Sammanträdesdatum 1 (7) Plats och Tid Sjöliden 18.00 20.00 Beslutande Christoffer Nathanson, ordf Birgitta Schöllin Britt-Marie Rasmussen Carl-Erik Roos Gunilla Arbrink Andreas Ekeberg Eva Ekenberger Christer Hillerström Kyrkoherde Hans Gårdh Ersättare Föredragande Anne-Marie Wahlberg Andersson Fritz Mannich Agneta Kling Fr. 19.30 Per-Olov Johansson Olivier Guillard /Kanslichef Åhörare Utses att justera Justeringens Plats och tid Underskrifter Sekreterare Organ Ordförande Justerande Andreas Ekeberg och Christer Hillerström Sjöliden Onsdag den 16 september 2015 Paragrafer 33-46 Annika Ludvigsson Christoffer Nathanson Andreas Ekeberg Christer Hillerström ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Kyrkorådet Sammanträdesdatum 2015-09-08 Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet 2015-09-16 Datum för nedtagand Pastorsexpeditionen, Sjöliden e 2015-10-07
Sammanträdesdatum 2 (7) Underskrift /Annika Ludvigsson/ KYRKORÅDET Innehåll 33 Sammanträdets öppnande... 3 34 Upprop och dagordning... 3 35 Val av ledamot att justera protokollet och tidpunkt för detta... 3 36 Verksamhetspresentation: sjukhuskyrkan i Nacka... 3 37 - Rapporter... 3 38 Långsiktig ekonomisk prognos... 5 39 Sjölidens kapell... 5 40 Remiss Utredning... 6 41 Verksamhetsplan 2016... 6 42 Stiftelsen Värmdö församlings diakonala samfond... 6 43 Sammanträdesplan 2016... 7 44 Policy Företagshälsovård... 7 45 Övriga frågor... 7 46 Avslutning... 7
Sammanträdesdatum 3 (7) 33 Sammanträdets öppnande Ordförande hälsade välkommen och förklarade sammanträdet öppnat. 34 Upprop och dagordning Ordförande förrättade upprop och dagordningen godkändes. 35 Val av ledamot att justera protokollet och tidpunkt för detta Kyrkorådet beslutar: Att utse Andreas Ekeberg och Christer Hillerström för justering av protokoll, samt Att justering sker Onsdag 16 september 2015. 36 Verksamhetspresentation: sjukhuskyrkan i Nacka Anna Hirsch berättade om sin vardag som diakon vid sjukhuskyrkan i Nacka och om samarbetet i kontraktet. Kyrkorådet tackar för informationen. 37 - Rapporter Kyrkoherdens rapport; En intensiv sommar med två Sommarkolloveckor ( 50 deltagare), två Konfirmandläger ( Sjöliden 38 deltagare och Ängsholmen, 70 deltagare), Sommarkvällscafé, Sommarkvällskonserter, Friluftsgudstjänster, två större konserter ( Värmdö kyrka och Sjöliden). Personalkonferens på Grinda. Antal medlemmar 3/9-15 9.881 en ökning med 30 st mot förgående år samma period. Hemmestaskolan, 150 elever åk 7 har besökt Sjöliden för sammarbetsövningar. Församlingen deltog med ett lag i Bellmansstafetten. Tackbrev av kollektgåva har kommit till församlingen från Barncancerfonden, Stadsmissionen och Amnesty. Kyrkogårdsföreståndarens rapport: Under sommaren har säsongsanställda arbetat på Kyrkoråden. Emma Wedberg åter från föräldraledigheten den 26 oktober. Kyrkogårdsförvaltningen har hjälpt Djurö Församling vid två tillfällen att gräva jordgrav. Kyrkogårdsförvaltningen kommer göra studiebesök i Njurunda Församling. Syftet med besöket är att få kunskap om perenna växter.
