för rapportering och utredning av missförhållanden enligt lex Sarah Socialförvaltningen Motala kommun
Beslutande: Socialchef Diarienummer: 11/SN 0158 Datum: 2011-10-10 Gäller från: 2011-10-10 Informerad instans: Socialnämnden Datum: 2011-10-12 Paragraf: SN 170 för rapportering och utredning av missförhållanden enligt lex Sarah Inledning en grundar sig på 14 kap 2 7 socialtjänstlagen samt 24 a 24 g lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS). Socialstyrelsens har utformat föreskrifter och allmänna råd för tillämpning av lagen (SOSFS 2011:5). Tillämpningen är en viktig del av socialtjänstens systematiska kvalitetsarbete. Syftet är att verksamheten ska utvecklas, missförhållanden och risk för missförhållanden upptäckas, förebyggas och rättas till. Denna rutin ger en grund för socialtjänstens tillämpning av gällande lagstiftning. Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:5) samt andra dokument enligt förteckning med referenser rekommenderas vid behov av fördjupning. Tillämpningsområde Bestämmelserna om lex Sarah ska tillämpas inom socialtjänsten, i verksamheter enligt lagstiftningen om stöd och service till vissa funktionshindrade och vid Statens institutionsstyrelse. Skyldighet att rapportera inträder inom ramen för alla händelser som ingår i de kontakter som enskild har med socialtjänsten, dvs. från det att utredningsskyldighet inträder och under den tid som insatser med stöd av socialtjänstlagen och LSS pågår. Verksamhet inom socialtjänstlagen som betecknas som uppsökande och förebyggande samt stödinsatser som förmedlas utan föregående biståndsprövning (service) omfattas också av skyldigheten. Den som i yrkesmässigt bedriven enskild verksamhet, på uppdrag eller genom avtal, fullgör uppgifter inom socialtjänsten ska informera berörd socialnämnd om de rapporter han eller hon har tagit emot. Ledningen vid Statens institutionsstyrelse ska informera berörd socialnämnd, såvida det inte finns hinder för det enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), när rapporter som gäller verksamhet i särskilda ungdomshem har tagits emot. Vilka omfattas av rapporteringsskyldigheten enligt lex Sarah? Den som fullgör uppgifter inom socialtjänsten eller i verksamheter enligt lagstiftningen om stöd och service till vissa funktionshindrade omfattas av rapporteringsskyldigheten. Det är anställda uppdragstagare praktikanter under utbildning deltagare i arbetsmarknadspolitiskt program. för rapportering och utredning av missförhållanden enligt lex Sarah Sida 1 (8)
Vad ska rapporteras? Socialtjänsten ska se till att tillförsäkra brukare/klient en god kvalitet i alla relationer/ kontakter som förekommer inom ramen för socialtjänstens ansvar och åtagande gentemot enskild. Lex Sarah tar fasta på händelser som innebär eller riskerar att leda till en direkt skada eller kränkning av enskild. Syftet är att förebygga och eliminera sådana händelser. Med missförhållande avses: utförda handlingar som har medfört konsekvenser för enskilds liv, säkerhet eller fysiska eller psykiska hälsa, eller försummelser/brist på handling där underlåtenheten har inneburit ett hot mot enskilds liv, säkerhet eller fysiska eller psykiska hälsa. För att en händelse kan anses som ett missförhållande måste den ha inneburit en konkret negativ påverkan eller risk för sådan påverkan. Som bilaga (under beredning) finns en lista med exempel på situationer som kan betecknas som ett missförhållande som ska rapporteras. I Socialstyrelsen handbok finns fördjupad information om innebörden av begreppen missförhållande och allvarligt missförhållande. Referenser Socialtjänstlagen (SoL) Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om lex Sarah (SOSFS 2011:5) Socialstyrelsen handbok lex Sarah (Observera att handboken är skriven i förhållande till de bestämmelser om lex Sarah som gällde t.o.m. den 30 juni 2011) Socialstyrelsens meddelandeblad nr 4/2011 Nya bestämmelser om lex Sarah den 1 juli 2011 Socialstyrelsens meddelandeblad nr 6/2011 Information om nya bestämmelser om lex Sarah Lex Sarah nya bestämmelser den 1 juli 2011 www.socialstyrelsen.se/lexsarah Socialstyrelsens Frågor och svar om lex Sarah www.socialstyrelsen.se/fragorochsvar/lexsarah för rapportering och utredning av missförhållanden enligt lex Sarah Sida 2 (8)
