Sida: 1 (8) Minnesanteckningar från Workshop om studieplan i nya Ladok (för lärosäten Tid: Onsdag 2 mars 2016, 09.30-16.00 Plats: Westmanska palatset, Stockholm Deltagare: Jirina Fahlén Jonsson, LNU Sofia Honsberg, Chalmers Dimitra Kountsiu, MDH Katarina Tillman, KTH Monica Eriksson, HDA Daniel Eriksson, HJ Marie Åman, LTU Annica Johansson, BTH Agneta Dryselius, LIU Karim Andersson, LU Jörgen Ivarsson, MAH Svea Ekelin, KTH (student) Catherine Zetterqvist, Ladok3 Matz-Ola Cajdert, Ladok3 Annette Larsson, Ladok3, Ladok3 Karin Schelén, Ladok3 Cecilia Lind, Ladok-konsortiet Hans Persson, Ladok-konsortiet 1 Syfte och mål med dagen Syftet med dagen var att genom dialog tydliggöra vilka bakomliggande behov av IT-stöd som finns i lärosätenas programadministration, med fokus på de lärosäten som idag använder terminsregistrering. Slutsatserna ska sedan användas i fortsatt utveckling av studieplan i nya Ladok. 2 Inledning Biträdande projektledare i Ladok3-projektet inledde med att hälsa alla välkomna samt berätta kort om Ladok3-projektet. Huvudproduktägare Catherine Zetterqvist gjorde också en kort introduktion till den programadministration som studieplan ska omfatta i nya Ladok. Se presentationen 2016-03-02 Workshop studieplan.
Sida: 2 (8) 2.1 Diskussion Begreppet terminsregistrering diskuterades, utifrån projektets önskan att förstå underliggande behov snarare än att utgå ifrån funktionalitet i nuvarande Ladok. Frågor som ställdes från projektets representanter var: Varför är det angeläget att visa vilken termin en kurs läses inom? Handlar det egentligen om egenskaper knutna till terminsbegreppet? Villkorsuppflyttning - handlar det om att identifiera vilka studenter det har gått bra/dåligt för? Lärosätenas representanter uttryckte följande beskrivningar av behoven bakom terminsregistrering: På lärosätena beskrivs utbildningen i form av terminer - läser på termin 4 eller kursen går i termin 2 Administrativt behov, som används främst för fast uppbyggda program med få valfria delar. Programplanerna är ofta uppbyggda kring termin på programmet. Ett enkelt sätt att kommunicera ordning inom programmet En möjlighet att pussla ihop vad som krävs, till exempel inför examen Behöver hantera behörighet och antagning till annat än kurser (dvs termin) då används villkorsuppflyttning eftersom NyA bara hanterar antagning till kurser Även för doktorander finns behov av motsvarande stöd som terminsregistrering ger. 3 Gruppövningar Deltagarna delades upp i tre mindre grupper som fick i uppgift att diskutera programadministration utifrån tre olika situationer som uppstår under programstudier: Nya studenter på program Löpande under pågående programstudier Programavslut För varje sådan situation redovisade grupperna sedan vilka behov man ser att nya Ladok behöver stödja. Resultatet av övningen diskuterades sedan tillsammans i mötet. 3.1 Nya studenter på program 3.1.1 Grupp 1 Programansvarig (och kårerna) behöver stöd för att ge bra mottagande så att studenten mottas korrekt Administratör behöver stöd för att korrekt registrera student så att det säkerställs vilka studenter som ska delta i programmet (kunna identifiera otillräcklig behörighet, masshantera)
Sida: 3 (8) Studenten behöver stöd för att dokumentera sitt deltagande i samarbeten så att denne får tillgång till samma resurser på alla deltagande lärosäten 3.1.2 Grupp 2 Administratör behöver stöd för att förbereda programstruktur (kurser och kurstillfällen första period/termin) för att kunna ta emot antagningar IT behöver stöd för att ta ut antagna studenter för att kunna skapa studentkonto Lärosätet behöver ha skilda behörigheter för att förbereda respektive fastställa kurser, kurstillfällen, program etc för att följa beslutsordning Lärosätet har behov av att kunna