Granskning av budget- och uppföljningsprocessen inom hälso- och sjukvården 2008 (inklusive implementeringen av det nya reglementet för planering och uppföljning vid arbetet med budget inför 2009) H:\Revisionskontoret\GEMENSAM\GRANSKNING\Pågående granskningar\intern kontroll 2008\Hälso- och sjukvården 2008\Granskningsrapport av budget- och uppföljningsprocessen inom hälso- och sjukvården 2008.doc
Innehållsförteckning 1. Sammanfattning...3 1.1 Avgränsning...4 1.2 Metod...4 2. Framtagande av driftsbudget 2008...5 2.1 Kort summering av tidigare kartläggning...5 2.2 Tidplan för budgetprocessen 2008...6 2.3 Driftsbudget för hela hälso- och sjukvården...7 2.4 Verksamhetskontrakt 2008...8 2.5 Synpunkter som har framkommit vid våra intervjuer...9 3. Budgetuppföljningar 2008...10 3.1 Tidplan...10 3.2 Uppföljning övergripande för hälso- och sjukvården...10 3.3 Uppföljning på basenhetsnivå...11 3.4 Synpunkter som har framkommit vid våra intervjuer...13 4. Budgetering inför 2009 - implementeringen av det nya reglementet för planering och uppföljning...13 (2)
1. Sammanfattning Under år 2007 kom det signaler på låg budgetföljsamhet och prognoserna upplevdes som inte helt tillförlitliga. I enlighet med revisionsplanen för 2008 har vi därför genomfört en granskning som i huvudsak gått ut på att analysera hur budgetarbetet inför 2009 års budget och budget- och uppföljningsprocessen under 2008 sett ut inom hälso- och sjukvården ända ut i verksamheten avseende driftsbudgetering. Granskningen har inriktats mot att följa upp den interna kartläggning av driftsbudgetprocessen som genomfördes av Öhrlings PriceWaterhouse Coopers (ÖPwC) under 2006. Den rapporten distribuerades till landstingets och hälso- och sjukvårdens tjänstemannaledning. Granskningen inriktas också på att följa upp implementeringen av och följsamheten till det nya reglementet för planering och uppföljning vilket antogs av landstingsfullmäktige under 2008. Landstinget Sörmland hade vid tidpunkten för kartläggningen 2006 genomgått stora organisatoriska förändringar. Organisationen har i princip varit oförändrad fram till årets uppföljning. Hälso- och sjukvården (HoS) är en länssammanhållen verksamhet som organisatoriskt uppdelas i divisioner för närvård, länssjukvård och medicinsk service. Det administrativa stödet har fram till 20081231 organiserats i ett gemensamt lednings- och verksamhetsstöd utanför hälso- och sjukvårdsorganisationen. Lednings- och verksamhetsstödet har stödfunktioner för ekonomi, personalutveckling, verksamhetsutveckling, IT, information m m. Efter årsskiftet 2008/2009 har dessa stödfunktioner åter flyttats tillbaka inom hälso- och sjukvårdens förvaltning. I samband med vår granskning vill vi lyfta fram nedanstående punkter; Skriftliga rutiner gällande arbetet med budget- och uppföljning bör tas fram och dessa bör även omfattar dokumentation avseende de budgetmoduler, främst i Excel, som D-data utvecklat som it-stöd. Inom personalbudgeteringen har vi uppmärksammat två fenomen som båda kan påverka tillgängligheten. Där behöver det bli tydligare vad som är det övergripande målet, tillgängligheten eller kostnadsbudgeten. Hälso- och sjukvården bör verka för att landstingsgemensamma rutiner tas fram av Landstingets Ledningsstab (LLS) avseende när budgetregistreringar ska vara gjorda i IFS och när uppföljningsrapporter ska kunna tas ut. Detta för att förenkla och stärka kvalitén i de uppföljningsrapporter som tas fram. Vår uppfattning är att kopplingen mellan Basenhetsrapport och Verksamhetskontraktet är svag. De tabeller som återfinns i Verksamhetskontrakten avseende resurser och mått återrapporteras inte samlat i Basenhetsrapporten. Informationen finns (3)
