KODRAPPORT ÅR 2009
KODRAPPORT STIFTELSEN WORLD CHILDHOOD FOUNDATION Styrelsen för Stiftelsen World Childhood Foundation får härmed avlämna kodrapport enligt FRIIs riktlinjer för verksamhetsåret 2009. Rapporten omfattar endast den svenska stiftelsen. Denna rapport har inte varit föremål för granskning av stiftelsens revisorer. För en mer utförlig beskrivning av de principer/riktlinjer som listas nedan hänvisar vi till FRIIs Kvalitetskod: http://www.frii.se/pdf/friis_kvalitetskod_070530.pdf 1.0 Övergripande principer i FRIIs kvalitetskod 1.1 Organisationens värdegrund (vision, värderingar och ändamål) Ja Hemsidan: Om Childhood/ strategi i korthet Årsredovisningen: Bakgrund och ändamål 1.2 Respekt Ja Inget särskilt info./dok. krav 1.3 Öppenhet Ja Inget särskilt info./dok. krav 1.4 Kvalitet Ja Inget särskilt info./dok. krav 1.5 Engagemang Ja Inget särskilt info./dok. krav 2.0 Förhållningssätt till omvärlden 2.1 Redogörelse för beroendeförhållanden Ja Förteckning över Major partners, Cofounders, Major donors & Sponsors. Årsredovisningen och hemsidan 2.2 Riktlinjer för val av samarbetspartners Ja Urval av projekt följer en dokumenterad process, där Internt styrdokument samtliga ansökningar granskas i tre led. Samtliga större donationsavtal/samarbeten kräver styrelsens/exekutivkommitténs godkännande, som gör en bedömning för varje enskilt fall. 2.3 Betydande samarbetspartners Ja Se förteckning över aktuella projekt, Major partners och Cofounders. 2.4 Krav på samarbetspartners Ja Childhoods samarbetspartners förbinder sig att följa Childhoods etiska koder. Årsredovisningen: Samarbeten och samverkan Kodrapporten: bilaga 1 (finns på hemsidan) Interna samarbetsavtal 1
2.5 Motverka oegentligheter Ja Genom avtal, frekventa projektbesök och kontinuerlig rapportering från projektens sida motverkas oegentligheter. 3.0 Mål och måluppfyllelse Interna ekonomiriktlinjer säkerställer att ingen person ensam ska kunna hantera en transaktion i alla led. Interna styrdokument 3.1 Målen omsätts genom aktiviteter Ja Inget särskilt info./dok. krav 3.2 Måluppfyllelse Ja Resultatet för alla de projekt som Childhood Inget särskilt info./dok. krav finansierar följs upp kvartalsvis. 3.3 Redovisning av måluppfyllelse Nej Då Childhood i huvudsak arbetar med projekt som i förebyggande syfte bidrar till värna om barns rätt till en trygg barndom blir mätning av stiftelsens måluppfyllelse svår att genomföra ur ett kortsiktigt perspektiv (stiftelsen har endast funnits i tio år). På längre sikt kommer dock effekterna av Childhoods förebyggande åtgärder att kunna mätas på ett tydligare sätt. På kort sikt mäter Childhood istället de individuella projektens måluppfyllelse, baserat på de mål som respektive projekt satt upp i samband med ansökan om anslag. På grund av den mängd projekt som Childhood arbetar med och att varje projekt har individuella mål, publiceras inte måluppfyllelsen i denna mening på hemsidan. 4.0 Styrning, ledning och kontroll 4.14.2 Avser riktlinjer för ideella föreningar Ej tillämpligt Riktlinjer för stiftelser 4.3 Stiftelseförordnandet och högsta beslutande organet 4.3.1 Stiftelseförordnandet Nej Stiftelseförordnandet är ingen offentlig handling och på grund av de särskilda förhållanden som råder kring stiftelsens grundare, H.M. Drottningen, väljer vi att inte publicera det på hemsidan. 4.3.2 Högsta beslutande organet 4.3.2.1. Redogörelse för styrelsens beslutsbefogenheter och hur de fattar beslut Ja Stadgarna 6,7,8. Hemsidan 2
