REVISIONSRAPPORT HÅLLBARHETSKOLLEN

REVISIONSRAPPORT HÅLLBARHETSKOLLEN Reviderat företag: Adress: Företagets verksamhet: Kontroll, Gymnastik, Montage i Hultsfred AB (KGM AB) Norra Oskarsgatan 68, Hultsfred Affärsidé: KGM AB tillverkar, tillhandahåller och skräddarsyr kompletta inredningar samt erbjuder ett brett sortiment av lek- och idrottsmateriel från förskola till elitverksamhet, för utomhus och inomhusbruk. För att upprätthålla säkerheten i idrottshallarna utför vi säkerhetsbesiktningar. Beställare: SKL Kommentus Inköpscentral AB Revision utförd av: RSM & CO AB Revisor: Anna Segenstedt Revisionens omfattning: Kategori 3 - revision under en (1) dag hos leverantörs huvudkontor Revisionskriterier: ILO: s åtta kärnkonventioner, FN: s barnkonvention, artikel 32 Datum för revision: 2016-08-15

SAMMANFATTNING Vid revisionen identifierades fem (5) stycken avvikelser som finns dokumenterade nedan i denna rapport. Den huvudsakliga slutsatsen i genomförd revision är att KGM har påbörjat arbetet med att ställa etiska och sociala krav i leverantörskedjan, men att de har en hel del kvar att sätta på plats för att kunna visa att kraven uppfylls. I samband med revisionen påvisade KGM en stor vilja att förbättras och utvecklas. De var väl medvetna om att de befann sig i ett initialstadie avseende sitt hållbarhetsarbete, men vill och avser att systematisera sitt hållbarhetsarbete samt göra det till en naturlig del av sitt verksamhetssystem. Då de har ett välfungerande ledningssystem har de en bra grund att stå på i sitt fortsatta arbete. För att uppfylla Umeå kommuns krav behöver det systematiska hållbarhetsarbetet förbättras, inte minst gällande processkartläggning av leverantörsprocessen utifrån sociala och etiska krav. KGM behöver även ta fram en uppförandekod eller motsvarande för att säkerställa att deras sociala och etiska krav efterlevs i hela leverantörskedjan samt att deras leverantörer för kraven vidare ner i deras leverantörsled. Även kompetenshöjande insatser behövs internt. Likaså behöver deras engelska leverantörsuppföljningsmall (checklist new supplier-producers) ses över samt rutiner för inhämtande av intyg att barnarbete inte förekommer i leverantörsledet. Revisorns rekommendation är att följa upp avvikelsehantering under 2016. Revisorn rekommenderar även att en återrevision genomförs hos KGM under första halvan av 2017 för att utvärdera KGM:s process för kontroll av sina leverantörers förmåga att leva upp till kraven. Antal revisionsanmärkningar (Detaljerad lista på alla anmärkningar finns i rapporten) Större avvikelse 3 Risk för avvikelse 0 Mindre avvikelse 2 Observation 4 Revisorns rekommendation Leverantör godkänd (uppfyller upphandlande myndighets krav) Följ upp avvikelsehantering Behov av återrevision Behov av stickprovskontroll hos tillverkare Eventuell övrig rekommendation 2

INNEHÅLLSFÖRTECKNING Sammanfattning... 2 Inledning... 4 Uppdragsgivare och utförare... 4 Syfte... 4 Tid för genomförande... 4 Genomförande och metod... 4 Företagsbeskrivning... 4 Fakta... 4 Kunder... 5 Produktion... 5 Leverantörskedja... 5 Genomförande av revision... 6 Inledning... 6 resultat... 9 Efterlevnad av sociala och etiska krav... 9 ILO:s kärnkonventioner (nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182) & FN:s barnkonvention... 9 Avvikelser:... 10 Observationer:... 10 Samarbete och transparens... 11 Inspektionens fullständighet... 11 Redovisning av de områden där tillräckligt starka slutsatser inte kunde dras... 11 Slutsats... 12 Sammantagen bedömning av leverantörens förmåga att leva upp till kraven... 12 Revisorns rekommendation... 12 Bilaga 1, Sociala och etiska krav... 13 Bilaga 2, Identifierade brister och planering av åtgärder... 14 3

INLEDNING Uppdragsgivare och utförare Revisionen genomfördes av Anna Segenstedt, RSM&CO AB. Uppdragsgivare var SKL Kommentus Inköpscentral (SKI). Syfte Syftet med revisionen var att klargöra om kraven som ställts på socialt ansvarstagande i Umeå kommuns avtal sportartiklar 13144 uppfylls eller inte. Tid för genomförande Revisionen genomfördes den 15 augusti, 2016 Rapportskrivning och leverans av rapport skedde under augusti månad, 2016. GENOMFÖRANDE OCH METOD Revisionen utfördes enligt kategori nr 3 i SKIs ramavtal Uppföljandekontroll av etiska och sociala krav 2014 med projektnummer 10250-2. Revisionen, som var förbokad med berörda personer ur företagsledningen, utfördes av en revisor under en dag. Revisionen innehöll startmöte, intervjuer med relevanta chefer, dokumentgranskning, avslutande möte samt åtgärdsplan. Revisionen innehöll en granskning av dokument som beskriver hur och om tillverkningen/leverantörskedjan genomförs enligt de sociala och etiska krav UM ställt i sina upphandlingar och som leverantör bekräftat i anbud. Exempel på dokument är styrdokument, rutinbeskrivningar, dokument som beskriver förhållanden på tillverkningsplatsen. Resultatet av revisionen redovisats i en skriftlig rapport. I rapporten framgår det hur leverantören följer de etiska och sociala krav som upphandlande myndighet kravställt. Avvikelser redovisas i rapporten. FÖRETAGSBESKRIVNING Fakta I snart 100 år har det tillverkats gymnastikmaterial i Hultsfred, så traditionen är djupt rotad i den småländska myllan. KGM AB som står för Kontroll, Gymnastik, Montage i Hultsfred AB är en vidareutveckling av ett mindre tvåmansföretag som från början sysslade med montering och service av sporthallar åt Esselte Sport. KGM AB är det flexibla familjeföretaget som sätter kunden i centrum. Företaget startades 1985 i mindre skala och har idag växt till 38 anställda fördelade på tillverkning, resemontörer samt försäljning, butik och administration. KGM har fyra montörslag som kan göra nymonteringar, översyn och service. Med högt ställda krav på kvalitet, funktion, miljö och design tar de ansvar för produkterna nu och i framtiden. 4