framtagen men önskvärt vore att den sammanställdes per basenhet på samma sätt som i Verksamhetskontraktet för en tydligare återkoppling. Respekten för tidplaner avseende intern rapportering som t ex Verksamhetsuppdrag och Basenhetsrapporter behöver öka. Stödet från administrativa teamen upplevs fungera bra men kan se väldigt olika ut från basenhet till basenhet. Från revisionen har vi tidigare påtalat att det inte finns någon överenskommelse om vilka uppgifter eller vilken service som ekonom och PA-konsult skall förväntas tillhandahålla verksamheten. Vår uppfattning är att en budget, för att vara realistiskt, måste rymma alla erfordrliga kostnader som åtgår för att uppfylla produktionsmåtten. Om inte samtliga erfordrliga kostnader redovisas i budgeten menar vi att processen med att hålla budget inom ramarna riskerar att påbörjas för sent. D v s först när budgetavvikelsen är ett faktum och inte vid framtagandet av budgeten. 1.1 Avgränsning På verksamhetsnivå är det kliniken för kirurgi och urologi Mälarsjukhuset/Kullbergska sjukhuset och Anestesikliniken Nyköpings lasarett som granskats. Båda ingår i divisionen för Länssjukvård. 1.2 Metod Granskningen har genomförts genom intervjuer med: Ekonomichef, Sjukvårdsledning ekonomi inom Lednings- och verksamhetsstöd Hälsooch sjukvård Ekonomichef för landstinget, Verksamhetschef och 1:a linjechefer för kliniken för kirurgi och urologi Mälarsjukhuset/Kullbergska sjukhuset, Verksamhetschefen för Anestesikliniken Nyköpings lasarett Administrativa teamen 1 för de båda klinikerna som granskats Vi har tagit del av: Budget 2008 för Landstinget Sörmland respektive Hälso- och sjukvården Budget 2009 för Landstinget Sörmland respektive Hälso- och sjukvården Anvisningar verksamhetskontrakt 2008 1 Ekonom och PA-konsult (4)
Anvisningar för verksamhetsuppdrag 2009 Anvisningar till Basenhetsrapport år 2008 Personalbudgetering 2008 Personalbudgetering 2009 Diverse övriga handlingar relevanta för budget och uppföljning Hälso- och sjukvårdens verksamhetsberättelse 2008 2. Framtagande av driftsbudget 2008 2.1 Kort summering av tidigare kartläggning ÖpwC genomförde under 2006 en intern kartläggning av driftsbudgetsprocessen och konstaterade då följande; Tidplanen för budget 2006 inte hade hållit. Organisationsförändringen av hälsooch sjukvården hade medfört att man ännu inte hittat rätt arbets- och mötesformer och tillräckligt med tid saknats vilket bl a påverkade budgetprocessen som till stor del har bedrevs på en övergripande nivå. Verksamhetskontrakten var t ex inte undertecknade enligt tidplanen. Budgetprocessen hade en ändamålsenlig struktur. Förutsättningarna borde dock förbättras för att tidigare involvera divisionschefer och verksamhetschefer i budgetprocessen för diskussioner av verksamhetsplanering och verksamhetsutveckling i ett helhetsperspektiv. Verksamhetscheferna borde involveras tidigare i budgetprocessen. Det är viktigt att de som har direktkontakt med vårdtagarna känner att man är delaktig och upplever att man har möjlighet att själva påverka sin egen verksamhetsutformning. I budgetprocessen borde också finnas möjlighet för verksamhetscheferna att med sjukhusledningen diskutera verksamhetsplanering och verksamhetsförändringar i ett helhetsperspektiv. Verktygen för verksamhetsuppföljning borde utvecklas så att det motsvarar enheternas behov av ändamålsenlig uppföljning. Sjukhusledningens redovisning av den ekonomiska uppföljningen till basenheten kunde förbättras genom uppföljning per klinik vilket man uppger skulle ha ett större informationsvärde och ge en bättre helhetsbild av den ekonomiska situationen. Våra kommentarer; Landstinget Sörmland hade vid tidpunkten för kartläggningen 2006 genomgått stora organisatoriska förändringar. Organisationen har i princip varit oförändrad fram till årets upp- (5)
