaktuella. Det är mestadels redaktionella skillnader mellan det nyaste avtalet från 2011 och de äldre. Till samtliga avtal har vi tagit del av skötselföreskrifter som mer i detalj reglerar t ex krav på tillgänglighet, städning, personal osv. Vi har inte granskat närmare om kommunen följer upp kraven i föreskrifterna. Vi noterar vidare att det enligt uppgift genomförs besiktningsmöten en gång per år men att dessa inte protokollförs. Det medför att vi inte kan kontrollera om dessa möten verkligen ägt rum eller vad som beslutats. Vi konstaterar också att det inte är möjligt för varken oss eller kommunen själva att följa upp vad man kommit överens om på respektive besiktningsmöte. Vi rekommenderar därför att besiktningsmötena alltid ska protokollföras i enlighet med gällande avtal. Förslagsvis upprättas en checklista som stöd till besiktningen och då även som dokumentation om vad som överenskommit, gärna genom att båda partner undertecknar den. Checklistan kan även fungera som ett underlag till protokollet som då blir enkelt att upprätta. 9.2 Rutiner och stickprov 9.2.1 Delegationsordning Enligt senaste delegationsordningen daterad 2015-02-10 får kommunchefen, fritidschefen samt chefen för samhällsavdelningen bevilja bidrag inom beslutade ekonomiska ramar och enligt fastställda regler. Enligt tidigare delegationsordning skulle fritidsutskottet bevilja bidrag men det utskottet är avvecklat sedan 2014-12-31. Rutinen var då att alla ansökningar samlades för beslut en gång per år. Några nya rutiner är enligt fritidschefen inte upparbetade ännu. Rapport avtal och bidrag i föreningslivet.docx 6

Kommentarer Vi noterar att de flesta bidrag för 2015 är beslutade i fritidsutskottet under slutet av 2014, med några undantag som är fattade på delegation under 2015. Enligt uppgift från fritidschefen finns inte några tydligt upparbetade rutiner för beslutsgången enligt den nya delegationsordningen men att det är under utveckling. Vi rekommenderar att skriftliga rutiner för hela processen från ansökan till utbetalning tas fram, se även avsnitt 9.2.2. 9.2.2 Utbetalningar av bidrag Enligt uppgift är rutinerna vid utbetalning av bidrag att bidragshandläggaren får ett beslut från fritidschefen om att bidraget är godkänt och en utanordning på summan som ska utbetalas. Handläggaren lägger upp utanordningen i leverantörsfakturasystemet som fritidschefen måste attestera innan den går vidare för utbetalning. Kommentarer Vi ser positivt på att utbetalningar sker två i förening och att det är chef som slutligt attesterar utbetalningen. Dock saknar vi skriftliga rutiner kring besluts- och utbetalningsgången vilket vi anser kan medföra en ökad risk för felaktigheter samt begränsar möjligheten till kvalitetssäkring och uppföljning, se rekommendation i avsnitt 9.2.1. 9.2.3 Stickprov Vi har tagit stickprov på alla typer av bidrag inom fritidsenheten, även fiskebidrag trots att det inte regleras i bidragsnormerna. Urvalet har främst grundats på bidragens storlek. Vi har tagit del av bidragsansökan, besluten, utanordningen samt kontoutdrag. Vi har också stämt av att de utbetalade bidragen enligt kontoutdragen är beslutade. Administrations- och lokalkostnadsbidrag Vi har tagit två stickprov varav det ena lokalkostnadsbidraget är felaktigt uträknat av kommunen utifrån bidragsnormerna. Enligt normerna får bidrag utgå till högst 40 % av hyreskostnaden och som mest 25 kr per sammankomst. Här har en förening haft hyreskostnader på 43 950 kr vilket ger ett bidrag på 43 950 x 40 % = 17 590 kr. Kommunen har dock beviljat och betalat ut bidrag baserat på antalet sammankomster vilket uppgår till 776 sammankomster x 25 kr = 21 920 kr. Enligt bidragsnormerna är det alltså 40 %-regeln som ska vara gällande i första hand och att göra avsteg från denna regel är ingenting som regleras i bidragsnormerna. Ledarutbildningsbidrag Det har endast ansökts om ett ledarutbildningsbidrag under 2015 och enligt vår bedömning uppfyller ansökan kraven i bidragsnormerna. Rapport avtal och bidrag i föreningslivet.docx 7

