Handlingsplan för samverkan

1 GIS-samverkan Södertörn Handlingsplan för samverkan Botkyrka kommun Haninge kommun Huddinge kommun Nykvarns kommun Nynäshamns kommun Salems kommun Södertälje kommun Tyresö kommun

Innehåll 2 Handlingsplan för samverkan 1. Inledning 3 1.1 Bakgrund 3 1.2 Nuläget och detta dokument 4 1.3 Ordförklaring 4 2. Vision 5 2.1 Nu är det 2010 5 2.2 Några hållpunkter 5 3. Organisation 6 3.1 Södertörnsamverkan 6 3.2 Styrgrupp 6 3.3 Projektledare 6 3.4 Projektgrupp 6 3.5 Referensgrupper 6 3.6 Aktiviteter 7 3.7 Ambition och resurser 7 4. Handlingsplan 2007 - tom september 8 1. Gemensam utbildning 8 2. Förstudie digitalt vägnät Södertörn 8 3. Harmonisering av geodata 10 4. Bättre system för hemtjänsten 12 5. Lokal handlingsplaner 13

Inledning 3 1. Inledning 1.1 Bakgrund Våren 2006 presenterade sex kommuner på södertörn en Strategisk plan för spridning av GIS. Planen beskriver ett gemensamt förhållningssätt till GIS. Grundtanken är att GIS är ett av flera verktyg för stöd i och utveckling av den kommunala verksamheten. I planen beskrivs hur möjligheterna med tekniken kan spridas till fler verksamheter än idag. Den kommunövergripande samverkan på Södertörn bedrivs av åtta kommuner. När planen presenterades anslöt sig de två som inte varit med att ta fram planen till den. Planen har tre delar; Kommunvisa handlingsplaner som bygger på den gemensamma strategin och ett gemensamt forum för samverkan kring GIS på Södertörn. Under hösten 2006 har en handlingsplan för Södertälje tagits fram som pilot för hur dessa skall göras. Under vintern har samverkan mellan Södertälje och Nykvarn fördjupats och nu tas en gemensam handlingsplan för Södertälje och Nykvarn fram. Diskussioner inom Salem om strategisk samverkan med en annan kommun pågår. Det gemensamma projektet har givits namnet GIS-samverkan Södertörn. Det drivs under paraplyet Södertörnssamverkan. Styrgruppen består av ansvariga chefer inom samhällsbyggnad eller central verksamhetsutveckling beroende på varje kommuns organisation av GIS-arbetet. Projektgruppen består av verksamhetsansvariga inom GIS och IT. GIS-samverkan Södertörn har under 2006 drivit tre aktiviteter: GIS för äldreomsorgen. En analys av verksamheten har gjort och ett mycket uppskattat seminarium har hållits. Harmonisering av produkter. GIS-verksamheternas produktflora med olika kartor och digitala underlag har inventerats. Variationerna är många och det är svårt för användarna att överblicka utbudet. Harmonisering av databaser. Ett försök har gjorts att beskriva dagens geografiska databaser på ett enhetligt sätt. Slutsatsen är att dagens databasbeskrivningar är bristfälliga, att en gemensam modell för att göra dem går att ta fram och att en harmonisering av själva databaserna kräver en omfattande insats. Förutom detta har projektet identifierat och beskrivit behovet av en gemensam utbildning för personal inom GIS-verksamheten.