följning Landstinget har sedan årsskiftet 2004/05 organiserat hälso- och sjukvården i en sammanhållen sjukvårdsorganisation med länsperspektiv i fokus. Organisatoriskt är sjukvården uppdelad i tre divisioner, närvård, länssjukvård och medicinsk service, med ansvariga divisionschefer. De tre divisionerna innefattar 46 basenheter. Under 2008 har en förvaltningschef för hälso- och sjukvården tillsatts direkt underställd landstingsdirektören och chef över divisionscheferna. Det administrativa stödet organiserades 2008 i ett gemensamt lednings- och verksamhetsstöd utanför hälso- och sjukvårdsorganisationen och arbetade på uppdrag av divisionsledningen. Lednings- och verksamhetsstödet innefattade stödfunktioner för ekonomi, personalutveckling, verksamhetsutveckling, IT, information m m. Allmän service såsom städ, transport, kost, organiseras i en separat förvaltning för hela länet. Det administrativa stödet har organiserats om inför 2009 vilket vi återkommer till senare i rapporten. 2.2 Tidplan för budgetprocessen 2008 Dokument/Process/Aktivitet Ansvarig/Deltagare Tidplan/Beslutad Budgetdirektiv 2008-2010 Landstingsfullmäktige LS 2007-05-14, 76 LF 2007-06-05, 42 Nämnderna behandlar respektive genomförandeplan Hälso- och sjukvårdsnämnden September/oktober utifrån budgetdirektiven Budget med Genomförandeplan 2008 till Hälso- och sjukvårdsnämnden Landstingsfullmäktige LS 2007-11-12, 138 LF 2007-11-27 94 Anvisningar verksamhetskontrakt 2008 Divisionscheferna 2007-09-20 Verksamhetsträffar med diskussion om Divisionschef 20070928-20071130 verksamhetskontrakten Första utkast till uppdragsbilaga + uppdatering Verksamhetschef Senast 20071207 av avsnitt 1 i kontraktet klart lag- ring på angiven plats på nätet Y: Divisionsledning och stab sammanfattar Divisions- och stabschefer 2 20071207 höstens verksamhetsträffar, och preciserar förändringar i avsnitt 2 i kontraktet Info om förändringar i avsnitt 2 till verksamheterna, exkl belopp i resultaträkningen Divisionschefer via administrativa teamen Senast 20071221 Precisering av belopp i resultaträkningen + utfall 2007 avseende produktion Ekonomienheten i dialog med divisionsledning- Senast 20080125 2 Stabschefer torde här avse hälso- och sjukvårdens personalchef och ekonomichef från lednings- och verksamhetsstöd (6)
Kontraktet klart gällande alla delar inkl belopp i resultaträkning en/ledningsgrupp hälso- och sjukvård Ansvarig saknas i den tidplan Senast 20080131 som finns i anvisning men enligt texten i anvisningen är ansvaret verksamhetschefens men bekräftelse på innehållet ska ske även från respektive divisionschef 2.3 Driftsbudget för hela hälso- och sjukvården För att hälso- och sjukvården skulle klara ett 0-resultat 2008 så angavs i budgeten att ett antal åtgärder skulle komma att krävas för att spara motsvarande det underskott som beräknats för 2007 (- 79 mnkr prognos oktober 2007) samt för kostnadsökningar utöver 3,5 % uppräkning, motsvarande ca 45 mnkr. Detta tillsammans utgjorde sedan hälso- och sjukvårdsnämndens rationaliseringskrav för 2008 på 100 mnkr. Driftsbudgeten för 2008, på övergripande nivå, för hela hälso- och sjukvården, behandlades först i mars 2008 på hälso- och sjukvårdsnämndens sammanträde ( 28/08) och då godkände nämnden de budgetprinciper som angavs. Socialdemokraternas och vänsterpartiets ledamöter deltog inte i detta beslut. 