Sammanträdesdatum 4 (7) Planeringen fortsätter med att ta fram en skiss på tilltänkt plan med förändring- och att handikappanpassa Minneslunden. Rapport om ekonomi: Kanslichefen redogjorde för ekonomin per 2015-07-31. Helårsprognos visar följande avvikelser mot budget: - lägre personalkostnader cirka 200 tkr (lägre arbetsgivaravgifter och färre vikarier än budgeterat) - lägre verksamhets- och driftkostnader cirka 200 tkr - lägre interna intäkter från begravningsverksamheten - lägre kostnader för fastighetsunderhåll cirka 100 tkr - prognosen visar ett överskott på cirka 500 tkr + 2,3 mkr från prästlönetillgångar Utdelningen från prästlönetillgångarna blev högre än väntat. Den totala utdelningen blev 2,8 mkr. I samband med betalningen i juni amorterades 1,5 mkr av lånen enligt KFs beslut i maj 2015. Församlingens lån uppgår till 4,5 mkr varav 3,7 mkr avser lån till begravningsverksamheten. Likviditet: 3,0 mkr är nu placerade på Kyrkkontot på Swedbank i enlighet med AU beslut. Begravningsverksamheten: helårsprognos visar följande avvikelser mot budget: - lägre personalkostnader: cirka 50 tkr (lägre arbetsgivaravgifter än budgeterat) - lägre verksamhets- och driftkostnader: cirka 180 tkr - lägre interna kostnader (svåra att prognostisera med pekat nedåt): cirka 200 tkr - kostnaderna för fastighetsunderhåll följer budgeten så långt men kan komma att öka om vissa underhållsåtgärder tidigareläggs. Vi väntar också på svar om KAE för stenläggningen som belastar underhållsbudgeten. Nivån på ersättningen kommer att påverka utfallet. - extra avskrivning på 150 tkr, efter rättelse vissa avskrivningstider, i överenskommelse med revisorerna. - prognosen pekar ett underskott på cirka 300 tkr i nivån med budgeten Övrigt (underhåll, investeringar) - Målning av Sockenstugan blev klar i juni. Kostnaderna följde budgeten. - Stenläggning av gången från kyrkan till stigporten är beställt och kommer att ske i oktober. - Förvaltningen föreslå att påbörja ett projekt för gravning av en ny brunn vid kyrkan. - Tidplan för antagande av detaljplanen för kyrkogården är våren 2016 då kommunen inte haft resurser att ta fram handlingarna. Kyrkorådet beslutar: Att godkänna rapporterna.
Sammanträdesdatum 5 (7) 38 Långsiktig ekonomisk prognos På uppdrag av Kyrkorådet har arbetsgruppen som bestod av Hans Gårdh, Britt-Marie Rasmussen, Carl-Erik Roos, Johan Broms och Olivier Guillard upprättat en långsiktig prognos som stöd till beslut för utbyggnad av Sjölidens kapell. Prognosen ger också stöd till Kyrkorådet för sitt uppdrag att följa upp församlingens långsiktiga ekonomi och dess målkapital. Ett underlag som sammanfattar arbetet har skickats till ledamöterna och presenteras utförligt på sammanträde. Underlaget läggs som bilaga till protokollet. Prognosen sträcker sig fram till 2029 och bygger på två olika scenarier, en mer försiktig och en mer optimistisk. Skillnaden mellan dessa scenarier är utveckling av antal medlemmar med tanke på den pågående detaljplanen för utbyggnad av Hemmesta centrum. Kyrkorådet diskuterar prognosen och beslutar; Att godkänna informationen. 39 Sjölidens kapell Verksamhetsgrupper, kyrkofullmäktige och kyrkorådet har tidigare diskturerat behovet av förbättrande åtgärd för Sjölidens kapell. Kapellet är den byggnad som används mest idag och är underdimensionerad för församlingens verksamhet dels ur säkerhetsaspekt och dels för att kunna bedriva en verksamhet med kvalité (akustik, luft, ljus, utrymme, med mera). För att kunna ta ställning om en eventuell ombyggnation av Sjölidens kapell har en grupp arbetat fram en långsiktig ekonomisk prognos. Parallellt har förvaltningen på uppdrag av kyrkorådet beställt två skisser över alternativa lösningar för ombyggnation. Dessa presenteras tillsammans med en grov ekonomisk kalkyl: 4 mkr för ombyggnation och 8 mkr för nybyggnation. Ett tredje alternativ är att behålla och underhålla det befintliga kapellet. Underhållskostnader för de närmaste åren uppskattas till minst 800 tkr. Kyrkorådet diskuterar frågan ingående. Kyrkorådet föreslår Kyrkofullmäktige besluta; Att gå vidare med projektet Sjölidens kapell med syfte att utreda ombyggnad eller nybyggnad av kapellet för att få en mer ändamålsenlig och miljöanpassad lokal mot bakgrund av den långsiktig ekonomiska prognosen.
