Lemböte lägergård 09.02.2016 18.30 21.00 2 NÄRVARANDE Andersson Ove Andersson Ulla Beijar Christian Öfverström Clas Ahlström Peter Eriksson Karl-Göran Fagerholm Inga-Britt Wirta Inga-Britt Gammals Bror Husell-Karlström Anita Landström Rolf Donning Stig Miiros Ester Raitanen Leena Sundblom Titti Törnroos Eva Österman Margaretha ordinarie 13 suppleanter 4 17 kyrkofullmäktiges ordförande VIII suppleant V suppleant IV suppleant kyrkofullmäktiges vice ordförande I suppleant FRÅNVARANDE Aaltonen Pia Birney Julia Eriksson Hans Erik Flink Margareta Forsbom Siv Isaksson Donny Lindfors Nina Manselin Kjell Sundman Elisabet Söderström Linda ÖVRIGA NÄRVARANDE Karlström Jan-Erik Grönlund Bengt Christenbrunn Lindholm Britt kyrkoherde ekonomichef personalsekreterare förvaltningssekreterare
Lemböte lägergård 09.02.2016 18.30 21.00 3 PARAGRAFER 20-32 UNDERSKRIFTER Christian Beijar ordförande Britt Lindholm sekreterare protokolljusterare protokolljusterare Protokollet framlagt till påseende i pastorskansliet i Mariehamn 09.06 08.07.16, intygar Jan-Erik Karlström kyrkoherde
Lemböte lägergård 09.02.2016 18.30 21.00 4 20 Sammanträdet öppnas 5 21 Laglighet och beslutförhet 5 22 Val av protokolljusterare 5 23 Indragning av kaplanstjänst obesatt tjänst 6 24 Budgetens överskridningar på huvudtitelnivå år 2015 7 25 Mariehamns församlings bokslut och verksamhetsberättelse 31.12.2015 8 26 Revisionsberättelsen över 2015 års räkenskaper och förvaltning 11 27 Beviljande av ansvarsfrihet 12 28 Rambudget för år 2017 13 29 Ändring av instruktion gårdskarl vid begravningsplatsen 18 30 Ärenden för kännedom 19 31 Besvärsanvisning 20 32 Sammanträdet avslutas 20
Lemböte lägergård 09.02.2016 18.30 21.00 5 20 SAMMANTRÄDET ÖPPNAS Ordföranden förklarar sammanträdet öppnat. Kyrkoherde Jan-Erik Karlström inleder med andakt. 21 LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET Konstateras att kallelsen har varit uppsatt på församlingens anslagstavla från och med den 25 maj 2015 och samma dag tillställts samtliga kyrkofullmäktiges medlemmar. Föredragningslista jämte bilagor har tillställts samtliga kyrkofullmäktiges medlemmar den 25 maj 2015. Av kyrkofullmäktiges 23 ledamöter är 17 ordinarie och fyra suppleanter närvarande. Sammanträdet förklaras lagenligt sammankallat och beslutfört. 22 VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE Kfmge 07.06.2016, 22 FÖRSLAG: Att justera dagens protokoll torde utses och Elisabet Sundman. Protokolljustering sker onsdagen den 8 juni 2016 kl. 12.00 i pastorskansliet. Att justera dagens protokoll utses och. Protokolljustering sker onsdagen den 8 juni 2016 kl. 12.00 i pastorskansliet.