Anställda m.fl. Närmaste chef Överordnad chef Information om rapporteringsskyldighet Information om rapporteringsskyldighet ska ges i samband med att anställning/ praktikperiod etc. påbörjas. Informationen ska ges både skriftligt och muntligt. Den ska omfatta vad som ska rapporteras, hur man rapporterar och hur utredning med anledning av en sådan rapport kommer att handläggas. Skriftlig information om lex Sarah utdelas till alla anställda m.fl. Den skriftliga informationen ska alltid finnas lättåtkomlig på arbetsplatsen. Bilaga. Skriftlig information; informationsblad lex Sarah. (under beredning). Bilaga. Stöd för muntlig information, bildspel med kommentarer. (under beredning) Rapportering om missförhållanden Rapportering ska ske snarast då anställd m.fl. som berörs av rapporteringsskyldigheten uppmärksammar eller får kännedom om något som den anställde bedömer som ett missförhållande eller påtaglig risk för missförhållande. Rapport kan avges muntligt eller skriftligt. Vid muntlig rapport dokumenterar mottagare det som framförts. Om rapport lämnats muntligt ska den anställde alltid anmodas att även utforma en skriftlig rapport. För skriftlig rapport finns blankett som stöd. Bilaga. Blankett Rapport lex Sarah Mottagare av rapport Rapport om missförhållande ska tas emot av närmaste chef i den verksamhet där händelse som rapporteras har inträffat. Med chef avses den som har befogenhet att utan dröjsmål vidta de åtgärder som krävs med hänsyn till vad situationen kräver. Om närmaste chef själv berörs av rapporten ska den tillställas verksamhetschef/ inom den verksamhet där händelsen/missförhållandet inträffat. Åtgärder av mottagare Mottagande chef Mottagande chef Riskbedömning omedelbar åtgärd Chef som mottar rapport ansvarar för att, utifrån den information som finns tillgänglig, bedöma situationen och vidta de omedelbara åtgärder som krävs. Ansvarig chef fattar de beslut som krävs utifrån ansvar och delegation. Överföring av rapport från mottagande chef Chef som mottagit rapport vidarebefordrar snarast kopia av densamma till socialförvaltningens samordnare för lex Sarah för vidare utredning. Kopia av rapport översänds också till verksamhetschef/myndighetschef för den verksamhet där händelsen inträffat. Ansvarig för denna rutin: Jaan Noor 3 (8)
Mottagande chef Registrator Verifiering av mottagande ska, till den chef som översänt rapporten, snarast efter mottagande av rapport bekräfta mottagandet. Om bekräftelse inte nått chef senast vardagen efter att rapport översänts ska chef aktivt förvissa sig om att rapporten nått samordnare för vidare handläggning/ utredning. Registrering/diarieföring överlämnar inkommen rapport till registrator för diarieföring. Registrator diarieför inkommen rapport samt informerar ansvarig chef om rapportens diarienummer. ser till att det i journal för social dokumentation gällande enskild, som enligt rapport blivit utsatt för missförhållande eller risk för missförhållande, antecknas med diarienummer att lex Sarah rapport inkommit. Utredningsresurs för lex Sarah /utredare för lex Sarah är: Verksamhetscontroller och socialstrateg vid socialförvaltningens stab. Vid frånvaro för båda samordnarna inträder socialchef eller ställföreträdande socialchef som samordnare. Utredning genomförande Samordnarna har gemensamt ansvar för att inleda utredning snarast och senast dagen efter att lex Sarah rapport kommit någon av dem till handa. lex Sarah ansvarar för att en så allsidig utredning som omständligheterna kräver genomförs. Med detta avses ansvar för att inhämta och dokumentera de uppgifter som behövs för att få en så säker och allsidig belysning som möjligt av de händelser som rapporterats. Hjälp i utredningen Ansvarig samordnare/utredare har rätt att anlita utredningsfunktioner inom socialförvaltningens stab och socialkontoret för medverkan i utredningen. Underlag i form