2007 års driftsbudget var aldrig uppe som ett enskilt ärende i nämnden. Det finns ingen samlad skriftlig dokumentation för de rutiner som gäller för budget- och uppföljning inom hälso- och sjukvården men hälso- och sjukvårdens ekonomichef har tilldelats en administrativ resurs under 2008 som bland annat har till uppgift att skapa struktur för rutiner inom ekonomiområdet. Vi vill påtala vikten av att uppdaterade skriftliga rutiner gällande arbetet med budget- och uppföljning tas fram och att dessa även omfattar dokumentation avseende de budgetmoduler, främst i Excel, som D-data utvecklat som it-stöd. Utgångspunkten för budgeten var budgeten för 2007 men med omfördelning utifrån de verksamhetsförändringar som var kända vid tidpunkten för budgetering. Besparingskravet på 100 mnkr lades, i väntan på beslut om åtgärder, på respektive divisions gemensamma kostnadsställe. Detta fördelades med 70 mnkr till divisionen för länssjukvård och 15 mnkr vardera för närvård respektive medicinsk service. Något som introducerades i samband med budget- och uppföljningsprocessen 2008 inom hälso- och sjukvården var att varje basenhetsekonom deltar i prognosgruppen och därmed vid framtagning av både budget och prognoser på övergripande nivå. Detta har enligt hälso- och sjukvårdens ekonomichef höjt kvalitén i processerna, dels genom ökad samstämmighet mellan prognos på verksamhetsnivå och totalnivå och dels ökat kvalitén i framtagning av budget på både verksamhetsnivå och totalnivå. (7)
Driftsbudgeten för 2008 upprättades av ekonomerna i budgetgruppen per kostnadsslag och fördelades därefter ut per basenhet. Den enskilt största kostnadsposten för hälso- och sjukvården är personalkostnaden. Sedan hösten 2005 används länsgemensamma principer för personalbudgetering inom hälso- och sjukvården. Ett dokument som redogör för definitioner och principer finns framtaget, Personalbudgetering 2006. Detta innebär att personalbudget beräknas utifrån dessa fastställda principer för upprättande av personalstat samt principer för budgetering av vikarier, sjukfrånvaro, inskolning och extratimmar. Vi har i samband med vår granskning uppmärksammat två fenomen inom personalbudgeteringen som kan leda till problem; Budgeterade antal tjänster är inte alltid detsamma som på basenheten befintligt antal anställda. Detta då utökning av antal tjänster kan ha skett, utöver budget, under tidigare år för att t ex kapa stora övertidskostnader o dyl. Utökningen har varit tänkt att vara tillfällig varför resursutökning inte sker i budget men den har fått en permanent karaktär då besluten inte varit tidsbegränsade. Kostnader för inhyrd personal budgeteras inte separat utan kostnader för dessa ska rymmas inom personalkostnadsbudgeten. D v s kostnader för t ex hyrläkare ska mötas av det utrymme som finns för vakanta läkartjänster. Då kostnaden för en hyrläkartimme är väsentligt dyrare än en timme med fast anställd personal krävs nästan 2 vakanser för att täcka 1 hyrläkartjänst. Båda dessa faktorer kan påverka tillgängligheten varför det bör bli tydligare vad som är det övergripande målet, tillgängligheten eller kostnadsbudgeten. I avsnitten Verksamhetskontrakt respektive Budgetuppföljning återkommer vi kring ovanstående punkter. 2.4 Verksamhetskontrakt 2008 Alla verksamheter inom hälso- och sjukvårdens tre divisioner hade att upprätta verksamhetskontrakt för 2008. Verksamhetschefen har, enligt de anvisningar som gavs ut av divisionscheferna (HN-HOS07-312), det fulla ansvaret att ta fram ett samlat kontrakt med innehåll enligt anvisningarna. Begreppet kontrakt innebär dock att slutlig bekräftelse på innehållet sker från två parter, basenhetschef och divisionschef. Det framgår också att det är de administrativa teamen som ska stötta respektive basenhet och ekonomen i teamen ska vara den som samordnar. Enligt den tidplan som fanns i anvisningarna så skulle kontrakten vara klart gällande alla delar inkl belopp i resultaträkningen senast den 31 januari 2008. Kontrakten finns tillgängliga på landstingets intranät, Insidan, men där saknas dateringar och underskrifter. I landstingets diarium ser de flesta kontrakten ut att ha registre- (8)