Lemböte lägergård 09.02.2016 18.30 21.00 6 23 INDRAGNING AV KAPLANSTJÄNST OBESATT TJÄNST Kr 22.03.2016, 67 Bilaga 1/ 67/16 Kommissionen för prioriteringar i verksamheten föreslår att en obesatt kaplanstjänst dras in fr.o.m. den 1 januari 2017. Sedan kaplan Kent Danielsson avslutade sitt tjänsteförhållande den 31 maj 2014 som kaplan i Mariehamns församling har tjänsten inte varit besatt. Församlingen har för närvarande tre heltidsanställda präster: kyrkoherden, en kaplan och en församlingspastor med sjukhussjälavård som ansvarsområde; den andra församlingspastorn är anställd 80% av heltid tills vidare. Båda församlingspastorstjänsterna är tillsvidare anställningar. Kommissionens rapport behandlades i sin helhet i kyrkorådet den 29 september 2015/13. När kyrkorådet tar ställning till att indra en kaplanstjänst fr.o.m. 1 januari 2017 torde beaktas, att en ny kyrkoherde kan ha andra strategiska synpunkter till att handha församlingsverksamheten och vilket antal präster församlingen skall ha i relation till verksamheten. Kfmge 07.06.2016, 23 KYRKOHERDENS FÖRSLAG: Kyrkorådet beslutar föreslå att kyrkofullmäktige beslutar att dra in den obesatta tjänsten som kaplan i Mariehamns församling fr.o.m. den 1 januari 2017. Kyrkorådet beslutar föreslå att kyrkofullmäktige beslutar att dra in den obesatta tjänsten som kaplan i Mariehamns församling fr.o.m. den 1 januari 2017. beslutar att dra in den obesatta tjänsten som kaplan i Mariehamns församling fr.o.m. den 1 januari 2017.
Lemböte lägergård 09.02.2016 18.30 21.00 7 24 BUDGETENS ÖVERSKRIDNINGAR PÅ HUVUDTITELNIVÅ ÅR 2015 Kr 03.05.2016, 104 Kfmge 07.06.2016, 24 De interna inkomsterna/utgifterna samt de kalkylerade överföringsutgifterna och inkomsterna är inte bindande. I budgetens bindande nivåer, vilka fastställs i VEP för år 2015 bilaga 1, framgår att de olika huvudtitlarnas anslag är bindande för kyrkorådet gentemot kyrkofullmäktige. Under år 2015 finns inga överskridningar av utgifter på huvudtitelnivå. EKONOMICHEFENS FÖRSLAG: Kyrkorådet föreslår för kyrkofullmäktige att antecknas till kännedom att inga överskridningar av utgifter på huvudtitelnivå finns för år 2015 Kyrkorådet föreslår för kyrkofullmäktige att antecknas till kännedom att inga överskridningar av utgifter på huvudtitelnivå finns för år 2015 antecknar sig till kännedom att inga överskridningar av utgifter på huvudtitelnivå finns för år 2015
Lemböte lägergård 09.02.2016 18.30 21.00 8 25 MARIEHAMNS FÖRSAMLINGS BOKSLUT OCH VERKSAMHETSBERÄTTELSE 31.12.2015 Kr 03.05.2016, 105 Uppgörande av bokslut och vad som skall ingå i detta Enligt 15 kap. 9 kyrkoordningen skall ett bokslut uppgöras för en räkenskapsperiod. Bokslutet består av en resultaträkning, balansräkning och bilagor till dem samt en tablå över budgetutfallet och en sådan verksamhetsberättelse som avses i 9 kap. 6 1 mom. kyrkoordningen. Om församlingens bokföringsskyldighet, bokföring och bokslut gäller enligt 15 kap. 9 kyrkoordningen utöver vad som bestäms i kyrkoordningen i tillämpliga delar vad som bestäms i bokföringslagen. Bilaga 1/ 105/16 I verksamhetsberättelsen, som är en del av bokslutet, skall utredas hur de mål har uppnåtts som ställts för verksamheten och ekonomin. I verksamhets- berättelsen skall dessutom ges uppgifter om sådana väsentliga omständigheter som har samband med församlingens ekonomi och vilka inte behöver utredas i resultaträkningen, balansräkningen eller i bilagorna till balansräkningen. När bokslutet har uppgjorts har de av kyrkostyrelsens ämbetskollegium godkända anvisningarna för uppgörande av bokslut efterföljts. Resultaträkningen Verksamhetsbidraget i bokslutet för år 2015 är -2 201 834,78 och årsbidraget 423 692,89. De planenliga avskrivningarna är 242 271,89. Resultat- räkningen visar ett överskott om 211 901,16. Skatteprocenten för kyrkskatten var 1,45 under år 2015. Skatteintäkterna inflöt 2,6 % lägre än vad som beräknats i budgeten. Verksamhetskostnaderna uppgick till 90,2 % av budget och de externa verksamhetsintäkterna uppgick till 395 740,56 eller 9,1 % mindre än budget. Investeringarna Investeringarna uppgick till totalt 29 040,78. Balansräkningen Slutsumman på församlingens balans är 7 632 435,98. Soliditetsprocenten är 94,8 %, vilket innebär att 5,2 % av församlingens totala kapital utgör skulder.