Kunder KGM:s största kunder utgörs av skolor i den offentliga sektorn. Andra kunder är även friskolor, byggare, föreningar, företag och privatpersoner. KGM har idag bl.a. avtal med ca. 70 kommuner runt om i landet på service/besiktning samt ca. 30 avtal på lös inredning. Produktion I sin egen fabrik i Hultsfred tillverkar KGM det mesta i trä och stål som kan finnas i en idrottshall, exv. bomsystem, plintar, handbollsmål och utrustning till omklädningsrum. Leverantörskedja KGM har ett stort antal leverantörer av handelsvaror. Av dessa är ca. 75 kopplade till avtalet med Umeå kommun. Majoriteten av KGM:s leverantörer är baserade i Sverige. Men KGM handlar även med leverantörer ifrån andra länder och då främst Europa. De samarbetar med leverantörer ifrån två länder utanför EU - Kina och Indien. 5

GENOMFÖRANDE AV REVISION Inledning KGM AB (nedan KGM) revideras mot Umeå kommun avtal sportartiklar 13144. KGM har ett ledningssystem väl implementerat i organisationen. De är certifierade enligt FR2000 sedan 2000-10-04. KGM har inte tidigare blivit reviderade mot Etiska och sociala krav. Intervjuer Intervjuer genomfördes med följande personer: Göran Andersén, VD Linda Engqvist, Kvalitet och administration Samarbetet med intervjuade personer fungerade väl, och de tillhandahöll den information och de dokument som revisorn efterfrågade. Dokumentgranskning Följande dokument granskades vid inspektionen: Nr Dokument Kommentar 1 Certifikat FR2000 Verksamhetsledning Certifikat som visar att KGM är certifierade enligt FR2000 Verksamhetsledning, sedan 2000-10-04. En totalrevision genomfördes under 2015. Certifikatet är giltigt tom 2018-10-31 och utfärdades av Qvalitfy. En uppföljningsrevision ska genomföras i slutet av augusti 2016. FR2000 är ett ledningssystem framtaget för att vara lämpligt för mindre verksamheter. Baseras på ISO 9001, ISO 14001 samt OHSAS. 2 Checklist for new supplierproducers En leverantörsutvärderingsmall på engelska som bygger på självutvärdering. Den syftar till att KGM ska få en ökad förståelse för leverantörens affärsprioriteringar och möjlighet att förbättra samarbetet ytterligare. Innehåller frågor gällande generell verksamhetsinformation, uppförandekod, självutvärdering, revisioner, certifiering, ledningssystem samt anställningsförhållanden. Revisorn saknar frågeställningar kring: huruvida den svarande leverantören har en egen uppförandekod eller inte. ILO 29 och 105 tvångsarbete ILO 100 och 111 diskriminering 6

Vidare ställs i dokumentet inga krav på att få in certifikat, uppförandekoder, policyer etc. ifrån leverantörerna. Utan det är i dagsläget frivilligt. ILO 138 och 182 samt FN:s barnkonvention artikel 32 kunde tryckas hårdare på i dokumentet. I dagsläget innehåller dokumentet frågor gällande policy för child labour och age verification. Dokumentet används som leverantörsbedömningsmall inför ett potentiellt nytt samarbete samt skickas ut till befintliga leverantörer. Dokumentet skickas ut ca. vartannat år till befintliga kunder. 3 4 Leverantörsbedömning FR2000 1.6.2 Protokoll, ledningens genomgång. Datum 2005.09-16 Leverantörsbedömningsmall författad på svenska. Fokus kvalitet och miljö. Sociala och etiska aspekter saknas. Leverantörsbedömningen skickas till nya och befintliga leverantörer En leverantörsutvärdering genomförs i samband med varje årlig ledningens genomgång. Dock ligger fokus på själva avvikelsehanteringen, dvs inte leverantörsutvärdering utifrån sociala och etiska krav. 5 Leverantörers certifikat - stickprov Totalt tog revisorn sju stickprov på leverantörer kopplade till Umeå kommun och inkomna certifikat. Leverantör Frankrike. KGM kunde påvisa Leverantör Frankrikes miljöpolicy samt certifikat FIG norms. Certifikatet gick ut 30 juni 2015 och var utfärdat av Federation internationale de gymnastique. Leverantör Tyskland. Intyg gällande FIBA (Federation Internationale de Basketball) equipment & venue centre partner. Certifikatet gick ut 31 december 2014 och var utfärdat av Federation Internationale de Basketball. Intygar att basketutrustningen fullföljer standarden. Leverantör Sverige. Certifikat inhämtat för ISO 9001:2008 och ISO 14001:2004. Certifikaten gick ut 15 december 2012. Leverantör 1 Kina. Certifikat inhämtat för ISO 9001:2008. Certifikatet gick ut 2014-10-24 och var utfärdat av Guangdong Zhongjian Certification Co Ltd. Leverantör 2 Kina. Certifikat inhämtat för ISO 9001:2008. Gick ut 5 juli 2015 och utfärdat av SGS United Kingdom Ltd Systems & Services Certification. Leverantör 3 Kina. Certifikat för occupational health and safety management system (GB/T28001-2001). Gick ut 7

