Seminarium 107 Vart tar alla e- vägen? Verva, Riksarkivet och Skatteverket Kvalitetsmässan 2007-11-21
Vart tar alla e vägen? Mängden elektroniska handlingar ökar lavinartat. Det blir mer och mer akut att hitta lösningar på hantering och arkivering av elektroniska handlingar. På seminariet presenterar Riksarkivet sitt arbete och sina rekommendationer. Drygt 3,1 miljoner personer deklarerade elektroniskt 2007. Dessa handlingar finns bara i elektronisk form. Skatteverket har tagit fram ett omfattande arkivregelverk för elektronisk långtidslagring, som presenteras på seminariet.
Agenda Verva Bo Frändén Riksarkivet Torbjörn Hörnfeldt Skatteverket Robert Standéus Diskussion alla
Vart tar alla e vägen? Flexibel informationssökning Demokrati Del av det svenska kulturarvet Snabb teknisk utveckling Webbsidor E-post
Vart tar alla e- vägen? Torbjörn Hörnfeldt Riksarkivet Kvalitetsmässan 2007
Rijksens archivum Riksarkivet Axel Oxenstiernas kansliordning 1618 ett verk, angeläget för riksstyrelsen, för historien, för enskildas säkerhet Gudmund Jöran Adlerbeth 1786 Riksarkivet och landsarkiven Statens arkiv
Vad skapar problemen med e-? Lätt att göra fel eller senare 5-sekundersregeln Skrivbordet, C:\, G:\ och intranätet E-posten som arkiv Webben som höstack Regelverken Det finns inga format (?)
Lätt att göra fel Jag har det i mina mappar. Jag vill ha kvar en kopia som jag kan redigera handlingarna som resurs Det är mina dokument Lägg det på G:\... Alla har ju.-paketet Vi har inget e-arkiv skriv ut det på papper
Regelverken Tryckfrihetsförordningen Arkivlagen och RA-FS Förvaltningslagen Bokföringsförordningen Sekretesslagen Personuppgiftslagen Interna regelverk som styr myndighetens verksamhet
Vad regleras i arkivförfattningar? Arkiv i IT-miljön Arkivet består av allmänna handlingar Från arkivsynpunkt kan man avgränsa: Färdiga handlingar av dokumenttyp, t.ex. e-post, underskrivna e-handlingar Färdiga sammanställningar t.ex. sammanställningar som görs regelmässigt i myndighetens verksamhet Potentiella handlingar
Vad regleras i arkivförfattningar? Bevarande och gallring Bevarande i ursprungligt skick (ingen förändring av innehåll och funktion) Det räknas som gallring att förstöra allmänna handlingar och uppgifter i allmänna handlingar handlingar, samt att vidta åtgärder som medför förlust av betydelsebärande data sök- och sammanställningsmöjligheter samt möjligheter att bedöma autenticiteten
Vad regleras i arkivförfattningar? Materiel och metoder Handlingarna skall framställas med materiel och metoder som är lämpliga med hänsyn till beständigheten Välj lämpligt format från början. Om det krävs konvertering för att innehållet skall kunna läsas går t.ex. en e-underskrift förlorad Formaten måste stödja innehåll, presentation och en eventuell e-underskrift
Vad regleras i arkivförfattningar? Hantering och skydd Handlingarna skall hanteras och skyddas så att det ursprungliga skicket består IT-miljön kräver en kombination av åtgärder lämpliga databärare, säkerhetskopiering förvaring i låsta, klimatreglerade utrymmen två exemplar med åtskild förvaring behörighetssystem, brandväggar eventuellt tidig leverans till neutral förvaltare
Vad regleras i arkivförfattningar? Gallring - lagstiftning och policy Riksarkivet utfärdar myndighetsspecifika och generella gallringsföreskrifter Det som bevaras skall tillgodose rätten till insyn och behovet av information för rättskipning, förvaltning och forskning Hänsyn tas till arkivinformationens dubbla värde (verksamhet och omgivning) och till funktionella och processuella samband
Vad regleras inte i arkivförfattningarna? Arkivförfattningarna reglerar inte när elektroniska underskrifter skall användas; det styrs av verksamheten och annan lagstiftning hur rutinerna skall utformas, eller vilka handlingar som skall inhämtas för kontrollen av underskrifterna Gallringsförutsättningar kan innebära krav på kompenserande åtgärder
Olika utgångspunkter äkthet och ursprungligt skick Med äkthet menas att en handling härrör omanipulerat från den som framstår som utställare Med ursprungligt skick avses att en handling bevaras som den var när den kom in till eller upprättas hos myndigheten En förfalskad handling skall bevaras i ursprungligt skick
Riksarkivets rapport om elektroniskt underskrivna handlingar
Om e-arkivering Riksarkivet reviderar (RA-FS) Format finns(!) Strategier arkivera först handlägg sedan Nyckelfärdiga e-arkiv saknas Myndigheten måste planera för hela livscykeln och anpassa till verksamhetens behov Verva upphandlar (?)