Lemböte lägergård 09.02.2016 18.30 21.00 9 Finansieringsanalys Kfmge 07.06.2016, 25 Investeringarna, som uppgick till sammanlagt 29 040,78, har finansierats internt. Årsbidraget uppgick till 423 692,89. EKONOMICHEFENS FÖRSLAG: Kyrkorådet besluter att: - godkänna förslaget till verksamhetsberättelse - godkänna ekonomichefens förslag till bokslut 2015 samt underteckna bokslutsdokumenten - godkänna ekonomichefens förslag till disposition av räkenskapsperiodens överskott om 211 901,16, vilket överförs till kontot tidigare års överskott - sammanföra verksamhetsberättelse och bokslut till en Balansbok och därmed överlämna dessa för revision - föreslå för kyrkofullmäktige att verksamhetsberättelsen och bokslutet för år 2015 fastställs. Kyrkorådet besluter att: - godkänna förslaget till verksamhetsberättelse - godkänna ekonomichefens förslag till bokslut 2015 samt underteckna bokslutsdokumenten - godkänna ekonomichefens förslag till disposition av räkenskapsperiodens överskott om 211 901,16, vilket överförs till kontot tidigare års överskott - sammanföra verksamhetsberättelse och bokslut till en Balansbok och därmed överlämna dessa för revision - föreslå för kyrkofullmäktige att verksamhetsberättelsen och bokslutet för år 2015 fastställs. Sammanträdet ajourneras för paus kl 19.40. Förhandlingarna återupptas kl 20.15. Anita Husell-Karlström föreslår att under rubriken Kommissionen för rekrytering av ny kyrkoherde tilläggs: Kommissionen har delgivit kyrkorådet en rapport i ärendet. Förslaget vinner allmänt understöd.
Lemböte lägergård 09.02.2016 18.30 21.00 10 Anita Husell Karlström föreslår vidare att under 201 Gudstjänstliv, verksamhetsårets budgetförverkligande och utvärdering tilläggs: Nämnas kan att antalet sammankomster minskat. Förslaget vinner allmänt understöd. beslutar att fastställa verksamhetsberättelsen och bokslutet för år 2015 med ovanstående ändringar.
Lemböte lägergård 09.02.2016 18.30 21.00 11 26 REVISIONSBERÄTTELSEN ÖVER 2015 ÅRS RÄKENSKAPER OCH FÖRVALTNING Kr 30.05.2016, 128 Bilaga 1/ 128/16 Revisionen för år 2015 är klar och revisionsberättelsen för nämnda år är Bilagd föredragningslistan. Revisionsberättelsen föredras för kyrkofullmäktige vid planerat möte den 7 juni 2016. Kfmge 07.06.2016, 26 EKONOMICHEFENS FÖRSLAG: Kyrkorådet antecknar revisionsberättelsen för år 2015 till kännedom. Kyrkorådet antecknar revisionsberättelsen för år 2015 till kännedom. antecknar revisionsberättelsen för år 2015 till kännedom.
Lemböte lägergård 09.02.2016 18.30 21.00 12 27 BEVILJANDE AV ANSVARSFRIHET Kfmge 07.06.2016, 27 besluter om beviljande av ansvarsfrihet för de redovisningsskyldiga (KL 15:5, KO 15:9) efter att verksamhetsberättelsen, budgetens förverkligande och finansieringsbalansen per den 31.12.2015 godkänts. besluter att bevilja de redovisningsskyldiga ansvarsfrihet för år 2015 års räkenskaper och förvaltning.