Inledning 4 1.2 Nuläget och detta dokument Arbetet under hösten 2006 har gjort tydligt att ett ökat tempo i arbetet med samverkan är nödvändigt och önskat av alla berörde kommuner. I detta dokument beskrivs en gemensam vision för samverkan och handlingsplan för 2007. 1.3 Ordförklaring En gemensam nomenklatur för geografisk information saknas. Att skapa en detaljerad sådan är en del i samverkan. I handlingsplanen används termen geodata på samma sätt som den används i den beskrivning av Nationell geodatastrategi som regeringen nu sänt på remiss. Geodata - Alla data som beskriver ett objekt där objektet har en direkt eller indirekt lägesrelation. Detta är en vid definition. För den samordnade informationshantering, som geodatastrategin fokuserar på, kan därför även en snävare definition behövas, nämligen grundläggande geodata. Med detta förstås data som har en tydlig roll i den svenska infrastrukturen för geodata genom: att vara av intresse för många olika tillämpningar, utgöra grund för olika typer av verksamhetsspecifika geodata och därmed underlätta integrationen mellan olika verksamheter, att ha en struktur som är (relativt) stabil över tiden (även om innehållet förändras frekvent).

Vision 5 2. Vision 2.1 Nu är det 2010 Många kommunala verksamheter inom Södertörn har nationellt sett hög kvalitet i sin kärnverksamhet bland annat på grund av effektiv användning av geografisk informationsteknik. Geodata från Södertörn används i såväl nationella system som i de ledande kommersiella webbtjänsterna på nätet På Södertörn finns 5-6 kommunala GIS-verksamheter. Samverkan mellan kommunerna är omfattande. De minsta kommunerna delar hela verksamheten med andra kommuner. GIS-verksamheterna samverkar och delar kompetens och tekniska resurser. Detta är möjligt genom ett gemensamt arbetssätt och gemensamma sätt att strukturera geodata. Alla kommuners grundläggande geodata lagras i en gemensam databas. 2.2 Några hållpunkter Syftet med visionen är att i en föränderlig värld hålla riktningen. Att staka ut vägen mot visionen flera år framåt är inte möjligt utan vägen måste i varje ögonblick väljas så att visionen nås. Projektet arbetar därför med rullande ettåriga handlingsplaner. För att ge en bild av hur vi tror vägen kan se ut ges här några hållpunkter: 2007 - En första version av harmoniserad geodatalagring finns klar. 2007 - Den första versionen av harmoniserad geodatalagring påverkar kommunala upphandlingar. 2007 - De minsta kommunerna har etablerat djupt samarbete med andra kommuner inom GIS-området. 2008 - En kommunövergripande geodatabas har ersatt respektive kommuns översiktskarta. 2008 - Flera leverantörer av verksamhetssystem till mjuka förvaltningar inför bättre GIS-lösningar enligt Södertörnsmodellen. 2008 - En organisation för förvaltning och utveckling av de gemensamma databaserna väljs. 2008 - Samtliga kommuner arbetar på ett enhetligt sätt och men en gemensam affärsidé för GIS-verksamheterna. 2009 - Södertörnskommunerna spelar en tydlig roll i en ny framväxande nationell geodatastrategi. 2009 - Kommunerna blir tillsammans året IT-kommun. 2009 - Den gemensamma geodatabasen byggs ut med alla grundläggande kommunala data.

Organisation 6 3. Organisation 3.1 Södertörnsamverkan GIS-samverkan Södertörn är en del i den bredare samverkan mellan kommunerna på Södertörn som kallas Södertörnssamverkan. Projektet redovisas löpande i kommundirektörernas samverkansgrupp. Gruppen tar också ställning till större gemensamma aktiviteter som föreslås av projektet. 3.2 Styrgrupp Styrgruppen består av ansvariga chefer inom samhällsbyggnad, IT eller central verksamhetsutveckling beroende på varje kommuns organisation av GIS-arbetet. Styrgruppen träffas en gång per kvartal. 3.3 Projektledare Projektledaren är inhyrd konsult. I projektledarens uppgifter ingår: Att vara sammankallande och föredragande i styrgrupp och projektgrupp Marknadsföring gentemot de ingående kommunernas ledningar samt regionala och nationella aktörer inom GIS-samordning. Att driva processen för samverkan inom GIS på Södertörn. Att leda och hålla ihop aktiviteter. Att leda aktiviteter som ännu inte fått egen aktivitetsansvarig. 3.4 Projektgrupp Projektgruppen består av en till två personer per kommun och utgörs av verksamhetsansvariga eller verksamhetsutvecklare inom GIS och IT. Projektgruppen har två roller dels att leda arbetet i de olika aktiviteterna dels att utgöra think tank för att utveckla idéer och koncept inom området. Projektgruppen träffas varannan månad för heldagsmöten. Arbetet med projektet tar viss tid för deltagarna även mellan mötena. Detta arbete ligger helt i linje med de dagliga arbetsuppgifterna. 3.5 Referensgrupper Som referensgrupper används andra grupper inom södertörnssamverkan t ex ITchefsgruppen. När lämpliga grupper saknas ordnar projektet seminarier med berörda verksamhetskunniga, så har t ex skett inom äldreomsorgen.