4.3.2.2 Redogörelse angående representantskapsmöte (i förekommande fall) Nej Något representantskapsmöte förekommer inte. 4.4 Tillsättning av styrelse och revisorer (ev. valberedning) 4.4.1 Tillsättning av styrelse Ja Stadgarna 5 Hemsidan 4.4.2 Tillsättning av revisorer Ja Stadgarna 11 Hemsidan 4.4.3 Tillsättning av valberedning Nej Något representantskapsmöte förekommer inte. 4.4.4 Kompetensbehov Ja Riktlinjer finns för de grupper/kompetenser som bör Internt styrdokument finnas representerade i styrelsen. 4.4.5 Formella hinder som styrelseledamot Ja Childhood följer FRIIs och SFIs föreskrifter. Dessutom Internt styrdokument finns riktlinjer för hur jäv och styrelseledamöternas oberoende hanteras i styrelsens arbetsordning. 4.4.6 Information om styrelsen Nej På grund av sekretessbehov kring vissa styrelseledamöter kan ej närvaro redovisas. Styrelseledamöternas kompetens beskrivs genom nuvarande position, mer information om ledamöterna finns att hämta på respektive organisations hemsida. Riktlinjer för samtliga organisationer 4.5 Styrelsen 4.5.1 Styrelsens arbetsordning Hemsidan: Om Childhood/ Styrelsen Kodrapporten: bilaga 2 4.5.1.1 Arbetsordning och utskott krav på skriftlig arbetsordning Ja Styrelsens arbetsordning Internt styrdokument 4.5.1.2 Styrelseordförandens åtaganden Ja Styrelsens arbetsordning Internt styrdokument 4.5.1.3 Styrelseledamöternas åtaganden Ja Styrelsens arbetsordning Internt styrdokument 4.5.1.4 Styrelseledamöternas personliga ansvar Ja Styrelsens arbetsordning Internt styrdokument 4.5.1.5 Jäv och oberoende Ja Styrelsens arbetsordning Internt styrdokument 4.5.1.6 Tillsättning och utvärdering av högsta tjänstemannen Ja Styrelsens arbetsordning Internt styrdokument 4.5.1.7 Protokoll Nej Regleras istället i stadgarna ( 7) Hemsidan 4.5.1.8 Utvärdering av styrelsens arbete Ja Styrelsens arbetsordning Internt styrdokument 4.5.2 Styrelsens arvodering Nej Styrelsens ledamöter erhåller inget arvode. 4.5.3 Styrelsens rapportering 4.5.3.1 Redovisning av måluppfyllelse Nej Som tidigare nämnts (punkt 3.3), redovisas inte måluppfyllelsen på en aggregerad nivå pga den förebyggande naturen av och komplexiteten i verksamheten. 3
4.5.3.2 Finansiell rapportering Ja Årsredovisningen har upprättats enligt årsredovisningslagen, FRIIs styrande riktlinjer för årsredovisning och med tillämpande av allmänna råd, rekommendationer samt uttalanden från Bokföringsnämnden. 4.5.4 Intern kontroll Årsredovisningen: redovisnings och värderingsprinciper (finns på hemsidan) 4.5.4.1 Utvärdering av intern kontroll Ja Styrelsens arbetsordning: utvärdering av den interna Internt styrdokument kontrollen sker årligen i samband med rapportering om den interna kontrollen. 4.5.4.2 Rapportering om intern kontroll Ja Kodrapporten: bilaga 3 (finns på hemsidan) 4.5.5 Arbete med redovisnings och revisionsfrågor 4.5.5.1 Säkerställande av kvaliteten i den finansiella rapporteringen Ja Internt styrdokument 4.5.5.2 Ansvar för verksamheten i "efterföljande led" Ja För samtliga projekt gäller kvartalsvisa rapporter med uppföljning mot budget. I tillägg till detta skall en extern revision av projektet genomföras senast sex månader efter projektets avslutande. 4.5.6 Styrelsens övriga uppgifter Internt styrdokument 4.5.6.1 Riktlinjer för finansiering mm enligt FRIIs Vägledningar Ja Placeringspolicyn för World Childhood Foundation Internt styrdokument uppdaterades under 2009. 4.5.6.2 Riskanalys och utvärdering Ja Styrelsens arbetsordning: riskanalys genomförs Internt styrdokument årligen i samband med rapportering om den interna kontrollen. 4.5.6.3 FRIIs kvalitetskod tillämpas Ja Separat kodrapport lämnas vid sidan av årsredovisningen. Årsrapporten: Väsentliga händelser Kodrapporten finns på hemsidan 4.6 Ledande befattningshavare 4.6.1 Instruktion till högsta tjänsteman 4.6.1.1 Instruktion från styrelsen Ja Befattningsbeskrivning för generalsekreteraren. Internt styrdokument 4.6.1.2 Ansvarsfördelning mellan styrelse och högsta tjänstemanen Ja Befattningsbeskrivning för generalsekreteraren samt styrelsens arbetsordning Internt styrdokument 4.6.1.3 Högsta tjänstemannens roll i styrelsearbetet Ja Befattningsbeskrivning för generalsekreteraren. Internt styrdokument 4