27 juni 2013 och utfärdades av Beijing NGV certification centre. Leverantör Indien. Certifikat inhämtat för SA 8000-2008. Gick ut 27 november 2014 och utfärdades av SG certifications private limited. Stickproven påvisar avsaknad av systematik avseende inhämtande av certifikat, intyg etc. samt säkerställande av deras aktualitet. 6 Kostnader avvikelsehantering (reklamationer 2016) Kostnader för avvikelsehantering följs upp månatligen av VD där detta dokument utgör huvuddokument. Vid avvikelser görs en tydlig återkoppling till berörda leverantörer. Avvikelsehanteringsmallen fokuserar på kvalitet. Avsaknad av sociala och etiska aspekter. 7 KGM AB:s FR2000 Verksamhetshandbok 1.2.1 Policies I verksamhetshandboken kapitel 1.2.1 återfinns alla KGM:s policies vilka är: 1. Verksamhetspolicy. 2. Kvalitetspolicy. 3. Miljöpolicy. 4. Våra etiska policies. 5. Våra policies för inköp 6. Våra policies för personalen. 7. Våra policies för kompetensförsörjning 8. Drogpolicy 9. Rutiner vid misstanke om alkohol i arbetet 10. Våra policies för brandskydd 11. Våra policies för IT 12. Våra policies för trafik/transporter 13. Våra policies för arbetsmiljö 14. Policy för företagsbil Revisorn fokuserade på nr. 4 Våra etiska policies, vilket är ett internt styrdokument. I policyn framgår att KGM ska ställa krav på att produkter och tjänster som köps in de facto framställs under sociala och etiska arbetsförhållanden. Vidare ska KGM ställa krav i sitt leverantörsled att leverantörer och samarbetspartners stävjar missförhållanden, tvångs- eller straffarbete, diskriminering, ohälsa, bristande säkerhet samt att KGM ska begära intyg på att barnarbete inte används. Policyns krav och värderingar grundar sig på FN:s konvention om barns rättigheter och ILO:s kärnkonventioner. 8

RESULTAT Efterlevnad av sociala och etiska krav KGM revideras mot Umeå kommun avtal sportartiklar 13144. Avtalet omfattar leverans av sportartiklar till för-, grund och gymnasieskolorna i Umeå kommun, samt Vännäs och Nordmalings kommun. Säljaren ska respektera grundläggande sociala krav i sin verksamhet. Produkter som levereras till köparen skall vara framställda under förhållanden som är förenliga med: ILO:s åtta kärnkonventioner nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182 FN:s barnkonvention, artikel 32 Det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet Den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön, och det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet Den här revisionen är avgränsad till att omfatta revision av ILO:s åtta kärnkonventioner samt FN:s barnkonvention, artikel 32. ILO:s kärnkonventioner (nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182) & FN:s barnkonvention Varor som levereras till Umeå kommun samt Vännäs och Nordmalings kommun ska vara producerade under förhållanden som är förenliga med ILOs kärnkonventioner om tvångsarbete, barnarbete, diskriminering och föreningsfrihet samt organisationsrätt (nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182) samt FN:s barnkonvention, artikel 32. KGM är i en inledningsfas med att systematisera sitt hållbarhetsarbete och däribland sitt arbete med sociala och etiska krav i det egna leverantörsledet. De är sedan 2000 certifierade enligt FR2000 Verksamhetsledning och avser att inkludera sitt hållbarhetsarbete i befintligt verksamhetssystem. Tack vare sitt befintliga ledningssystem har de en bra grund att stå på. De har ett stort antal policyer, även en etisk policy. I dagsläget efterlever de inte sin etiska policy då de inte ställer tydliga krav på sina leverantörer avseende socialt och etiskt ansvar samt att de inte begär in intyg på att barnarbete inte förekommer hos leverantören. Då ingen uppförandekod finns framtagen rekommenderas att deras etiska policy görs mer omfattande och berör leverantörer, alternativt att en separat uppförandekod för leverantörer tas fram och implementeras i leverantörskedjan. KGM:s leverantörer utgör etablerade och välkända aktörer på marknaden. KGM:s affärsrelationer till sina leverantörer karaktäriseras av långsiktiga relationer och de byter sällan leverantörer. De för dialog med sina leverantörer via möten, telefonsamtal, e-post samt träffas på svenska mässor och två internationella mässor i Tyskland. Ingen struktur eller systematik kring eller dokumentation ifrån dessa samtal/möten finns utifrån ett socialt och etiskt perspektiv. Det är främst i samband med mässor eller via det egna kontaktnätet som en kontakt med nya potentiella leverantörer tas. KGM använder sig av leverantörsbedömningsmallen samt checklist new supplier-producers då de genomför en leverantörsbedömning inför att ett nytt samarbete ska äga rum. De tar även referenser samt beställer varuprov och provleverans. Beträffande det sistnämnda bedöms leverantörerna främst på kvalitet, miljö och samarbetsförmåga. KGM förlitar sig till stor del till leverantörens varumärke samt nationell härkomst när det gäller sociala och etiska krav. KGM betonar att majoriteten av deras leverantörer är svenska leverantörer. KGM prenumererar på en svensk lagbevakningstjänst där svensk lagstiftning inom miljö och arbetsrätt ingår. Ingen motsvarande lagbevakning för övriga leverantörsländer görs. Ingen riskanalys av leverantörer utifrån sociala och etiska krav är genomförd. 9

