Barn- och utbildningsnämnden 2016-01-27 Plats och tid Högskolecentrum hörsalen 13.15 Beslutande Övriga deltagare Ingrid Noord-Silversten, S Aleksandra Janse, S Lena Håkansson, S Per Landén, S Anna-Lena Rehnman, S Cristina Hartin-Silvergran, V Sune Gustavsson, OPA Tommy Karlsson, M Håkan Tomasson, M Erik Jirovsky, L Lars-Eric Nilsson, KD Anders Frants, MP Markus Andersson, S Martina Fransson, S, ekonom Emma Ryberg-Mårtenson, verksamhetschef Ulf Carlsson, skolchef Thomas Lindberg och skolsekreterare Kerstin Jinghede Utses att justera Sune Gustavsson Justeringens plats och tid Barn- och utbildningskontoret 2016-02- Underskrifter Sekreterare... Kerstin Jinghede Protokollet omfattar 1-6 Organ Ordförande... Ingrid Noord-Silversten Justerande...... Sune Gustavsson 2016-01-27 Bevis / Anslag Justeringen har tillkännagivits genom anslag Barn- och utbildningsnämnden ARB6000, v2.2, 2014-12-03 Datum för anslagets uppsättande... Underskrift... Datum för anslagets nedtagande... Utdragsbestyrkande
Barn- och utbildningsnämnden 2016-01-27 Blad 1 Innehåll Uppföljning av internkontrollplan 2015 2 Internkontrollplan 2016 4 NIU idrottsutbildningar på gymnasial nivå 5 Information 6 Rapporter 7 Redovisning av delegeringsbeslut 8
Barn- och utbildningsnämnden 2016-01-27 Blad 2 BUN 1 Dnr 3/2015-003 Uppföljning av internkontrollplan 2015 Varje år upprättar barn- och utbildningsnämnden en internkontrollplan. Under året har nämnden prioriterat fyra områden: Ekonomiuppföljning Obehöriga personer inom skolans område Frånvarorapportering Fastighetens skick uppfyller lagens och verksamhetens krav Ekonomiuppföljning Varje månad gör förvaltningen en uppföljning av ekonomin och en rapport lämnas till barn- och utbildningsnämnden. Förvaltningen har under år 2015 lämnat dessa rapporter vidare till kommunstyrelsen. En mer utförlig delårsrapport lämnas till barn- och utbildningsnämnden och kommunstyrelsen efter 8 månader. I övrigt följer förvaltningsledningen kontinuerligt de olika verksamheternas ekonomiska utveckling. Samtliga chefer har månatliga uppföljningar med förvaltningens ekonomifunktion. Samtliga chefer utbildas av förvaltningens ekonom. Obehöriga personer inom skolans område Rutiner finns för hur obehöriga personer inom skolans område ska hanteras. Bedömningen är att dessa rutiner till största del är kända av personalen i verksamheterna. Personalen konfronterar okända personer och avvisar dessa vid behov. När barn och elever är ute på förskole- och skolgårdar finns vuxna ute, särskilda rastvaktsscheman finns på skolorna. Hantverkare eller annan personal som ska utföra arbete inom förskolans eller skolans område legitimerar sig. Kontrollmetoderna i planen har gällt byggnationer, låsningsrutiner, larmfunktioner, nyckelhantering, ute- och innebelysning. Förbättrad belysning vid vissa förskolor och skolor har satts upp. Rapport gällande obehöriga personer inom skolans område sker till verksamhetscheferna/skolchefen, vid aktuella händelser. Frånvarorapportering Att rapportera frånvaro är en viktig trygghetsskapande faktor för vårdnadshavare. Att ha fungerande rutiner för hur vårdnadshavare respektive verksamhet anmäler frånvaro är av avgörande betydelse i sammanhanget. För att ytterligare stärka kontrollen har en SMS-funktion gällande frånvaro använts för elever i grundskolans äldre år. Om en elev har olovlig frånvaro meddelas vårdnadshavaren omgående med ett SMS. Vid frågor och oklarheter ombeds vårdnadshavaren att kontakta skolan.