Lemböte lägergård 09.02.2016 18.30 21.00 13 28 RAMBUDGET FÖR ÅR 2017 Kr 30.05.2016, 129 Bakgrund Boksluten för år 2014 och 2015 uppvisade överskott om 280 995,09 respektive ett överskott om 211 901,16. Under perioden januari-april år 2016 har utfallet av kyrkoskatterna varit ca 1 % lägre än budget, men andelen av samfunds-skatterna (statlig finansiering) är ca 2 % högre än budget. Totalt är skatteintäkterna för perioden 8 844 högre än under år 2015. Perioden är dock för kort för att kunna dra några säkra slutsatser för helåret 2016. Ekonomisk prognos för åren 2016-2018 Nedan presenteras en plan för åren 2016-2018. Prognoserna baserar sig på bokslutet år 2015, budget år 2016 samt fakta som tillkommit efter att bokslutet blev färdigt. Kyrkoskatterna för år 2016 bedöms bli i linje med budgeten. För åren 2017-2018 har beräknats en årlig tillväxt om 1,0 %. Den låga ökningstakten kan motiveras med förväntade låga löneökningar och fortsatt minskning av medlemmar. Planen är beräknad med oförändrad skattesats, 1,45 %. Samfundsskatterna beräknas för år 2016 i detta skede uppgå till ca 238 000, vilket är något högre än budgeterat belopp, 220 000. Lönekostnaderna beräknas årligen stiga med 1,0 % för åren 2017-2018 jämfört med nivån år 2016. Inga större investeringar är planerade under år 2017. Avskrivningarna beräknas minska under året med ca 8 300, jämfört med år 2016. Sammanfattningsvis, enligt planen nedan, beräknas överskottet år 2016 till ca 18 500 samt överskottet för rambudgeten år 2017 till 8 500. EKONOMICHEFENS FÖRSLAG: Kyrkorådet beslutar att föreslå för kyrkofullmäktige att nedanstående plan för år 2017 godkänns som budgetram Mariehamns församling BOKSLUT BUDGET PROGNOS RAMBUDGET PLANÅR 2 015 2016 2016 2017 2018 RESULTATRÄKNING VERKSAMHETSINTÄKTER Ersättningar 93 057 113 300 113 200 113 500 115 800
Lemböte lägergård 09.02.2016 18.30 21.00 14 Försäljningsintäkter 0 0 0 0 0 Avgiftsintäkter 187 083 201 400 201 600 206 400 210 200 Hyresintäkter 97 863 123 200 124 200 125 000 127 500 Kollekt- o. övr. insaml.int. 331 700 1 000 700 700 Understöd och bidrag 8 139 2 400 2 400 2 400 2 500 Övriga verksamhetsintäkter 9 267 10 300 10 300 10 300 10 500 VERKSAMHETSINTÄKTER TOTALT 395 741 451 300 452 700 458 300 467 200 VERKSAMHETSKOSTNADER Löner och arvoden -1 336 912-1 455 800-1 440 800-1 448 100-1 462 200 Lönebikostnader -433 855-426 700-426 700-427 900-433 700 Rätt.post personalkostnader 24 512 17 000 17 000 17 000 17 000 Köpta tjänster -300 477-388 400-393 100-417 800-423 000 Hyror 0-700 -700-700 -700 Inköp under räkensk.period -387 515-429 400-440 700-443 000-446 900 Beviljade understöd -140 194-127 800-127 800-128 400-130 800 Övriga verksamhetskostnader -23 133-23 200-26 500-26 700-27 000 VERKSAMHETSKOSTNADER TOTALT -2 597 575-2 835 000-2 839 300-2 875 600-2 907 300 VERKSAMHETSBIDRAG -2 201 835-2 383 700-2 386 600-2 417 300-2 440 100 Skatteinkomster Kyrkoskatt 2 563 489 2 626 000 2 626 000 2 652 000 2 678 000 Andel av samfundskatteintäkter 261 107 220 000 238 000 224 000 224 000 Beskattningskostnader -47 851-50 000-50 000-50 500-50 500 Avgifter till Centralfonden -176 724-226 900-235 000-235 000-236 000 Finansiella intäkter/kostnader Ränteintäkter 25 805 21 000 21 000 22 000 22 000 Övriga finans. intäkter -299 0 Fin. intäkter/kostnader totalt 25 506 21 000 21 000 22 000 22 000 ÅRSBIDRAG 423 693 206 400 213 400 195 200 197 400 Avskrivningar/nedskrivningar Avskrivningar enligt plan -242 272-225 300-225 300-217 000-200 800 RÄKENSKAPSPERIODENS RESULTAT 181 421-18 900-11 900-21 800-3 400 Avskr.diff. ökn.