Dnr SLU ua 10-250/10 Universitetsdirektören 2010-02-08 Universitetsadministrationens verksamhetsplan 2010 1. VERKSAMHETSIDÉ Universitetsadministrationen (Uadm) har som gemensam uppgift att skapa goda förutsättningar för utbildning, forskning och fortlöpande miljöanalys. Den ska undanröja hinder, förenkla, anvisa lösningar, stödja och ge service samtidigt som den har ett särskilt ansvar för att universitetet efterlever olika regelverk, speciellt i sin myndighetsutövning. Uadm ska vidare utgöra ett strategiskt och administrativt stöd för universitetets och fakulteternas ledningar. 2. ÖVERGRIPANDE MÅL Styrelsen för SLU fattade 5 november 2009 beslut om verksamhetsidé, vision och mål för universitetet. Målen är indelade i gemensamma mål, mål för forskning, mål för utbildning, mål för fortlöpande miljöanalys samt mål för stöd till kärnverksamheterna. För alla SLU:s medarbetare och därmed för Uadms personal är det viktigt att i sitt arbete verka för att samtliga uppsatta mål uppnås (se Mål för SLU, Dnr SLU 10-1675/09). Uadm har därutöver ett särskilt ansvar för att målen för stödverksamhet uppnås. Mål för stöd till kärnverksamheterna är att kärnverksamheterna erbjuds goda servicenivåer minimera kostnaderna för stödverksamheten inom överenskommen servicenivå ha en kvalitetssäkrad och effektiv myndighetsutövning Rektor och universitetsdirektören fattade beslut 11 september 2006 (dnr SLU ua 11.11-222/06) om förändringar i SLU:s administration utifrån GAIA-utredningen. I och med beslutet inleddes ett arbete för att effektivisera, professionalisera och standardisera de administrativa processerna i syfte att förbättra förutsättningarna för att uppnå SLU:s mål för stödverksamheten. Därutöver har universitetsdirektören 1 satt upp följande kompletterande mål för Uadm: 1 När universitetsdirektören används i texten avses ämbetet, det vill säga universitetsdirektören och vice universitetsdirektören gemensamt.
Målen är att Uadm ska vara en arbetsplats där medarbetarna trivs och känner sig trygga Detta ska uppnås genom att vi har en effektiv internkommunikation, minskar antalet incidenter och regelbundet genomför och har god kvalitet på medarbetarsamtalen. en arbetsplats där vi har hög kompetens samt rätt person på rätt plats Detta ska uppnås genom att vi planerar och följer upp kompetensutveckling, aktivt eftersträvar jämn könsfördelning och balanserad åldersfördelning samt aktivt eftersträvar mångfald vad gäller etnisk och religiös bakgrund. en administration som genom samverkan och samarbete tillvaratar kunskap vid andra lärosätens administrationer Detta ska uppnås genom att vi utvecklar och fördjupar samverkan, särskilt med Uppsala universitet, Lunds universitet och Umeå universitet samt att vi aktivt arbetar för att skapa universitetsgemensamma standarder. en administration som tar vara på internationella erfarenheter Detta ska uppnås genom att vi är aktiva i universitetsövergripande samarbeten, nyttjar erfarenheter från lärosäten världen över och möjliggör för engelsktalande medarbetare att få samma stöd som svensktalande. För närvarande pågår ett arbete att fastställa delmål och nyckeltal för samtliga mål fastställda av styrelsen. Inom Uadm finns sedan tidigare ett utvecklingsarbete inom detta område, bland annat i form av administrativa nyckeltal och en årligen återkommande enkätundersökning. Uppföljning av mål och nyckeltal sammanställs årligen i en verksamhetsberättelse som bland annat redovisas för styrelse och universitetsledning. Ledningskansliet ansvarar för att samordna detta arbete. För att identifiera hinder som kan göra att våra mål inte uppfylls har en riskanalys genomförts. Den har gjorts i tre steg. Till att börja med identifierades risker i de administrativa processerna av de processansvariga 1. Riskerna har därefter värderats i två omgångar, dels av universitetsdirektörerna dels av den administrativa chefsgruppen. Det har lett till att 4 generella risker och 11 processpecifika risker bedömts som allvarliga. Nästa steg har varit att fatta beslut om hur dessa risker ska hanteras och åtgärdas. En del av de uppdrag som ges till avdelningar och kanslier i avsnitt 6 syftar till att hantera och åtgärda de allvarliga riskerna. En utförligare beskrivningar återfinns i bilaga 3, som utgjorde underlag till styrelsemötet 17 december 2009. En uppdatering av riskidentifiering och värdering kommer fortsättningsvis att genomföras kopplat till den normala planeringsprocessen. 1 Processansvarigas uppdrag framgår bland annat av universitetsdirektörens beslut Införandeplan Processorienterad administration vid SLU, dnr SLU ua 10-40/07. 2
3. GENERELLA ANVISNINGAR I detta dokument presenteras samtliga avdelningars och kansliers generella uppdrag. Dessa gäller tills vidare men kan förändras genom beslut av universitetsdirektören. I dokumentet återfinns även avdelningars och kansliers särskilda uppdrag för 2010. De särskilda uppdragen följs upp löpande under året och redovisas i samband med budgetdialog och bokslut. För att utföra uppdragen anvisas varje avdelning och kansli en budgetram. Det innebär att samtliga avdelningar/kanslier ska prioritera inom given ram och göra nödvändiga omfördelningar mellan verksamheter så att finansieringen räcker för att utföra uppdragen och klara målen. Därutöver ska varje enhet under året vara beredd att ställa resurser till såväl universitets- som den administrativa ledningens förfogande. Budgetramen baseras på de budgetdialoger som hållits med respektive avdelning och kansli under hösten. För vissa utvecklingsprojekt görs särskilda avsättningar (se bilaga 1). Det kan fattas kompletterande beslut under året som påverkar budgetramens storlek. Samtliga ekonomiska överenskommelser ska vara skriftligt dokumenterade för att vara giltiga. En övervägande del av Uadm:s verksamhet finansieras med universitetspåslag. En hel del verksamhet finansieras emellertid på annat sätt; med statsanslag eller via olika typer av avgifter. Alla typer av avgiftsjusteringar ska beslutas av universitetsdirektören efter förslag av respektive avdelningschef/fakultetsdirektör. Det sker vanligtvis i samband med budgetdialogerna. Mellan 2009 och 2010 sker vissa förändringar vad gäller vilken verksamhet som finansieras på vilket sätt. I enlighet med SUHF:s rekommendationer om hantering av indirekta kostnader finansieras lokaladministration, data- och teleinfrastruktur samt administration av SLU:s konst med universitetspåslag istället för lokaltjänstpåslag från och med 2010 (9 295 tkr) Stödfunktionerna till fortlöpande miljöanalys har