Barn- och utbildningsnämnden 2016-01-27 Blad 3 Fastighetens skick uppfyller lagens och verksamhetens krav. Flera av de lokaler som förvaltningen hyr är i dåligt skick. För att tydligare kunna följa vilka lokaler detta handlar om samt vilka planerade åtgärder som finns för lokalerna togs detta med i internkontrollplanen för 2015. Ersättningslokaler både inom Kommunfastigheter i Arboga AB och hos andra aktörer har behövts under 2015. Vidare har verksamhetskrav inneburit att en rad investeringar gjorts i lokaler, som exempel kan nämnas bullerdämpande åtgärder samt omställning av kök från mottagningskök till tillagningskök. Delar av förvaltningens verksamheter är bland annat på grund av ökade barngrupper och brister i lokaler fortfarande i provisoriska lokaler. Barn- och utbildningsnämndens beslut 1. Uppföljningen av internkontrollplanen för år 2015 godkänns. Skickas till: Ekonomikontoret/kommunstyrelsen, kommunens revisorer (handlingar)
Barn- och utbildningsnämnden 2016-01-27 Blad 4 BUN 2 Dnr 5/2016-003 Internkontrollplan 2016 Kommunfullmäktige antog vid sitt sammanträde 2006-08-31, 81, Reglemente för intern kontroll. Reglementet syftar till att säkerställa att styrelser och nämnder upprätthåller en tillfredställande intern kontroll. Med den interna kontrollen ska med rimlig grad av säkerhet säkerställas att följande mål nås: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. I reglementet för internkontroll står i 8: Nämnd ska varje år anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Ett förslag till internkontrollplan för år 2016 har upprättats, bilaga daterad 2016-01-14. År 2014 tillfördes ett nytt område, Fastigheter. Lokalförsörjningsplaner har tagits fram för barn- och utbildningsnämndens verksamheter, lokalfrågan kommer att vara fortsatt aktuell de närmsta åren. Ett nytt område föreslås tillkomma Väpnat våld i förskola och skola. Att ha väl fungerande rutiner som alla känner till är viktigt. Ett områden föreslås tas bort, Frånvarorapportering då det bedöms finnas fungerande rutiner. Barn- och utbildningsnämndens beslut 1. Internkontrollplan för år 2016 antas i enlighet med bilagan daterad 2016-01-14. Skickas till: Ekonomikontoret (tjänsteskrivelse/bilagan)
Barn- och utbildningsnämnden 2016-01-27 Blad 5 BUN 3 Dnr 6/2016-612 NIU idrottsutbildningar på gymnasial nivå Det finns två varianter av idrottsutbildningar på gymnasial nivå: riksidrottsgymnasier (RIG) och nationellt godkända idrottsutbildningar (NIU). Dessa riktar sig till elever som vill kombinera sin gymnasieutbildning med en elitidrottsutbildning. Riksidrottsgymnasier är riksrekryterande, det vill säga elever från hela landet kan söka till dem. De nationellt godkända idrottsutbildningarna är lokala/regionala. Arboga kommun, Vasagymnasiet har ett riksidrottsgymnasium, brottning. Sedan tidigare har Arboga kommun, barn- och utbildningsförvaltningen, sagt ja till elever som kommit in på NIU-utbildningar i andra kommuner. Arboga kommun betalar för skolgången och den extrakostnad NIUplatsen innebär. Om eleven inte bor på den aktuella NIU-orten så garanteras inte en förstahandmottagning utan eleven blir oftast mottagen i andra hand. För kommunala huvudmän kan det dock finnas ett frivilligt samverkansavtal vilket kan, om både hemkommunen och anordnarkommunen är överens, ge eleven rätten till förstahandsmottagning. Eleven konkurrerar då på samma villkor som en elev från den mottagande kommunen. Antalet elever från Arboga kommun som har de sportsliga meriterna som krävs för att tas emot på RIG och NIU, beräknas till cirka 5 elever per läsår. Förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden ger barn- och utbildningsförvaltningen i uppdrag att skriva särskilda samverkansavtal med kommuner där ungdomar från Arboga antas som NIU-elever.
Barn- och utbildningsnämnden 2016-01-27 Blad 6 BUN 4 Information 2. Förskola och fritidshem per 1 januari 2016 antal placerade barn och aktuella anmälningar. 3. Nyanlända, lägesrapport 4. Lokaler, lägesrapport 5. Klagomålshantering 2015
Barn- och utbildningsnämnden 2016-01-27 Blad 7 BUN 5 Rapporter Barn- och utbildningsnämndens beslut 1. Rapporterna läggs till handlingarna.
Barn- och utbildningsnämnden 2016-01-27 Blad 8 BUN 6 Redovisning av delegeringsbeslut Delegeringsbeslut t o m 2016-01-27 1. Begäran om skolskjuts vid särskilda skäl. Beslutat av skolchefen 2016-01-18 2. Begäran om skolskjuts vid växelvis boende. Beslutat av skolchefen 2016-01-18 Barn- och utbildningsnämndens beslut 1. Redovisningen av delegeringsbeslut godkänns.