Dnr HjC-2004-00007 www.lio.se
1 INNEHÅLLSFÖRTECKNING PRESENTATION 2 PRODUKTIONSENHETSCHEFENS KOMMENTAR 5 VERKSAMHETSGENOMGÅNG 7 - TOLKSERVICE 7 - HJÄLPMEDEL 7 Kundperspektiv 7 Processperspektiv 9 Utvecklingsperspektiv 9 Medarbetarperspektiv 9 Ekonomiperspektiv 10 EKONOMISK REDOVISNING Resultaträkning 11 Finansieringsanalys 12 Balansräkning 13 Investeringsredovisning 14 SID
2 PRESENTATION HjälpmedelsCentrums verksamhetsområden är landstinget och kommuner i Östergötland samt åtta kommuner i Kronobergs län. Linköping Norrköping Växjö (t o m 2004-03-31) Huvudkontor Verkstad Filial Tolkcentral Verkstad Verkstad Motala Centralförråd Centralförråd Verkstad Hjälpmedel är en integrerad del av hälso- och sjukvården och en del i helhetsbedömningen av den enskildes behov. Utifrån principen om alla människors lika värde är hälso- och sjukvårdens uppgift att erbjuda vård och medicinska insatser till alla utifrån behov och förväntad nytta. Hjälpmedlen skall vara medicinskt motiverade och utgöra en del i habilitering, rehabilitering, vård och behandling.
3 HjälpmedelsCentrum tillhandahåller tekniska hjälpmedel och tjänster för funktionshindrade i Östergötlands län och i åtta kommuner i Kronobergs län. Verksamheten omfattar: - konsulentverksamhet - information och utbildning - rekonditionering av hjälpmedel - teknisk service hos brukare - teknisk anpassning av hjälpmedel - inköp, lagerhållning och distribution av hjälpmedel - tolkservice för döva och dövblinda De hjälpmedel vi tillhandahåller är: - medicinska behandlingshjälpmedel: slemsugar, inhalatorer, stimulatorer för smärtlindring mm - formgjutna sitsar - hjälpmedel för behandling och träning: sittdynor och madrasser förebyggande, ståstöd mm - hjälpmedel för ADL( aktiviteter i dagliga livet): toalettstolsförhöjare, duschstolar, strumppådragare, hushållshjälpmedel mm - hjälpmedel för förflyttning: manuella och elektriska rullstolar, rollatorer, käppar, lyftar mm - hemhjälpmedel: arbetsstolar, sängar, sänglyftar, förhöjningskuddar, ramper mm - hjälpmedel för kommunikation/kognition: datorer, samtalsapparater, anhöriglarm, porttelefoner mm Våra kunder utgörs av de olika enheterna i landstinget samt kommuner i Östergötland och Kronoberg, totalt ca 900 förskrivare. Därutöver tillkommer statliga myndigheter och privatpersoner. De lagar och förordningar som styr verksamheten är i korthet: - Hälso- och sjukvårdslagen - Ansvar för medicintekniska produkter inom hälso- och sjukvården - HjälpmedelsCentrums arbetsområde består av landsting och kommuner i Östergötland samt kommunerna i Kronoberg. Utprovningslokaler och verkstäder finns i Linköping, Motala och Norrköping samt centralförråd i Linköping. Tolkcentral finns i Linköping. I Växjö finns den samlade verksamheten för Kronoberg. Verksamheten i Växjö kommer att avvecklas vid avtalstidens utgång 2004-03-31. HjälpmedelsCentrum har fn 80 anställda, motsvarande 70,3 heltidstjänster. HjälpmedelsCentrum är en enhet inom landstinget i Östergötland. Landstingets uppdrag är att i enlighet med lagen svara för östgötarnas hälso- och sjukvård.