av rapporter och förekommande dokumentation som behövs för utredningen kan också begäras från alla befattningshavare som bedöms kunna bidraga med uppgifter t.ex. sjuksköterska, medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS), enhetschef. Samordning sammankallar vid behov medverkande i utredningen och arbetsledning för verksamhet som berörs och som har kunskaper gällande omständigheter som berörs av rapporten. Samordningsmötet kan syfta till; genomgång av strategi och arbetsfördelning för genomförande av utredning, genomgång av den information som är tillgänglig eller som framkommit genom de utredningsinsatser som genomförts och tolkning av detta. Ansvarig för denna rutin: Jaan Noor 4 (8)
Bedömningar/beslut Fastställa om missförhållande föreligger Om det inte av underlag från ansvarig chef kan fastställas vad som hänt och hur det som inträffat ska bedömas krävs att informationen förtydligas och kompletteras genom utredningen. n ska därefter ta ställning till om det inträffade ska betecknas som ett missförhållande enligt lagen. Vid bedömning att missförhållande föreligger övergår utredningen till att kartlägga vad som behöver göras för att undvika upprepning, se B nedan. Vid bedömning att det inträffade inte är ett missförhållande ska beslut fattas om att avsluta utredningen. Om rapporten ger stöd för att avvikelse inträffat men att detta inte kan betecknas som ett missförhållande övergår hantering av frågan enligt rutin för avvikelsehantering. svarar för att bedöma om missförhållande/allvarligt missförhållande eller risk för sådant missförhållande föreligger utifrån kända omständigheter. /utredare ska besluta att avsluta utredningen när åtgärder vidtagits som bedöms vara relevanta med hänsyn till vad som framkommit. Anmärkning: Beslut enligt ovan sker i den fas av utredningen då det finns ett underlag som med tillräcklig säkerhet ger grund för att bedöma innehållet i rapporten. I vissa fall kan sådan tillräcklig information finnas mer eller mindre omedelbart i anslutning till rapporten. I andra fall kan rapporten kräva en ingående genomlysning av innehåll och omständigheter för att bedöma frågan om missförhållande föreligger i lagens mening. Anmälan till socialstyrelsen Vid bedömning att allvarligt missförhållande föreligger ska samordnaren snarast anmäla händelsen till socialstyrelsen med den dokumentation som finns att tillgå vid detta tillfälle. Färdigställd utredning inges till Socialstyrelsen senast två månader efter det att anmälan gjorts. Bilaga. Blankett för anmälan till Socialstyrelsen (se SOFS:2011:5). www.socialstyrelsen.se/sosfs/2011-5/documents/bilaga.pdf Åtgärder Undanröja och förebygga n ansvarar för att utredningen fortskrider intill dess att åtgärder vidtagits för att undanröja orsaken till missförhållandet eller insatser planerats för att avhjälpa brister som varit orsak till att missförhållandet kunnat uppstå. När åtgärder vidtagits som innebär att brister som varit orsak till missförhållandet avhjälpts ska utredningen avslutas. Handlingsplan Ansvarig chef ska vid behov upprätta handlingsplan med stöd av analys i utredningen. Ansvarig för denna rutin: Jaan Noor 5 (8)
Ärendeakt Dokumentation För varje lex Sarah utredning ska en ärendeakt upprättas som består av: Registerblad Utredningsjournal Utredningsformulär Handlingsplan Av registerbladet ska basuppgifter i ärendet, beslut inom ramen för utredningen, inkomna handlingar i ärendet m.m. framgå. Registerblad, bilaga... Utredningsjournalen ska användas för löpande noteringar, t.ex. de kontakter som tagits och vad som framkommit, vilka beslut som fattats och planeras under utredningens gång etc. Utredningsjournal, bilaga... Utredningsformuläret är en sammanställning av vad som framkommit i utredningen och vilka åtgärder som vidtagits (bedömningar och beslut). Utredningsformulär, bilaga Handlingsplan är arbetsledningens beslut om åtgärder/aktiviteter för att förebygga att händelse av det slag som utretts inte inträffar igen. Upprättas vid behov och bifogas till det aktuella ärendet. Information till enskild Den