rats som inkommen handling under perioden mars-april 2008. Respektive verksamhetschef är sedan ansvarig för intern information och förankring av verksamhetskontraktets innehåll på basenhetsråd, i ledningsgrupper etc. Verksamhetskontrakten för 2008 är indelade i tre delar 1. Verksamhetens grunduppdrag innehåll och organisation 2. Resurser och mått 3. Uppdrag i form av en bilaga De två första är tänkta att vara relativt konstanta vad gäller innehåll över åren och uppdragen kopplas till den genomförandeplan som beslutats av fullmäktige i samband med budgeten inför varje verksamhetsår. Uppdragsbilagan var väldigt omfattande för 2008 och enligt anvisningen till densamma så skulle den ses som en bruttolista. De uppdrag som inte var aktuella för den enskilda basenheten skulle tas bort från den enskilda basenhetens bilaga. Rensning har gjorts i väldigt liten omfattning i de uppdragsbilagor vi tittat på. I avsnitt 2, resurser och mått, återfinns den budgetram som fördelats utifrån hälso- och sjukvårdens rambudget enligt avsnittet 2.3. Där finns bland annat också produktionsmått samt personalresurser. Vid vår granskning fann vi att en av de granskade basenheterna hade en notering under personalresurser att 2 sjuksköterskor 100 % anställda under 2007 utan budgetmedel. En utökning av antalet tjänster hade skett, utöver budget, under tidigare år för att kapa stora övertidskostnader o dyl. Utökningen har varit tänkt att vara tillfällig varför resursutökning inte sker i budget men den har fått en permanent karaktär då beslutet inte varit tidsbegränsat. Det vill säga det finns kända återkommande personalkostnader som inte budgeterats. Det framfördes också vid våra intervjuer att andra kända återkommande årliga kostnader inte givits utrymme i budget vilket inte har förelett några åtgärder. Vår uppfattning är att en budget, för att vara realistiskt, måste rymma alla erfordrliga kostnader som åtgår för att uppfylla produktionsmåtten. Om inte samtliga erfordrliga kostnader redovisas i budgeten menar vi att processen med att hålla budget inom ramarna riskerar att påbörjas för sent. D v s först när budgetavvikelsen är ett faktum och inte vid framtagandet av budgeten. 2.5 Synpunkter som har framkommit vid våra intervjuer Budgeterna uppfattas inte som realistiska ute i verksamheterna. I ett av verksamhetskontrakten fanns också skrivet... de siffror som kommer att skrivas i detta kontrakt är därför att betrakta som högst osäkra. (9)
Basenheterna känner sig inte delaktiga vid framtagandet av budget. Verksamhetskontrakten upplevs inte som levande dokument. Uppdragsbilagan upplevs verksamhetsfrämmande. Koppling saknas mellan produktionsmått, verbala uppdrag och tilldelade resurser och produktionsmålen är till största delen satta utifrån tillgängligheten. 3. Budgetuppföljningar 2008 3.1 Tidplan Tertialrapport 1 - april Tertialrapport 2 - augusti Dokument/Process/Aktivitet Ansvarig/ Deltagare Tidplan/Beslutad Månadsuppföljning Verksamhetschef 1:a linjechefer 10 månader per år (ej i januari och juli) Administrativa teamet Verksamhetsträffar Divisionschef, ekonomichef, personalchef, adm.teamet, planeringssekreterare, verksam- Vår och höst hetschefer och 1:a linjechefer Divisionschef Verksamhetschef Administrativa teamen Prognosgruppen 3 Juni (för april) Oktober (för augusti) Bokslut Förvaltningsledningen Enligt särskild tidplan Basenhetsrapport Verksamhetschef Senast 20080121 3.2 Uppföljning övergripande för hälso- och sjukvården Under 2008 har det varit mycket starkt fokus på den ekonomiska uppföljningen för hälsooch sjukvården. Det praktiska arbetet med uppföljning och prognoser har utvecklats och rapporteringen till nämnden som tidigare skedde enbart på det samlade resultatet för hälso- och sjukvården omfattar nu varje enskild basenhet och de perspektiven medborgare (telefontillgänglighet), verksamhet (aktuella väntetider), personal (sjukfrånvaro) samt ekonomi (prognostiserad avvikelse mot budget på helår). 3 Ekonomichef HoS, redovisningschef, 1 PA-konsult, 1 planeringssekreterare, samliga basenhetsekonomer. (10)
