KONTRAKTSVILLKOR. Postboda 109, MÅNKARBO

Transkript

1 REVISIONSRAPPORT KONTRAKTSVILLKOR SOCIALA Reviderat företag: Adress: Företagets verksamhet: Upplands Trädgårdsprodukter Postboda 109, MÅNKARBO Grossist för frukt och grönt Beställare: Revision utförd av: Revisor: Revisionens omfattning: Revisionskriterier: Landstinget Västmanland Grangus AB Fredrik Gustafsson Datum för revision: Kategori 3 - revision under en (1) dag på leverantörs huvudkontor. FN:s förklaring om de mänskliga rättigheterna. ILO: s åtta kärnkonventioner. FN: s barnkonvention, artikel 32. Tillverkningslandets arbetarskydd och arbetsmiljölagstiftning samt arbetsrätt och miljöskyddslagstiftning. FN:s deklaration mot korruption.

2 2

3 SAMMANFATTNING På uppdrag av Region Gävleborg, som i samarbete med Landstinget Västmanland, Landstinget Dalarna och Landstinget Uppland, har Grangus AB (ramavtalsleverantör) genomfört revision av företaget Upplands Trädgårdsprodukter som är grossist inom frukt- och grönt. Revisionen genomfördes av Fredrik Gustafsson från Grangus AB och utfördes Under revision framkom fyra avvikelser som sammanställs i bilaga 2. Den första handlade om riskhanteringsrutinen. Den andra avvikelsen rörde verifikat på leverantörs Sedex-anslutning som saknades. Den tredje avvikelsen visade på avsaknad av uppföljande aktiviteter för att följa upp att leverantörerna lever upp till kraven som ställts i avtalet. Den fjärde handlade om företagets avvikelsehanteringssystem. Det saknades möjlighet att bedöma allvarlighetsgrad och vidare saknades en djupare beskrivning av rutinen med större fokus på de Grundläggande kraven i avtalet med Landstinget Västmanland. Revisorns rekommendation är att utföra uppföljning på åtgärder enligt plan i bilaga 2. Antal revisionsanmärkningar (Detaljerad lista på alla anmärkningar finns i rapporten) Röd 0 Gul 4 Revisorernas rekommendation Leverantör godkänd (uppfyller upphandlande myndighets krav) Följ upp avvikelsehantering Behov av uppföljning Behov av stickprovskontroll hos tillverkare Eventuella övriga rekommendationer 3

4 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Sammanfattning... 3 Inledning... 5 Syfte... 5 Metod och uppdragsbeskrivning... 5 Företagsbeskrivning... 5 Fakta... 5 Kunder... 5 Leverantörskedja... 5 Genomförande av revision... 6 Resultat... 8 Efterlevnad av sociala och etiska krav... 8 Avtalets rutinkrav... 8 Ansvarsfördelning... 8 Riskanalys (inkl tillämpningsdel)... 8 Vidareförmedling av krav (inkl tillämpningsdel)... 8 Uppföljning (inkl tillämpning)... 9 Avvikelsehantering (inkl tillämpning)... 9 Stickprov... 9 Möjliggörande av inspektion... 9 Samarbete och transparens Inspektionens fullständighet Redovisning av de områden där tillräckligt starka slutsatser inte kunde dras Slutsats Sammantagen bedömning av leverantörens förmåga att leva upp till kraven Revisorns rekommendation Bilaga 1, Kontraktsvillkor Bilaga 2, Identifierade brister och planering av åtgärder