enskilde som berörs av en lex Sarah rapport ska normalt alltid informeras om rapporten och innehållet i denna. Informationen ges muntligt och i ett sammanhang där också en första inhämtning av information från den som direkt berörs av den händelse som rapporten avser kan genomföras. Vid anmälan till Socialstyrelsen på grund av allvarligt missförhållande eller risk för sådant missförhållande ska den enskilde som berörs av händelsen informeras om anmälan och bakgrunden till denna. I det fall den enskilde inte informeras ska beslut och motiv för detta anges och dokumenteras i handling som tillförs den enskildes personakt. För vuxen person som inte själv kan ta emot information på grund av t.ex. kognitiv funktionsnedsättning ska ställföreträdare (god man. förvaltare, närstående) som företräder den enskildes intressen kontaktas. Om rapport avser missförhållande i förhållande till barn informeras normalt vårdnadshavaren. Barn i tonåren informeras tillsammans med vårdnadshavare. Informationen ska även innefatta vad som kommer att ske med rapporten och hur utredning med anledning av densamma kommer att genomföras. Tillfället då information givits enskild dokumenteras i den enskildes personakt (social journal). Ansvarig för denna rutin: Jaan Noor 6 (8)
Stöd till enskild Bedömer behov av och form för stöd till den enskilde med anledning av det som förekommit. Återkoppling till enskild Enskild som informerats om rapport ska även informeras om vad som framkommit i utredningen och de åtgärder som vidtagits. Detta avser såväl eventuella omedelbara åtgärder som den bedömning i ärendet som blivit följden efter färdigställd utredning. Information till anställda A. Berörda arbetstagare Den/de som enligt rapport genom sitt agerande ska ha utsatt någon för ett missförhållande informeras så tidigt som möjligt om innehållet i rapporten. Informationen framförs av närmaste chef som vid detta tillfälle även ska låta berörda arbetstagare komma till tals i fråga om innehållet i rapporten. Vad som framkommer vid samtal enligt ovan dokumenteras av chefen och åtföljer rapport som översänds till socialförvaltningens samordnare för lex Sarah. B. Arbetsgruppen Arbetsställe/arbetsgrupp som ingår i den verksamhet som omfattas av rapport informeras om rapporten och innehållet i densamma i den omfattning som bedöms vara lämpligt i det enskilda fallet. Information ska också ges om de beslut utredningen lett fram till samt vidtagna och planerade åtgärder. Stöd till anställda Bedömer behovet av och formerna för stöd till den/de arbetstagare som agerat/underlåtit att agera i händelser som ligger till grund för rapport. Också de/de som rapporterat om förhållandet kan vara i behov av stöd. Omständigheterna kan också tänkas vara sådana att krisstöd kan behöva erbjudas för en hel arbetsgrupp. Återkoppling till den som lämnat rapport Den/de som lämnat rapport bör ges en särskild information om vad hänt med rapporten, vad som framkommit och de åtgärder som vidtagits. Detta bör ske före det att återkoppling om rapporten sker i arbetsgruppen. Återkoppling till anställda Arbetsgrupp/-er i verksamhet som omfattas av rapport informeras om utredningen och vad som framkommit i densamma samt de beslut och åtgärder som följt av utredningen. Ansvarig för denna rutin: Jaan Noor 7 (8)
Uppföljning Uppföljning per enhet Genomförd utredning och beslut som berör verksamhet vid enheten redovisas vid arbetsplatsträff för reflektion och lärande. Uppföljning per verksamhet ska sammanställa förekomst av lex Sarah rapporter per år med fördelning på socialkontor, utförare äldreomsorg, utförare LSS, utförare SoL vuxna, SoL barn/ungdom. Bilaga. Sammanställning lex Sarah Rapport till socialnämnd Socialnämnden ska informeras om allvarligt missförhållande som anmälts till Socialstyrelsen vid närmaste sammanträde. Sammanställning av inkomna rapporter och vidtagna åtgärder ska redovisas till socialnämnden två gånger per år. Sammanställning per verksamhet och totalt för socialförvaltningen ska ingå i årlig verksamhetsberättelse. Ansvarig för denna rutin: Jaan Noor 8 (8)