markera påbörjat program för att kunna se vilka som inte har påbörjat och kunna reservanta IT/lärosätet har behov av att få information om vilka studenter som påbörjat program och/eller kurs för att få integrationer 3.1.3 Grupp 3 Studievägledare/programsamordnare behöver veta vilka som är förväntade deltagare på programmet för att kunna genomföra upprop och sedan rapportera in vilka dök upp och eventuellt fylla på från reservlistan Ny student behöver få tillgång till lokaler och lärplattform för att kunna studera Studentkåren behöver veta vilka som studerar för att kunna veta vilka som ska kunna bli medlemmar. De behöver också få nya studenters kontaktuppgifter för att kunna informera om mottagningen/om studenternas rättigheter och skyldigheter. Programsamordnare/programansvarig behöver kunna tillgodoräkna delar av programmet/ett antal kurser vid antagning till senare del Ny student behöver bli antagen till inledande kurser för att kunna påbörja sin studier direkt/undvika administrativt kaos Högskolan vill ha statistik över hur det gått för en viss grupp (kohort) Eventuellt specifika behov för nyantagna doktorander? 3.1.4 Diskussion Påbörja program med otillräcklig behörighet Finns behov av att hantera "otillräcklig behörighet" för studenter som påbörjar program på avancerad nivå, exempelvis utländska studenter. Idag hanteras det till exempel med fristående kurs, till dess villkor för antagning till programmet uppfyllts. Dokumentera deltagande i utbildningssamarbeten Det finns ett behov av att hantera tillgång på resurser (som konton och lokaler) på lärosäte där aktiv kursregistrering inte finns. Idag hanteras det med "fejkad terminsregistrering", men det behövs istället en hantering som visar att studenten är aktiv utan att behöva registreras. Behovet är liknande det som finns för en programstudent som reser på utbytesavtal. Studentkonton
Sida: 4 (8) Skapas ofta i samband med antagning, dock krävs aktivering/bekräftelse vilket kan vara en registrering. Finns olika "nivåer" för att ge tillgång till olika system som till exempel lärplattformar. "Terminsregistrering ger kursregistrering" Det finns ett behov av att enkelt kunna registrera sig på flera kurser samtidigt. Det underlättar både för enskild student, men även för administratör som också då kan masshantera flera studenter. Detta är särskilt viktigt för registreringar av typerna fortsättningsregistrering och omregistrering. Upprop Måste upprop och registrering kopplas ihop? Deltagarna ansåg inte det, utan ser det som två företeelser som kan separeras. Aktiva studenter Viktigt veta att student finns på program OCH är aktiv, bland annat för att kunna hantera reservantagning (i NyA veta hur många som ej kommit). Det är också viktigt att få ut statistik om hur många av de antagna som sedan är aktiva, så att man kan anpassa överintag till kommande antagningar. Ladok NyA Det är viktigt att samma begrepp används i båda systemen. Avbrott på program Kommer det finnas hantering i nya Ladok som stödjer att avbrott på program innebär avbrott på ingående kurser? Svar: Ja, det krävs ett aktivt beslut om studenten ska fortsätta läsa kurserna i programmet. 3.2 Löpande under pågående programstudier 3.2.1 Grupp 1 Administratör behöver kunna lägga in programstudenter i NyA för att de ska kunna söka kurser inom program CSN behöver veta en students kursregistreringar och resultat för att kunna betala ut studiemedel. Vid utbytesstudier behövs någon typ av registrering vid lärosätet (för att CSN ska veta). Administratörer behöver kunna anta studenter till obligatoriska kurser för att undvika onödig självadministration för studenterna (masshantera) Utbildningsansvarig/schemaläggare behöver beta hur många som finns kvar för att kunna optimera schemaläggning/anta till senare del Utbildningsansvarig behöver kunna ha koll på hur många som har studieuppehåll för planering Utbildningsansvarig behöver kunna hantera tillgodoräknanden Studievägledare behöver kunna se hur det går för olika grupper av studenter för att kunna stötta studenter som behöver det och hjälpa med individuella studieplaner