5 INLEDNING På uppdrag av Region Gävleborg, som i samarbete med Landstinget Västmanland, Landstinget Dalarna och Landstinget Uppland, har Grangus AB (ramavtalsleverantör) genomfört revision av företaget Upplands Trädgårdsprodukter som är grossist inom frukt- och grönt. Revisionen genomfördes av Fredrik Gustafsson från Grangus AB och utfördes Syfte Syftet med revisionen var att kontrollera att kraven i avtal mellan Upplands Trädgårdsprodukter och Landstinget i Västmanland med diarienummer DU-UPP uppfylls när det gäller sociala och etiska krav. Metod och uppdragsbeskrivning Revisorn har använt sig av ett system med tre olika nivåer av bedömningar: Grönt som betyder att inga anmärkningar har gjorts. Gult att avvikelse har identifierats från initial uppföljning och avslutningsvis rött som betyder att tidigare avvikelse ej har åtgärdats. Grunden för uppdraget var att Region Gävleborg med samarbetspartners ville utföra kontroller av företag inom sina leverantörsavtal som levererar frukt och grönt. Kontrollen var avgränsad till de sociala och etiska kraven i aktuellt avtal. Revisionen var en sk huvudkontorsrevision där intervjuer av nyckelpersoner för avtalet samt dokumentationsgranskning utfördes på plats under en dag. De krav från upphandlande myndighet som utgjorde denna revisions grund återfinns i bilaga 1 och baserade sig på FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna, ILO:s åtta kärnkonventioner, FN:s barnkonvention art 32, arbetarskydd och arbetsrätt som gäller i tillverkningslandet, den miljöskyddslagstiftning som gäller i tillverkningslandet samt FN:s deklaration mot korruption. FÖRETAGSBESKRIVNING Upplands Trädgårdsprodukter är en grossist som erbjuder produkter inom frukt och grönt. Företaget har även viss egen odling av potatis, morötter och spannmål. Fakta Upplands Trädgårdsprodukter startades 1983 av Eric Winding och Eva Blomdahl på den egna fastigheten Postboda i Tierps kommun. Postboda är en jordbruksfastighet som idag bedriver odling av potatis, morötter och spannmål. Den egna odlingen är ca 25 hektar potatis och ca 5 hektar morötter per år, övrigt för leverans köps in från externa leverantörer. Potatisen produceras enligt konceptet IP som är en certifierad modell enligt Svenskt Sigill. Företaget har 6 stycken anställda och leveranserna sker med fem stycken egna bilar främst inom Uppsala län. Upplands Trädgårdsprodukter är anslutna till Gröna Näringens Riksorganisation, Svenskt Sigill AB, Svensk Potatis AB, LRF samt Svenskt Näringsliv. Företagsformen är enkelt bolag. Kunder Upplands Trädgårdsprodukter riktar främst in sig på kunder i närområdet där offentlig verksamhet är en stor grupp. Leverantörskedja Upplands Trädgårdsprodukter arbetar med några få leverantörer och när det gäller inköp av potatis och morötter så använder de leverantörer i närheten. Företaget ställer krav på samtliga leverantörer att de ska vara Sedex-anslutna. Sedex är en organisation vars idé är att utbyta information om kunders- och leverantörers arbete inom fyra huvudområden: arbetsmiljö, hälsa och säkerhet, miljö samt företagsetik. 5

6 GENOMFÖRANDE AV REVISION Revisionen var en förbokad s.k. kontorsrevision som enligt uppdrag ska utföras på huvudkontor. Revisionen innehöll startmöte, presentationer, intervjuer, enkätgenomgång, dokumentgranskning och avslutande möte. Landstinget Västmanland hade tidigare sänt ut enkät till företaget rörande kravuppfyllande i aktuellt avtal. Enkätsvaren skickades tillbaka till Landstinget och sändes därefter till revisor för bedömning. En detaljerad genomgång av enkäten och de ifyllda svaren gjordes på plats. Efter enkätgenomgång gjordes kontroll av de i avtalet kravställda rutinerna. Något överlappandes utfördes dokumentgranskning. Intervju med företagsledningen hölls parallellt under mötet. En sammanfattning av dagen hölls på den del som kallas för avslutande möte. Stickprov gjordes på produkter levererade av Everfresh AB vars produkter finns med i leveranserna till Västmanlands Landsting. Intervjuer Intervjuer genomfördes med följande personer: 1. Eric Winding, VD Dokumentgranskning Följande dokument granskades vid inspektionen: Nr Dokument Kommentar 1 Enkät: Uppföljningsfrågor Sociala Kontraktsvillkor Uppförandekod för leverantörer Enkäten tar upp frågor både om det systematiska arbetet inom kravområdet samt om den praktiska tillämpningen rörande sociala kontraktsvillkor. Bedömningar har gjorts av revisor direkt i enkäten och de kommer även tas upp i denna rapport. 2 Grundläggande företagsdokumentation för Upplands Trädgårdsprodukter Dokumentet ger en bra beskrivning av företaget och dess organisation. Även olika processbeskrivningar, policys och rutiner tas upp i dokumentet. 3 Total Produce Nordic: Leverantörskrav Dokumentet beskriver de krav som företaget har på sig från en av de större kunderna, Total Produce Nordic. Det ställs krav på anslutning till Sedex vilket också Upplands Trädgårdsprodukter har som krav på sina leverantörer. Sedex är en organisation vars idé är att utbyta information om kunders- och leverantörers arbete inom fyra huvudområden: arbetsmiljö, hälsa och säkerhet, miljö samt företagsetik. 4 Faktura från leverantör Everfresh AB ställd till Upplands Trädgårdsprodukter Fakturan visar inköp av produkter som återfinns på faktura till Landstinget Västmanland. Fakturadatum: Kundnummer: Fakturanummer: Faktura från Upplands Trädgårdsprodukter ställd Fakturan visar försäljning av produkter som återfinns på faktura från Everfresch AB. Fakturadatum: Kundnummer:

7 till Landstinget Västmanland 6 Produktstatistik, Excel-fil Fakturanummer: Filen visar kund-id, kund, artikelnummer, artikel, antal, försäljning för perioden Social och etisk policy för Upplands Trädgårdsprodukter Dokumentet visar företagets policy i det sociala och etiska området. Dokumentet är undertecknat och daterat Certifikat från SMAK för Upplands Trädgårdsprodukter Certifikat för uppfyllande av krav för RIP Frukt & Grönt, RIP Potatis 9 10 Certifikat från SMAK för Upplands Trädgårdsprodukter Certifikat från SMAK för Upplands Trädgårdsprodukter Certifikat för uppfyllande av rådets förordning 834/2007 samt tillämpningsförordningar. Grossistverksamhet grönsaker och frukt. Certifikat för uppfyllande av produktionsreglerna för IP med omfattning IP SIGILL Frukt och Grönt. Certifieringen omfattar potatis. 7

8 RESULTAT Efterlevnad av sociala och etiska krav Nedan beskrivs resultatet av revisionen för granskning av efterlevnaden av de sociala kontraktsvillkoren som ställts i avtal mellan Upplands Trädgårdsprodukter och Landstinget Västmanland. Det kommer att redovisas enligt ordningen i tidigare utskickad enkät Uppföljning Sociala kontraktsvillkor. Där frågorna rör samma ämne i del 1 och 2 redovisas de i par. Avvikelserna redovisas löpande vart efter de dyker upp och ställs sedan samman i Bilaga 2. För att ge företaget upplysningar om framtida förbättringsmöjligheter i området samt goda exempel kommer det löpande ges olika tips och förslag på förbättringsåtgärder. Företaget innehar en policy som tar upp etiska och sociala ståndpunkter som överensstämmer med avtalets Grundläggande Villkor. Avtalets rutinkrav Enkäten tar upp de rutinkrav som finns i avtalet mellan Landstinget Västmanland och Upplands Trädgårdsprodukter, kapitel 5.13 Socialt ansvar uppförandekod. De ska säkerställa att produktionen av de varor och/eller tjänster som levereras under avtalstiden sker under sådana förhållanden som är förenliga med avtalets Grundläggande Villkor. Rutinkraven och således enkäten berör följande områden: ansvarsfördelning, leverantörsbedömningar, leverantörskrav, uppföljningar av att leverantörerna följer ställda krav, tidplan för dessa uppföljningar och avslutningsvis avvikelsehanteringssystemet. Ansvarsfördelning Revisorn anser att Upplands Trädgårdsprodukter uppfyller kraven i detta avsnitt. Företagets administration består av två personer inklusive vd Eric Winding själv, därav anser revisorn att det är naturligt med den ansvarskoncentrationen som återfinns på företaget. Förbättringsmöjligheter finns i den beskrivning som ges i enkäten av ansvarsområdets omfattning och vad det innebär. En mer detaljerad beskrivning med mer fokus på respektive rubriks kravområden, t ex i fråga a. Efterlevnad av principer för mänskliga rättigheter och arbetares rättigheter som ingår i de Grundläggande Villkoren. Riskanalys (inkl tillämpningsdel) Revisorn anser att Upplands Trädgårdsprodukter inte lever upp till kravet i detta avsnitt. Efter muntlig genomgång med Eric Winding anser revisorn att frågorna i avsnitt Riskanalys inte har uppfattats på rätt sätt. Revisorn saknar bl a beskrivning av företagets process för att identifiera och upptäcka risker kopplade till de Grundläggande Villkoren som beskrivs i avtalet. Vidare saknar revisorn beskrivning av hur företaget prioriterar eventuellt uppkomna risker. Därför blir svaren i tillämpningsdelen ett följdfel eftersom frågan inte uppfattades korrekt. Avvikelse: 1 Avsaknad av rutin för att identifiera och prioritera risker för avvikelser gentemot avtalets krav i Grundläggande Villkor. Vidareförmedling av krav (inkl tillämpningsdel) Revisorn anser att företaget i stort uppfyller kraven i detta avsnitt. Företaget ställer krav på sina leverantörer att de ska vara Sedex-anslutna. Sedex är en organisation vars idé är att utbyta information om kunders- och leverantörers arbete inom fyra huvudområden: arbetsmiljö, hälsa och säkerhet, miljö samt företagsetik. Det som bör kompletteras är stickprov på verifikat på någon av 8