4.6.2 Ersättning till ledande befattningshavare 4.6.2.1 Policy/riktlinjer gällande ersättning till ledande befattningshavare Nej Ordföranden tillsammans med annan styrelseledamot beslutar om generalsekreterarens lön. Något styrdokument för detta ändamål anses i dagsläget inte behövas. 4.6.2.2 Ersättning till ledande befattningshavare Ja Årsredovisningen not 3 5.0 Insamling 5.1 Innehav av 90konto Ja Childhood innehar 90konto och följer de regler och föreskrifter som gäller för detta. Årsredovisningen: SFI och FRII Hemsidan: ge bidrag 5.2 Policy/riktlinjer för insamling Ja Childhood har en mycket kortfattad insamlingspolicy Internt styrdokument då stiftelsen huvudsakligen arbetar med insamling från utvalda företag. Med dessa företag sluts långsiktiga samarbetsavtal. 5.3 Förtroende Nej Information och reportage från Childhood följer unicefs etiska riktlinjer för rapportering om barn. Något styrdokument för detta ändamål anses i dagsläget inte behövas. 5.4 Organisationens ansvar Nej Allmänna frågor och eventuella klagomål hanteras av den person inom Childhood som anses vara mest insatt/ bäst lämpad. Något styrdokument för detta ändamål anses i dagsläget inte behövas. http://www.unicef.org/media/media_t ools_guidelines.html 5.5 Insamlingens ändamål Ja Stadgarna 2 Hemsidan 5.6 Återrapportering Ja Beskrivning av projekt som fått finansiellt stöd under året. Årsredovisningen: Projektverksamhet Hemsidan: Länder och samarbetspartners Kodrapporten: bilaga 1 5.7 Kostnader Ja Childhood följer FRIIs definitioner av verksamhetsintäkter och verksamhetskostnader. Årsredovisningen: redovisnings och värderingsprinciper 5.8 Respekt för givaren Nej Childhood arbetar huvudsakligen med insamling från utvalda företag där givandet baseras på skrivna avtal, varpå givaren förbinder sig till vissa donationer. Avseende andra givare är gåvan per definition alltid frivillig. Något styrdokument för detta ändamål anses i dagsläget inte behövas. 5
5.9 Gåvor till särskilda ändamål Nej Alla donationer till Childhood går till den samlade projektportföljen, således sker inte donationer till särskilda ändamål. 5.10 Återbetalning av gåva Nej Gåvor som krävs tillbaka inom rimlig tid återbetalas och gåvor som misstänkts vara avsedda för annan mottagare utreds. Något styrdokument för detta ändamål anses i dagsläget inte behövas. 5.11 Att tacka nej till gåva Ja Samtliga större donationsavtal/samarbeten kräver styrelsens/exekutivkommitténs godkännande, som gör en bedömning för varje enskilt fall. Förbindelse att följa Childhoods etiska koder är en förutsättning för samarbete. Internt styrdokument och samarbetsavtal 5.12 Bild och text i insamlingsarbetet Ja Childhood följer unicefs etiska riktlinjer för rapportering om barn. 5.13 Minderåriga i insamlingsarbetet Nej Insamling förekommer inte i den meningen, då insamlade medel i huvudsak kommer från avtal med företag. 5.14 Marknadsföring Nej Childhoods utåtriktade marknadsföring syftar till att informera om Childhoods verksamhet, och innefattar inte insamlingskampanjer riktade mot allmänheten, varpå begäran om bidrag inte heller skickas ut till allmänheten. Givarens namn registreras inte. Något styrdokument för detta ändamål anses i dagsläget inte behövas. Försäljning av produkter är inte en del i Childhoods strategi för insamling av medel. I de fall då samarbetspartners önskar sälja produkter till förmån för Childhood regleras detta i avtal som följer FRIIs angivelser. http://www.unicef.org/media/media_t ools_guidelines.html 5.15 Gåvor i form av fast egendom Nej Denna typ av gåvor är mycket sällsynta, bedömning görs av styrelsen för varje enskilt fall. Något styrdokument för detta ändamål anses i dagsläget inte behövas. 6