4 Landstinget i Östergötlands vision är att med utgångspunkt i sitt uppdrag medverka till att östgöten kan leva: - Ett friskt liv utan att drabbas av sjukdomar som kan förebyggas - Ett liv med god hälsa och livskvalitet utan att riskera förtida död eller onödigt lidande i sjukdom som kan behandlas - Ett liv utan onödiga begränsningar i funktion eller i förmåga till aktivitet i det dagliga livet och delaktighet i samhällslivet - Ett liv med autonomi, värdighet och trygghet även om man drabbas av långvarig svår sjukdom och/eller funktionsnedsättning För att finansiera landstingets uppgifter betalar östgötarna landstingsskatt. Den uppgår till 9,85% av den beskattningsbara inkomsten. Landstinget lämnar uppdrag till egna eller externa utförare/producenter, som genomför den verksamhet som landstinget tillhandahåller östgötarna. Landstingets egen produktionsorganisation är omfattande och uppgår till ca 12.000 medarbetare. Bruttoomslutningen år 2003 var ca 8miljarder kronor. Faktaruta Omsättning Resultat Eget kapital Antal anställda 108,3 mkr 1,0 mkr 8,9 mkr 80 personer
5 PRODUKTIONSENHETSCHEFENS KOMMENTAR År 2003 har inneburit stora förändringar/påfrestningar för HjälpmedelsCentrum(HjC) och våra kunder. Vi startade år 2003 med att hela vår verksamhet skulle vara intäktsfinansierad och därmed följde att samtliga våra 300.000 produkter/tjänster skulle vara prissatta. Detta genererade ca 600 kundfakturor månatligen (omfattande ca 55 000 orderrader). Från samma tidpunkt bortföll HjC:s myndighetsutövning (ansvar) för hjälpmedelspolicy, tillämpnings-anvisningar, särskild ansökan och att godkänna förskrivningsrätter. Utöver dessa förändringar har vi implementerat nytt affärskoncept (funktionsmodellen), nytt IT-system (VISMA-affärssystem), ny organisation, nya processer/arbetsmetoder inom HjC:s samtliga verksamheter. Sammantaget har förändringarna inneburit att HjC:s roll har förändrats. Vi har nu iklätt oss leverantörsrollen. Vår interna ärendehantering och vårt nya affärssystem satte många kunders tålamod på prov under första halvåret 2003 och många upplevde stora problem med våra leveranser. För att komma till rätta med problemen gjordes under sommaren en omorganisation och en förändring av våra ärendehanteringsrutiner. I detta ingick att vi skapade två nya enheter, förskrivarservice och anpassningsgrupp. Resultatet av förändringarna blev att problemen minskade väsentligt, under senare halvan av året. Vårt nya affärskoncept (funktionsmodellen) är egentligen inget nytt och revolutionerande. Det enda som är konstigt med den (tycker vi) är att ingen annan tillämpat den inom hjälpmedelsförsörjningen tidigare. Vi är övertygande om att man kan hantera hjälpmedel på samma sätt som exempelvis läkemedel. Har man två likvärdiga produkter att välja på så erbjuder vi det billigare alternativet först. Föreligger det skäl för att brukaren behöver en dyrare produkt så tillhandahåller vi naturligtvis denna också. Modellen bygger på att behoven hos de stora brukargrupperna tillgodoses av funktionsbeskrivna produkter istället för specifika fabrikat Flera fabrikat men med samma funktion sorteras/grupperas in i en produkt. Dessa produkter kallar vi vårt standardsortiment och med målsättningen att de skall täcka 80% av det totala hjälpmedelsbehovet. Genom att tillhandahålla dessa produkter (oberoende av fabrikat ) så uppnår vi stora fördelar. Detta resulterar i väsentligt lägre kostnader, enklare beställningsförfarande, rationellare produktion/lagerhantering samt skapar grunden för enklare upphandlingar och därmed uppnå lägre inköpskostnader. Modellen lägger grunden till att i en kärv ekonomisk situation och ett förväntat/känt ökat behov skapa förutsättningar för en bra långsiktig hjälpmedelsförsörjning. I all verksamhet är det väsentligt att ha en rätt anpassad organisation, kompetenta och engagerade medarbetare. Den sist genomförda personalenkäten som genomfördes mitt under påbörjat förändringsarbete visade att HjC inte var en av LiÖ:s bättre arbetsplatser. Efter analys och genomgång av enkäten har denna legat till grund för att i slutet av året ånyo gå ut med en ny medarbetar/kundenkät utförd av Kompetenscentrum.