tidigare i hög grad finansierats med statsanslag. Från och med 2010 finansieras delar av stödet med universitetspåslag (1 250 tkr). I och med övergången till ett gemensamt e-postsystem överförs finansieringen från universitetspåslag och avgifter till att i sin helhet finansieras med universitetspåslag. Skillnaden mellan 2009 och 2010 uppgår till 1 000 tkr. Sedan tidigare finansieras vissa utbildningsadministrativa uppgifter med direktavsättning av statsanslag (2009: 29 061 tkr). I och med anpassningen till SUHF:s rekommendationer om hantering av indirekta kostnader har noggrannare beräkningar gjorts avseende hur Uadms stöd fördelar sig mellan grundutbildning och forskning/fortlöpande miljöanalys. Denna analys visar att en större del av Uadm arbetar med stöd till verksamhetsgrenen grundutbildning än vad grundutbildningens andel av universitetspåslaget bidrar med, trots befintligt direktavlyft av statsanslag. För att utbildningen ska bära sina kostnader görs en ytterligare avsättning av statsanslag på 8 000 tkr för 2010. Sammantaget innebär dessa förändringar att verksamhet motsvarande 3 545 tkr netto överförs från annan finansiering till att finansieras med universitetspåslag 2010, se tabell nedan. 3
Verksamhet Finansieringsform 2009 Belopp (tkr) Tillkommande till universitetspåslaget Data- och teleinfrastruktur Lokaltjänstpåslag 4 045 Lokaladministration inkl adm av konst Lokaltjänstpåslag 5 250 Stöd till fortlöpande miljöanalys Statsanslag 1 250 E-post Avgifter 1 000 Summa tillkommande 11 545 Borttaget från universitetspåslaget Utbildningsadministration Universitetspåslag -8 000 Summa förändringar 3 545 Hur Uadm olika verksamheter finansieras framgår mer i detalj under avsnitt 6. 4. BUDGETEN FÖR 2010 Enligt beslut av rektor ( Universitetspåslag för 2010, dnr SLU ua 14-3786/09) hålls universitetspåslaget för 2010 oförändrat på 15 procent av direkta lönekostnader. Det beräknas ge en intäkt på 253 mnkr, vilket också är Uadm:s budgetram. Det är en ökning med 11 mnkr eller 4,5 procent i förhållande till 2009 men tas hänsyn till överföringar av verksamheter enligt ovan stannar ökningen vid 3 procent. Ökningen av intäkten förklaras av dels löneökningar, dels att personalvolymen fortsätter att öka på fakulteter och institutioner. Personalvolymen har ökat stadigt vid SLU sedan 2006. Det har för Uadm inneburit en god intäktsutveckling från universitetspåslaget. Flerårsprognosen visar emellertid ett tydligt trendbrott. Åren 2011 2013 förväntas oförändrad eller till och med något minskad personalvolym. Det innebär att det har varit nödvändigt att inta en restriktiv hållning i årets budgetprocess så att resurser inte binds upp i fasta och halvfasta kostnader. Uadm redovisar ett överskott på 4 mnkr för 2009. Det innebär att Uadm:s balanserade kapital uppgår till -7 mnkr vid ingången av 2010. Uadm:s budget för 2010 visar ett överskott på 3 mnkr, vilket innebär att avbetalningen av det balanserade underskottet fortsätter. Det balanserade underskottet ska enligt planen vara återbetalt senast vid utgången av 2011. 4.1 Pris- och löneersättning Varje avdelning och kansli erhåller en generell pris- och löneersättning för 2010 på 1,5 procent. Pris- och löneersättningen är inkluderad i de budgetramar som redovisas i avsnitt 6. 4.2 Förändrad lokalhyra I och med att viss verksamhet som tidigare finansierats med lokaltjänstpåslag ingår i universitetspåslaget från och med 2010 sänks lokaltjänstpåslaget. Det i sin tur innebär att Uadm får lägre lokalkostnader i befintliga lokaler. Inom Uadm ges i normalfallet kompen- 4
sation till verksamheter som får väsentligt ökade lokalkostnader. Denna princip medför samtidigt att budgetramen minskar då lokalhyran sänks. 4.3 Centrala avsättningar Av den totala budgeten på 253 000 tkr görs centrala avsättningar på sammanlagt 20 055 tkr. Dessa medel avsätts för (tkr): Utvecklingsprojekt 10 000 Övertaligheter 3 000 Återbetalning av balanserat underskott 3 000 Universitetsdirektörernas reserv 4 055 4.3.1 Utvecklingsprojekt Inom Uadm bedrivs ett omfattande utvecklingsarbete, vilket bland annat märks av det förhållandevis stora antalet utvecklingsprojekt som pågår. För 2010 avsätts sammanlagt 10 000 tkr för genomförandet av projekten. Avsättningen görs centralt och påverkar inte avdelningars eller kansliers budgetramar. De projekt som pågår eller planeras för 2010 framgår av bilaga 1. Det finns ett visst ekonomiskt utrymme för att starta nya projekt under året. Hela avsättningen är alltså inte uppbunden i projekten i bilaga 1. En del av de redovisade projekten har ännu inte startat och saknar följaktligen fastställd budget. För varje projekt ska en projektplan tas fram enligt den för Uadm gemensamma mallen. Budgeten fastställs i form av ett takbelopp i samband med att projektplanen godkänns. Det innebär att projektledaren/avdelningen kan avräkna projektkostnader upp till det fastställda takbeloppet. Om budgeten visar sig vara för lågt räknad kan universitetsdirektören besluta om en utökad budgetram. Avsättningen för utvecklingsprojekten ska täcka särskilda projektkostnader. Det inbegriper i normalfallet inte kostnader för projektledarens eller projektmedlemmarnas arbetstid, men kan i vissa fall inkludera även sådana kostnader. Detta framgår i sådana fall av projektplanen. Flera av projekten styrs av Uadm centralt och sorterar inte under respektive avdelning. Det innebär att projektledaren svarar direkt mot uppdragsgivaren eller den styrgrupp som uppdragsgivaren utser. Vissa av projekten styrs emellertid av respektive avdelning. I de fall ett projekt styrs centralt ges under avsnitt 6 berörda avdelningar i särskilt uppdrag att stödja projektet. I de fall ett projekt placeras under en avdelning är uppdraget till avdelningen istället att genomföra projektet. 4.3.2 Övertaligheter Nyanställningar såväl som övertaligheter inom Uadm görs efter godkännande av universitetsdirektören. Vid arbetsbrist lyfts lönekostnad (lön inklusive LKP och universitetspåslag) inklusive eventuell pensionskostnad från avdelningen/kansliet till Uadm centralt, normalt från och med att övertaligheten anmäls. Om beslut om uppsägning blir fördröjt av någon anledning tas diskussion i varje enskilt fall om vem som ska bära kostnaden från anmäld övertalighet till beslut om uppsägning. För att finansiera övertaligheter avsätts sammanlagt 3 000 tkr för 2010. 5