Sida: 5 (8) Studenter som antas till senare del behöver hamna någonstans i programmet, ibland på en viss termin, ibland med individuell studieplan Student/administratör behöver stöd för at val av inriktning inom programmet Studenter behöver kunna delas in i grupper inom en klass för till exempel VFU, där vissa börjar med VFU och sedan läser kurser och vissa läser i omvänd ordning. Används även för statistik. Det behövs underlag för uppflyttning för att säkra att studenten kan klara sina fortsatta studier 3.2.2 Grupp 2 Villkorad uppflyttning (spärrkurser, visst antal hp) med masshantering, så att studenter kan registrera sig på kommande kurser/termin. Många studenter uppfyller villkoren sent och då är dagens system med uppflyttning en smidig lösning. Studenter med utlöpande uppehåll ska ej behöva hanteras manuellt/en och en. Möjlighet för studenter att göra kursval/val av inriktning utifrån studieplanen Möjlighet att konvertera över nuvarande programplaner till studieplanen Det finns behov av att kunna göra utsökningar för uppföljningsändamål Visa progressionen genom terminsnumrering (och konvertera in uppgifter från nuvarande Ladok) Antagning till senare del samverkan med NyA möjligt? Byte av program hur löser vi detta? Olika versioner? Stöd för att söka fram inaktiva personer för att få reda på antal lediga platser, korrekt data i systemet 3.2.3 Grupp 3 Terminsstart Lärosätet behöver stöd för att masskontrollera olika varianter av tröskelkrav (olika varianter av villkor) för att kontrollera om student kan fortsätta utbildningen/göra praktik Lärosätet har behov av att studenter med till exempel utlöpande studieuppehåll kommer med vid utsökningar för kommande period Lärosätet har behov av att de studenter som inte klarar tröskeln stoppas från att gå vidare till nya kurser. Studievägledare ska kunna ge dispens att läsa ny kurs (individuell studieplan) Under termin Lärosätet vill ha stöd; en signal om när student uppnått tröskeln Lärosätet har behov av att söka fram studenter inom viss programtermin/årskurs (både interna och externa intressenter). Även om omvänt urval (ex. uteslut årskurs X ) Lärosätet har behov av att koppla tillgodoräknande till studieplan så att det tydligt framgår vilka kurser/moment som tillgodoräknandet ersätter/lägger till för exempelvis studievägledare, examenshandläggare och student Lärosätet har behov av att kunna bestämma öppetperioder för registrering och kursval, skilt från klarmarkering
Sida: 6 (8) Lärosätet har behov av att hitta inaktiva studenter (som saknar alla former av registrering, avbrott, studieuppehåll) 3.2.4 Diskussion Masshantering Det finns ett behov av "massantagning", alltså masshantering för de kurser som studenter inte ska välja utan är obligatoriska. Ej aktiva studenter Det finns behov av att kunna söka ut/ta fram/märka studenter som inte är aktiva och inte heller gjort avbrott eller har studieuppehåll. Vissa lärosäten använder idag en märkning som benämns exempelvis administrativt avbrott eller vilande avbrott. Villkorad uppflyttning Man vill kunna ange villkor för att gå vidare på programmet, utan att behöva sätta behörighetskrav på enskilda kurser. Villkoren måste följa regler i utbildningsplanen. Studentperspektivet: villkor/behörighetskrav borde handla om möjligheten för studenten att uppnå lärandemål och därför vara specifika och inte enbart avse hur många högskolepoäng studenten har nått. Olika hantering Under