Årligen görs en leverantörsutvärdering i samband med ledningens genomgång, men den fokuserar på avvikelsehantering av kvalitetsparametrar. Ingen tydlig koppling till sociala och etiska krav finns. Vartannat år får alla leverantörer den svenska leverantörsbedömningsmallen eller den engelska checklist for new suppliers-producers sänd till sig. Dessa dokument är uppbyggda som självutvärderingsmallar. Leverantörsbedömningsmallen fokuserar på kvalitet och miljö, så däri saknas etiska och sociala aspekter. Checklist for new supplier-producers innehåller däremot flera sociala och etiska aspekter, såsom exv. uppförandekod, revisioner, samt anställningsförhållanden. Dokumentet rekommenderas göras tydligare och mer djupgående. Framför allt gällande ILO 29 och 105, ILO 100 och 111 samt ILO 138 och 182 och FN:s barnkonvention artikel 32. Systematiken kring leverantörsutvärderingen bör utvecklas. Revisorn har svårt att få en bild av exakt vilka leverantörer som fått vilket dokument samt när det skickades ut samt när det inkom ifyllt. KGM har inte någon systematik avseende utskick och insamlande av ifyllda checklist for new supplierproducers. Exv. finns en avsaknad av dokumentation. Dokumentation kan röra aktivitetsplan, loggar för utskick, inhämtade certifikats aktualitet samt avvikelser utifrån sociala och etiska krav. I dagsläget finns inhämtade certifikat och intyg endast samlade i en fysisk plastmapp, vilket försvårar arbetet med att säkerställa certifikatens aktualitet samt att alla leverantörer har inkommit med certifikat/intyg där så är aktuellt. Att leverantörerna ska inkomma med certifikat/intyg är inget krav i nuvarande checklist för new supplier-producers, men bör så vara. Vid stickprovskontrollen var samtliga 7 leverantörers inskickade certifikat/intyg inaktuella. Inga strukturerade eller dokumenterade platsbesök eller revisioner hos någon leverantör har genomförts utifrån sociala och etiska krav, utan KGM har medvetet valt att fokusera sina resurser inledningsvis på självutvärderingar via checklist for new supplier-producers. Avvikelser: 1. En strukturerad processkartläggning av leverantörsprocessen utifrån sociala och etiska krav saknas och måste tas fram. Det är centralt att KGM identifierar vilka delar som ingår i denna process, samt tar fram nya eller bygger vidare på befintliga aktiviteter, rutiner, mallar, checklistor, riskanalyser etc. 2. KGM ställer inga skriftliga och bindande sociala och etiska krav på sina leverantörer. En avtalsbindande uppförandekod eller liknande måste tas fram för att säkerställa att deras sociala och etiska krav efterlevs i hela leverantörskedjan. Mot bakgrund av detta efterlevs i dagsläget inte deras etiska policy 3. Utbildning och resursplanering. Företaget bör kunna visa på att specialistkompetens finns avseende sociala och etiska krav, samt att adekvata resurser läggs på att implementera kraven i leverantörskedjan. 4. Självutvärderingsmallen Checklist new supplier-producers behöver blir mer omfattande avseende sociala och etiska krav. Framför allt gällande ILO 29 och 105, ILO 100 och 111 samt ILO 138 och 182 och FN:s barnkonvention artikel 32. 5. I deras etiska policy framgår det att KGM ska begära in intyg ifrån sina leverantörer på att barnarbete inte används i leverantörsledet, vilket inte genomförs i dagsläget. Observationer: 6. Inga platsbesök utifrån sociala och etiska aspekter är genomförda. 7. Avsaknad av ordning och reda kopplat till certifikat, intyg etc. inhämtade ifrån leverantörsledet. 8. Hållbarhetsrelaterade verksamhetsmål saknas. För att möjliggöra ett systematiskt hållbarhetsarbete rekommenderas starkt att åtminstone ett hållbarhetsrelaterat mål tas fram. 10

9. Endast lagbevakning av svensk lagstiftning förekommer. Ingen lagbevakning av övriga leverantörsländernas nationella arbetsrättsliga samt arbetsmiljörelaterade lagstiftningar existerar. Samarbete och transparens Leverantören har varit mycket samarbetsvillig inför och under genomförandet av revisionen. Leverantören har tillhandahållit de dokument som efterfrågats i samband med revision. Leverantören upplevs som transparent och ärlig i sina svar. Inspektionens fullständighet Intervjuer och dokumentgranskning gav samstämmiga resultat. Revisorn anser att KGM gav tillförlitliga uppgifter. Detta innebär dock inte att all information som kan vara av intresse har identifierats. Redovisning av de områden där tillräckligt starka slutsatser inte kunde dras KGM befinner sig i en första fas gällande uppföljning av det egna leverantörsledet. De har tagit fram en intern etisk policy samt en självutvärderingsmall för sina leverantörer. Ingen uppförandekod eller motsvarande finns framtagen. Inkomna självutvärderingsmallar samt certifikat/intyg ifrån leverantörer finns att tillgå, men ingen ytterligare dokumentation avseende sociala och etiska aspekter finns tillgänglig. Inga dokumenterade platsbesök utifrån sociala och etiska aspekter finns tillgängliga och inga CSR-revisioner i det egna leverantörsledet är genomförda. De har inte heller begärt att få se protokoll från revisioner hos sina leverantörer avseende sociala och etiska krav som genomförts av andra aktörer. Avsaknad av uppföljning och dokumentation gör det svårt för revisorn att dra någon slutsats avseende efterlevnad av sociala och etiska krav i leverantörsledet. 11