4.3.3 Återbetalning av balanserat underskott Uadm har lagt upp en plan som innebär att ett positivt balanserat kapital ska uppnås senast vid utgången av 2011. För att uppnå ett positivt kapital måste resultatet för 2010 ge ett överskott om minst 3 000 tkr varför detta belopp avsätt i budgeten. 4.3.4 Universitetsdirektörernas reserv Universitetsdirektörernas reserv uppgår till 4 055 tkr för 2010 och används i första hand till följande ändamål: Oförutsedda kostnader Eventuella förstärkningar löpande under året Justering av felaktigheter i tilldelad budget 5. ÖVRIGT 5.1 Organisatoriska förändringar Uppdraget att ge administrativt stöd till akademiska högtider flyttas från avdelningen för infrastruktur (Infra) till ledningskansliet. Det innebär att hela ansvaret för arbetsuppgiften samlas inom ledningskansliet. Administrativa servicekontoret (ASK) vid Infra har dock fortfarande i uppdrag att stödja arbetet. Se Flytt av uppdraget Administrativt stöd till akademiska högtider, 2009-11-18, dnr SLU ua 10-3380/09. Systemkontoret vid ledningskansliet lades ner 1 januari 2010. Kvarvarande uppdrag fördelas mellan ledningskansliet och IT-enheten vid Infra. Se Beslut om nedläggning av systemkontoret, 2009-12-08, dnr SLU ua 16.1-4007/06. Befattningen som förhandlingschef har flyttats från ledningskansliet till avdelningen för juridik, ekonomi och personal (JEP). Se Ny organisatorisk placering av befattningen förhandlingschef, 2009-06-04, dnr SLU ua 250-1715/09. IT-säkerhetsfunktionen vid IT-enheten inom Infra delas i en strategisk del och en utförande/operativ del. Den operativa delen kvarstår inom IT-enheten, medan den mer strategiska flyttas till SLU Säkerhet, även den enheten placerad inom Infra. 5.2 Planeras under 2010 Ett antal aktiviteter i verksamhetsplanen har för närvarande inte överförts till någon enskild avdelning/kansli och hanteras således av universitetsdirektören. Uppdragen kan under året komma att delas ut till avdelningar och kanslier. Det pågår en översyn av Uadms organisation, både vad gäller linjeorganisationen och processorganisationen. En utredning ledd av tidigare universitetsdirektören vid Stockholms universitet Leif Lindfors kommer att presentera sina synpunkter under februari månad. Den nuvarande processorganisationen gäller till och med februari 2010. För närvarande pågår ett arbete att identifiera eventuella förändringsbehov. Från och med 1 mars 2010 ska en ny processorganisation vara på plats för den kommande treårsperioden. 6
Under 2010 genomförs en översyn av JEP. Organisationen har funnits i tre år och bedömningen är att det finns utvecklingspotential och samordningsvinster som ännu inte tagits tillvara fullt ut. Det administrativa stödet till våra forskare är splittrat och ansvaret är uppdelat mellan flera avdelningar inom Uadm. Även biblioteket arbetar mycket med forskningsstöd. Under 2010 kommer en översyn att göras i syfte att utveckla och förbättra forskningsservicen. Det administrativa servicekontoret (ASK) inrättades 2007 med uppdraget att ge administrativt stöd till delar av Uadm. Under 2010 görs en översyn i syfte att utvärdera vad som har fungerat bra och vad som eventuellt behöver förändras. I utredningen ingår också att se över uppdraget som åligger ASK. För närvarande pågår en utveckling gemensam för hela statsförvaltningen som bland annat innebär att inköp i högre grad styrs via ett elektroniskt beställningssystem som är nära kopplat till fakturahanteringssystemet. Det nya projektet ebeställning placeras på JEP bl.a. med hänsyn till detta men också för att underlätta samordning mellan upphandling och inköp. 6. UPPDRAG OCH FINANSIERING PER AVDELNING OCH KANSLI Två av Uadms mål är att kärnverksamheterna erbjuds goda servicenivåer och att kostnaderna minimeras för stödverksamheten inom överenskommen servicenivå. Det leder till att två övergripande uppdrag delas ut till samtliga avdelningar och kanslier inom Uadm: 1. Samtliga avdelningar och kanslier inom Uadm ska inom sin egen avdelning och tillsammans med andra avdelningar effektivisera de administrativa processerna i syfte att minska kostnaderna. 2. Samtliga avdelningar och kanslier inom Uadm ska inom sin egen avdelning och tillsammans med andra avdelningar föreslå åtgärder för att förbättra Uadm:s stöd till institutionerna. Cheferna för avdelningar och kanslier ska inför budgetdialogerna under 2010 redovisa genomförda och planerade åtgärder för ovanstående två uppdrag. Samtliga avdelningar och kanslier ges därutöver i uppdrag att i enlighet med tidplanen för internwebbsprojektet överföra den information som avdelningen/kansliet ansvarar för och anpassa den till den nya strukturen. 7
6.1 Universitetsadministrationen gemensamt Finansiering Följande avsättningar görs 2010 för universitetsadministrationen gemensamt: Universitetsdirektörens reserv (1011000) 4 055 tkr Utvecklingsprojekt (1018000) 10 000 tkr Övertaligheter (1011300) 3 000 tkr Återbetalning av underskott (1010000) 3 000 tkr Administration vid UDS (1010000) 875 tkr IT-stöd och universitetsgemensam post (1010800) 2 165 tkr IT-stöd och universitetsgemensam post avser dels finansiering av IT-stöd för anställda inom Uadm, dels till liten del finansiering av portokostnader för universitetsgemensamma postutskick. 875 tkr avsätts för administrativt stöd vid Universitetsdjursjukhuset (UDS). UDS betalar precis som alla andra verksamheter 15 procent i universitetspåslag. Däri ingår finansiering av fakultetskanslierna. UDS sorterar direkt under rektor och har således inget fakultetskansli att få stöd av. För att kompensera för detta finansieras administrationen vid UDS till del med universitetspåslag. De centrala avsättningarna beskrivs mer i detalj under avsnitt 4. 6.2 Universitetsledningen Finansiering Universitetsledningen (980) disponerar 12 720 tkr från universitetspåslaget för 2010. Det ska finansiera löne- och driftskostnader för rektor, prorektor, vicerektorer (dessa delfinansieras med statsanslag), universitetsdirektör och vice universitetsdirektör, samt utredningsresurser. Därutöver ingår styrelsens arvoden och omkostnader. EU-expertis (2 personer motsvarande 0,6 årsarbetare) finansieras i huvudsak med statsanslag inom verksamhetsgrenen forskning och utbildning på forskarnivå, sammanlagt 1 000 tkr för 2010. Därutöver disponerar universitetsledningen följande medel: Innovation (980) Rektors strategiska medel (1000000 avsättning i AF för 2010) 5 000 tkr 10 000 tkr Kostnaden för prolongation av studietiden för doktorander representerade i centrala organ finansieras med SLU:s reserv (1001001). Dessa utbetalas efter rekvisition från respektive institution. 8