Tertialrapport 2 samt bokslutet för den samlade hälso- och sjukvården granskas i särskild ordning av revisionen varför några ytterligare kommentarer kring detta inte lämnas i denna rapport. 3.3 Uppföljning på basenhetsnivå Av verksamhetskontrakten framgår att varje verksamhetschef ansvarar för att löpande följa verksamheten och att snabbt identifiera avvikelser samt ge förslag till motåtgärder. Teamet ansvarar för att vid större avvikelser återrapportera till divisionsledningen. Inför tertialrappotering och verksamhetsträffar ska alla verksamheter lämna en rapport enligt separata anvisningar. I övrigt sker rapportering enligt behov. Efter det att erhållen rambudgeten har fördelats på kostnadsställenivå av basenheten så har varje ekonom ansvaret att registrera budgeten på kontonivå i IFS Applications, landstingets affärssystem. Budgeten periodiseras efter olika nycklar för olika kontoslag. Budgetregistrering och eventuella förändringar av budget under löpande år är ett administrativt problem som försvårar uppföljning. Revisionen har vid flera tillfällen uppmärksammat att hälso- och sjukvårdens inregistrerade budget vid rapportuttag inte varit lika med beslutad budget. Flera olika orsaker har angetts såsom att det är många olika personer som ska göra ändringar och än fler som ska ta ut rapporter. Tydliga brytdatum måste finnas och respekteras så att eventuella korrigeringar är genomförda överallt. Någon måste också ha kontrollansvaret över att total inregistrerad budget stämmer med beslutad. Det här fenomenet finns inom hela landstinget och vi ha uppfattningen att en övergripande rutin för detta bör tas fram för hela landstinget av Landstingets Ledningsstab. Med rutiner för när budgetregistreringar ska vara gjorda i IFS Applications och när tillförlitliga rapporter ska kunna tas ut ur skulle rapporteringskvalitén förstärkas och förenklas inom hela landstinget. Hälsooch sjukvården som enskilt största förvaltning bör verka för detta. Det finns en struktur för regelbundna uppföljningar på basenhetsnivå av ekonomi, personal, produktion och uppdrag. Alla basenheter gör helårsprognoser utifrån månadsrapporterna. Dessa görs i huvudsak av ekonomerna för de basenheter vi besökt men stäms av med verksamheten. Ekonomerna har en samlad dokumentation över varje månads prognos där korta skriftliga noteringar finns kring antaganden och trender. Samtliga basenheters prognoser vägs sedan samman för den samlade återrapporteringen av hälso- och sjukvårdens prognos för hela förvaltningen. I totalprognosen kan vissa andra antaganden på övergripande nivå påverka i positiv eller negativ riktning. Under 2008 har prognosarbetet fungerat bättre än tidigare och detta sägs bero på att alla ekonomerna nu är involverade i processen, vilka i sin tur stämmer av med verksamheterna. Detta gör att man kommer närmare verksamheten och får en möjlighet till större och snabbare vetskap om faktorer som kan påverka det ekonomiska utfallet. Månadsrapporten, med årsprognos och jämförelse mot budget och föregående år, lagras i gemensamma mappar och är lätt åtkomliga för förvaltnings- och divisionschef/-er. Vid (11)
stora negativa budgetavvikelser diskuteras åtgärdsplaner som följs upp löpande. Detta har framförallt gällt avvikelser på personalkostnadssidan. Uppföljning av verksamheternas uppdrag enligt genomförandeplan och verksamhetskontrakten sker vid divisionschefernas verksamhetsträffar två gånger per år, vår och höst.. Årets höstträffar ersattes av budgetmöten inför 2009 med hälso- och sjukvårdschef, personalchef och ekonomichef för hälso- och sjukvården och tjänsteman från utvecklingsenheten. Budgetmötet tog mer sikte på budgeten 2009 och de besparingar som kommer att krävas med anledning av den