9 företagets leverantörers Sedex-anslutning samt jämföra innehållet mer detaljerat i Sedexmedlemskapet med de Grundläggande kraven i avtalet. Avvikelse: 2 Verifikat på leverantörs Sedex-anslutning saknas samt avstämning av att krav överensstämmer mellan Sedex och krav i avtalet. Uppföljning (inkl tillämpning) Revisorn anser inte att kravet uppfylls. Regelbunden kontroll av leverantörernas Sedex-anslutningar utförs men det behövs dels stämmas av med verifikat på anslutning samt detaljerad kontroll av att Sedex-anslutningen uppfyller de sociala avtalskraven. Det behövs vidare en något mer detaljerad beskrivning av processen samt utförligare uppföljningsaktiviteter på företagets leverantörer på en relativt regelbunden basis som komplement till kontrollrutinen för leverantörernas Sedex-anslutning. Ett förslag på aktivitet som många företag använder sig av är någon form av självskattningsformulär som skickas ut till leverantörerna där de får fylla i själva hur de bl a uppfyller ställda krav. För Upplands Trädgårdsprodukter skulle ex Sedex-kontrollen ligga med som en del i en sådan process. Avvikelse: 3 Dokumenterad rutin för uppföljningsaktivitet saknas. Verifikat på utförda uppföljningsaktiviteter saknas. Avvikelsehantering (inkl tillämpning) Revisorn anser att kravet i stort är uppfyllt. Det saknas hänsyn till allvarlighetsgrad i företagets system för avvikelsehantering och även en mer detaljerad beskrivning av systemet med tonvikt på avtalsvillkoren Grundläggande Villkor. När det gäller tillämpningsdelen så återfinns inga avvikelser kopplade till Grundläggande Villkor. Goda exempel: Många företag använder samma avvikelsesystem till både produktkvalitet, miljö, etiska och sociala krav. Avvikelse: 4 Avvikelsesystem saknar hänsyn till allvarlighetsgrad. Rutinbeskrivning behöver fördjupas med tonvikt på avtalskraven Grundläggande Villkor. Stickprov Under revisionen utfördes stickprov på produkter som levereras i avtalet med Landstinget Västmanland. Utvald leverantör var Everfresh AB. Det som kontrollerades var faktura från Everfresh till Upplands Trädgårdsprodukter med fakturadatum och fakturanummer Faktura från Upplands Trädgårdsprodukter till Landstinget i Västmanland med fakturadatum och fakturanummer Produkter som spårades var purjolök med artikelnummer hos Upplands Trädgårdsprodukter samt paprikamix med artikelnummer Produkterna fanns med i hela flödet hos Upplands Trädgårdsprodukter. Sedex-anslutning kunde inte styrkas hos leverantören Everfresh, se avvikelse nummer fyra. Möjliggörande av inspektion Revisorn anser att kravet är uppfyllt. En förbättringspotential finns i bättre dokumentering av kraven på företagets leverantörer att de åtar sig att tillåta revisioner från landsting eller deras ombud. 9