6.3 Avdelningen för infrastruktur (Infra) Generella uppdrag Infra ansvarar för följande verksamhet: En kostnadseffektiv IT-infrastruktur, anslutning till SUNET, på uppdrag ge IT-stöd till anställda och studenter, telefoni, drift, förvaltning och stöd för utveckling av administrativa system, licenshantering, system för effektiv hantering av e-post, stödja samordning av administrativa system. Delta i samordningen av inköp av varor och tjänster, verka för ett ändamålsenligt och effektivt lokalutnyttjande inklusive undervisningslokaler, anpassningar av lokalbeståndet till de behov som efterfrågas av universitetsledning och fakultetsledningar bland annat genom att koordinera utvecklingen av campusområdena, förhyrning av lokaler, stödja SLU:s miljöarbete, hantera tillgänglighetsfrågor, utveckling, förvaltning och kvalitetssäkring av fastighetssystem, på uppdrag planera och genomföra konferenser, besöksstöd, administrera SLU:s konst, hålla med campusreceptioner (förutom i Umeå, där biblioteket håller med reception). Samordna servicetjänster som efterfrågas av fakulteter eller institutioner/motsvarande (såsom repro, närservicetjänster, försäljning av kontorsmaterial), lokalvård, postdistribution och transport, fysisk arbetsmiljö och säkerhet inklusive säkerhets- och passersystem, analys av risk inom avdelningens områden, krishantering, informations- och IT-säkerhet. Ge administrativ service till infra, informationsavdelningen, SUS, JEP och ledningskansliet. Äga och drifta samtliga kontorsmaskiner samt köpa in och tillhandahålla kontorsmaterial för samtliga avdelningar och kanslier vid Uadm i Uppsala. Avdelningen är till stor del avgiftsfinansierad och innehåller flera verksamheter som skulle kunna upphandlas på den öppna marknaden. Dessa två förhållanden gör att infra har ett särskilt ansvar för att skapa rättvisa och välfungerande avgiftssystem tillsammans med en redovisning som tydliggör kostnaderna. Avdelningen förfogar därför över ett särskilt controllerstöd. De administrativa processer som ingår i infras ansvarsområden är: 1. Infrastrukturella IT-tjänster 2. IT-kundstöd 3. IT-systemdrift och förvaltning 4. IT-utveckling 5. Konferenser, evenemang och besök 6. Lokalförsörjning 7. Lokalförvaltning 8. Teknisk service 9. Tryck och publikation 10. Säkerhetsstöd 11. Tele och besöksinformation Översyn av processorganisationen görs med tre års mellanrum. Den nuvarande processorganisationen gäller till och med 28 februari 2010. I och med fastställandet av den nya organisation som gäller från och med 1 mars, kan vissa justeringar komma att göras i listan ovan. 9
Särskilda uppdrag Följande uppdrag är särskilt prioriterade under 2010: 1. Genomföra miljöcertifiering av universitetet. I uppdraget ingår även att med stöd av ledningskansliet ta fram ett effektivt miljöledningssystem samt lämna redovisning till regeringen i enlighet med regeringsbeslutet Riktlinjer för statliga myndigheters redovisning av miljöledningsarbetet. 2. Från och med 1 januari överta ansvaret att tillhandahålla infrastrukturellt stöd till orten Skinnskattberg. Infra ska finansiera en resurs som på plats utför infrastrukturellt stöd och studentnära stöd (i samverkan med SUS) på orten och som samtidigt är kontaktperson gentemot Uadm i alla administrativa frågor. För ändamålet tilldelas avdelningen en förstärkning på 250 tkr som ingår i budgetramen nedan. 3. Införa IP-telefoni i nybyggda hus. 4. Lämna ett samlat förslag på nödvändiga åtgärder för att uppnå en hållbar ekonomisk situation för serviceverksamheterna. Det gäller främst orterna Alnarp, Skara och Uppsala. 5. Ta fram en projektplan för projektet SLU-datorn. I projektplanen ska bland annat en kalkyl finnas, som visar kostnaden för införandet och eventuella besparingar. Kalkylen ska vara tidssatt. Utgångspunkten är att projektet testas på Uadm före ett eventuellt breddinförande. 6. Inom befintlig budgetram införa ett projektekonomihanteringssystem för lokalplanering och lokalförvaltning. 7. Ta fram en införandeplan utifrån rektors beslut om nytt uppdrag i säkerhetsprocessen, se Dnr SLU ua 10-3557/09. Införandeplanen ska bygga på befintliga resurser inklusive den förstärkning till verksamheten som beviljas i och med detta beslut. 8. Samordna hyreshanteringen med egendomsförvaltningen så att internuthyrningen av egendomsförvaltningens lokaler följer samma modell som internuthyrning av lokaler inhyrda från externa hyresvärdar. 9. Vara ledningskansliet behjälpligt i utredningen om infras ekonomistyrning. 10. Stödja informationsavdelningen i framtagandet av en ny bildbank. 11. Stödja projektet byte av aktivt datanätverk. 12. Stödja projektet byte av videokonferensanläggning. 13. Stödja projektet SLU Ident. 14. Stödja projekten externwebb, internwebb och studentwebb. 15. Stödja JEP i implementering av nya rutiner för fakturering inom serviceverksamheterna. 16. Stödja projektet e-beställning. Finansiering Verksamhet som finansieras med universitetspåslag Infra (931) disponerar 44 960 tkr från universitetspåslaget för 2010. Det ska finansiera följande verksamheter: Styrning och ledning av avdelningen Samordning av servicetjänster i Alnarp, Skara, Skinnskatteberg, Umeå och Uppsala Infrastrukturella IT- och teletjänster Vissa campuslicenser, SMS-funktion och e-postsystemet Microsoft Exchange Posthantering enligt basnivå Säkerhet och fysisk arbetsmiljö Informations- och IT-säkerhet Lokalplanering och campusutveckling 10
Lokalförvaltning, hyresadministration och administration av SLU:s konst Miljöledning Tillhandahålla administrativ service till infra, informationsavdelningen, SUS, JEP och ledningskansliet Ansvara för avtal, finansiering och drift av samtliga kontorsmaskiner till alla enheter inom Uadm i Uppsala Ansvara för att finansiera och tillhandahålla kontorsmaterial till alla enheter inom Uadm i Uppsala Infras tilldelning från universitetspåslaget ökar med 12 480 tkr jämfört med 2009. Det beror till största del på att lokaladministration, data- och teleinfrastruktur samt administration av SLU:s konst i sin helhet överförs till att finansieras med universitetspåslag från lokaltjänstpåslag (9 295 tkr). Därutöver sker följande förändringar, utöver pris- och löneersättning samt förändrad lokalhyra (se avsnitt 4.1 och 4.2): Ett projekt pågår att övergå till ett gemensamt e-postsystem. I och med detta sker finansieringen i sin helhet med universitetspåslag, från att delvis ha finansierats med avgifter tidigare. Tilldelningen till Infra ökar med 1 950 tkr för 2010, varav 1 200 tkr är en nivåhöjning av tilldelningen och 750 tkr en temporär tilldelning under 2010. Det förväntas att priset för e-postsystemet sjunker i takt med att resurserna kan effektiviseras och lagringskostnaden sjunker. Säkerhetsfunktionen förstärks med sammanlagt 925 tkr för att klara ett utökat uppdrag. Det förutsätts därutöver att tidigare tilldelade resurser för säkerhet inte omfördelas till andra delar av Infra utan att universitetsdirektören lämnat sitt godkännande. Uppdraget att utföra administrativt stöd till akademiska högtider överförs till ledningskansliet. 