6 Svaren på den senaste enkäten har nu grovt analyserats och visar att flertalet av medarbetarna och våra kunder har nu en betydligt mer positiv syn på HjC. Enkelt uttryckt så tror man att HjC har en framtid och hyser förtroende för de modeller, arbetssätt, mål etc. vi har för verksamheten. Enkäten kommer att ligga till grund för en fortsatt intern satsning på utbildning/info inom ramen för ett Växtkraft Mål-3 projekt. Kundenkäten visar samtidigt vilka område vi skall internt fokusera på för att uppfattas som en än bättre leverantör. Resultat Resultatet för år 2003 blev 1,0 mkr. Utöver redovisat resultat har under året har 7.7 mkr återbetalats till våra kunder och 1,0 mkr till kansliet. Uppnådd resultatförbättring jämfört med tidigare år hänför sig i huvudsak till; - större hjälpmedelsbestånd/ökad debiteringsbas - lägre inköpskostnader genom ökad återanvändning Framtidsbedömning Med de förändringar vi hittills genomfört och då avseende affärsmodell, arbetsmetoder och styrning är vi övertygade om att HC står inför en positiv utveckling kommande år och där en mängd möjligheter och utmaningar väntar. HjC skall bli en god leverantör/samarbetspartner med mervärdet att erbjuda våra kunder mer hjälpmedel per insatt skattekrona. Fokus kommer att läggas på följande huvudaktiviteter under 2004. - Leveranstidssättning av offerter (kundenkäten) - Ordererkännanden till kund på samtliga beställningar (kundenkät) - Avveckling av Kronobergsverksamheten - Utredning av Tolkcentralens organisatoriska tillhörighet - Utredning av serviceorganisationens framtida struktur - Utveckla funktionsmodellen-standardprodukter - MÅL-3 utbildning - Arbetssätt elrullstolar - Upprätta formella kundavtal (interna-externa) - Förberedelser inför en ev. bolagisering Lagd budget för år 2004 indikerar ett resultat på 1,5 mkr. Hans Ryman PE-chef HjälpmedelsCentrum
7 VERKSAMHETSGENOMGÅNG TOLKSERVICE Från och med 2003 kommer ersättning från HSN enbart att utgå för tolkverksamheten i och med HjC:s övergång till intäktsfinansiering. Tolkcentralen hade för 2003 i uppdrag att utföra 9 000 uppdragstimmar enligt avtal. Resultetet blev 9 230 timmar fördelat på 1 985 uppdrag (varav 308 uppdrag eller 1 255 timmar är uppdrag som utförts kvällar och helger). Under året har månadsarbetstid tillämpats vilket har gjort att tolkarna fått en bättre arbetsmiljö med färre övertidstimmar samt att tolkbrisen gått ner (tolkbristen uppgick till 3,1% under 2003). Samarbete sker med övriga landsting när det gäller tolksamordning för större arrangemang, ex OS som ägde rum i Sundsvall i februari 2003. Kostnaderna för detta arrangemang fördelades utifrån statsbidragets storlek. Samråd med brukarorganisationerna sker i form av brukarträffar med respektive organisation samt med gemensamma brukarrådsträffar 2 gånger per år. Vuxendövtolken har under 2003 börjat med informationsverksamhet som gäller hela tolkverksamheten genom besök på sjukhusets olika avdelningar för att informera om deras skyldigheter gentemot våra brukare och på arbetsplatser där det finns döva/hörselskadade. I En brukarenkät genomfördes under hösten och resultatet av enkäten presenterades för HSN i januari 2004. Kompetensutveckling: Juridiktest, handledarutbildning, teckenspråksutbildning. HJÄLPMEDEL Kundperspektiv HjC:s kunder är landstingsenheter i Östergötland samt kommuner och privata utförare. De som fattar de flesta avgörande besluten vid affärer med oss är dock hjälpmedelsförskrivarna och därför är det deras perspektiv vi belyser i detta avsnitt. Funktionsmodellen med standardsortimentet har förenklat arbetet för de flesta av våra kunder. Under året har fler och fler av våra kunder anammat det nya arbetssätt som modellen medför. Under året har funktionsmodellen endast varit tillgänglig för våra interna kunder vilket medfört ett visst missnöje från dem som inte kunnat använda den. Användandet av standardprodukterna är det viktigaste beviset på hur väl modellen mottagits. Målet för alla produkter i sortimentet var att nå 60-80 % av utlämnad volym. Utfallet för 2003 redovisas nedan.