Organisation 7 3.6 Aktiviteter Aktiviteterna organiseras efter uppgiftens art. I aktiviteterna deltar nyckelpersoner från kommunerna, projektets konsulter och ibland även andra organisationer eller leverantörer. Alla kommuner deltar inte i alla aktiviteter utan kommuner bemannar aktiviteterna efter kompetens och resurser. Att kommunerna på detta sätt specialiserar sig och bidrar med olika saker är en del i den samverkan som är projektets mål. Det normala är att en konsult har i uppgift att driva arbetet framåt och åta sig tyngre utrednings och utvecklingsarbetet för att projektet skall kunna hålla ett rimligt tempo. 3.7 Ambition och resurser Resurserna som anges nedan är konsultinsatser. Tanken är att kommunernas egna insatser skall jämna ut sig sinsemellan även om kommunerna lägger tid i olika aktiviteter. Angivet resursbehov är inklusive redan genomfört arbete under 2007. Handlingsplanen har inte varit en del i kommunernas ordinarie budgetarbete inför 2007 vilket påverkat resurserna. Insatsen är i underkant mot vad som behövs för att nå visionen på önskad tid. Det är dock inte handlingsplanens höjd och planens intention som är det största hinder för att nå visionen utan det största hindret är nog hur respektive kommun är beredd att avvika från sin egen väg till förmån för en gemensam. Att handlingsplanen begränsas i tiden till och med september är att flera förstudier då skall levereras. Dessa skall infogas i respektive kommuns verksamhetsplanering och budget för 2008.

Handlingplan 8 4. Handlingsplan 2007 - tom september Aktivitet Beskrivning Start 1. Gemensam utbildning Målgrupp är internsäljarna, dvs. GIS-verksamheten i kommunerna. Vi räknar med 2-6 personer per kommun från 8 kommuner. 3 kurstillfällen, ca 16 deltagare per kurs. Kursen är 2,5 dagar och innehåller; plan för spridning av GIS, presentationsteknik, hur man möter sina kunder samt goda exempel. Planering startar i februari 2007 och första kursen hålls under våren. Slut September 2007 Samband med andra projekt Kursen utformas för Södertörnskommunernas behov man kan vara intressant för andra kommuner då liknande kurser saknas. Resurser Planering av kursen och framtagning av kursmaterial, ca 100 timmar. Genomförande kräver externa föreläsare och konsult från projektet. Lokal och praktiska arrangemang. Finansieras genom deltagaravgift. Risker Status Små risker. Väl beprövade föreläsare används. Projektgruppen går kursen först. Behovet av kursen är stort. Fördjupad beskrivning finns som PowerPoint presentation. Aktivitet Beskrivning 2. Förstudie digitalt vägnät Södertörn Inom en mängd verksamheter efterfrågas ett navigerbart digitalt vägnät för beräkning av resvägar och transporter. För den kommunala verksamheten måste detta vara detaljerat och innehålla gång- och cykelvägar. Det krävs koppling till aktuella adresser. Det är fråga om en informationsinfrastruktur som lämpligen byggs upp för hela södertörn gemensamt. Flera södertörnskommuner står redan i färd att bygga upp lokala vägdatabaser. De har alla valt TekisLV från företaget Tekis AB. Kommunerna har i äldre system för vägunderhåll och trafikföreskrifter information som kan flyttas till en lokal vägdatabas.