250 tkr återförs till universitetsdirektören. För att förstärka Uadms koppling till Skinnskatteberg utökas Infras budgetram med 250 tkr. Se särskilt uppdrag ovan. I budgetramen ligger tidsbegränsade satsningar på sammanlagt 935 tkr: o Överlappning personal för administration av SLU:s konst (225 tkr, gäller under 2010) o Avskrivningskostnad Nilex (210 tkr, gäller t.o.m. 2010). o Överlappning personal fysisk arbetsmiljö (500 tkr, gäller t.o.m. 2010) Följande tidsbegränsade satsningar har avslutats: o Överlappning personal miljöledning (-250 tkr) Därutöver disponerar avdelningen följande medel från universitetspåslaget (tkr): Internet service provider SUNET (1011100) 5 500 Lokalutredningar (103) 1 000 Utöver dessa medel tilldelas Lokalutredningar (103) ytterligare 334 tkr via statsanslaget. Tilldelningen ska användas för att finansiera den tillfälliga subvention av hyreskostnaden som Ultuna studentkår fått godkänd i samband med ombyggnationen av sitt kårhus. Statsanslag för vissa lokaler Infra ansvarar för och finansierar udda lokaler och den del av undervisningslokalerna som inte hyrs av institutionerna. Dessutom hanterar infra friställda lokaler och lokaler för omställning. SUHF:s rekommendationer är att samtliga indirekta kostnader tas ut som påslag. SUHF-modellen är under införande vid SLU och det har ännu inte fattats beslut i varje enskilt fall om finansieringsform. En del av dessa lokalkostnader är emellertid inte att be- 11
trakta som indirekta, utan som tillfälliga lösningar under nybyggnationerna och bör därför inte tas ut som påslag. För 2010 sker finansiering för samtliga poster nedan med statsanslag: Undervisningslokaler (10042**) 22 200 Friställda lokaler och omställning lokaler (10040** 10041**) 28 000 Udda lokaler inkl parken i Alnarp (10043**) 11 900 Storleken på ovanstående avsättningar ska successivt minska i takt med att SLU:s campusområden utvecklas. Det gäller särskilt friställda lokaler och omställning lokaler. I posten undervisningslokaler ingår hyra för de lokaler som inte hyrs ut mot avgift till institutioner/ motsvarande samt drift och utveckling av lokalbokningssystemet KronoX. Verksamhet som finansieras via lokaltjänstpåslaget (tkr) Lokaler för omdisponering 12 000 Yttre skalskydd 2 100 Avgiftsfinansierad verksamhet Avgifter för vissa tjänster som infra utför åt Uadm (tkr): IT-stöd för Uadm 2 015 Portokostnader för gemensamma utskick upp till 150 Avgiftsintäkten för IT-stöd är ett årsbelopp som sätts i en överenskommelse mellan universitetsdirektören och infra i samband med budgetdialogen. Avsättningen inkluderar full service för samtliga anställda inom Uadm och täcker samtliga datorer inklusive handenheter. Lokalvård är avgiftsfinansierat och debiteras institutioner och motsvarande efter verklig kostnad. Studentdatorservice Finansieras av respektive fakultet Undervisningsservice (service i undervisningslokaler, investeringar i desamma) Finansieras av respektive fakultet Campusreception Finansieras av respektive fakultet via den s.k. ortspengen, förutom i Uppsala där tilldelningen (124 tkr) går direkt till infra utan beställning från fakulteterna. Infra ansvarar för receptionerna i Alnarp, Skara och Uppsala. I Umeå ligger ansvaret för receptionen på biblioteket. Infra erbjuder också tjänster som finansieras direkt av institutioner/motsvarande: Teleservice, konferensservice, repro, IT-stöd, drift och utveckling av IT-system, lagring, verkstad, publikationstjänster, närservice och butik. Infra ges rätt att maximalt justera priser på avgiftsfinansierade varor och tjänster för 2010 med 1 procent. Nivån motsvarar den pris- och löneersättning som fakulteterna ges i anslagsfördelningen, det vill säga universitetets interna pris- och löneersättning för 2010. 12
6.4 Informationsavdelningen Generella uppdrag Informationsavdelningen ansvarar för följande verksamhet: Utgöra ett strategiskt stöd för universitetsledningen och fakultetsledningar i informationsfrågor, ta ett samlat ansvar för universitetets information och tillse att det finns en beskrivning av den samlade informationsverksamheten, samordning och produktion av extern information, samordna och organisera mediakontakter, samordning av populärvetenskaplig forskningsinformation, samordning av information om fortlöpande miljöanalys, i samarbete med fakulteter och SUS arbeta med SLU:s samlade aktiviteter för att rekrytera studenter till program och kurser, samordning och produktion av intern information, profilering av universitetet inklusive varumärkesvård och grafisk profil, ansvara för och upprätthålla SLU:s externa och interna webb. Informationsavdelningens uppdrag styrs av ett basuppdrag. Där tydliggörs vilken verksamhet som finansieras via universitetspåslaget och vilken verksamhet som avdelningen ska ta betalt för därutöver. Bland annat gäller att fakultets- och ortsspecifika kommunikationsinsatser bekostas av respektive fakultet, medan tilldelningen från universitetspåslaget avser universitetsgemensamma aktiviteter. De administrativa processer som ingår i informationsavdelningen ansvarsområden är: 1. Profilering och produktion 2. Extern kommunikation (studentrekrytering, forskningsinformation, mediakontakter) 3. Intern kommunikation Översyn av processorganisationen görs med tre års mellanrum. Den nuvarande processorganisationen gäller till och med 28 februari 2010. I och med fastställandet av den nya organisation som gäller från och med 1 mars, kan vissa justeringar komma att göras i listan ovan. Aktiviteten i att kartlägga och utveckla processerna inom informationsavdelningens ansvarsområden har varit förhållandevis låg, varför den nya treårsperioden inleds med ett omtag. Särskilda uppdrag Följande uppdrag är särskilt prioriterade under 2010: 1. Ta fram en ny bildbank med stöd av IT-enheten. Finansiering sker med särskilda projektmedel efter inlämnad projektplan. 2. Öka användningen av och stödja utvecklingen vid SUS av webbsända föreläsningar och konferenser. För ändamålet förstärks Infos tilldelning med 100 tkr, vilket ingår i budgetramen nedan. 3. Med stöd av ledningskansliet utveckla beslutsordning för finansiering av all verksamhet som inte finansieras med universitetspåslag. 4. Stödja projektet interwebben. 5. Stödja projektet externwebben. 6. Stödja projektet studentwebben Finansiering Informationsavdelningen (932) disponerar 14 050 tkr från universitetspåslaget och 3 425 tkr från statsanslag för utbildning på grund- och avancerad nivå för 2010, sammanlagt 13