SLUTSATS Sammantagen bedömning av leverantörens förmåga att leva upp till kraven Den huvudsakliga slutsatsen i genomförd revision är att KGM har påbörjat arbetet med att ställa etiska och sociala krav i leverantörskedjan, men att de har en hel del kvar att sätta på plats för att kunna visa att kraven uppfylls. I samband med revisionen påvisade KGM en stor vilja att förbättras och utvecklas. De var väl medvetna om att de befann sig i ett initialstadie avseende sitt hållbarhetsarbete, men vill och avser att systematisera sitt hållbarhetsarbete samt göra det till en naturlig del av sitt verksamhetssystem. Då de har ett välfungerande ledningssystem har de en bra grund att stå på i sitt fortsatta arbete. För att uppfylla Umeå kommuns krav behöver det systematiska hållbarhetsarbetet förbättras, inte minst gällande processkartläggning av leverantörsprocessen utifrån sociala och etiska krav. KGM behöver även ta fram en uppförandekod eller motsvarande för att säkerställa att deras sociala och etiska krav efterlevs i hela leverantörskedjan samt att deras leverantörer för kraven vidare ner i deras leverantörsled. Även kompetenshöjande insatser behövs internt. Likaså behöver deras engelska leverantörsuppföljningsmall (checklist new supplier-producers) ses över samt rutiner för inhämtande av intyg att barnarbete inte förekommer i leverantörsledet. Revisorns rekommendation Revisorns rekommendation är att följa upp avvikelsehantering under 2016. Revisorn rekommenderar även att en återrevision genomförs hos KGM under första halvan av 2017 för att utvärdera KGM:s process för kontroll av sina leverantörers förmåga att leva upp till kraven. Göteborg 2016-08-23 Anna Segenstedt Revisor, RSM & CO 12

Bilaga 1, Sociala och etiska krav ILO: s åtta kärnkonventioner, FN: s barnkonvention, artikel 32, Miljö samt Hälsa och säkerhet Ingen förekomst av barnarbete (ILO nr 138 och 182) Barnarbete, enligt definitionen i ILO-konventionen, får inte förekomma och företaget har ett ansvar för att utveckla socialt och ekonomiskt hållbara alternativ (t.ex. utbildning) till barnarbete i de fall de förekommer. Ingen förekomst av tvångsarbete (ILO nr 29 och 105) Att utnyttja någon form av tvångs- eller straffarbete accepteras inte. Ingen förekomst av diskriminering (ILO nr 100 och 111) Diskriminering på grund av etnisk tillhörighet, kön, religion socialt ursprung, handikapp, politiska åsikter eller sexuell orientering får inte förekomma. Föreningsfrihet och organisationsrätt (ILO nr 87 och 98) I länder där föreningsrätten är begränsad eller under utveckling, ska leverantören verka för att anställda får möta företagsledningen för att diskutera löne- och arbetsvillkor utan negativa konsekvenser. FN: s barnkonvention, artikel 32 Varje barn har rätt att skyddas mot ekonomiskt utnyttjande och arbete som skadar barnet eller hindrar hans/hennes skolgång. 13

Bilaga 2, Identifierade brister och planering av åtgärder Nr Avvikelse Krav Avvikelsens prioriteringsgrad 1 En strukturerad processkartläggning av leverantörsprocessen utifrån sociala och etiska krav saknas och måste tas fram. Det är centralt att KGM identifierar vilka delar som ingår i denna process, samt tar fram nya eller bygger vidare på befintliga aktiviteter, rutiner, mallar, checklistor, riskanalyser etc. Grundläggande krav för att säkerställa efterlevnad av ILO:s kärnkonventioner och FN:s barnkonvention i leverantörsledet. Tidsram Ansvarig för uppföljning hos leverantör Större avvikelse 2016-11-30 Linda, Chris, Marion Grundorsak till avvikelsen Då kraven är ganska nya på oss som leverantör har vi ännu inte fått in en fungerande rutin. Förbättring ledningssystem av Identifiera de delar som ingår i processen, samt ta fram nya och bygga vidare på vårt befintliga material. Datum för åtgärdad avvikelse 2016-11-18 2 KGM ställer inga skriftliga och bindande sociala och etiska krav på sina leverantörer. En avtalsbindande uppförandekod eller liknande måste tas fram för att säkerställa att deras sociala och etiska krav efterlevs i hela leverantörskedjan. Mot bakgrund av detta efterlevs Grundläggande krav för att säkerställa efterlevnad av ILO:s kärnkonventioner och FN:s barnkonvention i leverantörsledet Större avvikelse 2016-11-30 Linda, Göran, Mattias Då kraven är ganska nya på oss som leverantör har vi inte fått in en fungerande rutin ännu. Uppförandekod tas fram, som visar våra krav på leverantören. 2016-11-18

Nr Avvikelse Krav Avvikelsens prioriteringsgrad i dagsläget inte deras etiska policy. Tidsram Ansvarig för uppföljning hos leverantör Grundorsak till avvikelsen Förbättring ledningssystem av Datum åtgärdad avvikelse för 3 Utbildning och resursplanering. Företaget bör kunna visa på att specialistkompetens finns avseende sociala och etiska krav, samt att adekvata resurser läggs på att implementera kraven i leverantörskedjan. 4 Självutvärderingsmallen Checklist new supplierproducers behöver blir mer omfattande avseende sociala och etiska krav. Framför allt gällande ILO 29 och 105, ILO 100 och 111 samt ILO 138 och 182 och FN:s barnkonvention artikel 32. Grundläggande krav för att säkerställa efterlevnad av ILO:s kärnkonventioner och FN:s barnkonvention i leverantörsledet. Grundläggande krav för att säkerställa efterlevnad av ILO:s kärnkonventioner och FN:s barnkonvention i leverantörsledet. Större avvikelse 2016-11-30 Linda, Göran Då vi är ett medelstort företag, har vi inte haft de resurserna. Mindre avvikelse 2016-11-30 Linda, Chris Vår underlag var inte komplett. Undersöka vad för utbildningar som finns om området, samt utse en person som bör genomgå utbildningen. Ändra i vårt förfrågningsunderlag att vi även kräver att gällande ILO 29 och 105, ILO 100 och 111 samt ILO 138 och 182 och FN:s barnkonvention artikel 32 följs. 2016-11-18 2016-11-18 15