åtgärdsplan för ekonomi i balans som beslutades av fullmäktige i november 2008, 106/08. Verksamhetsträffarna är strukturerade efter följande huvudpunkter och minnesanteckningar förs vid träffarna. Produktion, tillgänglighet och kvalitetsmål Ekonomi Personal Uppdrag (utöver de som avhandlats under pkt 1-3) Verksamhetsuppdragen redovisas till nämnden i tertialboksluten. I samband med årsbokslut presenterar verksamheterna uppdragens genomförande ur ett helårsperspektiv i verksamhetsberättelsen. Hälso- och sjukvårdsledningen gav i december 2008 ut anvisningar till Basenhetsrapport år 2008. Den är tänkt att utgöra en summering av år 2008 från varje basenhet. Sista svarsdag var 21 januari 2009 och respektive verksamhetschef ansvarar för att allt material då ska finnas tillgängligt på gemensam lagringsplats. Vi har noterat att vid tidpunkten för vår granskning (mitten av februari) hade Basenhetsrapport enbart inkommit för en av de två basenheter vi valt att följa. Vår uppfattning är att kopplingen mellan Basenhetsrapport och Verksamhetskontraktet är svag. De tabeller som återfinns i Verksamhetskontrakten avseende resurser och mått återrapporteras inte samlat i Basenhetsrapporten. Informationen finns framtagen men önskvärt vore att den sammanställdes per basenhet på samma sätt som i Verksamhetskontraktet för en tydligare återkoppling. T ex alla de mått som anges under rubriken patientrelaterad kvatlitesmål som avser bl a tillgänglighet eller en uppställning över antal budgeterade tjänster mot verkligt utfall av tjänster. Respekten för tidplaner avseende intern rapportering som t ex Basenhetsrapporter och Verksamhetskontrakt behöver också öka. (12)
3.4 Synpunkter som har framkommit vid våra intervjuer Stödet från administrativa teamen upplevs fungera bra men kan se väldig olika ut från basenhet till basenhet. Frustration över svårighet att hålla budget och samtidigt öka tillgängligheten. 4. Budgetering inför 2009 - implementeringen av det nya reglementet för planering och uppföljning I samband med vår granskning har vi översiktligt tittat på driftsbudgetprocessen inför 2009 utifrån implementeringen av det nya reglementet för planering och uppföljning som antogs av landstingsfullmäktige 40/08. Ekonomerna har haft en intern genomgång av dokumentet och den största förändringen inför 2009 sägs vara dess påverkan på tidplanerna. I övrigt sägs planeringsprocessen varit i princip densamma som för 2008. Den nya tidplanen innebar att hälso- och sjukvårdsnämnden kunde ta sin nämndbudget i december 2008 vilket är en månad senare än styrdokumentet anger men en naturlig följd av att fullmäktige sköt en månad på budgetarbetet. Budgeten innehöll dels en balans- och resultaträkning för hela hälso- och sjukvården men även en nettobudget per basenhet. Vi har noterat att; Utlagd budget har beräknats med helårseffekt av riktade och generella besparingar och någon beräkning av vad de faktiskt kommer att ge under 2009 har inte gjorts. Hälso- och sjukvården inte har beräknat några räntekostnader för likviditetsunderskott som uppstått på grund av tidigare års negativa resultat utan räknat med att kapitaltäckning ska erhållas under 2009. Detta torde inte vara i linje med punkt 102 i det nya styrdokumentet som säger utgångspunkten för landstingsfullmäktige är att balansräkningsenhet behåller upplupet över- och underskott under förutsättning att erfordrliga medel använts i enlighet med relevant lagstiftning och uppställda mål. De tidigare Verksamhetskontrakten har i den nya processen ersatts av Verksamhetsuppdrag till basenheterna. Enligt anvisningar till dessa skulle de vara klara senast den 12 december 2008 för att sedan vara informationsärende på hälso- och sjukvårdsnämndens sammanträde i januari 2009. Vid tidpunkten för vår granskning (mitten av februari) var (13)