diskussionen framkom att lärosätenas process för administration under löpande program skiljer sig åt på flera punkter. Identifiera studenter som avviker från planen Det behöver vara enkelt att tidigt identifiera vilka studenter som inte klarat av sina studier enligt planen och som därför ska kontaktas för stödinsatser och eventuell ändring av studieplanen. NyA och Ladok Ambitionen är att inte dubblera funktionalitet i NyA och Ladok, såsom möjligheten att lämna återbud. Förvaltningsansvariga för NyA och produkägare inom Ladok3-projektet har kontinuerlig dialog kring detta. 3.3 Programavslut 3.3.1 Storgrupp Vi måste kunna möjliggöra för studenter att fullfölja studier efter nominell studietid Det ska vara enkelt att se att studenten klarat programmet respektive examenskravet Det ska gå att skilja på normalt avslut på program (på grund av examen) och andra avbrott Student och studievägledare ska enkelt kunna se vad som återstår för att fullfölja programmet Programstrukturen behöver kunna läggas upp löpande under programmets gång (inte behöva vara klart vid programstart)
Sida: 7 (8) Det behöver finnas stöd för att avsluta tillgång till lärosätesresurser (konton, lokaler etc) för studenter som är klara Lärosätet behöver kunna få ut uppgifter om studenter som tagit examen 4 Tänkt hantering i nya Ladok Karin Schelén och Annette Larsson, medlemmar i produktägarteamet i Ladok3-projektet, redovisade kortfattat hur programadministration är tänkt att fungera i nya Ladok. Se presentationen 2016-03-02 Workshop studieplan. 4.1 Diskussion Ladok och NyA Det måste säkerställas att det är tydligt för studenten vilka val och ansökningar som ska göras i Ladok och vad som ska göras utanför (vanligtvis NyA). Vad är tillgängligt i programtillfällesstrukturen? Hur visar man de delar av strukturen som inte är tillgängliggjorda ännu för studenten? Svar: så långt som utvecklingen kommit idag kan bara kurstillfällen publiceras och därmed användas och visas i studentens studieplan. I kommande utveckling kan möjligheten att visa även preliminärt innehåll i strukturen i studentens studieplan. En administratör med rätt behörighet kan dock alltid gå in i själva strukturen för att se både publicerat och preliminärt innehåll. Ändringar i tillfällen med status komplett Ibland finns behov av att ändra i tillfällen som är i status komplett, exempelvis att byta kurskod. En person med hög behörighet ska i kommande versioner av systemet kunna göra sådana ändringar. Koppling till utbildningsdatabas Kan man använda programtillfällesstrukturer som idag finns i lärosätets utbildningsdatabas? Svar: Ja, lärosätet kan med hjälp av REST-tjänster i nya Ladok integrera och föra över information från utbildningsdatabasen till Ladok. Ändringar i studieplanen Kan man se vem som gjort ändringar i en enskild students studieplan? Svar: Ja, det sparas historik om det. Omregistrering Hur håller man reda på att studenter inom program behöver omregistreras? Svar: I första hand omregistrerar man dem på kurstillfällen de ska vara aktiva på (i första hand befintliga tillfällen och i andra hand individuella tillfällen). 5 Sammanfattning och avslut
Sida: 8 (8) Deltagarna uttryckte att workshopen hade medfört ökad förståelse för både behoven och tänkta lösningen för att stödja programadministration, även för lärosäten med terminsregistrering. Det efterfrågades en uppföljning i samma gruppering, då Ladok3-projektet nått längre och kan visa upp hur man fyller de behov som fångades under workshopen. Man trodde däremot inte att det behövdes en motsvarande workshop med andra deltagare (såsom institutionsanvändare eller programansvariga). De målgrupperna deltar istället i användarworkshops som projektets användbarhetsexpert arrangerar kontinuerligt under projektet.