Nr Avvikelse Krav Avvikelsens prioriteringsgrad 5 I deras etiska policy framgår det att KGM ska begära in intyg ifrån sina leverantörer på att barnarbete inte används i leverantörsledet, vilket inte genomförs i dagsläget. 6 Inga platsbesök utifrån sociala och etiska aspekter är genomförda. Grundläggande krav för att säkerställa efterlevnad av ILO:s kärnkonventioner och FN:s barnkonvention i leverantörsledet. Tidsram Ansvarig för uppföljning hos leverantör Mindre avvikelse 2016-11-30 Linda, Chris, Marion Observation Blivande utsedd ansvarig. Grundorsak till avvikelsen Brustit i vår rutin. Då vi är ett medelstort företag, har vi inte de resurserna. Förbättring ledningssystem av Begära in intyg från leverantörerna. Vid besök ska detta också ses över, inte bara kvalitet och miljö. Datum för åtgärdad avvikelse 2016-11-18 7 Avsaknad av ordning och reda kopplat till certifikat, intyg etc. inhämtade ifrån leverantörsledet. Observation Linda, Chris, Marion Brustit rutinen. i Datamapp är skapad, där intyg och certifikat samlas. 8 Hållbarhetsrelaterade verksamhetsmål saknas. För att möjliggöra ett systematiskt hållbarhetsarbete rekommenderas starkt att åtminstone ett hållbarhetsrelaterat mål tas fram Observation Linda, Göran, Mattias Vi ska ta fram ett hållbarhetsrelaterat verksamhetsmål. 16

Nr Avvikelse Krav Avvikelsens prioriteringsgrad 9 Endast lagbevakning av svensk lagstiftning förekommer. Ingen lagbevakning av övriga leverantörsländernas nationella arbetsrättsliga samt arbetsmiljörelaterade lagstiftningar existerar. Observation Tidsram Ansvarig för uppföljning hos leverantör Linda, Marion, Chris Grundorsak till avvikelsen Brustit rutinen. i Förbättring ledningssystem av Se över och skapa en rutin för detta. Datum åtgärdad avvikelse för 17

Uppföljningsrevision; Sociala och etiska krav KGM Hultsfred AB 2017-01-13

2(7) 2017-01-16 SAMMANFATTNING På uppdrag av SKL Kommentus Inköpscentral (SKI) reviderades KGM Hultsfred AB (nedan KGM) mot Umeå kommun Avtal Sportartiklar 13144 den 2016-08-15. Revisionen genomförde av RSM&CO. Vid revisionen identifierades fem (5) stycken avvikelser vilka revisorn rekommenderade SKI att följa upp under 2016. En uppföljning av avvikelsehanteringen genomfördes av RSM&CO den 2016-12-20. Vid uppföljningen kunde fyra (4) avvikelser stängas och en (1) kvarstår. Revisorn följde även upp observationerna vid detta tillfälle. Den huvudsakliga slutsatsen ifrån revisionen i augusti 2016 var att KGM har påbörjat arbetet med att ställa etiska och sociala krav i leverantörskedjan, men att de har en hel del kvar att sätta på plats för att kunna visa att Umeå kommuns krav uppfylls. Revisorn anser att KGM har gjort en hel del under hösten 2016 för att stärka de sociala och etiska aspekterna i sitt leverantörsled. KGM har bl.a. tagit fram en rutin för hur de ska arbeta med att upprätthålla leverantörernas sociala/etiska ansvarstagande, de har tagit fram en uppförandekod samt stärkt de sociala och etiska aspekterna i deras Questionnaire/Checklist for suppliersproducers och Leverantörsbedömningsmall. Revisorn noterar dock att implementeringsarbetet kopplat till dessa dokument inte hade påbörjats under 2016. I samband med revisionen i augusti 2016 påvisade KGM en stor vilja att förbättras och utvecklas. De var väl medvetna om att de befann sig i ett initialstadie avseende sitt hållbarhetsarbete, men vill och avser att systematisera sitt hållbarhetsarbete samt göra det till en naturlig del av sitt verksamhetssystem. Efter genomförd uppföljning upplever revisorn att KGM har en del kvar i detta hänseende. Revisorn hade önskat att KGM påvisat ett större driv för att implementera ovan nämnda aktiviteter i leverantörsledet. Revisorn hade även önskat ett mer systematiskt och strukturerat tillvägagångssätt i arbetet med avvikelsehanteringen, inte minst gällande processkartläggning av leverantörsprocessen utifrån sociala och etiska krav. KGM kunde bl.a. inte påvisa någon framtagen tids- eller handlingsplan kopplat till någon av avvikelserna eller observationerna. Det kan vara en anledning till varför vissa aktiviteter genomfördes så sent som under december månad. Revisorns tidigare rekommendation beträffande att genomföra en återrevision hos KGM under första halvan av 2017 kvarstår. RSM&CO TELEFON 010-723 21 00 ORG.NR 556076-5850 E-POST info@rsmco.se WEBB rsmco.se

3(7) 2017-01-16 GENOMFÖRANDE OCH METOD Den inledande revisionen (2016-08-15) utfördes enligt kategori nr 3 i SKIs ramavtal Uppförandekontroll av etiska och sociala krav 2014 med projektnummer 10250-2. Revisionen, som var förbokad med berörda personer ur företagsledningen, utfördes av en revisor under en dag. Resultatet av revisionen redovisades i en skriftlig rapport. Ur rapporten framgår det hur leverantören efterlevde de etiska och sociala krav som Umeå kommun kravställt. Vid denna inledande revision fann revisorn tre (3) större avvikelser, två (2) mindre avvikelse samt fyra (4) observationer. För uppföljning av ovanstående avvikelser och observationer gjordes en uppföljning 2016-12- 20 per telefon med KGM. Resultatet presenteras nedan under rubriken Resultat. Antal revisionsanmärkningar Större avvikelse 3 Risk för avvikelse Mindre avvikelse 2 Observation 4 RESULTAT Avvikelser Nr. Avvikelse Typ av avvikelse Ansvarig Orsak till avvikelse Planerad åtgärd Status dec. 2016 1 En strukturerad processkartarläggning av leverantörsprocessen utifrån sociala och etiska krav saknas och måste tas fram. Det är centralt att KGM identifierar vilka delar som ingår i denna process, samt tar fram nya eller bygger vidare på befintliga aktiviteter, rutiner, mallar, checklistor, riskanalyser etc. Större avvikelse Linda, Chris, Marion Då kraven är ganska nya på oss som leverantör har vi ännu inte fått in en fungerande rutin. Vi ska identifiera de delar som ingår i processen, samt ta fram nya och bygga vidare på vårt befintliga material. Påbörjat Sedan revisionen i augusti 2016 har KGM förtydligat och stärkt styrningen i leverantörsprocessen utifrån ett socialt och etiskt perspektiv. RSM&CO TELEFON 010-723 21 00 ORG.NR 556076-5850 E-POST info@rsmco.se WEBB rsmco.se