(-)/minskn.(+) 30 480 30 400 30 400 30 300 30 200 RÄKENSK.PER. ÖVER- /UNDERSKOTT 211 901 11 500 18 500 8 500 26 800
Lemböte lägergård 09.02.2016 18.30 21.00 15 Kyrkorådet beslutar att föreslå för kyrkofullmäktige att nedanstående plan för år 2017 godkänns som budgetram Mariehamns församling BOKSLUT BUDGET PROGNOS RAMBUDGET PLANÅR 2 015 2016 2016 2017 2018 RESULTATRÄKNING VERKSAMHETSINTÄKTER Ersättningar 93 057 113 300 113 200 113 500 115 800 Försäljningsintäkter 0 0 0 0 0 Avgiftsintäkter 187 083 201 400 201 600 206 400 210 200 Hyresintäkter 97 863 123 200 124 200 125 000 127 500 Kollekt- o. övr. insaml.int. 331 700 1 000 700 700 Understöd och bidrag 8 139 2 400 2 400 2 400 2 500 Övriga verksamhetsintäkter 9 267 10 300 10 300 10 300 10 500 VERKSAMHETSINTÄKTER TOTALT 395 741 451 300 452 700 458 300 467 200 VERKSAMHETSKOSTNADER Löner och arvoden -1 336 912-1 455 800-1 440 800-1 448 100-1 462 200 Lönebikostnader -433 855-426 700-426 700-427 900-433 700 Rätt.post personalkostnader 24 512 17 000 17 000 17 000 17 000 Köpta tjänster -300 477-388 400-393 100-417 800-423 000 Hyror 0-700 -700-700 -700 Inköp under räkensk.period -387 515-429 400-440 700-443 000-446 900 Beviljade understöd -140 194-127 800-127 800-128 400-130 800 Övriga verksamhetskostnader -23 133-23 200-26 500-26 700-27 000 VERKSAMHETSKOSTNADER TOTALT -2 597 575-2 835 000-2 839 300-2 875 600-2 907 300 VERKSAMHETSBIDRAG -2 201 835-2 383 700-2 386 600-2 417 300-2 440 100 Skatteinkomster Kyrkoskatt 2 563 489 2 626 000 2 626 000 2 652 000 2 678 000 Andel av samfundskatteintäkter 261 107 220 000 238 000 224 000 224 000 Beskattningskostnader -47 851-50 000-50 000-50 500-50 500 Avgifter till Centralfonden -176 724-226 900-235 000-235 000-236 000 Finansiella intäkter/kostnader Ränteintäkter 25 805 21 000 21 000 22 000 22 000 Övriga finans. intäkter -299 0 Fin. intäkter/kostnader totalt 25 506 21 000 21 000 22 000 22 000
Lemböte lägergård 09.02.2016 18.30 21.00 16 ÅRSBIDRAG 423 693 206 400 213 400 195 200 197 400 Avskrivningar/nedskrivningar Avskrivningar enligt plan -242 272-225 300-225 300-217 000-200 800 RÄKENSKAPSPERIODENS RESULTAT 181 421-18 900-11 900-21 800-3 400 Avskr.diff. ökn.(-)/minskn.(+) 30 480 30 400 30 400 30 300 30 200 RÄKENSK.PER. ÖVER- /UNDERSKOTT 211 901 11 500 18 500 8 500 26 800 Kfmge 07.06.2016, 28 Ärendet justeras omedelbart. beslutar att nedanstående plan för år 2017 godkänns som budgetram Mariehamns församling BOKSLUT BUDGET PROGNOS RAMBUDGET PLANÅR 2 015 2016 2016 2017 2018 RESULTATRÄKNING VERKSAMHETSINTÄKTER Ersättningar 93 057 113 300 113 200 113 500 115 800 Försäljningsintäkter 0 0 0 0 0 Avgiftsintäkter 187 083 201 400 201 600 206 400 210 200 Hyresintäkter 97 863 123 200 124 200 125 000 127 500 Kollekt- o. övr. insaml.int. 331 700 1 000 700 700 Understöd och bidrag 8 139 2 400 2 400 