Formatfrågan Kontorsdokument och e-post Text, PDF/A, PDF, ODF, OOXML Fotografier och bilder JPEG, TIFF, SVG Databaser Flata filer, XML Webb HTML m.m., Vervas vägledning
Riksarkivets pågående och kommande arbete Standardisering SIS TK 321 Dokumentation Riksarkivets föreskrifter E-handlingar och databaser - livscykelperspektivet Arkivredovisning - verksamhetbaserad Generella föreskrifter Specifika vägledningar
Målsättning det ska bli lätt att göra rätt!
Skatteverkets e-arkiv Kvalitetsmässan i Göteborg - 2007 Robert Standéus
Presentationen Uppdraget Projektarbetet med några exempel på svårigheter Leveranserna
Syfte och effektmål Syfte Att uppfylla legala krav för elektroniska allmänna handlingar på ett kostnadseffektivt sätt Effektmål Att uppfylla legala krav Att möjliggöra en kostnadseffektiv arkivhantering Att möjliggöra en kostnadseffektiv anslutning Att tjänsten e-arkiv ska vara känd inom Skatteverket
Projektets förenklade OAIS-modell Långtidsplanering Producent Ta emot leveranser Förteckningar Arkivbeskrivningar (Metadata) Arkivet (hyllor, kartonger, skivminnen etc.) Ta emot beställningar Sekretesspröva Lämna ut Konsument Kvalitetssäkra Verksamhetssystem Verksamhetssystem Riksarkiv Administration Ledning
Nyttan med e-arkivprojektet Huvudnyttan Vi ska leva upp till de legala kraven! Sidonyttorna Lagerhållning Återsökning Gallring Ett (1) regelverk En (1) teknisk lösning
Inriktning: Arkivera först... IN Ärendehanteringsprocessen... inte sist! METADATA Tillförs e-arkiv
och inte heller så här...
Allmänheten ska kunna begära ut allmänna handlingar ska kunna ta del av allmänna handlingar ska under den tid de har rätt till att ta del av de allmänna handlingarna också kunna förstå dem och deras sammanhang
Projektets omfattning Start i november 2003 Totalt 50 personer deltagit Ett konsultintensivt projekt essolutions (Know IT) / Acando / Emc 4 etapper på löpande räkning från okt -05
Svårigheter oplöjd mark... området i sig... att få många med sig på banan... kravställningsarbetet...
Leveransen Regelverk Utbildning IT-stöd Piloter visar att konceptet fungerar e-skd - tekniskt MAGI - konceptuellt
Regelverket Introduktion till e-arkiv Juridikdokument Anslutningsmetodik Formatdokument Informationsmodell Arkivprocesser Ordlista
Utbildning Utbildning av Arkivarier Funktionella förvaltare Tekniska förvaltare Driftspersonal Utbildningsmaterial Allmän information
IT-stöd Anslutningsmetodik & informationsmodell Gemensamt e-arkiv Arkivvårdsapplikation REGELVERK
IT-stödet Mottagning Arkivvård Utlämning
I dag och i morgon... e-skd rullar idag med ca 700.000 deklarationer Nyutveckling utan prioriteringsordning: TINA, Taxeringsförnyelsen BORIS, Borgenärssystemet SKATTEREG, Företagsregistrering Befintliga system utan prioriteringsordning: SKUSAN -skuldsanering, SUPRO -summarisk process, INIT - kronofogden och FOLKE - folkbokföring
Kontakt Verva Bo Frändén bo.franden@verva.se Direkt: 08-550 557 45 Riksarkviet Torbjörn Hörnfeldt tobjorn.hornfeldt@ riksarkivet.ra.se Direkt: 08-737 64 93 Skatteverket Robert Standéus robert.standeus@ skatteverket.se Direkt: 08-7648537 Skatteverket Laura Niklasson laura.niklasson@skatteverket.se Direkt: 08-6350185
Material Oh-bilder, uppsatser och extramaterial finns att ladda ned på Vervas webbplats www.verva.se/servicelogik hämta i Vervas monter, direkt efter seminariet Monter B 06:23 på Arrangörstorget