4(7) 2017-01-16 KGM har inhämtat teoretisk kunskap och vägledning ifrån Företagarnas process för systematiskt hållbarhetsarbete samt CSR Kompassens vägledning beträffande framtagning, implementering och uppföljning av en uppförandekod. KGM har utifrån CSR Kompassens rekommendationer tagit fram en ny rutin avseende deras leverantörsprocess, vilken de har benämnt Handlingsplan för att upprätthålla leverantörernas sociala/etiska ansvarstagande. Denna rutin tar sin grund i ILO:s kärnkonventioner samt FN:s förklaring om de mänskliga rättigheterna. Rutinen beskriver bl.a. när KGM ska ställa sociala krav, metod för kravuppföljning, avvikelsehantering samt resultatrapportering. Rutinen stod klar i samband med att revisorn följde upp avvikelserna i december 2016. Rutinen hade vid uppföljningstillfället därför inte blivit implementerad internt eller externt gentemot leverantörsledet. KGM har tagit fram en uppförandekod. (Se avvikelse 2 för mer information.) Uppförandekoden togs fram i samband med att revisorns följde upp avvikelserna, vilket medförde att den inte hade blivit implementerad internt eller externt inom leverantörsledet vid uppföljningstillfället. I samband med avvikelseuppföljningen noterar revisorn att KGM tenderar att sakna kunskap om samt förståelse för vilka delar som ingår i leverantörsprocessen. Revisorn saknar en systematik och struktur i deras angreppssätt. Exempelvis; ingen handlingsplan för fortsatt arbete finns framtaget, ingen riskanalys är genomförd, ingen dokumenterad processkartläggning är genomförd. Vissa aktiviteter kopplade till avvikelse nr 1 genomfördes under december månad vilket medfört att implementeringen internt och externt inte har påbörjats. Avsaknaden av systematik och struktur samt kunskapsgap kopplat till leverantörsprocessen medför att revisorn inte kan släcka avvikelsen trots flera bra (ovan angivna) genomförda aktiviteter under hösten 2016. Revisorn rekommenderar att denna avvikelse följs upp i samband med en föreslagen återrevision under första halvan av 2017. 2 KGM ställer inga skriftliga och bindande sociala och etiska krav på sina leverantörer. En avtalsbindande uppförandekod eller liknande måste tas fram för att säkerställa att deras sociala och etiska krav efterlevs i hela leverantörskedjan. Mot bakgrund av detta efterlevs i dagsläget inte deras etiska policy. Större avvikelse Linda, Göran, Mattias Då kraven är ganska nya på oss som leverantör har vi inte fått in en fungerande rutin ännu. Uppförandekod tas fram, som visar våra krav på leverantören. Sedan revisionen i juni 2016 har KGM tagit fram en uppförandekod för det egna leverantörsledet. Uppförandekoden bygger bl.a. på ILOs åtta kärnkonventioner samt FN:s barnkonvention artikel 32. I dagsläget finns koden framtagen på svenska. Revisorn noterar att koden togs fram i samband med att revisorn genomförde avvikelseuppföljningen i december 2016. Koden har därför inte implementerats internt inom den egna organisationen eller externt inom leverantörsledet. Det är ett arbete som kommer att genomföras under 2017 enligt KGM. Vidare noterar revisorn att ingen tids-/handlingsplan för implementering av uppförandekoden i leverantörsledet finns framtagen. Revisorn rekommenderar att detta följs upp i samband med en återrevision under första halvan av 2017. OK RSM&CO TELEFON 010-723 21 00 ORG.NR 556076-5850 E-POST info@rsmco.se WEBB rsmco.se