2 400 2 500 Övriga verksamhetsintäkter 9 267 10 300 10 300 10 300 10 500 VERKSAMHETSINTÄKTER TOTALT 395 741 451 300 452 700 458 300 467 200 VERKSAMHETSKOSTNADER Löner och arvoden -1 336 912-1 455 800-1 440 800-1 448 100-1 462 200 Lönebikostnader -433 855-426 700-426 700-427 900-433 700 Rätt.post personalkostnader 24 512 17 000 17 000 17 000 17 000 Köpta tjänster -300 477-388 400-393 100-417 800-423 000 Hyror 0-700 -700-700 -700 Inköp under räkensk.period -387 515-429 400-440 700-443 000-446 900
Lemböte lägergård 09.02.2016 18.30 21.00 17 Beviljade understöd -140 194-127 800-127 800-128 400-130 800 Övriga verksamhetskostnader -23 133-23 200-26 500-26 700-27 000 VERKSAMHETSKOSTNADER TOTALT -2 597 575-2 835 000-2 839 300-2 875 600-2 907 300 VERKSAMHETSBIDRAG -2 201 835-2 383 700-2 386 600-2 417 300-2 440 100 Skatteinkomster Kyrkoskatt 2 563 489 2 626 000 2 626 000 2 652 000 2 678 000 Andel av samfundskatteintäkter 261 107 220 000 238 000 224 000 224 000 Beskattningskostnader -47 851-50 000-50 000-50 500-50 500 Avgifter till Centralfonden -176 724-226 900-235 000-235 000-236 000 Finansiella intäkter/kostnader Ränteintäkter 25 805 21 000 21 000 22 000 22 000 Övriga finans. intäkter -299 0 Fin. intäkter/kostnader totalt 25 506 21 000 21 000 22 000 22 000 ÅRSBIDRAG 423 693 206 400 213 400 195 200 197 400 Avskrivningar/nedskrivningar Avskrivningar enligt plan -242 272-225 300-225 300-217 000-200 800 RÄKENSKAPSPERIODENS RESULTAT 181 421-18 900-11 900-21 800-3 400 Avskr.diff. ökn.(-)/minskn.(+) 30 480 30 400 30 400 30 300 30 200 RÄKENSK.PER. ÖVER- /UNDERSKOTT 211 901 11 500 18 500 8 500 26 800 _
Lemböte lägergård 09.02.2016 18.30 21.00 18 29 ÄNDRING AV INSTRUKTION GÅRDSKARL VID BEGRAVNINGSPLATSEN Kr 17.05.2016, 115 Efter förhandlingar med gårdskarlen vid begravningsplatsen, församlingsträdgårdsmästaren, ekonomichefen och personalsekreteraren så har gårdskarlens arbetsuppgifter ändrats på en punkt i instruktionen; punkten vikariera församlingsträdgårdsmästaren har strukits. Den uppgiften har överförts till trädgårdsarbetaren. Bilaga 1-2/ 115/16 PERSONALSEKRETERARENS FÖRSLAG: Kyrkorådet godkänner förslaget och besluter föreslå för kyrkofullmäktige, att bifogade nya tjänsteinstruktion fastställs att gälla från och med kyrkofullmäktiges beslut. Kfmge 07.06.2016, 29 Kyrkorådet godkänner förslaget och besluter föreslå för kyrkofullmäktige, att bifogade nya tjänsteinstruktion fastställs att gälla från och med kyrkofullmäktiges beslut. besluter att fastställa det bifogade förslaget till ny tjänsteinstruktion. Instruktionen gäller från och med kyrkofullmäktiges beslut.
Lemböte lägergård 09.02.2016 18.30 21.00 19 30 ÄRENDEN FÖR KÄNNEDOM Bilaga 1/ 30/16 Kfmge 07.06.2016, 30 Överföring av initiativ om tillsättande av nämnd för åländska ärenden inom Borgå stift Personalsekreteraren informerar om skattekorten bör inlämnas Kyrkoherden tackar för förtroendet att fortsätta som t.f. kyrkoherde under delar av nästa år antecknar sig ärendena för kännedom.
Lemböte lägergård 09.02.2016 18.30 21.00 20 31 BESVÄRSANVISNING Besvärsanvisning meddelas. 32 SAMMANTRÄDET AVSLUTAS Ordförande avslutar sammanträdet kl 21.00.
Lemböte lägergård 09.02.2016 18.30 21.00 21