8 Typ % Standardprodukter Inhalatorer 59% Slemsugar 54% Stimulatorer för smärtlindring 68% Antidecubitusmadrasser o liggunderlag 91% Tränings- och ergometercyklar 100% Bad och duschstolar 94% Rollatorer 78% Gåbord 68% Manuella vårdarmanövrerade rullstolar 74% Manuella bakhjulsdrivna rullstolar 35% Hjullyftar, m lyftselar/lytfsl 84% Sängbord 82% Stolar 51% Pallar och ståstolar 83% Coxitstolar 82% Barnstolar, höga 7% Sängar o sängbottnar, manuellt inställbara 91% Portabla ramper 69% Trygghetslarm 74% Anfallslarm för epileptiker 47% Tidur, för upp till 48v 82% I början av året var det svårt att komma i kontakt med oss och vår leveranssäkerhet lämnade mycket övrigt att önska för våra kunder. Under hösten gjorde vi det enklare att komma i kontakt med oss då vi lanserade Förskrivarservice, en funktion under marknadssektionen vars huvuduppgift är att stödja våra kunder med hjälpmedelskunskap. Leveranssäkerheten och kvaliteten på våra leveranser ökade också markant sedan vi införde en ärendehantering och definierade processer för varje typ av ärende. De tjänster som efterfrågats mest under året är utprovning, service och utbildning. Processperspektiv HjC:s framgångsfaktorer är leveranssäkerhet, kostnadseffektiva processer och hög kvalitet. All verksamhet skall utgå från kundbehovet. Vi fortsätter arbetet med att gå igenom samtliga processer med syfte att öka kundtillfredsställelse och produktivitet. För att förbättra varuflödet har en ny lager- och produktionslayout tagits fram. Detta beräknas vara genomfört i början på 2004. För att säkerställa den ekonomiska redovisningen skall rutiner och avstämningar i Vismas ekonomimodul prioriteras genom bl a utbildningsinsatser.
9 Förnyelseperspektiv Utvecklingen att öka återanvändningsgraden genom vårt nya koncept med standardprodukter, returprodukter och offererade produkter fotlöper. Processen med att göra egna upphandlingar och därigenom sänka våra inköpskostnader fortlöper enligt lagd plan. Målet är att reducera kostnaden för våra kunder och att därigenom fler hjälpmedel kan erhållas per skattekrona. Medarbetarperspektiv Arbetet med att analysera personalens kompetens i förhållande till de nya kraven som kommer att ställas på organisationen fortsätter. Kontakter har tagits med bl a Kompetenscentrum för utbildningsinsatser inom områdena IT, ekonomi och marknadsföring. Mål 3 projekt har initierats och beräknas starta under 2004. Projektet syftar till en allmän kompetenshöjning av organisationen men kommer också att riktas mot att skapa vissa specialistkompetenser. Vi har inom ramen för Mål 3 genomfört en medarbetarenkät med syfte att utveckla/utbilda medarbetarna i den nya rollen som leverantör. Ekonomiperspektiv HjC redovisar för 2003 en omsättning på 108 382 tkr (budget 106 900 tkr, utfall föregående år 108 799 tkr) med ett resultat efter finansiella poster på 1 001 tkr (budget 2 593 tkr, utfall föregående år 4 924 tkr). Resultatförbättringen jämfört föregående år är främst hänförlig till införandet av funktionsmodellen, förbättrad logistik, ökad återanvändning samt ökad produktivitet. För 2004 budgeteras en omsättning på 100 609 tkr med ett resultat på 1 507 tkr. Under året har mycket arbete lagts ner på att hitta rutiner och arbetsformer i vårt nya datasystem Visma. Många specialanpassningar till HjC:s verksamhet har behövt göras för att få en ändamålsenlig uppföljning. Under 2004 kommer arbetet med att utveckla Visma som lednings-, planerings- och styrinstrument att fortsätta. Under året har investeringarna uppgått till 31 692 tkr vilket är 806 tkr mindre än under föregående år.