17 475 tkr. Det är en ökning med 1 240 tkr jämfört med 2009. Det förklaras av följande, utöver pris- och löneersättning samt förändrad lokalhyra (se avsnitt 4.1 och 4.2): Informatörsuppgifter riktade mot fortlöpande miljöanalys har tidigare finansierats i sin helhet med statsanslag. Från och med 2010 finansieras en befattning med universitetspåslag (750 tkr). Info har bytt lokaler och ersätts med 150 tkr för ökad lokalkostnad. Infos budgetram förstärks med 100 tkr för att öka användningen av nya media, särskilt webbsända konferenser och föreläsningar. Den del av budgetramen som utgörs av statsanslag för utbildning på grund- och avancerad nivå (3 425 tkr) ska användas till studentrekrytering och studentinformation. Däri ingår kostnader för egen personal. 6.5 Avdelningen för student- och utbildningsservice (SUS) Generella uppdrag SUS ansvarar för följande verksamhet: Antagning fristående kurser, kursblock, program och basår, kvalitetssäkring och anpassningar av studiedokumentationssystemet Ladok, utveckling, förvaltning och kvalitetssäkring av andra studieadministrativa system, handlägga examensansökningar inom grundutbildningen, studie- och yrkesvägledning, stöd till funktionshindrade studenter, fungera som beställare av studenthälsovård, i samråd med SLUSS besluta om fördelning av bidrag till studentkårerna, handläggning av in- och utresande utbytesstudenter, bereda samarbetsavtal inom utbytesprogram, vara studentkoordinator för Sokrates, Nova och ELLS. Utgöra en strategisk resurs och expertfunktion inom pedagogik inklusive IT-pedagogik, tillhandahålla mötesplatser, pedagogisk rådgivning och kurser för undervisande personal, samordna och utveckla tekniskt stöd för undervisningen, bistå med pedagogiskt sakkunniga vid t.ex. docentföreläsningar, utveckla och producera multimedia för undervisningsändamål, organisera karriär- och alumniverksamheten, i samråd med JEP och fakultetskanslierna handlägga stipendier. De administrativa processer som ingår i SUS ansvarsområden är: 1. Antagning och examina 2. Studievägledning och internationella studenter 3. Kurs- och studiedokumentation Översyn av processorganisationen görs med tre års mellanrum. Den nuvarande processorganisationen gäller till och med 28 februari 2010. I och med fastställandet av den nya organisation som gäller från och med 1 mars, kan vissa justeringar komma att göras i listan ovan. Processerna som ingår i SUS ansvarsområden är emellertid förändrade i ett beslut i september 2009, varför sannolikheten för ytterligare justeringar är förhållandevis liten. Särskilda uppdrag Följande uppdrag är särskilt prioriterade under 2010: 1. Genomföra en övergripande översyn av det studieadministrativa systemet Ladok. Översynen ska fokusera på roller, ansvar, rutiner för hantering, krav för behörighet till systemet samt kvaliteten i data. Översynen redovisas senast 2010-06-30 för universitetsdirektören. 14
2. Genomföra en översyn och hitta en rationell hantering av stöd till funktionshindrade studenter i Alnarp. SUS får avropa medel upp till ett takbelopp om 200 tkr för ändamålet. 3. Ta fram förslag på policy och hantering av frågan om avgiftsbeläggning för studenter utanför EES-området. 4. Stödja ledningskansliet att ta fram ett förslag på debiteringsmodell för antagning av studenter, särskilt antagning enligt särskild behörighet. 5. Stödja projektet studentwebb. 6. Stödja projektet SLU ident. 7. Stödja projektet att byta videokonferenssystem. 8. Stödja projektet stipendiehantering. 9. Avsluta projektet ladok på webb. 10. Utveckla samarbetet med biblioteket i pedagogiska frågor. 11. Utveckla en gemensam hemsida för utbildningssystemen så att den bland annat beskriver ansvar och uppgifter kopplade till de utbildningsadministrativa systemen för olika roller, såsom exempelvis studierektor och kursansvarig. 12. Stödja informationsavdelningens ökade användning av webbsända föreläsningar och konferenser. Finansiering Avdelningen för student- och utbildningsservice (933) disponerar 29 205 tkr för 2010. Avdelningen finansieras med statsanslag från verksamhetsgrenen utbildning på grund- och avancerad nivå. Avdelningens tilldelning ökar med 105 tkr jämfört med 2009. Följande förändringar är genomförda utöver pris- och löneersättning och förändrad lokalhyra (se avsnitt 4.1 och 4.2): Tilldelningen förstärks med 375 tkr för att finansiera ökade systemkostnader för de utbildningsadministrativa systemen. Tilldelningen förstärks med 700 tkr för antagning. Samtidigt permanentas den för 2009 tidsbegränsade förstärkningen på 730 tkr för pedagogiskt stöd. Tilldelningen minskar med sammanlagt 1 350 tkr med anledning av att en handläggare överförs till JEP, en studieadministratör i Umeå delas mellan SUS och S-faks kansli samt att finansieringen av studenternas e-post överförs till IT-enheten vid Infra. Därutöver disponerar avdelningen följande medel från statsanslag inom verksamhetsgrenen utbildning på grund- och avancerad nivå (tkr): Studenthälsovård och försäkringar (1005000) 1 564 Funktionshindrade studenter (1005001) 1 200 Bidrag till studentkårerna (1005002) 3 111 ELLS (933) 200 Doktorandombudsmannen finansieras inom ramen för bidrag till studentkårerna. 15
6.6 Avdelningen för juridik, ekonomi och personal (JEP) Generella uppdrag JEP ansvarar för följande verksamhet: En rättvisande och kvalitetssäkrad bokföring och finansiell redovisning, sammanställning av finansiella delar i årsredovisningen, förvaltning, utveckling och kvalitetssäkring av ekonomiadministrativa system, in- och utbetalningar, reskontror och anläggningsregister, rådgivning och service i ekonomiska frågor inom ansvarsområdet, lånehantering, stiftelseförvaltning, lönehändelser och pensionsfrågor. Ekonomiadministrativ service till infra, informationsavdelningen, SUS, JEP och ledningskansliet. Bistå ledning och verksamhet vid personalstrategiska frågor, handläggning av personalärenden i enlighet med gällande regelverk, lönerevision, förvaltning, utveckling och kvalitetssäkring av personaladministrativa system, samordna personalsociala arbetsmiljöfrågor, lika villkorsarbete, ledarskapsutveckling, stödja chefer i frågor om kompetensutveckling och personalförsörjning, ansvara för universitetsövergripande