6.0 Medarbetare (anställda och frivilliga) 6.1 Policies/riktlinjer för anställda Nej Childhood är en liten organisation med 8 anställda vilket innebär att man som arbetsgivare i många avseenden har något begränsade skyldigheter (t.ex.avseende jämställdhetsplan och lönekartläggningar). Pga organisationens storlek har man hittills inte ansett sig behöva någon medarbetarpolicy. I och med FRIIs krav på detta i kvalitetskoden arbetar man på Childhood dock under våren 2010 med att färdigställa en medarbetarpolicy. Denna beräknas vara färdig i mars 2010. 6.2 Uppföranderegler Nej Medarbetarpolicyn beräknas vara färdig i mars 2010. 6.3 Frivilliga Nej Childhood arbetar idag inte med frivilliga medarbetare utan har endast anställda medarbetare. 6.4 Respekt för medarbetarnas rättigheter Nej Medarbetarpolicyn beräknas vara färdig i mars 2010. 6.5 Kompetensutveckling Nej Medarbetarpolicyn beräknas vara färdig i mars 2010. 6.6 Utvärdering Nej Medarbetarpolicyn beräknas vara färdig i mars 2010. 7.0 Rapportering och information 7.1 Kodrapport Ja Kodrapporten (finns tillgänglig på hemsidan) 7.2 Finansiell rapportering årsredovisning Ja Årsredovisningen har upprättats enligt årsredovisningslagen, FRIIs styrande riktlinjer för årsredovisning och med tillämpande av allmänna råd, rekommendationer samt uttalanden från Bokföringsnämnden. Årsredovisningen: redovisnings och värderingsprinciper (finns tillgänglig på hemsidan). 7.3 Årsredovisning eller särskild rapport Ja Årsredovisningen finns tillgänglig på hemsidan 7.4 Webbplatsen Ja www.childhood.se 7.5 Annan offentlig redovisning Ja För information som skall finns offentligt tillgänglig finns anvisningar vid respektive punkt 7
7.6 Auktoriserad eller godkänd revisor Ja Regleras i stiftelsens stadgar. Årsredovisningen Hemsidan: Stadgarna 11 7.7 Utökad granskningsskyldighet Ja Revisorerna har upplysts om den utökade granskningsskyldigheten. Intern dokumentation Stockholm den 10 mars 2010.... Jane Olsson Thorburn Antonia Ax:son Johnson Marie Ehrling Ordförande. Robert af Jochnick Madeleine Leijonhufvud Richard Carlson Gage... Barbro E Heinz Sophie Stenbeck Martin Ingvar..... Sten Jakobsson Peter Hansson Michael Storåkers.. Kenneth Bengtsson Lars G. Josefsson Anna PhilipSörensen. Lars Nyberg. Mats Agurén Generalsekreterare 8
BILAGA 1 PROJEKTFÖRTECKNING Följande organisationer och projekt har under 2009 beviljats stöd av Childhood: Estland Tartu Child Support Centre; Support persons as a positive role model The School for Young parents; The school for young parents, Sillamae Kina Half the Sky Foundation; Half the Sky Nanning Half the Sky Foundation; Blue Sky Plan Lettland Livslust; Livslust, continued support Valka Red Cross; ReACT Litauen Atsigrezk i vaikus; Family Support Program The Academy of Family Life Atsigrezk i vaikus; Work Skills Traning Program Jonava; Reintegration of marginalized children Moldavien EveryChild Moldova; Family Based Care Polen Foundation of the Loduwy theatre; Mobile School Newo Dziwipen; Roma Children Theatre Nobody's children; Good Parent Good Start Ryssland Community Foundation Kaliningrad; Housing Skills Lessons for Orphans Health Right International; Replication of MAMA+ in Yekaterinburg Korzak Centre; Young Parent, Effective Support Korzak Centre; Expansion to Karelia Mission Possible; MP Ekaterinburg Mission Possible; MP Moskva Mission