Handlingplan 9 Till LV har Tekis AB, åt Stockholm, tagit fram möjligheter att lagra GC-nät. Den följer Stockholms modell för detta som idag inte överensstämmer med Vägverkets förslag. Arbete pågår för att hitta en standard för GC-nät i nationella och lokala vägdatabaser. Södertörnskommunerna har inte någon digitalbeskrivning av GCnätet som kan läggas in utan en sådan måste byggas upp. Frågorna för en förstudie är flera: Samverkan kring uppbyggnad av digitalt vägnät eller inte? Nytta med och kostnader för ett digitalt GC-nät. Metod för uppbyggnad utifrån de olika verksamheternas behov. Teknikval för att kunna nyttja nätet i flera olika GIS-verktyg. Tekniklösning för ruttoptimering en lösning för alla verksamhetssystem eller olika i de olika systemen. Gemensam lagring av digitalt vägnät i södertörnskommunerna eller inte? Uppläggning av projektarbete. Förstudien skall redovisa: 1. Översiktlig teknisk lösning. 2. Översiktlig kostnad och nytta med tex peng-metoden. 3. Projektspecifikation Start Mars 2007 Slut Samband med andra projekt Resurser Klar maj 2007. Beslut om projektstart i Södertörns kommundirektörsgrupp under sommaren. Nationell vägdatabas. Svensk standardisering. Stockholms stads motsvarande arbete. Adressättning i berörda kommuner och SKLs adressprojekt. Kommunernas anskaffning av lokala vägdatabaser. Hemtjänstens, skolans m.fl. satsningar planeringssystem. Aktivitetsledning av konsult. En eller fler experter anlitas som konsulter. Aktivitetsgrupp med specialister från berörda kommuner. Bedömd tid för aktivitetsledning 100 timmar. Bedömd tid för expert (-er) 200 timmar. Risker Status Resurser sätts inte av i berörda kommuner. Intresse hos kommundirektörerna finns. Projektet ligger i tiden.

Handlingplan 10 Aktivitet Beskrivning 3. Harmonisering av geodata För att kunna bygga gemensamma databaser krävs att man är överens om vilka data som skall lagras gemensamt och hur de skall lagras. Även om inte vill lagra data gemensamt utan bara dela teknisk lösning eller nöja sig med att enkelt kunna sammanställa data till kommun övergripande kunder måste man ha ett gemensamt sätt att tala om och beskriva data. Man måste: Komma överens om en nomenklatur som gör det möjligt att utbyta information mellan människor och mellan datorsystem. För diskussioner mellan olika kommuners GIS-verksamheter krävs just nu en överenskommelse om: hur olika kartprodukter skall namnsättas, vilka data de skall innehålla och beskrivning av källa för och ajourhållning av olika data. Detta kan utgöra etapp 1. För att tekniska system skall kunna utbyta data krävs dessutom: ett gemensamt sätt att beskriva olika data, en detaljerad beskrivning av data och en beskrivning av hur data skall lagras och användas. Detta kan utgöra etapp 2. Det finns mycket arbete gjort inom detta område inom t ex svensk standardisering, nationell digital registerkarta och olika kommunala upphandlingar. Någon syntes baserad på kommunal samverkan finns däremot inte. Man kan slarvigt säga att det inte handlar om att uppfinna hjulet utan att välja hjulupphängning och däcks dimensioner samt montera detta på bilen. Att skapa allt detta är ett omfattande arbete. För att komma överens om hur arbetet skall läggas upp måste en arbetsplan tas fram. Steg ett är en uppdragsbeskrivning. Start Uppdragsbeskrivning start februari 2007 klar 6:e mars. Etapp ett klar september 2007.