kontakter med personalorganisationerna. Tillhandahålla juridisk expertis, stöd i upprättande av avtal, registratur och arkivhållning, stöd i upphandling, delta i samordningen av inköp av varor och tjänster. Tillhandahålla stöd till SLU:s forskare vad gäller bidragsansökningar, avtal och internationella samarbeten. De administrativa processer som ingår i JEP ansvarsområden är: 1. Inbetalningar 2. Utbetalningar 3. Finansiell redovisning och rapportering 4. Lönehändelser 5. Personalförsörjning 6. Dokumenthantering 7. Arbetsmiljö 8. Avtal 9. Inköp och upphandling Översyn av processorganisationen görs med tre års mellanrum. Den nuvarande processorganisationen gäller till och med 28 februari 2010. I och med fastställandet av den nya organisation som gäller från och med 1 mars, kan vissa justeringar komma att göras i listan ovan. Särskilda uppdrag Följande uppdrag är särskilt prioriterade under 2010: 1. Följa upp införandet av projektet Pris och i samarbete med ledningskansliet lämna en uppföljningsrapport senast 2010-03-31 till universitetsdirektören. 2. Införa det av rektor beslutade standardiserade arbetssättet för fakturahantering inom processen utbetalningar. 3. Organisatoriskt samordna de olika systemfunktionerna inom JEP till en gemensam sådan. 16
4. Med stöd av infra slutföra införandet av effektiva faktureringsrutiner inom serviceverksamheterna. 5. Slutföra implementeringen av SUHF-modellen i hela organisationen med stöd av lednings- och fakultetskanslierna. 6. Ta fram förslag på organisation för och gemensamma arbetssätt för stipendiehanteringen vid universitetet. Projektet utförs med stöd av i första hand SUS och fakultetskanslierna. För projektet ska projektplan tas fram och godkännas av universitetsdirektören. 7. Slutföra införandet av ett nytt reseräkningssystem. I samband med byte av system ska även standardiserade arbetssätt för reseräkningar införas efter beslut av rektor. 8. Färdigställa och därefter förvalta och utveckla databasen över internationella överenskommelser och avtal. 9. I samverkan med fakultetskanslierna samordna rekrytering av högre tjänster och ta fram väldokumenterade rutiner. 10. Särskilt stödja NL-fakultetens kansli med rekryteringen av högre tjänster. 11. Ta fram förslag på policy kring oredlighet i forskning 12. Ta fram förslag på regelverk för hantering av emeriti 13. Ta fram förslag på reviderad resepolicy 14. Ta fram förslag på effektiv hantering av semesteruttag 15. Stödja projektet e-beställning. 16. Stödja ledningskansliet att förbättra personalstatistiken. 17. Stödja projektet SLU ident. 18. Stödja projektet e-handling. Finansiering JEP (934) disponerar 44 870 tkr från universitetspåslaget för 2010. Avdelningens budget ökar med 3 935 tkr jämfört med 2009. Följande förändringar är gjorda utöver pris- och löneersättningen och förändrad lokalhyra (se avsnitt 4.1 och 4.2): En förstärkning görs med sammanlagt 1 705 tkr för systemadministration, handläggare högre tjänster särskilt riktad mot stöd till NL-fakulteten, International Recruitment Centre (IRC) samt lika villkor. JEP beviljas 300 tkr som överlappning inom lönefunktionen. Överlappningen gäller t o m 2011. Sammanlagt 1 605 tkr har flyttats till JEP från andra resultatenheter. Det gäller befattningen som förhandlingschef från ledningskansliet och handläggare från SUS. Den sistnämnde ska till åtminstone en halvtid vara en förstärkning i upphandlingsfrågor. Tilldelningen har minskat med 250 tkr för besparing inom administrativ service. Därutöver disponerar avdelningen följande medel via universitetspåslaget: Försäkringar och licenser (1012100) 1 150 Riksrevisionen (1012200) 1 250 Rehabilitering och företagshälsovård (1013100) 5 000 Facklig verksamhet (1013500) 4 050 Ledarskapsutveckling (1013700) 1 400 Kostnaden för verksamhetsförsäkringen från Kammarkollegiet delas mellan Uadm (2/3) och egendomsförvaltningen (1/3). Kostnaden har ökat väsentligt sedan 2008. 17
Avsättningen för rehabilitering och företagshälsovård minskar med 1 000 tkr. Tilldelningen innebär en anpassning till kostnadsnivån de senaste åren. 6.7 S-fakultetens kansli Generella uppdrag Fakultetskansliet ansvarar för följande verksamhet: Stödja fakultetsledningen med beslutsunderlag och utredningsstöd, stödja fakultetens roll som SLU:s representanter på orten, tillhandahålla administrativt stöd/sekretariat åt fakultetsnämnd, fakultetsledning och övriga av fakultetsnämnden inrättade organ, utarbeta dokument och handlingar i den årliga planeringsprocessen, inom ramen för tillgängliga resurser ge stöd och råd till fakultetens institutioner, tillsammans med ledningskansliet följa utvecklingen inom fakultetens ansvarsområde och vid behov uppmärksamma dekanus eller annat organ på iakttagelser och behov av åtgärder, tillsammans med ledningskansliet följa upp institutionernas administrativa stöd, tillsammans med infra och SUS koordinera serviceverksamheten så att prioriteringar anpassas till fakultetens specifika förhållanden. Stödet till fakulteten vad avser personalfrågor, information, studentnära frågor och infrastrukturella frågor utförs av personal organisatoriskt placerade vid respektive central avdelning, men fysiskt placerade vid kansliet. Särskilda uppdrag Följande uppdrag är särskilt prioriterade under 2010: 1. Redovisa en bedömning av kvaliteten och effektiviteten av institutionernas administration. 2. Tillsammans med ledningskansliet och övriga fakultetskanslier utveckla uppföljningen för alla organisatoriska nivåer ner till och med enhet. 3. Stödja ledningskansliet att ta fram ett förslag på administrativa rutiner för att bättre och effektivare styra verksamhetsgrenen utbildning på grund- och avancerad nivå. 4. Stödja slutförandet av SUHF-projektet att införa en anpassad modell för uttag av gemensamma kostnader. Finansiering S-fakultetens kansli (973) disponerar 7 315 tkr från universitetspåslaget för 2010. Tilldelningen till S-fakultetens kansli ökar med 470 tkr jämfört med 2009. Det förklaras till största del av en överföring av en halvtid studieadministratör från SUS och ersättning för merkostnader mot bakgrund av fakultetens geografiska utbredning. Till fakultetskansliet hör också personal med ansvar för omvärldsfrågor i Umeå. Dessa finansieras i sin helhet av S-fakulteten (ungefär 500 tkr för 2010 enligt kansliets budget). Universitetsdirektörens finansiering av fakultetskanslierna syftar till att säkra ett bra beslutsstöd för fakultetsledningarna. Det sker genom att bemanna kanslierna med vissa särskilda funktioner/ roller. Varje fakultetskansli ska ha en basfinansiering för att kunna finansiera följande roller: Fakultetsdirektör, utbildningsledare, forskningssekreterare och fakultetsekonom. Finansiering av övrig personal ska i högre grad vara storleksberoende, det vill säga kanslierna tilldelas medel ställt i relation till fakulteternas storlek mätt i antal studenter och antal anställda. Jämförelsen visar att S-kansliet idag har något större resurser 18