Aktivitetsbidrag Vi har granskat en ansökan, beslut, utanordning och kontoutdrag för aktivitetsbidrag för första halvåret 2015 och ansökan uppfyller enligt vår bedömning kraven i bidragsnormerna. Drift- och underhållsbidrag Vi har granskat tre stickprov om 435 tkr av totalt 890 tkr. Enligt vår bedömning uppfyller ansökningarna kraven i bidragsnormerna. Särskilda bidrag Vi har granskat två särskilda bidrag och vi noterar att det saknas reglering av belopp och liknande i bidragsnormerna. Då det saknas motiveringar i beslutet går det inte att utläsa varför en förening får 12 000 kr av en kostnad på 48 000 kr (25 %) och en annan får 14 000 kr av en kostnad på 19 100 kr (73 %). Öppen ungdomsverksamhet Vi har granskat två bidrag till öppen ungdomsverksamhet för 2015. Beslut har tagits om ett maxbelopp och föreningarna lämnar in en halvårsredovisning. Ena föreningen har ett maxbelopp på 50 000 kr och fått utbetalt 19 200 kr för första halvåret i enlighet med deras redovisning. Andra föreningen har ett maxbelopp på 48 000 kr och vi har inte tagit del av deras halvårsredovisning. Bidrag ungdomsarrangemang Vi har inte tagit del av några ansökningar för bidrag till ungdomsarrangemang. Fiskebidrag Vi har granskat en ansökan gällande fiskebidrag. Med utgångspunkt i reglerna är vår bedömning att ansökan och utbetalningen uppfyller dessa regler. För att klara budget har kommunen dock beslutat att sänka det tidigare bidraget på 10 % till 8,10 % 2014 och 8,33 % 2015. Vi noterar att alla bidrag som är utbetalda enligt kontoutdrag också är beslutade. Nyregistrering som bidragsberättigad Vi har granskat ett stickprov gällande registrering av förening som bidragsberättigad. Ansökan är från 2013 men det är den senast inkomna ansökan och därför granskar vi den trots att granskning främst omfattar 2015. Vi noterar att fritidsutskottet beslutade att godkänna föreningen som bidragsberättigad. Vi har endast tagit del av ansökningsblanketten och där framgår att föreningen bildades 2013-04-23 och beslut om bidragsberättigande togs 2013-05-28 trots att föreningen enligt bidragsnormerna måste ha bedrivit verksamhet under minst tre månader för att kunna registreras. Rapport avtal och bidrag i föreningslivet.docx 8

Vi har inte heller tagit del av den plan som avser våld- och drogmissbruksförebyggande arbete och som föreningen ska uppvisa för att kunna godkännas. Enligt bidragsnormerna kan en förening som inte uppfyller kraven för att bli bidragsberättigad ändå erhålla bidrag men det efter särskild prövning av kommunstyrelsen från fall till fall. Kommentarer Vi har utifrån stickproven noterat några brister i hanteringen av administrations- och lokalkostnadsbidraget, särskilda bidrag samt nyregistrering, se respektive rubrik ovan. Utifrån ovanstående brister rekommenderar vi kommunstyrelsen att säkerställa att de fastställda bidragsnormerna följs. Vidare rekommenderar vi att beslut om bidrag som baseras på bedömningar, t ex särskilda bidrag, bör motiveras skriftligen. 9.3 Uppföljning Vi kan inte se att det sker en systematisk uppföljning av bidragsbeslut eller avtal till kommunstyrelsen. Kommentarer Vi anser att uppföljning är viktigt då besluten nu tas av tjänstemän enligt den nya delegationsordningen och inte av kommunstyrelsens fritidsutskott som tidigare. Vi rekommenderar därför att kommunstyrelsen gör en årlig uppföljning och analys av avtal och bidrag till föreningslivet. KPMG, dag som ovan Kristoffer Bodin Kommunal revisor Helene Ersson Kommunal revisor Rapport avtal och bidrag i föreningslivet.docx 9