PE 542 HjälpmedelsCentrum Resultaträkning 2003, tkr 10 Intäkter Bokslut Budget Bokslut 2003 2003 2002 Koncernbidrag 25 Försäljning utbildning 8 Försäljning av övriga tjänster 106 654 1) 105 325 108 209 Bidrag för personal 347 257 311 Övriga bidrag 748 784 0 Sålda material, varor, övriga intäkter 608 2) 534 271 Summa intäkter 108 382 106 900 108 799 Kostnader Lönekostnader -18 855-19 073-18 949 Arbetsgivaravgifter -8 394-8 156-7 828 Övriga personalkostnader 147 24-125 Summa personalkostnader -27 102-27 254-26 902 Kostnader för köpt verksamhet -2 Verksamhetsnära material och varor -27 263 3) -31 532-32 899 Lämnade bidrag 0 0-593 Övriga verksamhetskostnader -22 088 4) -16 876-22 676 Summa övriga kostnader -49 353-48 408-56 168 Summa kostnader -76 455-75 662-83 070 Avskrivningar -28 067 5) -25 481-27 438 Netto -3 861 5 757-1 709 Finansiella intäkter 3 0 4 Finansiella kostnader -2 863 6) -3 163-3 219 Årets resultat 1 001 2 593-4 924 Not till resultaträkning 1) Ersättningen från HSN uppgick till 6 156 tkr 2) Avser rabatter från leverantörer 376 tkr, rättelser i Facett 149 tkr och intäkter för fördelade leasingkostnader, 62 tkr 3) I posten verksamhetsnära mtr och varor återfinns kostnader för hjälpmedel såsom reservdelsuttag, varukostnad pris- och inventeringsdifferenser, kassationer m m. 4) Den stora avvikelsen mot budget hänför sig till konsultkostnader för verksamhetsgenomgång-rutiner-processer 230 tkr och ombyggnad av reception, utställningslokal och lager 175 tkr. 5) Avskrivningarna är högre än budgeterat p g a att vi vid genomförda inventeringar kompletterat vårt anläggningsregister 6) Räntekostnaden är lägre än budgeterat till följd av minskade inköp
11 PE 542 Hjälpmedelscentrum Finansieringsanalys 2003, tkr Bokslut 2003 Bokslut 2002 Tillförda medel Årets resultat 1 001-4 924 Justering för avskrivningar 28 067 27 439 Försäljning av anläggningstillgångar 4 668 Minskning av förråd 2 313 Nya långfristiga lån 6 549 Minskning av kortfristiga fordringar 2 350 Ökning kortfristiga skulder 3 825 Övriga rörelsekapitalpåverkande 7 378 poster Summa tillförda medel 39 449 32 124 Använda medel Nettoinvesteringar 31 692 32 497 Ökning av förråd Ökning av kortfr fordringar 2 520 5 238 Minskning av kortfristiga 1 198 skulder Summa använda medel 39 450 33 695 Förändring av likvida medel - 1-1 571 Not till Finansieringsanalysen 1) Hjälpmedelsinventarier till ett nettovärde av 8 tkr har utrangerats.
12 Balansräkning 2003, tkr Tillgångar Bokslut 2003 Bokslut 2002 Anläggningstillgångar Inventarier 64 315 63 154 Datorutrustning 3 184 727 Summa anläggningstillgångar 67 499 63 881 Omsättningstillgångar Förråd och lager Not 1 14 409 11 889 Kundfordringar 9 217 4 487 Övriga kortfristiga fordringar 1 251 1 216 Förutbetalda kostnader o upplupna 1 701 1 227 intäkter Likvida medel 4 4 Summa omsättningstillgångar 26 582 18 823 Summa tillgångar 94 081 82 704 Skulder och eget kapital Eget kapital Balanserat eget kapital 7 916 12 840 Årets förändring av eget kapital 1001-4 924 Summa eget kapital 8 917 7 916 Kortfristiga skulder Leverantörsskulder 8 038 9 378 Semesterlöneskuld, okomp övertid 1 631 1 216 Upplupna kostnader och förutbet 3 061 18 intäkter Övriga kortfristiga skulder 2 618 911 Kassa och bank Not 2 69 816 63 265 Summa kortfristiga skulder 85 164 74 788 Summa skulder 94 081 82 704 Not till balansräkning Not 1 Samtliga förråd har inventerats. Tillgångarna har värderats individuellt efter gällande regleverk och principer Not 2 Likvida medel redovisas under kortfristiga skulder då saldon är negativa
13 HjälpmedelsCentrum Investeringssammanställning 2003 (tkr) Anläggningstillgångar Bokslut 2003 Bokslut 2002 Inventarier 0-45 Datorer 3 515 760 Hjälpmedel 28 177 31 783 Summa 31 692 32 498