10 Samarbete och transparens Bemötandet upplevdes som öppet och professionellt med rätt attityd samt god insikt i revisionens syfte och behov. Revisorn fick god tillgång till efterfrågade dokument. Inspektionens fullständighet Intervjuer och dokumentgranskning gav samstämmiga resultat. Revisorn anser att Upplands Trädgårdsprodukter gav tillförlitliga uppgifter. Detta innebär dock inte att all information som kan vara av intresse har identifierats. Redovisning av de områden där tillräckligt starka slutsatser inte kunde dras Revisorn anser inte att det finns områden där tillräckligt starka slutsatser inte kunnat dras. SLUTSATS Revisorn fann fyra avvikelsepunkter under revisionen. Det bör poängteras att företaget missuppfattade några frågor i enkäten. Det saknas också möjligheter att ge nyansskillnader på avvikelserna och därför vill revisorn också belysa att några avvikelser är av lättare karaktär. Vidare bör läsare av rapporten ha i medvetande att Upplands Trädgårdsprodukter är ett litet företag med mycket liten administration vilket betyder att funktion och utförande i många fall kan vara felfritt medans dokumentation inte alltid fångar upp helheten. Sammantagen bedömning av leverantörens förmåga att leva upp till kraven Företaget arbetar med hantering av livsmedel och har stor erfarenhet av det, vilket märks i de olika kontrollapparaterna för livsmedelskvaliteten. Däremot finns en viss ovana att hantera sociala och etiska krav i hela leverantörskedjan. Genom att merutnyttja företagets övriga kvalitetssystem till att även innefatta sociala och etiska krav så skulle det med relativt små medel gå att anpassa företagets ledningssystem så att det även fångar in de sociala och etiska kraven. Under revision framkom fyra avvikelser som sammanställs i bilaga 2. Den första handlade om riskhanteringsrutinen. Den andra avvikelsen rörde verifikat på leverantörs Sedex-anslutning som saknades. Den tredje avvikelsen visade på avsaknad av uppföljande aktiviteter för att följa upp att leverantörerna lever upp till kraven som ställts. Den fjärde handlade om företagets avvikelsehanteringssystem. Det saknades möjlighet att bedöma allvarlighetsgrad och vidare saknades en djupare beskrivning av rutinen med större fokus på de Grundläggande kraven i avtalet med Landstinget Västmanland. Revisorns rekommendation Revisorn rekommenderar att utföra uppföljning på åtgärder enligt plan i bilaga 2, dvs enligt den tidsplan som bestämts av Landstinget Västmanland. Om det, under tiden fram till uppföljning, skulle inkomma dokument direkt till revisorn som är ämnade för uppföljningen så kommer de att sändas direkt till beställarens kontaktperson. Vidare rekommenderas att möten enligt punkt 3.12 i avtalet, Samrådsgruppsmöten, även används för att löpande kontrollera att sociala och etiska krav uppfylls t ex genom att kontrollera de uppföljandekontroller som företaget löpande ska utföra. Ort och datum: UPPSALA Namn på revisor: Fredrik Gustafsson Företag: Grangus AB 10