Sammanträdesdatum 6 (7) 40 Remiss Utredning Svenska kyrkan har kommit ut med en utredning Gemensamt ansvar en utredning om fastigheter, kyrkor och utjämningsystem där alla enheter kan lämna ett remissyttrande. Kyrkorådet diskuterar frågan. Kyrkorådet beslutar; Att Att en arbetsgrupp bildas med Carl-Erik Roos, Olivier Guillard och Hans Gårdh, samt arbetsgruppen presenterar ett förslag till remissvar till Kyrkorådets arbetsutskott den 14 oktober. 41 Verksamhetsplan 2016 Kanslichefen presenterar Kyrkorådets arbetsutskotts förslag och föreslår följande målformuleringar: Mål för 2016: Att verka i den riktning de tre övergripande målen anger (Församlingsbygge, Frivilligengagemang och Församlingsborna). Att arbeta vidare med barnperspektivet i både strategiska beslut och i den löpande verksamheten och värna om ungdoms- och barnverksamhet. Att fatta beslut om en eventuell ombyggnation av Sjölidens kapell Att verka för Värmdö Församlings miljödiplomering Att fortsätta verka för en större andel medlemmar i Svenska Kyrkan inom församlingen. Att följa upp den långsiktiga utvecklingen av församlingens ekonomi och dess målkapital Kyrkorådet beslutar enlig Kyrkorådets arbetsutskotts förslag: Att anta målen enligt ovan, samt Att föreslå Kyrkofullmäktige godkänna dessa mål som en del av verksamhetsplanen för 2016. 42 Stiftelsen Värmdö församlings diakonala samfond Kanslichefen informerar att alla medel i stiftelsen Diakonala samfonden har använts till diakonala ärenden och att stiftelsen saknar tillgångar. Kyrkorådet beslutar; Att fondens medel är förbrukade, samt Att uppdra åt förvaltningen att ansöka om avregistrering av stiftelsen hos Länsstyrelsen.
Sammanträdesdatum 7 (7) 43 Sammanträdesplan 2016 Kanslichefen presenterar förslag till sammanträdesplan 2016. Kyrkorådets beslutar; Att godkänna sammanträdesplan för 2016. 44 Policy Företagshälsovård Kanslichefen informerar om ett förtydligande av policy för Företagshälsovård. Personalutskottet föreslår en ändringa av policyn. Kyrkorådets beslutar; Att anta policyn enligt personalutskotts förslag. 45 Övriga frågor Inbjudan miljöutbildningsdagar Inför miljödiplomeringsarbetet har en inbjudan skickats ut till personal och kyrkorådets ledamöter. Det är viktigt att så många som möjligt deltar. Utbildningsdagarna är torsdag 24 september och tisdag 1 december. Flyktingfrågan Svenska kyrkans internationella arbete är ett bra ändamål att skänka pengar till och som kan hjälpa människor på plats. Församlingen ska se vad som är möjligt att göra, till exempel genom frivilliga insamlingar i samband med verksamheten eller information på hemsidan. 46 Avslutning Kyrkorådets ordförande avslutade sammanträdet och tackade ledamöterna. Mötet avslutades kl.20.15