Possible; Continued Support for the shelter Home in St. Petersburg Mission Possible; Mothers and children in Asbest St. Petersburg Regional Charitable NGO Upsala ; Circus as an alternative to street life Togliatti; Unity Sverige BUP Elefanten; Assistance to children victims of online sexual abuse and exploitation Fryshuset; Unga mammor Fryshuset; Nätvandrarna/United Sisters Fryshuset, Stockholm, Gothenburg, Malmö and Uppsala; United Sisters Future Teens; Future Teens Malmö Stadsmission; Enter Mötesplats Malmö Stadsmissionen Stockholm; Enter Mötesplats Stockholm Tjejzonen; Development of the Chat Room Tretjaks Barnhemsutbyte; Barnhemsutbyte Sydafrika RAPCAN; Children are precious (CAP) a communitybased model for child protection Thailand APSW; Towards a nonviolent life CPCR Thailand; Rehabilitation services to children under foster family Friends International; Protection and Social Integration of Marginalized Children Kids Ark; House of Hope BanphaKwee Ukraina EveryChild; Prevention of child abandonment Phase II HealthRight International; Dropin center for street and atrisk children The Way Home; Creation of a medical and social aid centre for children The Way Home; Prevention of violence and providing help to girls and young women in crisis Vitryssland NGO Ponimanie; House of Understanding Implementation of Barnahus model 9
BILAGA 2 STYRELSENS SAMMANSÄTTNING World Childhood Foundations styrelse 20091231 HEDERSORDFÖRANDE Hennes Majestät Drottning Silvia ORDFÖRANDE Dr. Jane Olsson Thorburn Familjen Jane och Dan Olsson Göteborg Antonia Ax:son Johnson Styrelseordförande Axel Johnson Gruppen, Stockholm Kenneth Bengtsson Verkställande direktör ICA AB, Solna Marie Ehrling Styrelseledamot Nordea Bank AB, Securitas AB, Oriflame Cosmetics SA med flera uppdrag Stockholm Richard Carlsson Gage Curtis L. Carlson Family Foundation, Minneapolis Peter Hansson Verkställande direktör GöteborgsOperan, Göteborg Barbro E. Heinz Familjen Barbro E. Heinz, Geneve Martin Ingvar Professor i neurofysiologi och integrativ medicin Karolinska Institutet, Stockholm Sten Jakobsson Verkställande direktör ABB AB, Västerås Robert af Jochnick Styrelseordförande Oriflame International, Stockholm Lars G. Josefsson Verkställande direktör Vattenfall AB, Stockholm Madeleine Leijonhufvud Professor i straffrätt, Stockholms Universitet Biträdande Generaldirektör, Vetenskapsrådet, Stockholm 10
Lars Nyberg Verkställande direktör TeliaSonera AB, Stockholm Anna PhilipSörensen Familjen Sven PhilipSörensen, Stockholm Sophie Stenbeck Familjen Jan H. Stenbeck, Los Angeles Michael Storåkers Verkställande direktör Storåkers McCann AB, Stockholm 11
BILAGA 3 STYRELSENS RAPPORT OM INTERN KONTROLL FÖR RÄKENSKAPSÅRET 2009 Inledning Styrelsen ansvarar enligt FRIIs riktlinjer för den interna kontrollen. Denna rapport har upprättats i enlighet med FRIIs kvalitetskod avsnitt 4.5.4.2 och är därmed avgränsad till intern kontroll avseende den finansiella rapporteringen samt verksamhetens ändamålsenlighet. Denna rapport utgör inte del av de formella årsredovisningshandlingarna. Beskrivning Kontrollmiljö World Childhood Foundation (hädanefter Childhood) är en liten och relativt ung organisation. Detta innebär att behovet av en formaliserad kontrollmiljö hittills inte varit särskilt stort, men däremot finns en mycket stark informell kultur som omfattar styrelsen, ledningen och de anställda. Den informella kulturen baseras framför allt på starka etiska värderingar som grundar sig på en vilja att hjälpa de mest utsatta barnen och en inställning att största möjliga del av de insamlade medlen skall gå just till barnen. Värdegrunden har varit en viktig faktor vid rekryteringen av nya