relativt NL-kansliet, medan VH-kansliet och LTJ-kansliet har tydligt större resurser relativt sett. De två sistnämnda kanslierna kan därför förvänta sig en minskning av tilldelningen under de närmaste åren. 6.8 NL-fakultetens kansli Generella uppdrag Fakultetskansliet ansvarar för följande verksamhet: Stödja fakultetsledningen med beslutsunderlag och utredningsstöd, tillhandahålla administrativt stöd/sekretariat åt fakultetsnämnd, fakultetsledning och övriga av fakultetsnämnden inrättade organ, utarbeta dokument och handlingar i den årliga planeringsprocessen, inom ramen för tillgängliga resurser ge stöd och råd till fakultetens institutioner, tillsammans med ledningskansliet följa utvecklingen inom fakultetens ansvarsområde och vid behov uppmärksamma dekanus eller annat organ på iakttagelser och behov av åtgärder, tillsammans med ledningskansliet följa upp institutionernas administrativa stöd, tillsammans med infra och SUS koordinera serviceverksamheten så att prioriteringar anpassas till fakultetens specifika förhållanden. Särskilda uppdrag Följande uppdrag är särskilt prioriterade under 2010: 1. Redovisa en bedömning av kvaliteten och effektiviteten av institutionernas administration. 2. Tillsammans med ledningskansliet och övriga fakultetskanslier utveckla uppföljningen för alla organisatoriska nivåer ner till och med enhet. 3. Stödja ledningskansliet att ta fram ett förslag på administrativa rutiner för att bättre och effektivare styra verksamhetsgrenen utbildning på grund- och avancerad nivå. 4. Stödja slutförandet av SUHF-projektet att införa en anpassad modell för uttag av gemensamma kostnader. Finansiering NL-fakultetens kansli (974) disponerar 9 315 tkr från universitetspåslaget för 2010. Det är en ökning med 125 tkr jämfört med 2009 som förklaras av pris- och löneersättning samt förändrad lokalhyra (se avsnitt 4.1 och 4.2). Kansliet förstärks indirekt genom att remisshanteringen i hög grad flyttas till ledningskansliet. Därutöver tillsätts en handläggare för högre tjänster vid JEP. Handläggaren ska initialt nästan uteslutande stödja NL-fakulteten. Vid fakultetskansliet finns ett centralt placerat stöd för planering och koordinering av nybyggnationerna. Omfattningen uppgår till 0,5 heltider för 2010 och finansieras av NLfakulteten. Till fakultetskansliet hör också fakultetens administrativa chefer. Dessa utövar sina arbetsuppgifter huvudsakligen vid de institutioner där de har sin placering. Anställningarna finansieras till del av dessa institutioner och till del av fakulteten. Universitetsdirektörens finansiering av fakultetskanslierna syftar till att säkra ett bra beslutsstöd för fakultetsledningarna. Det sker genom att bemanna kanslierna med vissa särskilda funktioner/ roller. Varje fakultetskansli ska ha en basfinansiering för att kunna finansiera följande roller: Fakultetsdirektör, utbildningsledare, forskningssekreterare och fakultetsekonom. Finansiering av övrig personal ska i högre grad vara storleksberoende, 19
det vill säga kanslierna tilldelas medel ställt i relation till fakulteternas storlek mätt i antal studenter och antal anställda. Jämförelsen visar att S-kansliet idag har något större resurser relativt NL-kansliet, medan VH-kansliet och LTJ-kansliet har tydligt större resurser relativt sett. De två sistnämnda kanslierna kan därför förvänta sig en minskning av tilldelningen under de närmaste åren. 6.9 VH-fakultetens kansli Generella uppdrag Fakultetskansliet ansvarar för följande verksamhet: Stödja fakultetsledningen med beslutsunderlag och utredningsstöd, tillhandahålla administrativt stöd/sekretariat åt fakultetsnämnd, fakultetsledning och övriga av fakultetsnämnden inrättade organ, utarbeta dokument och handlingar i den årliga planeringsprocessen, inom ramen för tillgängliga resurser ge stöd och råd till fakultetens institutioner, tillsammans med ledningskansliet följa utvecklingen inom fakultetens ansvarsområde och vid behov uppmärksamma dekanus eller annat organ på iakttagelser och behov av åtgärder, tillsammans med ledningskansliet följa upp institutionernas administrativa stöd, tillsammans med infra och SUS koordinera serviceverksamheten så att prioriteringar anpassas till fakultetens specifika förhållanden. Särskilda uppdrag Följande uppdrag är särskilt prioriterade under 2009: 1. Redovisa en bedömning av kvaliteten och effektiviteten av institutionernas administration. 2. Tillsammans med ledningskansliet och övriga fakultetskanslier utveckla uppföljningen för alla organisatoriska nivåer ner till och med enhet. 3. Stödja ledningskansliet att ta fram ett förslag på administrativa rutiner för att bättre och effektivare styra verksamhetsgrenen utbildning på grund- och avancerad nivå. 4. Stödja slutförandet av SUHF-projektet att införa en anpassad modell för uttag av gemensamma kostnader. Finansiering VH-fakultetens kansli (975) disponerar 8 365 tkr från universitetspåslaget för 2010. Tilldelningen minskar med 190 tkr jämfört med 2009. Detta beror främst på att den överlappning av personal som pågår inom kansliet börjar fasas ut. En del av budgetramen består fortfarande av överlappning av personal, varför en ytterligare minskning av budgetramen är att vänta. För att klargöra överlappningens omfattning ges VH-fakultetens kansli i uppdrag att ta fram förslag på bemanningsplan för den närmaste treårsperioden. Till fakultetskansliet hör också fakultetens administrativa chefer. Dessa utövar sina arbetsuppgifter huvudsakligen vid de institutioner där de har sin placering. Anställningarna finansieras till del av dessa institutioner och till del av fakulteten. Universitetsdirektörens finansiering av fakultetskanslierna syftar till att säkra ett bra beslutsstöd för fakultetsledningarna. Det sker genom att bemanna kanslierna med vissa särskilda funktioner/ roller. Varje fakultetskansli ska ha en basfinansiering för att kunna finansiera följande roller: Fakultetsdirektör, utbildningsledare, forskningssekreterare och fakultetsekonom. Finansiering av övrig personal ska i högre grad vara storleksberoende, det vill säga kanslierna tilldelas medel ställt i relation till fakulteternas storlek mätt i antal 20