5(7) 2017-01-16 3 Utbildning och resursplanering. Företaget bör kunna visa på att specialistkompetens finns avseende sociala och etiska krav, samt att adekvata resurser läggs på att implementera kraven i leverantörskedjan. Större avvikelse Linda, Göran Då vi är ett medelstort företag, har vi inte haft de resurserna. Undersöka vad för utbildningar som finns om området, samt utse en person som bör genomgå utbildningen. OK Under hösten 2016 har två personer i ledningsgruppen varit iväg på ett hållbarhetsseminarium arrangerat av Träcentrum och TMF. Dessa två medlemmar i ledningsgruppen är även anmälda till en extern endagarsutbildning Uppgradera ditt ledningssystem med CSR till våren 2017. Den utbildningen går av stapeln i Göteborg den 2017-04-06. Vid uppföljningstillfället framförde revisorn till KGM att hon även rekommenderar dessa två personer (eller andra nyckelpersoner) att anmäla sig till en utbildning specifikt inriktad mot leverantörsprocessen. Likaså rekommenderar revisorn KGM att låta hela sin ledningsgrupp genomgå en grundläggande CSR-utbildning som bl.a. bör innefatta verksamhetsstyrning utifrån ett CSR-perspektiv samt leverantörsprocessen. Detta eftersom revisorn ser tendenser till kompetensgap inom KGM för bl.a. de sociala och etiska frågorna kopplat till leverantörsledet. Revisorn rekommenderar att kompetensfrågan följs upp i samband med en återrevision under första halvan av 2017. 4 Självutvärderingsmallen Checklist new supplierproducers behöver blir mer omfattande avseende sociala och etiska krav. Framför allt gällande ILO 29 och 105, ILO 100 och 111 samt ILO 138 och 182 och FN:s barnkonvention artikel 32. Mindre avvikelse Linda, Chris Vårt underlag var inte komplett. Ändra i vårt förfrågningsunderlag att vi även kräver att gällande ILO 29 och 105, ILO 100 och 111 samt ILO 138 och 182 och FN:s barnkonvention artikel 32 följs. OK Sedan revisionen i augusti 2016 har KGM tydliggjort kraven i självutvärderingsmallen utifrån ILO:s 8 kärnkonventioner och FN:s barnkonvention artikel 32. De har även fört in frågor kring revision/uppföljning, certifikat, policyer etc i denna mall. Revisorn anser denna uppdatering vara fullgod och släcker därmed denna avvikelse. 5 I deras etiska policy framgår det att KGM ska begära in intyg ifrån sina leverantörer på att barnarbete inte används i leverantörsledet, vilket inte genomförs i dagsläget. Mindre avvikelse Linda, Chris, Marion Brustit i vår rutin. Begära in intyg från leverantörerna. OK KGM har förstärkt kraven i sin checklist for supplier-producers samt i sin leverantörsbedömningsmall. I båda dokumenten kräver de in diverse dokument ifrån sina leverantörer. RSM&CO TELEFON 010-723 21 00 ORG.NR 556076-5850 E-POST info@rsmco.se WEBB rsmco.se

6(7) 2017-01-16 KGM har påbörjat insamlandet av certifikat. Inledningsvis har de, via e-post, krävt in certifieringscertifikat och intyg ifrån de sju leverantörer revisorn tog stickprov på i samband med revisionen i augusti 2016. I sitt mejl till dessa leverantörer har KGM dock inte angett någon deadline för när leverantören måste inkomma med certifikatet, vilket revisorn finner oturligt. KGM lovar revisorn att under våren 2017 säkerställa att dessa certifikat kommer in genom att utöva mer påtryckningar på leverantörerna. Revisorn noterar att ingen tids- och handlingsplan för när certifikat, intyg etc. ska samlas in för övriga leverantörer finns framtagen, något revisorn anser vore önskvärt. Revisorn rekommenderar att arbetet med att hämta in intyg, certifikat etc. ifrån leverantörerna följs upp i samband med en återrevision under första halvan av 2017. Nr. 6 Observationer Avvikelse Inga platsbesök utifrån sociala och etiska aspekter är genomförda. Typ av avvikelse Ansvarig Orsak till avvikelse Planerad åtgärd Observation Blivande utsedd ansvarig Då vi är ett medelstort företag, har vi inte de resurserna Vid besök ska detta också ses över, inte bara kvalitet och miljö. Status dec. 2016 Påbörjat Inga platsbesök utifrån sociala och etiska aspekter har genomförts under hösten 2016. KGM håller på att ta fram en plan för vilka leverantörer som ska besökas under 2017. I sin nyligen framtagna Handlingsplan för att upprätthålla leverantörernas sociala/etiska ansvarstagande skriver KGM: Vi kommer att genomföra systematiska uppföljningar av våra leverantörer. Frågeformulär (Checklist), och kontroll ska användas för uppföljning. På lång sikt ska vi arbeta för att ha kapacitet att följa upp alla leverantörer. Vid behov kan vi bestämma oss för att genomföra en inspektion på plats i leverantörens produktion. Vi kan bestämma oss för att genomföra en inspektion där risken för förekomst av brott mot mänskliga rättigheter i produktionen är hög, och när det förekommer tecken på brister avseende dessa frågor i leverantörskedjan. 7 Avsaknad av ordning och reda kopplat till certifikat, intyg etc. inhämtade ifrån leverantörsledet. Observation Linda, Chris, Marion Brustit i rutinen Datamapp är skapad, där intyg och certifikat nu samlas. Sedan revisionen i augusti 2016 har samtliga dokument blivit inscannade och de har sparats ner digitalt under respektive leverantörsmapp. Varje dokument är namngetts med bl.a. datum när exv. certifikatet löper ut. 8 Hållbarhetsrelaterade verksamhetsmål saknas. För att möjliggöra ett systematiskt hållbarhetsarbete rekommenderas starkt att åtminstone ett hållbarhetsrelaterat mål tas fram Observation Linda, Göran, Mattias Vi ska ta fram ett hållbarhetsrelaterat verksamhetsmål. KGM har enligt egen utsago börjat titta på hållbarhetsmål. I nuläget har de endast miljö- och kvalitetsrelaterade mål. OK Påbörjat RSM&CO TELEFON 010-723 21 00 ORG.NR 556076-5850 E-POST info@rsmco.se WEBB rsmco.se

7(7) 2017-01-16 En notering ifrån revisorn är att denne tror att ledningsgruppens medlemmar behöver få en ökad kompetens inom hållbarhetsområdet för att möjliggöra framtagande av SMARTA hållbarhetsmål. 9 Endast lagbevakning av svensk lagstiftning förekommer. Ingen lagbevakning av övriga leverantörsländernas nationella arbetsrättsliga samt arbetsmiljörelaterade lagstiftningar existerar. Observation Linda, Marion, Chris Brustit i rutinen Se över och skapa en rutin för detta. Ej påbörjat KGM har inte påbörjat arbetet med denna observation ännu. RSM&CO TELEFON 010-723 21 00 ORG.NR 556076-5850 E-POST info@rsmco.se WEBB rsmco.se