medarbetare. Sammantaget medför detta att Childhood karaktäriseras av en stark kostnadsmedvetenhet och en tillit till de anställdas goda kompetens och moral där ledningen arbetar mycket nära sina medarbetare. Under 2009 har Childhood, som ett led i anpassningen till FRIIs kvalitetskod, utvecklat arbetet med att formalisera delar av den interna kontrollmiljön. Den formella beslutsordningen utgår från ansvarsfördelningen mellan styrelsen och generalsekreteraren som framgår av styrelsens arbetsordning och styrelsens instruktion till generalsekreteraren. Båda dessa dokument har uppdaterats under året. Vidare har man under året formulerat befattningsbeskrivningar för samtliga funktioner (där ansvar och befogenheter är tydligt formulerade) och rutiner för såväl projektarbetet samt ekonomiavdelningens arbete, som har dokumenterats. Arbetet med framtagandet av en personalpolicy har påbörjats. Riskbedömning Styrelsen genomför årligen en riskanalys, där projektrisker, intäktsrisker, finansiella risker, bedrägeririsker och imagerisk kartläggs och bedöms. Nedan beskrivs några av de risker som tagits upp till diskussion under 2009. I arbetet med att finansiera projekt som drivs av andra organisationer uppstår flera risker som skall tas i beaktande. En av dessa risker är att Childhood under projektets gång inte får den insyn som behövs för att kunna göra en ordentlig uppföljning, vilket i värsta fall kan innebära att medlen inte används till det som avsetts. En annan risk är att Childhood av olika anledningar inte kan infria sina åtaganden mot projekten, vilket medför att projektet inte kan uppnå sina mål. På intäktssidan har Childhood en i denna typ av verksamhet annorlunda donationsstruktur eftersom den allra största delen av intäkterna kommer från långsiktiga kontrakt med stora företag. En förlust av en stor givare, på grund av till exempel ett ägarbyte eller en konkurs, skulle få stora konsekvenser för organisationen och skall därför betraktas som en risk. En annan viktig intäktskälla är avkastningen på det kapital som grundarna investerat i verksamheten. Skulle detta kapital försvinna eller placeras i 12
tillgångar som inte ger avkastning innebär det att målsättningen om att administrationskostnaderna skall täckas av denna avkastning riskeras. För alla organisationer finns även risken att någon inom organisationen begår bedräglig handling eller om det uppfattas som om han/hon/de har gjort det. För Childhood finns även en risk i att någon med starka kopplingar till Childhood av någon anledning exponeras negativt i media och därmed försätter Childhood i en utsatt situation. Båda dessa scenarier betraktas som risker för organisationens trovärdighet och fortlevnad, även om de inte nödvändigtvis har någon påverkan på stiftelsens finansiella tillgångar. Kontrollaktiviteter För att möta de risker som beskrivits ovan använder sig Childhood av ett antal kontrollaktiviteter. Dessa har setts över och uppdaterats under 2009. För att säkerställa uppföljningen av projektverksamheten använder Childhood sedan många år tillbaka en arbetsprocess för utvärdering, urval och uppföljning som syftar till att säkerställa en effektiv och transparent användning av de anförtrodda medlen för de syften som angivits. Här ingår krav på bland annat noggrant formulerade avtal mellan Childhood och projektpartnern där rapporteringskrav (såväl finansiellt som gentemot projektets syfte och mål) specificeras, uppföljning av aktivitetsplaner och personliga projektbesök av Childhoods handläggare. Under 2009 har denna process dokumenterats ytterligare och vissa delar har reviderats. Bland annat är projekten numera skyldiga att genomföra en extern revision av projektet senast