Handlingplan 11 Slut Samband med andra projekt Komplett harmoniserad databasbeskrivning för grundläggande geodata 2008. Upphandling av system i Södertälje och Nykvarn. Ny datalagring i Nynäshamn. Lantmäteriverkets arbete med nationell motsvarighet i projektet Ellips. Geodatarådets arbete med nationell infrastruktur. Svensk standardisering. Resurser För att bedriva arbetet krävs att nyckelpersoner i kommunerna sätter av tid för aktiviteten. Det rör sig specialister som kommunerna har ont om. De faktum att varje kommun är beroende av en eller två personer är ett av skälen för samverkan. Arbetet handlar mycket om att hitta tekniska lösningar för en framtida regional och nationell samverkan som vi inte riktigt vet hur den kommer att fungera. Detta gör att projektgruppen kommer att få ägna en hel del tid åt att värdera olika tekniska lösningar ur ett långsiktigt verksamhetsperspektiv. Aktiviteten kommer att ta stor del av projektledarens tid då det är den projektmässigt svåraste. Uppdragsbeskrivning och etapp 1 leds av personal från Tyresö och Huddinge. Bemanning av etapp 1 sker efter uppdragsbeskrivning. Risker Status Att ambitionen blir för låg och aktiviteten räcker inte för att nå målet. Bemanning uteblir då kommunerna satsar på egen verksamhet. Inventering av produkter har gjorts. Visionen kräver denna aktivitet men omfattning och finansiering av aktiviteten oklar.

Handlingplan 12 Aktivitet Beskrivning Start 4. Bättre system för hemtjänsten De system för optimering av hemtjänst som finns på marknaden och används på södertörn har brister vad gäller geografisk information. Dels är kartunderlagen bristfälliga dels är nätverk och algoritmer för att hitta bästa vägen dåliga. GIS-verksamheterna har kompetens kring dessa och skall tillsammans med kommunernas ansvariga för hemtjänstsystemen försöka intressera leverantörerna att hitta lösningar. Målet är att kommunala kartunderlag skall kunna användas för kartor och vägnät. Redan påbörjat. Slut Avslutning genom överlämning till äldreomsorgen 27 april 2007. Samband med andra projekt Resurser Flera kommuner bedriver idag försöksverksamhet med optimeringssystem. Framtida val kan påverkas av leverantörernas inställning. Genomgång med en leverantör som levererat till tre kommuner har genomförts i januari 2006. Genomgång med en leverantör till genomförs. Aktivitetsledning ca 65 timmar 2007. Gemensamt seminarium för alla kommuners GIS-verksamhet och äldreomsorg. Aktivitetsledning ca 60 timmar 2007. Risker Status Att systemleverantörerna hänvisar till en specifik teknisk lösning som inte passar in i Södertörnskommunernas strategi. Särskild rapport finns. Möten med systemleverantörer genomförs under våren. Uppföljning med äldreomsorgen och hemtjänsten redan bokat. Projektets ansvar för att driva verksamhetsutveckling för andra verksamheter måste diskuteras liksom finansieringen.

Handlingplan 13 Aktivitet Beskrivning Start 5. Lokal handlingsplaner Varje kommun tar fram en lokal handlingsplan för GIS baserat på den gemensamma strategin. Södertälje och Nykvarn gör gemensam plan. Detta arbete pågår. Salem har inlett arbetet med diskussioner om strategiskt samarbete med andra kommuner. Haninge, Huddinge, Tyresö och Botkyrka vill alla ta fram handlingsplaner under året. Sannolikt gäller det även Nynäshamn. Slut Samband med andra projekt Resurser Risker Status Handlingsplanerna har ett direkt samband men övriga aktiviteter. De berör också direkt andra strategiska projekt i varje kommun t ex e-strategier. Handlingsplanerna kräver ca 110 konsulttimmar vardera. För Södertörnssamverkan finns det en risk att handlingsplanerna utformas så att de inte leder mot den gemensamma visionen. Handlingsplanerna bekostas av varje kommun för sig till fast redan upphandlat pris.