11 BILAGA 1, KONTRAKTSVILLKOR Utdrag från avtal mellan Upplands Trädgårdsprodukter och Landstinget i Västmanlands län, diarienummer DU-UPP Socialt ansvar uppförandekod I enlighet med köparens uppförandekod för leverantörer ska varor och/eller tjänster som levereras enligt detta kontrakt vara framställda och/eller tillhandahållna under förhållanden som är förenliga med: -FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna (1948) -ILO:s åtta kärnkonventioner om tvångsarbete, barnarbete, diskriminering och föreningsfrihet samt organisationsrätt (nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182), -FN:s barnkonvention, artikel 32, -det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet, och -den arbetsrätt, inklusive regler om lönevillkor, och det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet -den miljöskyddslagstiftning som gäller i tillverkningslandet, och -FN:s deklaration mot korruption. Leverantören ska ha rutiner för att säkerställa att produktionen av de varor och/eller tjänster som levereras under avtalstiden sker under sådana förhållanden som är förenliga med de grundläggande villkor i leverantörskedjan som anges ovan. I de fall att det är skillnad mellan nationella och internationella bestämmelser, är det högsta standard som gäller. Rutinerna ska minst innehålla: -Ansvarsfördelning hos leverantören gällande socialt ansvarstagande i leverantörskedjan. -En beskrivning på hur underleverantörer bedöms utifrån socialt perspektiv i produktionen. -Vilka sociala krav som ställs på underleverantörerna. Dessa måste minst motsvara de krav som beställaren ställer på leverantören i detta kontrakt. -En beskrivning av hur kontroll görs och dialog förs med underleverantörerna. De frågor som kontrolleras och diskuteras måste vara relevanta för de krav som ställs. -Tidplan för kontroll och dialog med underleverantör. -Hur avvikelser hanteras. Leverantören är skyldig att på begäran från köparen redovisa att kraven i Uppförandekoden uppfylls. Redovisningen ska ske på det sätt och inom den tid som köparen begär om detta inte är oskäligt. Leverantören är vidare skyldig att möjliggöra för köparen att själv eller genom ombud utföra inspektioner på plats hos leverantören och/eller hos någon av leverantörens underleverantörer för att säkerställa att kraven uppfylls. Leverantören ska medverka till att dessa inspektioner genomförs på ett effektivt sätt. Skulle köparen, till exempel genom vad som framkommit vid kontroll utförd av köparen eller på uppdrag av köparen eller på annat sätt, ha befogad anledning att misstänka att kraven i Uppförandekoden inte uppfylls är leverantören skyldig att genom egen utredning visa att han uppfyller dessa krav. I annat fall gäller vad som sägs nedan. En utredning enligt denna bestämmelse är inte en förutsättning för tillämpning av nedanstående sanktioner. Bristande uppfyllelse av skyldigheterna i Uppförandekoden innebär ett kontraktsbrott. Köparen får med anledning av kontraktsbrottet omedelbart häva avtalet i sin helhet eller delvis. Om köparen bedömer det rimligare får rättelse begäras inom den tid denne bestämmer förutsatt att tidsfristen inte är oskäligt kort. Sker inte rättelse eller är rättelsen bristfällig har köparen rätt till prisavdrag som står i proportion till dennes intresse av att kraven följs, uppsägning eller hävning. 11

12 BILAGA 2, IDENTIFIERADE BRISTER OCH PLANERING AV ÅTGÄRDER Nr Avvikelse Krav Avvikelsens prioriteringsgrad 1 Avsaknad av rutin för att identifiera och prioritera risker för avvikelser gentemot avtalets krav i Grundläggande Villkor. 2 Verifikat på leverantörs Sedex-anslutning saknas samt avstämning av att krav överensstämmer mellan Sedex och krav i avtalet. 3 Dokumenterad rutin för uppföljningsaktivitet saknas. Verifikat på utförda uppföljningsaktiviteter saknas. 4 Avvikelsesystem saknar hänsyn till allvarlighetsgrad. Rutinbeskrivning behöver fördjupas med tonvikt på avtalskraven Grundläggande Villkor. Tidsram Riskanalys Gul Åtgärdat senast Maj Vidareförmedling av krav Gul Åtgärdat senast Maj Uppföljning Gul Åtgärdat senast Maj Avvikelsehantering Gul Åtgärdat senast Maj Ansvarig för uppföljning hos leverantör Eric Winding Eric Winding Eric Winding Eric Winding Förbättring ledningssystem Skapa rutin Ta fram underlag Skapa rutin Omarbeta av Datum åtgärdad avvikelse för

13 13