sex månader efter projektets avslutande. För att minska risken i att förlora något av partnerföretagen förs en kontinuerlig diskussion för att säkerställa att inga partner lämnar på grund av att intentionerna med samarbetet inte uppfyllts. Avseende förvaltning av det kapital som Childhood har sker denna enligt en av styrelsen fastställd placeringspolicy som ses över årligen. Resultatet av förvaltningen följs upp varje månad för att säkerställa att kapitalet är placerat enligt angivna limiter. För att öka möjligheten till intern kontroll har stiftelsen under 2009 dokumenterat ekonomiarbetet i form av befattningsbeskrivningar, uppdaterad attestordning och konteringsinstruktion samt beskrivning av rutiner och bokslutsprocessen. Detta innebär att det finns tydliga riktlinjer för hur ekonomiarbetet skall skötas vilket ökar tillförlitligheten i den finansiella rapporteringen. Den uppdaterade ansvarsfördelningen innebär att ingen person ensam kan hantera en transaktion i alla led. Information och kommunikation En stor del av information om, samt återrapportering av efterlevnad av organisationens policies och kontrollaktiviteter sker (på grund av stiftelsens ringa storlek) genom personliga möten mellan de anställda och ledningen. Samtliga antagna policies och riktlinjer finns även tillgängliga på den gemensamma servern. I början av 2010 har Childhood tecknat avtal om att investera i ett projekthanteringssystem som kommer att utgöra ett stort stöd avseende att tillhandahålla relevant information som behövs för att styra och följa upp projektarbetet. 13
Uppföljning Styrelsen har, med hänvisning till den under året uppdaterade arbetsordningen, åtagit sig att årligen utvärdera processerna för intern kontroll. Detta sker med stöd av ledningen. Det nära samarbetet mellan ledning och de anställda leder dessutom till en kontinuerlig uppföljning av avvikelser eller brister. Under 2009 har processer och kontrollaktiviteter setts över och erforderliga förbättringar har genomförts. Uppföljning har även skett genom revisorernas granskning i samband med årsbokslut och löpande granskning. De frågor avseende intern kontroll som revisorerna påtalade vid bokslutet för räkenskapsåret 2008 har samtliga åtgärdats under 2009. Styrelsens uttalande Utifrån ovan gjord beskrivning av Childhoods interna kontroll avseende den finansiella rapporteringen samt verksamhetens ändamålsenlighet för räkenskapsåret 2009 dras följande slutsatser: Childhood har fram tills idag framförallt präglats av en stark men informell kontroll. Childhood har under 2009 sett över och utvecklat sina interna kontrollsystem vilket medfört att dessa till större del formaliserats och dokumenterats. Kontrollaktiviteterna har avseende den finansiella rapporteringen anpassats under året för att säkerställa tillförlitligheten i den ekonomiska rapporteringen i en större och mer komplex organisation. Kontrollaktiviteterna som syftar till att säkerställa verksamhetens ändamålsenlighet, det vill säga projektprocessen, har formaliserats ytterligare. Avseende tillgång till information om de aktiviteter som är föremål för kontroll är denna idag tillfredsställande, men kommer att förbättras ytterligare under kommande räkenskapsår genom investeringen i ett projekthanteringssystem. Systemet för intern kontroll är under ständig utveckling och en plan finns för fortsatt övervakning av och uppföljning av detsamma. Sammantaget känner styrelsen sig trygg med att den interna kontroll som Childhood i dagsläget använder säkerställer tillförlitligheten i den finansiella rapporteringen samt verksamhetens ändamålsenlighet. Denna rapport har inte varit föremål för granskning av stiftelsens revisorer. 14